HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BỘ MÔN VĂN BẢN CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH MÔN HỌC: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TRONG CÁC CƠ QUAN-TỔ CHỨC GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Ts Nguyễn Thị Thủy Thành Phố Hồ Chí Minh tháng năm 2011 Page MỤC LỤC Phần/Mục Trang Phần Mở đầu Phần Nội dung Chương I: Những khái niệm .4  Khái niệm chung  Thực trạng Chương II: Tổ chức quản lý giải văn đến .6 I Khái niệm phân loại II Nguyên tắc tổ chức quản lý giải văn đến .6 III Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Bước Nhận văn đến, sơ phân loại, bóc bì .7 Bước Đóng dấu đến ghi số ngày tháng .8 Bước Đăng ký vào sổ máy Bước Trình xin ý kiến phân phối .10 Bước Chuyển giao văn đến 11 Bước Theo dỏi,đôn đốc việc giải văn đến .12 Chương III: Tổ chức quản lý văn 13 I Khái niệm phân loại 13 II Nguyên tắc chung việc quản lý văn 14 III Quy trình phát hành văn 14 Bước Kiểm tra thể thức hình thức văn 14 Bước Trình ký đóng dấu ghi số ngày tháng văn .14 Bước Đăng ký văn 16 Bước Phát hành chuyển giao văn 18 Bước Theo dõi việc xử lý giải văn 20 Bước Lưu văn lập hồ sơ lưu văn .21 Chương IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP 22 Phần kết luận 23 Tài liệu tham khảo .24 Page LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư có vai trò quan trọng phát triển quan tổ chức Đây hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cách đầy đủ, kịp thời xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý thủ trưởng quan đơn vị Thực tế cho thấy từ nhiều năm qua công tác văn thư giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng phận thiếu quan tổ chức Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, công tác văn thư quan ngày củng cố mở rộng, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách thống cụ thể (Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, Thông tư số 01/2011/TT-BNV…) Trong khâu nghiệp vụ tổ chức, quản lý giải văn đến công tác văn thư quan, tổ chức hoạt đông thường xuyên phổ biến quan trọng Được quan tâm thống đạo Chính phủ việc quản lý giải văn đến quan, tổ chức bước củng cố hoàn thiện Tuy nhiên, bên cạch khâu nghiệp vụ có tồn vướng mắc cần làm rõ, lý mà nhóm định chọn đề tài “Tìm hiểu việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến quan, tổ chức” nhằm góp phần làm rõ vấn đề vướng mắc Page PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở NƯỚC TA I KHÁI NIỆM CHUNG Văn Văn phương tiện chứa đựng, lưu trữ thông tin truyền đạt thong tin từ chủ thể xang chủ thể khác hệ thống ký hiệu, dấu hiệu khác với mục đích định Quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp quan tổ chức nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động hang ngày Công tác văn thư Công tác văn thư toàn công việc lien quan đến trình tổ chức quản lý giải văn Văn đến Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất công Văn Văn tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảo để gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở NƯỚC TA Công tác văn thư hoạt động thường xuyên quan hệ thống máy Nhà nước Ngay từ cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta có quy định cụ thể công tác Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư lần đề cập cách có hệ thống Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử, năm 2004, Nghị định công tác văn thư Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, Nghị định 110/2004-CP ban hành ngày 8-7-2004 Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư củng cố bước Page Có thể nêu lên số tồn sau nội dung chủ yếu công tác văn thư mà thời gian tới chưa thể không khắc phục: Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh điều dễ nhận thấy nhiều quan Mặc dù từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đặt thức nhiệm vụ cán làm việc quan nhà nước không ý thực đầy đủ Phải nhiều khó khăn việc lập hồ sơ khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, nguyên nhân quan trọng chế cụ thể đặt để xử lý trách nhiệm cho vấn đề Tình trạng bao cấp chung, nhận thức cán chế trách nhiệm không rõ ràng đẩy công tác vào chỗ gần bế tắc thập kỷ qua Hậu nghi ngờ không xử lý kịp thời Việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư hành lỏng lẻo, nhiều không kịp thời Tình trạng văn không xử lý quan cá biệt, trái lại phổ biến Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng quan thấp Văn chưa chuẩn hoá Ngay văn quy phạm pháp luật dù có hai đạo luật điều chỉnh việc soạn thảo chúng nhiều tồn Nhiều văn chồng chéo, chí có không văn vi phạm thẩm quyền luật định không sửa đổi kịp thời việc áp dụng văn vào thực tế gây hậu nghiêm trọng Việc xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn chậm, thủ công Công nghệ thông tin chưa áp dụng rộng rãi thiếu nhân lực nhiều lý khác So với nước khác giới khu vực, khâu tụt hậu dễ nhận thấy công tác văn thư nước ta Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư nước ta bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Thời kỳ đòi hỏi công tác văn thư nước ta phải đổi toàn diện từ nhận thức đến khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể Nếu muốn tránh giá phải trả quản lý nhà nước thời chế thị trường nhiệm vụ lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Từ trình bày đây, khẳng định công tác văn thư thời kỳ đổi phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng cấp thiết Một cách hiển nhiên, nhiệm vụ cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành CHƯƠNG II: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Văn đến với văn quan hình thành tạo nên phương tiện, loại công cụ đặc biệt hoạt động điều hành,quản lý quan Để văn phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng vấn đề tổ chức quản lý giải tốt loại văn có tầm quan trọng xem nhẹ Bởi Page hiệu công việc quản lý, điều hành quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá thông tin văn đến kịp thời, triệt để hay không I KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI Khái niệm văn đến Tất loại văn bản, bao gồm văn Quy phạm Pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật), đơn, thư từ quan, cá nhân khác gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị qua đường bưu điện gọi chung văn đến Nói cách khác: Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất công Ví dụ: UBND thành phố Hồ Chí Minh nhận văn đến Nghị định, Nghị Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định Thủ tướng, Chỉ thị Quyết định, Thông tư văn khác Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ Đồng thời, nhận văn đến từ quan, đơn vị cấp đồng cấp của cấp Tỉnh, Thành phố khác v.v Phân loại văn đến Văn đến quan phong phú cần phải tổ chức quản lý giải cách khoa học, hợp lý Căn vào thành phần nội dung, ta chia văn đến thành nhóm sau: - Nhóm văn quan cấp Ví dụ văn phủ gửi đến cho UBND tỉnh thành phố trực thuộc trung ương - Nhóm văn quan ngang cấp Ví dụ văn UBND tỉnh Bình Dương gửi cho UBND tỉnh Đồng Nai - Nhóm văn quan cấp gửi lên Ví dụ văn cùa UBND huyện Củ chi gửi lên cho UBND thành phố Hồ Chí Minh - Nhóm Thư công: Là loại đơn thư cá nhân quan viết để gửi đến quan, tổ chức có liên quan để giải việc công II NGUYÊN TẮC CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN - Văn đến dù dạng phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống giữ gìn bí mật theo quy định nhà nước - Mọi văn đến quan phải tập trung thống phận văn thư để làm thủ tục cần thiết trước chuyển giao đến đối tượng có liên quan Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn đến tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mát tài liệu II NỘI DUNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Quy trình tổ chức, quản lý văn đến chia thành bước chủ yếu sau đây: BƯỚC TIẾP NHẬN ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN, SƠ BỘ PHÂN LOẠI VÀ BÓC BÌ Page 1.1 Tiếp nhận văn đến Về nguyên tắc, tất loại văn đến phải tập trung vào phận Văn thư Theo nhiệm vụ giao, Văn thư quan tiếp nhận tất văn nơi gửi đến (kể văn gửi theo đường bưu điện, cán dự Hội nghị họp trực tiếp mang về, văn nhận qua Fax, mạng máy tính … ) Ngoài văn thức đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư quan nhận số Văn đơn từ, khiếu nại, tố cáo cá nhân tập thể khác Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)… Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển muộn thời gian ghi bì (Đối với văn có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết Trong trường hợp cần thiết lập Biên với người giao văn Trường hợp văn gửi đến có kèm theo Phiếu gửi sau nhận phải ký nhận đóng dấu vào Phiếu gửi chuyển trả lại cho quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời “sự cố” đường vận chuyển xảy (nhận chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa gửi ) Đối với văn đến chuyển phát qua Fax qua mạng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn … Nếu phát sai sót phải báo cho nơi gửi văn người giao trách nhiệm xem xét, giải 1.2 Sơ phân loại bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn phân loại sơ xử lý sau: Trước hết chia văn đến thành 02 loại: + Loại phải đăng ký bao gồm văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan + Loại không đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký chia thành hai loại: - Loại không bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn có liên quan đến công việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: Bao gồm tất loại bì lại, trừ bì văn có đóng dấu mức độ “Mật” - Đối với bì văn mật: Theo hướng dẫn Thông tư số: 12/2002/TT-BCA (A11), ngày 19/9/2002 Bộ Công an việc bóc bì văn mật tiến hành sau:Trường hợp văn đến có đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” văn thư phép vào sổ số ghi bì chuyển đến người có tên bì Nếu người có tên bì vắng chuyển đến người có trách nhiệm giải Văn thư không bóc bì Bóc bì văn cần ý điểm sau đây: Những bì văn có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải kịp thời Không làm rách, chữ tài liệu Địa nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra cần thiết Page Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh việc văn có ngày nhận cách xa ngày ban hành cần phải giữ lại bì đính kèm với văn để đối chiếu cần thiết BƯỚC ĐÓNG DẤU ĐẾN, GHI SỐ NGÀY THÁNG ĐẾN Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư trừ văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …) Tất văn đến thuộc dạng phải đăng ký văn thư phải đóng đấu “Đến”, ghi số đến ngày đến (Có thể ghi đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; Văn đến qua mạng, trường hợp cần thiết in đóng dấu “Đến” Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư không cần đóng dấu “Đến”, văn chuyển cho quan, đơn vị có liên quan theo dõi, giải Dấu đến phải đóng rõ ràng mực dấu đỏ phần giấy trống số, ký hiệu văn (Đối với văn có tên loại) trích yếu nội dung văn (Đối với Công văn) vào khoảng giấy trống ngày tháng năm văn Mẩu dấu đến quy định sau: Kích TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: (a) Ngày(b) Chuyển: (c) ĐẾN thước:dài 50mm, rộng 30mm Hướng dẫn cách ghi: a Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn đến, số đến đánh liên tục, số 01 ngày đấu năm đến số cuối ngày cuối năm b Ngày đến: Là ngày tháng năm quan nhận văn bản, văn nhận ngày phải ghi ngày Trong trường hợp văn có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”, Cán văn thư phải ghi nhận văn đến c Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn Phần dấu “Đến”, ghi tên quan, tổ chức BƯỚC ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Hiện nay, việc đăng ký văn đến thực hai phương pháp: 3.1 Đăng ký sổ a Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ cho phù hợp - Đối với quan tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất văn bản, trừ văn mật) * Sổ đăng ký văn mật đến - Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn Bộ, ngành, quan Trung ương Page * Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác, * Sổ đăng ký văn mật đến - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến b Đăng ký văn đến Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến thực theo mẫu sau:  Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn giấy A4 (210mm x 297mm)  Trang bìa Tên quan tổ chức SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: …(3)……… Từ ngày………đến ngày………(4)…… Từ số ………đến số…………….(5)…… Quyển số: …(6) Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng  Trang nội dung Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420 x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày đến Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng (1) (2) (3) (4) (5) Tên loại trich yếu ndung (6) Người Ký nhận nhận (7) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Ví dụ: 07/02, 26/7 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Page (8) Ghi (9) Cột 3: Tác giả Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến ngày, tháng, năm đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số Ví dụ: 03/02/04, 12/12/05 Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đanưg ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, sao…)  Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường), phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự văn đến (loại thường); riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền 3.2 Đăng ký máy vi tính Việc đăng ký văn đến máy vi tính thực theo hướng dẫn Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư lưu trữ ban hành kèm Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước) BƯỚC TRÌNH XIN Ý KIẾN PHÂN PHỐI Sau văn đăng ký xong phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người giao trách nhiệm (gọi chung người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối đạo giải Người có thẩm quyền vào nội dung văn bản; quy chế làm việc quan; Chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân ý kiến phân phối giải văn Đối với văn đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ý kiến phân phối ghi vào mụcĐỘC “Chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo TỔ CHỨC LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC giải (nếu có) thời hạn giải văn (nếu có) cần ghi vào phiếu ….Ngày….tháng….năm…… riêng (Gọi Phiếu Giải văn đến) Mẫu phiếu sau: PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ……………(1)…………… ………………… Ý kiến lãnh đạo quan,tổ chức:(2) Page Ý kiến lãnh đạo đơn10vị:(3) Ý kiến đề xuất người giải quyết:(4) Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên quan, tổ chức ban hành văn (2): Ý kiến phân phối, đạo giải nguời có thẩm quyền giao cho đơn vị, cá nhân chủ trì tham gia giải quyết; thời hạn giải đơn vị, cá nhân ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải (3): Ý kiến phân phối, đạo giải lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; Thời hạn giải cá nhân (nếu có) ngày tháng cho ý kiến (4): Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân ngày tháng đề xuất ý kiến Sau có ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền, văn chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn thư BƯỚC CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Văn đến sau có ý kiến phân phối đạo giải người có thẩm quyền, Văn thư quan phải chuyển văn đến đối tượng có trách nhiệm giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Văn cần chuyển giao cho đối tượng có liên quan ngày chậm vào đầu làm việc ngày hôm sau + Đúng đối tượng: Văn phải chuyển đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải + Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận Đối với văn có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước phải ghi rõ thời gian chuyển Tại đơn vị, sau nhận văn đến, cán nhận văn phải vào sổ đơn vị trình văn cho Thủ trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải sau văn chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến chuyển cho đơn vị, cá nhân nhận Fax văn chuyển qua mạng Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mát tài liệu Đối với quan tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn Page 11 Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên lập sổ riêng để chuyển giao văn Mẫu sổ sau: Sổ chuyển giao văn in sẵn giấy có kích thước: 210 x 297 mm 148 x 210 mm  Tờ bìa: Giống tờ bìa Sổ Đăng ký văn đến thay tên sổ bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN dòng chữ “Từ số ……… đến số ….”  Phần đăng ký chuyển giao: Ngày chuyển (1) Số đến (2) Người nhận (3) Ký nhận (4) Ghi (5) Hướng dẫn cách ghi: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn Cột số 2: Ghi số đến (Ghi theo số dấu “Đến”) Cột số 3: Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn (căn theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền) Côt số 4: Chữ ký xác nhận người nhận văn Cột số 5: Ghi điểm cần thiết khác (Bản sao, số lượng văn …) Đối với việc chuyển giao văn “Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật” cần phải ý số điểm sau đây: Thứ nhất, Văn thư không giao phụ trách văn “Mật” (chỉ chung văn “Tối mật”, “Tuyệt mật”) cần ghi vào sổ phần ghi bì, sau chuyển bì đến tay người nhận ký vào sổ chuyển giao văn Thứ hai cán văn thư giao phụ trách thực công việc việc xử lý văn thường Nếu quan văn “Mật” có số lượng nhiều làm sổ chuyển giao riêng Trường hợp số lượng văn “Mật” ít, sử dụng chung sổ chuyển giao văn thường, phải thêm cột ghi mức độ “Mật” BƯỚC GIẢI QUYẾT THEO DÕI VĂN BẢN ĐẾN Đây coi khâu quan trọng bậc cán công chức làm công tác văn thư nói riêng Văn phòng, phòng Hành quan nói chung 6.1 Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan Đối với văn có mức độ khẩn phải ưu tiên giải trước, không để chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn có liên quan đến đơn vị, cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải văn cần gửi văn văn (kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đạo người có thẩm quyền) để lấy ý kiến Page 12 đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn vị cá nhân chủ trì phải kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan 6.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời gian giải theo quy định pháp luật quy định quan phải theo dõi, đôn đốc thời gian giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến quy định sau: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: Tổng số văn đến; Văn đến giải quyết; Văn đến hạn chưa giải …để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải văn đến văn thư phải lập sổ để theo dõi việc giải văn đến CHƯƠNG III: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Hằng ngày, quan, đoàn thể, xí nghiệp, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau gọi chung quan) giải công việc thuộc chức nhiệm vụ, quyền hạn giao phải xử lý vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà quan gởi (văn đi) Giải tốt vấn đề có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý, điều hành quan Đồng thời qua góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học cán bộ, công chức việc thực công việc giao Dưới vấn đề tổ chức quản lý văn I KHÁI NIỆM VÀ NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG Khái niệm văn Tất loại văn bản, bao gồm văn Quy phạm Pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Nói cách khác: Văn tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảo để gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Văn văn quy phạm luật Nghị định, Nghị Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định UBND , văn thông thường khác Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đường, v.v Ngoài văn có “Thư công” người lãnh đạo quan viết gửi đến đối tượng liên quan nhằm góp phần vào việc giải công việc chung quan Như vậy, Page 13 văn đa dạng thể loại phong phú nội dung Người ta khái quát chúng thành ba nhóm sau đây: Thứ nhóm văn quy phạm luật Thứ hai nhóm văn thông thường Thứ ba “Thư công” người lãnh đạo quan viết cho đối tượng có liên quan nhằm thực thi công vụ Nguyên tắc chung việc quản lý văn Văn quan thực chất công cụ điều hành, quản lý trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì vậy, việc tổ chức văn đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm theo quy trình mà Nhà nước quy định Chỉ có vậy, văn quan làm có tác dụng thiết thực quan Để tổ chức thống văn đi, theo nguyên tắc, chúng phải quy đầu mối - phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) quan Quy định nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn quan xác, kịp thời tiết kiệm II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI BƯỚC KIỂM TRA THỂ THỨC, HÌNH THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN 1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Đây công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Công việc giao cho phận, văn thư quan thực Nhiệm vụ cụ thể bao gồm: - Kiểm tra lại lần cuối tất yếu tố thể thức văn như: + Quốc hiệu; + Tác giả; + Số, ký hiệu; + Địa danh, ngày tháng năm ban hành; + Tên loại, Trích yếu nội dung; + Nội dung; + Thể thức đề ký, chữ ký người có thẩm quyền; + Nơi nhận văn - Kiểm tra thành phần thể thức bổ sung như: Dấu mức độ Mật, Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi … Trong trường hợp phát sai sót, phải báo cáo kịp thời với người giao trách nhiệm giải Những văn không đủ thể thức thiết phải sửa lại trước chuyển giao đến đối tượng có liên quan BƯỚC TRÌNH KÝ, ĐÓNG DẤU, GHI SỐ NGÀY, THÁNG CỦA VĂN BẢN 2.1 Trình ký, đóng dấu văn Các quan sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân Page 14 Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tức chữ ký Thủ trưởng người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay KT, cấp ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung tính chất quan trọng văn bản) Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống) Dấu đóng vào văn phải rõ ràng, mẫu mực theo dấu quy định chung Nhà nước Dấu đóng trùm lên phần tư đến phần ba chữ ký phía bên trái Trong số trường hợp cụ thể Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình Hội nghị muốn thể tính hợp pháp văn đóng dấu quan soạn thảo văn vào chỗ tác giả chúng góc trái phía văn (dấu treo) Trong trường hợp văn ban hành văn Khẩn văn Mật phải đóng dấu mức độ Khẩn, Mật Dấu Khẩn, Mật trình bày số ký hiệu văn 2.2 Ghi số ngày tháng văn Ngày tháng văn ngày văn ký thức, ngày văn có hiệu lực Văn ban hành ngày phải ghi ngày ấy, ngày 10, tháng phải thêm số “0” phía trước Ngày tháng văn yếu tố quan trọng giúp quan quản lý tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn thuận lợi Ghi số ghi ngày tháng văn yêu cầu bắt buộc không loại trừ văn Mỗi văn ghi số ngày tháng định, tính từ ngày 01 tháng 01 đến số cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm * Đối với văn Quy phạm Pháp luật, việc đánh số quy định sau: Ví dụ: - Số: 34/2008/PL-UBTVQH10 - Số 123/2009/QĐ-BKHCN - Số: 110/2004/QĐ-UB * Đối với văn thông thường, số văn ghi sau: Ví dụ: - Số: 234/BC-BKHCN - Số: 345/KH-STM - Số: 346/CKN ĐA-ĐT Ở quan lớn, có nhiều văn bản, số văn ghi riêng cho loại, tức loại văn đánh hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1, 2, …) Ví dụ: - Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP - Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP - Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP Số văn đánh cho nhóm văn bản, theo Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên quan ban Số: …/Tên văn bản-Tên Cách đánh số văn Quy phạm Pháp luật quan đánh hệ thống số riêng, nhóm văn thông thường đánh hệ thống số riêng Ví dụ: - Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB - Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB - Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB Page 15 Với cách đánh số tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm văn nhanh chóng, xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Tuy nhiên, thực tế, quan ban hành văn với khối lượng lớn, có nhiều quan trình hoạt động lại ban hành văn Trong trường hợp này, số văn đánh liên tục cho tất loại văn quan ban hành: Ví dụ: - Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA - Thông báo số: 02/TB-CKNĐA - Công văn số: 03/CKNĐA-TH - Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA Cách đánh số tạo tính liên tục cho hệ thống số văn bản, nhiên lại gây khó khăn cho công tác quản lý tra tìm, trường hợp xếp lưu theo tên gọi chúng BƯỚC ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Đăng ký văn (hay vào sổ văn đi) công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Hiện việc đăng ký văn thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký sổ đăng ký máy tính 3.1 Đăng ký sổ  Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn bản/ năm nên lập hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn (loại thường) * Sổ đăng ký văn mật + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn bản/ năm lập loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt) * Sổ đăng ký văn hành thông thường * Sổ đăng ký văn Mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn bản/ năm cần lập loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị * Sổ đăng ký văn có tên gọi cụ thể * Sổ đăng ký công văn * Sổ đăng ký văn mật Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn Mật phải vào số lượng văn mật quan ban hành hàng năm Nếu văn Mật có số lượng không thiết phải lập sổ riêng  Đăng ký văn Page 16 Về nguyên tắc, tất văn phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá viết tắt từ thông dụng, dễ gây nên nhầm lẫn, khó khăn việc tra tìm Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng sông Hồng XĐGN - xoá đói giảm nghèo Mẫu sổ đăng ký văn quy định sau:  Bìa sổ: Tên quan tổ chức SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: … ….(3) Từ ngày …/ …/… đến ngày …/…/ …(4) Từ số: …… đến số: ……(5) Q uyển số: ………(6) Hướng dẫn cách ghi: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp.q (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thức đăng ký văn vào sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn văn cuối cung sổ (6): Số thứ tự sổ Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng  Tờ nội dung: Gồm cột mục theo mẫu sau: Số ký Ngày hiệu tháng văn văn (1) (2) Tên loại trích yếu nội dung (3) Người ký Nơi nhận (4) (5) Đơn vị Số Ghi nhận lượng lưu (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký Cột số 1: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn Cột số 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Nếu sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi rõ tên loại văn Nếu sổ dùng để đăng ký loại văn chia thành nhiều phần, phần đăng ký loại văn không cần ghi loại Cột số 4: Ghi đầy đủ họ tên người ký văn Cột số 5: Ghi tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Page 17 (Ghi giống với phần nơi nhận ghi văn bản) Cột số 6: Ghi tên đơn vị nhân nhận lưu Cột số 7: Ghi số lượng văn phát hành Cột số 8: Ghi điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, …) Đối với văn “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải đăng ký bảo quản riêng, theo quy định chế độ bảo mật Nhà nước ban hành Có thể dùng số trang sổ đăng ký văn để đăng ký văn có đóng dấu “Mật” Trường hợp quan có số lượng văn “Mật” đăng ký vào sổ chung với loại văn khác trang sau cùng, phải ghi rõ cột ghi dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra bảo quản riêng theo quy chế bí mật Nhà nước Mẫu sổ đăng ký văn Mật giống sổ đăng ký văn có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” 3.2 Đăng ký văn máy vi tính Việc đăng ký quản lý văn máy vi tính thực theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin văn thư lưu trữ BƯỚC LÀM THỦ TỤC, PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Việc chuyển phát văn thực theo trình tự sau đây: 4.1 Làm thủ tục phát hành văn a Lựa chọn trình bày bì Văn quan trước chuyển cho đối tượng có liên quan phải để bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc tiết lộ thông tin Phong bì gửi văn phải làm giấy bền, dai, không nhìn rõ chữ bên Bì văn nên in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu loại bì quy định sau: + Loại 307x220mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng nguyên khổ giấy + Loại 220x158mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp 02 phần + Loại 220x109mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp 03 phần + Loại 158x115mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp phần Ngoài bì phải ghi rõ ràng xác tên quan gửi, tên địa quan hay người nhận, số ký hiệu văn bản, số lượng văn (nếu có) để chuyển nhanh chóng, xác đến người nhận, tránh nhầm lẫn xảy Mẫu bì minh họa sau: (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2) ĐT: ……… Fax: ………… (3) E-Mail: ……………Website: ……….(4) Số: …………………………(5) Kính gửi: ……………… ……………(6) Page 18 ……………… ….…………(7) Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có) Đối với văn có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng văn Vị trí đóng dấu ký hiệu chỗ ghi số ký hiệu văn mực dấu đỏ * Đối với văn “Mật” chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc Khi chuyển giao văn Mật, phải làm bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn bản, đóng dấu mức độ Mật Nếu văn gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu: “Chỉ người có tên bóc bì” + Bì ngoài: Ghi gửi tài liệu thường phải đóng dấu ký hiệu mức độ mật số ký hiệu văn (A )Dấu ký hiệu mức độ Tuyệt Mật (B )Dấu ký hiệu mức độ Tối mật (C) Dấu ký hiệu mức độ Mật 4.2 Chuyển phát văn a Chuyển phát trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan cách thức tổ chức chuyển giao, quan định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để làm số chuyển giao + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn tập trung thực phận văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ sau:  Tờ bìa: Ghi thông tin giống sổ Đăng ký thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”  Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển (1) Số ký hiệu văn (2) Nơi nhận Ký nhận Ghi (3) (4) (5) Page 19 Cách ghi cột sổ: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn chuyển giao ngày phải ghi ngày Ngày 10, tháng phải thêm số “0” phía trước Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 3: Ghi tên quan, tổ chức, nhân nhận văn Cột số 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột số 5: Ghi điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì + Đối với quan có số lượng văn sử dụng sổ Đăng ký văn để chuyển giao văn Mẫu sổ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số 5.phải ký nhận vào sổ để giúp cán văn thư theo dõi việc chuyển giao văn thuận lợi, tránh tình trạng mát , thất lạc tài liệu b Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn quan, tổ chức chuyển giao trực tiếp đến quan, tổ chức khác phải đăng ký sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn nội quan: c Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua đường bưu điện phải lập sổ chuyển giao Mẫu sổ sau:  Tờ bìa: Ghi thông tin giống sổ Đăng ký văn thay tên sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”  Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận dấu bưu điện Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Hướng dẫn cách ghi cột Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi) Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn Cột 4: Ghi số lượng bì văn Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện Cột 6: Ghi dấu hiệu thông tin khác yếu tố ghi cột d Chuyển phát văn qua máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng sau phải gửi văn cho quan nhận văn Việc chuyển văn máy fax qua mạng tiến hành thủ tục chuyển giao văn khác e Chuyển phát văn mật Page 20 Trong trường hợp giao nhận văn Mật người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản … phải vào sổ có ký nhận bên giao, bên nhận BƯỚC THEO DÕI VIỆC CHUYỂN PHÁT VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần gửi kèm Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định Mẫu Phiếu gửi sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …/PG-…… … , ngày … tháng … năm … PHIẾU GỬI Kính gửi: …………………………………………………………… Nội dung: …………………………………………………………… Người nhận ký ngày … / …/ … Thẩm quyền ký (Họ tên) - Đối với văn có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thất lạc, mác - Đối với văn gửi lý (Không có người nhận quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị soạn thảo văn đồng thời ghi vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra - Trường hợp phát văn bị thất lạc phải kịp thời báo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải BƯỚC LƯU VĂN BẢN ĐI, LẬP HỒ SƠ LƯU Mỗi văn quan làm để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau phát hành phải giữ lại hai để lưu, lưu đơn vị cá nhân soạn thảo văn bản, lưu văn thư quan Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Cách xếp sau:  Những văn đánh số, đăng ký chung xếp chung thành tập (một hồ sơ) Ví dụ: -Tập văn công ty Xyz quý II năm 2009, - Tập văn UBND quận 10 tháng năm 2008 Page 21  Văn đánh số riêng theo loại xếp theo tên loại cụ thể Ví dụ: - Tập Nghị định Chính phủ năm 2004 - Tập Quyết định UBND quận Tân Bình năm 2008  Văn đánh số theo nhóm xếp riêng theo nhóm Ví dụ: Tập Quyết định, Chỉ thị UBND thành phố Đà Nẵng năm 2004 Các lưu văn sản phẩm quan trực tiếp làm ra, phận văn thư quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn lưu để phục vụ yêu cầu hoạt động tra cứu quan cần thiết Các quan cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ lưu Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan Mẫu sổ “SỬ DỤNG BẢN LƯU” sau:  Tờ bìa: Trình bày giống tờ bìa sổ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN tên sổ thay bằng: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU  Phần đăng ký sử dụng lưu: Được trình bày khổ giấy A3 gồm cột theo mẫu: Ngày tháng Họ tên người sử dụng (1) (2) Số, ký hiệu, ngày tháng văn (3) Tên loại trích yếu nội dung văn (4) Hồ sơ số Ký nhậ n Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi (5) (6) (7) (8) (9) Hướng dẫn đăng ký: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu Cột số 2: Họ tên, đơn vị người sử dụng lưu (Nếu người sử dụng lưu người quan phải ghi đầy đủ họ tên, địa người sử dụng) Cột số 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm văn đưa phục vụ sử dụng Cột số 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột số 5: Ghi số, ký hiệu hồ sơ (Tập lưu văn đi) bảo quản văn đưa khai thác sử dụng Cột số 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột số 7: Ghi ngày tháng năm người mượn trả lưu Cột số 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu Cột số 9: Ghi thông tin cần thiết khác( Đã trả, mượn thời hạn cho phép … ) CHƯƠNG IV MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ NÓI CHUNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN NÓI RIÊNG Hiện nay, Chính phủ điện tử coi giải pháp cải cách hành Page 22 nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch hoạt động quản lý nhà nước Tính đến năm 2007, Việt Nam có 89% website công khai 100% website cung cấp sở liệu Tin từ Bộ Thông tin - truyền thông cho biết, Việ Nam đạt bước tiến vượt bậc việc ứng dụng CNTT quan Chính phủ để quan hệ cung cấp dịch vụ Chính phủ cho công dân Việt Nam quốc gia có 22% website quan phủ cung cấp dịch vụ trực tuyến cho người dân Việc thực phủ điện tử ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực liên quan đến quản lý nhà nước, có công tác văn thư Nhận thức rõ tác động việc thực phủ điện tử tới công tác văn thư trước yêu cầu phủ điện tử việc làm cần thiết Với lý trên, để đáp ứng yêu cầu giai đoạn hội nhập, kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư Về quản lý nhà nước công tác văn thư Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phòng; đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư nay, nói chưa đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập quốc tế, thời kỳ phát triển vũ bão khoa học công nghệ, việc cần làm hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn thư cho phù hợp Chính phủ điện tử Đồng thời, nâng cao nhận thức cán lãnh đạo cán thừa hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng Mô hình tổ chức văn thư cần phải tính đến hoạt động môi trường điện tử, cách lập hồ sơ sao, lưu liệu nào, vấn đề độ tin cậy tài liệu điện tử sản sinh ngày nhiều Trên sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ quan nhà nước, cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 công tác văn thư Đây thực chất hình thức rà soát thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm soát trình giải công việc nội quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập quốc tế Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn (thay máy chữ trước kia) đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong đó, khâu quy Page 23 trình nghiệp vụ công tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế tệ quan liêu giấy tờ Điều hoàn toàn phù hợp với việc thực mục tiêu Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001- 2010 Đào tạo cán bộ, công chức nói chung cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn quản lý, sử dụng dấu Người thực công tác văn thư tất người làm công việc có liên quan đến công văn giấy tờ cán văn thư chuyên trách Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ công cải cách hành nói chung, chế "một cửa nói riêng" việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v… Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập PHẦN KẾT KẾT LUẬN Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn đến nói riêng có vị trí quan trọng hình thành phát triển tất quan tổ chức, quan tổ chức cẩn đặc biệt quan tâm đến công tác để góp phần nâng cao uy tín chất lượng hoạt động quan tổ chức Tài liệu tham khảo Giáo trình hành văn phòng Công văn 425-BNV Thông tư 01/2011 BNV Website: chínhphủ.vn Website: hanhchinh.com.vn Page 24 [...]... của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến; Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết …để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì văn thư phải lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến CHƯƠNG III: TỔ CHỨC QUẢN... chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình Văn bản đi có thể là các. .. E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có) Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ... mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm II QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI BƯỚC 1 KIỂM TRA THỂ THỨC, HÌNH THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN 1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đây là công việc bắt buộc phải... dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo) Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật thì phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới số và ký hiệu của văn bản 2.2 Ghi số và ngày tháng của văn bản Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực Văn bản ban... với việc quản lý văn bản đi Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan Để tổ chức thống nhất văn bản. .. hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc được giao Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn bản đi I KHÁI NIỆM VÀ NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG 1 Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành... TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan) trong khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gởi đi (văn bản đi) Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao... nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính 3.1 Đăng ký bằng sổ  Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản. .. đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ý kiến Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn thư BƯỚC 5 CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến ... trạng Chương II: Tổ chức quản lý giải văn đến .6 I Khái niệm phân loại II Nguyên tắc tổ chức quản lý giải văn đến .6 III Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Bước Nhận văn... nghiệp vụ tổ chức, quản lý giải văn đến công tác văn thư quan, tổ chức hoạt đông thường xuyên phổ biến quan trọng Được quan tâm thống đạo Chính phủ việc quản lý giải văn đến quan, tổ chức bước... quan viết để gửi đến quan, tổ chức có liên quan để giải việc công II NGUYÊN TẮC CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN - Văn đến dù dạng phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời,