XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG MICROSOFT EXCEL Giảng viên: ðoàn Thị Quế Khoa Công nghệ thông tin ðại học Sư Phạm Hà Nội MỤC TIÊU Tạo ñịnh dạng ñược bảng tính Trực quan hóa liệu biểu ñô Tính toán tự ñộng theo công thức sử dụng ñược hàm nhằm mục ñích xử lý liệu: tìm kiếm, thống kê, xếp, lọc 03/05/2012 FIT.HNUE NỘI DUNG Chương 5: Cơ bảng tính Excel Một số khái niệm thao tác Phân loại nhập liệu Nhập công thức hàm ñơn giản Trực quan hóa liệu biểu ñô ðịnh dạng in ấn Chương 6: Xử lý liệu bảng tính Excel Cơ sơ dư liệu bảng tính Excel Tìm kiếm thông tin Sắp xếp lọc liệu Một số kịch xử lý liệu 03/05/2012 FIT.HNUE Chương 5: Cơ bảng tính Excel 03/05/2012 Một số khái niệm thao tác Phân loại nhập liệu Nhập công thức hàm ñơn giản Trực quan hóa liệu ñồ thị ðịnh dạng in ấn FIT.HNUE 5.1 Một số khái niệm thao tác Màn hình giao diện Thanh công thức (Formula bar) Nút chọn Sheet Tên cột Số thứ tự hàng Nút chuyển tới bảng tính 03/05/2012 Ô (Cell) Bảng tính FIT.HNUE 5.1 Một số khái niệm thao tác Một số khái niệm Workbook = Tệp bảng tính, gồm 255 sheet Sheet = Bảng tính (trang tính) Mỗi bảng tính = 256 cột x 65536 dòng Cột (Column): A, B, C (256) Hàng (row): 1, 2, 3, (từ hàng tới hàng 65536) Ô (Cell): A1, C3, … Vùng bảng tính (Block): Tập hợp ô kề tạo thành hình chữ nhật Tọa ñô vùng: :< ô cuối>, ví dụ B2:D4 03/05/2012 FIT.HNUE 5.1 Một số khái niệm thao tác Các thao tác Các thao tác quản lý tệp bảng tính (workbook): mở tệp mới, lưu tệp, lưu tệp với tên khác, mở tệp ñã lưu, ñóng tệp Các thao tác với trang tính (sheet): Mở Sheet ðổi tên Sheet Di chuyển Sheet 03/05/2012 FIT.HNUE 5.1 Một số khái niệm thao tác Các thao tác Các thao tác ô, hàng, cột Thay ñổi kích thước hàng, cột Chèn hàng, cột Xóa hàng, cột Ẩn, hàng, cột Xóa liệu Khôi phục lại liệu Sao chép liệu Di chuyển liệu 03/05/2012 FIT.HNUE 5.1 Một số khái niệm thao tác Các thao tác ðịnh dạng font: Cho toàn bô bảng tính, cho vùng tính Chọn Format\Cells Kiểu chư Font chư Cơ chư Màu chư 03/05/2012 FIT.HNUE 5.1 Một số khái niệm thao tác Các thao tác Các dạng biên: trái, giữa, phải, hướng chư, hòa nhập ô Căn theo chiều ngang Căn theo chiều dọc Hòa nhập ô 03/05/2012 10 FIT.HNUE 6.2 Tìm kiếm thông tin: Vlookup và Hlookup VLOOKUP(Gia trị tìm,vùng cần tìm, cột cần lấy, kiểu tìm): tra lại gia trị “cột cần lấy” “Gia trị tìm” “vùng cần tìm” Gia trị tìm: gia trị cột ñầu tiên vùng cần tìm Vùng cần tìm: nằm bảng phu vùng CSDL Cột cần lấy: thư tư cột cần lấy vùng cần tìm Kiểu tìm: là trường hợp gia trị cần tìm = trường hợp gia trị cần tìm khoảng va bắt buộc gia trị cột ñầu tiên vùng tìm phải xếp theo thư tư tăng dần HLOOKUP(gt tìm,vùng cần tìm, hàng cần lấy, kiểu tìm): tương tư VLOOLUP ñối chiếu theo hàng 03/05/2012 66 FIT.HNUE Ví du 1: Vlookup 03/05/2012 67 FIT.HNUE Ví du 2: Vlookup 03/05/2012 68 FIT.HNUE 6.3 Sắp xếp trích lọc liệu Sắp xếp dư liệu: Mục ñích: tô chức lại bảng dư liệu theo thư tư ño Có hai loại thư tư: Ascending: Tăng dần Descending: Giảm dần C1: Chọn vùng dư liệu muốn xếp → Data/Sort C2: ðặt tro cột → chọn nút 03/05/2012 69 FIT.HNUE 6.3 Sắp xếp trích lọc liệu Lọc dư liệu Mục ñích cho phép lấy thông tin tư bảng dư liệu mà thỏa mãn ñiều kiện ño Có hai phương pháp: Auto filter: Lọc tư ñộng Advanced filter: Lọc nâng cao 03/05/2012 70 FIT.HNUE 6.3 Sắp xếp trích lọc liệu Lọc dư liệu Auto filter: B1: Chọn vùng cần lọc B2: Data\Filter\Autofilter B3: • Lọc ñối tượng cụ thê: Nhấn nút tượng cần tìm chọn ñối • Lọc ñối tượng thỏa mãn ñiều kiện ño: nhấn nút chọn custom 03/05/2012 71 FIT.HNUE Các toán tư quan hê: equals does not equal is greater than is greater than or equal to is less than is less than or equal to begin with does not begin with end with does not end with contains does not contain 03/05/2012 = ≠ > ≥ < ≤ Bắt ñầu với Không bắt ñầu với Kết thúc Không kết thúc Chứa Không chứa 72 FIT.HNUE 6.3 Sắp xếp trích lọc liệu Lọc dư liệu Advanced filter: B1: Tạo vùng ñiều kiện lọc B2: Data\Filter\ Advanced filter Dư liệu sau lọc ñặt chô Vùng ñiều kiện ñê so sánh gia trị thỏa mãn lọc Dư liệu sau lọc ñặt vùng khác 03/05/2012 Vùng dư liệu cần lọc ðịa ô ñầu tiên vùng bảng tính chứa dư liệu sau lọc 73 FIT.HNUE 6.3 Sắp xếp trích lọc liệu Lọc dư liệu Ví dụ 1: Tìm kiếm va ñưa người có Lương > 3000000 phu cấp chức vụ >200 03/05/2012 74 FIT.HNUE 6.3 Sắp xếp trích lọc liệu Lọc dư liệu Ví dụ 2: Tìm kiếm va ñưa người có Lương > 3000000 va phu cấp chức vụ >200 03/05/2012 75 FIT.HNUE 6.3 Sắp xếp trích lọc liệu Lọc dư liệu Ví dụ 3: Tìm kiếm va ñưa người có lương >3000000 sinh trước năm 1983 03/05/2012 76 FIT.HNUE 6.4 Một số kịch về xử lý dữ liệu 03/05/2012 77 FIT.HNUE 6.4 Một số kịch về xử lý dữ liệu 03/05/2012 78 FIT.HNUE 6.4 Một số kịch về xử lý dữ liệu 03/05/2012 79 FIT.HNUE Hết chương 03/05/2012 80 FIT.HNUE [...]... 1.Các kiểu dữ liệu d) Dạng Ngày (Date), thời gian (Time) Là một dạng ñặc biệt của dữ liệu số Có 2 dạng chính: Kiểu Anh, Mỹ: mm/dd/yyyy Ví dụ: 08/25/2002 Kiểu Pháp, Việt: dd/mm/yyyy Ví dụ: 25/08/2002 Dữ liệu sau khi nhập nếu hợp lệ thì ñược căn phải, ngược lại thì canh trái và trả về dữ liệu kiểu chuỗi 03/05/2012 19 FIT.HNUE 2.Nhập dữ liệu a) Cách nhập dữ liệu: ðưa con trỏ về ô cần thiết Nhập dữ liệu theo... Tools\Protection\Protect Sheet→ Nhập Password 03/05/2012 14 FIT.HNUE 5.2 Phân loại và nhập dữ liệu 1) Các kiểu dữ liệu 2) Nhập dữ liệu 03/05/2012 15 FIT.HNUE 1.Các kiểu dữ liệu a) b) c) d) Dạng chuỗi (Text) Dạng số (Number) Dạng công thức (Formula) Dạng Ngày (Date), thời gian (Time) 03/05/2012 16 FIT.HNUE 1.Các kiểu dữ liệu a) Dạng chuỗi (Text) Bao gồm: các ký tự a-z, A-Z, các số 0-9, các ký tự ñặc biệt... thiết Nhập dữ liệu theo loại dạng thức ðể kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau : Ấn phím Enter Ấn các phím mũi tên: ↑, ↓, ←, → Chọn nút (màu xanh lá cây) trên thanh công thức Trỏ chuột vào ô cần tới 03/05/2012 20 FIT.HNUE 2.Nhập dữ liệu a) Cách nhập dữ liệu: (tiếp) ðê hạn chê nhập sai dư liệu → ñặt ñiều kiện cho dư liệu Các bước: B1: Chọn vùng ô cần nhập B2: Chọn Data\Validation... Edit/Fill/Series 03/05/2012 22 FIT.HNUE 2.Nhập dữ liệu c) Sửa dữ liệu: F2, Double click, on Formula d) Nhập chu thích cho một ô: Chọn ô→ nháy phải chuột→ chọn Insert comment →nhập chu thích 03/05/2012 23 FIT.HNUE 2.Nhập dữ liệu Ví dụ 03/05/2012 24 FIT.HNUE 5.3 Nhập công thức và các hàm ñơn giản 1) 2) 3) 4) Các khái niệm Quy tắc sư dụng hàm Cách nhập hàm Các hàm ñơn giản trong Excel 03/05/2012 25 FIT.HNUE 1 Các... =Round(12345,5432,0) cho 12346 N ... loại nhập liệu Nhập công thức hàm ñơn giản Trực quan hóa liệu biểu ñô ðịnh dạng in ấn Chương 6: Xử lý liệu bảng tính Excel Cơ sơ dư liệu bảng tính Excel Tìm kiếm thông tin Sắp xếp lọc liệu Một... Một số kịch xử lý liệu 03/05/2012 FIT.HNUE Chương 5: Cơ bảng tính Excel 03/05/2012 Một số khái niệm thao tác Phân loại nhập liệu Nhập công thức hàm ñơn giản Trực quan hóa liệu ñồ thị ðịnh dạng... Trực quan hóa liệu biểu ñô Tính toán tự ñộng theo công thức sử dụng ñược hàm nhằm mục ñích xử lý liệu: tìm kiếm, thống kê, xếp, lọc 03/05/2012 FIT.HNUE NỘI DUNG Chương 5: Cơ bảng tính Excel Một số