MICROSOFT ACCESS 2010 NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH: Chương Tổng quan hệ quản trị CSDL Access 2010 Chương Thiết kế cài đặt Cơ Sở Dữ Liệu Chương Làm việc với Bảng (Table) Chương Truy vấn liệu ( Query) Chương Thiết kế biểu mẫu ( Form) Chương Thiết kế báo cáo ( Report) Chương Thiết kế Macro Chương Lập trình Module TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chương Tổng quan hệ quản trị CSDL Access 2010 1 Giới Giới thiệu thiệu về Hệ Hệ quản quản trị trị CSDL CSDL 2 Giới Giới thiệu thiệu Access Access 2010 2010 8 Giao Giao diện diện người người dùng dùng 7 Quản Quản lý lý CSDL CSDL Access 3 Khởi Khởi động động chương chương trình trình 4 Các Các thành thành phần phần của Access Access 6 Cách Cách tạo tạo CSDL CSDL trong Access Access 5 Các Các đối đối tượng tượng chính trong Access Access Chương Tổng quan hệ quản trị CSDL Access 2010 1.1 Giới thiệu Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access Access gì? Databas Databas ee (C(CơơSSơơ DDữữLiLiệệu)u) Ứng Dụng Access? Ac ce ss m 1.1.1 1.1.1 Access Access là gì: gì: ? Access hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS Relational Database Management System) phần mềm quản lý sở liệu quan hệ hãng Microsoft giữ quyền 1.1.2 1.1.2 Access Access làm làm những gì: gì:  Access cung cấp hệ thống công cụ mạnh, giúp người dùng nhanh chóng dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng  Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu cách có tổ chức máy tính, tạo ứng dụng mà khơng cần lập trình 1.1.3 1.1.3 Những Những Access: Access:  ứng ứng dụng dụng của Dùng để xây dựng hệ sở liệu  Có thể dùng để xây dựng trọn gói phần mềm quản lý qui mô vừa nhỏ  Dùng để quản lý liệu cho phép người dùng đăng nhập vào xem, tìm kiếm, sửa, xóa, chia sẻ Tạo ứng dụng quản lý mà không cần phải nhà phát triển VD: Quản lý Sinh Viên, Quản Lý Bán Hàng, Quản Lý Nhân Viên 1.1.3 1.1.3 Những Những ứng ứng dụng dụng của Access: Access: QUẢN LÝ THƯ VIỆN QUẢN LÝ SINH VIÊN QUẢN LÝ NHÀ HÀNG QUẢN LÝ HỌC VIÊN 1.1.4 1.1.4 Cơ Cơ (CSDL): (CSDL): sở sở Tìm hiểu? dữ liệu liệu 4 Cơ Cơ sở sở dữ liệu(Database) liệu(Database) là gì? gì? Cơ sở liệu Access( CSDL) tập hợp liệu “tổ chức” (ví dụ liệu Sinh Viên) lưu giữ máy tính, nhiều người sử dụng tổ chức theo mơ hình liệu Các tiêu chuẩn Cơ sở liệu: Khơng có dư thừa thơng tin Phản ánh đắn hoạt động tổ chức Đảm bảo an tồn liệu (vì nhiều người sử dụng) Có độc lập CSDL chương trình để đảm bảo cho việc bảo trì Hiệu sử dụng tốt: khai thác máy khác cho kết 1.1.5 1.1.5 Hệ Hệ quản quản trị trị CSDL: CSDL: ? ? 5 Hệ Hệ quản quản trị trị cơ sở sở dữ liệu liệu là gì? gì? Đặt Đặt ra câu câu hỏi? hỏi? ? ?  Hệ quản trị sở liệu (Database Management System DBMS), phần mềm hay hệ thống thiết kế để quản trị sở liệu Có nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau, Access cịn có: MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix 1.2 Giới thiệu Microsoft Access 2010 1.2.1 1.2.1 Lịch Lịch sử sử phát phát triển: triển: 1.2.2 1.2.2 Access Access 2010 2010 có có gì mới? mới?  Các lệnh bố trí tab phía bên trái hình, tab chứa nhóm lệnh có liên quan Các thao tác sử dụng đi, đơn giản so với phiên trước  Giao diện Access 2010 thay đổi thân thiện với người sử dụng Cửa sổ Danh mục thay mở rộng chức cửa sổ Database  Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất lệnh áp dụng cho toàn sở liệu, thu gọn sửa chữa, lệnh từ menu File 10 1.7.2 Mở sở liệu (Open) Để mở sở liệu có ta thực cách sau: Cách 1: Tại cửa sổ khởi động chọn File/Open /chọn tệp tin cở sở cần mở/Open Cách 2: nhấp double click vào tệp CSDL cần mở  Open: mở CSDL mặc định bình thường  Open Read Only: mở CSDL chế độ đọc, không chỉnh sửa  Open Exclusive: mở chế độ bảo mật  Open Exclusive Read Only: chế độ đọc bảo mật 29 1.7.3 Thoát khỏi sở liệu (Exit) Để đóng sở liệu chạy ta thực cách sau: Tại cửa sổ khởi động , File -> Close Database Để đóng chương trình Access ta thực cách sau: Tại cửa sổ khởi động, File -> Exit (Alt+F4) ấn nút (X) 30 1.7.4 Thu gọn chỉnh sửa CSDL (Compact & Repair) Khi tạo thêm đối tượng sở liệu dung lượng tập tin sở liệu tăng lên, xóa đối tượng vùng nhớ rỗng, khơng sử dụng Chức Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần nhớ bị rỗng, làm cho tập tin sở liệu gọn lại Cách thực hiện: - Mở sở liệu cần thu gọn chỉnh sửa - Chọn Menu File - Click nút Compact & Repair Database 31 1.7.5 Xuất liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export) Có thể xuất liệu sang sở liệu Access khác, Excel, Word, Pdf… Cách thực hiện: Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác Chọn tab External Data Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access… Click nút Browse… định vị trí xuất liệu Click OK hoàn tất việc export liệu 32 1.7.6 Nhập liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import) Có thể chép liệu từ ứng dụng khác Excel, ODBC Database, Access, …vào sở liệu hành Cách thực hiện: Chọn tab External Data Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép liệu Lần lượt làm theo bước hướng dẫn Access: 33 1.7.6 Nhập liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import) a Nhập liệu từ Excel vào Access (Import) Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab External Data, click nút Excel nhóm lệnh Import & Link Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel)-> Open-> OK, sau thực theo bước hướng dẫn Access: + Chọn sheet chứa liệu cần chép -> Next + Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng -> Next + Chỉ định thuộc tính cho field -> Next + Chọn cách tạo khóa cho bảng:  Let Access add primary key: Access tự tạo khóa  Chose my own primary key: Bạn định khóa  No primary key: Khơng tạo khóa + Nhập tên cho bảng -> Finish + Access hiển thị thông báo cho biết hồn tất q trình import file34Excel thành bảng Access 1.7.6 Nhập liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import) Có thể chép liệu từ ứng dụng khác Excel, ODBC Database, Access, …vào sở liệu hành b Nhập liệu từ Access vào CSDL hành:  Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab External Data, click nút Access nhóm lệnh Import & Link  Chọn tập tin Access chứa liệu cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Access)- >Open  Chọn tùy chọn “Import table, query, form, report, macro and modules into the current database”để định vị trí lưu trữ liệu sở liệu hành->OK  Trong cửa sổ Import object, chọn đối tượng cần chép Có thể chọn nhiều đồng thời đối tượng 35 chọn tất cách click nút Select All->OK 1.7.7 Bảo Mật Access 2010 (Password) a Tạo mật bảo mật CSDL: Cách thực hiện: + Mở sở liệu chế độ Exclusive cách: File-Open- Open Exclusive + Chọn tab File, Chọn lệnh Info Click nút set Database Password + Nhập Password lần , OK 36 1.7.7 Bảo Mật Access 2010 (Password) b Gỡ bỏ mật CSDL: Cách thực hiện: + Mở sở liệu chế độ Exclusive cách: File-Open- Open Exclusive + Chọn tab File, chọn lệnh Info-Click nút UnSet DatabasePassword + Nhập Password để gỡ bỏ , OK 37 1.8 Giao diện người dùng Access 2010 1.8.1 Tạo đối tượng:  Click tab Create Ribbon  Trong nhóm cơng cụ đối tượng,chọn cách tạo tương ứng 1.8.2 Thiết kế lại đối tượng:  Nếu đối tượng đóng: + Click phải đối tượng cần thiết kế lại + Chọn Design view  Nếu đối tượng mở + Click nút Design View 1.8.3 Xem nội dung trình bày đối tượng:  Nếu đối tượng mở chế độ Design View + Click nút View  Nếu đối tượng đóng: + Click phải tên đối tượng cần xem + Chọn Open 38 1.8.4 Xóa đối tượng  Click phải chuột đối tượng cần xóa,  Chọn mục delete Menu Popup  Hoặc chọn nhấn phím Delete Hoặc nút cơng cụ 1.8.5 Đổi tên đối tượng:  Click phải chuột đối tượng, chọn rename,  Hoặc nhấn F2  Nhập tên 1.8.6 Sao chép đối tượng:  Click phải chuột lên thành viên cần chép  Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard  Click nút Paste Menu để chép vào cửa sổ database  Nhập tên cho đối tượng chép  Đối với kiểu đối tượng Table, ta lựa chọn kiểu chép + Structure only: Sao chép cấu trúc + Structure and data: Sao chép39 cấu trúc liệu 1.8.7 Chức Link Chức Link Acces để trì mối liên kết với liệu nguồn Nếu liệu nguồn thay đổi liệu bảng liên kết thay đổi theo ngược lại Cách thực hiện: Tương tự chức Import, cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy chọn “Link to data source by creating a link table”- Chọn bảng muốn link- OK 1.8.8 Chọn giao diện người dùng Access 2010: Access 2010, bạn có lựa chọn việc sử dụng giao diện truyền thống loại giao diện có dạng tab 40 1.8.9 Tabbed Documents Tabbed Documents giao diện lý tưởng cho người dùng làm việc với nhiều đối tượng thời điểm Trong giao diện form report nằm đầu trang khác người dùng xem tất điều khiển đối tượng giao diện người dùng mà không cần phải di chuyển đối tượng đường 41 1.8.10 Overlapping Windows  Overlapping Windows có lợi Do đa dạng việc thiết lập thuộc tính BorderStyle khả loại bỏ nút Min, Max, Close  Với giao diện Overlapping Windows, bạn dễ dàng buộc người dùng tương tác với form thời điểm 42 1.8.11 Chuyển từ giao diện Tabbed Documents sang Overlapping Windows Chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực sau:  Trong cửa sổ làm việc Access, chọn tab File- chọn lệnh Options  Trong cửa sổ Access options, chọn Current Database  Trong mục Document- Window Options - Chọn Overlapping Windows-OK  Thoát động lại khỏi Access khởi 43 ... Access cịn có: MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix 1. 2 Giới thiệu Microsoft Access 2 010 1. 2 .1 1.2 .1 Lịch Lịch sử sử phát phát triển: triển: 1. 2.2 1. 2.2 Access Access 2 010 2 010 ... CSDL Access 2 010 1. 1 Giới thiệu Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access Access gì? Databas Databas ee (C(CơơSSơơ DDữữLiLiệệu)u) Ứng Dụng Access? Ac ce ss m 1. 1 .1 1 .1. 1 Access Access là gì: gì: ? Access. .. File 10 1. 3 Khởi động Access 2 010 Khởi động chương trình MS Access hai cách sau: Start -> (All) Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2 010 Cửa sổ chương trình MS Access 2 010 Click