Kỹ giao việc/uỷ quyền PGS TS Trần Văn Bình Nội dung trình bày Lý giao việc trao quyền Khái niệm giao việc trao quyền Những lợi ích giao việc trao quyền Cách thức nguyên tắc giao việc Trao quyền mức độ trao quyền/ủy thác Quy trình ủy thác công việc Doanh nghiệp bạn có gặp vấn đề sau?      Công việc thường trễ hạn tổ chức hay gặp khó khăn định đưa chậm trễ Không tìm người tổ chức để giao việc Một số nhân viên bận rộn số nhân viên khác lại ngồi không Các nhân viên giao nhiệm vụ không liên quan tới chuyên môn nghiệp vụ họ Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn Doanh nghiệp bạn có gặp vấn đề sau? …      Quyết định nhân viên thường vượt quyền hạn dường chẳng biết người đảm trách dự án Các nhân viên có liên quan không thông báo thông tin nằm kế hoạch mục tiêu Các nhân viên có lực cảm thấy nhàm chán, tổ chức có nhiều nhân viên xin việc Người lãnh đạo can thiệp vào việc giao mà không thông qua người phân qua việc Người lãnh đạo thường bận rộn thời gian quan tâm tới nhân viên Lý nào?     Lãnh đạo tham công tiếc việc, ôm đồm? Lãnh đạo sợ việc, quyền? Lãnh đạo không tin tưởng nhân viên, người xung quanh? Lãnh đạo chưa biết cách, chưa có kỹ để giao việc phân quyền cho người khác? Ghi nhớ    Các nhà quản lý thành công người biết tin tưởng phân công công việc cho thành viên khác Việc phân công nhiệm vụ hiệu giúp nhà quản lý có nhiều thời gian cho công việc quản lý hoạch định, tránh việc trở thành “nô lệ” cho công việc nhân viên Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên giúp nhân viên có động lực làm việc hội để phát triển tổ chức Khái niệm giao việc/Trao quyền    Giao việc giao nhiệm vụ cho nhân viên Giao cho nhân viên thực công việc hay phần công việc Trao quyền hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động định tự chịu trách nhiệm định phạm vi định công việc; Trao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi trách nhiệm Những lợi ích giao việc trao quyền    Đối với người phân công Đối với người phân công Đối với tổ chức, doanh nghiệp Lợi ích người phân công       Cơ hội phát triển chuyên môn Cơ hội phát triển kỹ năng: xử lý tình huống, giải vấn đề, quản lý thời gian, giao tiếp, định, … Tạo cho họ hài lòng thân hoàn thành công việc Nâng cao giá trị họ với doanh nghiệp Cơ hội thử thách chinh phục Tính tham gia cao hơn, dẫn đến tinh thần động lực làm việc ngày tốt Lợi ích người phân công        10 Điều hòa công việc đơn vị Có thêm nhiều thời gian cho việc quản lý kiểm soát công việc Củng cố quyền hạn trách nhiệm việc quản lý, giám sát, đánh giá Giảm áp lực công việc nhà quản lý Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa Tăng ảnh hưởng uy tín nhân viên Minh chứng lực điều hành với doanh nghiệp Ủy thác giới hạn   26 Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, yêu cầu họ phải đưa phương án tiến hành Nhà lãnh đạo chấp nhận bác bỏ phương án làm việc Trong trình tiến hành công việc, nhà lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá công việc ủy thác Ủy thác tối thiểu   27 Đây mức độ ủy thác công việc thấp Nhà lãnh đạo lệnh cho cấp phải làm việc gì, làm nào, bước tiến hành cụ thể, thời gian hoàn thành Thậm chí nhà lãnh đạo giao cho cấp phần công việc nhỏ toàn trình công việc Đây hình thức giao việc Ghi nhớ  28 Tổ chức làm việc theo nhóm tiền đề cho việc trao quyền, uỷ thác công việc Để ủy thác công việc tốt    29 Người quản lý cần thảo luận mục tiêu thống cách thực nhiệm vụ với nhân viên thích hợp Huấn luyện cho nhân viên kỹ cần thiết Trao quyền, trách nhiệm giám sát việc thực nhân viên Thảo luận lớp  30 Có lý khiến người quản lý không muốn trao quyền/ủy thác công việc? Những lý khiến người quản lý không muốn ủy thác công việc      31 Sợ quyền (quyền lực, quyền lợi) Sợ nhân viên thủ trưởng Không tin tưởng nhân viên Không biết cách uỷ thác Tính chất công việc không cho phép Hậu việc không thực tốt việc uỷ thác công việc        32 Lãnh đạo phải làm việc tải Nhân viên phân tán rõ hướng quan Nhân viên lơ công việc Nhân viên không gắn bó với xảy Tốn nhiều thời gian để phối hợp giám sát Lãng phí nguồn lực quan Các định có chất lượng thấp Quy trình uỷ thác công việc Quá trình uỷ thác chia làm phần: 33 • Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu • Phần 2: Thực công việc uỷ thác • Phần 3: Phản hồi thông tin Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu Phần tiến hành bước: • Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ, lý cần uỷ thác Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp hay cải thiện mối quan hệ tổ chức • Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn trách nhiệm giao 34 Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả… Bước 3: Lựa chọn người uỷ thác Các tiêu chí cần cân nhắc chọn người uỷ thác gì? Ưu tiên lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian ? 35 Thực công việc uỷ thác Phần tiến hành bước: • Bước 4: Thực việc ủy thác công việc cho người lựa chọn Trong bước nhà quản lý cần cho nhân viên thấy tầm quan trọng công việc uỷ thác, xác định với họ kết mong đợi, rõ quyền hạn trách nhiệm giao, thoả thuận qui trình báo cáo phản hồi đánh giá 36 Thực công việc uỷ thác … Bước 5: Thông báo cho cá nhân, phận có liên quan Để đảm bảo điều kiện giúp người uỷ thác thực công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới nơi có liên quan với yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ 37 Phản hồi thông tin Phần tiến hành bước: • Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người uỷ thác Để đảm bảo công việc thực tốt cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu từ phía nhà quản lý tới nhân viên uỷ thác • Bước : Đánh giá rút kinh nghiệm cho hoạt động 38 Đánh giá hiệu ủy thác Để đánh giá hiệu công việc giao, bạn áp dụng mô hình PERFORM Khi đánh giá công việc nhân viên ủy thác, bạn cần vào: F: Mục đích công việc giao E: Môi trường làm việc nhân viên R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không F: Những phản hồi tích cực không tích cực mà nhân viên nhận O: Vai trò cá nhân tổ chức có coi trọng? R: Bản thân bạn có thường xuyên thực báo cáo trao đổi với người giao nhiệm vụ hay không? M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ công việc bạn phân công có thực phù hợp với khả người giao 39 Thay cho lời kết  Nhà quản lý phải đối đầu với áp lực, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công uỷ thác công việc  Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ không ngừng nâng cao kỹ 40 [...]... quan trọng… Trao quyền/ Ủy thác công việc    22 Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc; Ủy thác là hình thức cụ thể của trao quyền Trao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi và trách nhiệm Các mức độ ủy thác công việc  Dựa vào mức độ tham gia của nhà lãnh đạo và nhân viên trong... áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà nhà lãnh đạo biết rõ về họ Nhà lãnh đạo giao công việc cho cấp dưới và làm việc đó như thế nào là do cấp dưới hoàn toàn quyết định Nhà lãnh đạo chỉ nhận kết quả cuối cùng của công việc được giao Ủy thác chủ yếu   25 Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, và chỉ ra các kế hoạch hoạt động Cấp dưới vẫn được quyền ra quyết định tiến hành công việc như thế... viên thích hợp Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng cần thiết Trao quyền, trách nhiệm và giám sát việc thực hiện của nhân viên Thảo luận tại lớp  30 Có những lý do nào khiến người quản lý không muốn trao quyền/ ủy thác công việc? Những lý do khiến người quản lý không muốn ủy thác công việc      31 Sợ mất quyền (quyền lực, quyền lợi) Sợ nhân viên hơn thủ trưởng Không tin tưởng nhân viên Không... chí nhà lãnh đạo chỉ giao cho cấp dưới một phần công việc rất nhỏ trong toàn bộ quá trình công việc Đây là hình thức giao việc Ghi nhớ  28 Tổ chức làm việc theo nhóm là tiền đề cho việc trao quyền, uỷ thác công việc Để ủy thác công việc được tốt    29 Người quản lý cần thảo luận mục tiêu và thống nhất về cách thực hiện và nhiệm vụ với nhân viên thích hợp Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng cần... công việc cho nhà lãnh đạo Ủy thác giới hạn   26 Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, yêu cầu họ phải đưa ra phương án tiến hành Nhà lãnh đạo có thể chấp nhận hoặc bác bỏ phương án làm việc đó Trong quá trình tiến hành công việc, nhà lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá công việc được ủy thác Ủy thác tối thiểu   27 Đây là mức độ ủy thác công việc thấp nhất Nhà lãnh đạo ra lệnh cho cấp... sự, với cán bộ quản lý và với khách hàng ? Có chắc rằng mỗi nhân viên đều hiểu được yêu cầu công việc và tin tưởng vào mức độ thi hành Nguyên tắc giao việc 18  Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm  Rõ ràng, công khai, minh bạch  Công bằng, hợp lý  Có công tác giám sát  Yêu cầu báo cáo phản hồi kết quả Nguyên tắc giao việc …  Giao việc không có nghĩa là “đẩy công việc” cho ai đó  Giao việc không... Giao việc không phải là trù dập  Giao việc không có nghĩa là người quản lý hết nhiệm vụ 19 Những điều nên tránh khi giao việc      20 Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ Không bao giờ cho nhân viên những công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên mới và chưa qua thử thách Nắm bắt... cầu, mong đợi và ước lượng thời gian hoàn thành 16 việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết Lưu ý 17 Những vấn đề cần xem xét khi chọn nhân viên để giao việc: Đã phân tích kỹ những đòi hỏi của công việc trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn nhân viên Đã xem xét kỹ những thông tin khách quan về kỹ năng và kiến thức của ứng viên, những thành công và thất bại trong quá khứ, khả năng làm việc... phép khai thác những năng lực và kiến thức tiềm tàng của nhân viên  Tăng năng suất lao động  Tiết kiệm chi phí  Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm  Tập thể có năng lực  11 Kết luận  12 Phân công và ủy thác công việc hiệu quả là con đường thành công của các nhà quản lý “Thành công bằng hợp sức của nhiều người khác” và "Thành công bằng sức mạnh, sự sáng tạo tập thể" Cách thức giao việc Bước 1: Nhận... thức giao việc … Bước 2: Nắm vững năng lực  Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực của nhân sự Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của nhân sự Nắm rõ mãng công việc chính của từng người Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người 15 Cách thức giao việc … Bước 3: Ráp nối công việc và con người  Xác định công việc gì cần phải phân công Ai là người phù hợp để giao việc Giao Nêu ... đồm? Lãnh đạo sợ việc, quyền? Lãnh đạo không tin tưởng nhân viên, người xung quanh? Lãnh đạo chưa biết cách, chưa có kỹ để giao việc phân quyền cho người khác? Ghi nhớ    Các nhà quản lý thành... lãnh đạo can thiệp vào việc giao mà không thông qua người phân qua việc Người lãnh đạo thường bận rộn thời gian quan tâm tới nhân viên Lý nào?     Lãnh đạo tham công tiếc việc, ôm đồm? Lãnh. ..Nội dung trình bày Lý giao việc trao quyền Khái niệm giao việc trao quyền Những lợi ích giao việc trao quyền Cách thức nguyên tắc giao việc Trao quyền mức độ trao quyền/ ủy thác Quy trình