Đang tải... (xem toàn văn)
Hệ thống quản lý lưu trữ văn bản, quản lý việc nhận và gửi văn bản đi - đến , thống kê văn bản ở trường đại học Bách Khoa Đà Nẵng hiện
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến quý Thầy Cô trong trường và đặc biệt là quý Thầy Cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin, những người đã hết lòng dạy dỗ, truyền đạt những tri thức khoa học và kinh nghiệm quý báu trong thời gian em học tập tại trường. Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Thầy giáo TS.GV. Nguyễn Thanh Bình, người đã hết lòng giúp đỡ và tận tình hướng dẫn em trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp này. Em xin chân thành cám ơn gia đình đã giúp đỡ về mặt vật chất cũng như tinh thần trong suốt những năm em theo học đại học. Cuối cùng tôi xin chân thành chuyển lời cảm ơn đến tất cả các bạn bè thân hữu đã động viên khích lệ tinh thần cho tôi vượt qua những khó khăn trong suốt thời gian thực hiện đồ án tốt nghiệp này. Một lần nữa xin chân thành cám ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Quang Vũ LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan : 1 Những nội dung trong luận văn này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo TS.GV.Nguyễn Thanh Bình. 2 Mọi tham khảo dùng trong luận văn đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố. 3 Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG v MỞ ĐẦU .vi I. Đặt vấn đề vi II. Mục đích và ý nghĩa .vi III. Khái quát hệ thống .vii IV. Phạm vi đề tài vii 1. Về dữ liệu .vii 2. Về xử lý vii 3. Về giao diện viii 4. Kiến trúc chương trình viii IV. Nhiệm vụ thực hiện .ix V. Công cụ và môi trường triển khai ix VI. Dự kiến kết quả đạt được ix VII. Bố cục trình bày x QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU THEO TIÊU CHUẨN ISO .xi I. Giới thiệu chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 .xii 1. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là gì? .xii 2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm những gì? xiii 3. Lựa chọn và sử dụng các tiêu chuẩn về chất lượng .xiv a. Khái quát .xiv b. Lựa chọn và sử dụng .xiv c. Áp dụng xv 4. Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng như thế nào? .xvi 5. Một tổ chức cần có mục tiêu và trách nhiệm chính đối với chất lượng xvi 6. Những người có lợi ích liên quan và mong muốn của họ: xvii 7. Phân loại sản phẩm theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 xvii a. Bốn nhóm sản phẩm bao quát tất cả các loại sản phẩm do các tổ chức cung cấp:.xvii b. Bốn khía cạnh chính tạo nên chất lượng sản phẩm: xviii 8. Quá trình .xviii II. Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu theo tiêu chuẩn ISO .xix 1. Cơ cấu tổ chức xix 2. Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu xix a. Mục đích xix b. Phạm vi áp dụng .xx c. Tài liệu tham khảo xx d. Từ viết tắt và định nghĩa xx e. Nội dung .xx f. Hồ sơ lưu trữ xxvi g. Biểu mẫu ban hành xxvii ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG HỆ THỐNG .xxviii I. Chức năng quản lý văn bản .xxviii II. Chức năng thống kê, tìm kiếm .xxviii III. Sơ đồ hệ thống .xxix IV. Chức năng chương trình .xxix V. Quy trình xử lý văn bản .xxx 1. Quy trình xử lý văn bản đến xxx 2. Quy trình xử lý văn bản đi xxxi 3. Quy trình xử lý văn bản nội bộ .xxxiii 4. Sơ đồ đăng nhập hệ thống xxxiv PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG xxxv I. Giới thiệu xxxv II. Các đối tượng sử dụng và quy trình nghiệp vụ .xxxv 1. Các đối tượng sử dụng .xxxv 2. Sơ đồ nghiệp vụ quy trình xử lý văn bản của trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng .xxxvi III. Phân tích chức năng xxxvii 1. Phân rã chức năng xxxvii 2. Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) .xxxviii a. DFD Mức ngữ cảnh (mức 0) xxxix b. DFD mức 1 xl c. DFD mức 2 .xli 3. Mô hình thực thể kết hợp xliii IV. Thiết kế cơ sở dữ liệu xliv V. Sơ đồ quan hệ xlviii xlviii XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH 49 I. Đăng nhập vào hệ thống .49 II. Giao diện chính của chương trình .51 1. Giao diện đăng nhập đối với quyền Admin .51 2. Giao diện đăng nhập đối với quyền User 51 3. Cách xem chi tiết một văn bản .52 4. Chức năng thêm mới văn bản 53 5. Chức năng chỉnh sửa,xóa văn bản .54 6. Chức năng tra cứu văn bản 55 7. Chức năng thống kê văn bản 58 KẾT LUẬN 60 I. Một số kết quả đạt được .60 II. Kết quả chưa đạt được .60 III. Hướng phát triển 60 [1] Phạm Hữu Khang, Hoàng Đức Hải, Đoàn Thiện Ngân. C# 2005 Lập trình Windows Forms. Nhà xuất bản Lao động Xã hội 61 [2] Phạm Hữu Khang, Hoàng Đức Hải, Trần Tiến Dũng. C# 2005 Lập trình hướng đối tượng. Nhà xuất bản Lao động Xã hội. .61 [3] Phạm Hữu Khang, Hoàng Đức Hải, Trần Tiến Dũng. C# 2005 Lập trình cơ sở dữ liệu. Nhà xuất bản Lao động Xã hội. 61 [4] Nguyễn Văn Ba. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội-2003. .61 [5] Nguyễn Phương Lan. Lập trình Windows với C#.Net. Nhà xuất bản Lao động -Xã hội 61 [6] Phạm Hữu Khang, Hoàng Đức Hải. Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL SERVER 2000. Nhà xuất bản giáo dục năm 2002 .61 [7] Các tài liệu khác khai thác từ nguồn Internet .61 [8] Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ( Ban hành lần 1) 61 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1-Kiến trúc 3 lớp của chương trình .viii Hình 2-Đầu vào/ra của một quá trình .xviii Hình 3-Cơ cấu tổ chức xix Hình 4- Sơ đồ hệ thống chương trình xxix Hình 5- Sơ đồ xử lý văn bản đến .xxxi Hình 6-Sơ đồ xử lý văn bản đi .xxxii Hình 7-Sơ đồ xử lý văn bản nội bộ xxxiii Hình 8-Sơ đồ đăng nhập hệ thống xxxiv Hình 9-Quy trình xử lý văn bản tổng quát xxxvi Hình 10-Biểu đồ phân cấp chức năng xxxvii Hình 11-Mô tả các ký hiệu của mô hình DFD .xxxviii Hình 12-Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh .xxxix Hình 13-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 .xl Hình 14-Sơ đồ xử lý cập nhật văn bản xli Hình 15-Sơ đồ xử lý tra cứu văn bản .xli Hình 16-Sơ đồ xử lý thống kê văn bản .xlii Hình 17-Mô hình thực thể kết hợp xliii Hình 18-Sơ đồ quan hệ của hệ thống xlviii Hình 19-Đăng nhập hệ thống với quyền Admin .49 Hình 20-Tạo người dùng đối với quyền Admin 50 Hình 21-Tạo người dùng đối với User .50 Hình 22-Màn hình hiển thị với quyển truy cập là Admin .51 Hình 23-Màn hình hiển thị với quyền truy cập là User .52 Hình 24-Màn hình chi tiết văn bản đến .53 Hình 25-Nhập thông tin văn bản đến .54 Hình 26-Màn hình sửa thông tin văn bản đến .55 Hình 27-Một số kết quả tra cứu văn bản .56 Hình 28-Màn hình tìm kiếm văn bản đến 57 Hình 29-Màn hình tìm kiếm văn bản đi .57 Hình 30-Màn hình thống kê văn bản đến .58 Hình 31-Màn hình thống kê văn bản đến theo ngày nhận .59 DANH MỤC BẢNG Bảng 1-Bảng dữ liệu lưu trữ văn bản đến .xliv Bảng 2-Bảng dữ liệu lưu trữ văn bản đi .xlv Bảng 3-Bảng dữ liệu lưu trữ văn bản nội bộ đến .xlv Bảng 4-Bảng dữ liệu lưu trữ văn bản nội bộ đi .xlvi Bảng 5-Bảng dữ liệu lưu trữ kiểu văn bản xlvi Bảng 6-Bảng dữ liệu lưu trữ loại văn bản .xlvi Bảng 7-Bảng dữ liệu lưu trữ tính chất văn bản xlvii Bảng 8-Bảng dữ liệu lưu trữ người dùng .xlvii Bảng 9-Bảng dữ liệu lưu trữ quyền người dùng xlvii MỞ ĐẦU I. Đặt vấn đề Hiện nay trong hầu hết các trường đại học,cao đẳng… thì nhu cầu lưu trữ lượng thông tin là rất lớn. Cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội nhu cầu xử lý thông tin ngày càng lớn, khối lượng thông tin cần lưu trữ và xử lý ngày càng tăng, nhất là vấn đề quản lý hồ sơ công văn. Nhưng hầu hết tại một số trường công việc quản lý hồ sơ công văn còn thủ công nên rất khó khăn cho việc xử lý lưu trữ văn bản không kịp thời, hoặc mất thời gian. Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, song song với quá trình hội nhập thế giới và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn là hết sức cần thiết và cấp bách. Vì vậy em chọn đề tài “Xây dựng chương trình quản lý công văn trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng” II. Mục đích và ý nghĩa Mục đích của đồ án tốt nghiệp này là tìm hiểu, xây dựng, hoàn thiện và đưa vào sử dụng thử nghiệm “ Hệ thống quản lý công văn ” cho trường Đại học Bách khoa Đà Nẵng theo tiêu chuẩn ISO , đồng thời đơn giản hóa và tối ưu trong công tác quản lý. III. Khái quát hệ thống Hệ thống quản lý lưu trữ văn bản, quản lý việc nhận và gửi văn bản đi - đến , thống kê văn bản ở trường đại học Bách Khoa Đà Nẵng hiện tại được thực hiện một cách thủ công, làm việc theo kinh nghiệm . Việc lưu văn bản thì mỗi loại văn bản được ghi chép vào một cuốn sổ lưu văn bản (theo số thứ tự) .Với mỗi loại văn bản thì được cất giữ trong tủ đựng, có ghi ngày tháng cùng với số thứ tự của sổ lưu. Tìm kiếm văn bản thì tìm theo ngày tháng và số thứ tự của hồ sơ văn bản. Vì vậy còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận , việc tra cứu và thống kê văn bản. Nhu cầu lưu trữ, tìm kiếm thông tin hàng của lãnh đạo, văn thư,nhân viên… ngày càng nhiều và họ mong muốn tìm kiếm văn bản với thời gian nhanh nhất , giảm nhẹ công tác quản lý. Công việc của nhân viên trong trường cũng rất nhiều .Vì vậy việc quản lý hồ sơ công văn hiệu quả sẽ trở nên cần thiết hơn và giảm nhẹ công tác quản lý. Cho nên để các công việc trên có hiệu quả hơn cần phải xây dựng một hệ thống quản lý hồ sơ công văn cho phép lưu trữ, cập nhật một cách dễ dàng , với khối lượng lớn, cho phép ghi nhận văn bản một cách nhanh chóng, chính xác; giúp tìm kiếm, tra cứu, thống kê văn bản một cách nhanh chóng , hỗ trợ những cách tìm kiếm khác nhau, các loại tra cứu khác nhau, các loại thống kê khác nhau. Hệ thống cần phải thích hợp khi gia tăng số lượng văn bản. IV. Phạm vi đề tài 1. Về dữ liệu Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin cần thiết để phục vụ cho trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng Hệ thống có thể đáp ứng với số lượng văn bản lớn . Dữ liệu được cập nhật thường xuyên ,liên tục 2. Về xử lý Hệ thống cho phép tra cứu theo các hình thức sau: . l n, cho phép ghi nh n v n b n một c ch nhanh ch ng, ch nh x c; giúp tìm kiếm, tra c u, th ng kê v n b n một c ch nhanh ch ng , h tr nh ng c ch tìm kiếm. c a l nh đạo, v n thư ,nh n vi n ng y c ng nhiều v h mong mu n tìm kiếm v n b n v i th i gian nhanh nh t , giảm nh c ng t c qu n l . C ng vi c của nh n