QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Project Management) Th.s Phan Thị Thu Hương ĐỊNH HƯỚNG CỦA MÔN HỌC : MỘT VÀI CÂU HỎI LIÊN QUAN  Thế dự án ? Và khơng phải dự án?  Tại biết quản trị dự án lại quan trọng?  Bạn kỳ vọng học suốt khoá học?  Bạn kỳ vọng học nào? MỤC TIÊU MÔN HỌC      Hiểu khái niệm bản, khuôn khổ chức QTDA Hiểu biết cách sử dụng vài công cụ kỹ thuật QTDA Hiểu tiến trình vấn đề liên quan đến việc quản lý dự án Liên hệ khuôn khổ phân tích học với vấn đề tình cung cấp tập Đánh giá ứng dụng tiềm tàng khái niệm kỹ thuật QTDA dự án thực tế gắn liền với công việc bạn Bài TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN       Các khái niệm : dự án, chu kỳ sống dự án, quản trị dự án Các đặc điểm dự án Các chức giai đoạn QTDA Những yếu tố thành công chủ yếu dự án Thất bại vấn đề dự án Nhà quản lý dự án CÂU HỎI THẢO LUẬN :  Thế dự án ?  Điều tạo khác biệt công việc dự án công việc thường ngày tổ chức? THẾ NÀO LÀ DỰ ÁN ? Dự án “một nổ lực tạm thời cam kết để hoàn thành sản phẩm dịch vụ nhất” (PMBOK, 2000)  Có mục tiêu thiết lập (duy nhất)  Có thời điểm bắt đầu kết thúc xác định  Các nguồn lực yêu cầu thường từ lĩnh vực khác nhau, bị hạn chế  Nên có khách hàng/nhà bảo trợ  Bao hàm không chắn CÁC LOẠI DỰ ÁN Dự án hợp đồng (Contractual project) Dự án nghiên cứu phát triển (R&D project) Dự án hệ thống thông tin (Information System project) Dự án xây dựng (Construction Project) Dự án đào tạo quản lý (Management and Trainning Project) Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) Dự án viện trợ phát triển/Phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project) CHU KỲ SỐNG CỦA DỰ ÁN Định nghiã Mức độ nổ lực What 1.Mục đích 2.Mục tiêu 3.Phạm vi 4.Ràng buộc Hoạch định How 1.Hoạt động 2.Nhiệm vụ 3.Nguồn lực 4.Thời gian 5.Trách nhiệm Thực Kết thúc Transferring & completing Doing it 1.Báo cáo thực trạng 2.Các thay đổi 3.Chất lượng 4.Dự báo 1.Huấn luyện khách hàng 2.Chuyển giao tài liệu 3.Giải phóng nguồn lực 4.Đánh giá lại nhân 5.Các học CHU KỲ SỐNG CỦA DỰ ÁN Chuyển giao Nghiệm thu 100% % hoàn thành dự án Hợp đồng "Ra'' định Định nghiã Hoạch định Kết thúc Thực ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ DỰ ÁN ° Quản trị dự án tiến trình quản lý định hướng nổ lực nguồn lực để đạt mục tiêu dự án ràng buộc thời gian, chi phí, hạn chế đội ngũ thoả mãn thành viên có liên quan ° “Quản trị dự án việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật quản trị để hoạt động dự án đáp ứng yêu cầu cuả dự án” (PMI*, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000) *The Project Management Institute (PMI) is an international professional society Their web site is www.pmi.org 10 CÁC LÝ DO PHỔ BIẾN ĐỐI VỚI SỰ THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN ° ° ° ° ° ° ° Chỉ có đội dự án quan tâm đến kết cuối Khơng có huy Kế hoạch dự án thiếu cấu trúc chi tiết Nguồn lực phân bổ khơng thích hợp Kiểm sốt Giám sát khơng hiệu khơng đầy đủ Truyền thông không hiệu không đầy đủ Những sai lầm dự án bắt nguồn từ mục đích ban đầu 27 NHỮNG QUY LUẬT CỦA QTDA(1) Khơng có dự án quan trọng làm thời gian, mức ngân sách với đội ngũ mà bắt đầu nó, Dự án bạn Dự án tiến triển cách nhanh chóng hồn thành 90%, sau trì mức hồn thành 90% mãi Một lợi mục tiêu dự án khơng rõ ràng bạn tránh lúng túng việc ước lượng chi phí tương ứng Khi thứ tốt, vài thứ sai Khi thứ xấu, Khi thứ xuất dường tốt hơn, bạn có cường điệu vài điều 28 NHỮNG QUY LUẬT CỦA QTDA(2) Nếu nội dung dự án phép thay đổi cách tự do, tỷ lệ thay đổi cao tỷ lệ tiến dự án Khơng có hệ thống hồn tồn khơng có lỗi Sự cố gắng khắc phục lỗi hệ thống không tránh khỏi việc dẫn đến lỗi mà khó tìm thấy Một dự án hoạch định cách cẩu thả làm thời gian dài gấp ba lần thời gian kỳ vọng; Một dự án hoạch định cách cẩn thận kéo dài gấp hai lần Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình biểu lộ cách rõ ràng chậm trễ tiến trình họ 29 Bạn áp dụng quản trị dự án vào nhiều lĩnh vực  Quản trị dự án ứng dụng vào công việc chẳng khác dự án cá nhân  Quản trị dự án ứng dụng vào nhiều ngành kiến thức khác (IT, Xây dựng, Tài chính, Thể thao, Hoạch định kiện, v.v.)  Các kỹ quản trị dự án có thểgiúp ích sống hàng ngày 30 TẠI SAO HỌC QUẢN TRỊ DỰ ÁN ?  Dự án nơi, bạn có hội tốt tham gia dự án với vai trò thiết kế, thẩm định, thực hiện, quản lý giám sát dự án ngày  Dự án ngày xem khối làm sẵn việc thiết kế thực chiến lược cuả tổ chức, tạo sản phẩm mới, dịch vụ thay đổi tổ chức  Sự thách thức QTDA tạo trường học lý tưởng cho việc huấn luyện đào tạo nhà lãnh đạo tương lai  QTDA cung cấp cầu nối tốt cho kỹ sư, nhà chuyên môn mà họ” tốt nghiệp” để làm nhà quản lý tổ chức 31 NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Cá nhân chung chịu trách nhiệm thành công hay thất bại dự án  Nhà quản lý dự án Một cá nhân giao đảm nhận vai trò nhà quản trị dự án theo hội nhu cầu tổ chức, thay theo thiết kế qua lựa chọn theo đường nghề nghiệp 32 VÍ TRÍ CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN TRONG BỐI CẢNH CHUNG CỦA DỰ ÁN Tổ chức mẹ (Parent Organization) - Quản lý cấp cao - Các giám đốc chức - Khách hàng-đối tác-người sử dụng cuối -Chủ nợ-nhà tài trợ -Chính quyền,và cơng chúng địa phương -Nhà thầu/Thầu phụ/nhà cung cấp -Các cố vấn, tư vấn -phương tiện truyền thông Đội dự án (Project Team) Can dự viên bên (External Stakeholders) 33 CÁC TRÁCH NHIỆM VỚI TƯ CÁCH LÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Dự án  Tổ chức mẹ  Đội dự án  Chính họ 34 NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Sắp xếp nguồn lực để hoàn thành dự án thời gian, mức ngân sách với chi tiết cụ thể  Liên hệ trực tiếp với khách hàng phải quản lý cân đối kỳ vọng khách hàng khả thực  Cung cấp hướng dẫn, phối hợp hợp đội dự án  Bảo đảm đánh đổi thích hợp thời gian, chi phí yêu cầu thành dự án 35 CÁC VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN • Đạo diễn • Nhà đàm phán • Huấn luyện viên • Điều phối viên,… 36 CÁC THÁCH THỨC MÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÓ THỂ SẼ ĐỐI MẶT  Bẫy trách nhiệm quyền hạn  p đặt đích khơng thực  Nhấn mạnh thường xuyên vào chức  Bẫy trách nhiệm kép 37 CÁC KỸ NĂNG ĐỀ NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN      Nhà quản lý dự án cần có kỹ khác Họ nên thích nghi với thay đổi Hiểu biết tổ chức người tổ chức mà họ làm việc, Có thể lãnh đạo đội hoàn thành mục tiêu dự án Nhà quản lý dự án cần kỹ “cứng” “mềm”:  Kỹ cứng bao gồm kiến thức sản phẩm và biết làm để sử dụng công cụ kỹ thuật quản trị dự án khác  Kỹ mềm bao gồm khả làm việc với loại người khác (Các kỹ người) 38 CÁC KỸ NĂNG ĐỀ NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Kỹ giao tiếp: Lắng nghe, thuyết phục  Các kỹ tổ chức: Hoạch định, đặt mục tiêu, phân tích  Các kỹ xây dựng đội: Sự thấu cảm, động viên, tinh thần đồng đội  Các kỹ lãnh đạo: đưa ví dụ, mạnh mẽ, có tầm nhìn (bức tranh tổng thể), biết uỷ quyền,  Các kỹ đối phó: linh hoạt, sáng tạo, nhẫn nại, kiên trì  Các kỹ kỹ thuật: kinh nghiệm, kiến thức dự án 39 CHỌN LỰA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Biết tổng quát > chuyên sâu (Generalist > Specialist) Đầu óc tổng hợp > đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst) Người làm cho việc dễ dàng > Giám sát ( sẵn sàng hợp tác) (Facilatator > Supervisor) 40 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CÁ NHÂN MONG MUỐN CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN          Suy nghĩ chuyên viên bách khoa Chịu đựng cao mơ hồ tính khơng chắn Tính trung thực tính trực Có sức thuyết phục Kiên quyết; đoán Tự nhận thức/biết suy nghĩ Cởi mở dễ gần Sắc sảo trị Có kinh nghiệm vững kỹ thuật 41 ... bạn Bài TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN       Các khái niệm : dự án, chu kỳ sống dự án, quản trị dự án Các đặc điểm dự án Các chức giai đoạn QTDA Những yếu tố thành công chủ yếu dự án. .. kiến thức khác 15 CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THU? ??T QUẢN TRỊ DỰ ÁN  Các công cụ kỹ thu? ??t quản trị dự án trợ giúp nhà quản lý dự án đội họ khía cạnh khác quản trị dự án  Một vài công cụ kỹ thu? ??t cụ thể:... 29 Bạn áp dụng quản trị dự án vào nhiều lĩnh vực  Quản trị dự án ứng dụng vào cơng việc chẳng khác dự án cá nhân  Quản trị dự án ứng dụng vào nhiều ngành kiến thức khác (IT, Xây dựng, Tài chính,