Chuyên đề thực tập văn thư lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt Hà Nội

25 351 1
Chuyên đề thực tập văn thư  lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt Hà Nội

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

A Lời nói đầu Những năm gần đây, với yêu cầu cải cách hành Nhà nớc nhầm đáp ứng phát triển nhanh chóng đất nớc, hệ thống văn quy phạm phát luật văn th lữu đợc quan tâm Bởi công tác văn th có liên quan đến hoạt động quản lý từ việc đề chủ trơng, sách xây dựng chơng chình kế hoạch việc phản ánh tình hình nêu ý kiến lên cấp giải nhằm nâng cao chất lợng, hệ thống quản lý hành nhà nớc đòi hỏi ngời cán phải cao lực chuyên muôn nghiệp vụ Nhận thấy công việc trao đổi thông tin lu giữ thông tin quan nhà nớc nh tổ chức quan trọng.Vì công tác văn th lu trữ nói sợi dây gắn kết chủ trơng sách nhà nớc với quan đơn vị đoàn thể phản hồi, giúp chủ trơng vào thực tế.Vậy để có đội ngũ cán có khả đảm nhiệm công việc đợc cọi thớc đo chất lợng quản lý nhà nớc, tổ chức công tác đào tạo đợc trọng quan tâm Trờng đào tạo bồi dỡng cán công chức ngành GTVT đơn vị đợc phép đào tạo cho đất nớc cán làm lĩnh vực này,Thật may mắn cho đợc học tập rèn luyện môi trờng nh vậy.Tôi nghĩ học đôi với hành ,lý luận gắn liền với thực tiễn, công việc trở lên dễ dàng hơn,đặc biệt phải nói đến quãng thời gian học sinh đợc thực tập đơn vị quan ngành học trờng.Bản thân học sinh đợc thâm nhập thực tế môi trờng làm việc quan, tổ chức Họ đợc tiếp cận, thực hành nghiệp vụ văn th lu trữ sử dụng trang thiết bị văn phòng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Đồng thời so sánh giữ lý thuyết với thực tế từ học sinh đúc rút kinh nghiệm cần có chuyên môn nghiệp vụ cán phục trách công tác công văn giấy tờ quan, tổ chức.Đặc biệt học sinh qua khóa thực tập nâng cao khả giao tiếp tác phong làm việc quan yếu tố định thành bại giải công Thật vậy, thực tập tốt nghiệp khoảng thời gian để khép lại quy trình đào tạo, học sinh có điều kiện rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp, chuyên môn tảng kiến thức học trờng Để sau tốt nghiệp học sinh có Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội thể đáp ứng đợc yêu cầu khắt ke công việc góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội B Nội dung chuyên đề thực tập (Gồm chơng) Chơng I: Tìm hiểu chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty thơng mại Bình Minh Việt số 6, ngõ 228 Kim Giang Hà Nội Chơng II: Công tác văn th lu trữ quản trị văn phòng công ty Chơng III: Những nhận xét, kiến nghị thu hoạch thân Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Chơng I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty thơng mại Bình Minh Việt số 6, ngõ 228 Kim Giang Hà Nội Vài nét hình thành phát triển công ty: Công ty Thơng mại Bình Minh Việt đợc thành lập ngày 26 thánh 06 năm 1997 theo định số 420/QD UBND HN Trụ sở đóng số 6, ngõ 228- Kim Giang Hà Nội có tiềm kinh doanh nằm mặt phố Giai đoạn đầu thành lập công ty vẻn vẹn có dới 15 nhân viên cha kể giám đốc, kho, xởng, có văn phong làm việc để giới thiệu mặt hành bán hành Sau 2năm dới đạo ban lãnh đạo kết hợp với lỗ lực nhân viên công ty đặc biệt phải nói đến sách nhà nớc u đại cho doanh nghiệp trẻ công ty dần lớn mạnh tham gia vào tất khâu sản xuất, nghĩa từ khâu sản xuất tay ngời tiêu dùng để đáp ứng công việc, công ty xây dng lại hệ thống quản lý có phù hợp với mô hình công ty Cụ thể có phòng chuyên trách đảm nhiệm công việc khác nhau.Nh phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm khác hàng, chịu trách nhiệm lập phơng án kinh doanh để Giám đốc xem xét định, phòng hành chuyên giải công việc giấy tờ công văn công ty hay nh phòng tài kế toán lại thực tổ chức công tác việc hoạch toán kế toán thiết lập báo cáo kế toán,cung cấp thông tin Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội về số liệu cần thiết cho hoạt động SXKD.Đến nay, công ty có 200 nhân viên làm xởng, kho trụ sở Là đơn vị xản suất kinh doanh hoạch toán kết toán độc lập có tài khoản dấu riêng Doanh thu công ty tăng hàng năm, đời sống nhân viên ngày đợc cải thiện uy tín công ty ngày đợc nâng cao.Công ty đợc thành lập hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu: - Công ty kinh doanh mặt hành văn phòng phẩm, sửa chữa tu bổ thiết bị sử dụng học tập, công việc văn phòng - Tổ chức kinh doanh mua bán làm đại lý mặt hàng nớc mặt hành nhập Có thể nói công ty không lớn quy mô song hoạt động hiệu quả.Đặc biệt công ty chấp hành nghiêm chỉnh chế độ thuế sách với ngời lao động Là doanh nghiệp chấp hành chủ trơng sách kinh doanh nhà nớc quy định I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty thơng mại Bình Minh Việt Do công ty t nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh thủ tục kinh doanh nghĩa vụ nhà nớc chức năng: Công ty Thơng mại Binh Minh Việt đơn vị kinh doanh Chịu giám soát, kiểm tra thơng mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động Công ty đợc tham gia loại hình hoạt động kinh doanh nh kinh danh mặt hàng không bị phát luật nhà nớc nh pháp luật quốc tế cấm Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đầu giám đốc có quyền định vấn đề công ty Các phòng, ban có chức tham mu Mọi hoạt động công ty đợc thống từ xuống dới 2.Nhiệm vụ quyền hạn công ty: - Do luật doanh nghiệp quy định: Công ty trách nhiệm hữu hạn có t cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy 2.1.Trong lĩnh vực kinh tế: Chịu phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội quận, thành phố Thực nộp ngân sách địa phơng (thuế) Không đợc phát hành cổ phiếu Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội 2.2 Trong lĩnh vực kinh doanh : Tuân thủ tất hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng VD: Xây dựng tổ chức thực chơng trình khuyến mại nhằm thúc đẩy phát triển công ty Kinh doanh mặt hành mà công ty đăng ký Chấp hành hiến pháp, luật pháp văn quan nhà nớcđối với doanh nhiệp t Cơ cấu tổ chức công ty thơng mại Bình Minh Việt Căn vào luật doanh nghiệp công ty đợc tổ chức nh sau: Có giám đốc, hai phó giám đốc + Phó Giám đốc kinh doanh + Phó Giám đốc kĩ thuật Giám đốc ngời đứng đầu đạo chung công việc công ty, kèm theo quyền lợi nghĩa vụ Nghĩa vụ với đất nớc với ngời lao động, trách nhiệm trớc pháp luật Hai Phó Giám đốc trợ lý giúp việc trực tiếp cho ngời đứng đầu lĩnh vực cụ thể VD: Phó giám đốc kĩ thuật tham mu lĩnh vực liên quan đến kĩ thuật kế hoạch xây dng dây chuyền sản xuất Dới giám đốc trởng phòng, chịu trách nhiệm giải công việc: - 01 Trởng phòng tài kế toán - 01 Trởng phòng hành - 01 Trởng phòng kỹ thuật - 01 Trởng phòng kinh doanh - 01 Trởng phòng kế hoạch Các nhân viên khác công ty vào làm đợc thông qua hình thức tuyển chọn, đợc xếp làm phận thích hợp II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng hành chính: Trớc tiên phải nói hoạt đông văn th lu trữ tập chung hết phòng hành Do quan nhà nớc nên chức phòng hành phạm vi nhỏ không phức tạp 1.Chức năng: Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Phòng hành phận giúp việc cho Giám đốc, có chức tham mu tổng hợp, tổ chức nơi làm việc, đảm nhiệm yêu cầu hậu cần phục vụ hoạt đông công ty Nhiệm vụ: Trực tiếp soạn thảo văn bản, đề án trởng phòng giao,trình giám đốc xem xét định Tổ chức công việc bố trí, truyền đạt định Ban Giám đốc để phòng đơn vị liên quan biết Quản lý cán bộ, quản lý tài sản công ty Thực tốt, kịp thời nhiệm vụ đột xuất giám đốc giao Quản lý thống việc xây dựng ban hành văn công ty theo phát luật 3.Cơ cấu tổ chức phòng hành chính: Bộ phận đợc tổ chức cho phù hợp với quy mô công ty.Gọn nhẹ nhng vẵn đảo bảo tính chất công việc: - Ông Trần Đức Minh trởng phòng hành chính(phụ trách chung) - Bà Tống Thanh Tâm chánh văn phòng - Bà Lê Minh Hằng chuyên viên theo dõi khối kinh tế- kinh doanh công ty - Chị Tạ Thanh Vi cán theo dõi khối kỹ thuật - Chị Lơng Anh Thu cán chuyên trách văn th(kiêm đanh máy photo) - Chị Hà Thùy Linh cán chuyên trách lu trữ - Anh Vũ Quý Toàn nhân viên lái xe Chơng II Công tác văn th lu trữ quản trị văn phòng công ty I Công tác văn th: Công tác văn th hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, gồm toàn công việc tổ chức quản lý văn hình thành, tổ chức quản lý sử dụng dấu hoạt động tổ chức trị xã hội quan nhà nớc Công tác văn th khâu quan trọng Thực tốt công tác có ý nghĩa lớn Để góp phần nâng cao xuất chất lợng việc quan đảm bảo cho công việc nhanh chóng xác kịp thời Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Văn ban hành với thể thức Đăng ký vào sổ xác, chuyển giao nhanh chóng nơi quan nhận góp phần giải công việc kịp thời Quản lý văn lu trữ đầy đủ thông tin chứng từ hoạt động quan cần thiết văn nguồn gốc chứng phát lý chứng minh cho hoạt động quan cách trân thực Hạn chế đợc bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng sơ hở việc quản lý văn để làm việc trái pháp luật Thực tốt công tác văn th góp phần bảo vệ bí mật nhà nớc, bí mật quan Văn th nguồn bổ sung chủ yếu ,thờng xuyên cho tài liệu lu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn đợc nộp lu vào lu trữ quan Để đạt hiệu nh văn th cần phảI làm khoa học Quản lý đạo công tác văn th công ty Trong công ty giám đốc ngời chụi trách nhiệm chung quản lý công tác văn th thuộc phạm vị quan đạo nghiệp vụ công tác phòng Khi thực quản lý công tác văn th lãnh đạo quan có nhiệm vụ giải nhanh chóng văn đến Đồng thời giao cho cấp dới nh phó giám đốc, thừa lệnh văn không quan trọng Đặc điểm công ty t nhân quyền hạn ban hành loại văn phạm vị nhỏ chủ yếu nhằm đáp ứng hoạt động kinh doanh công ty Nên phận nhiệm vụ soạn thảo văn quản lý văn đi, đến quản lý dấu, thêm t vấn giao dịch với khác hàng Để giúp cho công tác văn th đợc tốt không ngừng đa công tác văn th vào nề nếp, việc tổ chức khậu nghiệp vụ phải tổ chức hợp lý khoa học nơi làm việc Phòng làm việc văn th đợc bố trí tầng hai tiện cho khác đến quan giao dịch gần với phòng giám đốc để công việc đạo đợc tiến hành nhanh chóng Trang bị sở vật chất cho công tác văn th: phòng hành văn phòng công ty đợc cung cấp đầy đủ loại trang thiết bị phục vụ cho công tác văn th đại nh: máy tính có nối mạng, máy photo, máy fax, điện thoại loại dụng cụ khác phục vụ cho công tác văn th, công tác lu trữ đợc trang bị đầy đủ nh: giá đựng tài liệu, tủ, cặp, ghim, kẹp Cũng đợc trang bị đầy đủ Công tác kiểm tra: Để nắm bắt đợc tình hình công tác văn th quan, phó phòng hành lập kế hoạch kiểm tra định kỳ thờng xuyên pháp sai xót để đa biện pháp khắc phục.Bên cạnh có chế độ Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội khen thởng kỷ luật đổi với công tác văn th để công tác văn th tốt phục vụ cho hoạt động quan Hình thức tổ chức công tác văn th công ty hình thức văn th tập trung.Tất văn đến đợc tập trung phận văn th Sau phận văn th dóng dấu văn chuyển văn đến quan,đối tác cá nhân Công ty thơng mại Bình Minh Việt có cấu tổ chức không phức tạp nên công tác văn th đợc tổ chức theo hình thức tổng hợp văn phòng đợc bố tri nh sau: STT Công việc phụ trách - Trởng phòng - Chánh văn phòng - Công tác lu trữ - Công tác văn th - Đánh máy, in ấn Đại học 01 01 01 Trình độ Cao đẳng Trung cấp 01 01 Cách tổ chức bố trí cán văn th, đáp ứng yêu cầu giải lợng công việc công ty, nhiên, trình độ cán chữ đồng nên ảnh hởng đến chất lợng chung công việc Ví dụ: Cán phụ trách công tác văn th nghỉ đột xuất thay khó khăn ảnh hởng tới chất lợng công việc chung Công tác soạn thảo: 2.1 Thẩm quyền ban hành loại văn Do đặc điểm công ty t nên loại văn quy phạm phát luật không đợc ban hành mà nhận văn nh định thị nghị nhà nớc sách kinh tế Cụ thể công ty ban hành loại văn hành thông thờng nh: Thông báo, báo cáo, hợp đồng, kế hoạch, giấy mời, tờ trình, hớng dẫn, công điện, lục Hầu hết văn ban hành phù hợp với chủ trơng sách Đảng, pháp luật nhà nớc đạo lãnh đạo, thảm quyền thể thức quy định 2.2 Tình hình soạn thảo văn Công tác soạn thảo quy trình soạn thảo văn Công ty Thơng mại Bình Minh Việt cán văn th phòng văn th đảm nhiệm.Với văn Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội bản chuyên ngành kinh doanh nh hợp đồng có thảo mang tính chất công việc th ký làm Tuy đặc điểm nội dung văn có khác nhng hậu hết việc soạn thảo văn đợc tuân thủ theo qui trình sau: Xác định mục đích, tính chất văn Xác định tên loại văn Thu thập xử lý thông tin Xây dựng để cờng việt thảo Nhân văn ban hành văn Qui trình soạn thảo văn công ty nh sau: Hoạt động công ty chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh nên để có văn sát với nội dung công việc ngời chịu trách nhiệm công việc phác thảo rùi trình cho lãnh đạo duyệt đồng ý th ký ngời chuyển cho phòng văn th đa cho cán chuyên viên đánh máy lần cuối Ngời soạn thảo văn có trách nhiệm soát lại văn in trớc trình ký 2.3 Thể thức văn công ty: Về thể thức văn công ty sử dụng mẫu trình bày văn nhà nớc theo tiêu chuẩn VN: 6909: 2001, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc theo quy định nhà nớc Quốc hiệu Tên quan Số kí hiệu Địa danh ngày tháng Tên loại trích yếu Nội dung văn Chữ ký Dấu quan Nơi nhân Ngoài có thành phần bổ sung là: Dấu mức độ mật, mức độ khẩn Văn đánh máy thống khổ A4, cách trình bày nh sau: - Trang mặt trớc: Lề bên trái cách 2,5 cm Lề dới cách 2,0 cm Lề trái cách 3,5 cm Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội - Lề phải cách 2,0 cm - Trang mặt sau: Lề bên trái cách 2,5 cm Lề bên dới cách 2,0 cm Lề trái cách 2,0 cm Chữ trình bày văn công ty thống VnTime VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, xuống dồng phải cách dòng, đầu dòng phảI viết hoa,đánh lùi vào cách lề tab không đợc viết tắt chữ không thông dụng Vị trí trình bày thành phần thể thức Quốc hiệu:Đợc trình bày phía phảI, trang củ văn dòng trình bày bằn phôn chữ VnTimeH cỡ chữ 13,kiểu chữ đậm, dòng dới trình bày bằn phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 kiểu chữ đậm, cụm từ có gạch nối, phía dới có dòng kẻ ngang bằn độ dài dòng dới VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự - hạnh phúc 2.Tác giả văn bản: Đợc trình bày góc bên trái trang đầu văn bản, bằn phôn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm, phía dới có đờng gạch ngang, nét liền VD : Công ty thơng mại Bình Minh Việt số ký hiệu văn Đợc trình bày góc dới văn bản, số ngăn cách với ký hiệu gạch chéo, băng phông chữ VnTime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng Địa danh, ngày tháng văn Đợc trình bày dới quốc hiệu văn bản, bằn phông chữ VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.Tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy Số ngày tháng ban hành văn phải viết số ả rập VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập Tự - hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm Tên loại trích yếu nội dung: - Tên loại: Trình bày giữ, dới địa danh phông chữ VnTimeH kiểu chữ đứng đậm - Trích yếu: Trình bày dới tên loại, băng phông chữ VnTime kiểu chữ đứng đậm Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội VD: Quyết định Về việc Đối với văn tên loại trích yếu nội dung đợc tricnhf bày góc tráI số kí hiệu văn phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, nghiêng Nội dung Đợc trình bày phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, trình bày ngắn gọn xác định, trọng tâm, trọng điểm, không tráI pháp luật số văn đợc trình bày hai thứ tiếng (hợp đồng) Chữ ký : Đợc trình bày dới góc phải văn Thể thức đề ký đợc quy định VD: Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) - Giám đốc ký trực thể thừa lệnh văn theo quy định VD: TL Giám đốc Chánh văn phòng (Ký tên,đóng dấu) Dấu quan Dấu đợc coi t cách pháp nhân quan ban hành văn Dấu quan có loại: dấu chức danh dấu quan Ngoài có dấu mức độ mật, khẩn.Dấu đợc đóng lên văn có chữ ký dấu đóng phải ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 bên trái chữ ký Nơi nhận Đợc trình bày góc trái cuối trang văn bản, phông chữ VnTime cỡ chữ 12 kiểu chữ nghiêng đậm, phía đợc trình bày tên quan, tổ chức, nhân nhân văn phông chữ VnTime, cỡ chữ 11, kiểu đứng.Đối với văn có tên loại có thêm cụm từ nh VD: Nơi nhận Nơi nhận: - Các phòng ban, công ty Nhận xét công tác soạn thảo văn Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Quy trình soạn thảo văn ban hành văn công ty t nhân ngắn gọn phù hợp với yếu tố công việc nhng không thiếu chặt chẽ nghiêm túc: từ soạn thảo, đánh máy, kiểm tra trớc ký góp phần nâng cao chất lợng công việc 3.Quản lý văn đi, đến 3.1 Chuyển giao văn Tất văn quan ban hành gửi đến quan, đơn vị, đối tác gọi công văn Việc quản lý văn công ty cán văn th phụ trách Cán văn th có trách nhiệm giao cho cán đánh máy, đánh máy in văn Các tủ tục chuyển giao văn Bớc 1: trình văn Văn quan sau đợc soạn thảo in ấn song phải trình cho chánh văn phòng xem xét sau trình cho ban lãnh đạo giám đốc ký thức Bớc 2: Xem lại thể thức, ghi sổ, ngày tháng văn Văn th có nhịêm vụ soát lại lần cuối tất yếu tố thể thức văn theo quy định hịên hành, văn không đủ thể thức thiết phảI sửa lại trớc chuyển giao đến ngời có trách nhiệm giải quýêt Bớc3: Nhân bản, ký, đóng dấu văn - Nhân : văn đợc photo theo thành phần nơi nhận - Sau soạn thảo in ấn song chánh văn phòng phải xem xét lại trình lên giám đốc - Đón dấu: Việc đóng dấu văn cán văn th đóng dấu công văn đI văn có chữ ký hợp lệ có chữ ký nháy cuối văn với thể thức.dấu đóng phải rõ ràng màu mực quy định Bớc 4: Đăng ký văn Tất văn quan phát hành đợc đăng ký thống vào sổ công văn quan để tiện theo dõi, quản lý văn đợc chặt chẽ Hiện công ty áp dụng hình thức đăng ký văn số Qua khảo sát tìm hiểu đợc làm thực tế công ty thấy phơng pháp đăng ký văn công ty so với lý thuyết đợc học giống Mẫu sổ đến có cột: Cột thứ là:Ngày, tháng văn Cột thứ hai là: Số ký hiệu văn Cột thứ ba là: Tên loại trích yếu nội dung Cột thứ t là: Ngời ký Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Cột thứ năm là: Nơi nhân Cột thứ sáu là: Đơn vị ngời nhân lu Cột thứ bảy là: Số lợng văn Cột thứ tám là: Ghi Bớc 5: Chuyển, giao văn Khi chuyển giao văn văn phải đợc cho vào phong bì, dán cẩn thận bì ghi rõ nơi nhận Cuối văn th chuyển văn qua đờng bu điện trực tiếp đa đến địa nơi nhận, tất loại văn phải vào sổ Chuyển, giao công văn có kèm theo phiếu gửi để cán văn th dễ theo dõi, kiểm tra chặc chẽ việc vận chuyển để nắm kết giao, nhận, kịp thời phát xử lý trờng hợp chậm trễ, thất lạc Bớc 6: Lu công văn Mỗi công văn đề lu lần: để lập hộ sơ theo dõi công văn cá nhân đơn vị soạn thảo văn bản, ký thức đợc xếp theo thừng văn để tra tìm, phục vụ cần Những lu đợc xếp theo loại, tháng, năm sau tháng đợc bàn giao vào lu trữ Số lợng văn ban hành 2006-2007 988 văn Quyết định : 105 văn Báo cáo : 97 văn Thông báo : 230 văn Công văn : 350 văn Giấy mời họp : 79 văn Và số loại văn khác Nhận xét: u điểm: Văn công ty áp dụng sổ đăng ký công văn để đảm bảo cho công tác quản lý công văn giấy tờ quan đợc chặt chẽ, tránh thất thoát góp phần giải công việc đợc thuận tiện, dễ dàng nhanh chóng cao hiệu công việc Nhợc điểm: Văn th công ty đánh máy thừa văn thiếu văn làm ảnh hởng chất lợng chất công việc Do tính chất công việc kinh doanh cần tính xác nhanh chóng nên cán văn th đôi lúc bỏ qua nhiều khâu 3.2 Quản lý văn đến Văn đến văn từ quan gửi đến đờng trực tiếp hay qua đờng bu điện Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Văn th công ty nơi tiếp nhận tất loại công văn giấy tờ đến quan Văn th có trách nhiệm tiếp nhận chuyển văn đến phòng, cá nhân để giải Nguồn văn đến công ty không rộng chủ yếu hợp đồng ký kết kinh doanh, đơn vị có liên quan đến lĩnh vực kinh tế, số UBND mà công ty có sở đóng Văn th đảm nhiệm công việc nhận văn đến, ký nhận sau chuyển tới ngời có trách nhiệm giải quyết.Trong trờng hợp giám đốc vắng chánh văn phòng trực tiếp bọc bì văn đến công ty 3.3 Tiếp nhận chuyển văn để giải Cán văn th sau nhận công văn từ chánh văn phòng,từ chánh văn phòng chức nhiệm vụ quyền hạn cá nhân để phân phụ trách giải sau nhân viên phòng tiến hành đóng dấu đến vào số ký hiệu, trích yếu nội dung từ nhân viên vào ý kiến chánh văn phòng chuyển giao văn bản: thời gian, địa chuyển đến cho ai, phòng để giải Thực tế cho thấy việc bóc bì văn so với kiến thức đợc học có khác Đối với công ty giám đốc trực tiếp bóc bì tất giấy tờ, công văn gửi đến, cho ý kiến đạo giải Chánh văn phòng nhận chuyển cho cán văn th vào sổ, photo chuyển giao Còn theo lý thuyết đợc học sau văn đến quan cán văn th ngời trực tiếp bóc bì văn bản, phân loại văn sau vào sổ quản lý văn đến chuyển lãnh đạo quan xem xét cho ý kiến giải Từ cán văn th vào để chuyển văn tới ngời có trách nhiệm giải So với lý thyết vào thực tiễn khác nhng chất lợng giải công việc công ty đạt hiệu cao Việc đóng dấu đến sau nhận văn từ chánh văn phong văn th tiến hành đóng dấu đến vào sổ quản lý văn đến Điều nhằm mục đích kiểm soát đợc toàn khối lợng văn đến công ty vào ngày nào, số lợng văn bao nhiêu, cần photo gửi đến cá nhân nào,đối tác đơn vị Bảng kê số lợng văn đến công ty năm 2006- 2007: Trong trình kinh doanh giao dịch công ty tiếp nhận 264 văn đến bao gồm: 12 văn thành phố,phơng 210 văn đối tác làm kinh doanh 42 thơng mại Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Nhận xét: Thực tế việc tiếp nhận quản lý văn đến công ty cho thấy văn th công ty làm tốt khâu ngày từ khâu tiếp nhận văn chuyển giao văn tới ngời giải Cũng nh văn đi, sổ ghi văn đến năm công ty đợc thay đổi.Việc theo dõi giải văn đến sau chuyển giao cho phòng cá nhân để giải chánh văn phòng ngời có trách nhiệm theo dõi kiểm tra đôn đốc thực văn Quản lý dấu Trong công ty t dấu không yếu tố thể thức văn mà thể tính chân thực hiệu lực pháp lý giấy tờ công văn công ty Quản lý dấu công ty đợc thực theo văn hớng dẫn nhà nớc: Nghị định Chính phủ quản lý sử dụng dấu Công ty quan nhà nớc nên nhiều thẩm quyền đợc dùng nhng dấu theo quy định nhà nớc cho phép sử dụng cụ thể dấu chức danh, dấu thể hiệu lực công ty * Quản ký sử dụng dấu Chánh văn phòng ngời chịu trách nhiệm quản lý dấu trớc công ty Cán văn th ngời đợc giao giữ sử dụng dấu chịu trách chánh nhiệm trớc chánh văn phòng Các văn đợc giám đốc ký đợc mang đến phòng văn th đóng dấu Con dấu đợc cán văn th có trách nhiệm bảo quản hộp dóng dấu song hết làm việc hộp dấu đợc đa vào tủ khóa cẩn thận, dấu đợc quản lý chặc chẽ, văn th không cho mợn dấu ý kiến cấp có phải có biên bàn giao Thực tế công việc không nhiều cho văn th công ty nên công việc quản lý dấu tốt cẩn thận.Dấu dóng theo quy định nhà nớc đóng dấu chùm 1/3 chữ ký Công ty tởng đóng dấu khống đóng dấu,đóng dấu phải có chữ ký giám đốc ngời đợc ủy quyền đợc đóng dấu Công tác lập hồ sơ lu công ty Lập hồ sơ khâu cuội công tác văn th mắt xích, cầu nối liền công tác văn th lu trữ công ty có số quy định công tác lập hồ sơ nộp lu hồ sơ nh sau: Công ty có phòng chuyên làm công tác văn th khối lợng văn không đồ sộ nên việc thu thập văn dễ dàng.Nhận thấy đặc điểm vậy,Cán văn th cần tổng hợp lại dựa sổ lập đầu năm có trách nhiệm lập hồ sơ văn cha đợc lập hồ sơ Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội - Chỉ lu lại văn phản ánh đến chức nhiệm vụ quyền hạn công ty - Hồ sơ đợc lập phải đợc biên nhận đầy đủ xác - Việc lập hồ sơ hành công ty đợc tiến hành vào thời gian cuối năm sau kế hoạch kết thúc.Các phòng, cá nhân vào công việc đợc giao văn hình thành trình giải quyếtt công việc để phân loại vấn đề Cách biên nhận bên trong, bên hồ sơ * Biên mục bên bìa hồ sơ công ty dùng bìa hồ sơ theo dúng mẫu quy định, gồm thành phần - Tên quan hình thành phông: lập hồ sơ đơn vị, cá nhân ghi đầy đủ, xác tên quan Công ty thơng mại Bình Minh Việt -Tên đơn vị: ghi tên đơn vị lập hồ sơ Phòng Kế hoạch - Tiêu đề hồ sơ: Ghi ngắn gọn, phản ánh đầy đủ, xác nội dung vấn đề hình thành trình giải công việc Ví dụ: Hồ sơ tổ chức nhân viên toàn công ty - Thời gian bắt đầu kết thúc: Đợc ghi phía dới tiêu đề hồ sơ Từ ngày 1/1/2005 đến 1/1/2007 - Tờ số: tờ văn hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ có 80 văn - Thời hạn bảo quản: Đợc qui định theo mức tạm thời vĩnh viễn, lâu dài - Số lu trữ: Gồm số phông - Mục lục số - Hồ sơ số * Biên mục bên hồ sơ - Viết mục lục văn : kể tất văn có hồ sơ tờ mục lục văn (theo mẫu) Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội S TT Số KH Văn Ngày tháng văn Tác giả văn Tên loại trích yếu ND Tờ số Ghi số - Ghi chứng từ kết thúc: Là ghi thông tin cần thiết hồ sơ Ví dụ : Đơn vị bảo quản có 27 tờ Mục lục văn có 01 tờ Đặc điểm trạng thái văn A: Không bị nấm mốc, ố vàng Hà Nội, ngày tháng năm Ngời lập hồ sơ II Quản trị văn phòng Mô hình văn phòng Trụ sở công ty không rộng nhng phòng đợc bố trí thích hợp khoa học cho hoạt đông kinh doanh Do tích chất công ty t nên có khác công ty không tiếp nhân dân nh văn phòng, quan nhà nớc phòng văn th đợc bố trí tầng hai gần với phòng giám đốc nhầm thuận tiện cho trình giải công việc Cách bố trí làm việc vủa cán văn th kéo khoa học phù hợp với diện thích 17 m2, phòng có bàn làm việc bàn lớn đợc đặt đối diện cửa vào, sát tờng.Đây bàn làm việc ngời phục trách phòng(chánh văn phòng)2 bàn nhỏ đợc kê đối làm hai bên bàn lớn, bàn làm việc nhân viên.Phòng có bàn uống nớc để tiếp khác công ty.Những trang thiết bị văn phòng đầy đủ đại: Máy vi tính,máy photo, máy Fax, máy in, quạt, điều hòa, tủ đựng tài liệu, hộp đựng dấu, điện thoại.Cửa văn phong kính cách âm,phù hợp cho văn phong gần đờng hạn chế đợc tiếng ồn xe gây tạo môi trờng làm việc yên tĩnh cho nhân viên 2.Tổ chức lao động khoa học Hiện công ty có 148 nhân viên, đảm nhiệm công việc khác công ty có nhân viên phụ trách công tác giấy tờ( hành văn th) Ngời đứng đầu Công ty Giám đốc Châu Bá Minh chánh văn phòng ngời phụ trách công tác văn th lu trữ dới có hai nhân viên trợ giúp.Công việc chuyên môn không nhiều nên phận văn th lực lợng tham mu công việc kinh doanh cho giám đốc VD: Có chuyến công tác tìm kiếm mặt hàng nhân viên phòng văn th đôi lúc Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Tuy tuyển ngời làm hai lĩnh vực văn th lu trữ nhng cán làm lẫn công việc nhau, nhiều lúc việc cấp bách cần giải sớm phải sử dụng tất nhân lực.Đây điểm khác phận văn th quan nhà nớc với công ty t nhân VD: văn phòng HĐND UBND Huyện Từ Liêm có cán làm văn th riêng công tác lu trữ riêng văn phòng bố trí cán làm việc chuyên môn, với nghiệp vụ III.Tình hình công tác lu trữ Công tác lu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nớc hay xã hội nhằm tổ chức khoa học tài liệu đợc hình thành hoạt động quan cá nhân nổi, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng công dân.Tuy nghiên công tác lu trữ công ty thơng mại Bình Minh Việt nhằm phục vụ nhu cầu nhân viên làm việc công ty, không mở rộng nh tài liệu quan nhà nớc Cán làm công tác lu trữ: Nhng công tác không đợc thực Định kỳ quý I hàng năm phận lu trữ phận văn th kiểm tra tài liệu phòng thu thập phòng, phận công ty.Phân loaị, chỉnh lý xếp biên mục đa vào lu trữ theo quy định pháp lệnh lu trữ Các tài liệu lu trữ xếp gọn gàng theo thứ tự văn bản, có mục lục văn bản, đợc bảo quản cặp hộp có đánh cặp số để thuận tiện cho việc theo dõi tra cứu, đợc xếp gọn gàng giá văn phòng Tài liệu lu trữ có công cụ tra cứu theo khối, theo năm nên việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho công việc kinh doanh đạt hiệu quả,tăng nguồn thu cho công ty nh phát triển kinh tế dễ dang nhanh chóng thuận tiện 2.Công tác thu thập bổ sung chỉnh lý khoa học tài liệu Thu thập bổ sung tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thành phần tài liệu thuộc lu trữ quan phông lu trữ quốc gia ,lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lu trữ theo thẩm quyền phạm vi đợc nhà nớc quy định Lại phải đề cập công ty t tài liệu 1năm có chục tài liệu hành chính,giá trị tài liệu thuộc phạm vi quan Nguồn thu thập bổ sung lạo tài liệu hình thành trình kinh doanh sản xuất công ty,đợc thu thập từ phòng,các đối tác đơn vị nhà nớc Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Cán lu trữ thu thập, bổ sung tài liệu giải song đợc lập thành hồ sơ * Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu phòng theo phơng pháp khoa học sửa chữa phục hồi, lập hồ sơ (đơn vị bảo quản) Xác định gí trị tài liệu làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu Trong trình hoạt động công ty sinh lợng tài liệu định, chỉnh lý sổ tài liệu nhiệm vụ cần thiết để hệ thống hóa sồ sơ theo phơng án phân loại khoa học, sửa chữa phục hồi hồ sơ chất lợng để thực tối u hóa tài liệu Vì thời gian thực tập có hạn nên em điều kiện tham gia chỉnh lý khối tài liệu công ty Em xin đa phơng án phân loại tài liệu tài liệu phòng văn th nơi em thực tập phơng án: cấu tổ chức thời gian Công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo quản an toàn cho tài liệu phục vụ tốt cho yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu Để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu, quan tiến hành biện pháp kiểm tra, bảo quản, chống nấm mốc, chống côn trùng phá hại bắng biện pháp khoa học Các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản đợc trạng bị tơng đối đầy đủ: Cặp, hộp, tủ tài liệu, giá, quạt thông gió, ánh sáng thích hợp, thiết bị chống cháy Với biện pháp bảo quản trang bị đại nên tài liệu quan tợng nấm mốc,mối mọt phá họai.Ngoài phòng lu trữ có nội quy phòng Mặc dù khối lợng tài liệu không nhỏ nhng tình trạng tài liệu tốt không bị sát hại phục vụ thuận lợi cho khai thác, sử dụng Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan Công cụ phục vụ khai thác mục lục hồ sơ, theo khối năm, số công văn đi, đến Mỗi năm có nhiều cá nhân quan phòng tìm nghiên cứu tài liệu để phục cho công việc Nhận xét chung công tác lu trữ công ty Nhìn chung công tác lu trữ công ty vào nề nếp thực nghiêm túc đầy đủ theo quy định nhà nớc.Tài liệu đợc bảo quản tốt, Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội có trang thiết bị bảo quản, xếp tài liệu cách khoa học, phục vụ kịp thời cho tra tìm khai thác tài liệu đợc lu trữ tài liệu có gí trị.Tuy nhiên số hạn chế nh: Tài liệu thu lu trữ số đợc lập hồ sơ bị bó gói Khối tài liệu nhiều gí đựng tài liệu nhiều Chơng III Thu hoạch thân I Những thu hoạch thân qua đợt thực tập Trải qua tháng thực tập phòng văn th Công ty, em trực tiếp nghiên cứu khảo sát hoạt động công ty với quan tâm giúp đỡ nhiệt tình Ban Giám đốc nhân viên công ty Em vận dụng đợc lý thuyết, giảng vào thực tiễn học hỏi đợc nhiều kinh nghiệm quý giá Qua em nhận thực đợc đầy đủ tầm quan trọng công tác văn th, lu trữ công ty t nhân Đồng thời em hiểu biết rộng thực tiễn công tác văn phòng công ty, em tiếp thu đợc hinh nghiệm cần phải có ngời làm công tác văn phòng để phục vụ cho em tuowng lai sau để cá hơng pháp làm việc cách tốt hiệu Trong thời gian thực tập em đợc tiếp xúc với nhiều đối tác làm kinh doanh công ty Em học hỏi đợc cách quan hệ ngoại giao ứng xử cán nhân viên quan với nhau, khác đến quan giao dịch Đây yếu tố quan trọng em ngời cán văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt học hỏi tác phong làm việc công sở Thời gian thực tập kết thúc, đẻ lại cho em nhiều giá trị ngành học thật sâu xắc để sau em thấy yêu nghề mà em chon để phục vụ cho sống tơng lai thân em Với cố gắng thân giúp đỡ quý công ty Thơng mại Bình Minh Việt em rút số kết hoạt động nghiệp vụ văn th lu trữ nh sau: Đối với văn đến : Tiếp nhận chuyển văn đến tới Chánh văn phòng kiểm tra bóc bì văn đến cho ý kiến giải Sau chuyển văn th tai đay tiến hành Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội đóng dấu đến, đăng ký văn đến Sau chánh văn phòng thấy văn quan trọng phải vào sổ so văn để nhân văn theo mẫu thống photo chuyển tới đối tác, đơn vị, phòng có trách nhiệm giải Đối với văn đi: Việc đăng ký văn đợc đăng ký theo trật tự khoa học theo mẫu quy định quan, sau văn soạn thảo xong, trình giám đốc chánh văn phòng xem xét ký duyệt sau mang đến phòng văn th, tiến hành đăng ký vào sổ công văn ghi số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, ghi đầy đủ tên, địa nơi nhận, văn gửi theo danh sách đợc duyệt Ngoài đợc thực hành công tac soạn thảo số văn hành thông thờng đánh máy văn bản, in văn bản, viết bì hồ sơ, phân lọai văn bản, tổng hợp văn theo ngày tháng Quãng thời gian thực thập tôI đợc tiến hành đăng ký tầm 60 văn 31 văn đến đợc đóng dấu nhiều giấy tờ nh hợp đồng, phiếu kiểm hàng Nhìn chung công tác văn th công ty dễ dàng không phức tạp Tuy nhiên, văn băn công ty có đặc điểm nội dung nhiều số liệu nên dễ nhầm lẫn có ảnh hởng đến công việc công ty, đòi hỏi cán văn th phải cẩn thân tỷ mỉ để tránh sai xót không đáng có * Về công tác lu trữ Tôi có đợc thực tập thời gian không ngắn phòng lu trữ công việc đợc làm phòng lu trữ khảo sát, thu thập tài liệu,viết mục lục hồ sơ từ xác định gia trị tài liệu, chỉnh lý, đa tài liệu vào bảo quản, tiến hành xếp tài liệu cách khoa học II Nhận xét 1.Nhận xét chung Công tác văn th lu trữ quản trị văn phòng công ty thơng mại Bình Minh Việt đợc ban giám đốc quan tâm.Hiểu biết đợc vai trò,ý nghĩa,tác dung nghiệp vụ văn th lu trữ hoạt động quan, nên đề số quy định thực nghiệp vụ văn th lu trữ Trong tuần thực tập phòng hành công ty ,tôI đợc quan sát đợc hớng dẫn trực tiếp làm công tác nghiệp vụ văn phòng, qua lý luận đối chiếu với thực tiễn xin đa số nhận xét công tác văn th lu trữ quản trị 1.1.Ưu điểm Công tác văn th văn phòng ngày đợc quan tâm trọng.Văn phong quan góp phần quan trọng vào việc tham mu cho công Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội ty.Nâng cao hiệu xuất làm việc công ty, không ngừng cải tiện nề lối làm việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao Biên chế cán văn th phù hợp với mô hình nhỏ công ty Gồm cán (1 văn th, lu trữ).Nên đợc quan tâm, cán văn th cán lu trữ làm tốt công việc để góp phần tích cực công việc ổn định cấu tổ chức quan Cán đợc tiếp xúc với công nghệ cao, máy tính lối mạng cán cập nhập kiến thức phục vụ công tác văn th - lu trữ đơn vị đợc thuận lợi khoa học * Văn th làm chức cung cấp thông tin cần thiết để giám đốc có định kịp thời vào đắn giải công việc cách tốt Công việc thúc đẩy phát triển doanh nghiệp tạo doanh thu cao cho công ty * Khi giám đốc định văn phòng có nhiệm vụ soạn thảo chuyển đế ngời ,phòng thuộc lĩnh vực giảI thi hành, đặc biệt đợc theo dõi chặt trẽ văn ban hành * Một số khâu nghiệp vụ nh quản lý văn đền, quản lý sử dụng dấu đợc thực quy định nhà nớc Không có tợng đóng dấu khống điều đảm bảo tính bí mật quan 1.2.Nhợc điểm Bên cạnh nhng kết đạt đợc nh trên, công tác văn th quan văn phòng công ty mặt hạn chế, tồn cần khắc phục nh sau: Về soạn thảo văn bản: Mặc dù đá có quy định thể thức song việc soạn thảo văn cha thóng mặt thể thức, văn bane đợc soạn thiếu sai sót Quản lý văn : Văn trợc đợc chuyển di, cán văn th có nhiệm vụ rà soát lại thể thức văn Tuy nhiên xuất phát trình độ chuyên môn cán văn th mà việc rà soát cha thực chặt chẽ Văn chuyển giao cho quan cha thống mặt thể thức Văn gửi kèm theo phiếu gửi, dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu: Quản lý dấu : Con dấu đợc quản lý chặt chẽ nhng trình sử dụng có nhợc điểm: cán văn th nhiều lúc công việc bận để nhân viên phòng khác cần dấu tự cho họ đóng lấy Khâu lập hồ sơ: Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Hiện công ty cha lập hồ sơ hành.Văn giải song thờng giữ lại theo phòng, hồ sơ theo thời gian Đây nhợc điểm tồn Nhng quan không làm công tác lập hồ sơ hành để lại nhiều hậu nh sau: Nến không lập hồ sơ hành việc xếp văn khoa học, không giải công việc hàng tháng suất, chất lợng hiệu Ngoài làm khó khăn cho việc nộp hồ sơ quản lý tài liệu không đợc chặt chẽ gặp khó khăn cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lu trữ Và không lập hồ sơ hành văn không đợc phản ánh chức nhiệm vụ đơn vị Công tác lu trữ: Văn sau kết thúc năm làm việc cán làm công việc lu trữ cha đa tài liệu để xếp chỉnh lý, việc chỉnh lý tài liệu để tồn năm sang năm khác, tài liệu tình tạng bố gói khó khăn cho việc tra tìm bảo quản nhợc điểm cần khắc phục Một số kiến nghị giải pháp Trớc hết công tác văn th công ty cần thiết ban hành văn quy định riêng, cụ thể cho công tác văn th, ban hành văn nên có chế tài nhiều ( khen thởng, kỷ luật) cho vấn đề Công tác văn th công ty cần có thêm biên chế công việc nơi giải đợc kịp thời, mục đích để nâng cao hiểu công việc tầm quan trọng công tác văn th quan Bộ phận đợc giao soạn thảo văn bản, cán văn th luôn tìm tòi nắm bắt nhng quy định để tạo thống soạn thảo văn đơn vị Về sử dụng dấu: yếu tô thể thức đảm bảo tính pháp lý văn bản, phảI sử dụng cách thẩm quyền, không cho cán liên quan tiếp cận dấu (nếu có vách ngăn kính cán văn th với khác đến giao dịch) Giải pháp khâu lập hồ sơ Trớc hết phải đa công tác lập hồ sơ vào hoạt động văn th văn phòng Cần có loại hồ sơ: hồ sơ công việc, hồ sơ hành, loại hồ sơ quan trọng hoạt động quan Cần vận dụng đặc trng: vấn đê thời gian, tác giả quan giao dịchđể phân định hồ sơ lập hồ sơ văn phải xếp theo thơi gian, khai thác sử dụng lập thông tin lại phải tìm văn thời gian, văn bị thất lạc Dựa vào đặc trng văn cần đợc phân loại rõ ràng để thuận tiện cho việc tra tìm Giải pháp công tác lu trữ: Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Cũng giống nh công tác lập hồ sơ Công tác lu trữ văn phòng công ty cần thực công việc cách khoa học Cần vận dụng phơng án phân loại tài liệu, thời gian cấu tổ chức, cấu tổ chức thời gian,thời gian mặt hoạt động Khi tiến hành phân loại tài liệu cần sử dụng bốn đặc trng để phân loại tài liệu Là học sinh khoa hành nhà nớc qua lý thuyết đợc học thấy việc lập hồ sơ công tác bảo quản tài liệu lu trữ quan trọng, không khâu nghiệp vụ công tác văn th lu trữ túy, làm tốt công tác góp phần tích cựu vào toàn hoạt động, công việc công ty C Kết luận chung Trải qua hai năm học tập rèn luyện dới mái trờng Đào tạo bồi dỡng cán công chức Ngành GTVT Bản thân em số đông học sinh trờng Đã đợc nhận giúp đỡ tận tụy Thầy Cô trờng Qua khoảng thời gian đợc tiếp xúc nghiên cứu với thực tế công việc, nhận thất trở nên hoàn thiện chuyên môn nghiệp vụ, quan nơi thực tập giúp hiểu thực tiễn sống Tôi nhận thấy gắn liền lý luận thực tiễn vấn đề vô quan trọng cần thiết Đợi thực tập giúp hiểu học hỏi đợc nhiều kiến thức quý báu dời ghế nhà trờng Từ kiến thức đợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cộng với trình học hỏi kinh nghiệm thực tế giúp tôt hiểu nghành mà lựa chọn thấy yêu nghề Đồng thời hội để thân rèn luyện tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, không ngừng phấn đấu nâng cao trình độ Qua thực tế làm việc môi trờng động (công ty t nhân) giúp cho học sinh sinh viên trờng có thêm nhiều học bổ ích cho thân, hoàn thiên khả giao tiếp, phong ứng xử công việc Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Quang thời gian thực tập làm cho học trờng dễ hiểu hơn.Giúp cho cung nh nhiều bạn học sinh khác hình dung rõ công viẹc phải làm nh làm để đem lại kết tốt Từ kiến thức đợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cộng với trình học hỏi kinh nghiệm thực tế quan giúp hiểu ngành mà lựa chọn yêu nghề Qua trình thực tập công ty giúp đạt đợc nhiều kết quả, rút đợc nhiều học bổ ích Tôi tin việc kết hợp hoài hòa học lý thuyết thực tiễn hành trang, tảng giúp có đủ khả năng, kiến thức, trình độ để tin tởng vào thân vững bớc tiến vào sống tự lập.Hơn bắt kịp với nghiệp đổi đất nớc Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội [...]... của quý công ty Thơng mại Bình Minh Việt em rút ra một số kết quả trong hoạt động nghiệp vụ văn th lu trữ nh sau: Đối với văn bản đến : Tiếp nhận và chuyển văn bản đến tới Chánh văn phòng kiểm tra và bóc bì văn bản đến cho ý kiến giải quyết Sau đó chuyển về văn th tai đay tôi tiến hành Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến Sau... của thành phố,phơng 210 văn bản của đối tác làm kinh doanh 42 của bộ thơng mại Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Nhận xét: Thực tế việc tiếp nhận quản lý văn bản đến của công ty cho thấy văn th công ty làm rất tốt khâu này ngày từ khâu tiếp nhận văn bản và chuyển giao văn bản tới ngời giải quyết Cũng nh văn bản đi, sổ ghi văn bản đến mỗi năm của công ty cũng... hàng thì nhân viên phòng văn th đôi lúc cũng đi cùng Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Tuy là tuyển ngời làm ở cả hai lĩnh vực văn th và lu trữ nhng cán bộ vẫn làm lẫn công việc của nhau, nhiều lúc việc cấp bách cần giải quyết sớm thì phải sử dụng tất cả nhân lực.Đây có thể là điểm khác giữa bộ phận văn th của các cơ quan nhà nớc với công ty t nhân VD: văn. .. công văn đi, đến Mỗi năm có rất nhiều các cá nhân trong cơ quan các phòng tìm nghiên cứu tài liệu để phục cho công việc của mình Nhận xét chung về công tác lu trữ của công ty Nhìn chung công tác lu trữ tại công ty đã đi vào nề nếp và thực hiện nghiêm túc và đầy đủ theo đúng quy định của nhà nớc.Tài liệu đợc bảo quản tốt, Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội. .. sau: Công ty chỉ có một phòng chuyên làm công tác văn th và khối lợng văn bản không đồ sộ nên việc thu thập các văn bản rất dễ dàng.Nhận thấy đặc điểm vậy,Cán bộ văn th chỉ cần tổng hợp lại dựa trên những sổ đã lập ở đầu năm và có trách nhiệm lập hồ sơ đối với những văn bản cha đợc lập hồ sơ Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội - Chỉ lu lại những văn bản phản... của văn phòng ngày càng đợc quan tâm chú trọng .Văn phong của cơ quan đã góp phần rất quan trọng vào việc tham mu cho công Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội ty. Nâng cao hiệu xuất làm việc trong công ty, không ngừng cải tiện nề lối làm việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao Biên chế cán bộ văn th rất phù hợp với mô hình nhỏ của công ty Gồm 2 cán bộ (1 văn. .. bản hoặc thiếu văn bản làm ảnh hởng chất lợng chất công việc Do tính chất công việc kinh doanh cần tính chính xác và nhanh chóng nên cán bộ văn th đôi lúc còn bỏ qua nhiều khâu 3.2 Quản lý văn bản đến Văn bản đến là văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đờng trực tiếp hay qua đờng bu điện Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Văn th ở công ty là nơi tiếp... sát tìm hiểu và đợc làm thực tế tại công ty tôi thấy phơng pháp đăng ký văn bản đi của công ty so với lý thuyết đã đợc học giống nhau Mẫu sổ đến có 8 cột: Cột thứ nhất là:Ngày, tháng của văn bản Cột thứ hai là: Số ký hiệu văn bản Cột thứ ba là: Tên loại và trích yếu nội dung Cột thứ t là: Ngời ký Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Cột thứ năm là: Nơi nhân Cột... quy định Lại phải đề cập là công ty t ít tài liệu 1năm chỉ có hơn chục tài liệu hành chính,giá trị tài liệu thuộc phạm vi cơ quan Nguồn thu thập và bổ sung là các lạo tài liệu hình thành trong quá trình kinh doanh sản xuất của công ty, đợc thu thập từ các phòng,các đối tác và các đơn vị nhà nớc Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Cán bộ lu trữ chỉ thu thập,... lấy Khâu lập hồ sơ: Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội Hiện nay công ty cha lập hồ sơ hiện hành .Văn bản giải quyết song thờng giữ lại theo phòng, hồ sơ theo thời gian Đây là một nhợc điểm vẫn còn tồn tại Nhng nếu cơ quan không làm công tác lập hồ sơ hiện hành sẽ để lại nhiều hậu quả nh sau: Nến không lập hồ sơ hiện hành thì việc sắp xếp văn bản sẽ không có ... nghiệp vụ văn th lu trữ nh sau: Đối với văn đến : Tiếp nhận chuyển văn đến tới Chánh văn phòng kiểm tra bóc bì văn đến cho ý kiến giải Sau chuyển văn th tai đay tiến hành Chuyên đề thực tập văn th... mục lục văn : kể tất văn có hồ sơ tờ mục lục văn (theo mẫu) Chuyên đề thực tập văn th lu trữ Công ty Thợng mại Bình Minh Việt Hà Nội S TT Số KH Văn Ngày tháng văn Tác giả văn Tên loại trích yếu... vào lu trữ Số lợng văn ban hành 2006-2007 988 văn Quyết định : 105 văn Báo cáo : 97 văn Thông báo : 230 văn Công văn : 350 văn Giấy mời họp : 79 văn Và số loại văn khác Nhận xét: u điểm: Văn công

Ngày đăng: 25/12/2015, 21:19

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan