ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  NGUYỄN VĂN TRÌU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM (BIDV) LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội, 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  NGUYỄN VĂN TRÌU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM (BIDV) Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 62.32.03.01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Dƣơng Văn Khảm Hà Nội, 2014 MỤC LỤC trang PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu, phạm vi, đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo 10 Bố cục đề tài 10 CHƢƠNG I: CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV 12 1.1 Tổng quan trình hình thành, phát triển TLLT hệ thống BIDV 12 1.1.1.Tổng quan hệ thống BIDV 12 1.1.2 Khái quát khối lượng, thành phần nội dung TLLT hình thành hoạt động hệ thống BIDV 24 1.2 Vai trò công tác quản lý TLLT hình thành hoạt động doanh nghiệp 29 1.2.1 Giá trị TLLT doanh nghiệp Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam 29 1.2.2.Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp 31 1.2.3 Quản lý, khai thác thông tin TLLT phục vụ hoạt động kiểm tra, tra doanh nghiệp 34 1.2.4 Quản lý TLLT góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp 37 1.3 Sự cần thiết việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động hệ thống BIDV 39 1.3.1.Quy trình quản lý TLLT nguyên tắc quản lý lưu trữ hệ thống BID 39 1.3.2 Áp dụng quy trình quản lý TLLT hiệu công tác lưu trữ hệ thống BIDV 40 1.3.3 Xây dựng quy trình quản lý TLLT việc áp dụng ISO công tác lưu trữ BIDV 42 1.3.4 Xây dựng quy trình quản lý TLLT để giải hạn chế công tác lưu trữ BIDV 43 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT TRONG HỆ THỐNG BIDV 46 2.1 Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ BIDV 46 2.1.1 Thực trạng tổ chức cán lưu trữ BIDV 46 2.1.2 Thực trạng kho lưu trữ BIDV 48 2.1.3 Công tác ban hành văn quản lý công tác lưu trữ BIDV 50 2.2 Tình hình thực nghiệp vụ công tác quản lý TLLT BIDV 52 2.2.1 Công tác thu thập bổ sung TLLT 52 2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 55 2.2.3 Công tác bảo quản TLLT 57 2.2.4 Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 59 2.2.5 Công tác giao nộp TLLT vào Lưu trữ lịch sử 61 CHƢƠNG III: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV 65 3.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ hệ thống BIDV 65 3.1.1 Văn công tác lưu trữ BIDV cần sửa đổi, bổ sung 66 3.1.2 Đề xuất xây dựng ban hành số văn quản lý công tác lưu trữ BIDV 68 3.2 Xây dựng mô hình tổ chức nhân tổ chức mạng lưới kho lưu trữ đơn vị thành viên hệ thống BIDV 71 3.2.1 Xây dựng mô hình tổ chức phận phụ trách công tác lưu trữ 71 3.2.2 Tổ chức mạng lưới kho lưu trữ 76 3.3 Chỉ đạo thực nghiệp vụ công tác quản lý TLLT BIDV 79 3.3.1.Tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu 79 3.3.2 Chỉnh lý tài liệu 83 3.3.3 Tổ chức bảo quản TLLT 90 3.3.4 Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 94 3.3.5 Báo cáo thống kê công tác lưu trữ 97 3.3.6 Tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị 100 KẾT LUẬN 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO 104 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT BIDV: Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư Phát triển Việt Nam TMCP: Thương mại cổ phần TLLT: Tài liệu lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Sự đời phát triển hệ thống Ngân hàng Việt Nam bước ngoặt lịch sử đánh dấu phát triển chung đất nước lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội Hiện nước ta, phát triển kinh tế kéo theo hoạt động ngân hàng mở rộng, nhiều ngân hàng lớn xây dựng hệ thống chi nhánh đơn vị trực thuộc khắp tỉnh/thành phố nước nước Một ngân hàng lớn hệ thống ngân hàng thương mại Việt nam Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư Phát triển Việt Nam (BIDV) (sau gọi BIDV), thành lập từ năm 1957 với tên gọi Ngân hàng kiến thiết Việt Nam (1957-1980), sau Ngân hàng Đầu tư Xây dựng Việt Nam (1981-1989), Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam (199026/04/2012), từ 27/04/2012 đến Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư Phát triển Việt Nam Lịch sử xây dựng, trưởng thành BIDV chặng đường đầy gian nan thử thách đỗi tự hào gắn với thời kỳ lịch sử đấu tranh chống kẻ thù xâm lược xây dựng đất nước dân tộc Việt Nam Hiện nay, BIDV có khoảng 140 đơn vị thành viên bao gồm chi nhánh, công ty trực thuộc, diện nước (Lào, Campuchia, Myanmar, CH Séc…), việc đạo điều hành văn hoạt động hệ thống BIDV quan trọng cần thiết, khối lượng văn bản, tài liệu hình thành hành năm BIDV đơn vị thành viên lớn Trong kho lưu trữ BIDV đơn vị thành viên có nhiều TLLT có giá trị bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, với nội dung đa dạng phong phú hình thành trình hoạt động quan Những TLLT cần tổ chức quản lý, thu thập, phân loại, xác định giá trị, bảo quản phục vụ công tác khai thác sử dụng cán hệ thống BIDV giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Nhưng thực tế, công tác lưu trữ BIDV bước đầu quan tâm thực bộc lộ nhiều điểm hạn chế tồn Trước thực tế trên, lựa chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng quy trình quản lý tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư Phát triển Việt Nam (BIDV)” làm đề tài luận văn cao học với lý sau: Một là, công tác lưu trữ doanh nghiệp, đặc biệt tập đoàn kinh tế lớn, tổng công ty ngân hàng thương mại chưa thực quan tâm tổ chức thực Điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác tra, kiểm tra Nhà nước nhằm phát sai phạm trình quản lý điều hành hoạt động đơn vị, từ kịp thời ngăn chặn, xử lý, tránh gây thất thoát lớn cho Nhà nước Hai là, BIDV thành lập từ năm 1957 ngân hàng có hệ thống đơn vị thành viên lớn nước ta Trong trình hoạt động phát triển, BIDV hình thành khối lượng tài liệu lớn có giá trị Tuy vậy, công tác lưu trữ BIDV bước đầu quan tâm trình thực bộc lộ nhiều hạn chế Cùng với đó, hoạt động nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lý xây dựng mô hình tổ chức, nhân phụ trách công tác lưu trữ không thực hiệu Đây nguyên nhân gây khó khăn việc thực khoa học, đồng thống công tác lưu trữ toàn hệ thống BIDV Ba là, thời gian gần với việc thực công tác cổ phần hóa chuyển đổi từ Ngân hàng 100% vốn Nhà nước sang Ngân hàng thương mại cổ phần, BIDV tiến hành xây dựng Kho lưu trữ với diện tích lớn trang bị sở vật chất, trang thiết bị đại nhằm phục vụ cho việc bảo quản TLLT có giá trị hình thành hoạt động Trụ sở số đơn vị thành viên BIDV địa bàn lân cận Điều cho thấy, Ban lãnh đạo BIDV bước đầu nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác lưu trữ hoạt động quan Chính vậy, vấn đề cấp bách công tác lưu trữ hệ thống BIDV cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ, xây dựng mô hình tổ chức đạo thực nghiệp vụ quy trình quản lý TLLT, nhằm khắc phục hạn chế tồn công tác lưu trữ phát huy giá trị TLLT BIDV hoạt động nghiên cứu hoạt động nghiệp vụ khác Mục tiêu, phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu *Mục tiêu nghiên cứu: Với đề tài này, mong muốn đạt mục tiêu cụ thể sau: - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động hệ thống BIDV - Phân tích nguyên nhân dẫn đến tồn hạn chế công tác quản lý TLLT BIDV - Xây dựng trình tự tiến hành công việc cụ thể cần thực nhằm quản lý, kiểm soát tổ chức khoa học TLLT hình thành hoạt động hệ thống BIDV * Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu, khảo sát việc thực công tác lưu trữ quản lý TLLT Trụ sở BIDV số đơn vị thành viên địa bàn lân cận * Đối tƣợng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu công tác quản lý thực nghiệp vụ liên quan đến công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động đơn vị hệ thống BIDV Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp luận nhận thức khoa học Mác – Lenin Sử dụng phương pháp để phân tích lý luận chủ nghĩa Mác – Lenin với nguyên tắc, phương pháp lưu trữ học + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Chúng tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác TLLT, công trình nghiên cứu khoa học, sách, báo, tạp chí, internet….sau chọn lọc phân loại thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử lý thông tin nhằm tìm ưu điểm để kế thừa, phát triển đưa hạn chế, nguyên nhân hạn chế công tác quản lý công tác lưu trữ hệ thống BIDV + Khảo sát thực tế: Chúng sử dụng phương pháp để khảo sát công tác lưu trữ hệ thống BIDV đơn vị trực thuộc để có nhìn tổng quan thực tiễn công tác quản lý thực công tác lưu trữ + Phương pháp vấn: thực phương pháp đơn vị cán công nhân viên hệ thống BIDV Việc vấn tạo điều kiện giúp nắm bắt, trao đổi vấn đề cụ thể liên quan đến việc quản lý công tác lưu trữ quan lấy ý kiến cho việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động quan cách có hiệu Bên cạnh phương pháp trên, trình nghên cứu đề tài, tác giả sử dụng số phương pháp khác như: mô tả, so sánh đối chiếu… Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định sau: - Tìm hiểu lịch sử phát triển, cấu tổ chức chức nhiệm vụ BIDV qua văn quy định Ngân hàng Nhà nước điều lệ hoạt động BIDV - Khảo sát, thống kê khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động hệ thống BIDV - Nghiên cứu, đánh giá vai trò công tác quản lý TLLT hình thành hoạt động doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động hệ thống BIDV - Khảo sát, đánh giá thực trạng tồn công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động hệ thống BIDV - Phân tích nguyên nhân dẫn đến thực trạng tồn công tác quản lý TLLT hình thành từ hoạt động hệ thống BIDV - Trên sở lý luận thực tiễn công tác lưu trữ hệ thống BIDV xây dựng, đề xuất công việc cần thực nhằm quản lý hiệu TLLT hình thành hệ thống BIDV nâng cao chất lượng công tác lưu trữ BIDV Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong năm vừa qua, ngành lưu trữ Việt Nam có nhiều công trình khoa học nghiên cứu công tác lưu trữ thực cách công phu có đóng góp quan trọng sở lý luận khoa học thực tiễn công tác lưu trữ Đây đề tài nghiên cứu coi kim nam cho cán làm công tác lưu trữ vận dụng vào trình tổ chức thực công tác lưu trữ quan, tổ chức cách có hiệu Một số đề tài lớn như: “Cơ sở lý luận thực tiễn tổ chức kho lưu trữ Việt Nam” PGS Vương Đình Quyền chủ trì, hay đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức công quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ” PGS.TS Dương Văn Khảm chủ trì Ngoài có số đề tài khác Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” Trần Thanh Tùng Điều cho thấy, hoạt động nghiên cứu khoa học công tác lưu trữ ngày quan tâm thực mang tính chuyên sâu cao, phục vụ cho công tác lưu trữ thực có hiệu Hiện ngành lưu trữ Việt Nam, hoạt động quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế, ngân hàng thương mại vấn đề cần quan tâm nghiên cứu thực Đối với việc nghiên cứu hoạt động quản lý công tác lưu trữ Ngân hàng, hướng nghiên cứu hoàn toàn mới, nhiên đề tài trước vấn đề chưa nhiều Một số đề tài liên quan đến công tác lưu trữ ngân hàng như: Khóa luận tốt nghiệp “Công tác lưu trữ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Thực trạng giải pháp” Phan Thị Thúy Hà; Luận văn Thạc sĩ “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ xác định Danh mục tài liệu số hồ sơ ngân hàng nhà nước Việt Nam” Nguyễn Thị Trang Nhung Những đề tài thực công tác khảo sát thực trạng công tác lưu trữ Ngân hàng Nhà nước xây dựng văn phục vụ cho trình thực nghiệp vụ công tác lưu trữ Từ nghiên cứu, khảo sát thực tế số đề tài nghiên cứu khoa học nêu phần nhận thấy đề tài công tác lưu trữ Ngân hàng nghiên cứu trước chưa thực sâu vào nghiên cứu, xây dựng giải pháp quản lý TLLT hình thành từ hoạt động hệ thống Ngân hàng thương mại để thực cách khoa học, tập trung thống công tác lưu trữ toàn hệ thống Ngân hàng Bên cạnh đó, đề tài trước công tác lưu trữ Ngân hàng chủ yếu nghiên cứu công tác lưu trữ ngân hàng Nhà nước, đơn vị quản lý Nhà nước ngành ngân hàng Trong BIDV ngân hàng thương mại lớn với chức trực tiếp kinh doanh thực nghiệp vụ tài ngân hàng, có hệ thống chi nhánh đơn vị trực thuộc tất tỉnh, thành phố nước kiện phù hợp cho công tác bảo quản TLLT, phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV cần phải thực thống công tác tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Để tổ chức khoa học công tác bảo quản TLLT, BIDV cần có biện pháp giải phóng toàn khối tài liệu thùng tôn bảo quản kho lưu trữ tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu chỉnh lý, xác định giá trị…trước đưa vào tổ chức bảo quản Các yêu cầu tài liệu trước tổ chức bảo quản phải BIDV quy định thực thống sau: - Tài liệu kho lưu trữ hệ thống BIDV phải lập hồ sơ xếp hộp, cặp tài liệu trước đưa vào tổ chức bảo quản - Để thống việc thực toàn hệ thống, BIDV cần có quy định, hướng dẫn cụ thể việc ghi bìa hồ sơ, đánh số, ký hiệu hộp, cặp chứa hồ sơ, TLLT - Bộ phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin bìa hồ sơ, hộp, cặp chứa hồ sơ, TLLT theo quy định xây dựng công cụ tra cứu để tạo điều kiện cho công tác thống kê tổ chức khai thác, sử dụng TLLT Ngoài việc quy định việc xếp hồ sơ, tài liệu, ghi bìa hồ sơ, đánh số ký hiệu cặp, hộp chứa hồ sơ, TLLT, BIDV nên quy định thống cách tổ chức xếp tài liệu kho lưu trữ Bộ phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV xếp cặp, hộp chứa hồ sơ, TLLT lên giá theo trật tự số, ký hiệu ghi Trật tự xếp toàn kho lưu trữ hệ thống BIDV thực thống theo nguyên tắc sau: + Sắp xếp tài liệu từ trái qua phải, từ xuống dưới, khoang giá, theo hướng người đứng xếp quay mặt vào giá + Trong toàn kho, tài liệu xếp lên mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ vào trong, theo hướng người từ cửa vào kho Việc xếp tài liệu kho lưu trữ theo nguyên tắc thống giúp phận phụ trách lưu trữ xây dựng sơ đồ tài liệu kho Điều 93 tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu, thống kê thực biện pháp kiểm tra kho lưu trữ hệ thống BIDV Ngoài ra, để đảm bảo công tác bảo quản TLLT thực hiệu quả, phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV nên thường xuyên kiểm tra thực trạng TLLT kho lưu trữ đơn vị lập danh mục TLLT hạn chế khai thác, sử dụng gốc TLLT quý hiếm, TLLT tình trạng hư hỏng Các đơn vị hệ thống BIDV cần đẩy mạnh thực công tác số hóa TLLT có giá trị cao TLLT tình trạng hư hỏng để giúp phục vụ tổ chức khai thác, sử dụng mà không ảnh hưởng đến tuổi thọ loại tài liệu Cùng với đó, BIDV thực biện pháp phổ biến, tuyên truyền nội dung liên quan đến công tác lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên toàn hệ thống BIDV giá trị, vai trò TLLT, từ nâng cao ý thức bảo vệ, bảo quản TLLT 3.3.4 Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT thực tốt giúp phát huy giá trị tài liệu thể vai trò công tác lưu trữ hoạt động quan Trong hệ thống BIDV nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT lớn thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chưa đơn vị quan tâm tổ chức thực Điều dẫn đến thực trạng lãng phí nguồn thông tin có giá trị cao phục vụ hoạt động nghiệp vụ đơn vị hệ thống BIDV Để khắc phục thực trạng này, BIDV cần giải hai vấn đề bản: - Một là, tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ thu thập vào kho lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV - Hai là, lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV phải tổ chức áp dụng hình thức khai thác sử dụng TLLT phù hợp để tạo điều kiện cho người có nhu cầu khai thác dễ dàng tiếp cận khai thác, sử dụng có hiệu thông tin TLLT Trong hai vấn đề này, vấn đề thứ phân tích đưa giải pháp nghiệp vụ cụ thể đề tài Vì vậy, nội dung chủ yếu đưa giải pháp việc lựa chọn hình 94 thức phù hợp để tổ chức có hiệu công tác khai thác, sử dụng TLLT hệ thống BIDV Theo quy định Điều 32 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định hình thức sử dụng TLLT bao gồm: Sử dụng tài liệu phòng đọc; xuất ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; trích dẫn tài liệu lưu trữ công trình nghiên cứu; cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực tài liệu lưu trữ Căn quy định này, phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV vận dụng linh hoạt lựa chọn hình thức khai thác sử dụng TLLT phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ đơn vị Hiện nay, để nâng cao chất lượng công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đơn vị hệ thống BIDV hình thức cho độc giả sử dụng trực tiếp TLLT theo phương thức truyền thống như: Cấp sao, tổ chức phòng đọc, cho mượn TLLT… BIDV nên quan tâm nghiên cứu triển khai thực hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng Đây giải pháp giúp thu hẹp khoảng cách không gian, thời gian tổ chức khai thác, sử dụng TLLT BIDV Mục đích tổ chức khai thác, sử dụng TLLT hệ thống BIDV trước hết nhằm phục vụ nhu cầu cán bộ, nhân viên toàn hệ thống Vì vậy, áp dụng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng giải pháp hiệu giúp phát huy giá trị TLLT phục vụ hoạt động nghiệp vụ đơn vị hệ thống BIDV Hình thức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng giúp cán bộ, nhân viên hệ thống BIDV có nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT đơn vị khác hệ thống dễ dàng tiếp cận khai thác thông tin TLLT để phục vụ hoạt động nghiệp vụ hàng ngày Bên cạnh đó, thực tốt hình thức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng giúp giảm chi phí thời gian cho cán bộ, nhân viên hệ thống BIDV việc tra cứu, khai thác, sử dụng TLLT, đặc biệt tài liệu có giá trị hành Để tránh rủi ro xảy ra, phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định Nhà nước BIDV bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin tổ chức hình thức 95 khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng Để thực hình thức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng, BIDV cần nghiên cứu xây dựng hành lang pháp lý thực số công việc để tạo điều kiện áp dụng hiệu hình thức sau: - Xây dựng ban hành Quy chế công tác khai thác, sử dụng TLLT hệ thống BIDV quy định cụ thể đối tượng, thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT BIDV gián tiếp môi trường mạng; Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu không phép tổ chức khai thác, sử dụng gián tiếp môi trường mạng; Quy định trách nhiệm lãnh đạo lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV thủ tục cần thiết để khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng; Quy định bảo mật thông tin TLLT hình thức khai thác, sử dụng gián tiếp môi trường mạng… - Tổ chức thực hiệu công tác lập hồ sơ công việc trước giao nộp vào lưu trữ quan; tổ chức khoa học tài liệu tồn đọng xây dựng công cụ tra cứu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT - Bộ phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV phối hợp với phận phụ trách công nghệ thông tin (Trung tâm công nghệ thông tin BIDV Ban Công nghệ) xây dựng phần mềm mua phần mềm phù hợp để tổ chức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng Để đảm bảo tính bảo mật thông tin, BIDV nên triển khai hình thức khai thác, sử dụng TLLT qua hệ thống mạng nội intranet - Bộ phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV tổ chức khảo sát, lấy ý kiến cán đơn vị nghiệp vụ để lựa chọn hồ sơ, tài liệu có nhu cầu khai thác, sử dụng cao để triển khai thực công tác số hóa Các đơn vị hệ thống BIDV phải có biện pháp quản lý chặt chẽ công tác số hóa tài liệu để tránh rủi ro dẫn đến thất thoát lộ bí mật thông tin tài liệu xảy Bên cạnh việc quan tâm, đẩy mạnh việc áp dụng hình thức khai thác, sử dụng TLLT gián tiếp môi trường mạng, việc sử dụng hình thức khai thác, sử dụng TLLT trực tiếp cần phận phụ trách lưu trữ đơn vị 96 hệ thống BIDV quan tâm quản lý thực Nhằm tránh gây thất thoát, hư hỏng tài liệu, BIDV cần xây dựng quy định, hướng dẫn việc thực khai thác, sử dụng TLLT áp dụng thống cho toàn hệ thống Cán lưu trữ phục vụ khai thác, sử dụng TLLT có trách nhiệm thường xuyên kiểm soát, kiểm tra, nhắc nhở người khai thác sử dụng tài liệu thực nội quy, quy định khai thác, sử dụng TLLT BIDV Với mục đích đa dạng hóa hình thức khai thác, sử dụng TLLT BIDV, phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV cần nghiên cứu, xây dựng kế hoạch tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị tổ chức hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT như: tổ chức trưng bày, triển lãm TLLT lịch sử hình thành phát triển BIDV, phát hành ấn phẩm giới thiệu tổng quan lịch sử BIDV thông qua nghiên cứu TLLT để phục vụ hoạt động thường niên Đại hội cổ đông, Kỷ niệm ngày thành lập ngành (26/04), Kỷ niệm thành lập chi nhánh…Những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT không nhằm mục đích phát huy giá trị TLLT mà biện pháp để quảng bá thương hiệu BIDV đối tác khách hàng Quản lý phát huy giá trị TLLT nhiệm vụ trọng tâm công tác lưu trữ hệ thống BIDV giai đoạn Để phát huy giá trị TLLT, đơn vị hệ thống BIDV cần có biện pháp nhằm đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng TLLT Trong đó, BIDV áp dụng tiến khoa học công nghệ để làm phong phú nâng cao chất lượng hình thức khai thác, sử dụng TLLT Bộ phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV nên lựa chọn hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ đơn vị Trong trình phục vụ khai thác, sử dụng TLLT, phận phụ trách lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV phải tuân thủ quy định Nhà nước BIDV bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin 3.3.5 Báo cáo thống kê công tác lƣu trữ Báo cáo thống kê công tác lưu trữ hoạt động nghiệp vụ giúp Ban lãnh đạo BIDV nắm bắt khối lượng, tình trạng, thực trạng công tác lưu trữ đơn vị thành viên hệ thống BIDV Từ đưa 97 định quản lý đắn, tạo điều kiện quản lý tốt khối TLLT có giá trị hình thành hoạt động đơn vị thành viên hệ thống BIDV Cũng qua đó, phận phụ trách lưu trữ đơn vị xác định khối lượng TLLT hết giá trị cần thực tiêu hủy để có biện pháp cụ thể, hợp lý, giúp giải phóng diện tích kho để lưu trữ TLLT thu thập, bổ sung thường xuyên hàng năm Nội dung báo cáo thống kê công tác lưu trữ bao gồm: - Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ - Nhân làm công tác lưu trữ - Tài liệu lưu trữ - Thu thập loại hủy tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ Căn nội dung trên, đơn vị hệ thống BIDV thực công tác báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ Căn báo cáo thống kê đơn vị hệ thống, phận lưu trữ Trụ sở BIDV thực xây dựng báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ toàn hệ thống để báo cáo Ban lãnh đạo BIDV gửi Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước theo quy định 3.3.5.1 Báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ BIDV cần có quy định việc báo cáo thống kê công tác lưu trữ đơn vị hệ thống Hàng năm đơn vị thành viên hệ thống BIDV thực công tác khảo sát xây dựng báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ để gửi Văn phòng Trụ sở BIDV theo thời hạn quy định Căn Thông tư số 09/2013/TT-BNV Bộ Nội Vụ việc quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ, BIDV cần xây dựng biểu mẫu báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ thời hạn nộp báo cáo thống kê phù hợp với thực tiễn BIDV để đơn vị hệ thống thực cách đồng thống Bộ phận lưu trữ đơn vị hệ thống BIDV có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng/Phòng Tổ chức Hành đơn vị xây dựng báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ TLLT Nội dung báo cáo thống kê lưu trữ 98 đơn vị hệ thống BIDV phải xây dựng trung thực sở khảo sát thực tế công tác lưu trữ đơn vị lãnh đạo đơn vị hệ thống BIDV có thẩm quyền ký chịu trách nhiệm nội dung báo cáo thống kê Việc thực công tác báo cáo thống kê công tác lưu trữ cần quy định, hướng dẫn Quy chế công tác văn thư, lưu trữ BIDV Bộ phận lưu trữ Trụ sở BIDV phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở đơn vị hệ thống thực nghiêm túc việc báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ Đây sở giúp BIDV thực hiệu quả, thống công tác quản lý TLLT toàn hệ thống 3.3.5.2 Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ cần Bộ phận lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trụ sở BIDV xây dựng định kỳ hàng năm, nội dung báo cáo thống kê tổng hợp tổng hợp thông tin báo cáo thống kê sở đơn vị toàn hệ thống BIDV Các nội dung báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ thực sở vận dụng linh hoạt hướng dẫn Biểu số 02/TH Thông tư số 09/2013/TT-BNV Bộ Nội Vụ việc quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ phải phản ánh đầy đủ, khái quát thực trạng công tác lưu trữ toàn hệ thống BIDV Định kỳ hàng năm, đồng thời với việc xây dựng báo cáo thông kê tổng hợp công tác lưu trữ để báo cáo Ban lãnh đạo, Bộ phận lưu trữ Trụ sở BIDV xây dựng báo cáo tổng hợp công tác Văn thư – Lưu trữ để gửi Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước theo quy định Đây sở để Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước thực công tác kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ hệ thống BIDV, từ biện hỗ trợ, hướng dẫn nghiệp vụ cần thiết để khắc phục hạn chế tồn công tác quản lý TLLT BIDV Công tác báo cáo, thống kê công tác lưu trữ cần Ban lãnh đạo BIDV quan tâm, đạo thực hoạt động giúp đơn vị tự rà soát, đánh giá kết thực công tác lưu trữ đơn vị Cũng qua đó, Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng Trụ sở BIDV tham mưu cho Ban lãnh đạo 99 việc quản lý công tác lưu trữ có biện pháp đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đơn vị thành viên Từ khắc phục tồn tại, hạn chế công tác lưu trữ toàn hệ thống BIDV 3.3.6 Tổ chức tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị Hàng năm, để loại bỏ tài liệu hết giá trị bảo quản, tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa thực nghiệp vụ phân loại chỉnh lý tài liệu nhằm tăng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu bảo quản tài liệu, BIDV cần tổ chức thực công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị đơn vị hệ thống BIDV nên thực cách định kỳ, triệt để, khoa học phù hợp với quy định Nhà nước BIDV Trong năm vừa qua, công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị BIDV tổ chức thực thực tế hiệu chưa cao Cùng với đó, phần lớn tài liệu kho lưu trữ hệ thống BIDV không tổ chức khoa học kho lưu trữ hệ thống BIDV tồn đọng khối lượng lớn tài liệu hết giá trị chưa tổ chức tiêu hủy Hiện nay, công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định Điều 28, Luật lưu trữ năm 2011 Căn quy định này, xây dựng ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, BIDV cần xây dựng quy định phù hợp để tạo tiền đề cho việc tổ chức tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị kho lưu trữ toàn hệ thống Hiện nay, Điều lệ tổ chức, hoạt động BIDV, thẩm quyền định việc tiêu hủy tài liệu hệ thống BIDV xác định sau: - Tổng giám đốc BIDV định tiêu hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ Kho lưu trữ hành trụ sở - Giám đốc đơn vị thành viên hệ thống BIDV định tiêu hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ hành kho lưu trữ đơn vị Công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị cần BIDV đạo thực thống định kỳ toàn hệ thống Khi thực công tác tiêu hủy tài liệu, đơn vị thành viên hệ thống BIDV phải thực đầy đủ quy trình theo quy định Pháp luật BIDV, quan trọng cần tổ chức Hội 100 đồng xác định giá trị tài liệu để thực thẩm tra lại giá trị tài liệu danh mục hồ sơ, tài liệu trùng thừa hết giá trị trước thực tiêu hủy Điều giúp giảm thiểu rủi ro, thất thoát tài liệu giá trị sử dụng tổ chức tiêu hủy tài liệu kho lưu trữ hệ thống BIDV Thực quy định Điều 18 Luật lưu trữ 2011 thực tiễn cấu tổ chức, hoạt động BIDV, Hội đồng xác định giá trị tài liệu cần xây dựng với thành phần cụ thể sau: a.Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trụ sở BIDV bao gồm: - Tổng giám đốc/Phó Tổng giám đốc Phụ trách: Chủ tịch Hội đồng; - Chánh Văn phòng trụ sở BIDV: Ủy viên; - Trưởng phận lưu trữ: Ủy viên; - Giám đốc/Phó Giám đốc Ban/Trung tâm trực thuộc Trụ sở BIDV có hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy: Ủy viên; - Cán đại diện Ban/Trung tâm trực thuộc trụ sở có hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy: thư ký Hội đồng; - Cán lưu trữ Trụ sở BIDV: thư ký Hội đồng b Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu đơn vị thành viên BIDV bao gồm: - Giám đốc/Phó giám đốc: Chủ tịch Hội đồng; - Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: Ủy viên; - Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng đơn nghiệp vụ có hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy: ủy viên; - Cán lưu trữ đơn vị: thư ký Hội đồng; - Cán đại diện đơn vị nghiệp vụ có hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy: thư ký Hội đồng Các đơn vị hệ thống BIDV cần nhận thức rõ tầm quan trọng việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực cách nghiêm túc, thống theo quy định Nhà nước BIDV Việc thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị kho lưu trữ BIDV phải đảm bảo số nguyên tắc sau: 101 - Tài liệu hết giá trị phải Hội đồng xác định giá trị quan thẩm tra trước định tiêu huỷ; - Khi Hội đồng xác định giá trị quan xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; - Bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi tài liệu, lập biên huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ, tài liệu đề xuất tiêu hủy cần đơn vị hệ thống BIDV lập danh mục đầy đủ để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thẩm tra thực tiêu hủy Bên cạnh đó, đơn vị hệ thống BIDV cần có phương án thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị cách hợp lý để giảm bớt chi phí, thời gian tránh gây thất thoát tài liệu TIỂU KẾT CHƢƠNG 3: Hạn chế công tác lưu trữ hệ thống BIDV xuất phát từ nhiều nguyên nhân hạn chế nhận thức lãnh đạo, cán bộ, nhân viên toàn hệ thống, hạn chế lực cán quản lý trực tiếp công tác lưu trữ đơn vị, bất cập công tác quản lý thực nghiệp vụ công tác lưu trữ…Giải nguyên nhân tạo điều kiện thực có hiệu hoàn thiện công tác lưu trữ hệ thống BIDV Nhưng để giải triệt để nguyên nhân gây hạn chế công tác lưu trữ hệ thống BIDV đòi hỏi cần có giải pháp mang tính đồng Các giải pháp cần nghiên cứu chuyên sâu thực theo quy trình thống Trong phạm vi luận văn tác giả đề xuất giải pháp quy trình tổ chức, quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ cần thiết để tham mưu, tạo điều kiện thực thống công tác quản lý tài liệu hình thành hệ thống BIDV, cải thiện chất lượng hiệu công tác lưu trữ toàn hệ thống BIDV Song tóm lại việc lựa chọn giải pháp thực phụ thuộc vào nhận thức quan điểm Ban lãnh đạo BIDV Trước thực tế vậy, đòi hỏi quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ phải có biện pháp quy định, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra hỗ trợ việc thực công tác lưu trữ doanh nghiệp BIDV Điều tạo điều kiện cho công tác lưu trữ hệ thống BIDV thực có hiệu nhằm quản lý phát huy giá trị TLLT đời sống xã hội 102 KẾT LUẬN TLLT hình thành hoạt động hệ thống BIDV có khối lượng lớn có giá trị quan trọng BIDV Ngân hàng có lịch sử hình thành phát triển lâu đời với hệ thống mạng lưới đơn vị thành viên rộng khắp nước nước hình thành nên khối lượng TLLT lớn, đa dạng thành phần, phong phú nội dung có giá trị cao lĩnh vực trị, kinh tế, lịch sử Những tài liệu cần quản lý tổ chức khai thác sử dụng cách có hiệu Tuy nhiên công tác lưu trữ hệ thống BIDV tồn nhiều hạn chế bất cập đặc biệt công tác quản lý TLLT Lãnh đạo đơn vị hệ thống BIDV không quan tâm đầu tư sở vật chất, kho lưu trữ, kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ, chưa thực việc nghiên cứu, xây dựng tổ chức phận phụ trách công tác lưu trữ cho phù hợp, số lượng cán lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp hệ thống BIDV thiếu số lượng, yếu chất lượng Bên cạnh đó, hệ thống văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hệ thống BIDV không đầy đủ, thiếu đồng phù hợp với thực tiễn, với nhận thức chưa đầy đủ lãnh đạo cán nhân viên toàn hệ thống BIDV đẩy công tác lưu trữ hệ thống BIDV vào tình trạng lộn xộn hiệu Tuy vài năm gần đây, BIDV bước đầu có quan tâm thực công tác lưu trữ cách thức thực thiếu tính khoa học thống kết đạt chưa cao, chí phát sinh thêm thực trạng Điều đặt yêu cầu thiết BIDV việc xây dựng thực giải pháp khả thi công tác lưu trữ toàn hệ thống Để giải hạn chế tồn tại, Ban lãnh đạo BIDV cần đạo việc thực đồng thống công tác lưu trữ toàn hệ thống BIDV Thực điều này, trước hết BIDV cần xây dựng ổn định tổ chức, biên chế phận phụ trách công tác lưu trữ với chức năng, nhiệm vụ vị trí pháp lý rõ ràng Cùng với đó, BIDV nên có chế độ đãi ngộ phù hợp cán làm công tác lưu trữ, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ, đạo thực có hiệu nghiệp vụ lưu trữ nhằm quản lý phát huy giá trị TLLT hình thành hệ thống BIDV phục vụ hoạt động nghiên cứu lịch sử, kinh tế, trị hoạt động nghiệp vụ khác toàn hệ thống BIDV./ 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO I SÁCH, GIÁO TRÌNH, TẠP CHÍ, CÁC ĐỀ TÀI LIÊN QUAN Nguyễn Thị Lan Anh (2006): Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu Phông UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Luận văn cao học chuyên ngành Lưu trữ học, Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn ThS Nguyễn Thị Kim Bình (12/2009): Hội thảo khoa học “Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn” Trường ĐHKHXHNVHN tổ chức Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990): Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Triệu Văn Cường (2004): Hoàn thiện hệ thống văn quản lý Nhà nước công tác lưu trữ, LV.27 Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng (2010): Kỷ yếu hội thảo khoa học khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội Phạm Thị Diệu Linh (2009): Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nội, LV.74 Nguyễn Thị Trang Nhung (2008): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ xác định Danh mục tài liệu số hồ sơ ngân hàng nhà nước Việt Nam, LV.55 Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam (2012): Lịch sử Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam (1957-2012) Nhà xuất trị Quốc Gia – thật Hoàng Tùng Phong (2011): Xây dựng danh mục xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến Sở nội vụ, Luận văn cao học chuyên ngành Lưu trữ học, Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn 10 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2011): Một số vấn đề văn quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử quản lý hành chính, NXB Chính trị - Hành 104 11.http://www.quanlytailieu.vietmos.com/Tintuc/Kinhnghiemquanlytailieu /tabid/72/News/118/Tai-lieu-luu-tru-cua-doanh-nghiep-voi-su-nghiep-phat-trienkinh-te-Viet-Nam.aspx 12.http://dangkykinhdoanh.haiphong.vn/dang-ky-kinh-doanh/dieu-canbiet/212-che-do-luu-giu-tai-lieu-cua-doanh-nghiep 13 http://www.sggp.org.vn/kinhte/2013/4/316304/ II VĂN BẢN QUY ĐỊNH CHUNG 14 Chỉ thị số 05/2007/CT-TTCP ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; 15 Công văn số 662/VTLTNN-TCCB ngày 29 tháng năm 2008 Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy , bảo vệ an toàn tài liệu 16 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 17 Công văn số 2959/BNV-VTLTNN Bộ Nội Vụ ban hành ngày 17/08/2012 hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ; 18 Hướng dẫn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; 19 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; 20 Luật Tổ chức tín dụng 2010; 21 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội, có hiệu lực thi hành ngày 01/07/2012; 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ quy định công tác văn thư; 23 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư; 24 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ 105 25 Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 Ngân hàng Nhà nước việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ngành Ngân hàng; 26 Quyết định 14/2006/QĐ-BNV ngày 16 tháng 11 năm 2006 Bộ Nội vụ việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; 27 Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 06 năm 2009 việc Quyết định ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; 28 Quyết định số 163/CVTLT ngày tháng năm 2010 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành chủ yếu hoạt động quan tổ chức; 29 Quyết định số 2899/QĐ-NHNN ban hành ngày 06/12/2013 việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; 30 Quyết định số 608/QD-NHNN việc Ban hành quy định khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Ngân hàng Nhà nước trung ương; 31 Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ; 32 Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng năm 2004 Bộ Tài hướng dẫn chế độ thu nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; 33 Thông tư 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng năm 2006 Bộ xây dựng việc hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, vẽ hoàn công công trình xây dựng; 34 Thông tư số 09/2009/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2009 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; 35 Thông thư 43/2011/TT-NHNN ngày 20 tháng 12 năm 2011 Ngân hàng Nhà nước việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành Ngân hàng (có hiệu lực từ ngày 03/2/2012); 36 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/01/2013) 106 37 Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng số phông lưu trữ phục vụ độc giả phòng đọc (có hiệu lực thi hành từ ngày 11/01/2013) 38 Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị (có hiệu lực thi hành từ ngày 28/01/2013); 39 Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 16 tháng năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng Quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức III TÀI LIỆU NỘI BỘ 40 Báo cáo thường niên BIDV (Từ năm 2004 – 2014) 41 Công văn số 4574/CV-PC ban hành ngày 02/08/2013 việc chấn chỉnh công tác hoàn thiện, lưu trữ hồ sơ công việc xử lý qua email; 42 Công văn số 3810/CV-KT ban hành ngày 12/06/2013 việc Hướng dẫn việc in lưu trữ báo cáo phục vụ công tác hậu kiểm; 43 Công văn số 2875/CV-KT1 ban hành ngày 07/09/2012 việc kiểm tra chứng từ kế toán lưu trữ; 44 Công văn số số 1905/CV-ANBM ban hành ngày 27/11/2012 việc Hướng dẫn thực kiểm soát thiết bị lưu trữ di động Ban Trung tâm thuộc Hội sở 45 Điều lệ hoạt động Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam; 46 Quyết định số 556/QĐ-PC Tổng giám đốc BIDV ban hành ngày 01 tháng năm 2012 việc lưu trữ, bảo quản tiêu hủy hồ sơ, tài liệu; 47 Quyết định số 858/QĐ-HĐQT Hội đồng quản trị BIDV ban hành ngày 29/06/2012 việc ban hành Quy chế tiền lương hệ thống BIDV; 48 http://bidv.com.vn/ 49 https://bidvportal.com/ 107 [...]... SỞ PHÁP LÝ VÀ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TLLT HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG BIDV 1.1 Tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và TLLT của hệ thống BIDV 1.1.1.Tổng quan về hệ thống BIDV 1.1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển BIDV Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) mà tiền thân là Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam là... mẽ của hệ thống Ngân hàng nói chung và của Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam nói riêng Đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới, ngày 14 tháng 11 năm 1990, chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ra Quy t định về việc chuyển Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam thành Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam Từ đây, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trở thành một pháp nhân hạch toán độc lập, được tự chủ về tài. .. thiết của việc xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV Chƣơng 2 Thực trạng công tác quản lý TLLT trong hệ thống BIDV Nội dung chính bao gồm: 2.1 Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong hệ thống BIDV 2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý TLLT trong hệ thống BIDV Chƣơng 3 Xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ. .. đất nước, Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam đã trải qua những thay đổi to lớn, có tính bước ngoặt như việc chuyển Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ trực thuộc Bộ tài chính sang trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và đổi tên thành Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (1981) Theo đó, Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam là ngân hàng chuyên doanh, hoạt động về cấp phát, tín dụng, thanh toán và dịch vụ... sau: Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục, nội dung của Luận văn được chia làm 3 chương, bao gồm: Chƣơng 1 Cơ sở khoa học và pháp lý của việc nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý TLLT hình thành từ hoạt động của hệ thống BIDV Nội dung chính bao gồm: 1.1 Tổng quan về hệ thống và TLLT hình thành từ hoạt động của BIDV 1.2 Vai trò của công tác quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh... đổi tên thành Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam Trong giai đoạn hiện nay, tình hình kinh tế trong nước và trên thế giới đang trong tình trạng khủng hoảng trầm trọng, đứng trước 17 những khó khăn như vậy Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam vẫn đang từng bước xây dựng và củng cố thương hiệu ở trong và ngoài nước Hiện nay, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam thực... khối lƣợng, thành phần và nội dung TLLT hình thành trong hoạt động của hệ thống BIDV Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) là một ngân hàng lớn trong hệ thống ngân hàng thương mại ở Việt Nam, với bề dày lịch sử cũng như hoạt động, BIDV đã xây dựng lên một hệ thống mạng lưới các chi nhánh và các đơn vị thành viên với các hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực trên quy mô toàn... Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14 tháng 11 năm 1990 - Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 27 tháng 04 năm 2012 Đến nay, sau một quá trình dài hơn 57 năm xây dựng và trưởng thành, BIDV đã phát triển và trở thành một trong những ngân hàng lớn nhất ở Việt Nam với mạng lưới hệ thống các đơn vị thành viên bao gồm các chi nhánh, các Văn phòng đại diện và các công... trọng cho việc xây dựng đề án cổ phần hoá d Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam (Từ 27/04/2012 đến nay) Cùng với quá trình cơ cấu lại mô hình tổ chức, công tác quản lý hệ thống cũng đã liên tục được củng cố, tăng cường, phù hợp với mô hình tổ chức và yêu cầu phát triển mới Ngân hàng Đầu tư và Phát triển đã xây dựng và hoàn thiện kế hoạch phát triển thể chế, ban hành cơ bản đầy đủ hệ thống văn bản... vụ, tạo dựng khung pháp lý đồng bộ cho hoạt động ngân hàng theo luật pháp, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế Tính đến 26 tháng 4 năm 2012, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, tiền thân là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, tròn 55 năm xây dựng và phát triển Đây cũng là thời điểm đánh dấu mốc quan trọng đó là thực hiện thành công cổ phần hóa (IPO), Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chính ... TẮT BIDV: Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư Phát triển Việt Nam TMCP: Thương mại cổ phần TLLT: Tài liệu lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Sự đời phát triển hệ thống Ngân hàng Việt Nam bước... lƣợng, thành phần nội dung TLLT hình thành hoạt động hệ thống BIDV Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam (BIDV) ngân hàng lớn hệ thống ngân hàng thương mại Việt Nam, với bề dày lịch sử hoạt động, ... sử hình thành phát triển BIDV Ngân hàng Thương mại cổ phần (TMCP) Đầu tư Phát triển Việt Nam (BIDV) mà tiền thân Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam ngân hàng thành lập sớm Việt Nam (24/06/1957) Từ thành