Người thiết lập Người kiểm soát (ký tên) (ký tên) ., Ngày tháng năm Người phệ duyệt (ký tên) Họ tên: Họ tên: Họ tên: Chức vụ: Chức vụ: Chức vụ: Ngày: Chức danh công việc: Ngày: Ngày: Mã số công việc: Khối: Phòng: Bộ phận: Địa điểm làm việc: Chức danh cấp trực tiếp: I MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC II VỊ TRÍ TRONG TỔ CHỨC TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG BỘ PHẬN NHÂN VIÊN III CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CÓ QUAN HỆ LÀM VIỆC Bên IV Bên NHIỆM VỤ STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC 10 V QUYỀN HẠN VI - ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Số ngày làm việc tuần: 06 ngày, Từ thứ đến thứ hàng tuần - Thời gian làm việc ngày sau:  Sáng từ 08 đến 12  Chiều từ 13 30 đến 17 30 - Công ty trang bị phương tiện làm việc chính: Điện thoại, máy vi tính, văn phòng phẩm - Các chế độ hỗ trợ khác theo sách Công ty VII CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ CHO VỊ TRÍ NÀY Giới tính / Độ tuổi / Ngoại hình / Sức khỏe Trình độ học vấn / chuyên môn Trình độ ngoại ngữ / tin học Năng lực / kỹ Số năm kinh nghiệm làm việc Số năm kinh nghiệm yêu cầu công viêc Các yêu cầu khác (nếu có) Ưu tiên NGƯỜI NHẬN VIỆC NGƯỜI GIAO VIỆC (ký tên & ghi rõ họ tên) (Tôi hiểu đồng ý công việc giao) (ký tên & ghi rõ họ tên) Cách viết bảng mô tả công việc Làm để viết mô tả công việc tốt? Một thực tế đáng tiếc quản lý nhân nhiều doanh nghiệp Việt Nam mô tả công việc thường coi giao việc, chủ yếu liệt kê đầu việc cách sơ sài, dẫn đến mô tả công việc chưa sử dụng theo vai trò cần có Bài viết đề cập lưu ý cần thiết để viết mô tả công việc tốt Hiểu mô tả công việc Một mô tả công việc cho vị trí công việc (hay “chức danh công việc”) sở để người quản lý giao việc, theo dõi thực công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, đánh giá kết công việc nhân viên Đồng thời, mô tả công việc sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc biết rõ mục tiêu công việc, chức nhiệm vụ, yêu cầu kết công việc giao, quyền hạn trách nhiệm có thực chức Như vậy, mô tả công việc không cam kết công việc người quản lý nhân viên, mà sở hướng dẫn để nhân viên thực công việc cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động phận, công ty, tổ chức Các nguyên tắc viết mô tả công việc Mục tiêu công việc Bản mô tả công việc phải nêu lên mục tiêu vị trí công việc: “vị trí tồn để làm cho công ty?” Đây mục tiêu công việc phù hợp với chức yếu mà vị trí đảm nhận Ví dụ, vị trí Trưởng phòng nhân có chức đề xuất sách nhân sự, theo dõi tư vấn thực sách mục đích “Bảo đảm chất lượng số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực sách nhân phù hợp với nhu cầu quản lý hiệu nhất” Chức nhiệm vụ Chức vị trí phân bổ từ chức chung phận Để thực chức này, mô tả công việc phải nhiệm vụ chủ yếu Nói cách khác, chức tổng hợp nhóm nhiệm vụ Nhiệm vụ mô tả với động từ hành động cụ thể dạng quy trình Mô tả “làm gì” không mô tả “làm nào” Chức nhiệm vụ cần xếp theo thứ tự quan trọng trình tự thực hiện, đồng thời nên diễn tả ngắn gọn rõ rang Một số mô tả công việc cố gắng liệt kê tất nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà không mô tả hết nhiệm vụ phát sinh thực công việc Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ vài nhóm nhiệm vụ có mô tả yêu cầu kết kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc Đây tiêu chuẩn đánh giá định tính, sở để quản lý thực công việc người quản lý tiêu chí thực công việc cho nhân viên đề cập Quyền hạn trách nhiệm Quyền hạn trách nhiệm phải tương ứng với chức nhiệm vụ vị trí Mỗi cá nhân chủ động thực nhiệm vụ với quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết công việc nhiệm vụ Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, định Trong đó, trách nhiệm chủ yếu tài sản, tài chính, pháp lý, người liên quan tới trình thực thi nhiệm vụ Yêu cầu lực Đây yêu cầu lực cần thiết mức tối thiểu vị trí để thực nhiệm vụ nêu, mô tả lực cá nhân thực tế công ty Các yêu cầu lực bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ Như vậy, để viết mô tả công việc tốt cần nhiều thông tin so với danh sách công việc thường làm vị trí Hệ thống mô tả công việc xây dựng cách chắn công cụ đắc lực quản lý nhân quản lý hoạt động doanh nghiệp Để có bảng mô tả công việc tốt Nhà tuyển dụng mong muốn tìm nhân viên xuất sắc Thế nhiều người không đánh giá tầm quan trọng bảng mô tả công việc để phải tuyển “nhầm” ứng viên Làm để tránh sai lầm đáng tiếc này? Bảng mô tả công việc đơn giản tóm tắt trách nhiệm kỹ cần thiết cho vị trí ứng tuyển Nhưng đáng tiếc, nhiều nhà tuyển dụng ”tuyển nhầm” nhân viên không trọng cách viết bảng mô tả công việc hiệu Bạn tham khảo ví dụ sau để thấy rõ tầm quan trọng bảng mô tả công việc trình tuyển dụng: Một công ty cần “một người có khả trả lời điện thoại đánh máy nhanh.” Và họ dễ dàng tìm ứng viên đáp ứng yêu cầu đơn giản ấy; vài tuần sau, người bỏ việc không làm công việc trao đổi ứng tuyển “Một người có khả trả lời điện thoại đánh máy nhanh” yêu cầu ban đầu hóa mong đợi “một nhân viên hành chánh động, có kinh nghiệm khả thích ứng nhanh với môi trường làm việc.” Thế là, họ phải tuyển nhân viên khác Không chi phí tuyển dụng lần trước “đổ sông đổ bể”, hiệu suất công việc phòng ban tuyển nhân viên bị ảnh hưởng Đó ví dụ vị trí bình thường, chưa bàn đến hậu xảy vị trí cấp cao Khi viết bảng mô tả công việc, bạn cần ý yêu cầu sau đây: *Viết cụ thể: Hậu việc viết bảng mô tả công việc chung chung ứng viên không hiểu rõ công việc bạn phải thời gian giải thích lại buổi vấn Một mô tả công việc chung chung khiến cho ứng viên hiểu lầm ứng tuyển vào vị trí không phù hợp với họ Ví dụ, bạn yêu cầu ứng viên “có tay nghề kỹ thuật để phát triển dòng sản phẩm”, ứng viên hiểu bạn cần kỹ sư hay chuyên gia phần mềm Bạn nên nhấn mạnh kỹ cần thiết để ứng viên tự đánh giá lực thân trước nộp đơn ứng tuyển Đừng lạm dụng “sáo ngữ” yêu cầu ứng viên có “tinh thần hợp tác” hay “khả lãnh đạo” Bạn thẳng vào vấn đề: mô tả chi tiết kỹ cần thiết để tìm ứng viên phù hợp *Nêu rõ vai trò vị trí cần tuyển: Ứng viên muốn biết họ đóng vai trò công ty Đây sở để ứng viên xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển đạt mục tiêu nghề nghiệp tương lai, liệu kỹ kinh nghiệm họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không Bạn nên cho ứng viên biết họ báo cáo trực tiếp cho vị trí Ngoài ra, bạn nên nêu hướng phát triển ứng viên tương lai Có thể vị trí bạn muốn tìm tầm trung vòng hay năm tới, ứng viên có hội đề bạt lên vị trí cao Hãy thu hút ứng viên hội nghề nghiệp hấp dẫn *Quảng bá hấp dẫn vị trí đăng tuyển, giới thiệu môi trường làm việc văn hóa công ty: Có thể nôm na so sánh viết bảng mô tả công việc chuẩn bị ăn Bạn cần biết cách trình bày cho ăn thật đẹp thật hấp dẫn để “chiêu dụ” người tài Vì vậy, khoản lương bổng hấp dẫn, bạn nên dành vài dòng mô tả văn hóa công ty Đây yếu tố quan trọng, không muốn làm việc nơi mà đồng nghiệp sẵn sàng “đâm sau lưng chiến sỹ” Bạn nêu thông tin sơ lược văn hóa công ty, nhấn mạnh ưu điểm bật văn hóa cạnh tranh lành mạnh, nhiều hội thăng tiến cho có lực Đặc biệt, bạn đừng bỏ lỡ hội “tiếp thị” mạnh công ty Nếu công ty bạn “con chim đầu đàn” lĩnh vực hoạt động, bạn đừng ngại ”nói tốt” cho công ty để thu hút ứng viên giỏi Một bảng mô tả công việc đầy đủ thường gồm nội dung sau đây: - Tên địa công ty - Chức danh - Các trách nhiệm ứng viên – Bạn cần nêu rõ trách nhiệm vai trò vị trí cần tuyển, nhiệm vụ quan trọng Nên nói rõ ứng viên báo cáo công việc trực tiếp cho cấp bậc - Chế độ lương bổng - Yêu cầu học vấn/kinh nghiệm - Những phẩm chất kỹ cần thiết Tóm lại, bạn nên đầu tư thời gian để chuẩn bị bảng mô tả công việc hiệu Dĩ nhiên việc “hành động” thật nhanh để tuyển gấp vị trí quan trọng bình thường Tuy nhiên, không chuẩn bị mức, bạn gây thiệt hại cho công ty Để tuyển người, bạn cần định hướng để ứng viên hiểu rõ yêu cầu nhiệm vụ họ Bạn nhớ chi phí cho nhân viên “bị tuyển nhầm” cao nhiều so với chi phí thời gian bạn dành để viết bảng mô tả công việc hiệu Ngoài ra, trường hợp ứng viên tuyển không hoàn thành tốt công việc giao, bạn vào bảng mô tả công việc để giải thích rõ lý họ không đủ điều kiện để tuyển dụng sau giai đoạn thử việc Lợi ích bảng mô tả công việc + Hoạch định nguồn nhân lực: Việc sử dụng thông tin trình phân tích công việc giúp tổ chức xác định dược nguồn cung cầu nguồn nhân lực + Kế hoạch “kế thừa”: Bằng việc so sánh mức độ chệch trách nhiệm lực vị trí công việc vị trí “kế thừa”, Bản mô tả công việc giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ “kế thừa” cho tổ chức + Tuyển dụng: Bản mô tả công việc sở để xác định từ đầu yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu vị trí khuyết + Đào tạo vào phát triển: Thông tin chi tiết yêu cầu lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) Bản mô tả công việc sở để xác định nhu cầu đào tạo phát triển cho nhân viên + Lương phúc lợi: Mỗi Bản mô tả công việc đánh giá quy điểm số Điểm số Bản mô tả công việc làm sở để tính lương phúc lợi cho vị trí công việc + Đánh giá hiệu làm việc: Bản đánh giá hiệu làm việc dựa vào mục tiêu cá nhân kỳ với trách nhiệm Bản mô tả công việc người nhân viên đảm nhận vị trí + Ngoài lợi ích phục vụ cho chức quản trị nguồn nhân lực trên, Bản mô tả công việc giúp tổ chức xác định thông tin liên quan đến tình trạng an toàn sức khỏe cho vị trí công việc để có biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro lao động cho nhân viên Bản mô tả công việc hỗ trợ nhiều cho việc thực hành luật lao động DN Chính Bản mô tả công việc góp phần vào việc xây dựng quy trình, sách để định hướng hoạt động mang tính khách quan liên quan đến người đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm… ... giao việc, chủ yếu liệt kê đầu việc cách sơ sài, dẫn đến mô tả công việc chưa sử dụng theo vai trò cần có Bài viết đề cập lưu ý cần thiết để viết mô tả công việc tốt Hiểu mô tả công việc Một mô tả. .. đồng ý công việc giao) (ký tên & ghi rõ họ tên) Cách viết bảng mô tả công việc Làm để viết mô tả công việc tốt? Một thực tế đáng tiếc quản lý nhân nhiều doanh nghiệp Việt Nam mô tả công việc thường... Các nguyên tắc viết mô tả công việc Mục tiêu công việc Bản mô tả công việc phải nêu lên mục tiêu vị trí công việc: “vị trí tồn để làm cho công ty?” Đây mục tiêu công việc phù hợp với chức yếu