Một số thực đơn trong Word giúp soạn thảo văn bản, bảng biểu,...nhanh

9 445 0
Một số thực đơn trong Word giúp soạn thảo văn bản, bảng biểu,...nhanh

Đang tải... (xem toàn văn)

Thông tin tài liệu

MỘT SỐ THỰC ĐƠN TRONG MICROSOFT WORD GIÚP SOẠN THẢO VĂN BẢN, BẢNG BIỂU, NHANH Chương trình dùng cho máy vi tính cài Windows XP microsoft word 2003 (Tài liệu dùng cho Cán - Giáo viên trường tiểu học Hua La - xã Hua La - TP Sơn La) Kí hiệu tài liệu: * ấn chuột trái lần, ** ấn chuột trái lần, @ ấn chuột phải lần,  ấn Enter, MH hình, CC công cụ, MVT máy vi tính,… Trong thời gian qua đ/c CB-GV trường tiểu học Hua La có ý thức tốt việc học sử dụng MVT, CB-GV toàn trường sử dụng MVT mức độ tối thiểu chương trình Microsoft word 2003 Đây kết xuất sắc Tuy nhiên số đ/c sử dụng MVT chưa biết làm nhanh, vất vả trình nhập, chỉnh sửa, cắt, copy VB, bảng biểu, Trong chương trình Microsoft word 2003 có nhiều thực đơn (nút CC) có chức giúp ta soạn thảo nhanh, thực nhanh lệnh Để nâng cao trình độ sử dụng MVT, rút ngắn thời gian soạn thảo, có nhiều thời gian học tập nghỉ ngơi, giúp đỡ gia đình,… lại tiếp tục ghi chép số thao tác để đ/c tham khảo sử dụng trình soạn thảo VB Sau số thao tác thực đơn: File-Edit-View-Insert-Format-Tools-Table Còn thực đơn Window-Help-Vietkey Tools Có thể MVT bạn có thêm thực đơn khác bạn cài thêm phần mềm vào, tự tìm hiểu để sử dụng cho tiện Có nhiều cách làm khác nhau, giới thiệu cách/việc, hướng dẫn sau có sai sót thông tin cho chỉnh sửa để tài liệu thực có ích cho bạn, MVT bạn thao tác # chút, làm thử biết Chúc bạn sử dụng chương trình Microsoft word 2003 thành thạo ! Hua La, ngày tháng năm 2009 NGƯỜI VIẾT Đặng Thị Bình Thực đơn File (tệp, tệp tin, tập tin): - Thực đơn Save As ấn phím F12 (lưu TT với tên khác): - Khi mở TT bất kỳ, muốn copy TT nhanh làm sau: 1 * thực đơn File * Save As Đặt tên cho tệp tin * tìm ổ đĩa, tìm thư mục muốn để TT ấn  * Save - Copy TT USB, bước tìm ổ USB Thực đơn Edit (soạn thảo/hiệu chỉnh): 2.1 Office Clipboard (phòng chứa vật liệu cắt ra/bảng ghi tạm): Muốn cắt dán/copy dán liên tục đoạn văn không liền nhau, bạn phải làm nhiều thao tác, muốn nhanh làm sau (việc áp dụng để cắt dán giáo án thời khóa biểu thay đổi): 2.1.1 Bôi đen vùng thứ định cắt dán/copy dán * Edit * Office Clipboard bên phải MH xuất HT ghi tạm lệnh cắt dán/copy dán liên tục bạn, ấn Ctrl + X (cắt dán)/ấn Ctrl + C (copy dán) 2.1.2 Bôi đen vùng thứ định cắt dán/copy dán, ấn Ctrl + X (cắt dán)/ấn Ctrl + C (copy dán) - Tiếp tục làm bước 2.1.2 đoạn cần cắt dán/copy dán liên tục 2.1.3 Đặt trỏ vào vị trí muốn dán đoạn VB, vừa cắt/copy * Paste All (chữ bên trái HT bên phải MH) Các đoạn VB, vừa cắt/copy đầy đủ theo thứ tự cắt dán/copy dán vào vị trí trỏ đứng 2.2 Paste Special (dán đặc biệt): 2.2.1 Trường hợp copy VB đoạn VB, để dán vào VB theo ý VB/đoạn VB dán vào thay đổi định dạng (VB gốc chữ đậm, đứng, dán vào VB lại thành chữ không đậm, nghiêng, ), VB dài việc chỉnh sửa giống VB gốc nhiều công sức, muốn dán nguyên thủy VB gốc làm sau: - Copy VB bình thường, đặt trỏ vào chỗ muốn dán VB * Edit * Paste Special * Paste * Formatted Text (RTF) * OK 2.2.2 Trường hợp muốn chuyển tập tin VB cho không cho phép họ sửa chữa VB làm sau: - Copy toàn VB * đặt trỏ vào chỗ muốn dán VB * Edit * Paste Special * Paste * Microsoft Office Word Document Object * OK, lưu TT cho người # TT đọc * Edit * Find Hoặc ấn phím Ctrl + F không chỉnh sửa * gõ từ/tiếng/câu cần tìm theo ý 2.3 Find (tìm kiếm): Muốn tìm kiếm từ/1 tiếng/1 câu, theo ý VB dài thật * vào chữ Find All, từ cần tìm kiếm VB, khó khăn nhiều thời gian, nhiều từ/tiếng/câu,… giống tìm lại bị sót không tiếp tục * Find All từ bôi đen thấy hết, muốn tìm nhanh tìm tất làm sau: * * Find All, tất từ cần tìm VB bôi đen Tìm đoạn VB bôi đen đoạn VB làm bước 1&2 * * * - Khi làm bước xong muốn đánh dấu từ/tiếng/câu,… vừa tìm giữ nguyên lệnh bôi đen từ/tiếng/câu, đổi màu chữ tô màu cho chữ 2.4 Replace (thay thế/thay chỗ): Trong VB dài muốn thay tất từ trùng mà phải dò tìm từ thay kiểu hay bị sót vài từ không thay, nhiều thời gian công sức Chẳng hạn bạn lấy báo cáo năm trước làm báo cáo năm (2007-2008 sửa thành 2008-2009), sửa từ Tô Hiệu thành Hua La, chỗ sửa chỗ không, sai sót phải trả giá đắt, muốn tránh hậu họa làm sau: * Edit * Replace Hoặc ấn phím Ctrl + H * gõ từ/câu cần thay (bỏ đi) * gõ từ/câu cần thay vào * thay từ/câu (đầu tiên); * thay toàn từ/câu VB Chú ý: Tuyệt đối không thay tiếng, VD: xuân = hè tất từ có tiếng xuân VB thay tiếng hè (mùa xuân = mùa hè; Phạm Thị Xuân = Phạm Thị Hè, xuân = hè, ) Khi thay xong phải đọc qua lại VB tránh trường hợp sai sót nguy hiểm, ví dụ: VB thay toàn từ Tô Hiệu = Hua La, không ngờ có số câu VB lại là: anh hùng Tô Hiệu, thay xong thành: anh hùng Hua La (1 sai sót chết người), cách khắc phục: gõ vào ô thứ cụm từ: anh hùng Hua La, gõ vào ô thứ cụm từ: anh hùng Tô Hiệu * Replace All lại trả lại tên cho anh 2.5 Go To (đi tới): Trong văn dài, có nhiều trang, nhiều dòng, nhiều đoạn, muốn trang/1 đoạn/1 dòng, theo ý mà cuộn chuột hay kéo trượt dọc lâu mà nhiều tìm không thấy, VB dài hàng 100 trang thật khốn khổ khốn nạn, đời khổ Đừng bi quan tự tin lên có cách nháy mắt xong: * Edit * Go To Hoặc ấn phím Ctrl + G * vào thực đơn theo ý, VD: Page (trang); Section (đoạn); Line (dòng), * gõ trang/đoạn/dòng, cần tới * Chú ý: Mục 2.3; 2.4; 2.5 HT (HT có phiếu thực lệnh nêu trên) Thực đơn View (xem): - Header and Foter (tiêu đề dưới): Muốn biết TT mở MT để đâu, để sau vắng mặt họ chôm cho tiện (vì xin họ không cho), làm sau: * view * Header and Foter * (nút thả CC vừa xuất MH) * Tiêu đề xuất đường dẫn đến TT Hãy lườm nhanh đường dẫn TT bôi đen đường dẫn TT trên, ấn phím Delete (tắt đường dẫn TT) * Close (tắt CC) - Thao tác làm giây không bắt tang toi đời ! - Có nhiều người biết lưu TT, TT nằm đâu, tắt máy lúc mở lại tìm chẳng thấy TT, có nhiều người sử dụng chung MT nghi ngờ thằng nọ, chơi đểu xóa TT rồi, loại vô lương tâm, giết người không gươm không giáo, Nếu dân tin học không bẩn tính đâu, mẹ mìn trình độ dân trí vô tình lôi TT nhét vào thư mục Nếu bạn chưa biết lưu TT vào ổ đĩa, thư mục trước tắt máy vi tính kiểm tra đường dẫn đến TT cách để biết đường mà tìm Insert (chèn vào): 4.1 Break (ngắt/dừng): Cùng TT chỗ đánh VB muốn khổ giấy dọc, chỗ kẻ bảng biểu muốn khổ giấy ngang, MT dốt xoay ngang ngang hết, dọc dọc hết, bực hết chỗ nói Thực MT thông minh, chẳng qua bạn quen tay ngón nên MT chẳng biết đường mà chiều thôi, thử làm xem ! Đặt trỏ vào cuối trang liền trước trang muốn xoay giấy kiểu # * insert * Break * * OK Đặt trỏ vào trang vừa ngắt, xoay giấy, chỉnh lề,… theo ý Các hàng lại kiểu ngắt (ngắt cột/ngắt trang chẵn/ngắt trang lẻ, làm thử biết) 4.2 Bookmark (dấu/dấu định vị): Khi chỉnh sửa TT dài có nhiều trang, muốn tắt máy để nghỉ/ăn cơm, bạn phải lưu vào đầu thông tin không cần thiết sửa đến trang bao nhiêu, mở máy để làm việc tìm đến trang lại căng mắt dò tìm lúc thấy chỗ chỉnh sửa, thật mệt lãng phí nhớ Hãy tìm nhanh chỗ sửa sau: Để trỏ vào chỗ muốn đánh dấu * Insert * Bookmark… Gõ kí hiệu theo ý * - Khi mở lại TT, * Insert * Bookmark… * Go To * Closse, trỏ xuất chỗ đánh dấu Đặt dấu định vị lần sau TT làm tương tự (không cần đặt lại kí hiệu, cần đặt trỏ vào chỗ muốn đánh dấu được) 4.3 Hyperlink (siêu liên kết): Khi soạn thảo VB cần copy vài số liệu VB cũ sang VB mới, thông thường bạn phải mở VB cũ nhiều thao tác, muốn mở TT nhanh, cần liên kết TT có liên quan với sau: Bôi đen chữ đầu VB mở * Insert * Hyperlink * tên TT muốn liên kết Nhìn thấy tên TT cần liên kết * OK Lúc chữ vừa bôi đen chuyển thành màu xanh/nâu, muốn mở nhanh VB vừa liên kết việc ấn phím Ctrl * vào chữ màu xanh/nâu Hủy liên kết: @ vào chữ màu xanh/nâu * Remove Hyperlink Có thể liên kết TT  TT Format (định dạng): 5.1 Paragraph (đoạn): Khi soạn VB nhiều người ấn Tab để đầu đoạn lui vào Tab, ấn Enter để đoạn cách dòng, Vừa không đẹp, vừa thời gian, làm sau: Soạn thảo VB bình thường, nhập VB sát lề trái,  cần chuyển sang đoạn khác Bôi đen toàn VB * Format * Paragraph * để đoạn cách khoảng rộng * * * OK Tìm dòng muốn chỉnh vào giữa, bôi đen dòng sát lề trái 5.2 Change Case (đổi kiểu chữ): Khi nhập VB sau dấu chấm phải ấn Shift để gõ chữ in hoa, nhập danh sách họ tên người, gõ tiếng lại phải ấn Shift, nhiều lúc lại ấn nhầm phím Ctrl/Caps Lock máy tính sinh bệnh thật khổ làm chậm tốc độ gõ chữ Hãy làm nhanh sau: Gõ VB bình thường không cần ấn Shift Bôi đen toàn VB * Format * Change Case * * OK, tất tiếng sau dấu chấm đổi chữ đầu tiếng in hoa * * OK, tất tiếng đổi chữ in hoa (dùng nhập DS họ tên, ) Các dòng chữ lại thử biết tác dụng Tools (công cụ): 6.1 Word Count (đếm từ ): Khi đề kiểm tra đọc/viết môn Tiếng Việt cho HS tiểu học phải biết đoạn VB chứa chữ/tiếng/câu, làm thi mà họ quy định viết từ, thật mệt (có người không phân biệt từ có phải tiếng từ đâu, ) Không trời sinh voi trời phải sinh cỏ, không sinh cỏ voi ăn đặc sản, Hãy làm sau để đếm theo ý nhanh chóng: Gõ đoạn VB theo ý * Tools * Word Count thông báo dòng bên là: Số trang VB Số từ VB Số ký tự ký tự trắng (dấu cách) VB Số ký tự có ký tự trắng VB Số đoạn VB Số dòng VB 6.2 AutoCorrect Option (tùy chọn tự động): Khi soạn VB có số tiêu đề/từ/câu, thường xuyên phải gõ đến, lần phải làm việc giống chán mà nhiều thao tác, đôi lúc gõ sai phải sửa thời gian, làm sau: Gõ từ/câu/đoạn văn,… theo ý (chỉnh sửa theo ý), bôi đen từ/câu/đoạn văn,… * Tools * AutoCorrect Option * gõ kí hiệu theo ý (VD gõ t1) * Add * OK Cách gọi từ tự động: gõ t1 ấn dấu cách chữ (dòng chữ tiểu học Hua La ngay) Chú ý: - Khi bôi đen không bôi chữ tí nào, gọi từ/câu/đoạn văn, trỏ xẽ tự nhảy xuống dòng * vào không gọi VB tự động - Cách làm áp dụng để gọi VB dài vài chục trang/gọi QĐ,… - Không đặt ký hiệu trùng với nhà lập trình MT (VD: Ctrl+A,…khi gọi không VB tự động mình) * Không gọi VB tự động: Nhập VB nhiều trùng với kí hiệu gọi VB tự động, từ/câu,… tự chạy nguy hiểm (VD: bạn định gõ t1 vào góc hình chữ nhật lại thành chữ: tiểu học Hua La - Hủy VB tự động: Làm bước & * gõ kí hiệu đặt * Delete * OK 6.3 Customize…(tùy chỉnh): Do nhu cầu công việc, nên sử dụng MT người khác nhau, cho tất CC, nút CC MH soạn thảo chật không cần thiết, nên lấy số nút CC cần thiết cho việc lên MH soạn thảo để dùng cho tiện * Tools * Customize… * Tìm CC có chứa nút CC cần lấy lên MH Tìm nút CC muốn lấy lên MH * lì đưa lên khu vực nút CC, muốn đặt đâu thả * Nút CC dùng cộng trừ nhân chia cho tiện Muốn hủy nút CC MH: ấn lì phím Alt * lì vào nút CC muốn hủy kéo xuống MH soạn thảo thả * Table (bảng biểu): 7.1 Insert (thêm): Khi kẻ bảng biểu nhiều người phải căng mắt đếm dòng, đếm ô theo ý, kẻ thừa đường mà cắt, kẻ thiếu đường mà thêm,… Hãy làm sau để có số cột số dòng theo ý: * Table * Insert * Table… * nhập số cột * nhập số dòng * OK  7.1 AutoFit (từ động làm cho vừa): Khi nhập liệu vào bảng biểu, nhiều người chỉnh sửa dòng cột vất vả, kéo bên chạy bên kia, kéo bảng biểu lên, xuống lại bị lỗi chỉnh sửa được, lập DS có vài chục học sinh mà ngày chẳng xong, mồ hôi nhễ nhại, tóc tai bù xù,… Lớp trẻ nhìn thấy thề không làm nghề giáo, nhìn khủng quá,… Hãy chỉnh dòng tự động sau: Nhập liệu vào bảng, không ấn  chưa muốn xuống dòng Bôi đen bảng * * * tất cột tự điều chỉnh để vừa với liệu 7.2 Convert (chuyển đổi): Lúc đầu bảo không lập bảng, sau lại bảo phải nhập liệu vào bảng ngược lại, loại chập cheng, VB dài chuyển từ VB sang bảng ngược lại đến đời cho xong, lại bảo phải làm xong để kịp nộp cấp trên, cãi ăn đòn ngay, mà làm sống không chết,… Đừng lo chức chuyển đổi VB bảng biểu giúp bạn, làm sau: - Từ VB  bảng biểu: Bôi đen đoạn VB muốn chuyển đổi thành bảng biểu * Table * Convert * Gõ số cột bảng theo ý * (hiện tích đây, có tích đừng ấn nữa) * OK - Từ bảng biểu  VB: Bôi đen bảng biểu muốn chuyển đổi thành VB * Table * Convert * * ... * Word Count thông báo dòng bên là: Số trang VB Số từ VB Số ký tự ký tự trắng (dấu cách) VB Số ký tự có ký tự trắng VB Số đoạn VB Số dòng VB 6.2 AutoCorrect Option (tùy chọn tự động): Khi soạn. ..1 * thực đơn File * Save As Đặt tên cho tệp tin * tìm ổ đĩa, tìm thư mục muốn để TT ấn  * Save - Copy TT USB, bước tìm ổ USB Thực đơn Edit (soạn thảo/ hiệu chỉnh): 2.1 Office... Ctrl + G * vào thực đơn theo ý, VD: Page (trang); Section (đoạn); Line (dòng), * gõ trang/đoạn/dòng, cần tới * Chú ý: Mục 2.3; 2.4; 2.5 HT (HT có phiếu thực lệnh nêu trên) Thực đơn View (xem):

Ngày đăng: 17/11/2015, 05:03

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan