LỜI CẢM ƠN Thực tập cuối khóa giai đoạn cần thiết quan trọng chương trình đào tạo Đại học hành chính, giúp sinh viên nâng cao kiến thức thực tế giải số vấn đề thắc mắc nhà trường đồng thời giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động máy nhà nước thể chế hành nhà nước, nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức nhà nước Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, Ban đào tạo Học viện hành Quốc Gia, thầy cô giáo khoa Nhà nước Pháp luật, cán công chức UBND Phường Yên Phụ tạo điều kiện giúp đỡ trình thực tập Và đặc biệt, xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lương Thanh Cường – khoa Nhà nước Pháp luật – Học viện hành Quốc gia, Đồng chí Vũ Thị Minh: Trưởng ban tài – Văn phòng UBND Phường Yên Phụ tận tình giúp hoàn thành tốt báo cáo Hà Nội, ngày tháng năm 2007 sinh viên Nguyễn Phương Đường MỞ ĐẦU Công tác Văn thư toàn trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích công tác văn thư đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện soạn thảo, quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn thư phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan Trong giai đoạn nay, phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật yêu cầu cải cách hành Quốc gia đòi hỏi việc cung cấp thông tin phương tiện cần thiết cho hoạt động quản lý vô cung quan trọng để đảm bảo hiệu quản lý Vì chọn đề tài: Một số vấn đề công tác văn thư UBND Phường Yên Phụ để viết báo cáo thực tập Báo cáo chia làm phần: Phần 1: Khái quát UBND Phường Yên Phụ Phần 2: Khái quát văn phòng UBND Phường Yên Phụ Phần 3: Những kiến thức thu nhận công tác văn thư văn phòng UBND Phường Yên Phụ MỤC LỤC Nội dung Phần I: Khái quát UBND Phường Yên Phụ I: Đặc điểm tình hình tự nhiên kinh tế, xã hội Phường Yên Phụ: 1: Đặc điểm vị trí địa lý: 2: Đặc điểm kinh tế xã hội: II:Chế độ làm việc UBND Phường Yên Phụ; III: Cơ cấu tổ chức; nhiệm vụ Uỷ viên UBND: Phần II: Khái quát văn phòng UBND Phường Yên Phụ; I: Vị trí , chức văn Phòng: Văn phòng – Văn phòng UBND Phường Yên Phụ; II: Nhiệm vụ, quyền hạn III: Cơ cấu tổ chức: Con người, sở vật chất… Phần III:Những kiến thức thu từ công tác văn thư văn phòng UBND Phường Yên Phụ; I: Văn thư… II: Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư III: Yêu cầu công tác văn thư; IV: Nội dung công tác văn thư; V: Những vấn đề đặt công tác văn thư VI: Giải pháp hoàn thiện công tác văn thư; VII: Kết luận kiến nghị; PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ I: Đặc điểm tình hình tự nhiên kinh tế xã hội Phường Yên Phụ: 1: Đặc điểm vị trí địa lý: *Vị trí địa lý: Phường Yên Phụ đơn vị hành nằm phía Đông Nam quận Tây Hồ, tách từ quận Ba Đình từ ngày 01/01/1996, có vị trí sau: Phía Đông Nam giáp sông Hồng Phía Tây Bắc giáp phường Quảng An Tứ Liên Phía Đông giáp Phường Ngọc Thuỵ – Quận Long Biên Phía Nam giáp Phường Phúc xá, Trúc Bạch Thuỵ Khuê Theo đồ địa giới hành 364/CT tổng diện tích theo địa giới hành phường Yên Phụ 149,7700 *Hệ thống thuỷ văn: Phường Yên Phụ 6/8 Phường thuộc Quận Tây Hồ có phần diện tích hồ Tây lớn(44.6400m ); địa bàn phường có sông Hồng, hồ Đồng Tâm ao An Thành *Hệ thống giao thông: Trên địa bàn Phường Yên Phụ có tuyến giao thông chính: Đường Thanh Niên, đường Nghi Tàm, phố An Dương phố Yên Phụ; thời gian tới hoàn thành thêm tuyến đường dạo ven Hồ Tây tạo nhiều cảnh quan diện mạo địa bàn phường 2: Đặc điểm kinh tế xã hội: Phường Yên Phụ chia thành 80 tổ dân phố thuộc 11 cụm dân cư quản lý 4500 hộ với khoảng 21.800 nhân đặc biệt nơi tập trung nhiều quan, đơn vị, tổ chức khu tập thể II Chế độ làm việc UBND Phường Yên 1.UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động , sáng tạo Chủ tịch, Phó chủ tịch, Uỷ viên UBND Mỗi việc giao cán phụ trách chịu trách nhiệm Mỗi thành viên UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể kết hoạt động UBND phường trước Đảng uỷ phường, HĐND phường UBND quận 2.UBND phường chấp hành đạo,điều hành UBND quận, lãnh đạo đảng uỷ, giám sát HĐND Phường; phối hợp chặt chẽ UBND Phường với Mặt trận tổ quốc đoàn thể nhân dân cấp trình triển khai nhiệm vụ 3.UBND Phường giải công việc công dân tổ chức theo pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời hiệu quả, đảm bảo lợi ích đáng nhân dân địa phương; theo trình tự, thủ tục, thời hạn quy định chương trình kế hoạch công tác UBND Phường 4.cán công chức UBND Phường phải sâu sát sở, lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân, có ý thức học tập để không ngừng nâng cao trình độ, bước đưa hoạt động UBND Phường ngày quy, đại, mục tiêu xây dựng quyền sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân 5.UBND Phường tổ chức hoạt động thực nhiệm vụ quyền hạn; thảo luận tập thể, định theo đa số vấn đề quy định theo luật tổ chức HĐND UBND công bố ngày 10 tháng12 năm 2003 vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND Phường a Cách thức giải công việc UBND Phường +UBND Phường họp, thảo luận tập thể định theo đa số phiên họp UBND vấn đề: Chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế,xã hội, an ninh quốc phòng năm năm hàng nămm, kế hoạch quản lý đầu tư, quy hoạch, xây dựng công trình trọng điểm địa phương trình HĐND Phường, UBND Quận định Chương trình công tác hàng năm UBND Phường, biện pháp thực nghị HĐND Phường, văn cấp trước trình HĐND Phường, UBND Quận UBND Phường thực đạo cấp khen thưởng, kỷ luật, khiếu nại cá nhân hay đơn vị UBND Phường trực tiếp quản lý theo thẩm quyền Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo điềt hành tập thể cá nhân thành viên UBND Phường hàng năm Những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND Phường thấy cần thiết phải đưa tập thể +Đối với vấn đề cần giải gấp không tổ chức họp UBND được, theo định Chủ tịch UBND, văn phòng UBND phường gửi toàn hồ sơ vấn đề cần xử lý đến thành viên UBND để lấy ý kiến Nếu nửa tổng số thành viên UBND Phường trí Văn phòng UBND Phường tổng hợp trình Chủ tịch UBND định báo cáo UBND Phường phiên họp gần b.Trách nhiệm, phạm vi giải công việc thành viên UBND Phường -Trách nhiệm chung: Tích cực, chủ động tham gia công việc chung UBND Phường; tham dự đầy đủ phiên họp UBND, tập thể định vấn đề thuộc nhiệm vụ quyền hạn UBND, tổ chức đạo thực chủ trương, sách, pháp luật đảng nhà nước; kiên đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ,công chức, đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ dân phố hoàn thành nhiệm vụ; thường xuyên học tập nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền chủ trương sách thi hành sở Không nói làm trái với nghị HĐND, định, thị UBND Phường văn đạo UBND Quận Trường hợp có ý kiến khác phải chấp hành trình bày ý kiến với HĐND, UBND - Trách nhiệm, phạm vi giải công việc chủ tịch UBND Phường: Chủ tịch UBND Phường người đứng đầu UBND Phường, lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định điều 127 Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003; đồng thời UBND Phường chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND trước Đảng Uỷ, HĐND Phường UBND Quận Chủ tịch UBND Phường triệu tập, chủ trì phiên họp hội nghị khác UBND, vắng mặt uỷ quyền Phó chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, văn UBND Quận, nghị Đảng uỷ HĐND Phường Căn vào văn UBND Quận, nghị Đảng uỷ HĐND Phường tình hình thực tiễn địa phương, xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng UBND Phường Tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra thành viên UBND Phường cán bộ,công chức khác thuộc UBND Phường, đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ trưởng tổ dân phố việc thực nhiệm vụ giao Quyết định vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, vấn đề đột xuất, phức tạp địa bàn; vấn đề có ý kiến khác hoạc vượt thẩm quyền chủ tịch Uỷ viên UBND Phường Ký ban hành văn thuộc thẩm quyền UBND Phường chủ tịch UBND theo quy định pháp luật Báo cáo tình hình kinh tế xã hội phường, hoạt động UBND với Đảng uỷ, HĐND Phường UBND Quận Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng uỷ, chủ tịch HĐND, chủ tịch Mặt trận tổ quốc người đứng đầu đoàn thể nhân dân cấp Phường; phối hợp thực nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu đề xuất Mặt trận tổ quốc đoàn thể nhân dân công tác UBND; tạo điều kiện để đoàn thể hoạt động hiệu Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải khiết nại tố cáo kiến nghị nhân dân theo quy định pháp luật - Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Phó chủ tịch UBND Phường: Trực tiếp đạo lĩnh vực địa bàn công tác Chủ tịch phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai công việc theo lĩnh vực phân công địa bàn Phó chủ tịch sử dụng quyền hạn chủ tịch giải công việc giao Chịu trách nhiệm cá nhân trước chủ tịch, trước UBND HĐNDPhường lĩnh vực giao, định đạo, điều hành mình; Chủ tịchvà thành viên khác UBND chịu trách nhiệm tập thể toàn hoạt động UBND Phường trước Đảng uỷ, HĐND Phường UBND Quận, vấn đề vượt phạm vi thẩm quyền Phó chủ tịch phải báo cáo chủ tịch định Khi giải công việc, có vấn đề liên quan đến phạm vi trách nhiêm giải công việc thành viên khác UBND chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên để thống cách giải quyết; ý kiến khác báo cáo chủ tịch định Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, cụm tổ dân phố thực chủ trương, sách pháp luật thuộc lĩnh vực giao - Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Uỷ viên UBND Phường: Uỷ viên UBND Phường chịu trách nhiệm nhiệm vụ phân công trước Chủ tịch UBND Phường, chủ tịch Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND trước HĐND Phuờng UBND Quận; nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịchUBND Phường lĩnh vực công tác công việc khác có liên quan Trực tiếp đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực phân công địa bàn; chủ động đề biện pháp để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Phối hợp công tác với thành viên khác UBND, cán bộ, công chức có liên quan giữ mối liên hệ chặt 10 xin ý kiến đạo UBND Quận; thực nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình với UBND Quận quan chuyên môn cấp Quận theo chế độ thông tin hành chế độ thông tin báo cáo UBND Phường chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn Quận thực nhiệm vụ chuyên môi địa bàn Phường; có trách nhiệm phối hợp với quan chuyên môn cấp quận đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức UBND Phường Từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức quan UBND Phường bố trí cán bộ, công chức đủ lực đáp ứng nhu cầu theo dõi lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ UBND Quận, giữ mối liên hệ chặt chẽ với quan chuyên môn cấp Quận, tuân thủ đạo thống UBND Quận UBND Phường giữ mối quan hệ chặt chẽ với phòng ban ngành, MTTQ đoàn thể quần chúng nhân dân thuộc Quận tranh thủ giúp đỡ chuyên môn lĩnh vực, tạo đồng việc thực nhiệm vụ công tác nhằm thực tốt tiêu phát triển kinh tế xã hội, an ninh – trị địa bàn Phường, mở rộng mối liên hệ tốt với đơn vị địa bàn phường, quận giáp ranh - Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, MTTQ đoàn thể nhân dân cấp phường + UBND phường chịu lãnh đạo đảng uỷ phường việc thực nghị đảng, pháp luật nhà nước văn đạo ubnh quận; chủ động đề 13 xuất với đảng uỷ phương hướng nhiệm vụ cụ thể phát triển kinh tế xã hội, giữ vững an ninh trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống nhân dân vấn đề quan trọng khác địa phương; có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng để giới thiệu với đảng uỷ cán đảng viên có phẩm chất, lực đảm nhiệm chức vụ công tác quyền +UBND phường chịu giám sát HĐND phường; chịu trách nhiệm thực Nghị HĐND, báo cáo trước HĐND phường; phối hợp với thường trực HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, tiếp thu giải ý kiến cử tri, xây dựng đề án tiêu phát triển KTXH địa phương giai đoạn trình HĐND xem xét định +UBND phường có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với UB MTTQ đoàn thể nhân dân, cụm dân cư, tổ dân phố việc thực nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống bảo lợi ích nhân dân; việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực chủ trương Đảng, sách pháp luật nhà nước địa bàn phường Tạo điều kiện thuận lợi để UB MTTQ đoàn thể nhân dân tổ chức, động viên nhân dân tham gia xây dựng củng cố quyền nhân dân, giám sát hoạt động quyền, tập thể UBND với thường trực UB MTTQ trưởng đoàn đoàn thể nhân dân họp để thông báo tình hình hoạt động UBND Phường - Quan hệ UBND Phường cụm trưởng tổ trưởng dân phố: 14 Chủ tịch UBND phường phân công thành viên UBND theo dõi,nắm tình hình cụm dân cư Hàng tuần, thành viên UBND có trách nhiệm báo cáo trước UBND phường họp giao ban tình hình cụm dân cư theo dõi Các đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ dân phố phải thường xuyên liên lạc với HĐND, UBND phường để tổ chức quán triệt chủ trương, sách Đảng Nhà nước, đạo UBND quận HĐND – UBND phường; kịp thời báo cáo tình hình mặt cụm dân cư tổ dân phố - Chế độ hội họp, giải công việc: + Chế độ hội họp, làm việc UBND Phường: Phiên họp UBND Phường: UBND Phường tháng họp lần để xem xét đánh giá công việc thực hiện, xử lý tồn khó khăn vấn đề phát sinh thống chương trình hành động tháng Về nội dung lĩnh vực phân công thành viên UBND xin ý kiến trước tập thể UBND Cá nhân thành viên vắng mặt phải báo cáo lý đồng chí Chủ tịch UBND Phường đồng ý Tham dự họp UBND Phường thành viên UBND mời lãnh đạo đảng uỷ, HĐND Phường, Chủ tịch UB MTTQ, trưởng đoàn thể Đại biểu mời tham gia ý kiến không biểu Những nội dung biểu thông qua, văn phòng có trách nhiệm 15 thông báo tới phận có liên quan để biết tổ chức thực .Họp giao ban UBND Phường: Để thống điều hành xử lý kịp thời công việc, chủ tịch Phó chủ tịch UBND hội ý giao ban nhanh vào chiều thứ hàng tuần Định kỳ tháng lần UBND Phường họp giao ban, kiểm điểm đánh giá công tác tuần, trỉên khai nhiệm vụ công tác tuần .Hàng tháng UBND Phường họp sơ kết công tác với đồng chí lãnh đạo cụm dân cư, tổ dân phố; họp quý lần với tổ dân phố .Làm việc với UBND Quận quan chuyên môn quận tai UBND Phường .cán công chức UBND Phường phải tham dự đầy đủ thành phần quy định họp, tập huấn UBND Quận triệu tập; sau dự họp tập huấn xong phải báo cáo kết qua họp kế hoạch công việc cần triển khai với Chủ tịch Phó chủ tịch phụ trách .Việc tổ chức họp tiếp khách UBND Phường phải quán triệt tinh thần thiết thực, tiết kiệm, chống lãng phí .Văn phòng chịu trách nhiệm phục vụ họp tiếp khách UBND Phường - Giải công việc UBND Phường: Chủ tịch UBND Phường chịu trách nhiệm đạo, tổ chức việc giải công việc công dân tổ chức 16 theo chế “một cửa” từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết cho công dân theo quy định hành Công khai niêm yết trụ sở UBND quy định thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quýêt công việc công dân, tổ chức; bảo đảm giải công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức công dân; xử lý kịp thời biểu gây phiền hà, nhũng nhiễu nhân dân cán công chức Bố trí đủ cán bộ, công chức có lực phẩm chất tốt để giải công việc phục vụ nhân dân - Tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo công dân: Hàng tuần, Chủ tịch UBND Phó chủ tịch UBND Phường bố trí tuần buổi để tiếp dân, lịch tiếp dân công bố công khai để nhân dân biết Cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực công tác UBND Phường chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND Phường tiếp công dân; tiếp nhận, phân loại, chuyển kịp thời đến phận, quan có trách nhiệm giải đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân - Phối hợp giưa UBND với tra nhân dân Phường: UBND Phường có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Ban tra nhân dân sách, pháp luật có liên quan đến tổ chức, hoạt động, nhiệm vụ HĐND – UBND; mục tiêu nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội hàng năm địa phương 17 UBND Phường có trách nhiệm yêu cầu tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin, tài liệu cần thiết cho Ban tra nhân dân UBND Phường xem xét giải kịp thời kiến nghị Ban tra nhân dân; thông báo cho Ban tra nhân dân kết giải khiếu nại tố cáo, việc thực quy chế dân chủ sở; hỗ trợ kinh phí, phương tiện để Ban tra làm việc có hiệu theo quy định pháp luật III Cơ cấu, nhiệm vụ Uỷ viên UBND : Đồng chí Phạm Khánh Sinh: Chủ tịch UBND Phường ; Là người lãnh đạo, điều hành công việc UBND Phường theo quy chế làm việc UBND Phường Yên Phụ quy chế làm việc UBND Quận Tây Hồ; chịu trách nhiệm chung thực nhiệm vụ quyền hạn theo quy định luật tổ chức HĐND UBND; tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND Phường trước Đảng Uỷ, HĐND Phường UBND Quận tuân thủ theo Pháp luật văn cấp Phân công điều hành hoạt động Phó chủ tịch, Uỷ viên UBND phận chức thuộc UBND Phường việc thực văn pháp luật văn cấp theo thẩm quyền UBND Phường Quyết định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền han, chức trách cá nhân Đồng chí Đặng Quốc Hưng: Phó chủ tịch VH – XH; 18 Phụ trách khối VH – XH, chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, công việc giao theo thẩm quyền trước Chủ tịch UBND Phường, UBND, HĐND, Đảng uỷ Phường,UBND Quận, ký văn thuộc thẩm quyền giao-cụ thể: - Trưởng ban DSGD – TE Phường - Trưởng ban VHTT – TDTT Phường - Trưởng ban đạo phòng chống MT – MD – HIV – AIDS Phường - Trưởng ban chăm sóc sức khoẻ ban đầu Phường - Trưởng ban sách Phường - Chủ tịch Hội đồng giáo dục Phường - Tổ trưởng tổ kiểm tra quản lý hành nghề Y dược tư nhân - Chủ nhiệm nhà văn hoá Phường - Tham gia số công tác khác đ/c Chủ tịch phân công - Tiếp dân giải theo thẩm quyền lĩnh vực phân công Đ/c Nguyễn Xuân Hải-Phó Chủ tịch Kinh tếXDĐT-Nhà đất: Phụ trách khối kinh tế, xây dựng đô thị, nhà đất Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, UBND, HĐND đảng uỷ Phường, UBND Quận lĩnh vực công tác nhiệm vụ giao Được ký văn liên quan đến lĩnh vực phân công, phụ trách theo pháp luật quy định thẩm quyền liên quan đến kinh tế, xây dựng, đô thị, nhà đất 19 Đ/c Trần Đình Nghĩa-Uỷ viên Uỷ ban-Trưởng công an Phường: Tham mưu cho Đảng uỷ – HĐND – UBND xây dựng kế hoạch đảm bảo an ninh trị, trật tự an toàn xã hội địa bàn Phường/ Chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ – HĐND – UBND Phường quan công an cấp công tác an ninh trật tự – an toàn xã hội, xây dựng hướng dẫn nghiệp vụ phong trào quần chúng bảo vệ ANTQ công tác PCCC địa bàn Phường/ Làm tốt công tác phòng ngừa, ngăn chặn, đấu tranh có hiệu với loại tội phạm tệ nạn xã hội; Quản lý nhân khẩu, hộ đăng ký tạm trú, tạm vắng địa bàn Phường… Đ/c Hồ Tặng – Uỷ viên Uỷ ban – Chỉ huy trưởng quân sự: Chịu trách nhiệm trước UBND Phường quan quân cấp công tác quân địa phương Tham mưu với Đảng uỷ _ HĐND – UBND Phường xây dựng kế hoạch tác chiến diễn tập, động viên tuyển quân, quản lý huấn luyện, hội thao quân dự bị, dân quân tự vệ hàng năm Xây dựng kế hoạch triển khai công tác PCLB Phường Phối kết hợp công an Phường làm tốt công tác quốc phong toàn dân, ANCT – TTATXH, kết hợp CCB, Lao động thương binh xã hội thực sách hậu phương quân đội 20 Đề xuất xử lý vi phạm lĩnh vực quốc phòng, quân nhân bỏ ngũ Chịu trách nhiệm tham mưu, soạn thảo văn theo chức nhiệm vụ lãnh đạo phường phân công Tiếp dân giải công tác quân địa phương *Bên cạnh đồng chí Uỷ viên UBND có thành viên khác UBND Phường với vị trí công tác khác như: • Đ/cVũ Thị Minh: Trưởng ban tài – Văn phòng Uỷ ban; • Đ/c Phạm Thành Trung: Phụ trách nhà đất – XD – TTĐT; • Đ/c Công Thị Vĩnh: Phụ trách LĐ - VL – TBXH –Thủ quỹ; • Đ/c Nguyễn Thị Vui: kế toán ngân sách; • Đ/c Phạm Thị Kim Anh: Cán Tư pháp Hộ tịch; • Đ/c nguyễn Hồng Thế: cán quản lý TTXD đô thị • Đ/c Phạm Ngọc Sơn: cán VHTT – TDTT; • Đ/c Bùi Hải Sâm: cán văn thư lưu trữ văn phòng; • Đ/c Phan Quốc Chinh: cán tư pháp hoà giải Phường; • Đ/c Đặng Đức Thịnh: Phó huy trưởng QS Phường; 21 • Đ/c Nguyễn Hồng Hạnh: Phụ trách công tác DSGD & TE; • Bộ phận bảo vệ quan gồm Đồng chí 22 PHẦN II KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ Vị trí, chức Văn Phòng UBND Phường Yên Phụ: - Vị trí: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu nhận, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiên vật chất cho hoạt động quan, tổ chức - Chức năng: + Chức tham mưu, tổng hợp: Văn phòng UBND Phường có nhiệm vụ tổng hợp, phân tích, chọn lọc thông tin, ý kiến để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án phán kịp thời đắn hoạt động quản lý + Chức hậu cần: Hoạt động UBND Phường thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…các điều kiện phương tiện phải quản lý,sắp xếp, phân phối không ngừng bổ sung cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan Nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng: 23 - Xây dựng chương trình tổ chức thực chương trình công tác, lịch làm việc cho UBND Thường xuyên theo dõi đôn đốc nhắc nhở việc thực chương trình công tác, lịch làm việc UBND Phường - Thu thập, xử lý, quản lý xử dụng thông tin - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Xây dựng, củng cố tổ chức máy văn phòng - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại quan, giữ vai tró cầu nối liên hệ với quan cấp trên, ngang cấp với nhân dân - Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục văn phòng - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản UBND Phường Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND Phường Yên Phụ:… 24 PHẦN III NHỮNG KIẾN THỨC THU ĐƯỢC TỪ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ 1.Văn thư: công tác Văn thư toàn trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích công tác văn thư đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện soạn thảo, quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn thư phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan hiệu 2.Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư: - Giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác, có suất chất lượng Đúng đường lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời đảm bảo quản lý công việc quan chặt chẽ xác - Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời, xác, đồng thời giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công việc đổi - Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu chế tác trang thiết bị phục vụ cho trình xây dựng ban hành văn - Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra tra, đánh giá hoạt động quan 25 - Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin khứ, tiền đề công tác lưu trữ Yêu cầu công tác văn thư: - Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật 4.Những vấn đề đặt công tác văn thư: Công văn đến: - Nguyên tắc chung: - Trách nhiệm văn thư: - Xử lý văn đến: *Công văn đi: - Nguyên tắc chung: - Trách nhiệm văn thư: - Trách nhiệm cán chuyên viên: - Lưu văn phát hành đi: *Quản lý dấu: *Công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu: Thực trạng công tác văn thư: Giải pháp hoàn thiện công tác văn thư: 7.Kết luận kiến nghị; 26 27 [...]... quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ 3 Yêu cầu của công tác văn thư: - Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật 4.Những vấn đề đặt ra trong công tác văn thư: Công văn đến: - Nguyên tắc chung: - Trách nhiệm văn thư: - Xử lý văn bản đến: *Công văn đi: - Nguyên tắc chung: - Trách nhiệm của văn thư: - Trách nhiệm của cán bộ chuyên viên: - Lưu văn bản phát hành đi: *Quản lý con dấu: *Công tác lập hồ sơ và quản... NHỮNG KIẾN THỨC THU ĐƯỢC TỪ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ 1 .Văn thư: công tác Văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động... trên địa bàn; thư ng xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch, Phó chủ tịch phụ trách; đề xuất giải quyết kịp thời nhữn kiến nghị của tổ chức ,công dân trên địa bàn c Quan hệ công tác của UBND Phường: - Quan hệ với UBND Quận và cơ quan chuyên môn của Quận: UBND Phường và Chủ tịch UBND Phường chịu sự chỉ đạo của UBND Quận, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND Quận Trong công tác chỉ đạo,điều... • Đ/c Bùi Hải Sâm: cán bộ văn thư lưu trữ văn phòng; • Đ/c Phan Quốc Chinh: cán bộ tư pháp hoà giải Phường; • Đ/c Đặng Đức Thịnh: Phó chỉ huy trưởng QS Phường; 21 • Đ/c Nguyễn Hồng Hạnh: Phụ trách công tác DSGD & TE; • Bộ phận bảo vệ cơ quan gồm 2 Đồng chí 22 PHẦN II KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ 1 Vị trí, chức năng của Văn Phòng UBND Phường Yên Phụ: - Vị trí: Văn phòng là bộ máy điều hành... đạo, điều hành công việc của UBND Phường theo quy chế làm việc của UBND Phường Yên Phụ và quy chế làm việc của UBND Quận Tây Hồ; chịu trách nhiệm chung về thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND; cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND Phường trước Đảng Uỷ, HĐND Phường và UBND Quận tuân thủ theo Pháp luật và các văn bản cấp trên Phân công điều hành... UBND Phường bố trí một tuần một buổi để tiếp dân, lịch tiếp dân được công bố công khai để nhân dân biết Cán bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực công tác của UBND Phường chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND Phường tiếp công dân; tiếp nhận, phân loại, chuyển kịp thời đến bộ phận, cơ quan có trách nhiệm giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân - Phối hợp giưa UBND với thanh tra nhân dân Phường: ... lãng phí .Văn phòng chịu trách nhiệm phục vụ các cuộc họp và tiếp khách của UBND Phường - Giải quyết các công việc của UBND Phường: Chủ tịch UBND Phường chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc giải quyết các công việc của công dân và tổ chức 16 theo cơ chế một cửa” từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết quả cho công dân theo quy định hiện hành Công khai niêm yết tại trụ sở UBND các quy định về thủ tục... máy văn phòng - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai tró chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp và với nhân dân - Duy trì hoạt động thư ng xuyên, liên tục của văn phòng - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của UBND Phường 3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND Phường Yên Phụ: … 24 PHẦN III NHỮNG KIẾN THỨC THU ĐƯỢC TỪ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI... quan chuyên môn của UBND Quận để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao - Trách nhiệm, phạm vi giải quyể công việc của công chức UBND Phường: Ngoài việc thực hiện các quy định tại Nghị định số 114/2003/NĐ-CP ngày 10/10/2003 của Chính Phủ, công chức UBND Phường còn có trách nhiệm: Giúp UBND Phường và Chủ tịch UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp Phường, ... của UBND Phường: Để thống nhất điều hành xử lý kịp thời các công việc, chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND hội ý giao ban nhanh vào chiều thứ 6 hàng tuần Định kỳ mỗi tháng 2 lần UBND Phường họp giao ban, kiểm điểm đánh giá công tác trong tuần, trỉên khai nhiệm vụ công tác tuần tiếp theo .Hàng tháng UBND Phường họp sơ kết công tác với các đồng chí lãnh đạo các cụm dân cư, tổ dân phố; họp một quý một lần ... từ công tác văn thư văn phòng UBND Phường Yên Phụ; I: Văn thư II: Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư III: Yêu cầu công tác văn thư; IV: Nội dung công tác văn thư; V: Những vấn đề đặt công tác văn. .. chọn đề tài: Một số vấn đề công tác văn thư UBND Phường Yên Phụ để viết báo cáo thực tập Báo cáo chia làm phần: Phần 1: Khái quát UBND Phường Yên Phụ Phần 2: Khái quát văn phòng UBND Phường Yên Phụ. .. THỨC THU ĐƯỢC TỪ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ 1 .Văn thư: công tác Văn thư toàn trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích công tác văn thư đảm bảo thông