ch 5: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN • u cầu: - Dự tốn (Khái tốn) cho tổng qt chi phí cho dự án (trực tiếp, gián tiếp) + Dưới lên (vi mô) + Trên xuống (vĩ mô) - Cân đối ngân sách (huy động, giám sát) 1 KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG Khái niệm: Dự toán Ngân sách Là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu chi phí, chất lượng tiến độ DA Tác dụng: - Cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu tổ chức, - Đánh giá dự tốn chi phí dự án, - Xác định chi phí cho cơng việc tổng chi phí - Cơ sở đạo quản lý tiến độ chi tiêu DA, - Thuận tiện đạo báo cáo tiến độ Phân loại dự toán NS DA: Căn vào tính chất: + NS dự án: Kế hoạch thu, chi nhiều DA, chi tiết theo khoản mục công việc DA + NS hoạt động không theo DA: NS hoạt động thu, chi phòng chức năng, hoạt động bình thường khác Căn vào thời gian: NS dài hạn, NS ngắn hạn Đặc điểm NS DA: Dự toán NS DA phức tạp dự toán NS cho cơng việc thường xun có nhiều nhân tố tác động, cơng việc lập lại , • NS thường xuyên lập năm tháng • NS dự án hoạt đơng có kỳ hạn, khn khổ thời gian khơng gắn với năm tài NS DA dự tính, dựa liệu thu thập NS DA dựa vào phạm vi tiêu chuẩn hành DA duyệt NS DA Có tính linh hoạt, điều chỉnh Nhất trượt giá Thay đổi lịch trình thay đổi Xác lập tiêu chuẩn hồn thành cho cơng việc, văn hóa giả thiết lập dự án 2 PHƯƠNG PHÁP DTNS từ cao xuống thấp DTNS từ lên Phương pháp kết hợp Theo dự án (từng công việc, trực tiếp, gián tiếp, năm vòng đời dự án) Theo khoản mục chi phí dự án ( lương, nguyên liệu, điện nước ) Qúa trình Dự tốn NS từ xuống Thứ tự thực Cấp bậc quản lý Nhà quản lý cấp cao Nội dung chuẩn bị ngân sách cấp Ngân sách dài hạn, dựa trên: mục tiêu, sách, điều kiện nguồn lực Nhà quản lý chức Xây dựng trung hạn, ngắn hạn Nhà quản lý dự án Toàn Chi tiết tác vụ dự án Quá trình Lập NS từ lên Các bước thực 2a Cấp bậc quản lý Nhà quản lý cấp cao 2b Nhà quản lý chức Nhà quản lý dự án Nhà quản lý cấp cao Nội dung cấp Xây dựng khung, xác định mục tiêu, lựa chọn DA XD NS trung hạn, ngắn hạn XD NS phận, cơng việc, chi phí nhân cơng, Ngun vật liệu Tổng hợp điều chỉnh, phê duyệt NS dài hạn KHÁI TỐN VÀ DỰ TỐN CHI PHÍ Khái tốn loại chi phí cơng việc Dự tốn chi phí cơng việc dự án Quan hệ (Khái tốn) ước tính dự tốn chi phí cơng việc Xác định tổng dự toán Khái toán loại chi phí cơng việc Khái tốn (ước tính) chi phí cơng việc a Các loại chi phí Chi phí trực tiếp: Là loại chi phí xác định cụ thể, trực tiếp cho công việc, dự án Là chi phí dể dự tốn, kiểm sốt quản lý chi phí gián tiếp Ex: Tiền lương trực tiếp, vật tư, thiết bị loại chi phí khác liên quan trực tiếp đến công việc dự án Chi phí gián tiếp: Là loại chi phí khơng tính trực tiếp cho dự án, bao gồm: Phí phân bổ cấp trên, marketing, lương hành chính, thư ký, bảo hiểm, y tế Chi phí liên quan đến thời gian (loại chi phí tăng, giảm): Thuê thiết bị tăng thêm để kéo dài thời gian cơng việc, điện, nước, chi phí nhân công tăng để rút thời gian b Các phương pháp ước tính (khái tốn) - Ước tính trừ xuống: Ít tốn kém, khơng xác - Ước tính từ lên: Tính xác phụ thuộc quy mơ cơng việc - Các cơng cụ máy tính 2 Dự tốn chi phí cơng việc dự án a Dự tốn chi phí việc xác định chi phí chi tiết vào hệ thống công việc, khoản mục, chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án b Dự tốn chi phí thực bước cơng việc sau hồn thành: Thiết kế dự án Phạm vi công việc Chi tiết hóa cơng việc Định mức chi phí tiền cơng, máy Quan hệ ước tính dự tốn chi phí cơng việc H1 Ước tính dự tốn chi phí Mức độ xác ước tính tăng từ mức sai lệch lớn 25% đến thấp 0% Trong cơng tác quản lý chi phí chuyển từ giai đoạn dự tốn, sử dụng thơng tin q khứ sang Khái tốn Dự toán (số liệu khứ) (Số liệu tại) Chi phí ước tính Độ xác CP’ ước tính gia tăng 25% 10% Xác định ý tưởng Giai đoạn phát triển 5% 0% Giai đoạn thực Giai đoạn kết thúc Xác định tổng dự toán Trên sở kỹ thuật phân tách công việc (WBS) sơ đồ mạng tổng mức dự toán dự án xác định theo bước sau: Xác định tổng chi phí trực tiếp cho cơng việc hạng mục Dự tốn quy mơ loại chi phí Tổng hợp dự tốn kinh phí Vai trị Chủ dự án kế tốn dự án có kế hoạch chủ động tìm kiếm kinh phí để sử dụng hiệu nguồn vốn Lập dự toán ngân sách theo cơng việc Cơng việc Chi Phí dự tốn (Tr đồng) Chi Tiết ngân sách theo tháng 30 50 A 80 B 120 55 65 C 200 80 100 D 150 E 40 Tổng 590 20 110 40 40 30 50 135 165 130 80 QUAN HỆ GIỮA THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ 4.1 Kế hoạch chi phí cực tiểu: Là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực công việc lựa chọn, cho chi phí tăng thêm cực tiểu; đó, giảm tổng chi phí rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực dự án Một số khái niệm ví dụ: Thời gian chi phí bình thường: Các cơng việc dự án mức bình thường, theo kế hoạch Thời gian chi phí đẩy nhanh: Là phương án có tổng thời gian thực ngắn chi phí lớn 4.2 Các bước thực kế hoạch chi phí cực tiểu Xây dựng sơ đồ PERT/CPM tìm đường găng cho phương án bình thường Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình thường) Xây dựng phương án đẩy nhanh tính tổng chi phí PA đẩy nhanh Thiết lập phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu thời gian rút ngắn so với phương án thường Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) phù hợp Ví dụ Một dự án K có thời gian chi phí thực cơng việc theo phương án bình thường bảng bên Chi phí gián tiếp 10 triệu đ/tuần • Yêu cầu:  Lập sơ đồ PERT/CPM thực dự án  Vẽ đường găng nối kiện  Hãy xác định phương án thực tối ưu (cực tiểu)  Công Việc Công việc trước A Phương án bình thường Phương án đẩy nhanh Thời gian (Tuần) Chi phí TT (1 tr đồng) Thời gian (Tuần) Chi phí TT (1 tr đồng) - 10 50 71 B - 17 41 C A 90 105 D B 80 100 E C 50 77 F C, E 40 56 G C, E 120 140 H D, G 40 55 I D, G 60 93 k F,I 50 68 Tổng 597 806 • H1 Sơ đồ PERT DA (Chương trình bình thường) • H1 Đường găng kiện: 1-2-4-5-6-7 chiều dài 39 tuần, Tổng chi phí 597 triệu • Anh chị tìm kế hoạch chi phí cực tiểu? H1 Sơ đồ PERT/CPM dự án K F (6) C (8 ) A (10) A(10): việc A, tjan 10 ngày K (6) E (8) G (8) I (7) 1: kiện B (6) H (3) D (9) QUẢN LÝ CHI PHÍ 3.1 Phân tích: Nhà quản trị, chủ đầu tư, chủ thầu cần phải biết phân tích dịng chi phí DA để tìm kiếm, huy động đủ quản lý nguồn lực tài DA 3.2 Kiểm sốt chi phí Nắm soát tiến độ giải ngân, thay đổi kế hoạch vốn, điều chỉnh… THE END ... Dự toán (Khái toán) cho tổng quát chi phí cho dự án (trực tiếp, gián tiếp) + Dưới lên (vi m? ?) + Trên xuống (vĩ m? ?) - Cân đối ngân sách (huy động, giám sát) 1 KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG Khái niệm: Dự. .. ngày K (6 ) E (8 ) G (8 ) I (7 ) 1: kiện B (6 ) H (3 ) D (9 ) QUẢN LÝ CHI PHÍ 3.1 Phân tích: Nhà quản trị, chủ đầu tư, chủ thầu cần phải biết phân tích dịng chi phí DA để tìm kiếm, huy động đủ quản lý nguồn... tốn (? ?ớc tính) chi phí cơng việc a Các loại chi phí Chi phí trực tiếp: Là loại chi phí xác định cụ thể, trực tiếp cho cơng việc, dự án Là chi phí dể dự toán, kiểm soát quản lý chi phí gián tiếp