Đang tải... (xem toàn văn)
đây là bản báo cáo thực tập mô tả về việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý văn bản đén tại UBND xã, trong bản này có ứng dụng phần mềm excell trong QLVB tại UBND xã, sử dụng chế độ lọc để lọc văn bản trên excell, và ứng dụng chương trình QLVB để quản lý văn bản nói chung
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Khái niệm văn đến 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Các nhóm văn đến .6 1.2 Ý nghĩa, tác dụng nguyên tắc việc tổ chức quản lý văn đến 1.2.1 Ý nghĩa, tác dụng - Làm tốt công tác quản lý văn đến giúp lãnh đạo quan, tổ chức nói chung đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật quan .7 - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Đây nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho công tác lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Vì làm tốt công tác quản lý văn đến giúp quản lý tốt văn đến, không bị mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ thực công tác chỉnh lý tài liệu sau 2.2 Nguyên tắc () 1.3 Công tác quản lý văn đến nói chung 3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến .7 1.3.2 Trình chuyển giao văn đến 11 1.3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 12 CHƯƠNG KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH – HUYỆN LỤC NGẠN – TỈNH BẮC GIANG 14 2.1 Lưu đồ “ Quy trình quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành .14 2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 14 2.2.1 Tiếp nhận văn đến .14 2.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến 15 2.2.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến .15 2.2.4 Đăng ký văn đến 16 2.3 Trình chuyển giao văn đến 17 2.3.1 Trình văn đến .17 2.3.2 Chuyển giao văn đến 18 Tại UBND xã Kiên Thành, không lập sổ chuyển giao văn đến, chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân, ghi tên tất cá nhân, đơn vị nhận vào cột đơn vị người nhận sổ đăng ký công văn đến( ghép sổ đăng ký công văn đến với sổ chuyển giao công văn đến làm sổ) 18 2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 18 2.4.1 Giải văn đến .18 2.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 19 CHƯƠNG TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH – HUYỆN LỤC NGẠN - TỈNH BẮC GIANG 20 Tiếp nhận VB đến thông qua hệ thống QLVB điều hành tác nghiệp 21 3.1.1 Khái quát chung .21 3.1.2 Ví dụ việc tiếp nhận văn đến 23 Từ phần giao diện bên trong, Chọn mục văn đến (với trường hợp xem văn tham khảo chọn mục văn đến, chọn mục văn với trường hợp VB trực tiếp gửi Ủy ban để thực hiện) sau chọn văn bản, sau chọn bên có nội dung văn như: số văn đi, số thứ tự theo sổ, trích yếu, người ký, đơn vị nhận, số lưu, độ khẩn, mức độ quan trọng Nháy đúp chuột phải vào biểu tượng “gim fine văn bản“ nháy trực tiếp vào văn mở văn bình thường (xem hình 3.3) .24 3.2 Sử dụng chương trình excell để quản lý văn đến 24 3.2.1 Đánh giá chung 24 3.2.2 Lập sổ quản lý văn excell .24 3.2.3 Tra tìm tài liệu sổ quản lý văn đến 26 B1 Bôi đen toàn tiêu đề ( từ cột số đến cột số 8) 27 B2 Chọn Data\ Filter\ Auto Filter 27 B3 Nháy vào nút tam giác cột “ số ký hiệu” chọn Custom nháy vào nút tam giác ô bên cạnh cột ô số ký hiệu tìm chọn 188/UBND - LĐTBXH 27 B4 cột số ký hiệu chọn equals 27 B5 Nhấn OK 27 Văn sau lọc xong kết (xem hình 3.5) 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 MỤC LỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ MẪU DẤU ĐẾN 0-1 (HÌNH 1.1) QUY TRÌNH QLVB ĐẾN TẠI KIÊN THÀNH 0-1 (HÌNH 2.1) 14 14 MẪU DẤU ĐẾN TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH 0-1 (HÌNH 2.2 ) 16 0-1 HỆ THỐNG QLVB - GIAO DIỆN BÊN NGOÀI (HÌNH 3.1) 22 22 0-2 HỆ THỐNG QLVB - GIAO DIỆN BÊN TRONG SAU KHI ĐĂNG NHẬP (HÌNH 3.2) 22 22 0-3 HỆ THỐNG QLVB VÍ DỤ VỀ TIẾP NHẬN 01 VĂN BẢN (HÌNH 3.3) 23 SỔ QLVB TRÊN EXCELL 0-1 - NGUYÊN HIỆN TRẠNG KHI CHƯA LỌC ( HÌNH 3.4) 26 SỔ QLVB TRÊN EXCELL 0-2- VÍ VỤ VỀ LỌC VĂN BẢN( HÌNH 3.5) 27 27 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, hòa chung lên phát triển không ngừng giới phát triển vũ bão KH &CN kinh tế tri thức đóng vai trò vô quan trọng, kéo theo xuất phát triển ngày mạnh văn phòng Đặc biệt văn phòng đại – hướng tới xây dựng văn phòng không giấy tờ với đội ngũ nhân viên giỏi trình độ lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình công việc Trong văn phòng có nhiều mảng hoạt động khác có công tác văn thư Công tác Văn thư coi mảng vô quan trọng hoạt động công tác văn phòng Nếu công tác văn thư làm tốt hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho trình giải công việc đơn vị cách nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao, tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mát tài liệu quý, quan trọng quan Đảm bảo trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo Trong công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan (quản lý công văn , quản lý công văn đến), tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư (1) Tuy công tác quản lý văn đến phần nhỏ hoạt động công tác văn thư – văn phòng chứng minh giá trị quan trọng hoạt động thực tế công tác giải công việc lưu giữ tài liệu chung UBND xã Như nói công tác quản lý văn đến có ý nghĩa vô quan trọng hoạt động quan nói chung hoạt động UBND xã Kiên Thành nói riêng Cũng UBND xã khác UBND xã Kiên Thành đơn vị hành nhà nước nhỏ hệ thống quan QLNN nên khối lượng văn đến quan văn UBND xã ban hành năm tương đối ít, thể loại chưa phong phú, xoay quanh vấn đề: đơn thư khiếu nại tố cáo, tài liệu công chứng, hộ khẩu, đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử, số tài liệu có liên quan đến đất đai, tài liệu hướng dẫn sản xuất nông nghiệp thôn, số tài liệu đạo cấp kế hoạch, giấy mời, thông báo, công văn, định… Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 nghị định công tác văn thư Nhằm nâng cao hoạt động công tác quản lý văn đến UBND xã Kiên thành đẩy mạnh công tác Ứng dụng CNTT giúp UBND xã quản lý tốt hệ thống văn đến UBND xã, thuận tiện, nhanh chóng trình quản lý, tra tìm tài liệu cần sử dụng đến, tránh bị mát tài liệu mặt khác để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rút kinh nghiệm cho thân Đặc biệt chuẩn bị kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp tới nên thực tập chuyên ngành sâu vào tìm hiểu “ Tin học hóa công tác quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – tỉnh Bắc Giang Trong báo cáo phần mở đầu phần kết luận Nội dung báo cáo chia làm 03 chương: Chương 1: Khái quát chung công tác quản lý văn đến Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang Chương 3: Tin học hóa công tác quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Khái niệm văn đến 1.1.1 Khái niệm Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (Kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến ( 2) Nói cách khác văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất công 1.1.2 Các nhóm văn đến Trong hoạt động đơn quan, tổ chức nhóm văn đến thường chia làm nhóm sau: Nhóm 1: Nhóm văn quan cấp gửi xuống Nhóm 2: Nhóm văn quan ngang cấp gửi đến Nhóm 3: Nhóm văn quan cấp gửi lên Nhóm 4: Nhóm thư công: Là đơn thư cá nhân quan khác viết gửi đến quan, đơn vị để giải việc công Mặt khác đặc thù quan trình hoạt động xuất thêm nhóm loại hình văn khác, ví dụ hoạt động khối UBND xã có thêm loại hình nhóm đơn thư: Đây văn bản, đơn khiếu nại tố cáo, đơn kiện, đơn khởi kiện ly hôn, tranh chấp cá nhân, nhân dân xã gửi đến quan đề nghị giải vấn đề liên quan đến luật pháp 1.2 Ý nghĩa, tác dụng nguyên tắc việc tổ chức quản lý văn đến 1.2.1 Ý nghĩa, tác dụng - Làm tốt công tác quản lý văn đến giúp lãnh đạo quan, tổ chức nói chung đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn Trích trang phần giải thích từ ngữ công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật quan - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Đây nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho công tác lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Vì làm tốt công tác quản lý văn đến giúp quản lý tốt văn đến, không bị mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ thực công tác chỉnh lý tài liệu sau 2.2 Nguyên tắc (3) Việc quản lý văn đến phải đảm bảo yếu tố bao gồm tính xác, tính thống nhất, kịp thời Tính thống nhất: Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư quan, tổ chức (sau gọi tắt văn thư) Kịp thời: Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Tính xác: Văn liên quan đến đơn vị, cá nhân phải chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đảm bảo đối tượng nhận văn Tất văn đến không đăng ký văn thư quan, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải 1.3 Công tác quản lý văn đến nói chung 3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 1.3.1.1 Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, người làm văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung cán văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến (văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ) phải kiểm tra sơ Trích trang phần nguyên tắc chung công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải 1.3.1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại không bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận - Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật); Khi bóc bì văn văn có đóng dấu khẩn, hỏa tốc bóc giải trước, bóc bì không gây hư hại văn bì; không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng 1.3.1.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến nhận qua mạng email sau kiểm tra sơ xong, văn thư tiến hành in văn đóng dấu đến theo quy định Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Mẫu dấu đến bao gồm thông tin như: Số đến; Ngày đến; Chuyển (xem hình 1.1) Mẫu dấu “Đến” 50mm 30mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: Ngày: ĐẾN Chuyển: mẫu dấu đến 0-1 (hình 1.1) Chi tiết hướng dẫn cách ghi dấu đến - Số đến: số thứ tự đăng ký văn đến Số đến đánh liên tục, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - Ngày đến: ngày, tháng, năm quan, tổ chức nhận văn (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05 Giờ đến: văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán văn thư phải ghi nhận (trong trường hợp cần thiết, cần ghi phút, ví dụ: 14.30) - Chuyển: Ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải 1.3.1.4 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ: Lập sổ đăng ký văn đến: Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp; Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); +Sổ đăng ký văn mật đến: Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; số lượng đơn, thư không nhiều nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành công yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức công dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký văn đến: Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, Sổ đăng ký văn đến bao gồm cột: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu; ngày tháng; tên loại trích yếu nội dung; đơn vị người nhận; ký nhận; ghi Sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn thường có thêm cột mức độ mật sau cột tên loại trích yếu nội dung cụ thể: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu; ngày tháng; tên loại trích yếu nội dung; mức độ mật; đơn vị người nhận, ký nhận, ghi + Mẫu sổ việc đăng ký đơn bao gồm: Ngày đến; số đến; Họ tên, địa người gửi; Ngày tháng; Trích yếu nội dung; Đơn vị người nhận; Ký nhận; Ghi - Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn 10 Văn đến UBND xã phải đăng ký tập trung văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến nhận qua mạng email sau kiểm tra sơ xong, văn thư tiến hành in văn đóng dấu đến theo quy định Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với công văn) Mẫu dấu đến bao gồm thông tin như: Số đến; Ngày đến; Chuyển.(xem hình 2.2) Mẫu dấu “Đến” 50mm 30mm UBND XÃ KIÊN THÀNH Số: Ngày: ĐẾN Chuyển: mẫu dấu đến UBND xã Kiên Thành 0-1 (hình 2.2 ) Chi tiết hướng dẫn cách ghi dấu đến - Số đến: số thứ tự đăng ký văn đến Số đến đánh liên tục, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - Ngày đến: ngày, tháng, năm UBND xã nhận văn bản, đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05 - Chuyển: Ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải UBND xã nhận công văn thượng khẩn, hỏa tốc nên phần dấu đến không ghi văn đến 2.2.4 Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến chia làm loại: loại đăng ký loại phải đăng ký; loại phải đăng ký bao gồm văn gửi cá nhân, đơn vị quan, văn không đăng ký bao gồm: sách, báo, tư liệu tham khảo Tại UBND xã Kiên Thành văn đến hàng năm nhỏ 2000 văn bản, văn đăng ký vào sổ, 01 sổ quản lý văn máy sử dụng chương trình excell sổ quản 16 lý văn (4) tùy vào cách nhận văn theo đường bưu điện hay qua email mà vào sổ quản lý tương thích phù hợp Mở 01 sổ giải đơn thư Do nhận văn mật, nên không mở sổ quản lý văn mật đến Mẫu đăng ký văn đến nói chung ( quản lý máy sổ quản lý) bao gồm có cột như: Ngày đến, số đến, tác giả, số, ký hiệu, ngày tháng, tên loại trích yếu nội dung, đơn vị người nhận, ký nhận, ghi Riêng sổ đăng ký văn máy cột ký nhận có thêm cột STT (xem hình 3.4) Mẫu sổ đăng ký đơn thư bao gồm cột: ngày đến; số đến; họ tên, địa người gửi; ngày tháng; trích yếu nội dung; đơn vị người nhận; ký nhận; ghi - Khi đăng ký văn bản, đảm bảo rõ ràng, xác; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng 2.3 Trình chuyển giao văn đến 2.3.1 Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải trình cho chủ tịch UBND xã xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Chủ tịch UBND xã vào nội dung văn đến; quy chế làm việc UBND xã chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho ban, ngành, cán công chức ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần quy định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) chủ tịch UBND xã, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào cột đơn vị người nhận sổ đăng ký văn đến(5) Sổ quản lý văn máy sử dụng chương trình excell dùng để quản lý loại văn đến nhận qua mạng, thư điện tử, sổ quản lý văn thông thường dùng để quản lý văn nhận qua đường bưu điện văn nhận trực tiếp Đăng ký bổ sung vào sổ QLVB excell văn nhận qua email Đăng ký bổ sung vào sổ QLVB thông thường văn nhận qua đường bưu điện thư tay 17 Với đơn thư sau trình lãnh đạo văn chuyển trở lại đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký đơn thư trước làm thủ tục chuyển giao văn tới đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải 2.3.2 Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến chủ tịch UBND xã Việc chuyển giao văn đến bảo đảm yếu tố - Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận Sau tiếp nhận văn đến, văn thư phải vào sổ đăng ký UBND xã, trình chủ tịch xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến Chủ tịch UBND xã, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải in đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm văn chuyển qua mạng) chuyển cho lãnh đạo xem xét giải Tại UBND xã Kiên Thành, không lập sổ chuyển giao văn đến, chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân, ghi tên tất cá nhân, đơn vị nhận vào cột đơn vị người nhận sổ đăng ký công văn đến( ghép sổ đăng ký công văn đến với sổ chuyển giao công văn đến làm sổ) 2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.4.1 Giải văn đến Khi nhận văn đến, cán bộ, công chức có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn UBND xã quan cấp quy định văn chịu trách nhiệm trước tập thể quan cấp kết tiến độ thực công việc mà giao Các vấn đề giải liên quan đến nội dung văn bản, cá nhân trao đổi trực tiếp với chủ 18 tịch UBND xã phó chủ tịch phụ trách khối giao nhiệm vụ (6), không sử dụng phiếu trình Đối với văn đến có liên quan đến ban, ngành, cán bộ, công chức, viên chức khác cá nhân chủ trì giải gửi văn văn kèm theo ý kiến giải chủ tịch UBND xã để lấy ý kiến cán bộ, công chức Khi trình chủ tịch UBND xã xem xét, định, cá nhân chủ trì trình kèm văn tham gia ý kiến cá nhân có liên quan - Lưu văn đến: Văn đến lưu theo hai hình thức: Các văn nhận qua email lưu 01 Forder lưu sổ quản lý văn đến máy (sử dụng hyperlink để kết nối văn excell, để quản lý văn nói chung, kích trực tiếp vào đường link đặt excell để xem văn ) in 01 bản, đóng dấu đến lưu văn thư quan Đối với công văn đến nhận trực tiếp qua đường bưu điện văn thư quan lưu có dấu đỏ sau làm xong thủ tục liên quan đến quản lý công văn đến 2.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan cấp trên, phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Tại UBND xã có phó chủ tịch 01 PCT phụ trách khối kinh tế 01 PCT phụ trách khối văn hóa - xã hội Theo quy chế thực UBND xã PCT phụ trách khối phụ trách việc nhận giải toàn văn bản, tiến độ công việc chất lượng công việc cán bộ, công chức khối phụ trách chịu trách nhiệm trước tập thể UBND xã quan cấp Từ văn nhận, PCT trực tiếp nhân công đến cán bộ, công chức chuyên môn Các Phó chủ tịch trực tiếp đôn đốc công chức, viên chức chuyên môn thực công việc đảm bảo tiến độ thời gian quy định Cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho PCT phụ trách khối tương ứng với văn để đôn đốc giải công việc Tại ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn chưa thực ứng dụng công nghệ thông tin việc theo dõi việc giải văn đến TT UBND gồm có Chủ tịch UBND xã phụ trách chung Có PCT, 01 Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế bao gồm mảng nông, lâm nghiệp, xây dựng bản, phòng cửa Phó chủ tịch phụ trách khối văn hóa – xã hội bao gồm mảng: văn hóa xã hội,, nội vụ 19 Đánh giá chung: Công tác quản lý công văn đến UBND xã Kiên Thành thực tương đối có nề nếp bám sát vào văn hướng dẫn quan cấp quản lý công tác văn thư lưu trữ, văn hướng dẫn Bộ nội vụ cục văn thư lưu trữ nhà nước Tuy nhiên trình thực số tồn cụ thể: - Theo quy định văn đến văn thư quan không lưu mà giao văn có dấu đỏ cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải công việc lưu lập hồ sơ công việc Nhưng việc lưu trữ tài liệu cá nhân, cán bộ, công chức không đảm bảo nên UBND xã lưu văn đến văn thư - Theo quy định phải lập sổ chuyển giao văn đến Nhưng đặc thù công việc UBND xã không liên quan đến nhiều ngành, cá nhân mà công việc chuyên môn ngành nào, cán công chức ngành, cán công chức chủ động thực hiện, nên không sử dụng sổ chuyển giao văn mà kết hợp sử dụng sổ chuyển giao văn dùng chung với sổ đăng ký văn - Không sử dụng phiếu trình văn - Tuy áp dụng CNTT vào công tác quan lý văn đến áp dụng vào khâu tiếp nhận quản lý văn nhận qua mạng email Chương TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH – HUYỆN LỤC NGẠN - TỈNH BẮC GIANG Nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc hàng ngày nói riêng hoạt động quản lý nói chung Lãnh đạo UBND xã Kiên Thành 20 quan tâm đến trang thiết bị đầu tư cho cán làm việc Hiện đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức xã 24 người biên chế Trong UBND xã có 18 máy tính, 18 máy in, máy scan, đảm bảo phòng cán bộ, công chức, viên chức có 01 máy tính (thường xếp 02 cán công chức 01 chuyên ngành ngồi 01 phòng) 100% máy tính sử dụng để trao đổi thông tin trình làm việc nối mạng internet Có 20/24 cán công chức sử dụng thành thạo máy tính sử dụng mail cá nhân riêng Bên cạnh nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng nói chung nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến nói riêng UBND xã trọng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý văn đến nội dung: Tiếp nhận văn đến thông qua hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp UBND xã; Sử dụng chương trình excell để quản lý văn đến sau tiếp nhận văn đến thông qua hệ thống quản lý văn bản; Sử dụng chương trình excell để tra tìm văn cần sử dụng đến cụ thể sau: Tiếp nhận VB đến thông qua hệ thống QLVB điều hành tác nghiệp 3.1.1 Khái quát chung Chương trình hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp đưa vào sử dụng toàn tỉnh Băc Giang từ năm 2012 ban đầu chương trình có tên “ Hệ thống thông tin hỗ trợ công tác điều hành” đến năm 2014 phần mềm sửa đổi nâng cấp có tên “hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp” Đây phần mềm trung tâm tin học tỉnh Bắc Giang xây dựng nên sợi dây liên kết thông tin từ trung ương đến địa phương (từ cấp tỉnh đến cấp xã) Phần mềm song song hoạt động chương trình phần mềm “ hòm thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Giang” hoạt động Trong phần mềm, phận quản trị phần mềm có khai báo cung cấp chi tiết thẩm quyền truy cập thông tin, sử dụng thông tin, sử dụng phần mềm Trong chuyên viên từ cấp huyện trở lên có tài khoản mail cá nhân riêng phân quyền truy cập Đối với phần mềm cấp tỉnh huyện, tần suất sử dụng phần mềm cao trao đổi giải văn trực tiếp qua chương trình QLVB Tạo thành mô hình văn phòng điện tử khép kín Tuy nhiên cấp xã giới hạn việc tiếp nhận văn đến có tài khoản truy cập chung UBND xã Trên giới thiệu sơ lược cách sử dụng “hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp” phiên nâng cấp năm 2014 phần thẩm quyền truy cập sử dụng cấp xã – phần truy cập tài khoản UBND xã Kiên Thành Phần mềm sử dụng có trình duyệt internet: firefox, chrome…… Nhập địa trang http://qlvblng.bacgiang.gov.vn giao diện phần mềm có dạng ( xem hình 3.1) 21 0-1 Hệ Thống QLVB - giao diện bên (hình 3.1) 0-2 Hệ thống QLVB - giao diện bên sau đăng nhập (hình 3.2) Sau nhập Tên đăng nhập Mật quy định sẵn giao diện bên có dạng (xem hình 3.2) Thoát khỏi phần mềm: Nhấp chuột vào biểu tượng “thoát” góc bên phải hình 22 Ngoài muốn tìm kiếm văn nhận (chỉ tiến hành tìm kiếm sở liệu văn mà người dùng có quyền khai thác kết tìm kiếm người khác nhau) B1 chọn tap chức “ Quản lý văn điều hành” B2 Chọn menu chức “ Văn đến” B3 Nhấp chuột vào nút “ Tìm kiếm văn bản” công cụ, chọn “ thông tin văn bản” B4 Nhập thông tin văn cần tìm B5 Nhấn nút “ Tìm kiếm” để bắt đầu tìm kiếm Bên cạnh tìm kiếm nhanh cách nhập thông tin vào ô text box cạnh nút “ Tìm kiếm văn bản” nhấp chuột vào nút “ Tìm” 3.1.2 Ví dụ việc tiếp nhận văn đến Sau đăng nhập vào hệ thống thông qua tên truy cập mật truy cập quy định sẵn giao diện bên có dạng ( xem hình 3.2) 0-3 Hệ thống QLVB Ví dụ tiếp nhận 01 văn (hình 3.3) 23 Từ phần giao diện bên trong, Chọn mục văn đến (với trường hợp xem văn tham khảo chọn mục văn đến, chọn mục văn với trường hợp VB trực tiếp gửi Ủy ban để thực hiện) sau chọn văn bản, sau chọn bên có nội dung văn như: số văn đi, số thứ tự theo sổ, trích yếu, người ký, đơn vị nhận, số lưu, độ khẩn, mức độ quan trọng Nháy đúp chuột phải vào biểu tượng “gim fine văn bản“ nháy trực tiếp vào văn mở văn bình thường (xem hình 3.3) 3.2 Sử dụng chương trình excell để quản lý văn đến 3.2.1 Đánh giá chung Ưu điểm: Lập sổ excell để quản lý văn đến giúp người quản lý văn quản lý tất công văn đến cách nhanh, gọn, tập trung, giảm thời gian, công sức so với cách lưu văn truyền thống Thông qua cách quản lý này, có việc cần tìm đến cần sử dụng lọc để tìm kiếm văn bản, sau lọc tìm kiếm cần kích trực tiếp vào đường link để lấy văn (điều kiện người muốn tìm phải nhớ số yếu tố, thành phần liên quan ví dụ: số kí hiệu văn bản, trích yếu nội dung…thông thường người sử dụng tìm kiếm văn theo tiêu chí: số, ký hiệu văn bản)) Lập sổ lưu truyền thống có việc cần tra tìm văn bản, phải nhiều thời gian lục lại tài liệu lưu thêm thời gian tìm văn lưu kho Trong có tài liệu lưu lâu ngày, trình lưu trữ không tốt trình di chuyển kho, tài liệu kho…có thể dễ làm tài lại dẫn đến không tìm thấy tài liệu Dễ dàng nhập tin có nội dung thông tin trùng lặp (coppy liệu tiết kiệm thời gian) Hạn chế:Trường hợp điện, máy tính hỏng muốn sử dụng để quản lý công văn đến tra tìm văn đến không thực được; Trường hợp máy tính gặp cố, vi rút máy bị hỏng ổ cứng… dễ gây liệu lưu trữ mà dẫn tới tình trạng khôi phục được( cách khắc phục: sau hết năm khóa sổ quản lý văn bản, tổ chức coppy đĩa mềm đĩa CD để đảm bảo giữ gìn tài liệu) - Khi xây dựng sổ quản lý máy nào, người dùng sử dụng thao tác kích vào link để xem in văn máy Khi coppy liệu sang thiết bị khác (sang máy khác, USB định dạng địa lấy links phần” tên loại trích yếu nội dung” bị thay đổi chuyển sang không định dạng “ mở không xác định fine.)dẫn tới tình trạng không xem trực tiếp in văn 3.2.2 Lập sổ quản lý văn excell 24 Công văn đến sau downloat từ email “hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp” lưu trực tiếp vào Forder “ công văn đến” ổ D Trong Forder “ công văn đến” tạo Forder thư mục tháng riêng biệt, văn đến lưu vào Forder tháng ( tháng 1, tháng 2, tháng 3, tháng 4…) Văn đến tháng lưu vào Forder tháng Đây nguồn cung cấp liệu văn cho sổ quản lý sử dụng excell để quản lý văn Sổ quản lý văn đến excell bao gồm cột với thông tin sau: STT; Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu; ngày tháng; tên loại trích yếu nội dung; đơn vị người nhận; ghi * Cách nhập liệu cột cụ thể sau: (cách nhập liệu giống nhập liệu sổ thông thường, khác cột tên loại trích yếu nội dung cách nhập liệu) Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, vd: 05/02, 21/7 Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Tác giả Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/15 Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn ghi tên loại) văn đến (tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Chọn ô cần nhập liệu, vào Insert > hyberlink (Ctrl + K) (hoặc nhấn chuột phải chọn hyberlink) >Exiting files or webpage > Look in (trong look in chọn thư thục cần liên kết) (ở lưu Forder Công văn đến ổ D nên chọn ổ D) > chọn công văn đến > chọn tháng > chọn Văn cần nhập > OK Sau chọn xong ta có dạng liệu sau: \QLVB đến\T3\KH-22-2015-3.pdf phát động ngày chạy olympic sức khỏe toàn dân (ví dụ việc nhập liệu cho Kế hoạch số 22/KH – UBND ngày 5/3 UBND huyện Lục Ngạn kế hoạch phát động ngày chạy Olympic sức khỏe nhân dân) Tiếp tục làm tương tự để nhập liệu công văn Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền 25 Cột 8: Ghi Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) * Sử dụng hyperlink để kết nối văn excell, để quản lý văn nói chung, kích trực tiếp vào đường link cột tên loại trích yếu nội dung ta tạo để xem văn bản, in trực tiếp văn cách mở đường link thực thao tác in văn thông thường (xem hình 3.4.) Sổ QLVB excell 0-1 - nguyên trạng chưa lọc ( hình 3.4) 3.2.3 Tra tìm tài liệu sổ quản lý văn đến Ưu điểm: Sử dụng lọc giúp ta tìm tài liệu nhanh, xác, không thời gian để tra tìm công văn đến lưu Thao tác sử dụng máy, cần in văn sau lọc Người tra cứu tài liệu cần nhớ số thông tin liên quan đến văn như: số, ký hiệu văn bản; tên loại trích yếu nội dung, ngày tháng văn bản; thông tin mà người tra cứu văn đến đưa vào sát thực với văn khả tìm văn xác đạt hiệu cao Ví dụ lọc văn công văn số 188/UBND – LĐTBXH (Cách lọc theo số ký hiệu) xem hình 3.5 26 Sổ QLVB excell 0-2- ví vụ lọc văn bản( hình 3.5) B1 Bôi đen toàn tiêu đề ( từ cột số đến cột số 8) B2 Chọn Data\ Filter\ Auto Filter B3 Nháy vào nút tam giác cột “ số ký hiệu” chọn Custom nháy vào nút tam giác ô bên cạnh cột ô số ký hiệu tìm chọn 188/UBND - LĐTBXH B4 cột số ký hiệu chọn equals B5 Nhấn OK Văn sau lọc xong kết (xem hình 3.5) 27 KẾT LUẬN Hoạt động quản lý văn đến có chức bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc phần vào công tác có làm tốt hay không Đây công tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan tới nhiều cán bộ, công chức Tầm quan trọng với hoạt động quản lý phủ nhận Để đảm bảo công tác làm tốt đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp nghiệp vụ văn phòng nói chung nghiệp vụ công tác quản lý văn đến nói riêng với quan tâm sâu sát cấp lãnh đạo Tại UBND xã Kiên Thành thực tế công tác quản lý văn (QLVB) UBND xã Kiên Thành ngày chuyên nghiệp hoá hơn, tác phong công nghiệp lãnh đạo, cán nhân viên tương đối chuyên nghiệp khoa học Chất lượng công việc nâng cao đáp ứng yêu cầu lãnh đạo quan Công tác QLVB đến tin học hóa khâu nghiệp vụ đem lại hiệu thực tế Tuy nhiên thực tế trình độ tiếp cận công nghệ thông tin việc hiểu biết công tác quản lý văn đến đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức UBND xã không đồng nên nên việc tin học hóa công tác quản lý văn đến bước đầu tổ chức thực chất lượng chưa tương xứng với điều kiện nói chung đặc biệt điều kiện sở vật chất, trang thiết bị thông tin UBND xã UBND xã Kiên Thành quan cấp cần tiếp tục tăng cường đầu tư thêm CSVC đặc biệt phần mềm ứng dụng nhằm nâng cao hoạt động văn phòng nói chung hoạt động công tác QLVB đến nói riêng hướng tới giải tất văn máy tính, xây dựng hoàn thiện mô hình văn phòng không giấy tờ Trên toàn công tác “Tin học hóa công tác quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang” Thông qua cho nhìn đầy đủ toàn diện công tác quản lý văn đến việc tin học hóa công tác quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành Mặc dù thân nhận thức tầm quan trọng việc áp dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác văn phòng nói chung công tác quản lý văn đến nói riêng song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu rộng, nên báo cáo thực tập tránh khỏi hạn chế thiếu sót định chưa đáp ứng hết yêu cầu khoa nhà trường đặt Kính mong thầy giáo, cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế trường ĐH công 28 nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên có ý kiên bổ sung đóng góp để báo cáo thực tập tốt nghiệp tới hoàn thiện thành công Giúp cho hiểu biết sâu rộng, xác, đầy đủ hoàn thiện việc tin học hóa công tác quản lý văn đến Qua báo cáo thực tập cho phép gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo, cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế trường ĐH công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên - Những người trang bị cho kiến thức kỹ việc áp dụng công nghệ thông tin vào khâu nghiệp vụ công tác văn phòng nói chung áp dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác quản lý văn đến nói riêng Đồng thời qua cho phép gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới thầy ThS Vũ Xuân Nam – tận tình giúp đỡ hoàn thành báo cáo thực tập chuyên ngành Tôi xin chân thành cảm ơn Kiên Thành, ngày tháng Sinh Viên Vũ Thị Thuý 29 năm 2015 TÀI LIỆU THAM KHẢO [ ] Chính Phủ (2004), Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP nghị định Chính Phủ công tác văn thư [ ] Nghị định số 09/2010/NĐ - CP việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày tháng năm 2004 Chính Phủ công tác văn thư [ ] Bộ nội vụ (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạng cấu tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính Phủ UBND [ ] Cục văn thư lưu trữ nhà nước (2005), công văn số 425/VTLTNN – NVTW việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến [ ] Vũ Thị Thúy (2010), Báo cáo thực tập chuyên đề" Tìm hiểu nghiệp vụ công tác Văn thư UBND xã Quý Sơn – Huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang, thực trạng giải pháp", Trường cao đẳng Nội Vụ Hà Nội [ ] Nguyễn Văn Huân, Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Giáp (2014), giảng văn phòng điện tử Khoa hệ thống thông tin kinh tế, Trường ĐH CNTT & TT - ĐH Thái Nguyên [ ] Trung tâm tin học tỉnh Bắc Giang (2014), Tài liệu hỗ trợ sử dụng phần mềm “ hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp BG netoffice- Tài liệu nội bộ”, Trung tâm tin học tỉnh Bắc Giang 30 [...]... được chuyên nghiệp hoá hơn, tác phong công nghiệp của lãnh đạo, cán bộ nhân viên tương đối chuyên nghiệp và khoa học Chất lượng công việc đã được nâng cao đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo cơ quan Công tác QLVB đến đã được tin học hóa cơ bản ở các khâu nghiệp vụ và đem lại hiệu quả thực tế Tuy nhiên thực tế do trình độ tiếp cận công nghệ thông tin cũng như việc hiểu biết về công tác quản lý văn bản đến của... động của công tác QLVB đến nói riêng hướng tới giải quyết tất cả các văn bản trên máy tính, dần dần xây dựng và hoàn thiện mô hình văn phòng không giấy tờ Trên đây là toàn bộ công tác Tin học hóa công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang” Thông qua đó đã cho tôi cái nhìn đầy đủ và toàn diện hơn về công tác quản lý văn bản đến và việc tin học hóa công tác quản... các thầy giáo, cô giáo trong khoa hệ thống thông tin kinh tế trường ĐH công 28 nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên có những ý kiên bổ sung đóng góp để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi sắp tới được hoàn thiện và thành công hơn Giúp cho tôi hiểu biết sâu rộng, chính xác, đầy đủ và hoàn thiện hơn về việc tin học hóa công tác quản lý văn bản đến Qua bản báo cáo thực tập này cho phép tôi gửi... 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH – HUYỆN LỤC NGẠN – TỈNH BẮC GIANG 2.1 Lưu đồ “ Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND xã Kiên Thành (Xem hình 2.1) Quy trình QLVB đến tại UBND xã Kiên Thành Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Tiếp nhận VB đến Phân loại sơ bộ, bóc bì VB đến Đóng dấu “ Đến ghi số đến, ngày đến Đăng ký VB đến Trình và chuyển giáo văn bản đến Giải quyết... trước tập thể UBND xã và cơ quan cấp trên Từ văn bản được nhận, các PCT trực tiếp nhân công đến cán bộ, công chức chuyên môn Các Phó chủ tịch trực tiếp đôn đốc công chức, viên chức chuyên môn thực hiện công việc đảm bảo tiến độ và thời gian đã được quy định Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn... chân thành tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa hệ thống thông tin kinh tế trường ĐH công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên - Những người đã trang bị cho tôi những kiến thức và kỹ năng mới trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào các khâu của nghiệp vụ công tác văn phòng nói chung và áp dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác quản lý văn bản đến nói riêng Đồng thời qua đây cũng cho... ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) Mẫu dấu đến bao gồm các thông tin như: Số đến; Ngày đến; Chuyển.(xem hình 2.2) Mẫu dấu Đến 50mm 30mm UBND XÃ KIÊN THÀNH Số: Ngày: ĐẾN Chuyển: mẫu dấu đến tại UBND xã Kiên Thành 0-1 (hình 2.2 ) Chi tiết hướng dẫn cách ghi trong dấu đến - Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày... bộ công chức cùng 01 chuyên ngành ngồi tại 01 phòng) 100% máy tính sử dụng để trao đổi thông tin trong quá trình làm việc đều được nối mạng internet Có 20/24 cán bộ công chức sử dụng thành thạo máy tính và sử dụng mail cá nhân riêng Bên cạnh đó nhằm nâng cao hơn hiệu quả trong công tác văn phòng nói chung và nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến nói riêng UBND xã đã chú trọng ứng dụng công. .. để làm bằng chứng 2.2.3 Đóng dấu Đến , ghi số và ngày đến 15 Văn bản đến của UBND xã phải được đăng ký tập trung tại văn thư và phải được đóng dấu Đến ; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với các văn bản đến nhận qua mạng email thì sau khi kiểm tra sơ bộ xong, văn thư tiến hành in văn bản và đóng dấu đến theo quy định Dấu Đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn... quản lý văn bản đến và việc tin học hóa công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Kiên Thành Mặc dù bản thân tôi đã nhận thức được tầm quan trọng trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác văn phòng nói chung và công tác quản lý văn bản đến nói riêng song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu rộng, nên trong bản báo cáo thực tập này không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định ... toàn công tác Tin học hóa công tác quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang” Thông qua cho nhìn đầy đủ toàn diện công tác quản lý văn đến việc tin học hóa công tác. .. đối chuyên nghiệp khoa học Chất lượng công việc nâng cao đáp ứng yêu cầu lãnh đạo quan Công tác QLVB đến tin học hóa khâu nghiệp vụ đem lại hiệu thực tế Tuy nhiên thực tế trình độ tiếp cận công. .. quát chung công tác quản lý văn đến Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang Chương 3: Tin học hóa công tác quản lý văn đến UBND