Đang tải... (xem toàn văn)
Bảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quảnBảng thời hạn bảo quản
Bảo quản tài liệu điện tử : vấn đề giải pháp Bảo quản tài liệu điện tử đặt thách thức cấp thiết nhà lưu trữ Để tài liệu sử dụng chứng pháp lý nội dung, bối cảnh cấu trúc chúng - thứ mà môi trường điện tử tồn độc lập với phương tiện mang tin - phải bảo toàn Do vậy, bảo quản riêng phương tiện mang tin không đủ Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, người ta tập trung nỗ lực vào việc bảo quản an toàn phương tiện mang tin vật lý (thường giấy) nội dung, cấu trúc, phạm vi định, bối cảnh tài liệu gắn liền với phương tiện mang tin vật lý Bằng cách đó, việc bảo quản tài liệu chứng bảo đảm Ngược lại, môi trường điện tử, nhà lưu trữ tập trung nguồn lực đáng kể cho việc bảo quản phương tiện mang tin vật lý (băng từ, diskette, phương tiện quang học v.v ) mà thất bại việc bảo quản tài liệu theo nghĩa Có thể nói rằng, quan, tổ chức sản sinh tài liệu lưu trữ dạng điện tử bảo quản cách hữu hiệu tiết kiệm bối cảnh môi trường máy tính họ Tất nhiên, điều cần phải tiến hành sở tiêu chuẩn nhà lưu trữ đặt giám sát cách hệ thống quan lưu trữ nhằm bảo đảm tiêu chuẩn đặt phải tuân thủ Việc chấp nhận vai trò không trực tiếp bảo quản hay bảo quản phân tán cho phép quan lưu trữ tránh vấn đề phức tạp chi phí cho việc đầu tư lớn vào công nghệ liên quan tới việc trì bảo quản tài liệu điện tử Ngoài với cách làm giúp đội ngũ nhân viên quan lưu trữ có thời gian tập trung vào việc thực chức kiểm tra, giám sát trách nhiệm mà họ phải đảm nhiệm môi trường mới, môi trường “một lưu trữ ảo” phân tán Mặt khác, giải pháp loại đòi hỏi phải có nhận thức đầy đủ chức lưu trữ phạm vi bên tham gia Việc thực thành công giải pháp phụ thuộc vào thiện chí quan, tổ chức có dành ưu tiên cần thiết cho yêu cầu bảo quản tài liệu, đầu tư kinh phí cho việc di trú/chuyển đổi tài liệu điện tử sang dạng thức (formats) thích hợp với công nghệ mới, đồng thời điều chỉnh hệ thống quan, tổ chức cho phù hợp với chuẩn mực liên quan tới nguyên tắc bảo quản vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu mà quan lưu trữ đặt Như vậy, nhiệm vụ đặt là, tài liệu cần di trú / chuyển đổi sang phương tiện mang tin trước phương tiện bị huỷ hoại hay trở nên lạc hậu Việc kiểm tra định kỳ phương tiện bảo quản nhằm phát dấu hiệu xuống cấp, hư hại việc xem xét đánh giá thường xuyên phát triển công nghệ để nhận biết dấu hiệu lạc hậu cần thiết để định tiến hành di trú/chuyển đổi tài liệu Một tài liệu điện tử bảo quản an toàn tiếp tục tồn dạng cho phép người ta truy nhập truy nhập cung cấp chứng xác thực đáng tin cậy hoạt động tạo tài liệu Có nhiều trường hợp mà việc tiếp tục bảo quản tài liệu điện tử đòi hỏi phải có giải pháp làm suy giảm độ tin cậy tính xác thực tài liệu ảnh hưởng tới khả tiếp cận khai thác tài liệu Lưu trữ cần xác định rõ tình xảy khuyến nghị quan, tổ chức sản sinh tài liệu phương án lựa chọn thích hợp cho tài liệu kho thực bước cần thiết để bảo đảm trì tính xác thực độ tin cậy tiếp nối tài liệu lưu trữ Cho dù lưu trữ có trực tiếp bảo quản kho hay không lưu trữ phải chịu trách nhiệm nêu rõ ảnh hưởng phương án lựa chọn sẵn có việc tiếp tục bảo quản định phương án phù hợp Lưu trữ cần phải thực trách nhiệm cách tổng thể, thông qua việc ban hành văn hướng dẫn việc bảo quản tài liệu điện tử cụ thể, thông qua việc xác định vấn đề bảo quản liên quan tới hệ thống quản lý tài liệu cụ thể xác định bước thích hợp Nếu lưu trữ chịu trách nhiệm việc bảo quản tài liệu lưu trữ phải có hành động bảo quản thích hợp Nếu tổ chức khác thực việc bảo quản tài liệu lưu trữ cần phải đưa khuyến nghị hành động phù hợp trợ giúp việc thực thi chúng Câu hỏi nơi bảo quản tài liệu lưu trữ cần xem xét sở xác định xem quan, tổ chức có khả bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu xác thực cách tốt qua thời gian Các yếu tố cần tính đến xem xét, lựa chọn phương án tốt bao gồm: quan, tổ chức sản sinh tài liệu có nhiệm vụ giữ gìn bảo đảm tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu xác thực thời gian dài hay không nguồn lực cần thiết cho việc bảo quản tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ có sẵn có hay không Bảo quản tài liệu điện tử trình bảo đảm tính nguyên vẹn tài liệu điện tử hướng tới việc cho tài liệu tìm thấy tiếp cận suốt thời hạn lưu giữ quy định Những tài liệu điện tử phải lưu giữ theo thời gian để tìm chúng tiếp cận chúng suốt thời hạn lưu giữ? Có nghĩa phải khắc phục vấn đề lạc hậu kỹ thuật, phụ thuộc chương trình phần mềm, hao mòn vật lý vật mang tin Trong vấn đề này, phụ thuộc tài liệu điện tử vào chương trình (phần mềm) lạc hậu định dạng công nghệ tài liệu điện tử đặc biệt phức tạp Yêu cầu để đảm bảo việc bảo quản tài liệu điện tử chia thành ba loại: - Bảo đảm trạng thái vật lý tập tin, tài liệu điện tử; - Bảo đảm điều kiện để đọc thông tin tương lai; - Bảo đảm điều kiện để tái tạo tài liệu điện tử dạng người đọc Bảo đảm trạng thái vật lý tập tin Khía cạnh bảo đảm việc bảo quản tài liệu điện tử - vấn đề giải cho tất dạng bảo quản Việc liên quan không để tạo điều kiện bảo quản tối ưu cho phương tiện lưu trữ thông tin điện tử, mà nơi bảo quản tài liệu điện tử Đểcho tập tin máy tính không bị mất, người ta phải lưu trữ chúng hai nhiều sao, lưu vật ghi tin điện tử riêng biệt (máy tính làm việc phương tiện lưu) Và sao, người ta nhanh chóng tạo tập tin Trên thực tế bạn làm việc, tập tin tạo đặt ổ cứng máy tính bạn, lưu máy chủ lưu (bản sao) đĩa RAID (hệ thống lưu dự phòng bản), băng từ đĩa quang từ tính (CD -RW, DVD-RW) Rất quan, tổ chức tách khối tài liệu điện tử khỏi máy chủ họ lưu giữ riêng phương tiện truyền thông bên Điều tự nhiên: tốc độ tăng trưởng tài nguyên lưu trữ tụt hậu phía sau với tỷ lệ giảm giá cho ổ đĩa cứng, cho phép quan, tổ chức tăng lực máy chủ họ cách dễ dàng Cũng quan trọng lựa chọn loại vật mang tin tuổi thọ chúng Lựa chọn phụ thuộc vào: - Các loại tài liệu điện tử lưu trữ tổng khối lượng chúng, - Tuổi thọ dự kiến tài liệu việc đảm bảo tiếp cận với chúng, - Phương thức sản xuất vật mang tin chế độ bảo quản lưu trữ, - Các yêu cầu để đảm bảo tính xác thực tài liệu Ví dụ, bảo quản khối lượng lưu trữ tài nguyên thông tin có cấu trúc phức tạp (cơ sở liệu tích hợp, địa lý hệ thống đa phương tiện, dự án tài liệu thiết kế, market ban đầu ấn phẩm) phương tiện truyền thông điện tử chuyên sâu tốt để không vi phạm toàn vẹn tài liệu Thời hạn lưu giữ tài liệu điện tử vòng năm hy vọng hoàn toàn đáng tin cậy phương tiện truyền thông đại (bao gồm băng cassette từ tính) Nhưng điều cần phải quan tâm lựa chọn vật mang tin danh tiếng nhà sản xuất sản phẩm xuất xứ từ nước nào, cần tập trung vào giá trị chất lượng vật mang tin, tuân thủ yêu cầu tối thiểu điều kiện bảo quản Như với sản phẩm nào, có quy tắc: “đồ tốt giá rẻ không có” Đối với lý đó, bảo quản lâu dài tài liệu điện tử phải chọn đĩa quang học làm vật mang tin, với giá bán lẻ không 22-25 ngàn đồng / đĩa chẳng hạn Đĩa quang compact (CD) lưu trữ có độ bền khiêm tốn tin cậy cho 10-15 năm Không thể đòi hỏi lâu thời gian Sau khoảng thời gian này, bạn chắn phải copy lại di chuyển tập tin đến loại phương tiện truyền thông khác (nếu đọc thông tin từ đĩa CD), chuyển đổi tài liệu điện tử sang định dạng khác chép để lưu trữ vật mang tin đại có dung lượng nhiều Đĩa quang phương tiện ghi tin bền Một số nhà sản xuất xác định thời hạn sử dụng sản phẩm họ gần 20 năm Có thể thấy thực tế, điều hợp lý, thể mâu thuẫn Một mặt, có chứng việc sử dụng thành công ghi đĩa CD 10 - 15 năm, mặt khác, thường xuyên có khiếu nại lỗi đọc thông tin từ đĩa, tập tin ghi đĩa CD-R1 Các nhà phân tích cảm thấy khó khăn để đưa lời giải thích đầy đủ nguyên nhân, có thể: thất bại việc đọc tập tin CD-R số yếu tố khác sai quy trình công nghệ sản xuất đĩa, vi phạm điều kiện bảo quản, không tương thích công nghệ ghi đọc thông tin Đặc biệt ý đến lựa chọn dạng vật mang tin phải đưa trường hợp sử dụng tài liệu điện tử chứng văn chứng pháp lý Nếu tài liệu tạo lập không sử dụng chữ ký số điện tử (EDS), nên chép chúng CD-R đĩa quang học ghi lần Tạo nhiều tập tin điều kiện để đảm bảo an toàn tập tin Để giảm thiểu chi phí trì trường hợp này, cần phải tạo điều kiện tối ưu để bảo quản vật mang tin Điều kiện cụ thể chế độ bảo quản xác định loại phương tiện truyền thông điện tử Ví dụ, để lưu trữ lâu dài vật mang tin từ tính đòi hỏi phải có thiết bị đặc biệt bảo vệ chúng khỏi tác động môi trường từ trường điện từ trường đặt chúng cách xa nguồn điện – từ trường, máy sưởi, thang máy, vv… Cassette băng từ cần phải tua băng 1,5 năm/1 lần để loại bỏ tĩnh điện Yêu cầu chung cho việc bảo quản vật mang tin điện tử đặt chúng vị trí thẳng đứng, tránh hư hỏng học biến dạng, làm bẩn bụi, tránh tiếp xúc với nhiệt độ cao ánh nắng mặt trời trực tiếp Điều quan trọng phải quan sát nhiệt độ độ ẩm phòng kho bảo quản vật mang tin điện tử Khuyến nghị chung sau: thời hạn bảo quản cho vật mang tin điện tử giữ chất lượng tốt có nhiệt độ thấp độ ẩm tương đối phù hợp Ví dụ, việc lưu trữ băng polyester độ ẩm tương đối 50% nhiệt độ + 11oC đảm bảo an toàn đặc tính băng 50 năm (theo ISO 18.923) Theo ước tính sơ bộ, kỳ hạn 50 năm đĩa quang CD- R lưu giữ độ ẩm tương đối 50% nhiệt độ + 10 oC (Theo ISO 18.927); Disc Worm - 50% độ ẩm nhiệt độ + 3oC (Theo ISO 18.925) Ví dụ, theo “Những nguyên tắc làm việc quan lưu trữ Nga” điều kiện bảo quản lý tưởng tài liệu băng đĩa với nhiệt độ 15 – 200C, độ ẩm tương đối 50 – 65% Thực tế cho thấy, kho lưu trữ khí hậu ổn định phải có biện pháp tốt để làm ẩm / làm khô không khí cách thích hợp; tránh dao động (do mùa ngày) nhiệt độ (± 5oC), độ ẩm không khí (±10%) Trong trường hợp có tình trạng dao động lâu (7-10 ngày), độ ẩm lên tới 80-90% cần phải áp dụng biện pháp ổn định kho tài liệu (thông gió, làm khô kho) Trong giai đoạn sửa chữa kỹ thuật, tài liệu bảo quản tạm thời (dưới tháng) điều kiện nhiệt độ 20 oC ± độ C, độ ẩm 50% ± 20% Nhiệt độ - độ ẩm kiểm tra điều chỉnh phù hợp cách đo nhiệt độ, độ ẩm phòng thời gian, kho khí hậu không ổn định: lần tuần, kho có tượng bất ổn: lần ngày Kết đo kiểm tra ghi chép sổ Trong sổ ghi chép lại kết giám định biện pháp thực chế độ nhiệt độ - độ ẩm bị trục trặc Danh mục thiết bị kiểm tra đo đạc sử dụng (nhiệt kế, máy hút ẩm, ), quy trình sử dụng đo đạc nhiệt độ độ ẩm phòng không khí quy định hướng dẫn văn bản[1] Nhiệt độ thấp góp phần vào việc bảo tồn thông tin điện tử, nhiên, nhiệt độ thấp khó chịu cho công việc lâu dài người Cũng cần lưu ý rằng, muốn khai thác, sử dụng tài liệu điện tử từ băng đĩa phòng, kho bảo quản sử dụng môi trường văn phòng bình thường, tài liệu điện tử phải trải qua thời gian quen với khí hậu Nếu không, có khả lỗi việc đọc thông tin biến dạng cấu trúc vật mang tin Nhưng để đĩa quang quen với khí hậu với nhiệt độ 23oC – 25oC, đòi hỏi ba (tốt ngày đêm) phòng trung gian Thời gian thích nghi băng phụ thuộc vào chiều rộng băng, đĩa, Bề mặt đĩa rộng độ thích nghi với nhiệt độ lớn Nên lưu ý băng, đĩa cần đạt trạng thái cân nhiệt độ cân độ ẩm Vì vậy, lựa chọn chế độ bảo quản vật mang tin điện tử phải tính đến số yếu tố mối liên hệ cường độ sử dụng vật mang tin, chi phí việc trì chế độ lưu trữ với chi phí việc chép thường xuyên tài liệu sang vật mang tin hệ Như đề cập trên, việc tổ chức lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử với khoảng thời gian chấp nhận 10 năm vật mang tin chúng ghi lại Chế độ lưu trữ phòng làm việc cho băng nhiệt độ 23 oC (Theo ISO 18.923), ổ đĩa quang 25oC (Theo ISO 18.927) với độ ẩm tương đối 50% Ví dụ, quan lưu trữ nhà nước Nga thiết lập điều kiện nhiệt độ độ ẩm kho lưu trữ với nhiệt độ từ 17 đến 19ºC, độ ẩm tương đối 50 - 55% Đáp ứng điều kiện này, tuổi thọ đĩa CD-R lên đến 20 năm Yêu cầu bảo đảm điều kiện để đọc thông tin tương lai Nếu vấn đề bảo quản an toàn vật lý tập tin giải thành công, khía cạnh khác việc lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử phải chờ đợi kết nghiên cứu phương pháp tạo lập bước đột phá công nghệ Xuất vấn đề liên quan đến thay đổi nhanh chóng lỗi thời phần cứng phần mềm máy tính thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão Xuất vấn đề đối phó với lão hóa phần cứng phần mềm nào? Theo thời gian, thiết bị lưu giữ thông tin đọc từ đĩa lưu trữ dần trở nên lỗi thời Ví dụ, thời gian qua, đĩa mềm 5-inch biến sau không trang bị máy tính driver ổ đĩa để đọc chúng Một số phận tương tự diễn với đĩa mềm 3-inch nhiều mô hình đại máy tính cá nhân có sẵn mà ổ đĩa cho chúng Tương tự, thiết bị để đọc thông tin từ ổ đĩa quang, thay đổi theo thời gian Dự kiến tuổi thọ công nghệ từ 10 đến 15 năm, nhà sản xuất áp dụng công nghệ tiên tiến đưa thị trường loại sản phẩm với nhiều tính Những phát triển công nghệ phải xem xét tổ chức bảo quản lâu dài tài liệu điện tử Đó mong muốn sau 10-15 năm chép tài liệu sang loại phương tiện truyền thông điện tử Vậy câu hỏi liệu có giữ chất lượng băng từ đĩa lưu trữ quang sau 50 năm mà không độ sắc nét? Và Lưu trữ đảm bảo chất lượng vật ghi tin điện tử vòng 15 - 20 năm? Như biết, tạo lập tài liệu điện tử phụ thuộc chủ yếu vào phần mềm: - Hệ điều hành, - Hệ thống quản lý sở liệu (DBMS) - Bộ vi xử lý soạn thảo văn (Word, Pad), - Đồ họa (ACDSee), trình duyệt web (Internet Explorer, Opera, Firefox), - Thiết kế chuyên ngành (AutoCAD, ArchInfo) ứng dụng địa chất (MapInfo), - Chương trình thiết kế đặc biệt để làm việc với sở liệu cụ thể Đối với phần lớn văn hành chính, tài dạng điện tử thời hạn sử dụng phụ thuộc vào vòng đời phần mềm ước tính khoảng 5-7 năm Ngoài ra, nhiều hệ thống văn phòng điện tử lưu trữ điện tử đại quan, tổ chức (ví dụ, hệ thống quản lý tài liệu tiếng Dokumentum DocsOpen) cung cấp định dạng chuyển đổi cần thiết Trước mắt, để truy cập đọc phần lớn văn bản, hình ảnh tài liệu video (nhưng sở liệu hệ thống kỹ thuật phức tạp đa phương tiện) việc sử dụng chuyển đổi quan, tổ chức tự thực Một đặc thù tài liệu điện tử chúng tiếp cận để đọc người có chương trình phần mềm kỹ thuật tương thích định Vì chương trình phần mềm kỹ thuật bị lạc hậu (mà việc xảy nhanh chóng), tài liệu trở nên không thích hợp cho sử dụng Với mục đích bảo đảm tính nguyên vẹn tính tiếp cận tài liệu điện tử, cần phải định kỳ “hoà nhập” chúng với chương trình phần mềm kỹ thuật Khi phải bảo đảm cho chúng xác thực, nghĩa bảo đảm tính nguyên nội dung, cấu trúc ngữ cảnh tài liệu, bảo đảm tính nguyên vẹn siêu liệu kèm theo tài liệu biên kiểm soát trình hệ thống Ngoài ra, để bảo đảm tính nguyên vẹn thông tin ghi, việc lựa chọn vật mang tin - phương tiện lưu giữ tạo trường kiểm soát (những điều kiện tương thích) cho lưu giữ tài liệu điện tử có ý nghĩa đặc biệt Thông thường nên lưu giữ tài liệu điện tử vào đĩa quang lần ghi nhiều lần đọc (CD-R, DVD-R) để bảo đảm an toàn liệu trước sử dụng không chuẩn xác Song, khẳng định, loại phương tiện lưu giữ điện tử phù hợp cho lưu giữ tài liệu lưu trữ lâu dài Theo đánh giá chung, thời hạn sử dụng vật lý phương tiện lưu giữ điện tử 30 năm Về kỹ thuật, chúng trở nên lạc hậu thời hạn từ đến 10 năm Vì cần phải thường xuyên di chuyển file điện tử vào phương tiện lưu giữ Đồng thời cần lập dự phòng tài liệu Các thủ tục chép dự phòng tránh cho liệu lưu giữ khỏi bị hỏng Hệ thống chép dự phòng đòi hỏi bảo đảm phầm mềm kỹ thuật đặc biệt tốt chép dự phòng thực vật mang tin cầm tay Nhưng, đĩa mềm sử dụng để lưu tài liệu điện tử thời gian ngắn Bảo đảm điều kiện để tái tạo tài liệu điện tử dạng người đọc Trong việc tổ chức bảo quản lâu dài tài liệu điện tử, thay đổi chương trình phần mềm dẫn đến hoàn toàn tài liệu không khả để đọc chúng Có số giải pháp cho vấn đề này: (1) Di trú - chuyển đổi kịp thời sở liệu tài liệu điện tử khác sang phần mềm công nghệ đại, thường định dạng sử dụng tổ chức thực quản lý hoạt động nguồn tài nguyên thông tin Đây cách phức tạp tốn Nhưng chuyển đổi đơn giản chưa đủ Có nhiều vấn đề phát sinh với sở liệu Thông thường việc di trú để đảm bảo truy cập đến tài liệu lưu trữ điện tử cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức liên tục sử dụng công việc Trong lưu trữ nhà nước, việc di trú sử dụng hợp lý quan, tổ chức thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử có yêu cầu truy cập nhanh (2) Việc tổ chức lưu giữ lâu dài sở liệu tài liệu điện tử khác trước chuyển vào kho lưu trữ, người ta thường tiến hành chuyển đổi thành dạng "mở" "lưu trữ" (bảo hiểm) Đối với văn dạng *.txt, rtf, pdf; cho đồ họa dạng * tiff, jpg; cho sở liệu, bảng biểu dạng * txt, xls, db, dbf Mục đích việc chuẩn bị cho việc chuyển giao vào lưu trữ, trường hợp cần thiết, định dạng tài liệu bảo hiểm dễ dàng để chuyển đổi sang định dạng hệ thống thông tin (3) Đôi di trú/chuyển đổi nguồn thông tin tảng khác theo số lý đó, không thực tế sai lệch đáng kể so với tài liệu điện tử gốc Điều chủ yếu đề cập đến cấu trúc phức tạp nguồn thông tin đa dạng như: tài liệu Computer-Aided Design (CAD) hệ thống thông tin địa lý, sản phẩm đa phương tiện, vv Trong tình vậy, người ta sử dụng giả lập môi trường phần mềm[2], nhiên, gặp nhiều khó khăn để thực hiện, giả lập môi trường phát triển cho tất phần mềm Đó lý phát triển hệ thống thông tin ban đầu không nên tập trung vào định dạng lưu trữ phổ biến, mà hệ điều hành, sở liệu, phần mềm khác Trong trường hợp này, dễ dàng để tìm giả lập thích hợp, phát triển tiếp thị nhà sản xuất phần mềm Ví dụ, hệ điều hành MS Windows'95, 98, NT, 2000, XP giả lập hỗ trợ hệ điều hành MS DOS Do hệ điều hành sử dụng rộng rãi, hy vọng Microsoft tiếp tục hỗ trợ giả lập hệ điều hành cũ họ (4) Đóng gói - bao gồm tập tin văn điện tử định dạng tảng, chẳng hạn XML Ví dụ, nay, nhà lưu trữ Mỹ xem xét phương pháp tốt để chia sẻ lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, với nhiều nước giới có Việt Nam, khó coi loại thuốc chữa bách bệnh cho vấn đề Cần lưu ý rằng, nghiên cứu liên quan đến việc sử dụng mô đóng gói bảo quản lâu dài tài liệu điện tử mang đặc điểm riêng biệt Thậm chí cung cấp số kỹ thuật đòi hỏi nhiều thời gian để thực Vì vậy, cách để lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử chiến lược di trú/chuyển đổi Hiện giới Việt Nam, phổ biến chiến lược di chuyển - dịch chuyển định kỳ tài liệu điện tử/tư liệu số từ phần mềm kỹ thuật tới phần mềm kỹ thuật khác từ hệ công nghệ máy tính tới hệ Như vậy, tài liệu chuyển từ băng từ sang đĩa compact để bảo đảm tiếp cận chúng lâu dài Đó công việc phức tạp mà bị cấu trúc tính chức tài liệu (mất mát hư hỏng thông tin) Song coi thống với việc chuyển hoá tài liệu vào định dạng chuẩn có nhiều triển vọng cả, cần có kiểm chứng thực nghiệm Ví dụ, để bảo đảm tính nguyên vẹn tài liệu điện tử, Hội đồng Lưu trữ giới đưa chiến lược di chuyển tài liệu điện tử sang công nghệ mới, nghĩa chép tài liệu điện tử vào phương tiện lưu giữ nhiều trường hợp chuyển hoá sang định dạng phù hợp với hệ máy tính Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 quy định ba phương pháp bảo đảm tính nguyên vẹn tài liệu: chép - lập giống tài liệu vật mang tin (giấy, vật mang mini, vật mang điện tử); chuyển hoá/đổi (convert) vào vật mang tin khác - chuyển tài liệu từ vật mang tin sang vật mang tin khác (thay đồi hình thức tài liệu) với lưu giữ có bảo đảm nội dung giống ban đầu (ví dụ, chụp vi phim tài liệu giấy, quét ảnh); di chuyển - chuyển định kỳ tài liệu điện tử từ phần mềm kỹ thuật tới phần mềm kỹ thuật khác với mục đích bảo đảm khả sử dụng tài liệu tương lai Như vậy, chuyển đổi, định dạng tài liệu điện tử bị thay đổi Ví dụ, chuyển đổi tài liệu lập định dạng Word Perfect mà giữ nguyên vẹn định dạng RTF hay MS Word Khi di chuyển, ta thực việc chuyển tài liệu điện tử từ chương trình hay vật mang tin sang hay vật mang tin khác thay đổi định dạng Ví dụ, di chuyển tài liệu từ đĩa mềm sang đĩa compact Song di chuyển cần phải chuyển hoá tài liệu điện tử Ví dụ, di chuyển tài liệu điện tử hệ điều hành Macintosh sang hệ điều hành Microsoft Windows cần phải chuyển hoá tài liệu điện tử sang định dạng (ví dụ RTF hay Word 2010) Cũng xin lưu ý, có ba dạng mát mà ta phải tính đến lưu giữ tài liệu điện tử: (1) Mất liệu Khi bị liệu mức độ định nội dung tài liệu bị mất, tài liệu điện tử trở nên không đầy đủ xác thực (2) Mất hình dạng bên ngoài, cấu trúc tài liệu điện tử Ví dụ, chuyển hoá tài liệu văn vào định dạng RFT, vài đặc điểm hình dạng bên tài liệu (3) Mất mối liên hệ liệu (ví dụ, bảng biểu điện tử, sở liệu) khả tiếp cận tới siêu liệu gắn với tài liệu làm tài liệu trở nên không đầy đủ Việc chuẩn bị tài liệu điện tử lưu giữ thường xuyên có thời hạn (hơn 10 năm) để chuyển vào lưu trữ quan, tổ chức bao gồm: kiểm tra tình trạng vật lý vật mang tin điện tử, ghi tài liệu điện tử vào vật mang tin điện tử, kiểm tra chất lượng ghi, mô tả tài liệu điện tử, gán mã số lưu trữ tương ứng với kê tài liệu cho đơn vị bảo quản, chuẩn bị tập hợp tài liệu kèm Lưu ý, tài liệu kèm phải đủ để bảo đảm tính nguyên vẹn khả sử dụng tài liệu điện tử dẫn: tên tài liệu, ngày lập, đặc điểm nội dung, định dạng điện tử, cấu trúc vật lý logic, khối lượng tài liệu Quy định tính định kỳ trình chuyển tài liệu điện tử vào lưu trữ Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức đảm nhiệm Thay lời kết luận Việc phân tích chất tài liệu điện tử cho phép xác định số điều kiện, mà thực thành công đảm bảo an toàn cho tài liệu điện tử khả sử dụng chúng nhiều thập kỷ Xin đưa công thức cho thành công việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đây: (1) Các kho lưu trữ phải tiếp nhận bảo quản "các đối tượng liệu" (tập tin), bao gồm chủ yếu thông tin có ý nghĩa ngữ cảnh (dữ liệu) Đưa vào bảo quản nguồn tài nguyên thông tin đầy đủ với chương trình thực thi (áp dụng hệ thống thông tin) thỏa mãn vấn đề pháp lý công nghệ sử dụng Tiếp nhận chương trình máy tính cần thiết trường hợp thiếu chương trình tiếp nhận để bảo quản tiếp cận tài liệu điện tử (2) Trong khoảng thời gian từ đến 10 năm, bảo quản tài liệu đảm bảo việc tạo dự trữ tài liệu điện tử vật mang tin riêng (3) Trong thời hạn 10 năm, cần thực việc chuyển đổi tài liệu điện tử sang định dạng phần mềm độc lập (định dạng bảo hiểm), để tương lai sau này, tài liệu điện tử công nhận (4) Tài liệu điện tử định dạng bảo hiểm khó sử dụng làm chậm đáng kể thời gian người dùng truy cập vào liệu lưu trữ Tốc độ truy cập vào tài liệu lưu trữ điện tử đảm bảo, tiếp nhận, lưu giữ di trú / chuyển đổi cách kịp thời sang định dạng tổ chức hệ thống thông tin lưu trữ Thủ tục di chuyển sang định dạng sử dụng cần tập trung vào việc tài liệu công nhận gốc Đây biện pháp cần thiết mà khó để xác định trước định dạng (bảo hiểm, sử dụng, nơi tiếp nhận tài liệu điện tử vào bảo quản) tạo sở cho việc tạo bảo hiểm hệ tài liệu (5) Khi việc đảm bảo bảo quản tài liệu điện tử, cần dành nhiều ý cho an ninh thông tin để đảm bảo tính xác thực tài liệu, bảo vệ khỏi phần mềm độc hại (virus) truy cập trái phép Tài liệu tham khảo Hội đồng lưu trữ quốc tế - Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ (ICA Studies/études CIA 8) 2002 Larin M.V, Rưxkov O.I – Tài liệu điện tử quản lý, VNIIDAD, M., 2005 Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 Kôzlôv V P Những nguyên tắc công tác viện lưu trữ nhà nước liên bang nga, Maxcơva – 2002 Kinh nghiệm NARA hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 CP quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 tháng năm 2003 Thống đốc NHNN ban hành quy định bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử sử dụng để hạch toán toán vốn Tổ chức cung ứng dịch vụ toán The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Luật Giao dịch điện tử xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003 10 Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Thông tin tư liệu – Quản lý hồ sơ 11 Tiêu chuẩn Nga TC GOST 15791-90 Các hệ thống xử lý thông tin Những thuật ngữ định nghĩa; -Chú thích 1] Kôzlôv V P Những nguyên tắc công tác viện lưu trữ nhà nước Liên bang Nga, Maxcơva – 2002 [2] Giả lập - mô chức thiết bị phương tiện thiết bị khác hay thiết bị máy tính mà nhờ thiết bị mô tiếp nhận liệu, thực chương trình đạt kết y thiết bị mô (TC GOST 15791-90 Các hệ thống xử lý thông tin Những thuật ngữ định nghĩa) Hay nói cách khác, sử dụng phần mềm chuyên dụng để chạy hệ điều hành lạc hậu “theo mô phỏng” với hệ điều hành [3] Hiện nay, chữ ký điện tử bao hàm cam kết gửi email, nhập số định dạng cá nhân (PIN) vào máy ATM, ký bút điện tử với thiết bị hình cảm ứng quầy tính tiền, chấp nhận điều khoản người dùng (EULA) cài đặt phần mềm máy tính, ký hợp đồng điện tử online [4] Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 TS Nguyễn Lệ Nhung