Đang tải... (xem toàn văn)
KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG
GVHD: LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, kiểm soát nội đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế công ty như: người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Chu trình mua hàng toán có vai trò quan trọng công ty nào,vì việc kiểm soát chu trình việc cần thiết quan trọng Hơn nữa, công ty HÀ HƯƠNG lại công ty dệt may nên khâu mua hàng phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không mua nước mà nhập từ nước Do đó, em thấy khâu mua hàng quan trọng định thành, bại đợt sản xuất công ty, đòi hỏi công ty cần phải có quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá hợp lý để công ty cạnh tranh giá chất lượng thị trường Từ nhận thức đó, với thời gian học tập tìm hiểu lớp, em nhận thấy vấn đề kiểm soát chu trình mua hàng toán công ty cần thiết cần quan tâm, vậy, em chọn đề tài KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG Đề tài gồm ba phần chính: Phần I: Cơ sở lý thuyết kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nói riêng Phần II: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần HÀ HƯƠNG Phần III: Một số đánh giá kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình mua hàng toán HÀ HƯƠNG SVTH: Trang GVHD: NỘI DUNG PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN NÓI RIÊNG I Khái quát chung kiểm soát nội Khái niệm kiểm soát nội Kiểm soát nội phương pháp sách thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động Chức nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội - Ngăn chặn phát gian lận sai phạm đơn vị - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp hiệu - Nhằm bảo đảm quy định doanh nghiệp thực - Ghi chép kế toán đầy đủ, xác theo quy định chế độ kế toán - Đảm bảo báo cáo tài lập đầy đủ, hợp lý, hợp lệ tuân thủ yêu cầu chuẩn mực - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội 3.1 Môi trường kiểm soát Bao gồm toàn nhân tố bên bên doanh nghiệp Các nhân tố phụ thuộc lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức nhà quản lý doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp có hiệu hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý Nếu nhà quản lý coi trọng đến SVTH: Trang GVHD: hoạt động kiểm tra, kiểm soát chắn hệ thống kiểm soát nội vận hành hiệu 3.1.1 Đặc thù quản lý Đề cập tới quan điểm khác điều hành doanh nghiệp nhà quản lý Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp có sách, chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp 3.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức đơn vị phân chia quyền hạn, trách nhiệm thành viên đơn vị Một cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo môi trường kiểm soát tốt Vì vậy, để thiết lập cấu tổ chức tốt phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm soát toàn hoạt động doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời chồng chéo phận - Thực phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ bảo quản tài sản - Đảm bảo độc lập tương đối phận 3.1.3 Chính sách nhân Là nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát Chính sách nhân bao gồm toàn phương pháp quản lý nhân chế độ đơn vị việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng kỷ luật nhân viên 3.1.4 Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoạch tài nhân tố quan trọng trình kiểm soát Công việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc hệ thống kế hoạch dự toán trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu 3.1.5 Bộ phận kiểm toán nội Thực chức giám sát, đánh giá kiểm tra thông tin toàn hoạt động đơn vị Nếu phận kiểm soát nội hoạt động hữu hiệu SVTH: Trang GVHD: hiệu có thông tin kịp thời tình hình hoạt động doanh nghiệp chất lượng công tác kiểm soát 3.1.6 Uỷ ban kiểm toán Uỷ ban kiểm toán bao gồm thành viên máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giám sát chấp hành luật pháp công ty - Kiểm tra giám sát công việc kiểm toán viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Dung hòa bất đồng Ban giám đốc với kiểm toán viên bên 3.1.7 Các nhân tố bên Các nhân tố không thuộc kiểm soát đơn vị có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành nhà quản lý thiết kế vận hành quy chế thủ tục kiểm soát nội Bao gồm: Sự kiểm soát quan chức nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước… 3.2 Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán quy định kế toán thủ tục kế toán mà đơn vị kiểm toán áp dụng để thực ghi chép kế toán lập báo cáo tài Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu tổng quát sau thực hiện: - Sự phê chuẩn: Bảo đảm nghiệp vụ kinh tế xảy có phê chuẩn hợp lý - Tính có thật: Phải ghi chép nghiệp vụ có thật, không cho phép ghi chép nghiệp vụ thực vào sổ sách đơn vị - Tính đầy đủ: Bảo đảm tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phản ánh đầy đủ SVTH: Trang GVHD: - Sự đánh giá: Bảo đảm sai phạm việc tính toán khoản giá phí - Sự phân loại: Đảm bảo nghiệp vụ ghi chép theo sơ đồ tài khoản ghi nhận đắn loại sổ sách kế toán - Tính kỳ: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định - Quá trình chuyển sổ tổng hợp xác: Số liệu kế toán ghi chép vào sổ phụ phải tổng cộng chuyển sổ đắn, tổng hợp xác báo cáo tài doanh nghiệp 3.3 Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát quy chế thủ tục ban lãnh đạo đơn vị thiết lập đạo thực đơn vị nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể Thủ tục kiểm soát thường bao gồm: 3.3.1 Kiểm soát quản lý Các thủ tục kiểm soát nhà quản lý xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm công việc cần phân chia cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:Cần có cách ly trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm lạm dụng quyền hạn - Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Theo ủy quyền cấp trên, cấp giao cho định giải số công việc phạm vi định 3.3.2 Kiểm soát vật chất Tài sản doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị thông tin Bảo vệ tài sản ngăn chặn mát, tham ô, lãng phí sử dụng sai mục đích Các quy định thủ tục bảo vệ tài sản sau: - Hạn chế tiếp cận tài sản - Sử dụng thiết bị để hạn chế rủi ro - Kiểm kê tài sản định kỳ SVTH: Trang GVHD: - Bảo quản chứng từ sổ sách ghi chép 3.3.3 Kiểm soát sổ sách ghi chép - Thiết kế, sử dụng chứng từ sổ sách phù hợp - Hình thức chứng từ sổ sách cần đơn giản nhằm tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trình ghi chép phải đảm bảo có đầy đủ yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát - Định kỳ, cần xem xét mẫu chứng từ sổ sách nhằm hoàn chỉnh phương pháp lập, luân chuyển chứng từ phương pháp ghi sổ kế toán 3.3.4.Các rủi ro thường gặp Có nhiều rủi ro xảy môi trường kế toán xử lý máy Do phân thành loại rủi ro sau: - Rủi ro kinh doanh: rủi ro liên quan đến việc thực nghiệp vụ kinh tế - Rủi ro xử lý thông tin: Là rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý liệu tổng hợp, lập báo cáo - Rủi ro liên quan tới hệ thống: rủi ro liên quan đến việc xây dựng, bảo dưỡng, phát triển sử dụng hệ thống II Kiểm soát nội chu trình mua hàng toán Các chức chu trình mua hàng toán 1.1 Xử lý đơn đặt hàng Bản yêu cầu sản phẩm dịch vụ lập công ty khách hàng điểm khởi đầu chu kỳ Mẫu xác yêu cầu phê chuẩn quy định phụ thuộc vào chất hàng hoá dịch vụ sách công ty Sự phê chuẩn đắn nghiệp vụ mua hàng phần cảu chức bảo đảm hàng hoá dịch vụ mua theo mục đích phê chuẩn công ty tránh cho việc mua nhiều mua mặt hàng không cần thiết Sau nhận yêu cầu mua hàng phận doanh nghiệp, phận mua hàng lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu bản: giá cả, chất lượng hàng mua, tin cậy bán hàng giao hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp, phận mua hàng đàm phán lập SVTH: Trang GVHD: đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp lựa chọn để xác định yêu cầu hàng mua yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Một đơn đặt hàng chuyển cho phận nhận hàng để làm sở kiểm tra nhận hàng 1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ Khi nhận hàng, phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng nhà cung cấp đối chiếu với đơn đặt hàng, sau lập Biên nhận hàng Bản Biên nhận hàng chuyển đến phận liên quan (bộ phận mua hàng phòng kế toán) theo quy định Sau kiểm nhận, phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo hàng nhận hàng làm thủ tục nhập kho 1.3 Ghi nhận khoản nợ người bán Khi nhận Hoá đơn bán hàng nhà cung cấp, kế toán toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ tính toán Hoá đơn mua hàng Sau đó, tiến hành đối chiếu thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá ) Hoá đơn bán hàng với chứng từ gốc liên quan Biên nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho Hoá đơn Phiếu nhập kho sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; Hoá đơn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa toán) 1.4 Xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán Đối với hầu hết đơn vị, biên lai kế toán toán lưu giữ toán Thanh toán thường thực uỷ nhiệm chi phiếu chi làm thành nhiều bản, mà gốc gửi cho người toán, lưu lại hồ sơ theo người toán Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra chứng từ như: Hoá đơn, Biên nhận hàng Đơn đặt hàng Những chứng từ sau sử dụng để toán cần đánh dấu “đã toán” để đảm bảo chứng từ không sử dụng lại Các gian lận sai sót thường gặp chu trình mua hàng toán - Người thẩm quyền đề nghị mua hàng - Gian lận việc đặt hàng với nhà cung cấp SVTH: Trang GVHD: - Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng chiết khấu thương mại - Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng - chẳng hạn hàng hoá sai số lượng, chất lượng hay quy cách - Nhà cung cấp phát hành gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị phát hành hoá đơn đúp - Khi toán séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có toán nhầm nhà cung cấp, với chữ ký uỷ quyền không đúng, đề xuất toán khoản giả mạo cho người giả mạo hoá đơn bị toán hai lần liền - Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên công ty thật Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 3.1 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ mua hàng - Mục tiêu phát sinh quyền kiểm soát: nghiệp vụ mua hàng ghi sổ, phê chuẩn đắn liên quan đến số hàng thực - Mục tiêu đầy đủ: tất hàng nhận kỳ ghi sổ đầy đủ - Mục tiêu đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào đo lường dựa sở giá gốc - Mục tiều ghi chép xác: nghiệp vụ mua hàng ghi tài khoản, giá trị kỳ kế toán - Mục tiêu khai báo: hàng mua vào cần phải thuyết minh phù hợp với quy định chuẩn mực kiểm toán 3.2 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ toán - Mục tiêu phát sinh: khoản chi tiền ghi sổ toán cho hàng mua phê chuẩn nhận - Mục tiêu đầy đủ: tất khoản chi tiền mua hàng ghi sổ đầy đủ - Mục tiêu ghi chép xác: khoản chi toán tiền mua hàng ghi tài khoản, đứng số tiền kỳ kế toán SVTH: Trang GVHD: Các thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng toán 4.1 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng 4.1.1 Các thủ tục kiểm soát tương ứng với mục tiêu kiểm soát 4.1.1.1 Mục tiêu phát sinh quyền kiểm soát - Đơn đặt hàng lập dựa yêu cầu mua hàng phê chuẩn - Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu thông tin đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng phê chuẩn - Người nhận hàng đếm, kiểm tra đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã, hàng thực nhận với đơn đặt hàng yêu cầu mua hàng phê chuẩn - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp chứng từ đối chiếu thông tin Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng Biên nhận hàng trước ghi sổ kế toán 4.1.1.2 Mục tiêu đầy đủ - Các Biên nhận hàng đánh số thứ tự trước đính kèm với Hoá đơn tương ứng - Hoá đơn xếp theo số thứ tự Biên nhận hàng ghi sổ theo trình tự - Những hoá đơn liên quan đến hàng mua ( thuộc quyền kiểm soát đơn vị) đường vận chuyển cần quản lý riêng hồ sơ “Hàng mua đường” - Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến phận kế toán để ghi sổ kịp thời 4.1.1.3 Mục tiêu đo lường tin cậy - Lập bảng kê khoản chi phí phép tính vào giá gốc hàng mua vào theo quy định chuẩn mực kiểm toán có phê chuẩn Kế toán trưởng - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp chứng từ làm sở tính giá gốc hàng mua vào 4.1.1.4 Mục tiêu ghi chép xác - Kiểm tra tính toán chứng từ trước ghi sổ - Ghi định khoản hoá đơn mua hàng SVTH: Trang GVHD: - Đối với hàng nhập kho phiếu nhập kho phải đính kèm với hoá đơn - Kế toán trưởng kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản hoá đơn trước ghi sổ - Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán - Đối chiếu số liệu hàng mua vào thủ kho với kế toán chi tiết, kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ 4.1.1.5 Mục tiêu khai báo - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ bên liên quan như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết, theo yêu cầu VAS 26 “Thông tin bên liên quan” 4.1.2.Một số rủi ro thủ tục kiểm soát tương ứng: Yêu cầu hàng không nhu cầu thực tế - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết - Yêu cầu giải thích việc mua hàng kế hoạch (báo cáo bất thường) … Mua hàng không quy cách, phẩm chất, mô tả… - Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt) - Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu) Trả tiền hàng trước hàng chấp nhận - Chỉ trả tiền có đủ chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)… Trả tiền hàng không hạn (quá sớm trễ) - Phê duyệt cam kết trả tiền - Theo dõi kế hoạch tiền mặt - Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra theo dõi) Sai sót ghi chép nghiệp vụ & báo cáo - Đối chiếu phận kế toán với phận mua hàng - Đối chiếu phận kế toán với Thủ kho - Đối chiếu phận kế toán với nhà cung cấp Một số thủ tục kiểm soát khác SVTH: Trang 10 GVHD: quan để làm nhập hàng vào kho Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế toán để lấy Hóa đơn - Khi hàng mà Tờ khai nhập Hóa đơn hàng nhập kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn Sau làm thủ tục nhập kho ký nhận sau Hóa đơn hàng nhập đủ theo yêu cầu Cả hai trường hợp Thủ kho phải lập Biên nhận hàng, có chữ ký bên giao hàng Sau đó, phải chép gồm Hóa đơn có chữ ký Thủ kho mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng chứng từ có liên quan gửi cho Kế toán công nợ làm sở để hạch toán - Nếu hàng nhập vào xảy thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên thừa thiếu để làm sở theo dõi lô hàng nhanh chóng thông báo cho Sales mặt hàng có liên quan Trong lúc đó, hàng thiếu nhập số thực nhận, hàng thừa nhập theo số Packing list hay Hóa đơn xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu - Nếu hàng mà đưa vào sản xuất Thủ kho phải lập Biên tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký bên có liên quan Trong trường hợp chứng từ phải có chữ ký cấp lãnh đạo có liên quan kế toán Khi có vấn đề thẩm quyền Thủ kho phải có Giấy đề xuất có chữ ký người có thẩm quyền có liên quan Các quy định chi tiết kiểm tra phụ liệu: - Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng đinh ghim hay dán keo) - Các loại bao bì: Kiểm tra hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm quy cách xếp đáy bao); kiểm tra thông tin in bao bì, chữ in bao không bị nhòe, chữ, độ bám chữ bao, vị trí in bao; kiểm tra vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám keo dán bao bì,… - Các loại nút thường: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng loại nút; kiểm tra thông tin in mặt nút, đồng nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng nút SVTH: Trang 22 GVHD: - Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, dây kéo, vải dệt dây kéo Kéo đầu khóa lên xuống lần xoay đầu khóa vòng, bẻ gập dây kéo làm lần để kiểm tra độ bền Nếu dây kéo kim loại mạ kim loại dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu kim loại độ bền màu dây - Những loại khác (nhãn loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định tài liệu mua sản phẩm mẫu để kiểm tra Nếu phát phụ kiện không phù hợp phải để riêng ghi rõ phụ liệu không đạt Khi kiểm tra xong lô phụ liệu phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng lô phụ liệu: - Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi kiểm tra/đạt phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, cán QA kho trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt giao liên cho phận kho làm nhận hàng, liên lưu phòng QA - Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt chuyển cho đơn vị mua 3.1.4 Nhập kho ghi sổ Sau nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho hàng hóa Khi nhập kho, Thủ kho Kế toán kho cần vào chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ: Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên tạm nhập, Biên nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có) Kế toán kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho (người bán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên tạm nhập, Biên nhận hàng, Biên thừa thiếu, Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu mục Tờ khai hàng hóa nhập với chứng từ có liên quan Khi thấy phù hợp tiến hành ghi tăng nguyên phụ liệu sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, thủ kho ghi vào thẻ kho SVTH: Trang 23 GVHD: Sau kiểm tra xong, kế toán kho sử dụng User Password để truy cập vào hệ thống nhập liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn” Số hóa đơn Nội dung TK Số tiền Ghi PN24/10 Nguyên vật liệu 152 39.243.192 Phiếu yêu cầu mau 133 3.621.107 hàng; Hợp đồng; Biên lý hợp đồng; Biên nghiệm thu hàng hóa; PNK PN78/11 Mua phế liệu vải 152 55.178.253 Phiếu yêu cầu mua 133 5.758.913 hàng; Hóa đơn; Biên nghiệm thu hàng hóa; PNK PN152/05 Dây khóa 152 10.164.728 Phiếu yêu cầu mau 133 1.756.039 hàng; Hợp đồng; Biên lý hợp đồng; Biên nghiệm thu hàng hóa; … …… … … PNK …… Khi kiểm tra mẫu mua hàng , KTV nhận thấy số liệu sổ sách, PNK, hóa đơn mau hàng khớp nhau, nghiệp vụ mua hàng đính kèm với đầy đủ chứng từ liên qua Như nghiệp vụ mua hàng có thật thủ tục mua hàng tuân thủ chặt chẽ 3.2 Các thủ tục kiểm soát việc toán tiền hàng 3.2.1 Kiểm soát nợ phải trả Việc ghi nhận nợ thực có đầy đủ chứng chứng minh việc mua hàng hoàn tất Do vậy, sau nhận hàng kế toán kho phải chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ khai SVTH: Trang 24 GVHD: nhập khẩu… chuyển cho kế toán công nợ lưu giữ với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm toán tiền hàng - Phiếu nhập kho kế toán kho lập cần phải có chữ ký người nhận hàng (chứng tỏ hàng thực nhận) chữ ký thủ kho (chứng tỏ hàng nhận số lượng) để toán theo số hàng thực nhận - Hợp đồng cần phải có chữ ký đóng dấu Tổng giám đốc công ty để chứng minh việc mua hàng có thật - Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận thủ kho nhận hàng ghi mặt sau hóa đơn - Tờ khai nhập đối chiếu với hợp đồng số, ngày, ngày hết hạn hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) số lượng hàng nhập số tiền phải trả - Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua công ty với nhà cung cấp văn thức, công ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói quen mua hàng Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiêp hóa đơn cho công ty Nợ phải trả người bán tiêu quan trọng Báo cáo tài nên cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế toán công nợ lưu giữ chứng từ toán sao, cần phải có đóng dấu “sao y chính” kèm theo chữ ký cấp có thẩm quyền như: Trưởng phòng kinh doanh, Tổng giám đốc công ty… Qua phân tích sơ bảng cân đối kế toán công ty Hà Hương, tình hình biến động phải trả người bán hàng tồn kho công ty thể sau : Bảng 3.1: Biến động số dư TK 331 TK 152 công ty Hà Hương Công ty Hà Hương Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch (VĐN) Tương đối % 39.252.341.102 39.573.015.055 320.673.953 0,81 26.358.236.359 13.009.455.667 (13.348.780.692) -50,64 33.986.933.329 43.567.787.348 9.580.854.019 28,19 (VNĐ) Phải trả người bán (Nợ) Phải trả người bán (Có) Nguyên vật liệu SVTH: Trang 25 GVHD: Dựa vào bảng phân tích công ty Hà Hương, KTV thấy khoản trả trước người bán tăng nhẹ (0,81%) năm công ty tăng khoản ứng trước cho đơn đặt hàng, khoản phải trả người bán giảm 50, 64% năm công ty toán tiền nợ người bán từ năm trước nhiều Để khẳng định số dư TK 331, KTV tiến hành đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp báo cáo với sổ chi tiết báo cáo mua hàng, lập gửi thư xác nhận đến số nhà cung cấp Dựa vào sổ tổng hợp phải trả người bán , KTV kiểm tra đối chiếu xác nhận số khoản phải trả người bán thời điểm 31/12/2014.Đơn vị có gửi thư xác nhận công nợ, khoản xác nhận dduowcj đánh dấu AC Kết xác nhận công nợ sau: Giá trị khoản dư Nợ xác nhận 28.690.435.912, chiếm 72,5% tổng số dư Nợ, giá trị khoản dư Có xác nhận 7.220.247.895 chiếm 55,5% tổng số dư Có *Xác định mức trọng yếu Mục tiêu: Xác định mức trọng yếu (kế hoạch – thực tế) lập phê duyệt theo sách công ty để thông báo với thành viên nhóm kiểm toán mức trọng yếu kế hoạch trước kiểm toán KH có trách nhiệm xác định lại mức trọng yếu xem công việc thủ tục kiểm toán thực đầy đủ hay chưa Đối với công ty Hà Hương mức trọng yếu xác định sau: Chỉ tiêu Số liệu năm 2014 Lợi nhuận trước thuế 89.825.732.401 Doanh thu 749.961.267.525 Tổng tài sản 769.707.930.623 Công ty Hà Hương đơn vị sản xuất kinh doanh doanh thu tiêu quan trọng tiêu doanh thu xem ổn định so với tiêu khác nên KTV chọn tiêu doanh thu để xác định mức trọng yếu: Chỉ tiêu 2014 lựa chon Giá trị tiêu chí lựa chọn DT 749.961.267.525 Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu - LNTT: 5%-10% - DT: 0,5%-3% - Tổng TS NVCSH: 2% 1% Mức trọng yếu tổng thể (PM) 7.499.612.675 Mức trọng yếu thực MP=(50%-70%)*PM SVTH: 50% 3.749.806.338 Trang 26 GVHD: Ngưỡng sai sót không đáng kể, sai sót bỏ qua 4%*MP 149.992.254 Khi kiểm toán công ty Hà Hương KTV phát sai sót nghiệp vụ thuộc khoản mục nợ phải trả người bán hay khoản mục hàng tồn kho mà lớn ngưỡng sai sót bỏ qua( lớn 149.992.254đ) phải điều chỉnh Nếu sai sót nghiệp vụ nhỏ ngưỡng sai sót bỏ qua, sau kiểm toán xong tất khoản mục, KTV cần tổng hợp sai sót BCTC sau so sánh với mức trọng yếu thực Nếu tổng hopwjp tất sai sót toàn BCTC nhỏ muwac trọng yếu thực hiện( nhỏ 3.749.806.338đ) KTV bỏ qua Nếu sai sót lớn mức trọng yếu thực KTV yêu cầu khách hàng điều chỉnh ý kiến đưa vào biên kiểm toán Để khẳng định số dư TK 331, KTV tiến hành đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp báo cáo với sổ chi tiết báo cáo mua hàng, lập gửi thư xác nhận đến số nhà cung cấp Dựa vào sổ tổng hợp phải trả người bán , KTV kiểm tra đối chiếu xác nhận số khoản phải trả người bán thời điểm 31/12/2014.Đơn vị có gửi thư xác nhận công nợ, khoản xác nhận dduowcj đánh dấu AC Kết xác nhận công nợ sau: Giá trị khoản dư Nợ xác nhận 28.690.435.912, chiếm 72,5% tổng số dư Nợ, giá trị khoản dư Có xác nhận 7.220.247.895 chiếm 55,5% tổng số dư Có 3.2.2 Kiểm soát việc chi tiền toán *** Kiểm soát việc chi tiền mặt Lưu đồ kiểm soát chu trình toán: PHÒNG KD Lập giấy đề xuất KT THANH TOÁN KT TRƯỞNG THỦ QUỸ Lập giấy toán Kiểm tra, xem xét Lập phiếu chi Phiếu chi A Nhận HĐGGT, bảng báo giá Kiểm tra, xét duyệt Chi tiền Phiếu chi Các chứng từ liên quan Ghi sổ quỹ Đối với hàng mua nước khối lượng mua không lớn công ty lập Phiếu chi để toán SVTH: Trang 27 GVHD: Bộ chứng từ toán tiền mua hàng gồm có: Giấy đề xuất, Giấy toán, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi chứng từ khác có liên quan - Giấy đề xuất: Do phó phòng Kinh doanh lập phải có xét duyệt Ban Giám Đốc công ty - Giấy toán: Khi Giấy đề xuất chấp nhận kế toán toán tiến hành lập Giấy toán, có ghi rõ số tiền cần chi định khoản - Phiếu chi lập dựa giấy toán (nhu cầu toán thực phát sinh), Biên nhận hàng Hóa đơn bán hàng (hàng hóa thực nhận - Cuối tháng, phiếu chi xếp theo thứ tự từ bé đến lớn trước đóng thành tập để lưu trữ kế toán toán kiểm tra lần số tiền phiếu chi với Sổ quỹ chi tiền; liệt kê phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền để tiến hành giải sau *** Kiểm soát việc chi tiền thông qua ngân hàng SVTH: Trang 28 GVHD: NGÂN HÀNG KT TIỀN GỬI BỘ PHẬN KHÁC Thông báo từ NH Sổ phụ NH Đối chiếu, kiểm tra Giấy báo Nợ Nhận chứng từ gốc, giấy đề xuất từ KT kho phòng KD Cập nhật vào máy Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền toán lớn công ty thường toán qua ngân hàng Các hình thức toán mà công ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi, L/C T/T (gồm trả trước sau) Khi có nhu cầu phải toán, phòng Kinh doanh lập Giấy đề xuất gửi cho phận kế toán xem xét Nếu đồng ý kế toán tiền gửi ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi tiến hành mở L/C, T/T tùy theo phương thức toán đề cập hợp đồng SVTH: Trang 29 GVHD: PHẦN III: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI HÀ HƯƠNG I Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần HÀ HƯƠNG Đánh giá môi trường kiểm soát công ty 1.1 Ưu điểm - Đặc thù quản lý: Do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên Ban giám đốc công ty dễ dàng trì mối quan hệ trực tuyến với phận quản lý khác - Chính sách nhân sự: Công ty có sách nhân rõ ràng, trách nhiệm quyền hạn quy định cụ thể, không nhập nhằng; chất lượng làm việc theo dõi chặt chẽ để có sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc để nâng cao chất lượng hiệu công việc giao - Cơ cấu tổ chức: Đứng đầu Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung Trong phòng ban có cấp trưởng phòng ban tách biệt chức nhiệm vụ với nhau, không nhập nhằng tất chịu giám sát Tổng giám đốc - Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng thống phận, đảm bảo tuân thủ quy định Bộ tài 1.2 Nhược điểm - Mặc dù công ty lớn chưa có phận kiểm toán riêng biệt thực giám sát hoạt động chung công ty - Tỉ lệ lạm phát ngày cao kéo theo giá nguyên liệu đầu vào tăng lên Nếu công ty tăng giá bán để bù lỗ lại đẩy lạm phát lên cao, vậy, công ty phải tiết kiệm chi phí khác tăng suất lao động cách giảm bớt công đoạn kiểm tra việc mua hàng để nguyên phụ liệu nhanh chóng đưa vào sản xuất - Do công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc chọn mua nguyên phụ liệu đầu vào khách hàng công ty định nhà cung cấp Do vậy, SVTH: Trang 30 GVHD: công ty thụ động việc lựa chọn nhà cung cấp hay nói công ty chưa có kế hoạch cụ thể cho việc mua hàng Đánh giá thủ tục kiểm soát 2.1 Đối với nghiệp vụ mua hàng - Công ty thực việc kiểm soát nghiệp vụ mua hàng chặt chẽ, quy định trách nhiệm công việc phận có liên quan việc mua hàng rõ ràng đầy đủ - Công ty chưa có giấy yêu cầu mua hàng - Trên Biên nhận hàng hóa đơn đánh số thứ tự - Chưa có kiểm tra tự động máy việc nhập sai mã vật tư 2.2 Đối với nghiệp vụ toán 2.2.1 Đối với khoản phải trả người bán - Bộ chứng từ toán chép thành nhiều giao cho phòng ban liên quan để đảm bảo xác mặt số liệu ghi sổ - Có phân công rõ ràng việc theo dõi khoản phải trả người bán, công việc thực kế toán công nợ - Công ty quy định cụ thể thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ - Về khoản chiết khấu: quy định cụ thể kiểm tra tính xác khoản chiết khấu giảm trừ hóa đơn 2.2.2 Đối với việc chi tiền - Chức kiểm tra chức chấp nhận toán (do kế toán trưởng kế toán toán xem xét) tách biệt so với chức xét duyệt chi quỹ để toán (do thủ quỹ thực hiện) - Có ký duyệt thủ quỹ phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền thực tránh việc sử dụng lại phiếu chi để yêu cầu toán - Hóa đơn mua hàng giao cho kế toán toán nên chưa có kiểm tra lại với hóa đơn gốc II Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần HÀ HƯƠNG Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ mua hàng SVTH: Trang 31 GVHD: - Để thuận lợi việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu đảm bảo việc kiểm soát mua hàng chặt chẽ công ty nên quy định việc phải đánh số thứ tự Đơn đặt hàng Hóa đơn để thuận tiện việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo tất Đơn đặt hàng Hoá đơn xử lý, đồng thời dễ dàng kiểm tra liên tục Quan trọng số thứ tự đơn đặt hàng phải ký hiệu cho dễ dàng tham chiếu đến giấy yêu cầu mua hàng - Để tránh tình trạng gian lận khoản chiết khấu hưởng, công ty nên yêu cầu bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cấp bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận phù hợp xác Hoàn thiện kiểm soát việc toán tiền hàng 2.1 Hoàn thiện kiểm soát nợ phải trả - Công ty nên có quy định cụ thể thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ Sau ngày nhận hàng ngày phải chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp - Khi hàng mà Hóa đơn mua hàng chưa công ty tiến hành ghi tăng khoản hàng tồn kho, trường hợp công ty chưa ghi tăng khoản phải trả người bán mà hạch toán vào “Chi phí trả trước” Kế toán công nơ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán nhà cung cấp, - Đinh kỳ, nên kiểm tra số dư TK 331 để phát nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ có kế hoạch cụ thể việc trả nợ 2.2 Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền 2.2.1 Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền mặt Kế toán trưởng kế toán toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu chứng từ kế toán kho cung cấp gồm Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (bản sao), Phiếu nhập kho (liên 2), Đơn đặt hàng,… với chứng từ gốc có khớp với không trước tiến hành duyệt chi Công ty nên yêu cầu Bảng báo giá từ nhà cung cấp nguyên phụ liệu mua trước tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi xác 2.2.2 Hoàn thiện kiểm soát việc chi tiền thông qua ngân hàng SVTH: Trang 32 GVHD: Công ty nên hạn chế toán qua hình thức T./T (trả trước) theo hình thức công ty phải lệnh ngân hàng trả tiền trước nhận hàng từ phía nhà cung cấp nên dễ gặp rủi ro Kế toán tiền gửi cần phải đối chiếu số tiền giấy báo Nợ số tiền cần toán giấy đề xuất với hóa đơn mua hàng có khớp không SVTH: Trang 33 GVHD: Lời kết Qua trình tìm hiểu kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội chu trình mua hàng toán nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần quan tâm cấp lãnh đạo công ty để có hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt có hiệu Em xin chân thành cảm ơn SVTH: Trang 34 GVHD: TÀI LIỆU THAM KHẢO SVTH: Trang 35 GVHD: MỤC LỤC SVTH: Nhóm 11 – DHKT8TH Trang [...]... quan đến việc mua hàng để làm căn cứ ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực sự phát sinh 3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex 3.1 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng 3.1.1 Khái quát chu trình mua hàng tại công ty SVTH: Trang 19 GVHD: Lưu đồ mua hàng tại công ty: PHÒNG KD KHO Đơn đặt hàng Sao chép... TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI HÀ HƯƠNG I Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần HÀ HƯƠNG 1 Đánh giá môi trường kiểm soát tại công ty 1.1 Ưu điểm - Đặc thù về quản lý: Do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nên Ban giám đốc công ty luôn dễ dàng duy trì mối quan hệ trực tuyến với các bộ phận quản lý khác - Chính sách nhân sự: Công ty có... chứng từ Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp SVTH: Trang 12 GVHD: PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG I Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần HÀ HƯƠNG 1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần HÀ HƯƠNG... hăng hái trong công viêc và trong vấn đề bảo vệ công ty 2 Đặc điểm mua hàng tại công ty SVTH: Trang 18 GVHD: Công ty cổ phần HÀ HƯƠNG là một công ty chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty là: quần tây, đồ bộ thể thao, áo Polo, áo Jacket… Vì vậy, hoạt động mua hàng của công ty cũng được theo dõi theo từng mặt hàng mà công ty muốn sản xuất hay gia công Do công ty chủ yếu sản... nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần HÀ HƯƠNG 1 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ mua hàng SVTH: Trang 31 GVHD: - Để thuận lợi trong việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc kiểm soát mua hàng được chặt chẽ hơn công ty nên quy định về việc phải đánh số thứ tự trên Đơn đặt hàng và trên Hóa đơn để thuận tiện hơn trong việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo... thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 2.1 Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả - Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ Sau ngày nhận hàng bao nhiêu ngày thì phải chuyển bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp - Khi hàng về mà Hóa đơn mua hàng chưa về thì công ty vẫn tiến hành... đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhân của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng 3.1.3 Nhận hàng. .. đối chiếu số tiền trên giấy báo Nợ và số tiền cần thanh toán trên giấy đề xuất với hóa đơn mua hàng có khớp đúng không SVTH: Trang 33 GVHD: Lời kết Qua quá trình tìm hiểu về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo của công ty để có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo hoạt động sản... cho nội bộ doanh nghiệp II Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần HÀ HƯƠNG 1 Môi trường kiểm soát tại công ty 1.1 Đặc thù về quản lý Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chu n ISO 9001 thì Ban Giám Đốc phải cung cấp đủ nguồn lực Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của công. .. tiến hành giải quyết sau *** Kiểm soát việc chi tiền thông qua ngân hàng SVTH: Trang 28 GVHD: NGÂN HÀNG KT TIỀN GỬI BỘ PHẬN KHÁC Thông báo từ NH Sổ phụ NH Đối chiếu, kiểm tra Giấy báo Nợ Nhận bộ chứng từ gốc, giấy đề xuất từ KT kho và phòng KD Cập nhật vào máy Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì công ty thường thanh toán qua ngân hàng Các hình thức thanh toán mà công ty thường ... CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI HÀ HƯƠNG I Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty cổ phần HÀ HƯƠNG Đánh giá môi trường kiểm soát công. ..GVHD: NỘI DUNG PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN NÓI RIÊNG I Khái quát chung kiểm soát nội Khái niệm kiểm soát nội Kiểm soát. .. báo cho nhà cung cấp SVTH: Trang 12 GVHD: PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG I Giới thiệu khái quát công ty cổ phần HÀ HƯƠNG Lịch