Tài liệu tải từ http://kilobooks.com MỤC LỤC Địa điểm tổ chức 35 Ngày đạt chỗ 35 Người đặt 35 Phương tiện quảng cáo thông tin .36 Ngày hoàn thành .36 Tài liệu tải từ http://kilobooks.com LỜI MỞ ĐẦU Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, thầy cô giáo khoa, thầy Nguyễn Hoài Long – giảng viên chủ nhiệm, giảng viên hướng dẫn em suốt thời gian qua Trong thời gian thực tập công ty TNHH Nguyễn Lê, với hướng dẫn giảng viên Nguyễn Hòai Long, em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế (công việc tổ chức kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ, xác định mục tiêu,…), có nhìn bao quát hoạt động kinh doanh hoạt động marketing doanh nghiệp cụ thể, đặt điều kiện thực tế Việt Nam Trong thời điểm kinh tế toàn cầu tình trạng khủng hoảng kinh tế nay, Việt Nam quốc gia thời kỳ hội nhập không tránh khỏi bị nhiều ảnh hưởng Theo đánh giá chung, 2009 rơi vào trạng thái trì trệ nữa, kéo dài, đánh giá khả quan tới cuối 2010 kinh tế Việt Nam bắt đầu có bước tiến triển Hơn lúc nào, vai trò marketing doanh nghiệp quan trọng chưa quan trọng lúc này, khách hàng thực vai trò thượng đế doanh nghiệp Trong đó, công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê công ty chuyên kiện, công ty đầu lĩnh vực marketing Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp buổi họp, hội đàm,… tổ chức kiện hoạt động xung quanh tổ chức kiện Trong báo cáo chuyên đề thực tập, dựa sở lý thuyết tổ chức kiện, cộng với nghiên cứu thực tiễn quan sát, điều tra vấn, em xin đưa số thông tin, đánh giá tổng quát, số nghiên cứu cá nhân tình hình thực trạng kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện vài ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê Cụ thể gồm chương sau: Chương 1: Tổng quan thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện giới thiệu dịch vụ tổ chức kiện công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê Tài liệu tải từ http://kilobooks.com - Ngành doanh nghiệp chuyên tổ chức kiện: Giới thiệu chung tổ chức kiện (Khái niệm, loại hình); thị trường tổ chức kiện (Cầu cung thị trường) - Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê: Thông tin chung, hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện; số khách hàng có Chương 2: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức kiện Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê - Quy trình tổ chức kiện Công ty: Mục tiêu loại kiện Công ty; thực trạng quy trình tổ chức đánh giá đối tác - Đánh giá hiệu chương trình hoạt động tổ chức kiện Nguyễn Lê: Đánh giá chung đối tác; đánh giá công chúng tham dự Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức kiện cho công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê - Hoàn thiện quy trình tổ chức kiện cho Nguyễn Lê - Một số yếu tố ảnh hưởng tới hiệu hoạt động tổ chức kiện cần quan tâm CHƯƠNG 1: THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ I Ngành doanh nghiệp chuyên tổ chức kiện: Giới thiệu chung tổ chức kiện: Tài liệu tải từ http://kilobooks.com a Khái niệm tổ chức kiện: Khi nói đến tổ chức kiện, người ta thường nghĩ tới Thế vận hội Olympic, World Cup, Sea Game, lễ trao giải Oscar, hay lễ hội Sài Gòn 300 năm Trên thực tế, dịch vụ đa dạng, từ việc xếp tổ chức hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, mắt sản phẩm nhiều hoạt động khác Nhiều người ví von tổ chức kiện giống như tranh toàn cảnh trò chơi ghép hình người chơi thành công ghép hoàn chỉnh tranh hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết Đẳng cấp công ty thể hoàn hảo chi tiết event họ tổ chức Bởi vậy, đòi hỏi chuyên gia tổ chức kiện thật không dễ dàng, ví dụ phải có óc tổ chức tốt, động, nhanh nhẹn, kiên nhãn, có khả thiết lập mối quan hệ tốt, có khả tổ chức nhóm làm việc, có sức khỏe niềm đam mê… Và báo nói đến mồ hôi nước mắt người tham gia hoạt động tổ chức kiện để có kiện thành công Tóm lại, ta định nghĩ cách tổng quát góc nhìn marketing rằng: “Tổ chức kiện trình bao gồm kết hợp hoạt động với tư liệu lao động với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực dịch vụ đảm bảo toàn công việc chuẩn bị hoạt động kiện cụ thể thời gian không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự kiện thông điệp truyền thông theo yêu cầu khách hàng mục tiêu Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận giá trị miễn phí nhằm truyền đạt thông điệp người chủ sở hữu thuộc tổ chức kiện.” b Một số loại hình: - Các phân loại thứ nhất, hay công ty kiện sử dụng sau: Lễ kỉ niệm: o Khởi công, động thổ o Khai trương, khánh thành o Nhận huân chương Tài liệu tải từ http://kilobooks.com o Thành lập công ty o … Hội nghị, hội thảo: o Lễ ký kết o Họp báo o Hội nghị o Hội thảo o Ra mắt sản phẩm o Tiệc cảm ơn o … Biểu diễn nghệ thuật: o Hội diễn văn nghệ o Cuộc thi o Ca nhạc o Thời trang o Lễ hội văn hóa o … Sự kiện khác: o Hội chợ, triển lãm o Road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương) o Sự kiện cộng đồng o … - Các phân loại thứ hai, số loại kiện điển hình kèm với mục tiêu khác nhau: Họp, hội thảo: o Tập hợp số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm o Cung cấp thông tin sản phẩm mới, ý tưởng Tài liệu tải từ http://kilobooks.com o Trao đổi ý kiến o Tìm kiếm đồng thuận o Tìm giải pháp cho vấn đề tồn động Sự kiện đoàn thể: o Tuyên dương (thành tích công trạng) o Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp) o Gặp gỡ, giao lưu o Giới thiệu sản phẩm o Ghi nhận thương hiệu o Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…) Gây quỹ: o Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…) o Tạo ý thức công chúng o Thu hút nhà tài trợ o Thu hút người ủng hộ o Tăng tình nguyện viên Khuyến khích: o Ghi nhận doanh số bán thảo luận o Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển tương lai o Gặp gỡ ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh môi trường công viêc o Tranh thủ ủng hộ nội đối tác o Sự kiện đặc biệt: o Gây ý giới truyền thông o Gây ý thức công chúng o Thu hút khách hàng o Giới thiệu sản phẩm o Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho thành viên tham gia tổ chức kiện) Tài liệu tải từ http://kilobooks.com Mục tiêu kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch tổ chức thực kiện Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi phương pháp cụ thể Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng với chương trình hoạt động sát thực với chúng Có vậy, kiện mang lại thành công cao Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức kiện để ghi nhận thương hiệu tạo thứ (trò vui, trò chơi, tặng phẩm,…) để thu hút công chúng tới kiện giữ họ tham gia chương trình kiện Ví dụ: Những nhà đầu tư chứng khoán hội thảo có chương trình dự buổi tiệc với nhiều chương trình vui chơi giải trí khu liên hiệp xây Mục tiêu buổi tiệc thu hút khách tham dự, giữ khách lại vui vẻ giao tiếp với người Xe chờ sẵn để đưa khách tới tiệc Khi khách lên xe, họ tặng gói quà với hướng dẫn mở tới tiệc cocktail Gói quà gậy đánh golf có in hình logo công ty Mục đích Nhà tổ chức gậy đánh golf phân chia khách thành đội theo màu sắc gậy Mỗi đội thành viên cao cấp công ty chủ nhà đứng đầu, giúp họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu thành viên đội Loại gậy đánh golf gấp lại đeo vào thắt lưng xếp vào túi xách thuận tiện Trong tiệc cocktail, khách hướng dẫn trước sau tiệc tham gia vào vui chơi giải trí, tiếp đến họ ăn tối hội để chia sẻ kinh nghiệm, điểm số tính phần thưởng trao nhanh chóng Sau khách tự lại thưởng thức đồ ăn thức uống café, nước suối khoáng, tráng miệng ba mươi phút có chuyến xe đưa họ khách sạn họ muốn Khách có khoảng thời gian tuyệt vời vào cuối buổi tiệc khiến hầu hết họ không muốn sớm Có khoảng khắc mà kiện công ty đạt mục tiêu là: khách dự dùng nhiều thời gian gian để giao tiếp với để tìm hiểu khách hàng Mục đích thức hai Nhà tổ chức biến gậy đánh golf thành quà chia tay Thông thường loại quà loại tặng phẩm rẻ tiền, giá trị thấp, quan tâm Song phần lớn người đầu tư môi giới chứng khoán chơi golf nên gậy đánh golf vật dụng họ sử dụng thực tế có Tài liệu tải từ http://kilobooks.com giá trị kỷ niệm kiện Nếu kiện tổ chức để ăn tiệc cocktail tiệc, người có khoảng thời gian đáng nhớ mục tiêu công ty không đạt Nếu cấu đội hình thi đấu, giao tiếp mong đợi Nếu để khách tự tìm hiểu giới mình, họ phân tán có người tạt vào bữa tiệc cocktail tham gia vài trò chơi ngắn mà Nếu mục tiêu gây ý giới truyền thông yêu cầu đặt phương pháp thực lại khác Nhà tổ chức kiện gửi thư mời trực tiếp, thư điện tử tới địa chỉ, nhắc họ thời gian ngày tổ chức kiện cách tế nhị thông qua việc giới thiệu công tác chuẩn bị cách kỹ chu đáo, … Cũng mục tiêu tổ chức kiện, loại hình tổ chức kiện cần phải xác định rõ, loại hình tổ chức kiện định đối tượng khách mời: - Cần ý tới đối tượng khách mời tham gia tổ chức kiện - Cần ý tới thành viên gia đình đối tượng quan trọng tham dự tổ chức kiện - Loại kiện chi phối việc chọn định thời điểm diễn kiện - Loại kiện chi phối việc định địa điểm diễn kiện, loại kiện khác phù hợp với địa điểm khác - Loại hình kiện chi phối phương thức thực kiện Như vậy, mục tiêu với loại hình tổ chức kiện cần phải xác định rõ trước đưa chiến lược, lập kế hoạch tổ chức kiện Thị trường tổ chức kiện: a Cầu dịch vụ TCSK: So với quảng cáo, thị trường tổ chức kiện có quy mô nhu cầu lớn nhiều, bao gồm nhu cầu tổ chức xã hội, phi phủ, doanh nghiệp mà bao gồm nhu cầu gia đình, cá nhân Kinh tế xã hội phát triển, nhu cầu tổ chức kiện cao Việt Nam có gần 90 triệu dân, 63 tỉnh thành, 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc ngành với nhu cầu đa dạng tổ chức kiện Tài liệu tải từ http://kilobooks.com Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với 60 dân tộc miền khác nên văn hóa Việt Nam phong phú đa dạng Hơn nữa, Việt Nam nơi giao thoa văn hóa lớn Trung Hoa, Ấn Độ phương Tây làm cho văn hóa Việt Nam đại phong phú Chính yếu tố tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao với nhiều phân đoạn Nhu cầu mong muốn lớn Mỗi năm có tới hàng triệu kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức Tuy nhiên khả cung ứng có hạn Phần lớn cá kiện tổ chức rơi vào tổ chức kinh tế xã hội, doanh nghiệp, quan thuộc khối công quyền Số lại rơi vào khu vực tư nhân có nhu cầu cao rơi vào loại kiện bất khả kháng ma chay, hiếu hỷ,… Tuy nhiên kinh tế phát triển, thu nhập người dân cao khả toán cho loại dịch vụ tăng lên nhiều Từ phân tích dự đoán nhu cầu chi tiêu cho tổ chức kiện nước ta năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc quy mô tăng lên nhiều mức tăng trưởng thị trường cao Đây thị trường hấp dẫn nhà kinh doanh b Cung dịch vụ TCSK: Hoạt động cung ứng tổ chức kiện chưa thành ngành dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức kiện Các hoạt động tổ chức kiện thường doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực khách sạn, trung tâm hội nghị, doanh nghiệp quảng cáo lớn Những kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, ngày hội tôn giáo,… Đó kiện dài ngày diễn phạm vi không gian rộng có chế tổ chức riêng biệt Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác hình thành để triển khai tổ chức hoạt động kiện thuộc loại Khi kiện tổ chức hoàn tất Ban tổ chức hoàn thành nhiệm vụ tự giải thể Với tính không chuyên nghiệp nên việc tổ chức hoạt động tổ chức kiện trở nến tốn lãng phí Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ thấp, chi phí cao thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh lĩnh vực chưa gay gắt, nhà kinh doanh nước chưa tham gia sâu vào thị trường Tuy nhiên Tài liệu tải từ http://kilobooks.com tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập cư dân cao với hội nhập quốc tế sâu rộng nhiều lĩnh vực khả toán nhu cầu thị trường lớn, thu hút nhà đầu tư cạnh tranh thị trường gay gắt, đòi hỏi dịch vụ chất lượng cao công ty chuyên kinh doanh tổ chức kiện - Một số thông tin thị trường: Xuất Việt Nam khoảng năm 1995 với số công ty người nước ngoài, đến số công ty làm nghề tổ chức kiện nhiều Theo điều tra gần đây, chiếm số đông 20 công ty nhỏ vừa chuyên PR/event Việt Nam Max, Coon, Galaxy, Venus… (nhân viên công ty thường 2-4 người vài chục) Còn số lượng công ty quảng cáo công ty khác có kèm kiện vô số Theo kết nghiên cứu độc lập thực năm 2007 Công ty nghiên cứu thị trường FTA dựa vấn trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Thiên Long, Kinh Đô,…) ngành PR/event Việt Nam tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với 20 công ty chuyên PR/event hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm” 66% công ty tự làm 77% công ty thuê làm hoạt động PR/event Khách hàng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết đem lại Những yếu tố mà họ mong đợi “có mối quan hệ tốt”(với báo chí, quan chức năng), “nhiệt tình”, “chuyên nghiệp”, “hiệu quả” điều không hài lòng dịch vụ “thiếu sáng tạo” Vì vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ truyền đạt thông tin”, “kỹ giải vấn đề”… với yêu cầu “không đụng hàng” Max Communications đứng đầu dánh sách 20 công ty nhắc đến, theo sau Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh Các công ty có lợi thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với sắc dân tộc, quan trọng chi phí nhẹ công ty đa quốc gia Hơn nữa, thị trường Việt Nam dù phát triển manh song “mẩu bánh nhỏ” không bõ để đại gia nhảy vào II Hoạt động kinh doanh tổ chức kiện công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê: Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 48 mong muốn Có thể công ty cho hội thảo tổ chức trang trọng – thuê địa điểm đắt tiền, nhiều phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa – hấp dẫn khách mời Trong khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi tranh luận để hiểu sâu đề tài Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả để biết trước đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát thời gian trình bày diễn giả để không rơi vào tình bị động Cũng có “sự cố xảy ý muốn doanh nghiệp hay nhà tổ chức không rành “luật lệ” Đầu tiên chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn quan quản lý quy định rõ: tời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước bảy ngày Ai lo tổ chức không chừng phải rơi vào cảnh… hoãn họp! Kế đến việc treo băng rôn quảng cáo cho kiện Nếu có công ty tổ chức kiện hứa với khách hàng treo băng rôn tuần, 20 địa điểm “đặc địa” thành phố là… hứa hão! Bởi thời gian treo băng rôn tối đa thường phép năm ngày treo 20 địa điểm Thông thường, tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến tiêu chuẩn “sao” khách sạn Khách sạn nhiều xem tối ưu điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng khách sạn hàng đầu TPHCM, thư mời phát hết biết nơi tổ chức không chứa số khác mời Lẽ ra, cẩn thận thăm dò trước, doanh nghiệp cung cấp số liệu cụ thể Chẳng hạn, lượng khách mời vượt 500 người TPHCM có khách sạn Equatorial, Sheraton Park Hyatt có khán phòng đủ rộng; Hà Nội có khách sạn Melia Deawoo Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” sức chứa tối đa 300 – 400 người Nhiều doanh nghiệp “sốc” làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng sân vộn động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm lúc lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho tời gian dàn dựng chạy thử chương trình, tiền thuê địa điểm tính cho thời gian diễn Muốn việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ nửa nguyên gia thuê, cho thời gian dàn dựng diễn tập Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 49 Sự phối hợp không đồng phận làm chương trình nguyên nhân gây trục trặc Người mẫu diễn sân khấu thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh Ca sĩ chịu trận người phụ trách âm chuẩn bị chụ đáo trước diễn Ánh sáng thiết kế sân khấu vậy, phải thật hoàn hảo từ buổi tập để đạo diễn xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm đứng nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ không để đèn xanh “đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) có gây cảnh “dở khóc dở cười” Thông thường, bên làm chương trình gửi nói MC trước vài ngày để MC đọc tập dượt cho nhuần nhuyễn Nhưng có lu bu nên quên, MC tự tin vào khả nên không cần xem trước Đã có trường hợp MC nhận nói trước vài giờ, chí chương trình bắt đầu Kết nội dung đàng, dẫn chương trình nẻo Vấn nạn “sao” làm đau đầu giới tổ chức kiện không “Sao” có nhiều chương trình mời chào, tự làm cao nên thường không đến khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình Quản lý “sao” phải thật mềm mỏng, phải người, giới, “sao” chịu nghe Ở chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu câu người mẫu pahri búi tóc cao để phù hợp với áo dài có họa tiết cảnh làng quê xưa Lúc tập vấn đề gì, chưa phải mặc trang phục diễn Đến buổi diễn thử, đội hình người mẫu mười người tự nhiên có hai cô tách làm đầu riêng – cô tóc duỗi, có tóc xõa rẽ Lý tóc búi làm khuôn mặt cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn cố giải thích diễn thời trang cần làm toát lên ý tưởng trang phục cô không nghe Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến chương trình có nguy bị gián đoạn Trong tay có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc thời gian hoàn thành tất Ngoài ra, thiếu bảng tiến độ công việc, phải nghĩ đến phương án quản lý rủi ro để giải cố xảy cách an toàn nhanh chóng Đó tâm niệm cửa người làm nghề tổ chức kiện, doanh nghiệp muốn tự đứng làm chương trình cho Quan trọng Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 50 hết, không xem nhẹ công việc nào, dù nhỏ chọn hát làm nhạc dọa đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản chuẩn bị khay khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất sân khấu thấy khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu khăn phủ! Những việc linh tinh phải liệt kê chi tiết danh mục công việc cần làm phải phân công cụ thể cho người chịu trách nhiệm Tóm lại, việc lường trước cố đưa sẵn giải pháp xử lý hay việc cố gắng làm cho chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy so xuất Trên thực tế, điều không thể, có tác dụng ngược, cố chu tất mặt lại dễ sơ hở mặt khác Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 51 KẾT LUẬN Tổ chức kiện hoạt động lâu đời, nhiên, dịch vụ gần quan tâm, tới quen thuộc thị trường Việt Nam Mặc dù kinh tế vài năm gần đây, bị ảnh hưởng chung tình trạng “khủng hoảng”, kinh tế nói chung trùng xuống, công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức kiện hoạt động sôi thị trường Theo dự đoán, tương lai không xa, với việc kinh tế Việt Nam phát triển, công ty kiện nở rộ, yêu cầu chất lượng tổ chức ngày cao Trong đó, Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê chuyên cấp dịch vụ tổ chức kiện hoạt động năm, không ngừng gia tăng số lượng công nhân viên, với chi nhánh ba miền Bắc, Trung, Nam việc quan tâm tới nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng khả cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu trường vô cấp thiết Trong trình thực tập Công ty Nguyễn Lê, em đưa giải pháp cho việc nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức kiện Nguyễn Lê, dựa nghiên cứu tổng quan hoạt động công ty, nghiên cứu cá nhân đối tác, công chúng hoạt động công ty Tuy thời gian có tháng, em hiểu hoạt động tổ chức kiện, hoạt động kinh doanh dịch vụ công ty, em mong rằng, với viết này, em đóng góp phần vào phát triển Nguyễn Lê Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hoài Long hướng dẫn, giúp đỡ em thời gian qua Em học nhiều từ thầy, không kiến thức chuyên môn, cách chủ động công việc, cách tự học, cách viết bài, cách đặt mục tiêu hoàn thành mục tiêu Những điều giúp em trưởng thành nhiều thời gian qua Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy! Em xin cảm ơn cô Lê Thị Thanh Thủy – giám đốc công ty Nguyễn Lê, Vũ Kim Thư – quản trị nhân công ty Nguyễn Lê, chị Phùng Hoa – trưởng phòng truyền thông, anh chị em khác phòng kế toán, phòng kinh doanh, phận kỹ thuật,… công ty Nguyễn Lê, tạo điều kiện, giúp đỡ em trình thực tập công ty, tiếp xúc với thực tế công việc công ty, trao đổi thẳng thắn công việc Qua thời gian thực tập công ty, không kiến thức chuyên môn, em Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 52 học thái độ trách nhiệm công việc, phong cách làm việc nơi công sở, cách xử lý tình huống, chuyên cần, tỉ mỉ với công việc… Những em học hành trang em mang theo sau trường, kinh nghiệm cho em làm tốt công việc sau Em xin kinh chúc Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê ngày phát triển thịnh vượng! Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 53 PHỤ LỤC I Bảng hỏi: Bản thăm dò ý kiến Đối tác Tên:…………………………………… Chức vị:……………………………… Đơn vị công tác:……………………… SĐT:…………………………………… Email:………………………………… Đã đạt mong muốn ông/bà mức độ nào? Hoàn toàn mong muốn  Chưa hoàn toàn Không mong muốn Tại sao:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Ông/bà đánh giá độ chuyên nghiệp công tác tổ chức Nguyễn Lê: Rất chuyên nghiệp Chưa chuyên nghiệp Không chuyên nghiệp Cụ thể:……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Độ sáng tạo công tác tổ chức Nguyễn Lê: Rất sáng tạo Chưa sáng tạo Không sáng tạo Cụ thể:……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Theo ông/bà, đâu mấu chốt để dẫn đến thành công chương trình kiện? (3 yếu tố quan trọng nhất) Nhân Sự chuyên nghiệp công tác tổ chức Sáng tạo chương trình Đúng với văn hóa Linh hoạt xử lý cố Chất lượng kỹ thuật Kinh nghiệm Khác:…………………………………… ………………… Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 54 Lần sau ông/bà muốn tiếp tục cộng tác với công ty kiện Nguyễn Lê? Có Còn tùy Không Cụ thể: …………………………………………………………………………………… Cuối cùng, ông có nhắn gửi tới công ty kiện chúng tôi, sau tham gia chương trình này: ………………………………………………………………………… Xin chân thành cảm ơn quý ông/bà! Công chúng: Tên:……………………………………… Chức vị:………………………………… Đơn vị công tác:………………………… SĐT:…………………………………… Email:…………………………………… Bạn cảm nhận không khí chương trình hôm nay? Ông có cảm thấy ngày hội này? Rất thích Không thích Không cảm thấy Chán Bạn cảm nhận ý nghĩa chương trình? Rất có ích Cũng Phí thời gian Cụ thể: ……………………………………………………………………………… Những điều bạn quan tâm chương trình này? Thông tin doanh nghiệp Vui chơi giải trí nơi để lúc rỗi rãi Tìm hiểu văn hóa Giao lưu làm quen Có Khác:………… Những bạn nhận buổi hôm có đáp ứng với mong muốn bạn không ạ? Hoàn toàn mong đợi Không hoàn toàn Không mong đợi Bạn cảm nhận mức độ chuyên nghiệp công tác tổ chức chương trình hôm nay? Rất chuyên nghiệp Có điểm chuyên nghiệp Hoàn toàn không chuyên nghiệp 55 Tài liệu tải từ http://kilobooks.com Cụ thể: …………………………………………………………………………… (Lịch trình buổi hôm nay, chất lượng ca sĩ, hay không khí hội trường, hay âm ánh sáng,…) Kết thúc chương trình, bạn cho biết cảm xúc bạn thời điểm này? (Vui vẻ, nhạt nhẽo, mệt, chán,…) Nếu có chương trình khác Nguyễn Lê tổ chức, bạn muốn tiếp tục tham dự? Có Rảnh tham gia Không Xin chân thành cảm ơn! II Các bảng biểu sau xử lý liệu SPSS: Đối tác: Muc thoa man mong muon Valid Hoan toan Chua hoan toan Frequency 25 13 Percent 62.5 32.5 Valid Percent 62.5 32.5 Cumulative Percent 62.5 95.0 Khong nhu mong muon 5.0 5.0 100.0 Total 40 100.0 100.0 Muc chuyen nghiep Valid Frequency 23 Percent 57.5 Valid Percent 57.5 Cumulative Percent 57.5 16 40.0 40.0 97.5 Khong chuyen nghiep 2.5 2.5 100.0 Total 40 100.0 100.0 Rat chuyen nghiep Con co diem chua chuyen nghiep Muc sang tao Valid Rat sang tao Chua sang tao lam Frequency 17 21 Percent 42.5 52.5 Valid Percent 42.5 52.5 Cumulative Percent 42.5 95.0 Khong sang tao 5.0 5.0 100.0 Total 40 100.0 100.0 Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 56 Nhan su la yeu to mau chot de cong Valid Co Khong Frequency 20 20 Percent 50.0 50.0 Valid Percent 50.0 50.0 Total 40 100.0 100.0 Cumulative Percent 50.0 100.0 Su chuyen nghiep to chuc Valid Co Khong Frequency 36 Percent 90.0 10.0 Valid Percent 90.0 10.0 Total 40 100.0 100.0 Cumulative Percent 90.0 100.0 Chat luong ky thuat Valid Co Khong Frequency 22 18 Percent 55.0 45.0 Valid Percent 55.0 45.0 Total 40 100.0 100.0 Cumulative Percent 55.0 100.0 Sang tao chuong trinh Valid Co Khong Frequency 29 11 Percent 72.5 27.5 Valid Percent 72.5 27.5 Total 40 100.0 100.0 Cumulative Percent 72.5 100.0 Linh hoat xu ly su co Valid Co Khong Frequency 23 17 Percent 57.5 42.5 Valid Percent 57.5 42.5 Total 40 100.0 100.0 Cumulative Percent 57.5 100.0 Kinh nghiem Valid Co Khong Frequency 16 24 Percent 40.0 60.0 Valid Percent 40.0 60.0 Total 40 100.0 100.0 Cumulative Percent 40.0 100.0 57 Tài liệu tải từ http://kilobooks.com Dung voi van hoa Valid Co Khong Frequency 24 16 Percent 60.0 40.0 Valid Percent 60.0 40.0 Total 40 100.0 100.0 Cumulative Percent 60.0 100.0 Khac Valid Co Khong Frequency 31 Percent 22.5 77.5 Valid Percent 22.5 77.5 Total 40 100.0 100.0 Cumulative Percent 22.5 100.0 Con muon cong tac lan tiep theo Valid Missing Co Con Frequency 15 10 Percent 37.5 25.0 Valid Percent 60.0 40.0 Total 25 62.5 100.0 System 15 37.5 40 100.0 Total Cumulative Percent 60.0 100.0 Công chúng: Cam nhan sau su kien Valid Rat thich Khong thich lam Frequency 76 27 Percent 70.4 25.0 Valid Percent 70.4 25.0 Cumulative Percent 70.4 95.4 Khong cam nhan gi 3.7 3.7 99.1 Chan 9 100.0 Total 108 100.0 100.0 Cam nhan ve y nghia chuong trinh Valid Rat co ich Cung duoc Frequency 61 46 Percent 56.5 42.6 Valid Percent 56.5 42.6 Cumulative Percent 56.5 99.1 Phi thoi gian 9 100.0 Total 108 100.0 100.0 Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 58 Mong muon: Vui choi giai tri Valid Co Khong Frequency 58 50 Percent 53.7 46.3 Valid Percent 53.7 46.3 Total 108 100.0 100.0 Cumulative Percent 53.7 100.0 Mong muon: Giao luu lam quen Valid Co Khong Frequency 47 61 Percent 43.5 56.5 Valid Percent 43.5 56.5 Total 108 100.0 100.0 Cumulative Percent 43.5 100.0 Mong muon: Co mot noi de di luc roi rai Valid Co Khong Frequency 100 Percent 7.4 92.6 Valid Percent 7.4 92.6 Total 108 100.0 100.0 Cumulative Percent 7.4 100.0 Mong muon: Tim hieu van hoa Valid Co Khong Frequency 60 48 Percent 55.6 44.4 Valid Percent 55.6 44.4 Total 108 100.0 100.0 Cumulative Percent 55.6 100.0 Mong muon: Khac Valid Co Khong Frequency 16 92 Percent 14.8 85.2 Valid Percent 14.8 85.2 Total 108 100.0 100.0 Cumulative Percent 14.8 100.0 Muc dap ung mong muon Valid Rat nhieu Khong hoan toan Frequency 60 42 Percent 55.6 38.9 Valid Percent 55.6 38.9 Cumulative Percent 55.6 94.4 Khong nhu mong doi 5.6 5.6 100.0 Total 108 100.0 100.0 Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 59 Muc chuyen nghiep Valid Missing Rat chuyen nghiep Co diem chuyen nghiep Frequency 56 46 Percent 51.9 42.6 Valid Percent 54.9 45.1 Total 102 94.4 100.0 System 5.6 108 100.0 Total Cumulative Percent 54.9 100.0 Co muon them gia chuong trinh khac hay khong Valid Co Ranh thi tham gia Frequency 69 39 Percent 63.9 36.1 Valid Percent 63.9 36.1 Total 108 100.0 100.0 III Cumulative Percent 63.9 100.0 Phiếu đánh giá nhân viên Nguyễn Lê sau chương trình kiện: (áp dụng cho nhân viên thực tế kiện công ty khác thực hiện) Họ tên: Bộ phận: Di động: Ngày kiện: Địa điểm: Tên kiện: Phạm Thu Hằng Truyên Thông 094.828.6686 10 – 12/ 04/ 2009 Sân khấu nhà Sân vận động Quần Ngựa Lễ hội Hoa Anh Đào Sakura 2009 Sau tham dự khảo sát chương trình, xin đưa số thông tin đánh sau: TT Hạng mục Đơn vị tổ chức (*) Người Chi tiết chịu Công ty TNHH Liên Hiệp Nguyễn Lê trách nhiệm Hình thức tổ chức (*) Hội thảo Tiệc Điểm đặc biệt (*) Ghi rõ điểm bật chương trình (về âm thanh, ánh sáng, keymoment…) Trình tự kiện (*) (Người chức vụ phát Ngày 10/04/2009 - 11:00 – 11:30: Biểu diễn làm Mỳ Soba biểu, diễn biến chương - 12:00 – 12:30: Clip trình) (có thể lấy tờ Khác Tài liệu tải từ http://kilobooks.com chương trình có) 60 - 13:00 – 13:30: Lớp học Origami - 14:00 – 14:30: Giới thiệu mô hình lớp học tiếng Nhật - 15:00 – 15:30: Clip Honda - 16:00 – 16:30: Clip FPT - 17:00 – 17:30: Clip Yokoso Japan - 18:00 – 18:30: Clip Honda - 19:30 – 20:00: Phim hoạt hình - 20:30 – 22:00: Phim điện ảnh “ Người bà tinh thông vùng Saga” Ngày 11/04/2009 - 11:00 – 11:30: Biểu diễn âm nhạc Komakusa - 12:00 – 12:30: Lớp học Origami - 13:00 – 13:30: Biểu diễn âm nhạc Komakusa - 13:30 – 14:00: Phim hoạt hình - 14:00 – 14:30: Clip FPT - 14:30 – 15:00: Phim hoạt hình - 15:00 – 15:30: Clip - 16:00 – 16:30: Biểu diễn Shirabyoshi - 17:00 – 17:30: Biểu diễn làm Mỳ Soba Ngày 12/04/2009 - 11:00 – 11:30: Ca sỹ Minamikawa Shinobu - 12:00 – 12:30: Clip - 13:00 – 13:30: Biểu diễn âm nhạc Komakusa - 13:30 – 14:00: Clip - 14:30 – 15:00: Biểu diễn làm Mỳ Soba - 15:00 – 15:30: Phim hoạt hình - 16:00 – 16:30: Clip Các dịch vụ cung cấp Trang trí (Décor sân khấu, banner, trí bàn ghế, hạng mục khác ) (*) - Trải thảm (Nhận xét, đánh giá - Dán decan chất lượng dịch vụ - Dọn vệ sinh Tài liệu tải từ http://kilobooks.com số điện thoại supplier có) 61 - Sân khấu Nhân (MC, lễ tân, Phiên dịch nhân khác ) MC không chuyên nghiêp, nói khô cứng Chương trình hỗ trợ (chương trình ca múa nhạc tạp kỹ hoạt động hỗ trợ khác) - Phát sinh: máy laptop phòng họp - Nước uống phòng họp: 10 chai Thiết bị hỗ trợ (âm thanh, ánh sáng, hình ảnh thiết bị chuyên dụng khác) - Âm thanh: tốt - Ánh sáng: yếu, kết hợp với Sân vận động chưa đc khớp Nhận xét khác (miêu tả chi tiết thời điểm quan trọng (key moment) Nhìn chung kiện diễn sân khấu nhà không gặp cố (*): bắt buộc phải điền thông tin IV V Một số ý kiến đánh giá Nguyễn Lê từ phía đối tác lưu giữ phòng truyền thông: Ông: Tổng thư kí Phòng Công nghiệp Thương mại Việt Nam - VCCI Nếu Việt Nam có nhiều Công ty tổ chức kiện đạt tiêu chuẩn độ chuyên nghiệp công ty Nguyễn Lê giúp đơn vị nhiều khâu tổ chức thực Hội nghị, Hội thảo lớn cách chuyên nghiệp …… Đại diện khách sạn : …… Nhiều cảm thấy nhân viên kĩ thuật công ty NGUYỄN Lê nhân viên phòng kĩ thuật khách sạn Họ thông thạo địa hình làm việc với khách sạn gần lâu rồi, tiêu chuẩn dịch vụ mà khách hàng mong đợi họ biết họ người sử dụng dịch vụ Các cụ nhà ta có câu “ Trăm hay không tay quen” Bề dầy hoạt động họ tạo cho họ độ hiểu biết tính chuyên nghiệp tiêu chuẩn mà cần… Đại diện tổ chức tổ chức phi phủ – FHI Có công ty NGUYỄN LÊ phối hợp làm việc hậu cần cho hội nghị, cảm thấy yên tâm chất lượng Hội nghị đặc biệt giá dịch vụ bạn giúp tiết kiệm nhiều cho quỹ dự án phi phủ Cảm ơn Nguyễn Lê, FHI có Hội nghị, tim tới bạn… Chị Nguyễn Thanh Hà – phụ trách hành tổ chức FHI Việt Nam Chúng sử dụng NGUYỄN LÊ vài năm trở lại đây, có lần nhân viên thử thay đổi nhà cung cấp để trả lời câu hỏi “ Đơn vị đơn vị cung cấp dịch vụ tốt ? rẻ ?” sau đó, không làm chuyện vị thử nghiệm đó, họp không thành công Chúng trở lại với NGUYỄN LÊ từ ngày tới chưa có ý định tìm nhà cung cấp khác Tài liệu tải từ http://kilobooks.com 62 Neil – Giam đốc tài UNDP Dai dien phien dich Chung toi da lam phien dich cho rat nhieu su kien cua Chinh phu, cua cac Bo, cac Cong ty , moi thay co cong ty NGUYEN LE la don vi thuc hien, chung toi cam thay rat yen tam, va thuc su hinh nhu la rat vui nua … vi gan 10 nam nay, chung toi thuong xuyen gap tai cac hoi nghi… Va tai hiem thay su khong cong … Chuc NGUYEN LE phat trien hon nua chuyen mon cua cac ban… [...]... lượng dịch vụ tổ chức sự kiện, ta cần xem xét kỹ và có giải pháp cụ thể đối với những yếu tố trên Tài liệu này tải từ http://kilobooks.com 28 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ Mục đích: Nâng cao chất lượng kinh doanh hoạt động tổ chức sự kiện Mục tiêu: - Nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện. .. Hoạt động sự kiện của công ty Nguyễn Lê: Nguyễn Lê cung cấp các dịch vụ đa dạng như kế hoạch chiến lược, truyền thông báo chí, quan hệ với các cơ quan quản lý, và một số dịch vụ khác Trong đó, tổ chức và quản lý sự kiện là một dịch vụ được Nguyễn Lê cung cấp trong nhiều năm qua Công tác tổ chức và quản lý sự kiện của Nguyễn Lê là hình thức kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm việc tổ chức trọn gói hoặc... trọn gói hoặc cho thuê tất cả các dịch vụ xung quanh tổ chức sự kiện Cụ thể nội dung của hoạt động kinh doanh tổ chức và quản lý sự kiện như sau: - Phát triển các chương trình, kịch bản và dự toán tổ chức chương trình - Phát triển và triển khai các chiến lược marketing - Tổ chức các chương trình với sự phối hợp của khách hàng - Tổ chức các hoạt động trước và sau sự kiện - Soạn thảo, thiết kế, sản xuất,... chương trình sự kiện, phụ trách những chương trình đã được đặt hàng Điều này dẫn đến sự lãng phí nguồn nhân lực của công ty, một là do chính sách, hai là do sự chủ động của nhân viên Nguyễn Lê Nguyên nhân của việc ít nhân viên tham gia vào tìm kiếm khách hàng, theo em, thứ nhất là do tính chất của hoạt động tổ chức sự kiện, cũng như các dịch vụ được cung cấp phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện khá phức... TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ Những thông tin đánh giá thực trạng được điều tra bằng: Phương pháp thực hiện: - Điều tra bảng hỏi đối với công chúng tham dự - Điều tra bảng hỏi, kết hợp phỏng vấn chuyên sâu với đối tác Mục tiêu: - Có được đánh giá, cảm nhận của đối tác, công chúng để đưa ra nhận xét về chất lượng kinh doanh hoạt động dịch vụ tổ chức. .. giá hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê: 1 Đánh giá chung của đối tác với một chương trình sự kiện: Những đánh giá của đối tác với chất lượng của sự kiện đã được phân tích ở phần (I) Ở đây là những đánh giá khách quan của đối tác đối với một chương trình sự kiện nói chung Những yếu tố được coi là mấu chốt để đem đến thành công cho một sự kiện, được những đối tác thuộc... http://kilobooks.com 24 thận, và đưa ra giải pháp để khắc phục, đặc biệt với những người trực tiếp tham gia tổ chức sự kiện đó Và công ty đánh giá cao với cá nhân nhận được sự khen ngợi của khách hàng Theo em, Nguyễn Lê và các công ty sự kiện khác thường ít quan tâm là ý kiến đánh giá của công chúng tham dự sự kiện Thường đánh giá dựa trên cảm nhận chủ quan về cảm xúc của người tham dự Trong khi, đối tượng công chúng... I Quy trình tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê: 1 Mục tiêu của Nguyễn Lê đối với mỗi loại hình sự kiện: Đối với một loại hình sự kiện, Nguyễn Lê đưa ra những đặc điểm riêng biệt, những yếu tố cần coi trọng trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu trong mỗi loại hình - Hội nghị, hội thảo Nguyễn Lê đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của các hội nghị quan trọng, mang tầm quốc tế và có tính... các mối quan hệ của giám đốc và các trưởng phòng phụ trách kinh doanh, truyền thông, cố vấn của công ty Thị trường tổ chức sự kiện đang ngày càng lớn, Nguyễn Lê cần có những giải pháp để tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn, để hướng tới việc mở rộng thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện Như việc, giữ nhân viên lâu năm, phát huy các mối quan hệ của họ, đào tạo bộ phận chuyên phụ trách bán hàng, có biện... Thứ hai, phân đoạn thị trường của Nguyễn Lê đa số là thuộc khối nhà nước, khó tiếp xúc trực tiếp nếu không có mối quan hệ rộng từ trước Hiện nay, công ty đang mở rộng ra khối kinh tế, cụ thể là các doanh nghiệp trong và ngoài nước, tuy nhiên, việc tiếp xúc với doanh nghiệp để chào bán về dịch vụ tổ chức sự kiện cũng không đơn giản, yêu cầu cao đối với người chào bán Thứ ba, Nguyễn Lê chưa có bộ phận