SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Trong điều kiện thực tế số trường phổ thông cho thấy, công tác quản lý hồ sơ cán cơng chức viên chức (CBCCVC) cịn gặp phải số vấn đề bất cập, khơng CBCCVC chưa nhận thức tầm quan trọng việc lập, cập nhật, bảo quản hồ sơ CBCCVC, sơ quan, đơn vị việc quản lý hồ sơ CBCCVC chưa thống nhất, chưa giao người giao cho người phụ trách mà kiểm tra Bản thân đào tạo chuyên ngành Khoa học Thư viện lại phân công làm công tác văn thư – lưu trữ trường trung học sở (THCS) Phạm Hồng Thái Việc ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu công việc quản lý hồ sơ quan Là nhân viên phân công làm công tác văn thư nên mong muốn công tác lập, cập nhật, bảo quản khai thác tốt hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái nói riêng quan, đơn vị ngành nói chung hồn thiện Từ lý chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ Cán công chức, viên chức trường THCS Phạm Hồng Thái ” để nghiên cứu 1.2 Mục đích nghiên cứu - Đề tài giúp cơng tác lập quản lý hồ sơ thực cách thống nhất, khoa học để quản lý đầy đủ, xác thơng tin CBCCVC kể từ tuyển dụng vào quan, tổ chức, đơn vị nhà nước đến nghỉ hưu nghỉ việc nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỉ luật… thực sách CBCCVC - Góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái tốt - Giúp công chức viên chức (CCVC) nhận thức tầm quan trọng việc cập nhật, bảo quản, quản lý hồ sơ CCVC Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cán công chức viên chức trường THCS Phạm Hồng Thái từ năm 2010 đến năm 2015 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: thông qua việc nghiên cứu quy định, thông tư, hướng dẫn, thị … ngành giáo dục liên quan đến việc quản lý hồ sơ CBCCVC - Phương pháp kiểm tra thực tiễn như: Lập biểu, thống kê, so sánh, đối chiếu, … 1.5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trường THCS Phạm Hồng Thái - Đề tài áp dụng với mong muốn giúp hồn thiện cơng tác lập, cập nhật, bảo quản khai thác tốt hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” NỘI DUNG 2.1 Cơ sở lý luận vấn đề Để thực đề tài nghiên cứu văn sau: - Chương VI Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 năm 2008 Quốc hội - Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể nội dung quản lý hồ sơ Cán công chức viên chức (CBCCVC) - Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng năm 2007, Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 Bộ Nội vụ ban hành quy định cụ thể thành phần mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC - Hồ sơ tập văn có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể đặc điểm thể loại tác giả … hình thành q trình giải cơng việc quan, tổ chức, đơn vị (hoặc cá nhân) - Lập hồ sơ tập hợp văn có liên quan đến vấn đề, kiện đối tượng cụ thể, xếp thứ tự văn theo trật tự định, biên mục bên bên để dễ quản lý tra tìm - Hồ sơ nhân CBCCVC tài liệu pháp lý phản ánh thông tin CBCCVC bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình xã hội CBCCVC, thể lý lịch, văn bằng, chứng văn tài liệu có liên quan khác, cập nhật q trình công tác CBCCVC kể từ tuyển dụng - Hồ sơ gốc CBCCVC quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý CBCCVC lập xác nhận lần đầu CBCCVC tuyển dụng theo quy định pháp luật - Hồ sơ CBCCVC cần quản lý, sử dụng bảo quản theo chế độ tài liệu mật Nhà nước quy định, người quan, tổ chức, đơn vị Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý văn nghiên cứu, khai thác hồ sơ CBCCVC - Mỗi CBCCVC cần có nhận thức đầy đủ, có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, xác chịu trách nhiệm tính trung thực thông tin hồ sơ kê khai, cung cấp Hằng năm, CBCCVC có trách nhiệm kê khai bổ sung thơng tin theo yêu cầu quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý 2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái Năm học 2014 – 2015 trường có 20 lớp với 666 học sinh chia thành khối với 52 cán bộ, giáo viên, nhân viên (trong có 32 nữ), cấu thành tổ chuyên môn 01 tổ văn phịng - Tồn trường có tổng số 52 CBCCVC giao trực tiếp quản lý 49 hồ sơ CCVC (03 hồ sơ BGH nhà trường phịng quản lý) - Trong có: + 11 hồ sơ thiếu sơ yếu lý lịch cán bộ, cơng chức + 09 cịn thiếu tốt nghiệp, học bạ (bảng điểm) số định + 37 chưa CBCCVC kê thành phần tài liệu Ngồi hồ sơ CCVC thơi việc chưa lưu riêng hồ sơ nhân viên luân chuyển đơn vị khác từ tháng 01/2015 chưa chuyển giao hồ sơ cho đơn vị + Trong hồ sơ CCVC, thành phần hồ sơ văn bằng, chứng chỉ, định nâng bậc lương, thành tích cá nhân, đánh giá cơng chức viên chức hàng năm, định hưởng phụ cấp thâm niên, chưa cập nhật đầy đủ, tổ chức lưu trữ chưa theo văn hướng dẫn Bộ nội vụ + Chưa có sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ CCVC Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” - Từ năm 2005 trở trước trường THCS Phạm Hồng Thái chưa có nhân viên văn thư riêng việc lưu giữ hồ sơ CBCCVC vấn đề khó khăn trường - Nhân viên văn thư bố trí chưa chun mơn nhân viên văn thư chưa bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư mà làm theo hướng dẫn nhà trường, tự tìm tòi học hỏi từ đồng nghiệp - Một số CCVC nhà trường trọng đến chất lượng dạy học, chất lượng cơng tác chun mơn, nghiệp vụ cịn việc cập nhật, nghiên cứu để tìm hiểu văn có liên quan đến ngành, đặc biệt văn quy định hành để bổ sung thiếu sót hồ sơ CBCCVC - Qua thực tế quản lý hồ sơ CBCCVC trường bộc lộ số tồn tại, hạn chế mà nguyên nhân do: + Nhiệm vụ trọng tâm mà CBGV đặt chất lượng dạy học, phần lớn thời gian tập trung vào công tác chuyên mơn Vì vậy, cơng tác quản lý hồ sơ CBCCVC chưa quan tâm kiểm tra thường xuyên để bổ sung giấy tờ thiếu Thực tế cho thấy, viên chức giao quản lý hồ sơ CBCC trường người đào tạo chuyên ngành Khoa học thư viện, chưa bồi dưỡng công tác quản lý hồ sơ mà làm theo hướng dẫn nhà trường 2.3 Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề Xuất phát từ thực trạng, hạn chế, tồn công tác quản lý hồ sơ trường THCS Phạm Hồng Thái thời gian qua Để hồn thiện cơng tác cập nhật, bảo quản khai thác hồ sơ CBCCVC theo quy định văn hướng dẫn cấp trên, cụ thể sớm có biện pháp khắc phục tồn Bản thân tơi có giải pháp sau: - Tổng hợp, rà soát văn quy định quản lý hồ sơ CBCCVC, sau xây dựng kế hoạch cụ thể để khắc phục - Tham mưu với ban giám hiệu tổ chức lấy ý kiến đóng góp cho kế hoạch Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” - Phối kết hợp với Ban giám hiệu nhà trường, cơng đồn trường buổi họp theo tổ triển khai kế hoạch - Hàng năm theo kế hoạch họp hội đồng nhà trường yêu cầu CBCCVC nộp định nâng lương, giấy khen (nếu có), - Từng thành viên tham gia hoàn thiện hồ sơ cá nhân - Từng CCVC tự nhập thơng tin cá nhân 2.3.1 Quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái Đối với việc quản lý hồ sơ CBCC phải tuân theo nguyên tắc Mọi cán công chức viên chức làm việc quan phải có hồ sơ đầy đủ Để đảm bảo hồ sơ đầy đủ phải biết loại tài liệu có hồ sơ cán công chức * Các loại tài liệu cần hồ sơ: - Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định Bộ nội vụ kèm theo Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 cán phải tự kê khai lý lịch theo mẫu quy định chung (mẫu 1a-BNV/2007) có dán ảnh x 6, ghi rõ ngày nơi khai lý lịch, cam đoan khai thật, ký tên (Đối với lý lịch theo cá nhân lập hồ sơ ban đầu việc ký tên, đóng dấu xác nhận UBND xã, thị trấn, thành phố nơi cá nhân có hộ thường trú), Thủ trưởng quan, đơn vị, quản lý cán thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu (nếu người cũ) - Các sơ yếu lý lịch: Trong số trường hợp cần thiết quan quản lý cán yêu cầu cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007 - Các bổ sung lý lịch: Mỗi cán tiến hành khai lý lịch có giai đoạn lịch sử thân chốt tương ứng với thời điểm định, việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu quan quản lý tuỳ theo thời điểm việc làm xem nhẹ Việc có làm thường xun việc quản lý cán thật có hiệu - Các định có liên quan đến CCVC như: định thuyên chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v v… Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” - Các tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán hàng năm: Đi kèm theo kết luận, đánh giá cấp có thẩm quyền cán thuộc thẩm quyền - Các tài liệu khác bao gồm như: giấy khai sinh, văn bằng, chứng trình độ học vấn, trình độ chun mơn, bồi dưỡng lý luận trị, nghiệp vụ tình trạng sức khoẻ - Các đơn thư có liên quan đến thân cá nhân cán bộ, cơng chức, viên chức (nếu có) Mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán phải làm theo mẫu thống Ban Tổ chức Trung ương ban hành hướng dẫn thực Vấn đề thứ hai khơng phần quan trọng mà tơi muốn trình bày là: 2.3.2 Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Đây phần quan trọng, địi hỏi người làm cơng tác quản lý hồ sơ CBCCVC phải có lịng nhiệt tình tâm huyết với nghề - Phần quản lý hồ sơ CBCCVC theo phải đảm bảo tiêu chí sau: Sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản - Trong bảo quản hồ sơ CBCCVC, tuỳ thuộc đơn vị mà ta có cách xếp, bảo quản hồ sơ khác - Ở xin nêu ba cách xếp, bảo quản mà ta thường thấy đơn vị : + Sắp xếp theo tổ chuyên môn + Sắp xếp theo vần A, B, C, Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” Hình 1: Hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái Trong cách xếp có ưu điểm khác theo cách xếp theo tổ chuyên môn dễ khai thác Trong thực tế, có cá nhân thuyên chuyển đơn vị công tác hay huyện, việc lấy hồ sơ để làm thủ tục giải dễ dàng cách thứ Trong tổ chuyên môn xếp hồ sơ theo vân A,B,C tổ để thuận tiện cho việc tìm kiếm Hình 2: Hồ sơ CBCCVC xếp theo tổ chuyên môn Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” Dù xếp theo cách người làm cơng tác quản lý hồ sơ sở cần phải lưu ý: Tất tài liệu thuộc hồ sơ CBCCVC nêu phải lưu phong bì lớn, kẹp riêng theo mục Hình 3: Hồ sơ CBCC đựng phịng bì xếp theo A,B,C - Để dễ dàng khai thác thơng tin CBCCVC , phong bì lớn ta phân chia tài liệu thành tập nhỏ khác nội dung: + Nội dung liên quan thân CBCCVC lý lịch, giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ; + Nội dung thay đổi q trình cơng tác hết tập sự, nâng lương, thuyên chuyển công tác,… + Nội dung trình khen thưởng, kỷ luật, v…v Việc phân chia giúp cho việc nắm bắt thông tin q trình CBCCVC nhanh chóng Trong bì hồ sơ cần phải lập kê danh mục tài liệu có, kê danh mục cần phải có dịng trống để sau bổ sung thêm vào kê tài liệu bổ sung sau Ngồi bì hồ sơ cần phải ghi thông tin CBCCVC như: Họ tên, bí danh, quê quán, đơn vị công tác, … Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” + Các quan, đơn vị nghiên cứu hồ sơ chỗ, trừ trường hợp đặc biệt + Người khơng có trách nhiệm khơng lấy thêm bớt tài liệu vào hồ sơ, tuyệt đối khơng tẩy xố, sửa chữa, đánh dấu huỷ hoại tài liệu hồ sơ Khi có vấn đề có liên quan đến vấn đề trị, kinh tế quan chức lại số tài liệu cần thiết hồ sơ + Phải lập sổ theo dõi mượn - trả hồ sơ 2.4 Kết sáng kiến đạt Sau áp dụng số biện pháp để giải số tồn hạn chế quản lý hồ sơ CBCCVC nay, kết cho thấy hồ sơ CBCCVC nhà trường bổ sung tương đối đầy đủ theo yêu cầu - CCVC nhận thức tầm quan trọng việc cập nhật, bảo quản, quản lý hồ sơ CCVC + Tồn CBCCVC cịn thiếu loại văn bằng, chứng chỉ, học bạ (bảng điểm) bổ sung + Những CCVC thiếu sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức hướng dẫn viết bổ sung hồ sơ kịp thời + 27/37 hồ sơ bổ sung phần kê thành phần tài liệu bìa kẹp thành phần tài liệu Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 10 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Hồ sơ CBCCVC tài liệu thiếu công tác quản lý CBCCVC quan, tổ chức, đơn vị Vì vậy, cấp lãnh đạo, quản lý phải có nhận thức đầy đủ công tác quản lý hồ sơ CBCCVC Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC việc làm quan trọng quan, đơn vị, tổ chức Việc quản lý tốt hồ sơ đảm bảo tính ổn định lâu dài tài liệu hồ sơ CBCCVC phục vụ tốt cho công tác quản lý cán theo yêu cầu cải cách hành nhà nước Người giao quản lý hồ sơ phải người có nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm với công việc Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC việc làm thường xuyên quan có thẩm quyền Do vậy, để nắm bắt thơng tin CBCCVC ngồi việc tiếp xúc trực tiếp thơng quan kênh thông tin khác nhận xét đánh giá, yêu cầu bổ sung lý lịch hàng năm phải nghiên cứu hồ sơ , tổng hợp thông tin đầy đủ xác, tin cậy, có tính pháp lý trình hoạt động, phát triển CBCCVC Làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ CBCCVC, góp phần cho công tác thống kê, tổng hợp, đánh giá thực trạng đội ngũ CBCCVC giai đoạn, qua đánh giá hiệu cơng tác cán bộ, luân chuyển, điều động, …CBCCVC Qua trình nghiên cứu đề tài nạy thấy áp dụng biện pháp mang lại hiệu thiết thực, việc tìm kiếm, lưu trữ hồ sơ đảm bảo liên tục dễ tìm Đây kinh nghiệm thân tơi rút q trình cơng tác Với kinh nghiệm trên, năm qua nhiều giúp tơi quản lý bước đầu có hiệu mặt hồ sơ đơn vị trường THCS Phạm Hồng Thái Tuy nhiên, người phân cơng quản lý hồ sơ CBCCVC cịn mang tính chất kiêm nhiệm chưa có cán chun trách Với khả Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 11 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” nhiều hạn chế , tơi xin góp kinh nghiệm riêng thân với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ CBCCVC tốt 3.2 Kiến nghị Cần phải bố trí xếp cơng việc theo chuyên môn nghiệp vụ đào tạo Cần quan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ, cập nhật kiến thức công tác quản lý hồ sơ CBCCVC Có quy trình, quy định mẫu công tác quản lý hồ sơ đơn vị trường học Trong thời đại công nghệ thông tin Sở Giáo dục đào tạo cần áp dụng phần mềm để tiện việc xử lý kiêm tra Eapô, ngày 10 tháng 12 năm 2015 Người thực Vũ Thị Thanh Tâm Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 12 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” TÀI LIỆU THAM KHẢO Quốc hội, (2008) Luật Cán bộ, công chức, NXB Chính trị Quốc gia Bộ nội vụ, Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể nội dung quản lý hồ sơ Cán công chức viên chức (CBCCVC) Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng năm 2007 Bộ nội vụ việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 Bộ Nội vụ ban hành quy định cụ thể thành phần mẫu quản lý hồ sơ CBCCVC Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 Bộ Nội vụ việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ Cán bộ, công chức Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 13 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” PHẦN ĐÁNH GIÁ BAN XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRƯỜNG THCS PHẠM HỒNG THÁI …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… BAN XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM PHÒNG GD&ĐT HUYỆN CƯ JÚT …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 14 SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái” Vũ Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái 15 ... Thị Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái? ?? Hình 1: Hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái Trong cách... Thanh Tâm Trường THCS Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái? ?? Dù xếp theo cách người làm công tác quản lý hồ sơ sở cần phải... Phạm Hồng Thái SKKN “ Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trường THCS Phạm Hồng Thái? ?? có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý văn nghiên cứu, khai thác hồ sơ CBCCVC - Mỗi CBCCVC