TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN VĂN VỦ LINH MSSV: 4114013 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: KẾ TOÁN TỔNG HỢP Mã số ngành: 52340301 Giáo viên hƣớng dẫn: Th.S LÊ PHƢỚC HƢƠNG Tháng 1/2013 Chƣơng 1: GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Với câu hỏi “Bức tranh kinh tế 2014 sẽ nhƣ thế nào?” Chuyên gia kinh tế Phạm Chi Lan đã đƣa ra rất nhiều thông tin và nhận định rằng: “ Tình hình kinh tế thế giới sẽ có khởi sắc trong năm 2014, tăng trƣởng toàn cầu về cơ bản đang trên đà phục hồi. Ở Việt Nam, nền kinh tế vĩ mô đã có những dấu hiệu tốt lên, lạm phát đang ở mức kiểm soát (CPI dự báo cả năm khoảng 6%). Tuy nhiên nhiều rủi ro vẫn còn tiểm ẩn đòi hỏi không đƣợc chủ quan”. “Kinh tế Việt Nam sẽ phục hồi mạnh vào năm 2014”- là nhận định của ông Warrick Cleine, Giám đốc điều hành công ty kiểm toán quốc tế KPMG tại Việt Nam trong cuộc trao đổi về triển vọng của môi trƣờng kinh doanh Việt. Đó chính là cơ hội và là thách thức cho Việt Nam trên con đƣờng thoát khỏi khủng hoảng và đi vào đà tăng trƣởng kinh tế. Đối với bất kỳ Công ty hay doanh nghiệp nào hệ thống thông tin luôn đóng một vai trò rất quan trọng. Riêng Công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ là công ty xây lắp, với đặc thù sản phẩm mang tính đơn chiếc, giá trị lớn và thời gian thi công dài nên đặt ra yêu cầu là phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả, hệ thống thông tin kế toán có hoạt động chặt chẽ thì mới ngăn chặn đƣợc các rủi ro, sai sót và gian lận, đảm bảo cung cấp thông tin đầu ra chính xác và an toàn. Phân tích các chu trình kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh giúp đánh giá một cách toàn diện quá trình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán, giúp tìm ra những mặt mạnh để phát huy đồng thời phát hiện những thiếu sót còn tồn tại, từ đó có thể áp dụng những biện pháp khắc phục để không ngừng nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, nâng cao hoạt động kinh doanh của công ty. Mặt khác, từ việc phân tích hệ thống thông tin kế toán công ty có thể tìm ra những biện pháp thiết thực để ngăn ngừa và giảm thiểu ngày càng triệt để các rủi ro, gian lận, sai sót giúp cho hệ thống thông tin kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện, góp phần không nhỏ trong việc thu hút vốn đầu tƣ, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Với tầm quan trọng của yếu tố thông tin đối với doanh nghiệp nhƣ đã nêu trên, nên tôi chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP Đầu tư Xây dựng viễn thông Cần Thơ” làm đề tài nghiên cứu của mình. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích cụ thể yếu tố đầu vào và đầu ra của hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ. Từ đó, chỉ ra đƣợc ƣu và nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế toán để đề ra những biện pháp thích hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cho công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể  Phân tích thực trạng hệ thống thông tin tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.  Phân tích quá trình lƣu chuyển chứng từ, sổ sách, báo cáo tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.  Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.  Đề ra những biện pháp để hoàn thiện hơn về hệ thống thông tin kế toán quản trị tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian nghiên cứu Đề tài đƣợc thực hiện tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ. 1.3.2 Thời gian nghiên cứu  Đề tài đƣợc thƣc hiện từ ngày 6/1/2014 đến ngày 28/4/2014.  Số liệu sử dụng trong đề tài giai đoạn từ 2011 đến 2013. 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ. 1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU Lăng Bích Ngọc, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất tại công ty TNHH công nghiệp thủy sản Miền Nam. Luận văn đại học. Luận văn sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả và phƣơng pháp so sánh. Phân tích hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất sản phẩm cá tra fillet đông lạnh tại Công ty TNHH Công nghiệp Thủy sản Miền Nam, những yếu tố ảnh hƣởng đến chi phí sản xuất sản phẩm cá tra fillet đông lạnh. Qua đó, tìm ra những ƣu điểm và tồn tại để từ đó đƣa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chi phí sản xuất. 2 Nguyễn Thị Diệu Hạnh, 2013. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Công ty TNHH MTV Thƣơng mại và du lịch Công đoàn Cần Thơ. Luận văn đại học. Luận văn sử dụng phƣơng pháp phân tổ thống kê, phƣơng pháp so sánh và phƣơng pháp phân tích. Phân tích thực trạng vận dụng báo cáo kế toán quản trị, đánh giá hiệu quả sử dụng các báo cáo kế toán quản trị của Công ty và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị của Công ty TNHH MTV Thƣơng mại và du lịch Công đoàn Cần Thơ. Nguyễn Thị Lan Anh, 2013. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại tổng công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần Thơ khu công nghiệp Trà Nóc. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử dụng phƣơng pháp lập bảng câu hỏi, phỏng vấn, so sánh và phƣơng pháp phân tích. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần Thơ khu công nghiệp Trà Nóc để thấy đƣợc những rủi ro còn tồn tại trong quá trình thu thập, xử lý, lƣu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị. Từ đó đề ra thủ tục kiểm soát hiệu quả và một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty hóa dầu Petrolimex chi nhánh hóa dầu Cần Thơ khu công nghiệp Trà Nóc. Nguyễn Thị Quyên, 2013. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH một thành viên thuốc lá Cửu Long. Luận văn đại học. Luận văn sử dụng phƣơng pháp thu thập số liệu và phƣơng pháp phân tích số liệu. Phân tích thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long, đánh giá rủi ro còn tồn tại trong cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán, đề xuất các giải pháp giúp công ty hoàn thiện và ngăn chặn rủi ro trong hệ thống thông tin kế toán. 3 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán a) Hệ thống thông tin  Hệ thống là một tổng thể các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định.  Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngƣời tạo ra thƣờng bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ liệu, lƣu trữ các dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng có liên quan. Lƣu trữ Dữ liệu đầu vào Thông tin đầu ra Xử lý Kiểm soát Phản hồi Nguồn: giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1 Hình 2.1 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, ngƣời ta chia hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thành:  Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp nhƣ hệ thống xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất nhƣ nhập kho và vật tƣ, hoạt động sản xuất cụ thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động. Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn xác định trƣớc rõ ràng.  Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở 4 mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống thông tin quản lý thƣờng bao gồm:  Hệ thống thông tin thị trƣờng: cung cấp thông tin về thị trƣờng tiêu thụ nhƣ: thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh tranh,….  Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất nhƣ hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.  Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính nhƣ: tình hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,…  Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nguồn nhân lực nhƣ: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh toán lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,…  Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.  Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho ngƣời quản lý một cách nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lƣợc dài hạn hoạch cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống này thƣờng hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lƣợc và cấp quản trị trung gian. b) Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Trong các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán đƣợc coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết định. Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:  Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài.  Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hƣởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp cũng nhƣ quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị. 5 2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có đặc tính nhƣ sau:  Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.  Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí,…  Quy trình xử lý nhƣ sau:  Thu thập dữ liệu.  Phân tích ảnh hƣởng tài chính.  Ghi chép theo phân loại tài chính.  Kiểm tra đối chiếu.  Tổng hợp lập báo cáo.  Truyền thông.  Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,…  Con ngƣời: dù trong bất kỳ hệ thống nào cũng cần phải có con ngƣời tham gia. Con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.  Môi trƣờng hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán. Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán cũng sẽ đƣợc thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tƣơng ứng này và do đó ngƣời ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tƣơng ứng). Tùy theo quan điểm, ngƣời ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều chu trình và không thống nhất. Có 4 chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài chính, chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi. Trong mỗi chu trình kế toán, ngƣời ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ thống ứng dụng. 2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán  Chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thu thập dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 6  Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng liên quan nhƣ: cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm soát thực hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.  Bao gồm các hoạt động kiểm soát nhƣ: kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất, thông tin, kiểm soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc xử lý chính xác, kịp thời. 2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán a) Phân loại theo mục tiêu và phương pháp: Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng nhƣ dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tƣơng lai và ƣớc tính sự ảnh hƣởng của các nghiệp vụ tƣơng lai đó. Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân sách, kế hoạch lợi nhuận, thống kê phân tích các tình hình kinh doanh. Dựa vào mục tiêu và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. b) Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:  Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này đƣợc ghi chép thủ công và lƣu trữ dƣới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,…  Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con ngƣời và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dƣới sự điều khiển, kiểm soát của con ngƣời. Nhƣ vậy, nếu không có con ngƣời thì hệ thống này không thể hoạt động đƣợc và ngƣợc lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con ngƣời còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập đƣợc, cũng nhƣ các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống. 7 2.1.2 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu 2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán.  Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng. Để giảm rủi ro do không thu đƣợc tiền nợ, mỗi khách hàng đƣợc xác định một giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Nhƣ vậy tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài vụ. Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng.  Gửi hàng cho khách hàng Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh nhƣ lệnh bán hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trƣớc khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.  Lập hóa đơn bán hàng Đây là bƣớc công việc thứ 3 trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng đƣợc gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng đƣợc chuyển bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu của khách hàng. 8  Nhận tiền thanh toán Đây là bƣớc xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi khách hàng gửi Check thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phân thƣ tín sẽ phân loại, lập bản kê nhận Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bản kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán. 2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:  Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán ...; nhận các đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”.  Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng. Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích bảng phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó đòi của doanh nghiệp.  Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán bộ phận tài vụ phải là ngƣời chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trƣớc khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các Credit Memo. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải đƣợc kiểm soát cẩn thận.  Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho.  Bộ phận gửi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng, số lƣợng nhận trên phiếu nhập kho.  Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lƣợng nhận trên phiếu nhập kho.  Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng hoặc các Credit Memo.  Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản phải thu của khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”. 9  Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các hoạt động lập báo cáo tổng hợp.  Bộ phận thư tín: một số doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán bằng cách gửi Check qua bƣu điện. Vì vậy, doanh nghiệp phải thành lập một bộ phận nhận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán (Remittance List)”. Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán.  Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục gửi vào ngân hàng. b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu Thông thƣờng các doanh nghiệp tổ chức theo dõi phải thu khách hàng theo 2 kiểu: hệ thống chuyển số dƣ và hệ thống thanh toán theo hóa đơn.  Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, ngƣời mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn ngƣời bán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dƣ nợ chi tiết theo từng hóa đơn thanh toán. Nhƣ vậy báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn chƣa đƣợc thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời gian nợ.  Hệ thống chuyển số dư: trong hệ thống này, khách hàng không thanh toán chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách hàng. Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dƣ đầu kỳ, số dƣ phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối kỳ nhƣng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo khách hàng chỉ liệt kê các hóa đơn trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dƣ đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo khách hàng trƣớc đó để tham khảo. c) Báo cáo kế toán Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để cung cấp cho ngƣời sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu. Thông tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động. Với mục đích này, trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán đƣợc phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu ngƣời sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động.  Báo cáo kiểm soát: trƣờng hợp xử lý bằng máy ngƣời kiểm soát cần thông tin để kiểm soát đƣợc hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập 10 nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra ngƣời kiểm soát cũng cần kiểm soát đƣợc việc truy cập của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi một tập tin lƣu trữ dữ liệu. Ở mức độ tổng quát, ngƣời ta lập báo cáo kiểm tra số tổng nhƣ báo cáo tổng doanh thu bán hàng; hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng mã số hóa đơn...) trong tập tin xử lý. Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, ngƣời ta lập Báo cáo chi tiết các ghi chép. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã đƣợc xử lý trong suốt 1 khoảng thời gian nhƣ 1 tuần, 1 tháng... Ví dụ báo cáo liệt kê tất cả hóa đơn bán hàng; tất cả phiếu xuất kho; tất cả Credit Memo; tất cả giấy báo gửi tiền (Remitaince Advice); tất cả tiền thanh toán... Mục đích của chúng nhằm kiểm soát xem dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác hay không.  Báo cáo đặc biệt: là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của ngƣời sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để ngƣời sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính. Thông thƣờng loại báo cáo này bao gồm:  Báo cáo khách hàng: đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến việc khách hàng thanh toán với doanh nghiệp. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, khách hàng thanh toán, cũng nhƣ tổng số nợ còn phải trả theo tổng số và theo từng khách hàng. Báo cáo này có tác dụng: thứ nhất, dùng để đối chiếu với ngƣời mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán; thứ hai, dùng để nhắc nợ với ngƣời mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để khuyến khích ngƣời mua thanh toán sớm.  Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: đây là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng ngƣời mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng, ...). Thông thƣờng báo cáo này đƣợc lập hàng tháng với mục đích: thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh toán của ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng phù hợp, thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi.  Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán (Remittance List): báo cáo này do nhân viên nhận thƣ lập căn cứ vào “Giấy báo trả tiền” trong ngày của các khách hàng. Nhƣ vậy, báo cáo sẽ cung cấp “Số tổng kiểm soát” tiền khách hàng thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản khách hàng.  Báo cáo phân tích bán hàng: đây là báo cáo phân tích doanh thu bán hàng theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá nhƣ phân tích bán hàng (giá 11 vốn, lãi gộp) theo từng ngƣời mua; theo từng chủng loại hàng bán; theo ngƣời bán; hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản lý kinh doanh đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo ngƣời bán, hoặc hiệu quả của khuyến mãi, quảng cáo...  Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không liên quan tình hình tài chính nhƣ: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời khách hàng), thời gian giao hàng... d) Sổ sách Các nghiệp vụ kế toán sẽ đƣợc ghi chép, xử lý và lƣu trữ trên các sổ kế toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.  Ghi chép bằng tay: việc ghi chép bằng tay đƣợc tiến hành trên ba nhật ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp. Đó là các nhật ký bán hàng; nhật ký giảm giá bán hàng (Credit Memo Journal); nhật ký thu tiền và sổ chi tiết khách hàng. Các loại sổ kế toán này bằng giấy và đƣợc ghi chép bằng tay. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký phù hợp. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái.  Ghi chép bằng máy: việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc thực hiện trên các tập tin dữ liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số liệu từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo. Trong hệ thống kế toán đƣợc điện toán hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là một hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu. Nó chỉ còn là chức năng lƣu trữ bằng giấy tờ các dữ liệu đã đƣợc xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu nhƣ hình kế toán bằng tay thông thƣờng. Chính vì vậy chất lƣợng của hệ thống kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu. 2.1.3 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí 2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí Yêu cầu hàng hóa dịch vụ Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thƣờng yêu cầu mua hàng đƣợc lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là “yêu cầu mua hàng”. 12 Đặt hàng với nhà cung cấp Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lƣợng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng hóa cũng nhƣ yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo (thông thƣờng là lệnh bán hàng của nhà cung cấp – xem chu trình doanh thu) chấp nhận đặt hàng. Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên ngƣời bán và ngƣời mua.  Nhận hàng và nhập kho Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm đƣợc chỉ định trong đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của ngƣời cung cấp, đối chiếu với đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động mua hàng đƣợc kết thúc. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận. Sau đó, hàng đƣợc làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhận kho và trách nhiệm quản lý hàng đƣợc chuyển giao cho bộ phận kho hàng.  Ghi nhận phải trả ngƣời bán Khi nhà cung cấp gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền hành đối chiếu hoá đơn bán bán hàng với các chứng từ gốc liên quan nhƣ đặt hàng, phiếu lập kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trả ngƣời cung cấp. Phần này sẽ đƣợc trình bày kỹ trong phần tổ chức theo dõi thanh toán với ngƣời bán.  Thanh toán cho ngƣời cung cấp Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hàng lập các thủ tục để chuyển đến bộ phận quỹ chi tiền cho ngƣời bán. Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan nhƣ phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả ghi nhận khoản thanh toán cho ngƣời bán. 2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm: 13  Bộ phận yêu cầu: Đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” là căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể là kế toán hàng tồn kho, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong doanh nghiệp có nhu cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản cố định….  Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn ngƣời cung cấp, xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng nhƣ giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn ngƣời cung cấp và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua” gửi cho ngƣời cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong xử lý nghiệp vụ mua hàng.  Bộ phận nhận hàng: Chức năng nhận hàng nên đƣợc tách biệt khỏi chức năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận nhận hàng có chức năng nhận, đếm, kiểm tra, chất lƣợng hàng và lập “Phiếu nhập kho” cho số hàng nhận đƣợc này. Ngƣời giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lƣợng giữa “Phiếu nhập kho” và số lƣợng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua hàng.  Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kho bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản, thủ kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó gửi “Phiếu nhập kho” cho bộ phận kế toán phải trả.  Bộ phận kế toán phải trả: Bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh toán với ngƣời bán. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với ngƣời bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tƣơng ứng. Dù đƣợc tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”; “Đặt hàng mua”; “Phiếu nhập kho”; và “Hoá đơn bán hàng” trƣớc khi ghi sổ hoặc làm các thủ tục thanh toán.  Bộ phận tài vụ: Bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng từ liên quan; chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn thanh toán. b) Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán Có cái kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo ngƣời bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ.  Hệ thống theo dõi theo người bán: là hệ thống mà các hoá đơn bán hàng đƣợc phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng ngƣời bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh 14 toán theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dƣ hiện hành theo từng ngƣời bán… Qui trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo ngƣời bán  Nhận hoá đơn bán hàng.  Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan.  Phân loại theo ngƣời bán, ghi sổ chi tiết phải trả ngƣời bán.  Thanh toán tiền.  Ghi giảm khoản phải trả cho từng ngƣời bán.  Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Đây là hệ thống theo dõi và thanh toán theo từng hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng sẽ đƣợc phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này theo trên voucher (chứng từ thanh toán). Hệ thống thanh toán theo chứng từ đƣợc thực hiện theo quy trình bao gồm 4 bƣớc:  Lập chứng từ thanh toán.  Ghi sổ chứng từ thanh toán.  Thanh toán.  Ghi séc thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán. c) Báo cáo kế toán Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều đƣợc cập nhật và xử lý đầy đủ. Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của ngƣời sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lý và lập kế hoạch. Thông thƣờng loại báo cáo này bao gồm:  Báo cáo các hoá đơn bán hàng chƣa đƣợc thanh toán.  Báo cáo phân tích khoản phải trả theo thời hạn nợ.  Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán.  Báo cáo tham vấn thông tin khách hàng. d) Sổ sách Hệ thống kế toán xử lý thủ công sử dụng các số sách kế toán bằng giấy bao gồm các nhật ký liên quan nhƣ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, sổ chi tiết. Trong hệ thống xử lý bằng máy, ngƣời ta sử dụng các tập tin dữ liệu để dự 15 trữ và xử lý nghiệp vụ. Cách tổ chức các tập tin này đƣợc trình bày trong tổ chức dữ liệu. 2.1.4 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính Chu trình tài chính bao gồm hoạt động tăng vốn, mua sắm tài sản và lập báo cáo tài chính để tổng kết các nguồn tài chính và kết quả thu đƣợc từ việc sử dụng tài sản. Mục tiêu của chu trình tài chính gắn liền với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, cụ thể nhƣ sau:  Quản lý một cách hiệu quả để duy trì khả năng thanh toán của doanh nghiệp và sử dụng tiền nhàn rỗi để tăng thu nhập.  Chi phí sử dụng vốn hợp lý: đa số doanh nghiệp phải hoạt động dựa vào hai nguồn đó là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Do đó chi phí lãi suất và cổ tức từng kỳ là chi phí sử dụng vốn, nên ngƣời quản lý phải lựa chọn nguồn vốn nào để chi phí sử dụng vốn hợp lý.  Thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tƣ.  Lập dự toán lƣu chuyển tiền. 2.1.4.1 Vốn vay và vốn chủ sở hữu a) Phát vay ngân hàng Đây là cách thƣờng đƣợc các doanh nghiệp áp dụng để bổ sung vốn thông qua vay ngắn hạn. Để thực hiện nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các tài khoản tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, dài hạn. b) Phát hành trái phiếu Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng ở những công ty lớn để tăng vốn trung và dài hạn. Căn cứ cho nghiệp vụ này là hợp đồng xác định nghĩa vụ phải trả cho ngƣời mua một khoản theo tỷ lệ nhất định tại một khoản thời gian xác định trong hợp đồng. Hệ thống thông tin ghi mỗi một trái phiếu phát hành trên một tài khoản chi tiết của “Nợ trái phiếu phải trả” để kịp theo dõi kịp thời. Tất cả các nghiệp vụ này đƣợc ghi nhận trong sổ ngƣời giữ trái phiếu. c) Phát hành trái phiếu Các doanh nghiệp phát hành cổ phiếu thông thƣờng và cổ phiếu ƣu đãi để huy động vốn. Mỗi cổ phiếu có một mệnh giá cụ thể. Căn cứ vào điêu khoản pháp luật quy định, điều lệ công ty và nhu cầu thực tế, công ty sẽ xác định số lƣợng, mệnh giá, loại cổ phiếu để công ty phát hành. Tài khoản “Cổ phiếu thông thƣờng”, “Cổ phiếu ƣu đãi”, “Số tiền huy động vƣợt qua mệnh giá” dung để ghi nhận các thông tin về mệnh giá và số tiền vƣợt trên mệnh giá để theo dõi. 16 2.1.4.2 Hệ thống tài khoản cố định a) Các loại nghiệp vụ  Tài sản cố định: đƣợc quản lý tƣơng tự nhƣ nghiệp vụ mua hàng. Trong trƣờng hợp tài sản cố định tăng thông qua xây dựng cơ bản thì cần thêm một số chứng từ và thủ tục quản lý riêng tƣơng tự nhƣ quản lý dự án.  Khấu hao: nghiên cứu phƣơng pháp khấu hao phù hợp nhất cho từng loại tài sản. Đây không phải là một nghiệp vụ bằng tiền, nhƣng có ảnh hƣởng đến giá thành nên cần có một chi phí khấu hao phù hợp.  Thanh lý, nhƣợng bán tài sản cố định: tài sản nhƣợng bán khi doanh nghiệp không cần sử dụng hoặc thanh lý khi không còn giá trị. Các loại chứng từ trong nghiệp vụ này bắt buộc phải có sự phê duyệt của quản lý cao cấp nhằm ngăn ngừa mất cấp tài sản. b) Các loại sổ sách, báo cáo  Báo cáo tài sản cố định tăng trong kỳ.  Báo cáo tài sản giảm trong kỳ.  Chi tiết tài sản cố định.  Bảng tính khấu hao tài sản cố định.  Sổ chi tiết tài sản cố định quản lý mã số, tên, xuất xứ, qui cách, nơi sử dụng,... 2.1.4.3 Hệ thống báo cáo tài chính Báo cáo tài chính dung để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nƣớc và nhu cầu hữu ích của ngƣời sử dụng trong việc đƣa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:  Tài sản.  Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.  Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác.  Lãi lổ và phân chia kết quả kinh doanh.  Thuế và các khoản nộp Nhà nƣớc.  Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.  Các luồng tiền.  Các nghiệp vụ:  Kết chuyển thu nhập.  Kết chuyển chi phí.  Kết chuyển lợi nhuận. 17  Tạo báo cáo tài chính.  Chuyển số dƣ.  Điều chỉnh.  Các loại báo cáo  Báo cáo tài chính:  Bảng cân đối kế toán.  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.  Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.  Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính.  Báo cáo quản trị  Báo cáo phân tích các dự án.  Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh.  Báo cáo bán hàng  Báo cáo về nhân sự.  Báo cáo chênh lệch so với kế hoạch. 2.1.5 Tổng quan về phần mềm Fast Accounting 2005.f Fast Accounting bao gồm 10 phân hệ nghiệp vụ sau: Phân hệ hệ thống Phân hệ hệ thống có những chức năng sau:  Khai báo các tham số hệ thống và các tham số tùy chọn.  Quản lý và bảo trì số liệu.  Quản lý phân quyền cho ngƣời sử dụng. Phân hệ kế toán tổng hợp Chức năng: Phân hệ kế toán tổng hợp dung để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên các báo cáo tài chính. Phần lớn các chứng từ đƣợc cập nhật ở các phân hệ khác và chuyển thông tin về phân hệ kế toán tổng hợp để lên các báo cáo tài chính và các sổ kế toán. Ở phân hệ kế toán tổng hợp ngƣời ta sử dụng có thể cập nhật các chứng từ chung nhƣ các bút toán cuối kỳ, bút toán điều chỉnh,… Trong phân hệ này có các chức năng thực hiện phân bổ và kết chuyển tự động cuối kỳ. Phân hệ kế toán tổng hợp có thể sử dụng nhƣ một phân hệ độc lập và tất cả các chứng từ đều có thê nhập ở phân hệ này dƣới dạng các chứng từ tổng quát. Tuy nhiên trong trƣờng hợp này ta chỉ có thể lên đƣợc các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán, còn các báo cáo khác thì không lên đƣợc. Phân hệ kế toán tổng hợp cung cấp các báo cáo sau:  Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung.  Sổ sách kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. 18  Sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ.  Báo cáo tài chính.  Lọc tìm và tra cứu số liệu. Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Chức năng: phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng dùng để theo dõi thu chi và thanh toán liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Các chứng từ sau đƣợc cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền:  Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi.  Chứng từ ngân hàng: giấy báo có, giấy báo nợ (tiền gửi, tiền vay). Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các phân hệ kế toán công nợ phải thu hoặc phải trả, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp. Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền ngân hàng cung cấp các báo cáo sau:  Báo cáo liên quan đến tiền mặt và tiền gửi.  Báo cáo liên quan đến tiền quay. Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Chức năng: phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu dùng để quản lý bán hàng và công nợ phải thu. Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:  Hóa đơn bán hàng hóa kiêm phiếu xuất kho.  Phiếu nhập hàng bán bị trả lại.  Hóa đơn bán dịch vụ.  Hóa đơn giảm giá.  Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại.  Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.  Chứng từ bù trừ công nợ. Khi cập nhật các hóa đơn bán hàng chƣơng trình sẽ kiểm tra số tồn kho từ phân hệ hàng tồn kho. Các thông tin liên quan đến thu tiền của khách hàng sẽ do phân hệ kế toán vốn bằng tiền chuyển sang. Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các phân hệ hàng tồn kho, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu cung cấp các báo cáo sau:  Báo cáo bán hàng.  Báo cáo công nợ theo khách hàng.  Báo cáo công nợ theo hóa đơn.  Báo cáo về hợp đồng và đơn hàng. 19 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Chức năng: phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả dùng để quản lý mua hàng và công nợ phải trả. Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:  Phiếu nhập mua hàng (nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng).  Phiếu xuất kho trả lại nhà cung cấp.  Hóa đơn mua dịch vụ.  Phiếu thanh toán tạm ứng.  Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.  Chứng từ bù trừ công nợ. Các thông tin liên quan đến trả tiền cho nhà cung cấp sẽ do phân hệ kế toán vốn bằng tiền chuyển sang. Khi cập nhật chứng từ các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang các phân hệ hàng tồn kho, báo cáo thuế và kế toán tổng hợp. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả cung cấp các báo cáo sau:  Baó cáo hàng nhập mua.  Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp.  Báo cáo công nợ theo hóa đơn.  Báo cáo về đơn đặt hàng và hợp đồng. Phân hệ kế toán hàng tồn kho Chức năng: phân hệ kế toán hàng tồn kho dùng để quản lý nhập xuất tồn kho hàng hóa, vật tƣ và thành phẩm, tính giá hàng tồn kho. Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:  Phiếu nhập (nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập khác,…)  Phiếu xuất (xuất sử dụng, xuất cho sản xuất, xuất điều chỉnh,…)  Phiếu xuất điều chuyển kho.  Phiếu nhập xuất thẳng. Các chứng từ mua bán đƣợc cập nhật ở các phân hệ mua hàng và bán hàng sẽ đƣợc chuyển sang phân hệ hàng tồn kho. Khi cập nhật chứng từ nhập xuất các thông tin liên quan sẽ đƣợc chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp. Các chứng từ đƣợc cập nhật trong phân hệ này gồm có:  Báo cáo về hàng nhập.  Báo cáo về hàng xuất.  Báo cáo về nhập xuất tồn kho. Phân hệ kế toán chi phí và giá thành Chức năng: phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành có chức năng tập hợp và phân bổ các chi phí, tính và lên các báo cáo về giá thành. 20 Chƣơng trình cho phép tính giá thành của các sản phẩm công nghiệp cũng nhƣ sản phẩm xây lắp. Cập nhật số liệu: số liệu liên quan đến giá thành chủ yếu đƣợc cập nhật từ một phân hệ khác (hàng tồn kho, mua hàng, vốn bằng tiền, TSCĐ, tiền lƣơng,…) và chuyển sang phân hệ chi phí và giá thành. Trong phân hệ chi phí và tính giá thành chủ yếu đƣợc cập nhật các thông tin liên quan đến định mức, tỷ lệ phân bổ,… Chƣơng trình cung cấp các loại báo cáo khác nhau liên quan đến các cách tổ chức thông tin khác nhau để tập hợp chi phí và tính giá thành:  Báo cáo theo chi phí theo tiêu tiểu khoản.  Báo cáo chi phí theo khoản mục phí.  Báo cáo theo vụ việc, công trình xây lắp.  Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất liên tục.  Báo cáo giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng.  Báo cáo theo các trƣờng tự do. Phân hệ kế toán TSCĐ Chức năng: Phân hệ này quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng,… Phân hệ này quản lý TSCĐ hầu nhƣ tách biệt riêng. Chƣơng trình cho phép tự động tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế toán TSCĐ chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp. Phân hệ TSCĐ cung cấp các báo cáo sau:  Báo cáo kiểm kê TSCĐ  Báo cáo tăng giảm TSCĐ  Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ Chức năng: phân hệ kế toán chủ đầu tƣ dùng để phục vụ các quản lý các dự án/công trình. Cập nhật số liệu: Các chứng từ phát sinh đƣợc cập nhật ở các phân hệ nghiệp vụ tƣơng ứng. Ngoài ra còn phải cập nhật các thông tin liên quan đến dự toán công trình, sổ kế hoạch và các số dƣ, số phát sính lũy kế đầu kỳ,… Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ cho phép lên các báo cáo sau:  Sổ sách kế toán chủ đầu tƣ  Báo cáo kế toán chủ đầu tƣ 21 Phân hệ báo cáo thuế Chức năng: phân hệ báo cáo thuế phục vụ lên báo cáo thuế dựa trên các số liệu đƣợc cập nhật ở các phân hệ khác. Phân hệ báo cáo thuế cung cấp các báo cáo sau:  Báo cáo thuế GTGT đầu vào.  Bảng kê thuế GTGT đầu ra.  Báo cáo quyết toán thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp. 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu  Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ:  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012 và 2013 do công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.  Các báo cáo nội bộ của công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.  Số liệu sơ cấp: phỏng vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ.  Ngoài ra, trong đề tài còn sử dụng số liệu, thông tin từ sách, tạp chí chuyên ngành, giáo trình có liên quan đến nội dung đề tài và Internet. 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu 2.2.2.1 Phƣơng pháp thống kê mô tả Là các phƣơng pháp có liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, mô tả các đặc chƣng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tƣợng nghiên cứu bằng cách sử dụng các hình thức nhƣ: bảng thống kê, đồ thị, sơ đồ. 2.2.2.2 Phƣơng pháp so sánh Là phƣơng pháp chủ yếu thƣờng đƣợc dung nhiều trong phân tích kinh tế nhằm xem xét một chi tiết phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một chi tiêu gốc,… Từ những số liệu thu thập và xử lý sẽ đƣợc tiến hành và phân tích so sánh một cách có chọn lọc nhằm thể hiện nội dung thông qua những con số đƣợc sắp xếp và xử lý một cách khoa học. Phƣơng pháp này đòi hỏi các chi tiêu so sánh cần phải cùng nội dung phản ánh, cùng phƣơng pháp tính toán, cùng đơn vị đo lƣờng và cùng trong khoản thời gian tƣơng xứng. 22 Chƣơng 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 3.1.1 Thông tin chung Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ. Tên giao dịch: CANTHO TELECOMMUNICATION CONSTRUCSION AND INVESTMENT JOINT – STOCK COMPANY. Tên viết tắt: CTC Địa chỉ trụ sở chính: 102 Cách Mạng Tháng 8, phƣờng Cái Khế, quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ. Điện thoại: (070).823222, 823223, 762222 Fax: (84).710.823323 E-mail: copo.ct@hcm.vnn.vn 3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của CTY CP ĐT&XD VT CT 3.1.2.1 Công ty Xây lắp Bưu Điện Cần Thơ  Quyết định số 1755/QĐ-TCCB ngày 10 tháng 09 năm 1994 của Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc thành lập Công ty Xây lắp, sữa chữa, bảo dƣỡng thiết bị thông tin thuộc Bƣu Điện tỉnh Cần Thơ.  Đăng ký kinh doanh số 306007 ngày 09 tháng 12 năm 1996 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tinh Cần Thơ về việc cấp đăng ký kinh doanh cho Công ty Xây lắp Bƣu Điện.  Quyết định số 1062/QĐ-TCCB ngày 02 tháng 04 năm 2001 của Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam phê duyệt danh sách các đơn vị kinh tế thực hiện hạch toán riêng. Trong đó có Công ty xây lắp Bƣu Điện Cần Thơ. 3.1.2.2 Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Viễn thông Cần Thơ  Quyết định số 06/2004/QĐ-BBCVT ngày 02 tháng 02 năm 2004 của Bộ trƣởng Bộ Bƣu chính, Viễn thông về việc chuyển Công ty Xây lắp Bƣu Điện tỉnh Cần Thơ thành Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.  Quyết định số 121/QĐ-KTTKTC-HĐQT ngày 22 tháng 04 năm 2004 của Hội Đồng Quản Trị Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc góp vốn vào Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.  Đăng ký kinh doanh số 5703000123 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Cần Thơ về việc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ. 23  Đăng ký lần đầu ngày 14 tháng 12 năm 2004.  Đăng ký cấp lại và thay đổi lần 1 ngày 19 tháng 07 năm 2005. 3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG CÁC PHÒNG BAN 3.2.1 Cơ cấu tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH TIẾP THỊ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH ĐỘI XÂY DỰNG PHÒNG KỸ THUẬT ĐỘI CÔNG TRÌNH CỬA HÀNG (Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 3.1 sơ đồ cơ cấu tổ chức- Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ 3.2.2 Chức năng hoạt động các phòng ban 3.2.2.1 Đại hội đồng cổ đông Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, là cơ quan thông qua những chủ trƣơng chính sách kinh doanh dài hạn tỏng việc phát triển công ty, 24 quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. 3.2.2.2 Hội động quản trị Hội đồng quản trị quản lý công ty, có toàn quyền đại diện công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ các vấn đề thuộc quyền hạn của đại hội đồng cổ đông quyết định. Định hƣớng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. 3.2.2.3 Ban điều hành Do hội đồng quản trị bổ nhiệm có chức năng điều hành các hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trƣớc hội đồng quản trị về các nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc giao phó, quyết định tất cả vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. 3.2.2.4 Ban kiểm soát Ban kiểm soát có nhiệm vụ thay mặt hội đồng cổ đông giám sát, đánh giá công tác điều hành, quản lý của hội đồng quản trị và ban điều hành theo đúng quy định trong điều lệ công ty, các nghị quyết, quyết định của hội đồng cổ đông. Có quyền yêu cầu hội đồng quản trị, ban điều hành mọi hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan đến công tác điều hành quản lý công ty. 3.2.2.5 Các phòng ban Phòng kế hoạch- Kinh doanh Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thực hiện tác nghiệp về công tác, về xây dựng, triển khai thực hiện và giám sát các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tiếp thị các dự án đầu tƣ phát triển của công ty. Xây dựng chiến lƣợc kinh doanh theo mục tiêu phát triển của công ty. Trực tiếp xây dựng, quản lý tiến độ thi công công trình. Lập kế hoạch cung ứng, nhập, xuất vật tƣ, hàng hóa, thiết bị,… lập thủ tục, hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự toán, hồ sơ hoàn công và thanh quyết toán các công trình. Tham gia nghiệm thu các công trình. Kinh doanh các dịch vụ khác, chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, trƣớc pháp luật theo chức năng nhiệm vụ đƣợc giao. Phòng kỹ thuật Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thực hiện tác nghiệp về công tác tƣ vấn kỹ thuật, tổ chức thi công, triển khai thi công, giám sát quá trình thi công, nghiệm thu, hoàn công, tiêu chuẩn kỹ thuật,… các công trình theo đăng ký kinh doanh của công ty. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện pháp kỹ thuật trong quá trình trang bị các trang thiết bị, phƣơng tiện, quá trình thi công 25 và triển khai các dịch vụ mới của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, trƣớc pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Phòng kế toán- Tài chính Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thực hiện các tác nghiệp về công tác thống kê, tổng hợp, hạch toán số liệu tài chính trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đề xuất, nghiên cứu, triển khai các kế hoạch tài chính, tham gia công tác thanh quyết toán các công trình, dịch vụ theo giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị và chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Phòng tổ chức- Hành chính Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thực hiện tác nghiệp về công tác nhân sự, tiền lƣơng, công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy, các chính sách xã hội, quản lý hành chính, chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Xƣởng thiết kế Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và thiết kế tham gia công tác tƣ vấn kỹ thuật, lập hồ sơ tƣ vấn, thiết kế, lập dự toán,… các công trình theo giấy phép đăng ký kinh doanhc ủa công ty. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện pháp kỹ thuật trong quá trình trang bị các trang thiết bị, phƣơng tiện, quá trình triển khai các tác nghiệp chuyên môn và các sản phẩm, dịch vụ mới của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc và pháp luật theo chức năng, nhiêm vụ đƣợc giao. Đội xây lắp Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và trực tiếp tổ chức thi công, triển khai thi công, giám sát quá trình thi công, nghiệm thu, hoàn công, tiêu chuẩn kỹ thuật,… các công trình theo đăng ký kinh doanh của công ty. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện pháp kỹ thuật trong quá trình trang bị các thiết bị, phƣơng tiện, quá trình thi công và triển khai các dịch vụ mới của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Trung tâm DataPost Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và trực tiếp tổ chức thực hiện, triển khai thi công, giám sát quá trình thi công,… các hợp đồng thuộc dịch vụ in ấn theo đăng ký kinh doanh của công ty. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện pháp kỹ thuật trong quá trình trang bị các trang thiết bị, phƣơng tiện, quá trình thi công và triển khai các dịch vụ mới của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. 26 Cửa hàng kinh doanh Tham mƣu cho ban giám đốc công ty và trực tiếp tổ chức thực hiện, triển khai kinh doanh các loại vật tƣ, thiết bị thuộc lĩnh vực viễn thông, tin học, phát thanh, truyền hình và các ngành nghề khác trong phạm vi đƣợc công ty cho phép. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai các biện pháp kỹ thuật trong quá trình trang bị các trang thiết bị, phƣơng tiện, quá trình hoạt động và triển khai các dịch vụ mới của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Phân xƣởng sản xuất Trực tiếp sản xuất vật tƣ, thiết bị, vật liệu xây dựng và các vât liệu, phụ kiện khác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc tổng giám đốc, pháp luật theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. 3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY CP ĐT&XD VT CT  Xây dựng, lắp đặt các công trình chuyên ngành Bƣu chính, Viễn thông, Phát thanh, Truyền hình, Điện tử, Tin học, Công nghiệp và Dân dụng.  Lắp đặt, bảo trì, bảo dƣỡng, sửa chữa các thiết bị Bƣu chính, Viễn thông, Phát thanh, Truyền hình, Điện tử, Tin học, Công nghiệp và Dân dụng.  Tƣ vấn khảo sát, thiết kế, lập dự án đầu tƣ, giám sát thi công, hỗ trợ xây dựng các công trình chuyên ngành Bƣu chính, Viễn thông, Phát thanh, truyền hình, Điện tử, Tin học, Công nghiệp và Dân dụng.  Sản xuất vật tƣ, thiết bị, vật liệu xây dựng và các vật liệu, phụ kiện khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.  Đại lý ký gửi hàng hóa.  Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị vật liệu Bƣu chính, Viễn thông, Điện tử tin học, thiết bị vật tƣ Phát thanh truyền hình, thiểt bị điện Công nghiệp và Dân dụng.  In ấn offset và dịch vụ quảng cáo.  Đầu tƣ kinh doanh bất động sản.  Thi công, giám sát công trình giao thông, cầu, đƣờng. 27 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TSCĐ VÀ CCDC KẾ TOÁN VẬT TƢ KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN XDCB THỦ QUỸ THỦ KHO (Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 3.2 sơ đồ bộ máy kế toán 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán Chế độ kế toán  Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006.  Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và văn bản đã sửa đổi bổ sung theo Thông tƣ 244/2009/TT-BTC ngày 31-12-2009. Hình thức ghi sổ Công ty hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, căn cứ vào tình hình thực tế công ty đã vận dụng một cách thích hợp hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp. Để thuận tiện cho công tác kế 28 toán tại công ty, công ty Cổ phần Đầu tƣ xây dựng Viễn Thông Cần Thơ đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra kế toán tiền hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là Bảng báo cáo tài chính. Sau đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại công ty: CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH (Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 3.3 Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Ghi chú: - Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng, quý, năm: - Đối chiếu, kiểm tra: 3.4.3 Phƣơng pháp tổ chức bộ máy kế toán  Kế toán tổng hợp: tổng hợp kế toán chi tiết, theo dõi các khoản phải thu, phải trả, theo dõi các dự toán đƣợc duyệt, lên khối lƣợng công trình, lập báo cáo công trình.  Kế toán xây dựng cơ bản: theo dõi các công trình và vật tƣ, phụ tùng xây dựng của các công trình xây lắp và xây dựng. 29  Kế toán công nợ: theo dõi chi tiết từng tài khoản công nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.  Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép đầy đủ kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán của từng đối tƣợng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán.  Kế toán TSCĐ và CCDC: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao hợp lý TSCĐ.  Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: có nhiệm vụ tính và trích các khoản lƣơng cho cán bộ nhân viên của công ty.  Kế toán tiền gƣi ngân hàng: theo dõi tình hình tổng hợp chứng từ thu chi của tiền gửi ngân hàng.  Thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản và theo dõi các khoản thu chi tiền mặt kèm những chứng từ hợp lệ và ghi sổ. Hàng ngày kiểm kê số tiền tồn thực tế và ghi vào sổ sách, đối chiếu số liệu tồn quỹ với số liệu sổ kế toán. 3.5 ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT Cũng giống nhƣ đa số các công ty khác hiện tại ở Việt Nam, Kế toán ở Công ty CP Đầu tƣ xây dựng Viễn thông Cần Thơ xử lý công việc trên máy tính. Việc hạch toán kế toán đƣợc thực hiện trên máy tính phù hợp với công nghệ hiện đại ngày nay, giúp cho việc quản lý, lƣu trữ tài liệu kế toán tốt hơn, hiệu quả hơn. Đồng thời làm giảm bớt công việc của kế toán khi xử lý, hạch toán số liệu bằng máy thay cho ghi chép, xử lý số liệu bằng tay. Bên cạnh đó, Công ty cũng lập ra bộ phận kỹ thuật riêng, đảm bảo xử lý kịp thời các sự cố kỹ thuật xảy ra, đảm bảo hoạt động trong Công ty diễn ra liên tục. Mặc dù các sự cố thƣờng xuyên xảy ra (hƣ máy in, máy tính bị virut...) nhƣng nhờ có bộ phận kỹ thuật có chuyên môn, những lỗi này nhanh chóng đƣợc khắc phục và không gây ra hậu quả nghiêm trọng đến hoạt động của Công ty. Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2005.f. Fast Accounting 2005.f là một phần mềm kế toán và quản lý doanh nghiệp. Thông tin trên toàn hệ thống đƣợc liên kết với nhau qua hệ thống mạng, nhờ vậy mà thông tin truyền tải giữa các phòng ban luôn nhanh chóng và chính xác, dữ liệu đƣợc tích hợp làm cho công việc giữa mỗi phòng ban đƣợc rạch ròi và tránh trùng lắp. Hệ thống thƣ điện tử và các thức tổ chức thông tin dƣới mạng nội bộ cùng với các cuộc họp định kì giữa giám đốc và các nhân viên, giúp cho việc cập nhật sự thay đổi về mục tiêu và chính sách đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng. 30 Hệ thống báo cáo chi tiết, đơn giản giúp cho việc phân tích các thông tin đƣợc thuận tiện và chính xác. Tất cả hóa đơn, báo cáo, phiếu thu-chi đều đƣợc in ra từ hệ thống theo mẫu quy định của Nhà nƣớc, điều này hạn chế việc giả mạo chứng từ, sổ sách. Vì tất cả sự can thiệp vào hệ thống đều lƣu lại dấu vết và không tẩy xóa đƣợc. Hệ thống gồm 10 phân hệ: hệ thống, phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành, phân hệ kế toán TSCĐ, phân hệ kế toán chủ đầu tƣ, phân hệ báo cáo thuế. Sau đây là sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005.f Vốn bằng tiền Phiếu thu, chi Báo có, nợ Sổ quỹ TM Tiền gửi,… Bán hàng & Phải thu Hóa đơn, chứng từ phải thu Bc bán hàng Sổ chi tiết,… Mua hàng & Phải trả Chứng từ phải trả Hàng tồn kho PN. PX, chuyển kho Bc mua hàng, Sổ chi tiết,… Thẻ kho, NXT,… Nghiệp vụ khác Bảng kê, bảng phân bổ, phiếu kế toán Tài sản cố định Thẻ TSCĐ, bảng tính KH,.. T Ổ N G H Ợ P Sổ chi tiết TK, sổ cái TK,.. Các báo cáo tài chính Báo cáo chi phí và giá thành Báo cáo thuế Báo cáo quản trị Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Hình 3.4 Sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005.f 31 Số liệu cập nhật ở các phân hệ đƣợc lƣu ở phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tùy theo từng trƣờng hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. 3.6 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Lợi nhuận không những chỉ là chỉ tiêu tổng hợp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP xây dựng viễn thông Cần Thơ mà nó còn là chỉ tiêu chung nhất áp dụng cho mọi chủ thể kinh doanh trong nền kinh tế thị trƣờng. Các công ty luôn quan tâm đến vấn đề làm thế nào để đạt đƣợc tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa rủi ro trong kế hoạch kinh doanh của mình và đây cũng là mục tiêu chính của Công ty CP xây dựng viễn thông Cần Thơ trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. 32 Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 BẢNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Đvt: Đồng Chi tiêu DT từ BH và CCDV GVHB Lợi nhuận gộp Doanh thu HĐTC Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phí QLDN LN thuần từ HĐKD Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác LN trƣớc thuế Thuế TNDN Lợi nhuận sau thuế Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2012/2011 Số tiền (%) 12.997.166.354 8.107.329.945 8.902.614.716 (4.889.836.409) (37,62) Chênh lệch 2013/2012 Số tiền (%) 795.284.771 9,81 8.842.562.026 4.368.771.285 5.542.280.507 (4.473.790.741) (50,59) 1.173.509.222 4.154.604.328 3.738.558.660 3.360.334.209 (416.045.668) (10,01) (378.224.451) 96.161.735 85.026.211 64.993.836 (11.135.524) (11,58) (20.032.375) 515.395.247 380.229.173 430.097.182 (135.166.074) (26,23) 49.868.009 352.696.493 237.092.183 251.238.438 (115.604.310) (32,78) 14.146.255 3.293.578.600 2.822.258.568 2,584.393.535 (471.320.032) (14,31) (237.865.033) 26,86 (10,12) (23,56) 13,12 5,97 (8,43) 89.095.723 513.574.866 550.095.821 (36.520.955) 52.574.768 24.922.211 27.652.557 384.004.947 159.598.890 460.835.794 41.010.429 466.620.209 176.327.549 (5.784.415) (135.317.120) 378.220.532 24.281.770 113.804.011 264.416.521 24.281.770 294.909.224 331,00 (224.406.057) (52.739.072) (10,27) (419.825.365) (91,10) (83.475.612) (15,17) (290.292.660) (62,21) 30.736.540 (84,16) (129.532.705) (2.239,34) 325.645.764 619,40 (353.938.762) (93,58) 88.881.800 356,64 (113.804.011) (100,00) 236.763.964 856,21 (240.134.751) (90,82) (Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) 33 (58,44) Nhận xét: a) Doanh thu Qua bảng số liệu trên ta dễ dàng nhìn thấy DT từ BH và CCDV chiếm tỉ lệ rất cao so với Doanh thu HĐTC và thu nhập khác. Nhìn chung doanh thu qua 3 năm có sự biến động mạnh. Cụ thể qua từng năm nhƣ sau: năm 2012: DT từ BH và CCDV là 8.107.329.945đ giảm 37,62% so với năm 2011, Doanh thu HĐTC là 85.026.211đ giảm 11,58% so với năm 2011, Thu nhập khác là 460.835.794đ giảm 10,27% so với năm 2011. Qua số liệu trên ta thấy đƣợc đồng loạt các khoản doanh thu năm 2012 đều giảm so với năm 2011 {8.653.191.950đ (2012) so với 13.606.902.955đ (2011)}. Năm 2013, DT từ BH và CCDV tăng nhẹ với 8.902.614.716đ tăng 9.81% so với năm 2012 nhƣng vẫn còn kém khá xa so với DT từ BH và CCDV năm 2011. Năm 2013 chứng kiến sự giảm mạnh của Thu nhập khác và Doanh thu từ HĐTC, đặc biệt là từ thu nhập khác từ 460.835.794đ giảm xuống chỉ còn 41.010.429đ, doanh thu từ HĐTC là 64.993.836đ giảm 23,56% so với Doanh thu từ HĐTC năm 2012. b) Chi phí Giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty, nếu trong năm tổng sản lƣợng bán ra lớn thì giá vốn hàng bán lớn và ngƣợc lại. Bảng 3.2: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bán hàng BẢNG TỶ LỆ CHI PHÍ TRÊN DOANH THU BÁN HÀNG Năm Tỷ lệ GVHB/DT Tỷ lệ CPBH/DT Tỷ lệ CPQLDN/DT 2011 0,68 0,03 0,25 2012 0,54 0,03 0,35 2013 0,62 0,03 0,29 Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Qua bảng số liệu trên ta thấy đƣợc tỷ lệ GVHB/DT và tỷ lệ CPQLDN/DT có sự thay đổi qua từng năm, chỉ có tỷ lệ CPHB/DT ổn định không thay đổi qua các năm. Năm 2011 tỷ lệ GVHB/DT chiếm tỷ lệ cao nhất với 68% và sau kế theo đó là tỷ lệ CPQLDN/DT với 25% còn lại là tỷ lệ CPBH/DT với 3%. Giá vốn hàng bán cao nhƣ vậy làm cho lợi nhuận của Công ty năm 2011 xuống rất thấp 27.652.557đ/năm. Năm 2012 tỷ lệ GVHN/DT giảm xuống còn 54% nhƣng tỷ lệ CPQLDN/DT tăng lên 35%, trong khi tỷ lệ CPBH/ doanh thu không đổi với 3%. Với việc làm giảm giá bán hàng bán xuống đáng kể đã làm cho lợi nhuận tăng vọt với 264.416.521 đ/năm (tăng 34 856,21% so với lợi nhuận năm 2011). Năm 2013 tƣơng đối giống với năm 2011, tỷ lệ GVHB/DT chiếm 62%, tỷ lệ CPQLDN/DT là 29% và tỷ lệ CPBH/DT với 3%. Mặc dù giá vốn hàng bán năm 2013 có thấp hơn năm 2011 nhƣng tổng doanh thu năm 2013 lại thấp hơn nhiều so với năm 2011 nên tổng lợi nhuận năm 2013 còn thấp hơn năm 2011 cụ thể là 24.281.770 đ/năm. c) Lợi nhuận Lợi nhuận qua các năm có sự biến động rất lớn và không theo xu hƣớng tăng hay giảm nhất định, trong 3 năm thì lợi nhuận đạt cao nhất vào năm 2012, đạt 264.416.521đ, tăng 856,21% so với năm 2011 (tăng 236.763.964đ). Nhƣng bƣớc sang năm 2013 thì lợi nhuận lại giảm 1 cách đáng báo động, giảm tới 240.134.751đ tƣơng đƣơng 90,82% so với lợi nhuận năm 2012 (264.416.521đ) và con số chỉ đạt đƣợc là 24.281.770đ, điều này cho thấy tình hình kinh doanh của công ty không ổn định. d) Nhận xét chung Từ bảng số liệu trên ta dễ dàng nhận thấy là tình hình sản xuất của Công ty có sự biến động mạnh qua 3 năm 2011,2012,2013, nhƣng tình hình hoạt động vẫn sinh lợi nhuận qua các năm. Nguyên nhân do có sự biến động mạnh là do năm 2011 ảnh hƣởng của vấn đề chung cả nƣớc đó là do vấn đề lạm phát. Sang năm 2012 công ty có sự điều chỉnh phù hợp đã làm tăng lợi nhuận, nhƣng năm 2013 do chính sách mới của nhà nhà nƣớc đã cắt giảm 1 số công việc tăng thu nhập của công ty nên lợi nhuận đã có sự tụôt dốc rất nhanh. 3.7 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN 3.7.1 Thuận lợi  Có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực xây lắp, bảo dƣỡng các công trình viễn thông, công nghệ thông tin với đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ, tay nghề chuyên môn cao.  Đƣợc sự quan tâm và giúp đỡ nhất định từ Tập đoàn Bƣu chính Viễn thông Việt Nam (sở hữu 30% vốn điều lệ Công ty) và Viễn thông Cần ThơHậu Giang (là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc của Tập đoàn giao nhiệm vụ quản lý vốn góp của tập đoàn tại Công ty). Ngoài ra, Công ty còn tạo đƣợc mối quan hệ trong giao dịch hợp đồng kinh tế với Bƣu điện, Viễn thông các tỉnh thành lân cận trong khu vự Tây Nam Bộ (Trà Vinh, Sóc Trăng, Vĩnh Long, An Giang, Đồng Tháp,…), miền Đông Nam Bộ (Bình Dƣơng, Bình Phƣớc,…) và các tỉnh miền Trung (Bình Thuận, Khánh Hòa,…).  Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc điều hành, các phòng ban, đơn vị sản xuất kinh doanh và cán bộ, công nhân viên trong Công ty có quyết tâm, không ngại khó khăn, cố gắng phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện nghị quyết của Đại hội Cổ đông của Công ty. 35 3.7.2 Khó khăn  Ngày càng có nhiều doanh nghiệp cùng nghành nghề hoạt động trên thị trƣờng bị thu hẹp. Mặc khác, pháp luận về đầu tƣ, xây dựng, đấu thầu càng đƣợc quản lý chặc chẽ tạo nên áp lực cạnh tranh ngày càng gây gắt.  Ảnh hƣởng khủng hoảng kinh tế toàn cầu, kinh tế trong nƣớc có nhiều biến động: điện, nhiên liệu tăng giá, giá vật liệu bất ổn theo hƣớng ngày càng tăng, nhất là các vật liệu xây dựng, thị trƣờng chứng khoán ảm đạm, thị trƣờng bất động sản trầm lắng,… Có tác động đến hoạt động, giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty.  Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính nên nợ đọng phát sinh cao, nợ dây dƣa kéo dài,… làm cho Công ty gặp khó khăn về tài chính, nhiều hạn chế về việc mở rộng hoạt động của Công ty.  Nguồn vốn của Công ty chƣa đủ để mở rộng sản xuất kinh doanh, có giai đoạn không đủ vốn duy trì hoạt động, trong khi các dự án mở rộng sản xuất kinh doanh chƣa khả thi nên không thể huy động tăng vốn điều lệ, vốn tính dụng có lãi suất luôn biến động với xu hƣớng tăng đột biến,… làm cho kết quả hoạt động của Công ty ngày càng khó khăn hơn. 3.7.3 Định hƣớng phát triển  Thực hiện đầy đủ mọi quy định về chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp Nhà nƣớc. Luôn coi trọng mọi hoạt động của các đoàn thể: Công đoàn, đoàn thanh niên, phụ nữ… Có những biện pháp nhằm động viên để các đoàn thể thể hiện vai trò trách nhiệm của mình trong công cuộc xây dựng Công ty nói riêng và đất nƣớc nói chung.  Phấn đấu từ nay đến những năm tiếp theo Công ty luôn đạt đƣợc danh hiệu đơn vị điển hình, các đoàn thể đạt danh hiệu xuất sắc.  Trong quá trình hoạt động Công ty cần tích cực và thực hiện đúng theo quy định của Nhà nƣớc. Đây là việc hƣớng cho Công ty làm ăn có hiệu quả thực sự góp phần vào việc phát triển Công ty.  Tận dụng những ƣu thế của mình, đồng thời phải nghiên cứu và kịp thời có chiến lƣợc phát triển về mọi nguồn nhân lực, đa dạng hóa nghành nghề, mở rộng thị trƣờng hiện nay. 36 Chƣơng 4: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 4.1.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu tại công ty CP Xây dựng Viễn thông Cần Thơ.  Nhận đặt hàng của khách hàng  Giao hàng hóa cho khách hàng  Lập hóa đơn, theo dõi nợ khách hàng  Nhận tiền thanh toán từ khách hàng Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên doanh thu chủ yếu của Công ty chính là những hợp đồng công trình. Sau đây là bảng tổng kết số lƣợng và giá trị hợp đồng của công ty qua 3 năm từ 2011-2013. Bảng 4.1: Tổng kết số lƣợng và giá trị hợp đồng qua 3 năm ĐVT: đồng STT 2011 Những hoạt động tạo doanh thu Giá trị SL 2012 SL Giá trị 2013 SL Giá trị 1 Xây dựng tuyến truyền dẫn 5 5.764.544.363 4 2.849.025.831 4 4.205.277.086 2 Di dời tuyến cáp 5 43.966.864 5 39.753.330 4 36.391821 3 Nâng cấp dƣờng truyền 8 830.485.205 12 576.588.561 15 687.401.062 4 Gia cố công trình 4 87.933.728 7 61.050.554 6 72.783.642 5 Phục hồi, bảo dƣỡng công trình 12 937.959.761 14 651.205.904 13 776.358.847 6 Kéo cáp 7 967.271.003 5 671.556.089 6 800.620.061 7 Lắp đặt accu 9 1.025.893.488 12 1.360.016.612 11 1.358.905.500 8 …. 52 9.770.414.174 65 6.783.394836 62 8.087.071.320 Tổng Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Nhìn chung, số lƣợng qua từng năm vẫn ổn định và có xu hƣớng tăng cụ thể là năm 2011 có 52 hợp đồng tới năm 2012 tăng lên 65 hợp đồng. Sang năm 2013 giảm 3 hợp đồng so với năm 2012 với 63 hợp đồng đƣợc ký kết. Nhƣng dựa vào số lƣợng hợp đồng ta chƣa kết luận đƣợc năm nào có doanh thu cao nhất vì mõi hợp đồng có giá trị khác nhau tùy thuộc vào lƣợng công 37 việc và giá cả từng công trình. Năm 2011, tuy có số lƣợng hợp đông ít nhất trong 3 năm nhƣng năm 2011 lại đạt doanh thu cao nhất trong 3 năm với doanh thu 9.770.414.174đ, tiếp theo đó là năm 2013 với doanh thu đạt 8.087.071.320đ. Cuối cùng là năm 2012 với doanh thu đạt 6.783.394.836đ.  Kết luận: hoạt động tạo ra doanh thu là rất đa dạng và rất linh hoạt. 4.1.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý a) Khi nhận được đơn đặt hàng Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Quy trình đƣợc bắt đầu ngay sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ khách hàng, bộ phận bán hàng đảm nhận nhiệm vụ xử lý đơn đặt hàng. PHÒNG KẾ HOẠCH Bắt đầu KH Đơn đặt hàng Lập hợp đồng bán hàng Đơn đặt hàng Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng A N (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.1a Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng 38 GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ HOẠCH KẾ TOÁN A Hợp đồng bán hàng đã duyệt Hợp đồng bán duyệt Hợphàng đồngđã bán duyệt Hợphàng đồngđã bán hàng đã duyệt Hợp đồng hàng Hợpbán đồng bán hàng Hợp đồng bán hàng Nhập liệu Lập quyết định giao nhiệm vụ Cập nhật dữ liệu Hợp đồng bán hàng đã duyệt Ký duyệt Hợp đồng bán duyệt Hợphàng đồngđã bán hàng đã duyệt Hợp đồng bán hàng đã duyệt Hợp đồng bán hàng đã duyệt Hợp đồng bán hàng đã duyệt Hợp đồng bán hàng đã duyệt Quyết định giao nhiệm vụ Quyết định giao nhiệm vụ CSDL Tập tin khách hàng KH N N Bộ phận thi công (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.1b Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng 39 N Tập tin hợp đồng  Giải thích lƣu đồ: Khi phòng kế hoạch nhận đƣợc đơn đặt hàng từ khách hàng tiến hành kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, kiểm tra thông tin khách hàng sau đó phòng kế tiến hành bàn bạc với khách hàng nếu hai bên chấp thỏa thuận thành công thì phòng kế hoạch tiến hành lập hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ (mô tả hàng hóa dịch vụ, thời gian nhận hàng, cách thức, thời gian thanh toán,..) gồm 3 liên. Sau đó chuyển sang phòng Giám Đốc kiểm tra và xét duyệt hợp đồng bán hàng. Dựa vào hợp đồng đã duyệt phòng kế hoạch lập dựa vào đó sẽ lập quyết định giao nhiệm vụ gồm 2 liên: 1 liên cho bộ phận thi công công trình để phân công công việc đội thi công phải làm, liên còn lại đƣợc lƣu tại phòng kế hoạch kèm với liên hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ đã duyệt. Chuyển cho khách hàng 1 liên hợp đồng đã duyệt để đảm bảo sự chắc chắn về sự kiện mua bán giữa khách hàng và công ty. Còn 1 liên hợp đồng bán hàng đã duyệt còn lại chuyển cho bộ phận kế toán để tiến hành nhập liệu vào phần mềm cho ra 2 tập tin: tập tin khách hàng và tập tin hợp đồng bán hàng sau đó lƣu tại bộ phận. b) Giao hàng hóa cho khách hàng Đây là hoạt động thứ 2 trong chu trình doanh thu. Tuy là hoạt động kế tiếp hoạt động nhận đặt hàng khách hàng nhƣng 2 hoạt động này cách nhau một khoản thời gian khá dài và còn tùy thuộc vào khối lƣợng công việc đƣợc ký kết trong hợp đồng và tiến độ hoàn thành công việc của đội thi công công trình. 40 NƠI THỰC HIỆN CÔNG TRÌNH PHÒNG KẾ HOẠCH B Quyết định giao nhiêm vụ Biên bản nghiệm thu Quyết định giao nghiệm vụ Đối chiếu,kiểm tra, lập BBNT Lập phiếu nghiêm thu Quyết định giao nghiệm thu Biên bản nghiệm thu Phiếu nghiệm thu Phiếu nghiệm thu Phiếu nghiệm thu B Ghi chú BBNT:Biên bản nghiệm thu KH :Khách hàng KH Biên bản nghiệm thu C N (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách hàng 41 Quyết định giao nghiệm vụ  Giải thích lƣu đồ: Căn cứ vào những thông tin trên hợp đồng bán hàng đã duyệt và yêu cầu trên quyết định giao nhiệm vụ đƣợc chuyển đến từ Phòng kế hoạch, bộ phận thi công sẽ tiến hành thực hiện công trình. Khi thực hiện hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao đến thông báo cho Phòng kế hoạch, Phòng kế hoạch sẽ cử đội kiểm tra, đánh giá công trình và tiến hành nghiệm thu. Đội kiểm tra sẽ đối chiếu với những yêu cầu trong quyết định giao nhiệm vụ để nghiệm thu để bàn giao lại cho khách hàng. Đội kiểm tra lập biên bản nhiệm thu công trình. Sau khi lập biên bản nghiệm thu đƣợc đƣa về phòng kế hoạch, tại đây phòng kế hoạch tiến hành làm thủ tục bàn giao công trình, lập phiếu bàn giao công trình gồm 3 liên: liên thứ nhất chuyển cho khách hàng dể báo cho khách hàng biết thời gian, địa điểm bàn giao,… Liên thứ 2 lƣu tại bộ phận theo số thứ tự kèm hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ đã duyệt, liên còn lại tiến hành gửi đến bộ phận kế toán cùng với biên bản nghiệm thu. c) Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ khách hàng Đây là bƣớc công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng đƣợc gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng đƣợc chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Lúc này, bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng. 42 KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TỔNG HỢP D F Nhật ký bán hàng Hóa đơn bán hàng đã ký PKH C E Biên bản nhiệm thu Quyết định giao nhiệm vụ Hóa đơn bán hàng đã ký phiếu bàn giao công trình 3 Chứng từ điều chỉnh giảm 3 Ghi sổ cái các tài khoản Hóa đơn bán 2 Đối chiếu, so sánh chứng từ và nhập dữ liệu Nhập dữ liệu Tập tin hóa đơn bán hàng hàng Giấy bàn giao công trình Biên bản nhiệm thu Quyết định giao nhiệm vụ Ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng 1 Hóa đơn bán hàng đã ký Ký xác nhận Hóa đơn bán hàng đã ký 3 Cập nhật dữ liệu Sổ chi tiết phải thu khách hàng Chứng từ điều chỉnh giảm nợ F Hóa đơn bán 2 hàng đã ký N 3 Nhật ký bán hàng Đối chiếu, so sánh chứng từ và nhập dữ liệu 1 CSDL Lập hóa đơn bán hàng Sổ cái Nhật ký bán hàng 3 3 N In nhật ký bán hàng 3 Nhập dữ liệu Hóa đơn bán 2 hàng 1 KH Cơ quan thuế Hóa đơn bán hàng đã ký 3 Cập nhật dữ liệu N E CSDL Tập tin phải thu khách hàng D (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ khách hàng 43 Sổ cái Nhật ký bán hàng  Giải thích lƣu đồ: Tại bộ phận kế toán thanh toán, biên bản nghiệm thu, hợp đồng bán hàng đã duyệt và giấy bàn giao công trình đƣợc chuyển đến từ phòng kế hoạch sẽ đƣợc đối chiếu so sánh chứng từ, tiến hành nhập liệu và từ các dữ liệu trên lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ gồm 3 liên đƣợc đánh số thứ tự. Đồng thời dựa vào tập tin hóa đơn bán hàng để in nhật ký bán hàng. 3 liên của hóa đơn bán hàng đƣợc chuyển tất cả cho kế toán trƣởng ký xác nhận thông tin trên hóa đơn là chính xác. Sau khi đƣợc ký duyệt, liên thứ nhất của hóa đơn bán hàng đã duyệt để giao cho khách hàng để thông báo về số tiền khách hàng cần phải thanh toán, liên thứ 2 đƣợc chuyển cho cơ quan thuế để tiến hành các thủ tục về nộp thuế, liên còn lại đƣợc tiếp tục luân chuyển đến kế toán công nợ để tiến hành ghi sổ chi tiết sau khi đối chiếu với chứng từ điều chỉnh giảm nợ đƣợc gửi từ phòng kế hoạch trong trƣờng hợp khách hàng không chấp nhận công trình. Sau khi sổ chi tiết đƣợc lập, chứng từ điều chỉnh giảm nợ đƣợc lƣu tại bộ phận kế toán công nợ, hợp đồng bán hàng đƣợc duyệt gửi lại cho kế toán trƣởng để lƣu theo số thứ tự, chứng từ định khoản sẽ chuyển sang kế toán tổng hợp kèm theo nhật ký bán hàng để tiến hành ghi sổ cái tài khoản, đồng thời nhập thông tin vào phần mềm để truy xuất tập tin phải thu khách hàng, chứng từ định khoản sau khi sử dụng xong sẽ đƣợc lƣu theo số thứ tự, tại bộ phận kế toán tổng hợp. 44 d) Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ G KH Thông báo trả tiền Tập tin thanh toán Hóa dơn bán hàng Phiếu thu 3 Ghi nhật ký thu tiền Nhập dữ liệu In phiếu thu Thông báo trả tiền Hóa đơn bán hàng Nhật ký thu tiền Hóa đơn bán hàng 3 Phiếu thu 2 KTTH KH Phiếu thu 2 1 Đối chiếu,xác nhận ghi sổ quỹ Phiếu thu 3 Hóa đơn bán hàng Phiếu thu Sec thanh toán Sổ quỹ 2 Sec thanh toán 1 N N 1 KH NH KTCN N G (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.4 lƣu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng 45  Giải thích lƣu đồ: Hoạt động nhận tiền thanh toán từ khách hàng sẽ đƣợc bắt đầu khi khách hàng gửi giấy thông báo trả tiền kèm hóa đơn bán hàng, khi nhận đƣợc 2 chứng từ đó kế toán thanh toán sẽ tiến hành nhập liệu các thông tin để cho ra tập tin thanh toán và in phiếu thu gồm 3 liên. Kế toán thanh toán sử dụng 1 liên để ghi nhật ký thu tiền chuyển cho kế toán tổng hợp, còn phiếu thu thì đƣợc lập tại bộ phận kế toán thanh toán. Hóa đơn bán hàng và 2 liên còn lại của phiếu thu đƣợc chuyển qua cho thủ quỹ để ghi sổ kèm với séc thanh toán do khách hàng gửi. Sau khi ghi sổ quỹ, séc thanh toán chuyển đến ngân hàng để làm các thủ tục nhận tiền, hợp đồng bán hàng chuyển về lập tại bộ phận kế toán thanh toán, 1 liên phiếu thu chuyển cho khách hàng để xác nhận nghiệp vụ thu tiền, liên còn lại chuyển đến bộ phận kế toán công nợ để tiếp tục theo dõi nợ khách hàng (nếu khách hàng còn nợ). 4.1.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ của các tập tin trong chu trình doanh thu (Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.5 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu 46 a) Tập tin khách hàng Bảng 4.2: Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng STT Mã KH Tên KH 1 KHB_HG Viễn Thông HG 2 4 5 BDTCT KHB_VL KHB_TG VNPT Cần Thơ Viễn Thông VL Viễn Thông TG 6 KHB_AG Viễn Thông AG … … … Địa chỉ Ngƣời đại diện Chức vụ GĐ Ấp 1 thị Trấn Nàng Mau huyện Vị Thủy Hậu Giang Phan Đình Phùng, Tân An, Ninh Kiều, Cần Thơ 3 Trƣng Nữ Vƣơng, TP Vĩnh Long Số 01 - Lê Lợi - Phƣờng 01 - TP Mỹ Tho - Tiền Giang Số 2 Lê Lợi Mỹ Bình TP Long Xuyên … Phạm Văn Tữu 0711 3817 000 Nguyễn Trọng Quảng Châu Thanh Tùng Nguyễn Văn Thái GĐ GĐ GĐ 0710 3824 222 070 382 9999 073 800 126 Trần Văn Trận … GĐ 076 800 126 … (Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) 47 Điện thoại Ghi chú b) Tập tin đơn đặt hàng Bảng 4.3: Bảng số liệu mô tả tập tin đơn đặt hàng STT Số ĐĐH Ngày ĐH Mã KH 1 ĐĐH043 1/10/2013 KHB_HG Viễn Thông HG 2 ĐĐH044 4/10/2013 KHB_NK TT Viễn Thông Ninh Kiều - Viễn Thông Cần Thơ (TNHH) 3 ĐĐH045 14/10/2013 BDTCT 4 ĐĐH046 16/10/2013 KHB_TN TT Viễn Thông Thốt Nốt - Viễn Thông Cần Thơ (TNHH) 5 ĐĐH047 28/10/2013 KHB_HG Viễn Thông HG … … Tên KH VNPT Cần Thơ Diễn giải Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái Tắt - TTVT Châu Thành Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK) Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông Tân Lộc Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - TTVT Thốt Nốt 2013 Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS VNP đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013 (Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) 48 Ngày giao 4/10/2013 7/10/2013 15/10/2013 24/10/2013 30/10/2013 Ghi chú c) Tập tin hóa đơn chi tiết Bảng 4.4: Bảng số liệu mô tả tập tin hóa đơn chi tiết Đvt: Đồng STT Số HĐ Ngày lập Mã KH Tên KH 1 HD 2012218 4/10/2013 KHB_HG Viễn Thông HG 2 HD 2012219 7/10/2013 KHB_NK 3 HD 2012220 15/10/2013 BDTCT 4 HD 2012221 24/10/2013 KHB_TN 5 HD 2012222 6 HD 2012223 30/10/2013 KHB_HG TT Viễn Thông Ninh Kiều - Viễn Thông Cần Thơ (TNHH) VNPT Cần Thơ TT Viễn Thông Thốt Nốt - Viễn Thông Cần Thơ (TNHH) Viễn Thông HG VNPT Cần Thơ 1/11/2013 BDTCT Diễn giải Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái Tắt - TTVT Châu Thành Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK) ĐG Thuế Thành tiền Ngày giao 12.353.544 1.235.354 13.588.898 4/10/2013 18.557.208 1.855.721 20.412.929 7/10/2013 Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông Tân Lộc 240.000.000 24.000.000 264.000.000 15/10/2013 Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - TTVT Thốt Nốt 2013 12.430.040 1.243.004 13.673.044 24/10/2013 Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS VNP đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013 65.504.276 6.550.428 72.054.704 30/10/2013 Cho thuê cột điện thoại treo cáp TT từ ngày 01/11/2013 - 31/12/2013 (VNPT) 43.622.100 4.362.210 47.984.310 1/11/2013 49 Ghi chú 7 HD 2012224 5/11/2013 KHB_HG Viễn Thông HG 8 HD 2012225 11/10/2013 KHB_HG Viễn Thông HG 9 HD 2012226 17/11/2013 KHB_HG Viễn Thông HG 10 HD 2012227 25/11/2013 KHB_HG Viễn Thông HG 11 HD 2012228 29/11/2013 KHB_VL Viễn Thông VL 12 HD 2012229 1/12/2013 KHB_TG Viễn Thông TG 13 HD 2012230 6/12/2013 KHB_AG Viễn Thông AG 14 HD 2012231 12/12/2013 HTCN_BT2 HTCN Bình Tây 2 Vận chuyển và lắp đặt accu các trạm BTS- VT H.Giang 2013 VC, LĐ các tổ accu bảo hành, thay thế các accu hƣ hỏng cho các trạm BTS Vinaphone- VT H.Giang 2013 XD tuyến cáp quang Cầu Trắng – Châu Thành, Long Phú – Phƣơng Phú và tuyến cáp các trạm NodeB – Hậu Giang 2013 SX lắp dựng Anten dây co cap 33m – TTVT Tâm Phƣớc Hƣng – Hậu Giang 2013 Sơn BTBD Anten trạm Anh Bình, Hòa Ninh, Phƣớc Hậu và TT Long Hồ Bảo dƣỡng định kỳ các trụ Anten các đài trạm – VT Tiền Giang 2013 SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long Xuyên – VNPT An Giang 2013 Cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc và MR mạng cống HTCN Bình Tây 2 50 59.389.376 5.938.938 65.328.314 5/11/2013 57.365.927 5.736.593 63.102.520 11/10/2013 264.625.055 26.462.506 291.087.561 17/11/2013 164.556.038 16.455.604 181.011.642 25/11/2013 147.767.011 14.776.701 162.543.712 29/11/2013 437.166.937 43.716.694 480.883.631 1/12/2013 89.600.322 8.960.032 98.560.354 6/12/2013 708.000.000 70.800.000 778.800.000 12/12/2013 15 HD 2012232 14/12/2013 16 HD 2012233 24/12/2013 TY_AC 17 HD 2012234 28/12/2013 KHN_DFC 18 HD 2012235 29/12/2013 19 HD 2012236 31/12/2013 Cục thuế TPCT CTY TNHH thuốc Thú Y Á Châu Cty CP Thiết kế Xây Dựng nền móng DFC Viettel QTVNPT Cty CP Đầu tƣ Quốc tế VNPT SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT 7.700.000 770.000 8.470.000 14/12/2013 SC tuyến cáp quang tại CTY TNHH thuốc Thú Y Á Châu 6.250.000 625.000 6.875.000 24/12/2013 Thi công SC tuyết cột, cá hƣ hỏng do xe cẩu làm đổ TTVT Phong Điền 2013 49.186.828 4.918.683 54.105.511 28/12/2013 73.196.605 7.319.661 80.516.266 29/12/2013 Thi công trồng cột cho Viettel Thi công XD 04 tuyến truyền dẫn quang cho VMS4 2.086.080.000 208.608.000 2.294.688.000 31/12/2013 (Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) 51 d) Tập tin thanh toán Bảng 4.5: Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán STT 1 2 3 4 5 … Ngày Mã KH Tên KH nhận tiền 4/10/2013 KHB_HG Viễn Thông HG 9/10/2013 KHB_NK TT Viễn Thông Ninh Kiều - Viễn Thông Cần Thơ (TNHH) 26/10/2013 KHB_TN KHB_TN 30/10/2013 BDTCT VNPT Cần Thơ 5/11/2013 KHB_HG Viễn Thông HG … … … Số HĐ Tổng tiền HD 2012218 13.588.898 HD 2012219 HD 2012221 HD 2012220 HD 2012222 … 20.412.929 13.673.044 264.000.000 72.054.704 Tổng Thu TM Thu TG Ghi chú 13.588.898 20.412.929 13.673.044 264.000.000 72.054.704 … … … 4.997.686.396 42.606.942 4.955.079.454 Đvt: Đồng (Nguồn: Phòng kế toán- CTy CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) 52  Ý nghĩa mối liên hệ giữa các tập tin: các tập tin này liên kết với nhau qua mã số khách hàng, các tập tin có thể cập nhập thông tin của các tập tin khác. Các tập tin này có một số trƣờng giống nhau nên việc liên kết giữa các tập tin này giúp cho kế toán viên giảm bớt công việc nhƣ là nhập một thông tin giống nhau cho nhiều tập tin khác nhau. Tuy nhiên, do các tập tin này liên kết và cập nhật thông tin từ tập tin này cho tập tin kia nên đòi hỏi các thông tin nhập vào phải chính xác, không đƣợc nhầm lẫn hay thiếu soát, vì thông tin một tập tin sai có thể dẫn tới thông tin của các thông tin khác cũng sai theo. 4.1.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu 4.1.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu  Hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng: 1 liên  Mục đích lập: thông báo về yêu cầu mua hàng của Công ty.  Ngƣời lập: khách hàng.  Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch  Hợp đồng bán hàng: 3 liên  Mục đích lập: cam kết việc thực hiện hợp đồng giữa công ty và khách hàng  Ngƣời lập: phòng kế hoạch  Bộ phận sử dụng: Giám đốc, phòng kế hoạch, phòng kế toán, khách hàng.  Quyết định giao nhiệm vụ: 2 liên  Mục đích lập: giao nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận thi công công trình  Ngƣời lập: phòng kế hoạch  Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch và bộ phận thi công công trình  Hoạt động gửi hàng  Biên bản nhiệm thu: 1 liên  Mục đích lập: để xác nhận công trình đã đƣợc hoàn thành và có thể bàn giao cho khách hàng.  Ngƣời lập: nhân viên kiểm tra (phòng kế hoạch).  Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch, đội thi công công trình  Phiếu bàn giao công trình: 3 liên  Mục đích lập: làm căn cứ giao hàng cho khách hàng  Ngƣời lập: phòng kế hoạch  Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch, phòng kế toán, khách hàng. 53  Hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ khách hàng:  Hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ: 3 liên  Mục đích lập: để thu tiền khách hàng từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.  Ngƣời lập: kế toán.  Bộ phận sử dụng: kế toán, khách hàng, cơ quan thuế.  Hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng:  Thông báo trả tiền: 1 liên  Mục đích lập: khách hàng thông báo thanh toán tiền công trình cho Công ty.  Ngƣời lập: khách hàng.  Bộ phận sử dụng: kế toán thanh toán  Phiếu thu: 3 liên  Mục đích lập: làm căn cứ thu tiền của khách hàng và ghi nhật ký thu tiền.  Ngƣời lập: kế toán thanh toán  Bộ phận sử dụng: thủ quỹ 4.1.2.2 Báo cáo trong chu trình doanh thu Trong chu trình doanh thu có các loại báo cáo: Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận, báo cáo công nợ, báo cáo thuế GTGT. Trong đó: Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận là báo cáo quan trọng nhất vì nó phản ánh củ thể và tổng quát về hình hoạt động của công ty. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể hơn về báo cáo này: 54 Bảng 4.6: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận quý 4 năm 2013 của công ty CTU Đvt: Đồng STT A 1 2 3 B Tên công trình Hoạt động thƣơng mại, Dịch vụ Doanh thu nhận giữ xe Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông Tân Lộc Cho thuê cột điện thoại treo cáp TT từ ngày 01/11/2013 - 31/12/2013 (VNPT) Hoạt động xây lắp DOANH THU 315.217.555 Dự phòng bảo hành  Tổng chi phí Chi phí Chi phí quản chung lý Tổng chi phí trực tiếp LN trƣớc thuế TNDN Tổng cộng 0 28.186.317 107.108.433 135.294.749 179.922.805 31.595.455 0 0 2.825.222 10.735.886 13.561.107 18.034.347 240.000.000 0 0 21.460.467 81.550.102 103.010.569 136.989.431 43.622.100 0 0 3.900.628 14.822.445 18.723.073 24.899.027 4.259.729.167 0 2.424.128.440 379.899.062 1.447.422.286 4.251.449.788 8.279.379 1 Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái Tắt TTVT Châu Thành 12.353.544 0 1.247.500 1.104.637 4.197.637 6.549.774 5.803.770 2 Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK) 18.557.208 0 4.000.000 1.659.360 6.305.593 11.964.953 6.592.255 12.430.040 0 5.850.000 1.111.477 4.223.629 11.185.106 1.244.934 65.504.276 0 17.400.000 5.857.301 22.257.835 45.515.136 19.989.140 59.389.376 0 26.820.254 5.310.515 20.180.040 52.310.809 7.078.567 57.365.927 0 17.727.273 5.129.581 19.492.488 42.349.342 15.016.585 264.625.055 0 121.938.595 23.662.405 89,917.501 235.518.501 29.106.554 3 4 5 6 7 Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - TTVT Thốt Nốt 2013 Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS VNP đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013 Vận chuyển và lắp đặt accu các trạm BTS- VT H.Giang 2013 VC, LĐ các tổ accu bảo hành, thay thế các accu hƣ hỏng cho các trạm BTS Vinaphone- VT H.Giang 2013 XD tuyến cáp quang Cầu Trắng – Châu Thành, Long Phú – Phƣơng Phú và tuyến cáp các trạm NodeB – Hậu Giang 2013 Đvt: Đồng 55 8 SX lắp dựng Anten dây co cap 33m – TTVT Tâm Phƣớc Hƣng – Hậu Giang 2013 11 Sơn BTBD Anten trạm Anh Bình, Hòa Ninh, Phƣớc Hậu và TT Long Hồ Bảo dƣỡng định kỳ các trụ Anten các đài trạm – VT Tiền Giang 2013 SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long Xuyên – VNPT An Giang 2013 12 Cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc và MR mạng cống HTCN Bình Tây 2 9 10 13 14 15 16 17 SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT SC tuyến cáp quang tại CTY TNHH thuốc Thú Y Á Châu Thi công SC tuyết cột, cá hƣ hỏng do xe cẩu làm đổ - TTVT Phong Điền 2013 Thi công trồng cột cho Viettel Thi công XD 04 tuyến truyền dẫn quang cho VMS4 C Giảm trừ doanh thu năm trƣớc D Doanh thu tài chính 1 Lãi tiền gửi 2 3 Cổ tức và Lợi nhuận đƣợc chia Chi phí lãi vay E Hoạt động khác 164.556.038 0 66.743.588 14.714.372 55.914.840 137.372.800 27.183.238 147.767.011 0 60.475.193 13.213.121 50.210.062 123.898.376 23.868.635 437.166.937 0 291.266.161 39.090.860 148.545.868 478.902.889 (41.735.952) 89.600.322 0 40.000.000 8.011.936 30.445.481 78.457.417 11.142.905 708.000.000 0 456.380.189 62.308.376 240.572.801 759.261.366 (51.261.366) 7.700.000 0 6.256.000 688.523 2.616.399 9.560.922 (1.860.922) 6.250.000 0 4.779.000 558.866 2.123.701 7.461.567 (1.211.567) 49.186.828 0 19.177.317 4.398.218 16.713.295 40.288.830 8.897.998 73.196.605 0 34.800.000 6.545.139 24.871.628 66.216.767 6.979.838 2.086.080.000 0 1.249.267.370 186.534.375 708.833.488 2.144.635.233 (58.555.233) 0 0 0 0 0 0 16.248.459 0 0 5.521.098 1.248.459 0 107.524.296 0 0 424.217 113.045.394 424.217 (96.796.935) 824.243 15.000.000 0 0 0 5.096.882 5.096.882 9.903.119 0 0 107.524.296 0 0 107.524.296 (107.524.296) 0 0 0 0 0 0 0 0 Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Ngày 31 tháng 12 năm 2013 NGƢỜI LẬP BIỂU (Ký, ghi rõ họ tên) 56 Dựa vào số liệu từ bảng số liệu trên có thể thấy rằng quý 4 năm 2013 Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Công ty nhận tƣơng đối nhiều hợp đồng với 17 hợp đồng xây lắp và đem lại nguồn doanh thu tƣơng đối lớn cho Công ty là 4.259.729.167đ. Ngoài hoạt động xây lắp Công ty còn thu đƣợc doanh thu từ các hoạt động Thƣơng mại, dịch vụ, doanh thu tài chính và hoạt động khác. Sau đây sẽ phân tích cụ thể hơn hơn về cơ cấu doanh thu của Công ty trong quý 4 năm 2013 qua sơ đồ sau: 0% 7% Hoạt động thƣơng mại, Dịch vụ Hoạt động xây lắp Doanh thu tài chính 93% Nguồn:Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận quý 4 năm 2013 Hình 4.6: Cơ cấu doanh thu trong quí 4 của Công ty Dựa vào biểu cơ cấu doanh thu trong quý 4 năm 2013 của Công ty ta có thể dễ dàng nhìn thấy doanh thu từ hoạt động xây lắp chiếm tỷ trọng rất lớn so với các doanh thu từ các hoạt động khác với 93% trong tổng số doanh thu trong quý 4. Đây cũng là một đều dễ hiểu vì hoạt động chính của Công ty là hoạt động xây lắp và giá trị của các công trình tƣơng đối lớn. Kế tiếp theo sau doanh thu từ hoạt động xây lắp là doanh thu từ hoạt động thƣơng mại, dịch vụ chiếm 7% trên tổng số doanh thu trong quý 4. Doanh thu từ hoạt động thƣơng mại dịch vụ đến từ việc Công ty cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông Tân Lộc với 240.000.000đ, cho thuê cột điện thoại treo cáp TT với 43.622.100đ, ngoài ra Công ty còn nhận giữ xe thu đƣợc 31.595.455đ. Cuối cùng là doanh thu đến từ hoạt động tài chính chỉ với 16.248.459đ xắp xỉ 0% trên tổng số doanh thu trong quý. Tuy nhiên, chỉ dựa vào doanh thu là chƣa thể khẳng định đƣợc hoạt động trong lĩnh vực nào đem lại lợi nhuận cao nhất của công ty. Sau đây chúng ta tìm hiểu và thấy rỏ hơn về lợi nhuận thu đƣợc từ các hoạt động thông qua biểu đồ sau: 57 200,000,000 179.922.805 150,000,000 100,000,000 50,000,000 8.279.379 0 (50,000,000) Hoạt động thƣơng mại, DV Hoạt động xây lắp (100,000,000) Hoạt động tài chính (96.796.935) (150,000,000) Nguồn: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận quý 4 năm 2013 Hình 4.7 Lợi nhuận từ các hoạt động trong kỳ Dựa vào số liệu cũng nhƣ biểu đồ trên ta có thể thấy đƣợc hoạt động thƣơng mại, dịch vu đem lại lợi nhuận cao nhất trong quý với 179.922.805đ lợi nhuận, kế tiếp là hoạt động xây lắp với 8.279.379đ lợi nhuận và cuối cùng la doanh thu tài chính không những không đem lại lợi nhuận mà còn làm giảm lợi nhuận trong quý xuống 96.796.935đ. Nguyên nhân nào dẫn đến thực trạng thu đƣợc doanh thu cao nhƣng lợi nhuận lại thấp chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn cụ thể từng khoản mục chi phí để làm sáng tỏa vấn đề. Nhìn vào số liệu từ bảng 4.1, ta thấy rằng không phải mọi hợp đồng công trình đều đem lại lợi nhuận cho công ty. Đa số những hợp đồng mang lại doanh thu khoản từ vài triệu đến dƣới 400 triệu thì đa số đều đem lại lợi nhuận cho Công ty và lợi nhuận cũng tƣơng đối. Ngoại trừ 2 hợp đồng: Hợp đồng SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT (lỗ 1.860.922đ) và hợp đồng SC tuyến cáp quang tại Công ty TNHH thuốc thú y Á Châu (lỗ 1.211.567đ). Nguyên nhân lỗ ở 2 hợp đồng này là do chi phí trực tiếp để thực hiện công trình quá cao, gần bằng với giá trị hợp đồng, ngoài chi phí quản lý doanh nghiệp tƣơng đối cao nên dẫn tới công ty bị lỗ ở 2 công trình trên. Còn những hợp đồng có giá trị trên 400 triệu thì đa số là công ty bị lỗ. Cụ thể là hợp đồng: Bảo dƣỡng định kỳ Anten các đài trạm VTTG 2013 [(Lợi nhuận (41.735.952đ)], cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc và MR mạng cống HTCN Bình Tây 2 [lợi nhuận (52.261.367đ), Thi công XD 04 tuyến truyền dẫn quang cho VMS4 [lợi nhuận (58.555.233)]. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do không có sự tính toán chi phí hợp lý khi nhận hợp đồng và chi phí quản lý tƣơng đối cao. 58 Cty CP Đầu Tƣ – Xây Dựng Viễn Thông CT BÁO CÁO CÔNG NỢ Tài khoản: 131 – phải thu khách hàng Từ ngày: 01/10/2013-31/12/2013 1 Chứng từ Ngày Số 4/10/2013 HD 2012218 2 4/10/2013 HD 2012218 3 7/10/2013 HD 2012219 4 7/10/2013 HD 2012219 5 15/10/2013 HD 2012220 6 15/10/2013 HD 2012220 7 24/10/2013 HD 2012221 8 24/10/2013 HD 2012221 9 30/10/2013 HD 2012222 STT Diễn giải Tên khách hàng Viễn Thông HG KHB_HG Viễn Thông HG KHB_HG TT Viễn Thông Ninh Kiều - Viễn Thông Cần Thơ (TNHH) - KHB_NK TT Viễn Thông Ninh Kiều - Viễn Thông Cần Thơ (TNHH) - KHB_NK VNPT Cần Thơ Đvt: Đồng TK đ/ƣ Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái 5111 Tắt - TTVT Châu Thành Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái 33311 Tắt - TTVT Châu Thành Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK) 5111 Phục hồi, bảo dƣỡng Accu (TTVTNK) PS Nợ 12.353.544 1.235.354 18.557.208 33311 1.855.721 Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông 5111 Tân Lộc VNPT Cần Thơ Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông 33311 Tân Lộc TT Viễn Thông Thốt Nốt - Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - 5111 Viễn Thông Cần Thơ TTVT Thốt Nốt 2013 (TNHH) - KHB_TN TT Viễn Thông Thốt Nốt - Xử lý ứng cứu đứt cáp trạm Tân Lộc - 33311 Viễn Thông Cần Thơ TTVT Thốt Nốt 2013 (TNHH) - KHB_TN Viễn Thông HG - Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS 5111 KHB_HG VNP đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013 240.000.000 59 24.000.000 12.430.040 1.243.004 65.504.276 PS Có 10 Chứng từ Ngày Số 30/10/2013 HD 2012222 11 1/11/2013 HD 2012223 12 1/11/2013 HD 2012223 13 5/11/2013 HD 2012224 14 5/11/2013 HD 2012224 15 10/11/2013 HD 2012225 16 10/11/2013 HD 2012225 17 17/11/2013 HD 2012226 18 17/11/2013 HD 2012226 19 25/11/2013 HD 2012227 20 25/11/2013 HD 2012227 21 29/11/2013 HD 2012228 STT Diễn giải Tên khách hàng Viễn Thông KHB_HG VNPT Cần Thơ HG - Lắp đặt va TH các tổ Accu các trạm BTS VNP đợt 1 – TTVT Ninh Kiều 2013 Cho thuê cột điện thoại treo cáp TT từ ngày 01/11/2013 - 31/12/2013 (VNPT) VNPT Cần Thơ Cho thuê cột điện thoại treo cáp TT từ ngày 01/11/2013 - 31/12/2013 (VNPT) Viễn Thông HG - Vận chuyển và lắp đặt accu các trạm BTSKHB_HG VT H.Giang 2013 Viễn Thông HG - Vận chuyển và lắp đặt accu các trạm BTSKHB_HG VT H.Giang 2013 Viễn Thông HG - VC, LĐ các tổ accu bảo hành, thay thế các KHB_HG accu hƣ hỏng cho các trạm BTS VinaphoneVT H.Giang 2013 Viễn Thông HG - VC, LĐ các tổ accu bảo hành, thay thế các KHB_HG accu hƣ hỏng cho các trạm BTS VinaphoneVT H.Giang 2013 Viễn Thông HG - XD tuyến cáp quang Cầu Trắng – Châu KHB_HG Thành, Long Phú – Phƣơng Phú và tuyến cáp các trạm NodeB – Hậu Giang 2013 Viễn Thông HG - XD tuyến cáp quang Cầu Trắng – Châu KHB_HG Thành, Long Phú – Phƣơng Phú và tuyến cáp các trạm NodeB – Hậu Giang 2013 Viễn Thông HG - SX lắp dựng Anten dây co cap 33m – TTVT KHB_HG Tâm Phƣớc Hƣng – Hậu Giang 2013 Viễn Thông HG - SX lắp dựng Anten dây co cap 33m – TTVT KHB_HG Tâm Phƣớc Hƣng – Hậu Giang 2013 Viễn Thông VL - KHB_VL Sơn BTBD Anten trạm Anh Bình, Hòa Ninh, Phƣớc Hậu và TT Long Hồ 60 TK đ/ƣ PS Nợ 33311 6.550.428 5111 43.622.100 33311 4.362.210 5111 59.389.376 33311 5.938.938 5111 57.365.927 33311 5.736.593 5111 264.62.055 33311 26.462.506 5111 164.556.038 33311 16.455.604 5111 147.767.011 PS Có Tên khách hàng Diễn giải 22 Chứng từ Ngày Số 29/11/2013 HD 2012228 Viễn Thông VL - KHB_VL 23 1/12/2013 HD 2012229 Viễn Thông TG - KHB_TG 24 1/12/2013 HD 2012229 Viễn Thông TG - KHB_TG 25 6/12/2013 HD 2012230 26 6/12/2013 HD 2012230 27 12/12/2013 HD 2012231 Viễn Thông AG KHB_AG Viễn Thông AG KHB_AG HTCN BÌnh Tây 2 28 12/12/2013 HD 2012231 HTCN BÌnh Tây 2 29 30 31 14/12/2013 HD 2012232 14/12/2013 HD 2012232 24/12/2013 HD 2012233 32 24/12/2013 HD 2012233 33 28/12/2013 HD 2012234 Sơn BTBD Anten trạm Anh Bình, Hòa Ninh, Phƣớc Hậu và TT Long Hồ Bảo dƣỡng định kỳ các trụ Anten các đài trạm – VT Tiền Giang 2013 Bảo dƣỡng định kỳ các trụ Anten các đài trạm – VT Tiền Giang 2013 SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long Xuyên – VNPT An Giang 2013 SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long Xuyên – VNPT An Giang 2013 Cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc và MR mạng cống HTCN Bình Tây 2 Cải tạo nâng cấp công suất trạm thoát nƣớc và MR mạng cống HTCN Bình Tây 2 SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT SC tuyến cáp quang cục thuế TPCT SC tuyến cáp quang tại CTY TNHH thuốc Thú Y Á Châu SC tuyến cáp quang tại CTY TNHH thuốc Thú Y Á Châu Thi công SC tuyết cột, cá hƣ hỏng do xe cẩu làm đổ - TTVT Phong Điền 2013 34 28/12/2013 HD 2012234 STT TK đ/ƣ PS Nợ 33311 14.776.701 5111 437.166.937 33311 43.716.694 5111 89.600.322 33311 8.960.032 5111 708.000.000 33311 70.800.000 Cục thuế TPCT 5111 Cục thuế TPCT 33311 CTY TNHH thuốc Thú Y 5111 Á Châu CTY TNHH thuốc Thú Y 33311 Á Châu Cty CP Thiết kế Xây Dựng 5111 nền móng DFC KHN_DFC Cty CP Thiết kế Xây Dựng Thi công SC tuyết cột, cá hƣ hỏng do xe cẩu 33311 nền móng DFC - làm đổ - TTVT Phong Điền 2013 KHN_DFC 7.700.000 770.000 6.250.000 - 61 625.000 49.186.828 4.918.683 PS Có 35 36 37 Chứng từ Ngày Số 29/12/2013 HD 2012235 29/12/2013 HD 2012235 31/12/2013 HD 2012236 38 31/12/2013 HD 2012236 STT Diễn giải Tên khách hàng TK đ/ƣ PS Nợ PS Có Viettel Thi công trồng cột cho Viettel 5111 73.196.605 Viettel Thi công trồng cột cho Viettel 33311 7.319.661 Cty CP Đầu tƣ Quốc tế Thi công XD 04 tuyến truyền dẫn quang cho 5111 2.086.080.000 VNPT-QTVNPT VMS4 Cty CP Đầu tƣ Quốc tế Thi công XD 04 tuyến truyền dẫn quang cho 33311 208.608.000 VNPT-QTVNPT VMS4 Tổng 4.997.686.394 Tổng phát sinh Nợ: 4.997.686.394 Tổng phát sinh Có: 0 Số dƣ nợ cuối kỳ: 4.997.686.394 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 NGƢỜI LẬP BIỂU (Ký, ghi rõ họ tên) 62 BÁO CÁO CÔNG NỢ Tài khoản: 131 – phải thu khách hàng Khách hàng: Viễn thông An Giang (KHB_AG) Từ ngày: 01/10/2013-31/12/2013 Đvt: Đồng Số dƣ nợ đầu: 34.819.609 Chứng từ Ngày 6/12/2013 6/12/2013 Số HD 2012246 Diễn giải SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long Xuyên – Mỹ Hòa Hƣng – VNPT An Giang nam2 2013 (HĐ 36/2013/HD-KHĐT) (13AG_CAP2) HD 2012246 SC phục hồi tuyến cáp quang vƣợt song Long Xuyên – Mỹ Hòa Hƣng – VNPT An Giang nam2 2013 (HĐ 36/2013/HD-KHĐT) (13AG_CAP2) TK đ/ƣ PS Nợ 5111 89.600.322 33311 8.960.032 PS Có Tổng phát sinh Nợ: 89.600.322 Tổng phát sinh Có: 0 Số dƣ nợ cuối kỳ: 124.419.931 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 NGƢỜI LẬP BIỂU (Ký, ghi rõ họ tên) 63 4.1.2.3 Sổ sách trong chu trình doanh thu CTY CP ĐẦU TƢ – XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày: 01/12/2013 đến ngày: 31/12/2013 Đvt: Đồng Chứng từ Ngày Số A B HD 04/10/2013 2012218 HD 07/10/2013 2012219 HD 15/10/2013 2012220 … … 31/12/2013 CTGS Ngày C 4/12/2013 07/10/2013 Số D 05 05 15/10/2013 05 … 31/12/2013 … 12 Khách hàng E Viễn Thông Hậu Giang – KHB_HG TT Viễn Thông Ninh Kiều VNPT Cần Thơ … Diễn giải G Di dời truyền dẫn cho trạm Hậu Giang Cái Tắt – TTVT Châu Thành Phục hồi bảo dƣỡng Accu Cho thuê tuyến cáp quang ngầm vƣợt sông Tân Lộc … Kết chuyển doanh thu BH và CCDV Tổng số phát sinh Số dƣ TK đối ứng H Số phát sinh Nợ Có 1 2 13111 12.353.544 13111 18.557.208 13111 240.000.000 … 911 … 91.405.249 … 91.405.249 91.405.249 0 0 (Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu Tư Xây dựng Viễn Thông Cần Thơ) KẾ TOÁN TRƢỞNG (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2013 NGƢỜI GHI SỔ (Ký, ghi rõ họ tên) 64 4.1.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 4.1.3.1 Mục tiêu kiểm soát  Tất cả các nghiệp vụ trƣớc khi thực hiện phải đƣợc ủy quyền và xét duyệt đúng đắn.  Ghi chép các nghiệp vụ có thực.  Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và đƣợc xét duyệt đúng đắn.  Ghi chép chính xác các nghiệp vụ.  Đảm bảo an toàn các tài sản.  Hoạt động của doanh nghiệp đạt đƣợc kết quả cao. 4.1.3.2 Các hoạt động kiểm soát Bảng 4.7: Bảng các hoạt động kiểm soát nội bộ của chu trình doanh thu Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát Hoạt động nhận và xử lý đơn hàng Chấp nhận đơn đặt hàng Không thu đƣợc nợ Kiểm tra thông tin về từ khách hàng không có Lỗ do nợ khó đòi khách hàng khả năng thanh toán Khảo sát tình hình tài chính của khách hàng Ghi nhận sai thông tin Làm không đúng yêu Xác nhận thông tin lại hàng hóa, khách hàng cầu khách hàng với khách hàng Làm ảnh hƣởng đến uy Ghi nhận yêu cầu khách tín của công ty hàng bằng hợp đồng Chấp nhận bán mặt hàng Hợp đồng không đƣợc Lập ra danh mục hàng công ty không có khả thể thực hiện hóa, dịch vụ năng cung cấp Ảnh hƣởng uy tính của Bàn bạc với đơn vị thực Công ty, làm giảm lợi hiện công trình thế cạnh tranh Đơn hàng có thể đƣợc Không thể ký kết hợp Kiểm tra tính hợp lí, đầy chấp nhận nhƣng không đồng đủ và tính khả thi đƣợc xét duyệt Tìm hiểu kỹ về khách hàng Mất hoặc thất lạc hợp Ảnh hƣởng đến tiến độ Lƣu hợp đồng ở nhiều đồng thi công bộ phận: phòng kế toán, phòng kế hoạch Bảo quản hợp đồng cẩn thận Giao trách nhiệm cho kế toán trƣởng và trƣởng 65 phòng kế hoạch giữ hợp đồng Hoạt động xuất kho giao hàng Công trình không làm Khách hàng không nhận Phòng kế hoạch cử đội giám sát công trình đúng theo hợp đồng khi công trình Tốn chi phí thực hiện lại Luôn có ít nhất một bàn giao công trình công trình ngƣời có kinh nghiệm Làm giảm uy tính Công và trình độ chuyên môn ty cao để chỉ huy thực hiện công trình Công trình không đƣa Tốn chi phí kiểm tra Kiểm tra lại hệ thống công trình công trình trƣớc khi bàn vào hoạt động đƣợc Tốn chi phí sữa chữa giao cho khách hàng Tiền hành chạy thử Hoạt động lập hóa đơn theo dõi công nợ Không lập hóa đơn cho Không ghi nhận doanh Chia nhiệm vụ cho phòng kế hoạch bàn công trình đã giao khách thu, phải thu giao công trình cho hàng khách hàng và kế toán là ngƣời lập hóa đơn Đánh số chứng từ giao hàng Nhắc khách hàng nhận hóa đơn Khách hàng không chấp Đối chiếu để ghi chính Thông tin hóa đơn sai nhận thanh toán xác thông tin của khách Doanh thu, phải thu bị hàng sai Hóa đơn trƣớc khi giao cho khách hàng phải qua khâu ký duyệt của kế toán trƣởng Ghi nhận, cập nhật sai Nhầm lẫn trong thu hồi Đối chiếu sổ tổng hợp và chi tiết nợ phải thu (số tiền, tên nợ Mất tiền bán hàng, cung Đối chiếu định kỳ với khách hàng,…) cấp dịch vụ khách hàng Thu tiền Mất tài sản Tách biệt chức năng thủ Tham ô tiền, gian lận Đánh giá sai nợ phải thu quỹ, xét duyệt và phải 66 Không ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của khách hàng Ghi nhận thanh tón không đúng hóa đơn, khách hàng, số tiền, TK,.. Xóa nợ, giảm nợ không đƣợc xét duyệt thu Thanh toán qua ngân hàng (hạn chế giao dịch tiền) Cuối ngày thủ quỹ kiểm kê tiền và báo cáo cho kế toán trƣởng Đánh giá sai nợ phải thu Đối chiếu nợ định kỳ Ảnh hƣởng đến khách với khách hàng hàng Theo dõi nợ từng hóa đơn Kiểm soát nhập liệu Đánh giá sai TK tiền, nợ Đối chiến TB trả tiền phải thu khách hàng với chứng từ thanh toán Đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng Kiểm soát nhập liệu Mất tài sản (giảm nợ Tách biệt xét duyệt và phải thu) theo dõi nợ phải thu Lập chứng từ điều chỉnh (Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) 4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ 4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí Trong chu trình chi phí ở Cty CP Đầu tƣ Xây dựng chủ yếu là hoạt động nhập nguyên vật liệu để cung cấp cho quá trình thực hiện thi công công trình. Và sau đây là bảng tổng hợp giá trị nhập nguyên vật liệu trong 3 năm 2011,2012, 2013 ở Công ty CTC Bảng 4.8: Tổng giá trị nhập nguyên vật liệu ĐVT: đồng STT Diễn giải 1 Tình hình nguyên vật liệu trong năm 2011 2 Tình hình nguyên vật liệu trong năm 2012 3 Tình hình nguyên vật liệu trong năm 2013 Tồn đầu kỳ PS trong kỳ Nhập trong kỳ 3.561.660.394 8.439.513.717 8.401.617.005 3.523.763.682 5.082.016.371 4.744.657.434 3.186.404.745 2.938.587.955 4.320.386.006 Nguồn: Phòng kế toán Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ 67 Qua bảng tổng hợp số liệu trên có thể thấy rằng Công ty rất chú trọng đến việc bổ sung hàng tồn kho cho đầu kỳ năm sau, điều này cũng tốt cho hoạt động diễn ra liên tục không bị gián đoạn. 4.2.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý a) Đặt hàng với nhà cung cấp BỘ PHẬN YÊU CẦU Bắt đầu Bộ phận có nhu cầu mua hàng Lập yêu cầu mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ HOẠCH Phiếu yêu cầu mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng đã duyệt GĐ ký duyệt phiếu yêu cầu Lập đơn đặt hàng Phiếu yêu cầu mua hàng đã duyệt Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Phiếu yêu cầu mua hàng đã duyệt Đơn đặt hàng N A (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.8a Lƣu đồ hoạt đặt hàng với nhà cung cấp 68 GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ HOẠCH Đơn đặt hàng đã duyệt A Đơn đặt hàng Ký hợp đồng với nhà cung cấp Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng GĐ ký duyệt đơn đặt hàng Đơn đặt hàng đã duyệt Đơn đặt hàng đã duyệt đƣợc NCC chấp nhận Đơn đặt hàng đã duyệt dƣợc NCC chấp nhận KH Đơn đặt hàng đã duyệt Đơn đặt hàng đã duyệt Đơn đặt hàng đã duyệt N KT (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.8b Lƣu đồ hoạt đặt hàng với nhà cung cấp  Giải thích lƣu đồ Quy trình đƣợc bắt đầu khi bộ phận kho hàng gửi phiếu yêu cầu mua hàng khi bộ phận kho có nhu cầu bổ sung hàng tồn kho để chuẩn bị cho công trình mới. Sau đó chuyển sang phòng Giám đốc ký xét duyệt, nếu phiếu yêu cầu đƣợc sự chấp thuận của Giám đốc bằng chứng là phiếu yêu cầu có chữ ký của Giám đốc. Sau khi đƣợc Giám đốc ký xác nhận phiếu yêu cầu đƣợc chuyển sang Phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch dựa vào phiếu yêu cầu tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và lập thành 3 liên đơn đặt hàng. Sau đó lại chuyển 3 liên này sang phòng Giám đốc kiểm tra và ký xác nhận lại một lần nữa. Sau khi đơn đặt hàng đƣợc duyệt: 1 liên gửi cho nhà cung cấp để yêu cầu về việc mua hàng nhƣ là về mặt hàng, số lƣợng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng, cách thức giao hàng, và các điều khoản khác,… Nếu đơn đặt hàng đƣợc chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng ràng buộc pháp lý giữa 2 bên. 1 liên 69 chuyển cho phòng kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận nợ khi nhận đƣợc hàng hóa, liên còn lại phòng kế hoạch sẽ lƣu lại. Thông tin bổ sung: trƣớc khi tiến hánh đặt hàng với nhà cung cấp, phòng kế hoạch sẽ đi khảo sát thị trƣờng và dọa giá cũng nhƣ chất lƣợng sản phẩm. b) Nhận hàng BỘ PHẬN NHẬN HÀNG NCC PKH Phiếu giao hàng Đơn đặt hàng đã duyệt đƣợc NCC chấp nhận Kiểm tra đối chiếu với ĐĐH, lập biên bản nhận hàng Biên bản nhận hàng Đơn đặt hàng đã duyệt đƣợc NCC chấp nhận Phiếu giao hàng KT N (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm đƣợc chỉ định trong đơn đặt hàng, phòng kế hoạch có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, lấy đơn đặt hàng để đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động mua hàng kết thúc. Sau khi kiểm nhận, phòng kế hoạch tiến hành lập biên bản nhận hàng. Trong biên bản nhận hàng gồm có: số liệu và tình trạng hàng hóa thực nhập, thời gian, địa điểm, thời gian nhận hàng, ngƣời nhận, ngƣời giao hàng và không thể thiếu đó là chữ ký xác nhận giữ 2 bên,.. biên bản này là chứng từ ghi số liệu thực nhập đƣợc dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho. 70 Sau đó biên bản nhận hàng này đƣợc chuyển đến bộ phận kế toán công nợ để lƣu hồ sơ theo dõi tƣơng ứng. c) Nhận hóa đơn, theo dõi công nợ KẾ TOÁN CÔNG NỢ NCC PKH Hóa đơn bán hàng Đơn đặt hàng đã duyêt đƣợc NCC chấp nhận Biên bản từ chối nhận hảng Biên bản nhận hàng Đối chiếu ghi nhận nợ phải trả NCC Sổ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ Nhập dữ liệu Tập tin NCC Cập nhật nợ phải trả Tập tin nợ phải trả Hóa đơn bán hàng Đơn đặt hàng đã duyệt đƣợc NCC chấp nhận Biên bản từ chối nhận hàng Biên bản nhận hàng B (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.10 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi công nợ 71  Giải thích lƣu đồ Khi đã tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết, kế toán công nợ tiến hành đối chiếu và ghi nhận nợ phải tra nhà cung cấp, sau khi ghi sổ chi tiết và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán công nợ nhập dữ liệu trên chứng từ cập nhât nợ phải trả. Các chứng từ gốc đƣợc lƣu tại phòng và xuất chuyển cho bộ phận khác sử dụng. 72 d) Thanh toán cho nhà cung cấp KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỶ KẾ TOÁN TỔNG HỢP B D Đơn đặt hàng đã duyệt đƣợc NCC chấp nhận Hóa đơn bán hàng Đơn đặt hàng đã duyệt đƣợc NCC chấp nhận Biên bản nhận hàng Biên bản từ chối nhận hàng Phiếu nhập kho Kiểm tra, đối chiếu, đóng dấu đã thanh toán Đơn đặt hàng đã duyệt đƣợc NCC chấp nhận Phiếu nhập kho Ghi sổ chứng từ thanh toán Phiếu nhập kho Chứng từ thanh toán N Biên bản từ chối nhận hàng Hóa đơn bán hàng Sec và giấy báo trả tiền N Sổ ghi chứng từ thanh toán Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho Sổ ghi chứng từ thanh toán Sổ cái E Hóa đơn đặt hàng đã duyệt đƣợc NCC chấp nhận Sổ ghi chứng từ thanh toán Tính tổng cộng tháng Ghi sổ cái Ghi sec thanh toán Chứng từ thanh toán Biên bản từ chối nhận hàng Đơn đặt hàng Ghi sổ chứng từ thanh toán E Biên bản từ chối nhận hàng Hóa đơn bán hàng Đối chiếu, lập chứng từ thanh toán Hóa đơn bán hàng Chứng từ thanh toán C Ký duyệt séc Chứng từ thanh toán Biên bảng từ chối nhận hàng Séc và giấy báo trả tiền C D NCC (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.11 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp 73  Giải thích lƣu đồ: Các chứng từ đƣợc chuyển qua từ kế toán công nợ (hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng,..), kế toán thanh toán đối chiếu các chứng từ với nhau. Sau khi kiểm tra tính thống nhất giữa các chứng từ, kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán chấp nhận trả tiền và tiến hành ghi vào sổ chứng từ thanh toán. Bộ chứng từ gốc đƣợc lƣu tạm thời tại bộ phận kế toán thanh toán và sau đó đƣơc đề xuất để chuyển qua cho thủ quỷ để đóng dấu và ghi Sec thanh toán. Bộ chứng từ sau khi đƣợc đóng dấu sẽ đƣợc lƣu tại phòng tài chính theo số thứ tự. Séc và giấy báo trả tiền đƣợc nhân viên thủ quỹ kí xét duyệt và chuyển cho nhà cung cấp. Sổ ghi chứng từ ghi sổ từ bộ phận thủ quỹ và bộ phận kế toán thanh toán chuyển sang đƣợc kế toán tổng hợp tính toán tổng cộng tháng và tiến hành lập sổ cái. 4.2.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ của các tập tin trong chu trình chi phí (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 4.12: Hình thể hiện mối quan hệ của các tập tin 4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí 4.2.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí  Hoạt động nhận hàng với nhà cung cấp  Phiếu yêu cầu mua hàng: 1 liên  Mục đích lập: thông báo về nhu cầu hàn hóa cần bổ sung của công ty.  Ngƣời lập: bộ phận kho  Bộ phân sử dụng: giám đốc và phòng kế hoạch.  Đơn đặt hàng: 3 liên  Mục đích lập: đặt hàng với nhà cung cấp 74  Ngƣời lập: phòng kế hoạch  Bộ phân sử dụng: nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng, kế toán công nợ.  Hoạt động nhận hàng  Phiếu giao hàng: 1 liên  Mục đích lập: thông báo về việc giao hàng của nhà cung cấp  Ngƣời lập: nhà cung cấp  Bộ phân sử dụng: bộ phận nhận hàng  Biên bản nhận hàng: 1 liên  Mục đích lập: chấp nhận cho nhận nhập kho số hàng hóa đƣợc giao.  Ngƣời lập: bộ phận nhận hàng  Bộ phân sử dụng: phòng kế hoạch, kế toán công nợ, bộ phận kho  Biên bản từ chối nhận hàng: 1 liên  Mục đích lập: thông báo về việc từ chối số hàng hóa của nhà cung cấp.  Ngƣời lập: bộ phận nhận hàng  Bộ phân sử dụng: nhà cung cấp, bộ phận mua hàng, kế toán công nợ.  Hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp  Chứng từ thanh toán: 1 liên  Mục đích lập: làm căn cứ thanh toán nợ cho nhà cung cấp.  Ngƣời lập: kế toán thanh toán  Bộ phân sử dụng: phòng tài chính.  Séc và giấy báo trả tiền: 1 liên  Mục đích lập: thông báo cho nhà cung cấp về việc thanh toán của công ty.  Ngƣời lập: phòng tài chính.  Bộ phân sử dụng: nhà cung cấp. 4.2.2.2 Báo cáo trong chu trình chi phí  Báo cáo hàng tồn kho  Mục đích lập: kiểm tra tình hình lƣợng hàng tồn trong kho, xác định nhu cầu nguyên liệu trong thời gian tới  Thời gian lập: hàng tháng  Bộ phận lập: kho  Bộ phận sử dụng: phòng kế hoạch 75 Cty CP Đầu Tƣ – Xây Dựng Viễn Thông CT BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO Thời gian: 01/01/2013 – 31/12/2013 Đvt: Đồng Tên vật tƣ Chố OPA Dây thép Hộp nguyên liệu để sx …. Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lƣợng Giá trị Số lƣợng Giá trị Số lƣợng Giá trị Số lƣợng Giá trị 19 79.660.119 24 97.208.685 21 86.688.345 28 114205.070 121.833 1.035.581.542 170.274 1.447.329.312 122.729 1.043.198.724 174.667 1.484.665.909 95.874 54.168.881 145.287 82.087.334 88.418 49.955.995 137.450 77.659.448 3.186.404.745 4.320.386.006 2.938.587.955 Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ 4.568.202.796 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 NGƢỜI LẬP BIỂU (Ký, ghi rõ họ tên) 76 4.2.2.3 Sổ sách trong chu trình chi phí  Sổ cái phải trả nhà cung cấp  Sổ chi tiết nợ phải trả  Sổ chi tiết mua hàng 4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí 4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát  Kiểm soát đƣợc quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi phí.  Kiểm soát ứng dụng xử lý thông tin. 4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát Bảng 4.9: các hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát Hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp Yêu cầu mua hàng Phát sinh chi phí Mọi phiếu yêu cầu điều đƣợc GĐ đƣợc lập bởi ngƣời không đúng mục ký duyệt không có thẩm đích Đối chiếu với kế hoạch, kiểm tra quyền hoặc có thể tính chính đáng của phiếu yêu cầu không xuất phát từ Phiếu yêu cầu mua hàng cần đƣợc nhu cầu thực tế. đánh số trƣớc, theo số thứ tự và cần bảo quản các phiếu yêu cầu chƣa sử dụng Xác nhận ngƣời lập phiếu yêu cầu mua hàng Đặt hàng cho yêu NCC không chấp Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của cầu mua hàng không đơn đặt hàng đơn đặt hàng hơp lệ GĐ ký duyệt đơn đặt hàng trƣớc khi gửi đến nhà cung cấp Đặt hàng với nhà Mua hàng giá Tìm hiểu NCC trƣớc khi đặt hàng cung cấp không hợp cao, chất lƣợng lệ hoặc không đủ hàng hóa kém Kiểm tra tình hình tài chính và khả khả năng cung cấp làm ảnh hƣởng năng cung cấp của NCC hàng hóa đến chất lƣợng sản phẩm kém Đặt sai mặt hàng, Ảnh hƣởng đến Kiểm tra thật kỹ thông tin trên sai số lƣợng quá trình thi công khách hàng Phát sinh thêm Đối chiếu với phiếu yêu cầu mua chi phí hàng GĐ ký xác nhận 77 Hoạt động nhận hàng Nhận hàng hóa mà Phát sinh chi phí Có kế hoạch nhận hàng doanh nghiệp không lƣu trữ hàng tồn Đối chiếu với đơn đặt hàng trƣớc đặt mua kho khi nhận hàng Nhận sai mặt hàng, Thanh toán không Lập biên bản nhận hàng sai số lƣợng đúng cho mặt Đối chiếu với đơn đặt hàng hàng đã đặt hàng Mất hàng trong quá Mất tài sản trình nhận hàng Sổ sách kế toán ghi chép không chính xác Phân chia trách nhiệm trách nhiệm cho bộ phận nhận hàng Kiểm tra và nhập kho đúng quy định, và có ngƣời quan sát quá trình nhập kho Hoạt động nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả Nhận hóa đơn Ghi nhận hóa đơn Yêu cầu ngƣời bán có hóa đơn hợp không đúng với nội nợ sai, phản ánh lệ dung của nghiệp vụ chi phí phát sinh Đối chiếu hóa đơn, phiếu giao hàng sai và đơn đặt hàng Nhập liệu hóa đơn Phản ánh sai nợ Kiểm tra số tổng có nhiều sai sót phải trả, sai về Liên kết với nhà cung cấp hàng mua Đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng Ghi nhận nợ sai và Thanh toán sai Đối chiếu với công nợ không đúng thời cho nhà cung cấp, Kiểm tra số tổng điểm sai số tiền Hoạt động thanh toán tiền Thanh toán cho Mất tiền Đối chiếu phiếu giao hàng, đơn đặt hàng chƣa đƣợc Chi phí tăng hàng và hàng hóa thực nhận trƣớc nhận khi thanh toán không hợp lý Lập biên bản nhận hàng Không hƣởng chiết Không nhận đƣợc Thông báo với NCC khấu thanh toán quyền lợi đáng Lƣu trữ hóa đơn theo ngày thanh đƣợc nhận toán Thanh toán một hóa Chi phí phát sinh Đánh đấu chứng từ đã thanh tonas đơn nhiều lần tăng, mất tiền Lƣu riêng hóa đơn chƣa thanh toán Ghi nhận thanh toán Phản ánh không Thủ tục kiểm soat nhập liệu sai chính xác nợ phải Đối chiếu với nhà cung cấp trả Dùng phần số cũng nhƣ bằng chữ 78 cho số tiền trên hóa đơn Thanh toán cho nhà Mất tiền cung cấp không có thật Lập bộ chứng từ thanh toán Lập danh sách nhà cung cấp (Nguồn: Phòng kế toán- Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) 79 Chƣơng 5: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ Trong khoản thời gian thực tập tại Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Em đã tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán tại Công ty và kết hợp với những kiến thức Em đƣợc học ở trƣờng cũng nhƣ tham khảo tài liệu có liên quan Em rút ra đƣợc ƣu điểm và nhƣợc điểm của hệ thống thông tin kế toán tại công ty nhƣ sau: 5.1.1 Ƣu điểm Sau đây là những ƣu điểm:  Trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm soát các chứng từ trong các chu trình doanh thu và chi phí tƣơng đối chặt chẽ.  Có sự phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên phê duyệt. Bộ phận kế toán đƣợc tổ chức độc lập với ngân quỹ, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mỏi nhân viên phụ trách một phân hệ kế toán phù hợp với trình độ năng lực chuyên môn.  Chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm. Căn cứ vào chức năng của từng kế toán, kế toán trƣởng phân quyền xử lý các phân hệ kế toán trong phần mềm. Công tác kế toán luôn tuân thủ các quy định, chế độ tài chính do Bộ Tài Chính ban hành. Cập nhật liên tục, kịp thời những quy định mới của Bộ Tài Chính.  Chứng từ trong quy trình đầy đủ và hợp lệ. Tùy thuộc vào mỏi chứng từ mà có số lƣợng liên khác nhau, ví dụ nhƣ: Hợp đồng bán hàng có 3 liên (1 liên khách hàng, 1 liên cho phòng kế toán, 1 liên giữ lại ở phòng kế hoạch), Quyết định giao nhiệm vụ có 2 liên (1 liên cho phòng kế hoạch, 1 liên cho đội thi công công trình),… Và điều này giúp cho quá trình kiểm soát thêm chặt chẽ hơn, và có thể tránh một số rủi ro.  Chứng từ đƣợc ký duyệt rất cẩn thận bởi những ngƣời có thẩm quyền, và đƣợc phân công trách nhiệm lƣu giữ cẩn thận.  Căn cứ vào chức năng của từng kế toán, kế toán trƣởng phân quyền xử lý các phân hệ kế toán trong phần mềm. 80  Công tác kế toán luôn tuân thủ các quy định, chế độ tài chính do Bộ Tài Chính ban hành. Cập nhật liên tục, kịp thời những quy định mới của Bộ Tài chính.  Công tác hạch toán, ghi sổ và lập các báo cáo định kỳ theo quy định cung cấp các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu quản lý của Nhà Nƣớc và ban lãnh đạo Công ty.  Trang thiết bị, máy móc nhƣ: máy tính, máy in, máy photo, máy lạnh,… luôn đƣợc kiểm tra, bảo dƣỡng định kỳ để đảm trong tình trạng hoạt động tốt nhất. Để đảm bảo đƣợc tính bảo mật, đầy đủ, an toàn cho dữ liệu kế toán mỏi máy tính trong phòng kế toán đều đƣợc cài đặt phần mềm diệt virus để bảo vệ. Tại Công ty, sau khi kết thúc năm kế toán tiến hành thành lập và in các sổ kế toán theo quy định. Các chứng từ gốc đƣợc sắp xếp theo từng loại, cơ sỡ dữ liệu kế toán đƣợc sao lƣu tại ổ cứng riêng của công ty nhằm dự phòng khi có rủi ro (phầm mềm bị lỗi, mất dữ liệu,…) xảy ra nhằm bảo vệ hệ thống phục hồi nhanh.  Công ty có sử dụng phần mềm kế toán để hổ trợ cũng nhƣ là giảm lƣợng công việc và áp lực cho kế toán. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp chức năng tự động đánh số chứng từ, chọn trong danh sách có sẵn, kiểm tra đầy đủ, hợp lý,… làm giảm những sai sót trong quá trình nhập liệu nhƣ trùng chứng từ, nhập sai. Khi kế toán có những sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý phần mềm sẽ cảnh báo cho ngƣời kế toán biết để kịp thời sửa đổi cho chính xác. Nhìn chung Tổ chức hệ thống thông tin và luân chuyển chứng từ ở công ty đƣợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và trì h độ kế toán trong Công ty. 5.1.2 Tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những ƣu điểm trong hệ thống thông tin kế toán, công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:  Đa số chứng từ có nhiều liên trong cả 2 chu trình đều không đánh số thứ tự nhƣ: hợp đồng bán hàng (gồm 3 liên), quyết định giao nhiệm vụ (2 liên),… trong chu trình doanh thu. Đây cũng điểm yếu của Công ty và đều này làm giảm đi tính chặc chẽ trong quá trình kiểm soát.  Trong chu trình doanh thu:  Ở khâu tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, khi Phòng kế hoạch ký kết hợp đồng với khách hàng thì chỉ có 2 bên Công ty đại diện là nhân viên phòng kế hoạch và khách hàng. Trong khi đó đội thi công mới là những ngƣời thực hiện công trình và họ sẽ hiểu đƣợc những yêu cầu và những khó khăn khi 81 thực hiện công trình. Nên khi ký kết hợp đồng cần có thêm đại diện của bộ phận thi công để giảm bớt rủi ro khi ký kết hợp đồng xong nhƣng khi thực hiện công trình thì gặp những khó khăn có thể là làm phát sinh thêm chi phí khác và cũng có thể không thực hiện công trình đƣợc.  Hệ thống thông tin kế toán của công ty không có khâu chuyển đơn đặt hàng cho thủ kho hoặc kế toán kho để thủ kho biết công ty còn đủ lƣợng hàng để cung cấp hay không. Điều này có thể dẫn đến rủi ro nhận các đơn đặt hàng mà công ty không có khả năng cung cấp hoặc phải giao hàng trễ hạn gây mất uy tín của công ty.  Trong chu trình chi phí:  Khi bộ phận có nhu cầu mua hàng chỉ lập 1 liên và không có lƣu lại phiếu yêu cầu mua hàng để đối chiếu khi nhận hàng.  Quá trình thanh toán tiền cho nhà cung cấp không có sự tham gia xét duyệt thanh toán của giám đốc, vì vậy có thể xảy ra rủi ro là có sự thông đồng giữa các nhân viên lấy cắp tiền.  Chứng từ trong 2 chu trình doanh thu và chu trình chi phí đều đúng mẫu quy định, tuy nhiên trong số đó có một số chứng từ đó lại bắt gặp một số chứng từ có thiếu sót trong quá trình ghi chép của nhân viên kế toán trong công ty, và lúc ký xét duyệt cũng không phát hiện. Ví dụ cụ thể trƣờng hợp Hóa đơn giá trị gia tăng ngày 30 tháng 12 năm 2013 xuất cho Công ty CP Thiết kế Xây dựng nền móng DFC (phụ lục) còn một số thiếu sót nhƣ sau: 82 (Nguồn: Phòng kế toán- Cty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 5.1 Hóa đơn thuế GTGT  Phần mềm kế toán chƣa đƣợc khai thác triệt để, có nhiều khâu kế toán phải làm thủ công. Phần mềm kế toán ở công ty chủ yếu để lƣu giữ một số dữ liệu căn bản nhƣ: danh sách hợp đồng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả, 83 các loại báo cáo công nợ, danh sách khách hàng,… Riêng phần báo cáo quản trị thì hầu nhƣ kế toán không sử dụng đến. 5.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo:  Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.  Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.  Tính hợp lệ, hợp pháp của cá nghiệp vụ kinh tế phát sinh.  Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp. Định kỳ đối chiếu hóa đơn bán hàng cùng với hệ thống theo dõi hàng tồn kho và tổ chức kiểm kê định kỳ chặt chẽ, giúp phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không ghi nhận doanh thu. Việc phát hiện này sẽ làm giảm tình trạng nhân viên cố tình chiếm dụng vốn của công ty. Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của phòng tiêu thụ. 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý Ngoài những quy định tài chính nội bộ, phòng tài chính kế toán nên phổ biến các quy định tài chính cụ thể đối với từng dự án cụ thể cho nhân viên các bộ phận có liên quan nhằm tạo hiệu quả trong các quá trình xử lý của chu trình doanh thu cũng nhƣ chu trình chi phí 5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy  Đối với hệ thống mạng cần duy trì nhật ký ghi ngƣời sử dụng máy tính và các chƣơng trình phần mềm. Những ngƣời sử dụng không đƣợc có chức năng vào xem, xóa, sửa sổ, chỉ có bộ phận đƣợc giao nhiệm vụ mới đƣợc vào chức năng này.  Đối với các tập tin đƣợc làm trên những mảng riêng biệt nên giao trách nhiệm quản lý thông tin cho từng ngƣời trong bộ phận, nếu thông tin bị mất hay truyền ra bên ngoài thì ngƣời đó phải chịu trách nhiệm.  Thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên ở từng khâu, từng công việc và mức độ phát triển cũng nhƣ khả năng gắn bó lâu dài với công ty. Từ đó phân loại và đƣa ra nhận xét về sự thiếu hụt nhân sự. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng bộ phận phù hợp với tốc độ phát triển của công ty. Việc xét chọn ngƣời cần công khai và dân chủ. 84  Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm công tác kế toán, cần lựa chọn những ngƣời có đủ những tố chất phù hợp với công việc kế toán nhƣ: phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, cẩn thận, nhiệt tình nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra cho công ty sau này. Nhân viên sau khi đƣợc tuyển dụng cần đƣợc đào tạo vững chắc các quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ quan và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết để có thể đảm nhận công việc tốt. Định kỳ công ty thực hiện đánh giá cán bộ về các mặt: Theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động; thái độ, trách nhiệm với công việc đƣợc giao hằng ngày, tƣ cách cán bộ, đạo đức nghề nghiệp; các phản ánh của khách hàng, các phòng ban liên quan, trong việc phối hợp công tác đối với đồng nghiệp…  Cán bộ kế toán phải tuân thủ tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin, chỉ đƣợc phép truy cập những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ đƣợc quy định. Tuyệt đối chấp hành nội quy công nghệ thông tin: sử dụng mật khẩu đúng quy định, không để ngƣời khác biết mật khẩu cũng nhƣ không đƣợc sử dụng mật khẩu của ngƣời khác. 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo Cuối mỗi quý hay sáu tháng cần lập báo cáo doanh thu, chi phí theo từng bộ phận, so sánh giữa các kỳ báo cáo với nhau để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận. Ngoài ra, Công ty cần lập một bộ phận kế toán quản trị để chuyên sâu vào việc kiểm soát chi phí, lập dự toán và báo cáo phân tích phục vụ việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Công ty cần lập thêm các báo cáo phân tích nhƣ: báo cáo phân tích chi phí sản xuất (chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC). Trong đó, báo cáo có sự so sánh, phân tích số thực tế so với dự toán, nêu rõ nguyên nhân biến động chi phí và biện pháp khắc phục nhằm kiểm soát và tối thiểu hoá chi phí. Kế toán hạn chế mở nhiều tài khoản chi phí chi tiết. Tuy nhiên để có thể theo dõi từng chi phí riêng và lập báo báo về tình hình sử dụng chi phí cụ thể nhằm giúp nhà quản trị có cái nhìn chi tiết hơn trong quản lý các loại chi phí sản xuất phát sinh. 85 Chƣơng 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì hệ thống thông tin kế toán cũng không nằm ngoài sự vận động đó. Giữ vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán thì ngƣời làm kế toán cần đƣợc thay đổi về nội dung và phƣơng pháp kế toán để bắt kịp với tốc độ phát triển chung đó. Sau khi thực hiện đề tài “ Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ” cho thấy một cái nhìn tổng quát về cách thức tổ chức kế toán cũng nhƣ quá trình luân chuyển chứng từ và hệ thống báo cáo sổ sách của công ty. Với những thủ tục kiểm soát để có thể kiểm soát đƣơc các rủi ro, sai sót thì công ty đã đạt đƣợc những hiệu quả nhất định bên cạnh những mặt hạn chế công ty cần khắc phục. Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán Công Ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ, bƣớc đầu em đã làm quen với công việc của ngƣời cán bộ kế toán, dựa trên kiến thức đã học ở trƣờng và tìm hiểu hoạt động thực tế của công ty em đã trình bày một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin tập hợp chi phí sản xuất ở công ty. Do kiến thức có hạn và chƣa thật sự có nhiều kinh nghiệm về thực tế, nên những phân tích và giải pháp em nêu ra chƣa thật cụ thể và không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em cũng hiểu việc áp dụng các lý thuyết vào thực tế là không dễ dàng và không đƣợc cứng nhắc, đòi hỏi cần nhiều thời gian nghiên cứu, trải nghiệm. Chính vì thế có những vấn đề nào em chƣa phản ánh đƣợc sâu sắc, toàn diện mong đƣợc thầy cô, anh chị thông cảm và góp ý để em có thể nâng cao hiểu biết của mình. 6.2 KIẾN NGHỊ 6.2.1 Đối với công ty  Chú trọng hơn công tác lƣu trữ dữ liệu và kế hoạch dự phòng dữ liệu tránh những rủi ro đang tiếc có thể xãy ra.  Tìm các phƣơng hƣớng phát triển các hoạt động kiểm soát chặt chẽ hơn góp phần ngày càng nâng cao chất lƣợng hệ thống thông tin kế toán.  Thực hiện phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng: ngƣời lập chứng từ, ngƣời xét duyệt chứng từ và ngƣời bảo quản tài sản với ngƣời kiểm soát riêng biệt chặt chẽ hơn.  Giảm bớt số lƣợng công việc trên một nhân viên bằng cách tuyển thêm nhân viên nhằm hạn chế các sai phạm do áp lực công việc. 86 6.2.2 Đối với nhà nƣớc Sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán phù hợp với thực trạng đất nƣớc và hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo điều kiện cho các đơn vị thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán, và thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc hợp tác với các dự án nƣớc ngoài. 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phan Đức Dũng (2009), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê, Đại học Quốc gia TP. HCM, Khoa Kinh tế 2. TS. Phan Đức Dũng, 2007. Kế toán chi phí giá thành. TP.Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản thống kê. 3. Th.S. Bùi Văn Trƣờng, 2008. Kế toán chi phí. TP.Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Lao Động-Xã Hội. 4. TS. Bùi Văn Dƣơng, TS. Võ Minh Hùng (2007), Hướng dẫn thực hành kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê 5. Th.S. Lê Phƣớc Hƣơng, 2011. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2. Đại học Cần thơ 6. Trần Quốc Dũng, 2009. Bài giảng Tổ chức thực hiện công tác kế toán. Đại học Cần thơ. 7. Th.S.Phan Thị Ánh Nguyệt, 2010. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1. Đại học Cần thơ. 88 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011 89 Phụ lục 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012 90 Phụ lục 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013 91 Phụ lục 4: Hóa đơn GTGT 92 Phụ lục 5: Phiếu thu tiền mặt 93 Phụ lục 6: Phiếu chi tiền mặt 94 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------------------------Cần Thơ, ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN NGHIỆM THU HOÀN THÀNH CÔNG TRÌNH, SẢN PHẨM Tên công trình hoặc hạng mục công trình : Thuộc Dự án hoặc Thiết kế kỹ thuật - Dự toán: Đƣợc phê duyệt theo Quyết định số ..../200.../QĐ-ĐĐBĐ ngày ... tháng ..năm 200.. của cơ quan chủ quản đầu tƣ hoặc cơ quan chủ đầu tƣ (nếu đƣợc phần cấp). - Chủ đầu tƣ công trình: - Đơn vị thi công: Các bên tiến hành nghiệm thu: - Đại diện chủ đầu tƣ: (nêu rõ họ tên và chức vụ) - Đại diện bên thi công: (nêu rõ họ tên và chức vụ) Các bên lập biên bản nghiệm thu công trình nhƣ sau: 1. Công tác thi công công trình: (nêu rõ tên các công đoạn đã thi công). 2. Các bên đã xem xét các văn bản và các sản phẩm sau đây: a. Các văn bản: - Báo cáo Tổng kết kỹ thuật của đơn vị thi công; - Báo cáo kiểm tra nghiệm thu chất lƣợng công trình sản phẩm của đơn vị thi công; - Báo cáo thẩm định chất lƣợng công trình sản phẩm của chủ đầu tƣ; - Báo cáo giám sát thi công, quản lý chất lƣợng công trình sản phẩm của chủ đầu tƣ hoặc Báo cáo kiểm tra kỹ thuật, xác nhận khối lƣợng và chất lƣợng sản phẩm của đơn vị hợp đồng với chủ đầu tƣ (nếu có); - Hồ sơ nghiệm thu của đơn vị thi công; - Báo cáo xác nhận việc sửa chữa của chủ đầu tƣ hoặc của đơn vị hợp đồng với chủ đầu tƣ (nếu có); 95 - Biên bản giao nộp sản phẩm hoặc phiếu nhập kho đối với sản phẩm. b. Khối lƣợng, mức khó khăn và chất lƣợng các sản phẩm của các hạng mục công việc đã thẩm định: TT 1 2 Hạng mục công việc Đơn vị tính Thiết kế KTDT phê duyệt Mức KK Khối lƣợng Thi công Mức KK Khối Chất lƣợng lƣợng (Nêu cụ thể tên các hạng mục công việc) 3 3. Trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu kiểm tra nghiệm thu, các bên xác nhận những điểm sau đây: a. Về thời gian thực hiện công trình: Bắt đầu: ngày ... .. tháng ... năm 200.. Kết thúc: ngày ...... tháng ... năm 200.. b. Về khối lƣợng đã hoàn thành: (nêu cụ thể tên các hạng mục công việc) c. Về chất lƣợng: (nêu kết luận chung về chất lƣợng của các hạng mục công việc đạt yêu cầu hay không đạt yêu cầu kỹ thuật theo Thiết kế kỹ thuật Dự toán đã đƣợc duyệt . - Chấp nhận để tồn tại: (nếu có) - Chất lƣợng sản phẩm: không đạt yêu cầu nhƣng vẫn chấp nhận (nếu có) d. Sản phẩm giao nộp: cần kết luận về mức độ đầy đủ về số lƣợng và bảo đảm chất lƣợng theo quy định của Quy phạm và của Thiết kế kỹ thuật - Dự toán công trình đã đƣợc phê duyệt. đ. Mức độ khó khăn: cần nêu cụ thể mức độ khó khăn của từng hạng mục công việc hoặc chấp nhận mức độ khó khăn theo Thiết kế kỹ thuật - Dự toán đã đƣợc duyệt e. Về những thay đổi trong quá trình thi công so với thiết kế: (nếu có) Chấp nhận để tồn tại: (nếu có) - Về khối lƣợng phát sinh (nếu có) - Về việc thay đổi thiết kế đã đƣợc duyệt ....(nếu có) 4. Kết luận: - Chấp nhận nghiệm thu các sản phẩm với khối lƣợng hoàn thành nêu ở mục 2.b 96 - Chấp nhận loại khó khăn của các hạng mục công việc: (cần nêu cụ thể mức độ khó khăn của từng hạng mục công việc hoặc chấp nhận mức độ khó khăn theo Thiết kế kỹ thuật - Dự toán đã đƣợc duyệt). ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ THI CÔNG (Ghi rõ chức vụ) (ký tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƢ (Ghi rõ chức vụ) (ký tên, đóng dấu) 97 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------- CTY CP CTC ---------------------------Số: BIÊN BẢN BÀN GIAO Cần Thơ, Ngày tháng năm - Căn cứ theo đơn đặt hàng số: - Căn cứ vào Hoá đơn số Hôm nay, Ngày tháng năm Địa điểm: BÊN GIAO HÀNG: Công ty CP Đầu tƣ Xây Dựng Viễn thông Cần Thơ 1. Ông (bà): .................................................... Chức vụ: ............................................. 2. Ông (bà): .................................................... Chức vụ: ............................................. BÊN NHẬN HÀNG: ........................................................................................................ 3. Ông (bà): .................................................... Chức vụ: ............................................. 4. Ông (bà): .................................................... Chức vụ: ............................................. Cùng nhau tiến hành bàn giao:…………………………… - Về số lƣợng: . Về chủng loại, quy cách: . Về bảo hành: Biên bản đƣợc lập thành 03 bản có giá trị nhƣ nhau BÊN NHẬN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN NGƢỜI GIAO ĐẠI DIỆN NGƢỜI NHẬN (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) 98 LỜI CẢM TẠ Trong quá trình thực hiện luận văn, em đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, hỗ trợ thông tin từ cô Lê Phƣớc Hƣơng-giáo viên hƣớng dẫn, cũng nhƣ quý Thầy, Cô Bộ môn Kế toán Kiểm toán, Khoa Kinh tế-QTKD trƣờng Đại học Cần Thơ. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lê Phƣớc Hƣơng-giáo viên hƣớng dẫn trực tiếp, ngƣời đã tận tình giúp đỡ và hƣớng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận. Em xin chân thành cảm ơn các Thầy. Cô Khoa Kinh tế -QTKD, cùng các Thầy, Cô trƣờng Đại học Cần Thơ đã hƣớng dẫn và chỉ dạy em trong thời gian học tại Trƣờng, giúp em có đƣợc những kiến thức cơ bản và chuyên sâu, để em có đủ kiến thức hoàn thành luận văn này. Đồng thời em xin cảm ơn các anh, chị Khoa Kinh tế -QTKD đã có những chỉ dẫn thêm cho em để hoàn thiện hơn chuyên đề của mình. Song song với tấm chân tình của các Thầy, Cô em còn nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công Ty TNHH Công Nghiệp Thuỷ Sản Miền Nam đã hƣớng dẫn và luôn tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Em xin chúc cho mọi ngƣời luôn hoàn thành tốt công việc của mình và công ty ngày càng phát triển hơn nữa trong tƣơng lai. Trân trọng cảm ơn! Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm ….. Ngƣời thực hiện Nguyễn Văn Vủ Linh i TRANG CAM KẾT Em xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của em và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm ….. Ngƣời thực hiện ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... .................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... .................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... .................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... .................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... .................................................................................................... TP.Cần Thơ, ngày tháng năm 2014 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên và đóng dấu) iii MỤC LỤC Trang Chƣơng 1: ......................................................................................................... 1 GIỚI THIỆU .................................................................................................... 1 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ............................................................. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU .................................................................. 2 1.2.1 Mục tiêu chung ................................................................................ 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ................................................................................ 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU .................................................................... 2 1.3.1 Không gian nghiên cứu................................................................... 2 1.3.2 Thời gian nghiên cứu ...................................................................... 2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................... 2 1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU ..................................................................... 2 Chƣơng 2: ......................................................................................................... 4 CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................. 4 2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN ................................................................................... 4 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán ......................... 4 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán ........ 4 2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán ....................................... 6 2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán .................................... 6 2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán.............................................. 7 2.1.2 thu Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh ……………………………………………………………………...8 2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu ......... 8 2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ ..................................................... 9 2.1.3 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí …………………………………………………………………….12 2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí ............ 12 2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ ................................................... 13 2.1.4 Giới thiệu về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính …………………………………………………………………….16 2.1.4.1 Vốn vay và vốn chủ sở hữu ........................................................... 16 2.1.4.2 Hệ thống tài khoản cố định ........................................................... 17 2.1.4.3 Hệ thống báo cáo tài chính ........................................................... 17 2.1.5 Tổng quan về phần mềm Fast Accounting 2005.f ...................... 18 iv 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...................................................... 22 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu ...................................................... 22 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu .................................................... 22 2.2.2.1 Phƣơng pháp thống kê mô tả ....................................................... 22 2.2.2.2 Phƣơng pháp so sánh .................................................................... 22 Chƣơng 3: ....................................................................................................... 23 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ ............................................................................ 23 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ................................................................... 23 3.1.1 Thông tin chung ............................................................................ 23 3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của CTY CP ĐT&XD VT CT …………………………………………………………………….23 3.1.2.1 Công ty Xây lắp Bưu Điện Cần Thơ ............................................. 23 3.1.2.2 Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Viễn thông Cần Thơ ....... 23 3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG HOẠT ĐỘNG CÁC PHÒNG BAN ................................................................................................. 24 3.2.1 Cơ cấu tổ chức ............................................................................... 24 3.2.2 Chức năng hoạt động các phòng ban .......................................... 24 3.2.2.1 Đại hội đồng cổ đông ..................................................................... 24 3.2.2.2 Hội động quản trị ........................................................................... 25 3.2.2.3 Ban điều hành ................................................................................ 25 3.2.2.4 Ban kiểm soát ................................................................................. 25 3.2.2.5 Các phòng ban ............................................................................... 25 3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY CP ĐT&XD VT CT.. 27 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ........................................................ 28 3.4.1 Sơ đồ tổ chức ................................................................................. 28 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán ................................ 28 3.4.3 Phƣơng pháp tổ chức bộ máy kế toán......................................... 29 3.5 ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT .................................................................... 30 3.6 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH32 3.7 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN ... 35 3.7.1 Thuận lợi ........................................................................................ 35 3.7.2 Khó khăn ....................................................................................... 36 3.7.3 Định hƣớng phát triển .................................................................. 36 Chƣơng 4: ....................................................................................................... 37 v THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ ........................ 37 4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ .............................................. 37 4.1.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu .................. 37 4.1.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý ................................................................... 38 4.1.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ của các tập tin trong chu trình doanh thu ............................................................................................ 46 4.1.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu …………………………………………………………………….53 4.1.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu.............................. 53 4.1.2.2 Báo cáo trong chu trình doanh thu ............................................... 54 4.1.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ................. 65 4.1.3.1 Mục tiêu kiểm soát ......................................................................... 65 4.1.3.2 Các hoạt động kiểm soát ................................................................ 65 4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ ................................................ 67 4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí ........................ 67 4.2.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý ................................................................... 68 4.2.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ của các tập tin trong chu trình chi phí ................................................................................................. 74 4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí ... 74 4.2.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí ................................... 74 4.2.2.2 Báo cáo trong chu trình chi phí .................................................... 75 4.2.2.3 Sổ sách trong chu trình chi phí ..................................................... 77 4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí ...................... 77 4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát ......................................................................... 77 4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát ................................................................ 77 Chƣơng 5: ....................................................................................................... 80 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ .......................................................................................................................... 80 5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ .. 80 5.1.1 Ƣu điểm .......................................................................................... 80 5.1.2 Tồn tại và nguyên nhân ................................................................ 81 vi 5.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ ............................................................... 84 5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán ................................. 84 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý ..................................... 84 5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy .................................................. 84 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo.................................. 85 Chƣơng 6: ....................................................................................................... 86 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................................... 86 6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................. 86 6.2 KIẾN NGHỊ............................................................................................ 86 6.2.1 Đối với công ty ............................................................................... 86 6.2.2 Đối với nhà nƣớc ........................................................................... 87 PHỤ LỤC........................................................................................................ 89 Phụ lục 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011 .... 89 Phụ lục 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012 .... 90 Phụ lục 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013 .... 91 Phụ lục 4: Hóa đơn GTGT ............................................................................ 92 Phụ lục 5: Phiếu thu tiền mặt ....................................................................... 93 Phụ lục 6: Phiếu chi tiền mặt ........................................................................ 94 vii DANH MỤC HÌNH Trang Hình 2.1 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán ............. 4 Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức- Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ ................................................................................................................... 24 Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán ....................................................................... 28 Hình 3.3 Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ .......................................... 29 Hình 3.4 Sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005. .. 31 Hình 4.1a Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng.......................... 38 Hình 4.1b Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng ........................ 39 Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách hàng ................................. 41 Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ khách hàng .. 43 Hình 4.4 lƣu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng .................. 45 Hình 4.5 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu ......................... 46 Hình 4.6: Cơ cấu doanh thu trong quí 4 của Công ty ...................................... 57 Hình 4.7 Lợi nhuận từ các hoạt động trong kỳ .............................................. 58 Hình 4.8a Lƣu đồ hoạt đặt hàng với nhà cung cấp ........................................ 68 Hình 4.8b Lƣu đồ hoạt đặt hàng với nhà cung cấp ........................................ 69 Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp ................................ 70 Hình 4.10 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi công nợ ...................... 71 Hình 4.11 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp ........................... 73 Hình 4.12: Hình thể hiện mối quan hệ của các tập tin..................................... 74 Hình 5.1 Hóa đơn thuế GTGT ........................................................................ 83 viii DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 ................... 33 Bảng 3.2: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bán hàng ............................................. 34 Bảng 4.1: Tổng kết số lƣợng và giá trị hợp đồng qua 3 năm .......................... 37 Bảng 4.2: Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................ 47 Bảng 4.3: Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................ 48 Bảng 4.4: Bảng số liệu mô tả tập tin hóa đơn chi tiết ...................................... 49 Bảng 4.5: Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán .............................................. 52 Bảng 4.6: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng, lợi nhuận quý 4 năm 2013 của công ty CTU..................................................................................................... 55 Bảng 4.8: Tổng giá trị nhập nguyên vật liệu ................................................... 67 Bảng 4.9: các hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí ................................ 77 ix DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CTY CTC Cty HĐKD SXKD Doanh thu BH và CCDV Đvt NH TMCP TK TNDN DTT GVHB LNST QLDN TSCĐ GTCT ĐBSCL VPP GĐ PKH BBNH ĐĐH : Công Ty Cổ Phần Đầu Tƣ và Xây Dựng Viễn Thông Cần Thơ. : công ty : Hoạt động kinh doanh : Sản xuất kinh doanh : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ : Đơn vị tính : Ngân hàng : Thƣơng Mại Cổ Phần : Tài khoản : Thu nhập doanh nghiệp : Doanh thu thuần : Giá vốn hàng bán : Lợi nhuận sau thuế : Quản lý doanh nghiệp : Tài sản cố định : Giá trị công trình : Đồng bằng sông Cửu Long : Văn phòng phẩm : Giám Đốc : Phòng kế hoạch : Biên bản nghiệm thu : Đơn đặt hàng x [...]... MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TSCĐ VÀ CCDC KẾ TOÁN VẬT TƢ KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN XDCB THỦ QUỸ THỦ KHO (Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 3.2 sơ đồ bộ máy kế toán 3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán. .. cấp đƣợc thu thập từ:  Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012 và 2013 do công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ  Các báo cáo nội bộ của công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ  Số liệu sơ cấp: phỏng vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán tại công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ  Ngoài ra, trong đề tài còn sử dụng số liệu, thông tin từ sách, tạp chí chuyên ngành,... hợp, phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành, phân hệ kế toán TSCĐ, phân hệ kế toán chủ đầu tƣ, phân hệ báo cáo thuế Sau đây là sơ đồ mối liên kết giữa các phân hệ trong Fast Accounting 2005.f Vốn bằng tiền Phiếu thu, chi Báo có, nợ... về việc chuyển Công ty Xây lắp Bƣu Điện tỉnh Cần Thơ thành Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ  Quyết định số 121/QĐ-KTTKTC-HĐQT ngày 22 tháng 04 năm 2004 của Hội Đồng Quản Trị Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc góp vốn vào Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ  Đăng ký kinh doanh số 5703000123 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Cần Thơ về việc cấp... PHÒNG KỸ THUẬT ĐỘI CÔNG TRÌNH CỬA HÀNG (Nguồn: phòng kế toán Công ty CP Đầu tư Xây dựng Viễn thông Cần Thơ) Hình 3.1 sơ đồ cơ cấu tổ chức- Công ty CP Đầu tƣ Xây dựng Viễn thông Cần Thơ 3.2.2 Chức năng hoạt động các phòng ban 3.2.2.1 Đại hội đồng cổ đông Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty, là cơ quan thông qua những chủ... quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp Để thuận tiện cho công tác kế 28 toán tại công ty, công ty Cổ phần Đầu tƣ xây dựng Viễn Thông Cần Thơ đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra kế toán tiền hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là Bảng báo cáo tài chính Sau đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức... Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ Chức năng: phân hệ kế toán chủ đầu tƣ dùng để phục vụ các quản lý các dự án /công trình Cập nhật số liệu: Các chứng từ phát sinh đƣợc cập nhật ở các phân hệ nghiệp vụ tƣơng ứng Ngoài ra còn phải cập nhật các thông tin liên quan đến dự toán công trình, sổ kế hoạch và các số dƣ, số phát sính lũy kế đầu kỳ,… Phân hệ kế toán chủ đầu tƣ cho phép lên các báo cáo sau:  Sổ sách kế. .. CTY CP ĐT&XD VT CT 3.1.2.1 Công ty Xây lắp Bưu Điện Cần Thơ  Quyết định số 1755/QĐ-TCCB ngày 10 tháng 09 năm 1994 của Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông Việt Nam về việc thành lập Công ty Xây lắp, sữa chữa, bảo dƣỡng thiết bị thông tin thuộc Bƣu Điện tỉnh Cần Thơ  Đăng ký kinh doanh số 306007 ngày 09 tháng 12 năm 1996 của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tinh Cần Thơ về việc cấp đăng ký kinh doanh cho Công ty. .. Quản lý phân quyền cho ngƣời sử dụng Phân hệ kế toán tổng hợp Chức năng: Phân hệ kế toán tổng hợp dung để cập nhật các chứng từ chung, liên kết số liệu với các phân hệ khác để lên các báo cáo tài chính Phần lớn các chứng từ đƣợc cập nhật ở các phân hệ khác và chuyển thông tin về phân hệ kế toán tổng hợp để lên các báo cáo tài chính và các sổ kế toán Ở phân hệ kế toán tổng hợp ngƣời ta sử dụng có thể... GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 3.1.1 Thông tin chung Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tƣ – Xây dựng Viễn thông Cần Thơ Tên giao dịch: CANTHO TELECOMMUNICATION CONSTRUCSION AND INVESTMENT JOINT – STOCK COMPANY Tên viết tắt: CTC Địa chỉ trụ sở chính: 102 Cách Mạng Tháng 8, phƣờng Cái Khế, quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ Điện thoại: (070).823222, ... 4: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XÂY DỰNG VIỄN THÔNG CẦN THƠ 4.1.1 Tổ chức... 2013 công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ  Các báo cáo nội công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ  Số liệu sơ cấp: vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán công ty CP đầu tƣ xây dựng. .. báo cáo công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ  Phân tích rủi ro xảy trình thực công ty CP đầu tƣ xây dựng viễn thông Cần Thơ  Đề biện pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản