Lời mở đầu Công văn, giấy tờ phơng tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý nhà nớc, việc làm công văn, giấy tờ quản lý chúng hai công tác đợc hoạt động Toàn công việc quan quản lý hành nhà nớc xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý quan gọi công tác văn th Công tác văn th phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hay nói cách khác, công tác văn th hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, gồm toàn công việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan nhà nớc, tổ chức trị - xã hội, doanh nghiệp, đơn vị vũ trang (gọi chung quan) Cũng điều mà công tác văn th quan, tổ chức ngày đợc quan tâm nhiều Đặc biệt năm gần đây, với yêu cầu cải cách hành Nhà nớc, với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ nhiệm vụ công tác văn th phải đợc quan tâm đổi Trong trình học, nhận thấy môn học nh: Nghiệp vụ công tác văn th Những năm gần lý luận thực tiễn công tác văn th - lu trữ nớc ta có bớc phát triển mới, phong phú đa dạng Đặc biệt quan lại có thực tế yêu cầu riêng biệt Vì mà việc gắn lý thuyết với thực tế vấn đề thật không đơn giản, công tác quan hành Nhà nớc, công tác lại có phải kiêm nhiệm thêm việc khác có đặc thù riêng, thời gian hạn chế, nên ngời phải cố gắng nhiều để đáp ứng đợc với thực tế nhu câù công việc Mục đích lý làm chuyên đề lựa chọn chuyên đề: Sau thời gian tập trung học tập, đợc trang bị kiến thức công tác văn th nh: - Những vấn đề chung công tác văn th - Trách nhiệm thực công tác văn th quan - Tổ chức quản lý văn th - Tổ chức quản lý giải văn đến - Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu - tổ chức lao động khoa học trang thiết bị công tác văn th Công tác văn th phận tách rời hoạt động lãnh đạo quản lý, hoạt động mang tính văn hoá tính kinh tế sâu sắc, phản ánh trình độ văn minh trình độ phát triển quốc gia, hoạt động gắn liền với an ninh quốc gia Trong tài liệu văn th tài liệu lu trữ chứa đựng không bí mật Đảng Nhà nớc cha đợc phép tiết lộ Nếu công tác văn th công tác lu trữ không đợc quan tâm tổ chức cho tốt, việc để lộ bị cắp tài liệu bí mật khó tránh khỏi Tuy hiểu đợc nguyên tắc tầm quan trọng công tác văn th công tác lu trữ nh vậy, nhng thời gian thực công việc có hạn thân chúng toi quan chức làm công tác văn th - lu trữ phải đảm nhiệm nhiều công việc không tên khác không l àm công việc chuyên môn tuý, nên công tác chuyên môn gặp nhiều thiếu sót điều tránh khỏi ý nghĩa chuyên đề: Thực chuyên đề tìm hiểu công tác văn th quan, đơn vị để giúp cho học viên chúng em củng cố kiến thức lý thuyết học vào thực tế công tác văn th quan, đơn vị Qua rút đợc nhận xét vấn đề cụ thể công tác công tác văn th nh: Việc ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, tổ chức công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lu trữ Những vấn đề chủ yếu: Nội dung báo cáo chuyên đề bao gồm phần sau: I Đặt vấn đề: - Mục đích lý làm chuyên đề lựa chọn chuyên đề - ý nghĩa chuyên đề - Những vấn đề chủ yếu II Nội dung: - Phần lý luận - Vận dụng lý luận vào thực tế III Kết luận: - Tóm tắt phần có nội dung - ý kiến đề xuất, kiến nghị Là học viên đợc quan cử đào tạo Học viện Hành qua thời gian học tập trờng, đợc nhà trờng thầy, cô giáo môn giảng dạy, giúp đỡ trang bị cho kiến thức kinh nghiệm, biết kết hợp lý thuyết với công việc thực tế quan công tác sau hoàn tất báo cáo chuyên đề việc làm cần thiết bổ ích Chỉ có qua thấy hết đợc kiến thức lực thực tế Quá trình thực hoàn chỉnh báo cáo chuyên đề này, kiến thức kinh nghiệm cha nhiều nên tránh khỏi thiếu sót Rất mong đợc thầy, cô giáo thông cảm dẫn cho để kịp thời bổ sung kiến thức, rút kinh nghiệm, hoàn thiện ngày tốt công tác chuyên môn Xin cám ơn công lao dạy dỗ thầy cô, cám ơn quan tâm, giúp đỡ đồng chí cán lãnh đạo quan, bạn bè đồng nghiệp tạo điều kiện cho hoàn thành báo cáo chuyên đề Tôi hứa cố gắng học tập để đạt kết cao nhất, hoàn thành tốt công tác chuyên môn đợc giao phó, với mong muốn đợc đền đáp lại quan tâm cấp lãnh đạo công ơn dạy bảo thầy, cô giáo tin tởng bạn bè, đồng nghiệp Chơng I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên văn phòng hành uỷ ban xã Tú Xuyên I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên Chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên tổ chức nghiệp quản lý Nhà nớc có chức quản lý Nhà nớc Hội đồng nhân dân giao cho vừa Uỷ ban nhân dân cấp giao chịu lãnh đạo thống phủ Là quan hành Nhà nớc hoạt động thờng xuyên địa phơng thuộc hệ thống hành thống thông suốt nớc Nhng thực việc đạo, điều hành ngày công việc hành Nhà nớc địa phơng quan Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành nghị Hội đồng nhân dân báo cáo công việc trớc Hội đồng nhân dân cung cấp Uỷ ban nhân dân cấp Là quan hành Nhà nớc địa phơng song uỷ ban nhân dân không chịu trách nhiệm chấp hành nghị Hội đồng nhân dân mà nghị quan quyền cấp thi hành pháp luật thống Nhà nớc Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên có trụ sở Huyện Văn Quan - Lạng Sơn, có t cách pháp nhân có dấu tài khoản riêng Nhiệm vụ quyền hạn * Uỷ ban nhân dân, thực quản lý Nhà nớc địa phơng lĩnh vực sau: * Tuyên truyền giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nớc cấp nghị Hội đồng nhân dân cung cấp quan Nhà nớc nh tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công đoàn địa phơng * Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lợng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phơng việc c trú lại ngời nớc địa phơng * Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nớc công dân, chống tham nhũng buôn lâu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác * Quản lý tổ chức, biên chế tiền lơng, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội * Tổ chức đạo, thi hành án địa phơng * Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách địa phơng (thuế) phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phơng * Uỷ ban nhân dân xã, Tú Xuyên có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành địa phơng Cơ cấu tổ chức uỷ ban nhân dâ xã Tú Xuyên * Giới thiệu cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên có chủ tịch phó chủ tịch Hội đồng nhân dân cung cấp bầu Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên chủ tịch uỷ ban nhân dân quy định Hiện uỷ ban có 25 cán biên chế quan, lại hợp đồng, hầu hết cán có trình độ Đại học chuyên ngành, nhiều cán đợc đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp Theo thống kê trình độ chuyên môn - nghiệp vụ uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên nh sau: * Trên đại học : 01 ngời * Đại học hành : 05 ngời * Đại học ngành khác : 10 ngời * Cao đẳng : 01 ngời * Trung cấp : 05 ngời Qua sơ đồ ta thấy rõ đợc mối quan hệ chăt chẽ ban chủ tịch, Uỷ ban với ban trực thuộc Uỷ ban nhân dân, ban có chức tham mu, giúp việc co ban chủ tịch Uỷ ban nhân dân mặt C Chức ban * Cán văn phòng: ban tham mu giúp việc cho lãnh đạo uỷ ban nhân dân xã xây dựng, ban thông tin tổng hợp hoạt động uỷ ban , triển khai thực ngân sách, kế hoạch đầu t trực tiếp triển khai công tác hành Uỷ ban Vừa phụ trách công tác tổ chức cán bộ, văn th lu trữ, công tác bảo vệ quản lý sở vật chất, phục vụ hoạt động Uỷ ban * Ban địa - xây dựng: ban có chức quản lý quyền sử dụng đất đai, chuyển nhợng chấp, tặng quyền sở hữu đất cấp giấy phép xây dựng giải phóng mặt * Ban t pháp: ban có chức kiểm tra, xử lý công văn uỷ ban * Cán kế toán - tài chính: ban tham mu giúp việc cho lãnh đạo, Uỷ ban tổ chức thực công tác kế toán, thống kê tài Uỷ ban theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nớc quy định kế toán tài Uỷ ban nhân dân * Ban huy quân sự: ban có chức nhận công văn, báo cáo Đảng uỷ, Huyện uỷ công tác quân * Ban công an: ban có chức đảm bảo trật tự an ninh thôn xóm, phờng, thị xã * Cán thuế thơng nghiệp: ban có chức ban hành luật thuế áp dụng hộ kinh doanh nhỏ địa bàn xã * Ban văn hoá thông tin: ban có chức làm công tác tuyên truyền chủ trơng, sách văn hoá Và góp phần xây dựng nếp sống văn minh - văn hoá cho ngời dân Trong thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên, đợc nhận thực tập phòng hành - văn th Sau vài nét giới thiệu văn phòng hành - văn th II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng hành Chức Văn phòng hành ban có chức tham mu giúp việc cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên xây dựng, triển khai thực kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu t trực tiếp triển khai công tác hành chinh quản trị Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn th- lu trữ Uỷ ban nhân dân xã Nhiệm vụ quyền hạn * Lập tổ chức kế hoạch hàng năm Uỷ ban nhân dân lập kế hoạch sáu tháng đầu năm Định kỳ báo cáo công tác thực kế hoạch theo quy định * Thờng xuyên theo dõi, đôn đốc đơn vị thực chơng trình theo kế hoạch phải giải kịp thời công việc đột xuất tháo gỡ khó khăn, trở ngại trình thực kế hoạch * Thu thập xử lý thông tin kịp thời xác * Chuẩn bị văn tổng hợp để báo cáo lên cấp * Tổ chức công tác văn th, quản lý văn quan văn bên quan gửi đến * Tổ chức công tác lu trữ hồ sơ Uỷ ban nhân dân để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng thuận tiện * Quản lý toàn tài sản, vật t, thiết bị, công cụ lao động uỷ ban * Thực công tác văn th - lu trữ, theo quy định, quản lý cấp giấy giới thiệu * Làm thủ tục nh: Đăng ký, quản lý dấu chuyển giao văn đi, đến, tiếp nhận văn Cơ cấu tổ chức văn phòng hành * Trởng ban chịu trách nhiệm Uỷ ban nhân dân xã tổ chức điều hành công việc phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động Uỷ ban nhân dân, phân công đạo công việc chung * Cán bộ: Thực công việc theo phân công trởng ban Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ tuần kế hoạch tuần tới, làm công việc phát sinh theo phân công trởng ban, quản lý trang thiết bị đợc giao có hiệu Thực công tác văn th, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lu trữ công văn, tài liệu đến Sơ đồ tổ chức văn phòng hành Trởng ban Nông Văn Sơ Cán La Văn Thăng Cán Nông Văn Lực Cán Long Văn Thơ Thái độ tinh thần làm việc cán quan Qua đợt thực tập này, điều để lại cho ấn tợng sâu sắc tình cảm , tinh thần làm việc hăng say, tất cán bộ, nhân viên Uỷ ban Tuy quan hành Nhà nớc nhng không giống quan hành Nhà nớc khác cán uỷ ban có tác phong làm việc đại khoa học Trong công việc, cán nhân viên ý thức đợc nghĩa vụ, trách nhiệm mình, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy quan, tác phong nhanh nhẹn nổ sáng tạo công việc Tuy làm việc hành chính, nhng giấc Uỷ ban đợc chấp hành nghiêm chỉnh Thái độ làm việc cán quan tốt, công việc ngày họ không để đến ngày mai, mà cố gắng hoàn tất, dù phải muộn bình thờng Nhiều hết làm từ lâu nhng họ lại để hoàn thành nốt công việc đề ngày Điều cho ta thấy đợc thái độ nh tinh thần công việc cán Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với chức nhiệm vụ riêng đợc bố trí xa Nhng không mà thái độ cán phòng ban nh phòng ban với có khác biệt hay khoảng cách Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên nh nhà lớn mà có yêu thơng đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn cán quan Tóm lại, để đạt đợc điều phần nhờ vào quan tâm hợp lý Ban chử tịch đội ngũ cán quan Sự đầu t thích đáng vào nguồn nhân lực quan để ngày nâng cao chất lợng đội ngũ cán nhân viên, cố gắng mở rộng quan hệ hợp tác, đổi phơng thức, lề lối, nh tác phong làm việc nhằm đáp ứng theo kịp với phát triển xã hội Chơng II Quá tình khảo sát, thực công tác văn th lu trữ quản trị văn phòng uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên I Công tác văn th Quản lý, đạo công tác văn th Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên Hiện nay, văn quản lý, đạo xã cha có định ban hành Nh biết văn quản lý đạo quan trọng mà quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn bàn th - lu trữ Nh vậy,văn quản lý, đạo công tác văn th lu trữ có vai trò quan trọng quan Vì mà quan cha ban hành cần phải có văn ban hành kịp thời việc quản lý đạo đợc thuận lợi công tác văn th - lu trữ Nếu có văn bản, quản lý đạo cán quan nắm rõ đợc nội dung yêu cầu quan thực theo nguyên tắc đề Công tác văn th có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học kỹ thuật cao Những cán làm công tác văn th nói chung cán chuyên trách công tác văn th tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải đợc bồi dỡng, huấn luyện cán mức độ khác Để đáp ứng yêu cầu thờng xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn th chuyên trách cán khác làm công việc có liên quan đến công tác văn th, hàng năm có nhiều lớp bồi dỡng nghiệp vụ ngắn hạn Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan tổ chức theo đạo chung Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đối tợng làm nghiệp vụ văn th khác Ngoài lớp ngắn hạn nói trên, cán xã bố trí chơng trình văn th nội dung làm việc Việc trang bị sở vật chất cho công tác văn th quan việc làm cần thiết Về sở hạ tầng từ thành lập Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên gặp nhiều thiếu thốn nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán công nhân viên thiếu thốn, với quan tâm Đảng Nhà nớc với nỗ lực phân đấu công tác văn th, đến Uỷ ban đợc trang bị thiết bị làm việc tơng đối đầy đủ Trong phòng ban có lắp đặt máy vi tính Pentium IV đợc nối mạng, quạt thông gió, máy điện thoại đợc nối mạng rộng Văn phòng hành văn th đợc trang bị cho phòng từ đến máy vi tính máy in Trang bị, hai máy photocopy cho văn th, phòng có điện thoại , máy tính đợc nối mang với đợc kết nối mạng Internet có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc đợc xử lý nhanh chóng thuận tiện Những trang thiết bị khác nh nhà cửa trụ sở đợc bố trí rộng rãi đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên tơng đối tốt, dụng cụ văn phòng phẩm đợc cung cấp kịp thời đủ nhu cầu Công tác kiểm tra công tác văn th Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên nh sau: Uỷ ban xã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng lần) Mỗi lần kiểm tra để làm sáng tỏ kết đạt đợc trình thực nhiệm vụ quan Qua kiểm tra để đánh giá đờng lối đa công tác văn th có hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế Khi kiểm tra xây dựng đợc hớng dẫn, đạo cách sát thực với hoạt động quan Mỗi lần kiểm tra cấp kiểm tra chất lợng xử lý thông tin quan nh nào? Kiểm tra toàn tổng hợp thông tin có hay không Kiểm tra văn có thể thức hay không kiểm tra độ xác thông tin Nh vậy, công tác kiểm tra công tác văn th nhằm xem xét cán văn th làm việc có hiệu hay không Nếu không phải chỉnh sửa lại công tác văn th ngày phát triển lên Tổ chức biên chế văn th chuyên trách Uỷ ban tổ chức biên chế cho vă th chuyên trách năm lần Tổ chức biên chế cho văn th ngời làm việc quan từ năm trở lên, có lý lịch tốt, chấp hành quy chế mà quan đề Hình thức, tổ chức văn th quan theo chế tập trung Có nghĩa toàn thao tác nghiệp vụ công tác văn th đợc thực nơi, vị trí quan hay làm việc nơi chung quan Đó văn phòng hành Công tác soạn thảo văn Soạn thảo văn công việc thờng làm quan, tổ chức Nh biết việc soạn thảo văn phải theo quy định chung công việc đòi hỏi phải có độ xác cao văn 10 III Công tác lu trữ Sự đạo công tác lu trữ Hiện Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên cha có đạo công tác lu trữ Mà đạo công tác lu trữ quan trọng cần thiết Chính mà cần phải có đạo công tác lu trữ Nếu có đạo chất lợng làm việc mang lại hiệu cao Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Công tác uỷ ban không có, mà cần phải có công tác chỉnh lý khoa học tài liệu để đem lại hiệu công việc cao thuận tiện việc tra cứu tài liệu 25 Chơng III Thu hoạch thân I Những thu hoạch thân qua đợt thực tập Qua tháng rỡi thực tập uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên thời gian thật bổ ích Có thể nói bớc khởi đầu quan trọng giúp trởng thành hơn, tự tin công việc sau Đợc thực tập niềm vui lớn dịp tốt để đợc làm việc cô, anh, chị ngời có chuyên môn trình độ, có nhiều kinh nghiệm với tinh thần trách nhiệm cao công việc Tôi học hỏi đợc nhiều kinh nghiệm quý giá từ Nông Văn Sơ ngời trực tiếp hớng dẫn bảo Đó cách soạn thảo nhanh trình bày văn cho đẹp thể thức, cách tạo lập bố trí bảng liệu hay chỉnh liệu, thật cân đối trớc in cách đóng dấu cho cân, hợp lý nhanh Bằng cố gắng, nỗ lc thân, tận dụng cách triệt để kiến thức học trờng vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc nh kiến thức Hơn tạo lập kỹ nghiệp vụ công việc nh giao tiếp để vững bớc vào công việc sau Nói tóm lại, trình thực tập vừa qua Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên thành công tốt đẹp cảm thấy thật may mắn đợc nhận vào II Nhận xét, kiến nghị Nhận xét a Ưu điểm Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên nhanh chóng nắm bắt đợc xu hớng phát triển kinh tế thị trờng để đa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn - Một số công việc thủ công đợc loại bỏ - Công tác soạn thảo văn có cải tiến rõ rệt nội dung hình thức, Do tiết kiệm đợc thời gian sức lao động - Việc tính toán trở nên xác, đơn giản nhanh chóng, hiệu - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lu trữ văn đợc thực cách chặt chẽ an toàn tuyệt đối - Việc quản lý điều hành công tác văn phòng thuận lợi có hiệu 26 b Hạn chế Bên cạnh kết đạt đợc uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên số hạn chế công tác văn th, lu trữ: - Trình độ nhân viên cha đồng gây ảnh hởng đến tính thống việc giải công việc - Xử lý thông tin xử dụng tin cha thật khoa học hợp lý - Cha ứng dụng đợc phần mềm tối u công tác quản lý - Trang thiết bị văn phòng cha thật đồng - Văn đạo công tác văn văn th cha ban hành - Văn đạo công tác lu trữ cha có - Công tác chỉnh lý tài liệu khoa học cha có, tồn hạn chế nguồn kinh phí, bổ sung cha kịp thời, lãnh đạo cha quan sát quản lý, cha u tiên giải vấn đề nảy sinh công tác văn th, lu trữ hay gọi văn phòng Kiến nghị Dựa nhận xét trên, sau xin đa giải pháp hoàn thiện công tác văn th, lu trữ: a Đầu t mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin Để giúp cho công tác văn th, lu trữ uỷ ban bớc đại hoá, biện pháp quan trọng đa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hoá công tác, văn th, lu trữ tạo mức thay đổi không mức độ kỹ thuật mà thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với công tác văn th, lu trữ Với khả nguồn lực kinh tế nh uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng cách đồng nh: trang bị thêm máy vi tính, máy điều hoà, bình nớc điện để hỗ trợ thêm cho công việc Thay số máy in tốc độ chậm, mua thêm máy photocopy đại cao tốc độ cao b Đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ cán văn th - lữu trữ Văn th lữu trữ với vai trò máy điều hành tổng hợp - khâu then chốt tạo động đơn vị Do đó, văn phòng thiết phải đợc đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống Đổi cấu máy quản lý phải đảm bảo nguyên tắc: 27 + Tính u: khâu, cấp quản lý phải đợc tổ chức mối quan hệ hợp lý để đảm bảo cấp quản lý mang tính động sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác + Tính linh hoạt, cấu tổ chức máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với tình hệ thống: + Tính kinh tế: gọn nhẹ sử dụng kinh phí mang lại hiệu cao Muốn xây dựng máy quản lý uỷ ban gọn nhẹ, có hiệu thời gian trớc mắt cần phải bớc giới hoá tác nghiệp sau: + Tác nghiệp văn th: sử dụng máy móc phong bì thay thay tay dán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa + Tác nghiệp in: sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy chụp điện Mặt khác trình độ cán phải đợc tiếp tục nâng cao Đào tạo đội ngũ cán bộ, cách đồng cập nhật kiến thức mới, cắt giảm cán có lực trình độ không đáp ứng đợc yêu cầu c Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Trong biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hởng lớn đến hiệu công việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ Nhân tố môi trờng ảnh hởng tới hiệu công việc, cán làm việc văn phòng chiếm thời gian tiếng liên tục Do phải đảm bảo trật tự theo nguyên tác tôn trọng lẫn nhau, công việc văn phòng phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý có phơng pháp sử dụng lao động tốt Tạo môi trờng để cán có đủ khoan khoái, hứng thú công việc tăng suất lao động Uỷ ban cần bố trí phòng cách hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát, xếp văn phòng cho việc trao đổi cán với thuận tiện d Chính sách tiền lơng, tiền thởng hợp lý Con ngời làm việc để mong đảm bảo đợc sống ngày Vì để cán phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm đợc trả công thích đáng Do uỷ ban phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công bằng, cán đảm nhiệm công việc nhiều hàm lợng chất xám cao đợc hởng tiền lơng, tiền thởng cao ngợc lại Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán hoàn thành nhiệm vụ mức khác có nh khuyến khích đợc 28 cán tích cực công việc Đối với cán có sáng kiến đem lại hiệu cao nên đợc thởng kịp thời để động viên mức thởng 200.000đ 29 Kết luận Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên tổ chức nghiệp Nhà nớc, đợc thực tập niềm vui lớn cảm thấy công việc hoàn toàn phù hợp với Hơn đợc tạo điều kiện nhiều công việc để bộc lộ khả nh học hỏi nhiều điều cha biết Những điều làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên cha đủ nhng giúp tìm hiểu nắm bắt đợc nhiều điều quan trọng Song có thiếu sót, khuyết điểm không tránh khỏi Nhng thấy mục tiêu mà đặt hoàn thành tốt Tóm lại, báo cáo trình đúc kết tháng thực tập vừa qua Đó điều viết dựa lý thuyết học tập tr ờng công việc thực tập Uỷ ban Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, mong đợc góp ý thầy, cô bạn Qua nhận thấy đợt thực tập tốt nghiệp lần thực bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập khảo sát đợc công việc nh học hỏi thêm đợc tinh thần, trách nhiệm công việc Hơn dịp sinh viên trau kiến thức Vững vàng bớc vào công việc sau Một lần xin đợc chân thành cảm ơn Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên tạo điều kiện cho đợc thực tập Uỷ ban Đặc biệt xin cảm ơn Nông Văn Sơ - Trởng ban văn phòng giúp hoàn thành tốt đợt thực tập vừa qua Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trờng Đào tạo, Bồi dỡng cán bộ, công chức - Học viện Hành Quốc gia giúp có điều kiện đợc tiếp xúc với công việc thực tế Sinh viên Chu Văn Đức 30 Sơ đồ tổ chức văn phòng Trởng ban Nông Văn Sơ Cán La Văn Thăng Cán Nông Văn Lực Mẫu sổ đăng ký văn đi, đến a Mẫu sổ cách đăng ký văn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc (Tên quan) Sổ đăng ký văn Năm: Từ ngày .đến ngày Từ số: đến số Quyển sổ 31 Cán Long Văn Thơ Phần đăng ký văn gồm cột Sổ ký hiệu Ngày tháng Tên loại Ngời thích yếu nội ký dung Nơi nhận Đơn vị Số lợng ngời nhận lu Ghi b Mẫu sổ cách đăng ký văn đến Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc (Tên quan) Sổ đăng ký văn đến Năm: Từ ngày đến ngày Từ số: đến số Quyển sổ Phần đăng ký văn gồm 10 cột Sổ đến Ngày đến Nơi gửi Sổ ký văn hiệu Ngày tháng văn 32 Tên loại trích yếu ND Lu hồ sơ Nơi nhận ngời nhận Ký Ghi 10 Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ TB Uỷ ban nhân dân huyện Văn Quan Cặp hồ sơ Hồ sơ số 07 08 09 Tiêu đề Hồ sơ Công văn trao đổi V/V phê duyệt hợp đồng dự án đầu t trang thiết bị nghiệm, thực hành uỷ ban nhân dân xã Cổ Dơng năm 1997 Tập công văn uỷ ban xã kết đấu thầu mua sắm thiết bị năm 1997-1998 Dự án đầu t xây dựng phát triển phần mềm cho uỷ ban năm 2001 33 Năm 1997 1997 1998 2001 Ghi Bản danh mục hồ sơ Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên Số ký hiệu Hồ sơ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Danh mục hồ sơ Năm: 2005 Tiêu đề Hồ sơ Thời hạn bảo Cơ quan đơn quản vị lập Hồ sơ Ghi Văn sinh viên thực tập soạn thảo Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Giấy mời Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên - Văn Quan - Lạng Sơn Trân trọng kính mời ông: Nguyễn Tuấn Du Chức vụ : Trởng ban huy quân Đúng : 30 phút ngày 12 tháng năm 2009 Đến dự : Triển khai kế hoạch hộ nghèo giai đoạn 2008-2009 Địa điểm : Tại Hội trờng uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên Kính mong đại biểu đến TM UBND Xã Tú Xuyên Chủ tịch Nông Văn Sơ 34 Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên số /CV-VP V/V Báo cáo tình hình Đại hội HTX Tú Xuyên Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tú Xuyên, ngày tháng .năm 2006 Kính gửi: - UBND Huyện Văn Quan - Phòng kế hoạch - kinh tế PTNT Huyện Văn Quan Thực hớng dẫn số 193/HĐ ngày 14/12/2009 phòng kế hoạch kinh tế phát triển nông thôn Huyện Văn Quan việc khoá sổ kế toán tổ chức Đại hội thờng kỳ hợp tác xã Ngay sau có hớng dẫn phòng kế hoạch kinh tế, Hợp tác xã Tú Xuyên báo cáo Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân xã công tác kiểm tra tài sản, vốn quý triển khai công tác Đại hội thờng kỳ Hợp tác xã năm 2009 Tại hội nghị đội sản xuất BQT-HTX thông qua dự thảo báo cáo tổng kết bổ sung phơng án sản xuất kinh doanh Hợp tác xã ngày 29/3/2010 Hợp tác xã Tú Xuyên tổ chức Đại hội thờng kỳ Hợp tác xã năm 2004 Tại đại hội đại biểu xã viên biểu thông qua báo cáo BQT - BKS hợp tác xã bổ sung phơng án sản xuất kinh doanh hợp tác xã Sau Hợp tác xã tổ chức đại hội xong Đảng uỷ - Uỷ ban nhân dân xã nhận thấy công tác chuẩn bị Đại hội hợp tác xã Tú Xuyên cha bám sát thực theo quy định 177/CP tỷ lệ triệu tập đại biểu, xã viên dự đại hội mà dựa theo hớng dẫn phòng kế hoạch kinh tế phát triển nông thôn Huyện Với tình hình thực tế hợp tác xã địa bàn xã Tú Xuyên lúng túng gặp khó khăn việc phát triển nghành nghề kinh doanh, lúc diện tích đất nông nghiệp xã ngày bị thu hẹp Để đảm bảo việc trì hoạt động phát triển kinh doanh - dịch vụ Hợp tác xã, Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên kính đề nghị Uỷ ban nhân dân Huyện, phòng kế hoạch - kinh tế phát triển nông thôn Huyện quan tâm tạo điều kiện phê chuẩn sửa đổi điều lệ bổ sung đăng ký kinh doanh Hợp tác xã Tú Xuyên, kính mong Uỷ ban nhân dân Huyện xem xét giúp đỡ Chúng xin chân thành cảm ơn! 35 TM UBND Xã Tú Xuyên Chủ tịch (dấu) Nơi nhận - UBND Huyện - Phòng KH-HT - Đảng uỷ, HĐND - Lu văn phòng Nông Văn Sơ 36 Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên số /VP-UB V/V: Mua công trái xây dựng tổ quốc công trái giáo dục năm 2009 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tú Xuyên, ngày tháng 9.năm 2009 Kính gửi: - Công ty xây dựng số I - Tổng công ty ĐT PTH Thực kế hoạch số 300/KH - UB UBND Huyện Văn Quan việc tổ chức triển khai vận động mua công trái xây dựng tổ quốc - công trái giáo dục năm 2008 địa bàn Huyện Văn Quan - Căn định số 884/QĐ- UB việc giao tiêu vận động Huyện Văn Quan cho xã Tú Xuyên 100.000.000 đồng (ba trăm triệu đồng) Xét tình hình vận động địa bàn xã Tú Xuyên, UBND xã Tú Xuyên, đề nghị quan, đơn vị, doanh nghiệp, dự án, địa bàn xã tham gia mua công trái giáo dục nhằm đảm bảo đạt tiêu Huyện giao cho xã Tú Xuyên * Địa điểm : Hội trờng UBND xã Tú Xuyên * Thời gian (01 ngày) : 8h đến 16h ngày 25 tháng 05 năm 2009 Nhận đợc công văn đề nghị đồng chí lãnh đạo quan, đơn vị xem xét tình hình thực tế, ủng hộ mua công trái với số lợng cao nhằm giúp cho nghiệp giáo dục nớc ta ngày phát triển TM UBND xã Tú Xuyên Nơi nhận Chủ tịch - Nh - Lu văn phòng Nông Văn Sơ Mục lục Lời nói đầu .1 Chơng I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên văn phòng hành uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên 37 Chức Nhiệm vụ quyền hạn 3 Cơ cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng hành Chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức văn phòng hành Thái độ tinh thần làm việc cán quan Chơng II: Quá trình khảo sát, thực công tác văn th lu trữ quản trị văn phòng uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên .10 I Công tác văn th 10 Quản lý, đạo công tác văn th uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên 10 Công tác soạn thảo văn 12 Quản lý văn .18 Quản lý dấu 21 Lập Hồ sơ hành .21 Trực điện thoại .25 II Quản trị văn phòng 25 Mô hình văn phòng .25 Tổ chức lao động khoa học văn phòng 26 III Công tác lu trữ .29 Sự đạo công tác lu trữ 29 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 29 Chơng III: Thu hoạch thân .30 I Những thu hoạch thân qua đợt thực tập 30 II Nhận xét, kiến nghị 30 Nhận xét 30 Kiến nghị .31 Kết luận 34 38 Mục lục Lời nói đầu .1 Chơng I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên văn phòng hành uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên Chức Nhiệm vụ quyền hạn 3 Cơ cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng hành Chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức văn phòng hành Thái độ tinh thần làm việc cán quan Chơng II: Quá trình khảo sát, thực công tác văn th lu trữ quản trị văn phòng uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên .10 I Công tác văn th 10 Quản lý, đạo công tác văn th uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên 10 Công tác soạn thảo văn 12 Quản lý văn .18 Quản lý dấu 21 Lập Hồ sơ hành .21 Trực điện thoại .25 II Quản trị văn phòng 25 Mô hình văn phòng .25 Tổ chức lao động khoa học văn phòng 26 III Công tác lu trữ .29 Sự đạo công tác lu trữ 29 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu 29 Chơng III: Thu hoạch thân .30 I Những thu hoạch thân qua đợt thực tập 30 II Nhận xét, kiến nghị 30 Nhận xét 30 Kiến nghị .31 Kết luận 34 39 [...]... phúc Giấy mời Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên - Văn Quan - Lạng Sơn Trân trọng kính mời ông: Nguyễn Tuấn Du Chức vụ : Trởng ban chỉ huy quân sự Đúng : 8 giờ 30 phút ngày 12 tháng 5 năm 2009 Đến dự : Triển khai kế hoạch hộ nghèo giai đoạn 2008-2009 Địa điểm : Tại Hội trờng uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên Kính mong đại biểu đến đúng giờ TM UBND Xã Tú Xuyên Chủ tịch Nông Văn Sơ 34 Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên số /CV-VP... cho các uỷ ban năm 2001 33 Năm 1997 1997 1998 2001 Ghi chú 6 Bản danh mục hồ sơ Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên Số ký hiệu Hồ sơ 1 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Danh mục hồ sơ Năm: 2005 Tiêu đề Hồ sơ Thời hạn bảo Cơ quan đơn quản vị lập Hồ sơ 2 3 4 Ghi chú 5 7 Văn bản do sinh viên thực tập soạn thảo Uỷ ban nhân dân Xã Tú Xuyên Cộng hoà xã hội... kinh tế và phát triển nông thôn Huyện Với tình hình thực tế của các hợp tác xã trên địa bàn xã Tú Xuyên hiện nay đang lúng túng và gặp khó khăn trong việc phát triển nghành nghề kinh doanh, trong lúc diện tích đất nông nghiệp của xã ngày bị thu hẹp Để đảm bảo việc duy trì hoạt động và phát triển kinh doanh - dịch vụ của Hợp tác xã, Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên kính đề nghị Uỷ ban nhân dân Huyện, phòng. .. nào từ bên ngoài bớc vào phòng đột ngột thì sẽ gây nên một cảm giác khó chịu do không quen nhiệt độ ở trong phòng Văn phòng đợc đặt gần cửa ra vào do văn phòng văn th là đầu mối thông tin của cơ quan Vì vậy, phòng văn th cần đợc bố trí ở một nơi làm việc thuận tiện cho việc trao đổi công tác 2 Tổ chức lao đọng khoa học văn phòng Văn phòng của cơ quan có ban cán bộ, phụ trách văn phòng là cán bộ Nguyễn... Quản trị văn phòng 1 Mô hình văn phòng Mô hình văn phòng của cơ quan đợc bố trí theo kiểu văn phòng hiện đại Ưu nhợc điểm của văn phòng hiện đại nh sau: Ưu điểm: Văn phòng hiện địa thì sẽ tạo điều kiện cho môi trờng làm việc tốt, giúp cho cán bộ làm việc có hiệu quả hơn Một văn phòng hiện đại sẽ thoát mát và đẹp đẽ hơn Văn phòng hiện đại đợc bố trí và làm việc có khoa học hơn Nhợc điểm: văn phòng hiện... sơ: Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên Ký hiệu thông tin: số: .VT Hồ sơ VD: Tập quyết định của uỷ ban nhân dân xã thành phố Lạng Sơn năm 2004 Từ ngày đến ngày Gồm có Phông số: Mục hạn số: Thời hạn bảo quản Hồ sơ: Biên mục bên trong bìa hồ sơ 20 Mục lục văn bản Số TT Số ký hiệu Ngày tháng Tác giả Trích yếu nội Tờ số văn bản văn bản văn. .. hoạch kinh tế, Hợp tác xã Tú Xuyên báo cáo Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân xã về công tác kiểm tra tài sản, vốn quý và triển khai công tác Đại hội thờng kỳ Hợp tác xã năm 2009 Tại các hội nghị đội sản xuất BQT-HTX đã thông qua dự thảo báo cáo tổng kết bổ sung phơng án sản xuất kinh doanh của Hợp tác xã ngày 29/3/2010 Hợp tác xã Tú Xuyên đã tổ chức Đại hội thờng kỳ Hợp tác xã năm 2004 Tại đại... các đại biểu xã viên đã biểu quyết thông qua các báo cáo của BQT - BKS hợp tác xã và bổ sung phơng án sản xuất kinh doanh của hợp tác xã Sau khi Hợp tác xã tổ chức đại hội xong Đảng uỷ - Uỷ ban nhân dân xã nhận thấy trong công tác chuẩn bị Đại hội hợp tác xã Tú Xuyên cha bám sát và thực hiện theo quy định 177/CP về tỷ lệ triệu tập đại biểu, xã viên về dự đại hội mà chỉ dựa theo hớng dẫn của phòng kế hoạch... tự của các văn bản đến cơ quan trong một năm Số đến đợc nghi nhận liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31-12 cuối năm Ngày đến là ngày cơ quan nhận đợc văn bản và đăng ký: Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấy trắng, phía trên, góc trái, phần lề văn bản dới số và ký hiệu - Cơ quan thờng nhận văn bản đến từ lúc Uỷ ban nhân dân Huyện Văn Quan, Uỷ ban nhân. .. thực tập vừa qua của tôi tại Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên đã thành công tốt đẹp và tôi cảm thấy mình thật may mắn khi đợc nhận vào đây II Nhận xét, kiến nghị 1 Nhận xét a Ưu điểm Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên đã nhanh chóng nắm bắt đợc xu hớng phát triển của nền kinh tế thị trờng để đa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác văn bản - Một số ... I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên văn phòng hành uỷ ban xã Tú Xuyên I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên Chức uỷ ban. .. I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên văn phòng hành uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức uỷ ban nhân dân xã Tú. .. địa phơng * Uỷ ban nhân dân xã, Tú Xuyên có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành địa phơng Cơ cấu tổ chức uỷ ban nhân dâ xã Tú Xuyên * Giới thiệu cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên có chủ