BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ …… THUYẾT TRÌNH ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ GVHD: Th.sĩ Trần Văn Tuyến Thực hiện: Nhóm BỘ CÔNG THƯƠNG QUẢN TRỊ HỌC TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ THUYẾT TRÌNH ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ DANH SÁCH NHÓM 8: STT HỌ VÀ TÊN LỚP MASV Bùi Thị Bảo Ngân XNK18G 1410010405 Trương Thùy Trang XNK18G 1410010447 Lê Thị Thu Hương XNK18H 1410010028 Nguyễn Kim Loan XNK18H 1410010414 Phùng Kim Thúy Oanh XNK18H 1410010023 Huỳnh Thị Cẩm Tiên XNK18H 1410010096 Trần Thị Thùy Trang XNK18H 1410010430 Nguyễn Phương Uyên XNK18H 1410010432 Lê Thị Kim Yến XNK18H 1410011152 10 Nguyễn Thị Ái Phùng TATM17L 1310020398 MỤC LỤC GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC NỘI DUNG ĐỀ TÀI I KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA Khái niệm kiểm tra Theo Henri.Fayol (nhà sáng lập phương pháp quản lí đại) cho rằng: “kiểm tra việc kiểm chứng xem việc có thực theo kế hoạch vạch theo thị, nguyên tắc ấn định hay không Nó có nhiệm vụ vạch khuyết điểm sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa vi phạm Nó đối phó với bao gồm vật, người hành động” Theo RobertJ Mockler: “kiểm tra quản trị nỗ lực hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh thành tựu thực với định mức đề xác định mức độ sai lệch thực điều chỉnh để đảm bảo nguồn nhân lực sử dụng có hiệu để đạt mục tiêu đơn vị” Dưới nhìn nhà quản trị kiểm tra hiểu là: “quá trình xác định thành đạt thực tế, so sánh với tiêu chuẩn xây dựng, sở phát sai lệch nguyên nhân sai lệch đó, đồng thời đề giải pháp cho chương trình hành động nhằm khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt mục tiêu định” GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC Bản chất kiểm tra - Là hệ thống phản hồi kết hoạt động Được xây dựng theo nguyên tắc hệ thống phản hồi Theo hệ thống nhà quản trị tiến hành đo lường kết thực tế, so sánh kết với tiêu chẩn, xác định phân tích sai lệch Sau đó, để thực điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa chương trình cho hoạt động điều chỉnh thực chương trình nhằm tới kết mong muốn - Là hệ thống phản hồi dự báo Ngược lại với hệ thống phản hồi kết hoạt độn, hệ thống kiểm tra dự báo giám sát từ đầu vào trình có đảm bảo cho hệ thống thực kế hoạch hay không Nếu không đầu vào trình hệ thống thay đổi để thu kết mong muốn GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC Đầu vào Quá trình thực Đầu Hệ thống kiểm tra Vai trò kiểm tra Kiểm tra nhu cầu nhằm hoàn thiện định quản trị Kiểm tra thẩm định tính sai đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình dự án; tính tối ưu cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp phương pháp mà cán quản trị sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu Như vậy: - Kiểm tra giúp nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao thông qua việc xác định lại nguồn lực tổ chức (ở đâu, sử dụng, sử dụng nào) để từ sử dụng hiệu nguồn lực - Kiểm tra giúp nhà quản lý đánh giá mức độ thực kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân biện pháp khắc phục - Kiểm tra giúp nhà quản lý kịp thời định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý hoàn thành mục tiêu đề - Kiểm tra giúp tổ chức theo sát ứng phó với thay đổi môi trường GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC Nhiệm vụ mức độ a Nhiệm vụ kiểm tra Nhiệm vụ chung kiểm tra doanh nghiệp thông qua kiểm nhằm phát sai lệch thực tế so với mục tiêu công tác kiểm tra phải đạt mục đích sau: - Bảo đảm kết đạt phù hợp với mục tiêu tổ chức - Bảo đảm nguồn lực tổ chức sử dụng cách hữu hiệu - Làm sáng tỏ đề kết mong muốn xác theo thứ tự quan trọng - Xác định dự đoán chiều hướng thay đổi cần thiết vấn đề như: Thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, sở vật chất - Phát kịp thời vấn đề đơn vị phận chịu trách nhiệm để sửa sai - Làm đơn giản hoá vấn đề uỷ quyền, huy, quyền hành trách nhiệm - Phác thảo tiêu chuẩn tường trình, báo cáo để loại bớt quan trọng hay không cần thiết - Phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục để cải tiến hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức người để gia tăng suất thu lợi nhuân cao Muốn thực nhiệm vụ cần phải xác định rõ nội dung kiểm tra Trên thực tế, sai lầm điều phát sinh từ nhiều khâu, có liên quan tới nhiều phận cá nhân Vì cần phải tổ chức kiểm tra cách toàn diện Tuy nhiên, điều thực cần thiết phải thực Cách hiệu thực cách khoa học, có kế hoạch, có tổ chức chặt chẽ, có phương pháp chiến lược đắn tiêu tốn nguồn lực tài lực Để đạt điều công tác kiểm tra cần phải tập trung vào khu vực trọng tâm điểm thiết yếu: - Các khu vực hoạt động thiết yếu lĩnh vực, khía cạnh yếu tố doanh nghiệp - Các điểm kiểm tra thiết yếu điểm thường xảy thiếu sót, hạn chế xảy thường có ảnh hưởng lớn tới kết hoạt động doanh nghiệp GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC Để thấy rõ điều này, tham khảo số điểm kiểm tra thiết yếu lĩnh vực quan trọng doanh nghiệp sau: Sản xuất - Chủng loại SP - Số lượng SP - Chi phí SX - Mức độ hoàn thành kế hoạch SX Marketing - Doanh thu tiêu thụ - Chi phí bán hàng - Mức độ hài lòng người tiêu dùng - Kết bán hàng nhân viên Quản trị nhân - Năng suất lao động - Mối quan hệ người lao động - Những cá nhân tập thể điển hình - Phát triển lực lượng quản trị viên Tài kế toán - Tài sản doanh nghiệp - Kết sản xuất kinh doanh - Dự trữ - Lưu chuyển tiền tệ Trên thực tế, việc xác định điểm thiết yếu kiểm tra dễ dàng thuận lợi Để tìm nội dung kiểm tra hữu hiệu, cần phải trả lời câu hỏi sau: - Những điểm phản ảnh rõ mục tiêu tổ chức? - Những điểm phản ảnh rõ tình trạng không đạt mục tiêu? - Những điểm đo lường tốt sai lệch? - Những điểm xác định rõ trách nhiệm cá nhân, phận có liên quan? - Những điểm thực cách thuận tiện tốn nhất? b Mức độ kiểm tra Nếu mức độ kiểm tra khắt khe, thái gây chống đối, ổn định tổ chức, dễ gây căng thẳng đoàn kết, ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp Ngược lại mức độ kiểm tra buông lỏng gây tình trạng lười nhát, ỷ lại tổ chức điều không tốt hoạt động doanh nghiệp Vì vậy, cần phải xác định mức độ phạm vi kiểm tra cách khoa học để tránh hai khuynh hướng thái buông lỏng kiểm tra Nói cách khác, thiết lập hệ thống kiểm tra cần phải đảm bảo cân đối tốt kiểm tra quyền tự cá nhân, chi phí cho kiểm tra lợi ích mà kiểm tra mang lại GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC Bên cạnh đó, yếu tố ảnh hưởng đến trình kiểm tra có thay đổi nên trình kiểm tra, phương pháp kiểm tra phải thường xuyên đổi cho phù hợp Yêu cầu hệ thống kiểm tra  Kiểm tra phải có trọng điểm Xác định rõ mục đích kiểm tra, tập trung vào khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy sai sót Kiểm tra tập trung vào điểm thiết yếu có nghĩa không tiến hành kiểm tra ng hoạt động kiểm tra vào vấn đề quan trọng nhất, có ý nghĩa chiến lược kinh doanh kế hoạch triển khai thực chiến lược kinh doanh Tránh tình trạng kiểm tra tràn lan, phạm vi rộng, gây tốn thời gian, tiền bạc, công sức dẫn đến việc kiểm tra hiệu  Kiểm tra nơi xảy hoạt động có kế hoạch rõ ràng Kiểm tra không dựa vào số liệu báo cáo thống kê mà cần tiến hành nơi diễn hoạt động để kịp thời đưa biện pháp giải thích hợp với biến động nhanh chóng môi trường kinh doanh nay, tránh tình trạng đánh giá theo xu hướng phát triển tĩnh  Kiểm tra cần trọng đến số lượng nhỏ nguyên nhân Là yêu cầu quan trọng tạo sở khoa học cho nhà quản trị xác định khu vực hoạt động, kiểm tra thiết yếu Có nhân tố thay đổi không nhiều so với dự đoán chiến lược kinh doanh nhân tố có tác động lớn đến mục tiêu chiến lược kinh doanh chiến thuật nên không phép bỏ qua tiến hành kiểm tra đánh giá GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC  Bản thân người hoạt động phải tự kiểm tra Để tự hoàn thiện thể trình độ phát triển cao hệ thống đòi hỏi người, phận phải tự kiểm tra  Kiểm tra phải thiết kế kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch Vì phải thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Kiểm tra cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng kiểm tra  Kiểm tra phải thiết kế theo đặc điểm cá nhân nhà quản trị Những thông tin thu thập trình kiểm tra phải diễn đạt rõ ràng, rành mạch, tùy theo chuyên môn nhà quản trị để họ hiểu sử dụng thông tin Ngược lại, họ không hiểu không sử dụng thông tin đó, trình kiểm tra không tác dụng  Kiểm tra phải công khai, khách quan, xác Việc đánh giá hiệu suất công việc cấp phán đoán chủ quan Cần tránh định kiến có sẵn để đưa nhận xét đánh giá mức, tránh tổn thất không đáng có cho tổ chức  Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với văn hóa tổ chức Tùy vào phong cách lãnh đạo nhà quản trị (nét văn hóa doanh nghiệp) mà đưa kế hoạch kiểm tra phù hợp VD: Đối với nhà quản trị có phong cách lãnh dân chủ, nhân viên có ý thức tự giác, trách nhiệm, tính sáng tạo việc kiểm tra không nên thực thường xuyên Ngược lại, với nhà quản trị có phong cách độc đoán nhân viên có ý thức ỷ lại khả linh hoạt áp dụng cách kiểm tra, mà phải nhấn mạnh đến tự giác người GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 10 QUẢN TRỊ HỌC  Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm Kiểm tra có hiệu chúng làm sáng tỏ nguyên nhân, điều chỉnh sai lệch tiềm tàng thực với mức chi phí nhỏ Mặc dù yêu cầu đơn giản lại khó thực hành, thông thường nhà quản trị phải bỏ nhiều chi phí tốn cho công tác kiểm tra kết thu kiểm tra lại không tương xứng  Kiểm tra phải đưa đến hành động Dựa vào kết kiểm tra, nhà quản trị (quản lý) phải nhận sai lệch so với kế hoạch đặt để điều chỉnh cho thích hợp Nếu không điều chỉnh thích hợp việc kiểm tra ý nghĩa tác dụng  Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng Để trình kiểm tra đạt hiệu thiết thực công tác kiểm tra cần tiến hành đồng nhiều khâu kết hợp nhiều phương pháp với Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra phải áp dụng linh hoạt, uyển chuyển phù hợp với đối tượng, quy mô mục đích đề II CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA VÀ KỸ THUẬT KIỂM TRA Các hình thức kiểm tra Các hình thức kiểm tra đa dạng phân theo nhiêu tiêu chí khác như: trình hoạt động, mức độ tổng quát nội dung, tần suất tiến hành kiểm tra chủ thể tiến hành kiểm tra a Các hình thức kiểm tra xem xét theo trình hoạt động  Kiểm tra lường trước: tiến hành trước hoạt động thực để tiên liệu vấn đề phát sinh tìm cách ngăn ngừa trước theo tên gọi Đây hình thức kiểm tra nhà quản trị đặc biệt trọng, quan tâm đến họ cần hình thức kiểm tra để nắm vấn đề nảy sinh tác động kịp thời GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 11 QUẢN TRỊ HỌC  Kiểm tra đồng thời: tiến hành hoạt động diễn Thông qua việc giám sát trực tiếp nhà quản trị đánh giá điều chỉnh sai sót  Kiểm tra phản hồi: thực sau hoạt động diễn Trong hình thức kiểm tra có nhược điểm độ trễ mặt thời gian thường lớn Bên cạnh có hai ưu điểm hẳn hai hình thức là: cung cấp cho nhà quản trị thông tin cần thiết để lập kế hoạch hữu hiệu giai đoạn hoạch định trình quản trị; giúp cải tiến động cơ, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt cung cấp thông tin cần thiết để nâng cao hoạt động tương lai b Theo mức độ tổng quát nội dung kiểm tra  Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá thực mục tiêu, kế hoạch doanh nghiệp cách tổng thể  Kiểm tra phận: kiểm tra lĩnh vực, phận, phân hệ cụ thể doanh nghiệp  Kiểm tra cá nhân: kiểm tra người, nhân viên cụ thể doanh nghiệp c Theo tần suất kiểm tra  Kiểm tra đột xuất: kiểm tra không theo định kì định sẵn  Kiểm tra định kì: kiểm tra thực theo kế hoạch định thời gian tập trung vào số chức quản trị  Kiểm tra liên tục: giám sát thường xuyên thời điểm, với cấp, đối tượng, khâu nội dung kiểm tra d Theo mối quan hệ chủ thể đối tượng kiểm tra  Là hoạt động kiểm tra lãnh đạo doanh nghiệp cán chuyên nghiệp đối tượng quản lý  Tự kiểm tra: giúp phát nhà quản trị nhân viên có lực ý thức kỉ luật cao; có khả giám sát thân áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch với hiệu cao GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 12 QUẢN TRỊ HỌC Các kỹ thuật kiểm tra Các kĩ thuật kiểm tra công cụ, phương tiện để tiến hành công tác kiểm tra a Các công cụ kiểm tra truyền thống - Các liệu thống kê: • Các liệu thống kê dù mang tính lịch sử hay dự đoán quan trọng công tác kiểm tra • Phản ánh rõ ràng kết thực kế hoạch lĩnh vực hay toàn hoạt động doanh nghiệp (lỗ, lãi, doanh số, giá cao, chi phí, khả thu hồi vốn đầu tư, suất, tình hình sản xuất sản phẩm ) • Các liệu thống kê thể nhiều dạng (như biểu, bảng) Muốn cho liệu trở nên có ý nghĩa, chúng thể biểu đồ cần sáng tỏ vấn đề định • Có bảy dạng biểu đồ sử dụng rộng rãi kiểm tra:  Biểu đồ nhân quả: trình bày hình ảnh bước trình  Lưu đồ (hay biểu đồ dòng trình): trình bày hình ảnh bước trình  Biểu đồ Pareto: sử dụng theo tập hợp liệu để phân cấp nguyên nhân cho mức độ ưu tiên Dùng để tạo quy tắc 80-20, 80% vấn đề xuất phát từ 20% nguyên nhân  Biểu đồ khuynh hướng: cho thấy biến thiên kết hoạt động giai đoạn  Biểu đồ phân bố: dùng để đo tần số xuất vấn đề  Biểu đồ phân tán: minh họa mối quan hệ hai biến số  Biểu đồ kiểm tra: công cụ tiên tiến bảy loại, dùng để phản ánh biến đổi hệ thống GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 13 QUẢN TRỊ HỌC - Một liệu thống kê quan trọng cung cấp qua báo cáo kế toán tài • Báo cáo tài phân tích tổng hợp tình hình tài tài sản, công nợ kết kinh doanh kỳ doanh nghiệp Là công cụ để giám sát ba điều kiện tài chủ yếu doanh nghiệp là:  Khả toán doanh nghiệp  Điều kiện tài chung doanh nghiệp (cân khoản nợ có)  Khả sinh lợi doanh nghiệp - Những điều kiện để kiểm tra ngân quỹ có hiệu là: • Việc lập quản lý ngân quỹ phải thu hút quan tâm đặc biệt nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhà quản trị viên cấp • Phải xác định tiêu chuẩn hợp lý để dựa vào đó, chương trình công việc chuyển thành nhu cầu lao động, chi phí hoạt động, chi phí vốn, thời gian, không gian nguồn lực khác • Có hệ thống thông tin phản hồi có hiệu để biết ngân quỹ thực - Các báo cáo phân tích chuyên môn: thường sử dụng phạm vi vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt doanh nghiệp b Các công cụ kiểm tra đại - Phương pháp đánh giá kiểm tra chương trình - Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu Đây phương pháp tiếp cận việc lập ngân quỹ Theo phương pháp này, người ta gắn việc lập ngân quỹ với việc lập chương trình mục tiêu Các công cụ phương tiện kiểm tra: GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 14 QUẢN TRỊ HỌC - Điên thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến điện - Các thiệt bị dụng cụ theo dõi đo lường xác, thiết bị kiểm tra tâm lý III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA Robert J.Mockless định nghĩa trình kiểm tra: “Kiểm tra quản trị cố gắng cách có hệ thống để xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực với tiêu chuẩn, xác định đo lường mức độ sai lệch thực việc điều chỉnh để đảm bảo nguồn lực sử dụng cách có hiệu công việc thực mục tiêu” Quá trình kiểm tra gổm giai đoạn: Xác định hệ thống tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp kiểm tra Đo lường đối chiếu với tiêu chuẩn Sự thực hoạt động có phù hợp với tiêu chuẩn không? Có Không cần điều chỉnh Không Tiến hành điều chỉnh Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn phương pháp kiểm tra a Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra - Là chuẩn mực mà cá nhân, tập thể doanh nghiệp phải thực để đảm bảo cho toàn doanh nghiệp hoạt động có hiệu GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 15 QUẢN TRỊ HỌC - Các tiêu chuẩn kiểm tra phong phú do: • Tính đặc thù doanh nghiệp, phận người • Sự đa dạng sản phẩm dịch vụ tạo - Có vô vàng kế hoạch, chương trình xây dựng Để tạo hiệu cho trình kiểm tra tiêu chuẩn đề phải hợp lý có khả thực thực tế Chú ý: Tránh trường hợp xây dựng hệ thống tiêu chuẩn vượt khả thực phải điều chỉnh hạ thấp bớt tiêu chuẩn điều nên tránh từ đầu b Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra - Các tiêu chuẩn định tính định lượng - Các mục tiêu doanh nghiệp, lĩnh vực, phận người - Các tiêu chuẩn thực chương trình - Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ - Các định mức kinh tế - kỹ thuật trình sản xuất phân phối sản phẩm - Các tiêu chuẩn vốn - Các tiêu chuẩn thu nhập  Yêu cầu trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra: - Cần cố gắng lượng hóa tiêu chuẩn kiểm tra - Số lượng tiêu chuẩn kiểm tra cần có giới hạn mức cần thiết - Có tham gia rộng rãi người thực trình xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động họ - Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, phận,con người doanh nghiệp c Lựa chọn phương pháp kiểm tra - Kiểm tra toàn - Kiểm tra chọn mẫu - Kiểm tra thiết bị - Kiểm tra trực quang.…  Cần phải lựa chọn phương pháp kiểm tra cách xác phù hợp với điều kiện doanh nghiệp thời kỳ cụ thể GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 16 QUẢN TRỊ HỌC Đo lường đối chiếu với tiêu chuẩn Nếu tiêu chuẩn vạch cách thích hợp có phương tiện để xác định cách xác cấp làm gì, nhà quản trị đánh giá thành thực tế nhân viên quyền họ Tuy nhiên, việc đánh giá thực Có nhiều hoạt động khó đưa tiêu chuẩn xác có nhiều hoạt động khó cho đo lường Ví dụ: người ta dễ dàng đo lường số sản phẩm phân xưởng sản xuất lại khó để kiểm tra công việc phận tuyên truyền công cộng xí nghiệp Lúc nhà quản trị phải dựa vào tiêu chuẩn gián tiếp thái độ báo chí, công chúng xí nghiệp, hay uy tín xí nghiệp xã hội a Đo lường thực  Các yêu cầu việc đo lường kết thực kế hoạch: - Phải vào tiêu chuẩn đặt để đánh giá kết - Việc đo lường tiến hành khu vực hoạt động điểm kiểm tra thiết yếu sở nội dung xác định Bởi kiểm tra khu vực rộng lãng phí thời gian, vật chất không hiệu dựa vào chỗ khác biệt chưa đủ Ví dụ: nhà quản trị cần quan tâm nhiều chi phí lao động tăng 5% không cần lo lắng chi phí tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù - Phải đảm bảo tính khách quan: kiểm tra với định kiến có sẵn không đưa nhận xét đáng giá mức đối tượng kiểm tra, kết kiểm tra sai lệch làm cho tổ chức gặp phải tổn thất lớn - Đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp, cá nhân, phận thông qua kiểm tra quản trị viên cấp cao đánh giá lực quản trị viên cấp dưới, quản trị viên cấp khẳng định vị trí  Lợi ích việc đo lường: GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 17 QUẢN TRỊ HỌC - Dự báo sai lệch trước chúng trở nên trần trọng Phát dấu hiệu thay đổi ảnh hưởng đến kết nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời - Rút kết luận đắn hoạt động, kết thực nguyên nhân sai lệch - Xây dựng mối quan hệ truyền thống hợp lý người tiến hành giám sát, đo lường thực với người đánh giá định điều chỉnh b Đánh giá đối chiếu với tiêu chuẩn Đánh giá xem xét phù hợp kết đo lường so với tiêu chuẩn - Nếu thực phù hợp với tiêu chuẩn không cần điều chỉnh - Ngược lại phải điều chỉnh Lúc này, cần phân tích nguyên nhân sai lệch hậu hoạt động doanh nghiệp xây dựng chiến lược điều chỉnh Tiến hành điều chỉnh sai lệch tiêu chuẩn Việc điều chỉnh sai lệch thực tế tiến hành theo hướng: điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cường nhân viên, bố trí nhân sự, bồi dưỡng, huấn luyện nhân viên, đình chỉ, cách chức,…  Cần đảm bảo yêu cầu: - Chỉ điều chỉnh thực cần - Điều chỉnh mức độ, tránh gây tác hại xấu - Phải tính tới hậu điều chỉnh - Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ - Tùy điều kiện mà sử dụng phương pháp điều chỉnh cho hợp lý Nếu tiêu chuẩn đặt phản ánh cấu tổ chức hoạt động doanh nghiệp hiệu công việc kiểm định sở tiêu chuẩn Khi khám phá sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phân tích kiện tìm nguyên nhân sai lệch Nếu biết rõ nguyên nhân không khó khăn thực biện pháp thích hợp để điều chỉnh Sự khắc phục sai lầm công việc điều chỉnh sai lệch cách tổ chức lại máy xí nghiệp, phân công lại phận, đào tạo GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 18 QUẢN TRỊ HỌC lại nhân viên, tuyển thêm lao động mới, thay đổi tác phong lãnh đạo họ, chí phải điều chỉnh mục tiêu Ở trung tâm thương mại, siêu thị, nhờ hoạt động kiểm tra thường xuyên người ta biết số tồn kho, số lượng bán được, doanh số, lợi nhuận, sai lệch chúng xuất Ở xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm tra hữu hiệu để báo cáo thời điểm mức sản xuất đạt, số lao động thực nhờ người ta biết kế hoạch hạn hay bị chậm trễ trình sản xuất để có điều chỉnh kịp thời, cần thiết - Ủy quyền kiểm tra: trường hợp người quản trị trực tiếp thực việc kiểm tra, cần ủy quyền cho người khác nguyên tắc đảm bảo tương xứng trách nhiệm với quyền hạn giao  Đồng thời, trình kiểm tra, cần lưu ý: - Thời điểm thời hạn kiểm tra: chọn thời điểm thích hợp, kịp thời kiểm tra sai lệch, giảm tổn thất Xác định thời hạn hợp lý tạo môi trường ổn định, tránh sơ sài kéo dài - Quy định người có trách nhiệm kiểm tra người có trách nhiệm xử lý kết (qua có chương trình kiểm tra) The end GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 19 [...]... Kiểm tra bộ phận: kiểm tra các lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của doanh nghiệp  Kiểm tra cá nhân: kiểm tra những con người, nhân viên cụ thể trong doanh nghiệp c Theo tần suất của các cuộc kiểm tra  Kiểm tra đột xuất: là kiểm tra không theo định kì định sẵn  Kiểm tra định kì: là kiểm tra thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian và tập trung vào một số chức năng quản trị  Kiểm tra. .. mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ sai lệch và làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn - Đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp, cá nhân, bộ phận thông qua kiểm tra quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực quản trị viên cấp dưới, quản trị viên cấp dưới có thể khẳng định vị trí của mình  Lợi ích của việc đo lường: GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 17 QUẢN TRỊ HỌC - Dự báo được những... từng bộ phận,con người trong doanh nghiệp c Lựa chọn phương pháp kiểm tra - Kiểm tra toàn bộ - Kiểm tra chọn mẫu - Kiểm tra bằng thiết bị - Kiểm tra bằng trực quang.…  Cần phải lựa chọn phương pháp kiểm tra một cách chính xác và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trong từng thời kỳ cụ thể GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 16 QUẢN TRỊ HỌC 2 Đo lường và đối chiếu với tiêu chuẩn Nếu các tiêu chuẩn được... chương trình mục tiêu nào đó Các công cụ và phương tiện kiểm tra: GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 14 QUẢN TRỊ HỌC - Điên thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến điện - Các thiệt bị dụng cụ theo dõi đo lường chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lý III TIẾN TRÌNH KIỂM TRA Robert J.Mockless định nghĩa về quá trình kiểm tra: Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu...QUẢN TRỊ HỌC  Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm Kiểm tra có hiệu quả khi chúng làm sáng tỏ nguyên nhân, điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực hiện với mức chi phí nhỏ nhất Mặc dù yêu cầu này đơn giản nhưng lại khó trong thực hành, thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng  Kiểm tra phải... phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển phù hợp với từng đối tượng, quy mô và mục đích đề ra II CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA VÀ KỸ THUẬT KIỂM TRA 1 Các hình thức kiểm tra Các hình thức kiểm tra rất đa dạng và được phân theo nhiêu tiêu chí khác nhau như: quá trình hoạt động, mức độ tổng quát của nội dung, tần suất tiến hành kiểm tra và chủ thể tiến hành kiểm tra a Các... hiệu quả cao GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 12 QUẢN TRỊ HỌC 2 Các kỹ thuật kiểm tra Các kĩ thuật kiểm tra là những công cụ, phương tiện để tiến hành công tác kiểm tra a Các công cụ kiểm tra truyền thống - Các dữ liệu thống kê: • Các dữ liệu thống kê dù mang tính lịch sử hay dự đoán đều rất quan trọng đối với công tác kiểm tra • Phản ánh rõ ràng kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt... trong mọi thời điểm, với mọi cấp, mọi đối tượng, mọi khâu và mọi nội dung kiểm tra d Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra  Là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ chuyên nghiệp đối với đối tượng quản lý  Tự kiểm tra: giúp phát hiện những nhà quản trị và nhân viên có năng lực và ý thức kỉ luật cao; có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, ... Kiểm tra phải đưa đến hành động Dựa vào kết quả kiểm tra, các nhà quản trị (quản lý) phải nhận ra những sai lệch so với kế hoạch đặt ra để điều chỉnh cho thích hợp Nếu không điều chỉnh thích hợp việc kiểm tra sẽ mất đi ý nghĩa và tác dụng  Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng Để quá trình kiểm tra đạt được hiệu quả thiết thực thì trong công tác kiểm tra cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu và kết... đề nảy sinh và tác động kịp thời GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang 11 QUẢN TRỊ HỌC  Kiểm tra đồng thời: được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra Thông qua việc giám sát trực tiếp nhà quản trị có thể đánh giá hoặc điều chỉnh các sai sót ngay lập tức  Kiểm tra phản hồi: được thực hiện sau khi hoạt động đã diễn ra Trong hình thức kiểm tra có nhược điểm là độ trễ về mặt thời gian thường khá lớn Bên ... thể  Kiểm tra phận: kiểm tra lĩnh vực, phận, phân hệ cụ thể doanh nghiệp  Kiểm tra cá nhân: kiểm tra người, nhân viên cụ thể doanh nghiệp c Theo tần suất kiểm tra  Kiểm tra đột xuất: kiểm tra. .. thông thường nhà quản trị phải bỏ nhiều chi phí tốn cho công tác kiểm tra kết thu kiểm tra lại không tương xứng  Kiểm tra phải đưa đến hành động Dựa vào kết kiểm tra, nhà quản trị (quản lý) phải... VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC GVHD: NGUYỄN VĂN TUYẾN Trang QUẢN TRỊ HỌC NỘI DUNG ĐỀ TÀI I KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA Khái niệm kiểm tra Theo Henri.Fayol (nhà sáng lập phương pháp quản lí đại)