Đang tải... (xem toàn văn)
... trạng tổ chức công tác kế toán Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ - Đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức kế toán Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ -... tập Công ty TNHH MTV Thương Mại Du Lịch Mía Đường Cần Thơ Từ đó, giúp cho em hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài Tổ chức công tác kế toán Công ty TNHH MTV Thương Mại Du Lịch Mía Đường Cần. .. 2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán 2.1.2 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán 2.1.3 Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán 2.1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH LÂM THỊ NGỌC QUỲNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 THÁNG 08-2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH LÂM THỊ NGỌC QUỲNH MSSV: C1200318 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: KẾ TOÁN Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN LÊ TÍN THÁNG 08-2014 LỜI CẢM TẠ ---------Trong thời gian học tại Trường Đại Học Cần Thơ em luôn nhận được sự chỉ bảo tận tình của quý Thầy Cô, đặc biệt là quý Thầy Cô ở Khoa Kinh Tế và Quản Trị Kinh Doanh đã truyền đạt những bài học về lý thuyết cũng như kỹ năng để em vận dụng vào thực tiễn sau khi tốt nghiệp. Bên cạnh đó, em đã học được nhiều bài học thực tiễn sau thời gian gần ba tháng thực tập tại Công ty TNHH MTV Thương Mại Du Lịch Mía Đường Cần Thơ. Từ đó, đã giúp cho em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại Du Lịch Mía Đường Cần Thơ”. Đây cũng là những trang bị cần thiết giúp em có thể vững vàng trong công việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các Thầy Cô Khoa Kinh Tế và Quản Trị Kinh Doanh – Trường Đại Học Cần Thơ. Đặc biệt, em xin gởi lời cám ơn đến Thầy Lê Tín đã trực tiếp hướng dẫn, để em có thể hoàn thành đề tài tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Thương Mại Du Lịch Mía Đường Cần Thơ. Cám ơn các cô chú, anh chị cán bộ Công ty, đặc biệt là các anh chị ở Phòng Kế toán đã hỗ trợ và cung cấp những kiến thức quý báu, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty. Tuy nhiên, do còn hạn hẹp về thời gian, kiến thức cũng như về kinh nghiệm bản thân nên đề tài luận văn khó tránh khỏi những sai sót, khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, Ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị cán bộ trong Công ty. Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh, Thầy Lê Tín, Ban lãnh đạo Công ty, cùng các cô chú, anh chị cán bộ trong Công ty dồi dào sức khỏe và luôn thành công trong công việc. Em xin chân thành cám ơn. Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2014 Sinh viên thực hiện Lâm Thị Ngọc Quỳnh i LỜI CAM ĐOAN ---------Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm … Sinh viên thực hiện Lâm Thị Ngọc Quỳnh ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... Ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị iii MỤC LỤC Trang CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .......................................................................... 1 1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu ........................................................................ 1 1.2 Muc tiêu nghiên cứu ........................................................................... 1 1.2.1 Mục tiêu chung ........................................................................... 1 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ........................................................................... 1 1.3 Phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 2 1.3.1 Phạm vi về không gian ................................................................ 2 1.3.2 Phạm vi về thời gian.................................................................... 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu .................................................................. 2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...... 3 2.1 Cơ sở lý luận ...................................................................................... 3 2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán ............................................. 3 2.1.2 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán ................................................. 3 2.1.3 Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán .............................................. 3 2.1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp................ 4 2.2 Phương pháp nghiên cứu .................................................................... 21 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ...................................................... 21 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu..................................................... 21 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ.................................. 23 3.1 Lịch sử hình thành .............................................................................. 23 3.2 Ngành nghề kinh doanh ...................................................................... 23 3.3 Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 23 3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý .................................................................. 23 3.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận ........................................ 24 3.4 Sơ lược kết quả hoạt động kinh doanh ................................................ 25 3.5 Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển .................................... 30 3.5.1 Thuận lợi..................................................................................... 30 3.5.2 Khó khăn..................................................................................... 30 3.5.3 Định hướng phát triển ................................................................. 31 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ.................................. 32 4.1 Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng .......................................... 32 4.1.1 Năm tài chính và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán ..................... 32 4.1.2 Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng ....................................... 32 4.2 Tổ chức bộ máy kế toán ..................................................................... 37 4.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán ................................................ 37 4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán ................................... 37 4.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán ..... 38 4.2.4 Tổ chức cán bộ, số lượng, chức năng .......................................... 40 4.2.5 Tổ chức cơ sở vật chất................................................................. 41 4.3 Hệ thống chứng từ kế toán .................................................................. 42 iv 4.3.1 Chứng từ kế toán áp dụng tại công ty ......................................... 42 4.3.2 Trình tự luân chuyển một số chứng từ kế toán ............................ 46 4.4 Hệ thống tài khoản kế toán ................................................................ 56 4.5 Hệ thống sổ sách kế toán ................................................................... 57 4.6 Tổ chức lập báo cáo tài chính ............................................................ 60 4.6.1 Trách nhiệm lập báo cáo tài chính ............................................... 60 4.6.2 Quy trình lập báo cáo tài chính ................................................... 60 4.6.3 Thời hạn và nơi gửi báo cáo tài chính .......................................... 61 4.7 Tổ chức kiểm tra kế toán ................................................................... 62 4.7.1 Tổ chức công tác kế toán khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra .... 62 4.7.2 Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty ............................. 63 4.8 Tổ chức kiểm kê tài sản ..................................................................... 64 4.9 Lưu trữ tài liệu kế toán ...................................................................... 66 CHƯƠNG 5: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ .................................................................................................... 69 5.1 Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................... 69 5.2 Hệ thống chứng từ kế toán ................................................................ 70 5.2.1 Đối với khâu lập chứng từ ........................................................... 70 5.2.2 Đối với kế hoạch luân chuyển chứng từ ....................................... 70 5.3 Hệ thống tài khoản kế toán ................................................................ 70 5.4 Hệ thống sổ sách kế toán ................................................................... 71 5.5 Tổ chức thực hiện báo cáo tài chính .................................................. 71 5.6 Tổ chức kiểm tra, kiểm kê ................................................................. 72 5.7 Lưu trữ tài liệu kế toán ...................................................................... 72 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................ 73 6.1 Kết luận ................................................................................................ 73 6.2 Kiến nghị .............................................................................................. 73 6.2.1 Đối với Nhà nước ........................................................................... 73 6.2.2 Đối với Tổng công ty ..................................................................... 74 Tài liệu tham khảo ..................................................................................... 75 v DANH MỤC BẢNG 3.1 3.2 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Sơ lược tình hình hoạt động kinh doanh của công ty (2011-2013) Sơ lược tình tình hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2012-2014 Tình hình tổ chức nhân sự phòng kế toán Tình hình tổ chức cơ sở vật tại phòng kế toán Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại công ty Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Hệ thống sổ sử dụng tại công ty Các loại báo cáo sử dụng tại công ty Cách sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán vi Trang 26 29 40 41 43 40 57 60 66 DANH MỤC HÌNH 2.1 2.2 2.3 3.2 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5.1 Sơ đồ mô hình kế toán tập trung Sơ đồ mô hình kế toán phân tán Sơ đồ mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ bộ máy kế toán Lưu đồ luân chuyển chứng từ thanh toán lương Lưu đồ luân chuyển phiếu nhập kho Lưu đồ luân chuyển phiếu xuất kho Lưu đồ luân chuyển phiếu thu Lưu đồ luân chuyển phiếu chi Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 5.2 Sổ theo dõi lưu trữ tài liệu kế toán vii Trang 4 5 6 24 37 47 49 51 53 55 69 72 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCTC BP BH CCDV CĐKT Báo cáo tài chính Bộ phận Bán hàng Cung cấp dịch vụ Cân đối kế toán CP Chi phí DN GTGT HTK KQ HĐKD KT KTT PC PNK PT PXK SXKD TDC TGNH TK TSCĐ VST XDCB Doanh nghiệp Giá trị gia tăng Hàng tốn kho Kết quả hoạt động kinh doanh Kế toán Kế toán trưởng Phiếu chi Phiếu nhập kho Phiếu thu Phiếu xuất kho Sản xuất kinh doanh Trạm dừng chân Tiền gửi ngân hàng Tài khoản Tài sản cố định Vườn sinh thái Xây dựng cơ bản viii CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay. Kế toán là một công cụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế cho nhiều đối tượng khác nhau, là công cụ quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý hoạt động của một tổ chức. Và quan trọng hơn nữa, vai trò của kế toán toán không chỉ là thực hiện việc ghi chép, lập báo cáo tài chính mà còn phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống thông tin kế toán. Tổ chức công tác kế toán là một khâu của công tác tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán có tốt thì việc quản lý tài chính và kinh doanh mới hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán phải xây dựng theo từng doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đó. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào có hệ thống kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu quản lý, thì hoạt động kế toán tài chính của doanh nghiệp đó sẽ hoạt động có hiệu quả, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp nên em chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ” cho luận văn của mình trong thời gian thực tập. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán (KT) tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ, từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại công ty. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ. - Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác tổ chức kế toán hiện nay tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán 1 tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi về không gian Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ. 1.3.2 Phạm vi về thời gian - Số liệu trong đề tài được thu thập trong năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. - Đề tài được thực hiện từ tháng 8 đến tháng 12 năm 2014 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại Công ty bao gồm: Bộ máy kế toán; tổ chức chứng từ; tài khoản; sổ sách kế toán; báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; kiểm tra kế toán; kiểm kê; lưu trữ tài liệu kế toán. 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. 2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực về kế toán và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp tài liệu, thông tin kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán. 2.1.2 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán - Thu thập, hệ thống hóa thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát, phát huy được vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lý ở doanh nghiệp. - Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa cách hành vi vi phạm pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp (DN). - Giúp đơn vị kế toán giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm được chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trường. 2.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán - Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở DN để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính, thống kê. Có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận (BP) kế toán, từng kế toán viên. - Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, chế độ kế toán và vận dụng các nguyên tắc kế toán, hình thức tổ chức sổ kế toán. - Tổ chức lập báo cáo kế toán một cách nhanh chóng nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đúng hạn theo quy định và theo yêu cầu quản lý kinh tế của DN. - Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm có thể sử dụng lại khi cần thiết. - Tổ chức việc giám sát, kiểm tra kế toán theo đúng chế độ quy định 3 trong nội bộ DN. 2.1.4 Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán a. Khái niệm Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong một phòng kế toán hoặc một bộ phận kế toán của DN. b. Các mô hình tổ chức công tác kế toán Mô hình tổ chức kế toán tập trung KẾ TOÁN TRƯỞNG Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán tổng Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ Nguồn: Trần Quốc Dũng (2013, trang 4, Tổ chức thực hiện công tác kế toán) Hình 2.1. Sơ đồ mô hình kế toán tập trung - Theo hình thức này, toàn DN chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng. + Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở DN, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của DN. Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán, thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh ở DN. + Tại các đơn vị phụ thuộc, phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm. - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với các 4 đơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp. Mô hình tổ chức kế toán phân tán ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN Kế toán trưởng Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán kiểm tra KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƯỜI Đơn vị Đơn vị Đơn vị Đơn vị … 1 2 3 4 Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán tổng Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới Nguồn: Trần Quốc Dũng (2013, trang 5, Tổ chức thực hiện công tác kế toán) Hình 2.2. Sơ đồ mô hình kế toán phân tán - Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, DN thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đền có tổ chức kế toán riêng. Trong trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của DN được phân công như sau: + Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của DN. Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở. Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính (BCTC) của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên và cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp của toàn DN. 5 + Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn vộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các BCTC định kỳ gửi về phòng ban trung tâm. Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng được thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở. - Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tan thường phù hợp với các DN có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có nhiều trụ sở đóng trên nhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng. Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán Đơn vị kế toán cấp trên Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận kế kế kế kế Kế toán trưởng các đơn vị cấp cơ sở Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận kiểm tra kế toán Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế Nguồn: Trần Quốc Dũng (2013, trang 7, Tổ chức thực hiện công tác kế toán) Hình 2.3. Sơ đồ mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán - Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng. Đơn vị nào tổ chức kế toán riêng thì được thành lập phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập BCTC gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đơn vị nào không được tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra 6 chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. - Trong trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau: + Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn DN. + Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng. + Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên và cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp của toàn DN. - Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường phù hợp với các DN có quy mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán. c. Tổ chức về nhân sự, bộ phận trong bộ máy kế toán - Xác định số lượng nhân viên kế toán. - Yêu cầu về trình độ nghề nghiệp. - Bố trí và phân công công việc một cách cụ thể. - Mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán. Việc tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong DN phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy mô và mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ DN. Các bộ phận trong một phòng kế toán thường bao gồm: - Bộ phận kế toán lao động, tiền lương. - Bộ phận kế toán hàng tồn kho (HTK). - Bộ phận kế toán tài sản cố định. - Bộ phận kế toán thanh toán, công nợ. - Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Bộ phận kế toán tổng hợp. 2.1.4.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán a. Khái niệm Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. b. Nội dung của chứng từ kế toán 7 Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế - tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền thì ghi cả bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ kế toán. c. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động DN đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. - Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì DN được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định trên một chứng từ. - Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa: số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền bằng số; khi viết phải dùng bút mực; số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và không được sử dụng ghi sổ kế toán. Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. - Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội 8 dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. - Chứng từ kế toán do DN lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài DN thì liên gửi cho bên ngoài phải có đóng dấu của DN. - Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. 2.1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán a. Khái niệm TK là phương pháp phân loại các đối tượng kế toán qua nội dung kinh tế để phản ánh và kiểm tra thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán. b. Nội dung cơ bản trong hệ thống TK - Loại TK; - Tên gọi TK; - Số lượng TK; - Số hiệu TK; - Công dụng và nội dung phản ánh vào từng TK; - Một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các TK có liên quan; Hệ thống TK thống nhất cho các DN thuộc mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế gồm có: - TK loại 1: Tài sản ngắn hạn. - TK loại 2: Tài sản dài hạn. - TK loại 3: Nợ phải trả. - TK loại 4: Vốn chủ sở hữu. - TK loại 5: Doanh thu. - TK loại 6: Chi phí. - TK loại 7: Thu nhập khác. - TK loại 8: Chi phí khác. - TK loại 9: Xác định kết quả kinh doanh. - TK loại 0: TK ngoại bảng. c. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản - Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống TK kế toán do Bộ Tài chính 9 quy định để chọn hệ thống TK kế toán áp dụng ở đơn vị. DN phải tuân thủ các quy định về hệ thống TK kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng loại TK kế toán. Cơ sở lựa chọn hệ thống TK kế toán áp dung: + Dựa vào hệ thống TK kế toán do Bộ Tài chính ban hành; + Dựa vào loại hình sở hữu của DN; + Dựa vào quy mô hoạt động; chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của DN; + Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị; - DN được đề nghị bổ sung TK cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các TK trong hệ thống TK kế toán DN chưa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh của DN và chỉ được thực hiện sau khi được Bộ Tài Chính chấp thuận bằng văn bản. - Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, DN được cụ thể hóa, bổ sung thêm TK cấp 3, 4… nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của TK cấp trên tương ứng. - Việc cụ thể hóa hệ thống TK kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong DN, phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan cấp trên, phù hợp với đặc điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của DN, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. 2.1.4.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán a. Khái niệm sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian có liên quan đến DN. b. Phân loại sổ kế toán Dựa vào đặc điểm khác nhau của sổ có thể chia sổ kế toán thành các loại sau: - Phân loại theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin: Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp chi tiết. - Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ: Sổ ghi theo hệ thống, sổ 10 ghi theo thứ tự thời gian, sổ ghi theo hệ thống kết hợp với ghi theo thời gian. - Phân loại theo cấu trúc sổ: sổ kết cấu kiểu một bên, sổ kế cấu kiểu hai bên, sổ kết cấu kiểu nhiều cột, sổ kết cấu kiểu bàn cờ. - Phân loại theo hình thức ghi sổ: sổ tờ rơi và sổ đóng thành quyển. - Phân loại theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ: sổ tài sản bằng tiền, sổ vật tư, sổ tài sản cố định, sổ công nợ, sổ thu nhập, sổ chi phí, sổ vốnquỹ. c. Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán - Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phương pháp ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán cũng như việc tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ các chứng từ gốc để lập các BCTC. - Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm - Đối với DN thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì áp dụng một trong 5 hình thức kế toán sau: Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ; Hình thức kế toán trên máy vi tính. Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản - Hình thức kế toán Nhật ký chung được sử dụng rộng rãi ở các DN có quy mô lớn, trang bị phần mềm kế toán. - Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các sổ kế toán chủ yếu - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái 11 - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm - Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung có kết cấu sổ và ghi chép đơn giản. - Hình thức kế toán này có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. - Sổ cái không nhiều dòng, nhiều cột dễ theo dõi. Nhược điểm Việc ghi chép còn trùng lắp giữa sổ Nhật ký chung và Sổ Cái, Sổ chi tiết Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái Đặc trưng cơ bản - Kết hợp ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ở DN trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. - Tách rời việc ghi chép kế toán ở TK cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở các TK chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các TK cấp 1 vì có thể kiểm tra được tính chính xác của việc ghi chép ở các TK kế toán cấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng của Sổ Nhật ký – Sổ Cái. - Căn cứ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại; còn căn cứ để ghi vào sổ kế toán chi tiết cũng là chứng từ kế toán. Các loại sổ kế toán chủ yếu - Nhật ký – Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm Đơn giản, dễ hiểu, dễ ghi chép. Nhược điểm - Do sử dụng một quyển sổ cái nên phải mở nhiều TK trên quyển sổ cái, khó theo dõi và đối chiếu. - Sổ cái là một quyển sổ tổng hợp duy nhất nên rất khó phân công công tác. 12 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản - Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. - Căn cứ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng từ ghi sổ đã lập; cho nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau. - Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. - Mỗi TK kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập Bảng đối chiếu số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Cái. Các loại sổ kế toán chủ yếu - Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm Giảm được khối lượng ghi chép của kế toán, thích hợp với những DN có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều TK. Nhược điểm Việc ghi chép còn trùng lắp trên các sổ kế toán, công việc dồn vào cuối tháng ảnh hưởng đến việc lập BCTC. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Đặc trưng cơ bản - Kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cùng loại phát sinh và một loại sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật ký – Chứng từ. - Có thể kết hợp một phần ghi chép kế toán chi tiết ngay trong các Nhật ký – Chứng từ. Tuy nhiên, không nên kết hợp ghi chép kế toán chi tiết với kế toán toán tổng hợp vì sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp. - Sử dụng các mâu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng TK, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập BCTC. 13 - Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các TK tổng hợp vì số cộng ở các Nhật ký – Chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các TK phải cân bằng nhau. Các loại sổ kế toán chủ yếu - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ cái; - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Ưu điểm Tránh trùng lắp, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép hằng ngày; nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán; tiện lợi cho việc chuyên môn hóa cán bộ kế toán. Nhược điểm Mẫu sổ phức tạp do đó không phù với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản - Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ ghi bằng tay. Ưu điểm - Giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán. - Việc đối chiếu các số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động nên đảm bảo chính xác và trung thực - Bộ máy kế toán gọn nhẹ Nhược điểm 14 Đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao, sử dụng thành thạo máy vi tính. d. Tổ chức thực hiện hệ thống sổ sách kế toán Thiết lập biểu mẫu - Phải thể hiện được cả thông tin tổng hợp lẫn thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của DN liên quan đến đối tượng kế toán. - Phải được người có thẩm quyền trong đơn vị phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng cho công tác kế toán của DN. - Phải được cập nhật thông tin để hệ thống sổ sách luôn đáp ứng được yêu cầu ghi chép và lưu trữ thông tin trong DN. Xây dựng mối quan hệ giữa các sổ - Có thứ tự: Khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì kế toán phải ghi vào sổ nào trước, ghi vào sổ nào sau. - Có thể kiểm soát: Khi có sự biến động của các đối tượng kế toán, nhân viên kế toán cần phải theo dõi đối tượng đó ở những sổ nào, mức độ chi tiết ra sao. - Có thể kiểm tra, đối chiếu: Khi muốn xác định tính chính xác của số liệu trên sổ kế toán ở bộ phận này thì người kiểm tra có thể lấy số liệu ở những sổ nào để đối chiếu. Xây dựng hình thức kế toán Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị các phương tiện hỗ trợ kỹ thuật tính toán mà DN xây dựng hình thức kế toán cho phù hợp. Mở sổ kế toán - Sổ kế toán phải mở vào đầu ngày của ngày đầu kỳ kế toán năm. Đối với DN mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng DN có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. - Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Ghi sổ kế toán - Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế 15 toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. - Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xem thêm vào phía tên hoặc phía dưới; không ghi chồng đè lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng của trang sau. Khóa sổ kế toán DN phải khóa sổ kế toán vào cuối ngày của ngày cuối kỳ trước khi lập BCTC và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định pháp luật như trong trường hợp DN bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản,… Sữa chữa sổ kế toán Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải tiến hành sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau: - Phương pháp cải chính. - Phương pháp ghi số âm. - Phương pháp ghi bổ sung. 2.1.4.5. Tổ chức thực hiện báo cáo tài chính a. Khái niệm - BCTC là hệ thống các báo cáo được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán. b. Hệ thống BCTC trong doanh nghiệp BCTC năm - Bảng CĐKT: Mẫu số B01 – DN; - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (KQ HĐKD): Mẫu số B02 – DN 16 - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN; - Bản thuyết minh BCTC: Mẫu số B09a – DN. BCTC giữa niên độ - BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ + Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B01a – DN; + Báo cáo KQ HĐKD giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B02a - DN; + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B03a– DN; + Bản thuyết minh BCTC chọn lọc; - BCTC giữa niên độ dạng tóm lược + Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu số B01b – DN; + Báo cáo KQ HĐKD giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu B02b – DN; + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu B03b – DN; + Bản thuyết minh BCTC chọn lọc: Mẫu số B09b – DN. c. Tổ chức thực hiện chế độ BCTC - Đơn vị kế toán phải lập BCTC vào cuối kỳ kế toán năm; trường hợp pháp luật có quy định lập BCTC theo kỳ kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo kỳ kế toán đó nhưng trong trường hợp DN bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản phải lập BCTC tại thời điểm chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản; - Việc lập BCTC phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán. Đơn vị kế toán cấp trên phải lập BCTC tổng hợp hoặc BCTC hợp nhất dựa trên BCTC của các đơn vị kế toán trong cùng đơn vị kế toán cấp trên. - BCTC phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp BCTC trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do. - BCTC phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký. Người ký BCTC phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo. 2.1.4.6. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán 17 a. Khái niệm Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán. b. Nội dung kiểm tra kế toán - Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; - Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; - Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán; - Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán. c. Trách nhiêm và quyền của DN được kiểm tra kế toán - Trách nhiệm của DN + Cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra; + Thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. - Quyền của DN - Từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của Luật kế toán; - Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật. - DN cấp trên có quyền và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán đối với các đơn vị cấp dưới của mình. 2.1.4.7. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản a. Khái niệm Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. b. Các trường hợp thực hiện kiểm kê tài sản - Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập BCTC; - Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê DN; - Chuyển đổi hình thức sở hữu DN; 18 - Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác; - Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; - Các trường hợp khác theo quy định của pháp luât; c. Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản Thành lập Hội đồng kiểm kê Thành phần Hội đồng kiểm kê bao gồm - Ban giám đốc; - Phòng kế toán; - Phòng tổ chức, hành chính; - Tổ chức công đoàn;… Thực hiện kiểm kê Đối tượng kiểm kê bao gồm: - Kiểm kê xác định số lượng, chất lượng và giá trị tài sản đang quản lý và sử dụng; - Kiểm kê xác định số lượng, chất lượng của hàng tồn kho; - Kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng; - Kiểm kê các khoản đầu tư dài hạn, ngắn hạn; - Kiểm kê chi tiết từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả trên sổ kế toán, đối chiếu, xác nhận và phân loại các khoản công nợ, lập bảng kê chi tiết đối với từng loại công nợ. d. Xử lý kết quả kiểm kê tài sản - Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập BCTC. - Đối với tài sản thiếu, hao hụt, mất mát phải xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm tập thể, cá nhân xử lý bồi thường theo quy định của pháp luật. Giám đốc công ty quyết định mức bồi thường. Đối với tài sản hao hụt, mất mát có mua bảo hiểm phải làm việc với cơ quan bảo hiểm để xác định mức bồi thường. Khoản chênh lệch giữa giá trị tài sản thiếu hụt và số tiền bồi thường được bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính, nếu không đủ hạch toán vào KQ 19 HĐKD của công ty. - Đối với giá trị tài sản thừa nếu không xác định được nguyên nhân và không tìm được chủ sở hữu thì hạch toán tăng vốn nhà nước tại công ty đối với công ty nhà nước. 2.1.4.8. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán a. Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán - Tài liệu kế toán cần lưu trữ, bảo quản: + Chứng từ kế toán; + Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; + BCTC, báo cáo quản trị; + Các tài liệu liên quan đến kế toán khác: Các loại hợp đồng; quyết định bổ sung vốn, phân phối quỹ từ lợi nhuận; quyết định miễn, giảm, hoàn thuế, truy thu thuế; biên bản kiểm kê và đánh giá lại tài sản;… - Tài liệu kế toán đưa vào sử dụng phải đầy đủ, sắp xếp phải phân loại, có thệ thống, theo trình tự thời gian và theo hệ thống. - Tài liệu lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ 2 nơi thì 1 trong 2 nơi sẽ lưu trữ bản sao chụp theo quy định. Trường hợp tài liệu kế toán bị giam giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận. - Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kế thúc công việc kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán;; - Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. b. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán - Nhóm tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 5 năm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; - Nhóm tài liệu kế toán lưu trữ tối thiểu 10 năm: chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Nhóm tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn: tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng đến kinh tế, an ninh, quốc phòng. 20 c. Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại - Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; - Tổ chức phục hồi tài liệu kế toán bị hư hỏng; - Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại; - Đối với tài liệu kế toán liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp trên thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại. d. Tổ chức tiêu hủy tài liệu kế toán - Tài liệu kế toán được tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của DN. - Công tác tiêu hủy được thực hiện tại DN. - DN tự chọn hình thức tiêu hủy phù hợp. - Thủ tục tiêu hủy: + DN ra quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần bao gồm: Lãnh đạo DN, kế toán trưởng và đại diện bộ phận lưu trữ. + Khi tiêu hủy phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu, lập các bảng: “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ. “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” được lập ngay sau kh tiêu hủy và ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy; thời hạn lưu trữ; hình thức tiêu hủy; kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy. 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu Số liệu đề tài được thu thập qua báo cáo tài chính, chứng từ kế toán, thông qua quan sát, phỏng vấn những người làm công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ. 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu - Đề tài sử dụng phương pháp so sánh tuyệt đối và tương đối để phân tích tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty. 21 + Phương pháp so sánh số tuyệt đối: Là hiệu số của 2 chỉ tiêu: chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu kỳ gốc. Chênh lệch tuyệt đối = Chỉ tiêu kỳ phân tích _ Chỉ tiêu kỳ gốc (2.1) + Phương pháp so sánh số tương đối: Là tỷ số phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu kỳ gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu kỳ gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng. Chênh lệch tuyệt đối Tỷ lệ chênh lệch (%) X 100 = (2.2) Chỉ tiêu kỳ gốc - Các phương pháp kế toán: + Phương pháp kế toán dồn tích: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của DN liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí (CP) phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. + Phương pháp chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập các chứng từ làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế + Phương pháp đối ứng tài khoản (TK): ghi chép một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai TK kế toán có liên quan theo đúng mối liên hệ giữa các đối tượng kế toán. + Phương pháp tổng hợp cân đối: Cung cấp những thông tin khái quát, tổng hợp về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh… Tính tổng hợp; tính cân đối. 22 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH - Tên tiếng Việt: Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ. - Tên tiếng Anh: Casuco Trading and Tourism Limited Company. - Tên viết tắt: Casuco Tour - Giấy ĐKKD số: 1801191252 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Cần Thơ cấp ngày 14.01.2011 - Địa chỉ: 104, đường 30 tháng 4, phường An Phú, quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ. - Điện thoại: (0710) 3817787 – 3817784 - Email: casucotour@gmail.com - Website: www.casucotour.com.vn - Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ là thành viên của Công ty Cổ phần Mía đường Cần Thơ, tiền thân là Công ty TNHH Du lịch Đồng bằng hoạt động từ năm 2007. Hiện nay Casuco Tour là hội viên chính thức của Hiệp hội Du lịch Đồng bằng sông cửu long. - Vốn điều lệ: 1.948.000.000 đồng. 3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH - Đại lý du lịch; - Dịch vụ lưu trú ngắn ngày; - Điều hành tour du lịch; - Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng xe buýt); - Đại lý vé máy bay, tàu hỏa; - Dịch vụ ăn uống. 3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý 23 - Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ được xác định, phân công, phối hợp với nhau và thể hiện mối quan hệ quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức. - Sơ đồ tổ chức là thể hiện bằng hình ảnh của cơ cấu tổ chức, thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo, cho biết bao nhiêu cấp quản lý, bao nhiêu cấp quyền lực trong tổ chức. HỘI ĐỒNG THÀNH KIỂM SOÁT VIÊN GIÀM ĐỐC PHÓ GIÁM GĐ Trạm dừng chân chợ nổi Cái GĐ Bộ phận kinh doanh lữ Trưởng phòng nhân sự Kế toán trưởng GĐ Vườn sinh thái Cái Nai (Nguồn: Phòng Kế toán công ty) Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý 3.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận Hội đồng thành viên: Nhân danh chủ sở hữu công ty tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, là người đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Kiểm soát viên: Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội đồng thành viên và Giám đốc trong quản lý điều hành công việc kinh doanh của công ty. Thẩm định BCTC, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu công ty hoặc cơ quan nhà nước có liên quan. Kiến nghị chủ sở hữu công ty các giải 24 pháp sửa đổi, bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của công ty. Phó giám đốc: Là người hỗ trợ cho giám đốc, điều hành công ty theo phân công và ủy quyền của giám đốc. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ giám đốc phân công và ủy quyền. Giám đốc Trạm dừng chân (TDC) chợ nổi Cái Răng: Chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh, điều hành công việc của tất cả các bộ phận, quản lý tài sản trong nhà hàng. Phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện các công việc chung của công ty. Giám đốc Bộ phận kinh doanh lữ hành: Chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phòng du lịch lữ hành; tổ chức lập các chương trình kế hoạch marketing nhằm quảng bá du lịch lữ hành của công ty; phối hợp chặt chẽ cùng với các bộ phận trong công ty và các bộ phận dưới quyền, đảm bảo mục tiêu chung của công ty đạt kết quả tối ưu. Trưởng phòng nhân sự: Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực; xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự; xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động; hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban Giám đốc và người lao động trong công ty. Kế toán trưởng: Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính; tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán phù hợp với hoạt động của công ty. Giám đốc Vườn sinh thái (VST) Cái Nai: Báo cáo kết quả hoạt động và chịu trách nhiệm về công việc được giao; xây dựng quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án phát triển khu du lịch. 3.4 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 25 Bảng 3.1. Sơ lược tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011- 2013 Đơn vị tính: Triệu đồng CHỈ TIÊU NĂM 2011 NĂM 2012 CHÊNH LỆCH 2012/2011 NĂM 2013 CHÊNH LỆCH 2013/2012 Giá trị Tỷ lệ % 27,33 Giá trị Tỷ lệ % 5.525 7.035 3.251 1.510 0 0 0 0 3. Doanh thu thuần BH và CCDV 5.525 7.035 3.251 1.510 27,33 (3.784) (53,79) 4. Giá vốn hàng bán 4.742 5.938 2.711 1.196 25,22 (3.227) (54,34) 5. Lợi nhuận gộp BH và CCDV 783 1.097 540 314 40,15 (557) (50,81) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 20 36 51 16 79,05 15 42,44 7. Chi phí tài chính 0 0 0 0 - 0 - - Trong đó: Chi phí lãi vay 0 0 0 0 - 0 - 8. Chi phí bán hàng 249 312 262 63 25,35 (50) (15,97) 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 460 702 1.124 242 52,75 422 60,14 10. Lợi nhuận thuần từ HĐ KD 94 119 (795) 25 26,09 (914) (763,85) 11. Thu nhập khác 24 27 642 3 11,40 615 2.273,29 0 43 459 43 - 416 960,17 24 (16) 183 (40) (166,67) 199 1.229,63 118 103 (612) (15) (13,18) (715) (690,91) 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 30 28 0 (2) (4,96) (28) (100,00) 16. Chi phí thuế thu nhập hoãn lại 0 0 0 0 88 75 (612) (13) 0 0 0 0 1. Doanh thu bán hàng (BH) và cung cấp dịch vụ (CCDV) 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14. Tổng LN kế toán trước thuế 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu Nguồn: Phòng kế toán của công ty 2011 - 2013 26 - 0 (15,91) - (3.784) 0 (687) 0 (53,79) - (913,54) - Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty là việc xem xét sự biến động của từng chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh năm sau so với năm trước thông qua việc so sánh cả về số tương đối trên từng chỉ tiêu, dựa vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 để phân tích khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như sau: Qua bảng trên ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn thể hiện qua việc lợi nhuận liên tục giảm đặc biệt giảm mạnh trong năm 2013, cụ thể: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty năm 2012 tăng 1.510 triệu đồng tương ứng 27,33% so với năm 2011, do công ty đã thu hút được nhiều khách hàng hơn trong những năm đầu mới thành lập nhờ chính sách quảng bá và thực hiện nhiều chương trình ưu đãi cho khách hàng, kèm theo đó công ty đã phát triển thêm nhiều dịch vụ như tổ chức sự kiện, cho thuê xe du lịch, cho thuê tàu tham quan vùng sông nước… Các tour du lịch cũng đa dạng hơn, nếu như trước đây chỉ có các tour du lịch trong nước thì đến năm 2012 công ty đã có các tour nước ngoài như Thái Lan, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc… Tuy nhiên, đến năm 2013 doanh thu lại giảm 53,79% cụ thể 3.784 triệu đồng, nguyên nhân là do lượng du khách đến tham quan Vườn sinh thái Cái Nai giảm mạnh, sau nhiều năm kết cấu hạ tầng của Vườn sinh thái đã bị xuống cấp không đáp ứng được yêu cầu phục vụ du khách, mặt khác lượng khách đi tour cũng giảm trong năm nay đã gây nhiều bất lợi cho công ty. Giá vốn hàng bán là loại chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong toàn bộ chi phí của công ty, giá vốn hàng bán năm 2012 tăng 1.196 triệu đồng so với năm 2011 tương ứng 25,22%, giá vốn hàng tăng là do doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng, đến năm 2013 giá vốn hàng bán giảm 3.227 triệu đồng tương ứng 54,34%, việc giảm chi phí giá vốn hàng bán tương đương với mức giảm của doanh thu nên không có nghĩa là công ty tiết kiệm được chi phí mà nguyên nhân có thể thấy là công ty hoạt động không có hiệu quả. Doanh thu hoạt động tài chính đều tăng qua các năm, đây là doanh thu chiếm tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu doanh thu của công ty, năm 2012 tăng đến 79,05% nhưng đến năm 2013 chỉ tăng 42.44% cụ thể năm 2012 tăng 16 triệu so với năm 2011, năm 2013 tăng 15 triệu so với năm 2012. Chi phí tài chính không phát sinh trong 3 năm, điểm đáng chú ý là điều đó cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không vay vốn ngân hàng, nguyên nhân 27 là do công ty có thể huy động vốn từ nguồn khác mà chủ yếu là từ công ty mẹ. Việc mới đi vào hoạt động, tình hình kinh doanh chưa ổn định cũng khiến cho công ty cân nhắc khi sử dụng vốn vay để tránh tình trạng sử dụng đồng vốn không hiệu quả lại phải trả thêm chi phí lãi vay. Chi phí bán hàng tăng giảm tương ứng với tỷ lệ tăng giảm của doanh thu do loại chi phí này phục vụ cho quá trình bán hàng, năm 2012 tăng 25,35% so với năm 2011, năm 2013 giảm 15,97% so với năm 2012, nguyên nhân chủ yếu tác động sự tăng giảm của chi phí bán hàng là sự tăng giảm của chi phi cho nhân viên và chi phí nguyên vật liệu mua vào. Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng đều qua các năm, năm 2012 tăng 52,75% so với năm 2011 do chi phí cho nhân viên tăng vì công ty tuyển thêm nhân sự để đáp ứng nhu cầu quản lý cho việc mở rộng đầu tư. Năm 2013 là năm thứ 2 kế từ khi công ty thành lập do đó chi phí chủ yếu tập trung vào chi phí thành lập doanh nghiệp, thuê địa điểm, trang trí văn phòng và mua sắm trang thiết bị cộng với việc quy mô mở rộng, số lượng nhân viên các phòng ban sản xuất gián tiếp tăng lên kết quả là chi phí phí quản lý doanh nghiệp lại tiếp tục tăng 60,14%. Thu nhập khác tăng mạnh trong năm 2013, cụ thể 615 triệu đồng tương ứng 2.273,29% do công ty đổi mới trang thiết bị nên thanh lý một số tài sản cũ bị hư hỏng, điều này cũng phát sinh một khoản chi phí khác liên quan đến quá trình thanh lý mà chủ yếu là giá trị còn lại của tài sản. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế giảm mạnh trong giai đoạn này, năm 2012 giảm 13,18% so với năm 2011 mặc dù doanh thu bán hàng tăng như đã phân tích ở trên thì đến năm 2013 giảm đến 690,91%. 28 Bảng 3.2 Sơ lược tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 6 tháng đầu năm 2012-2014 Đvt: Triệu đồng CHỈ TIÊU NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2014 CHÊNH LỆCH 2013/2012 Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ % 2.651 1.352 4.436 (1.299) 0 0 0 0 3. Doanh thu thuần BH và CCDV 2.651 1.352 4.436 (1.299) (49) 3.084 228,11 4. Giá vốn hàng bán 1.992 1.229 4.321 (763) (38,30) 3.092 251,59 5. Lợi nhuận gộp BH và CCDV 659 123 115 (536) (81,34) (8) (7,32) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 13 25 3 12 92,31 (22) (88,00) 7. Chi phí tài chính 0 0 0 0 - 0 - - Trong đó: Chi phí lãi vay 0 0 0 0 - 0 - 8. Chi phí bán hàng 136 83 44 (53) (38,97) (39) (46,99) 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 358 266 595 (92) (25,75) 329 123,68 10. Lợi nhuận thuần từ HĐ KD 178 (201) (521) (379) (212,92) (320) (158,71 ) 11. Thu nhập khác 10 7 35 (3) (30,00) 28 400,00 12. Chi phí khác 12 27 30 15 125,00 3 11,11 13. Lợi nhuận khác (2) (20) 5 (18) (900,00) 25 125,00 176 (221) (516) (397) (225,57) (295) (133,03) 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 47 0 0 (47) (100,00) 0 - 16. Chi phí thuế thu nhập hoãn lại 0 0 0 0 0 - 129 (221) (516) (350) 0 0 0 0 1. Doanh thu BH và CCDV 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 14. Tổng LN kế toán trước thuế 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (49) CHÊNH LỆCH 2014/2013 - 0 (271,32) - Nguồn: Phòng kế toán của công ty giai đoạn 6 tháng đầu năm 2012-2014 29 3.084 (295) 0 228,11 - (133,09) - Qua bảng phân tích trên ta thấy lợi nhuận tiếp tục giảm mạnh trong 6 tháng đầu năm 2014 mặc dù doanh thu tăng 3.084 triệu đồng, tương ứng 228,11% so với năm 2013. Doanh thu tăng cũng đã cho thấy sự chuyển biến tích cực, sản phẩm dịch vụ của công ty được đầu tư hơn, tạo được lòng tin với khách hàng tuy nhiên, việc đầu tư này còn chưa mang lại hiệu quả thể hiện qua doanh thu tăng nhưng lợi nhuận lại giảm do chi phí vẫn tiếp tục tăng mạnh, trong đó đáng chú ý nhất là giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là những vấn đề còn tồn đọng trong những năm trước. Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 không mấy khả quan. Qua các giai đoạn nghiên cứu cho ta thấy lợi nhuận liên tục giảm, mặc dù tổng doanh thu năm 2012 tăng cao nhưng chi phí tăng nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu điều này khiến cho lợi nhuận giảm so với năm 2011. Cho đến 6 tháng đầu năm 2014 doanh thu giảm mạnh nhưng chi phí lại tiếp tục tăng khiến cho công ty lỗ đến 516 triệu đồng. Trong tương lai công ty cần cần có biện pháp nâng cao doanh thu như việc triển khai và thực hiện các kế hoạch và chính sách marketing: chính sách giá, chính sách phân phối, chính sách chăm sóc khách hàng…, tổ chức phân công lao động khoa học và hợp lý sẽ góp phần vào việc sử dụng và khai thác tối đa nguồn lực sản xuất kinh doanh của công ty, loại trừ tình trạng lãng phí lao động; quản lý tốt các khoản chi phí, tránh lãng phí, thất thoát các khoản chi phí bằng cách lập kế hoạch và tính toán các khoản chi phí mà công ty sẽ phải chi trả trong kỳ, tổ chức khai thác nguồn cung ứng đầu vào để có được những nguyên liệu tốt mà giá cả hợp lý… 3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.5.1 Thuận lợi - Công ty được Công ty Cổ phần Mía đường Cần Thơ quan tâm chỉ đạo chặt chẽ, giúp đỡ kịp thời về mọi mặt. - Trụ sở của công ty nằm ở trung tâm Thành phố Cần Thơ nên thuận tiện trong việc mua bán hàng hóa, giao dịch với khách hàng; - Đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, môi trường làm việc thân thiện tạo mối quan hệ thân thiết giữa quản lý và nhân viên, xây dựng được tinh thần đoàn kết của nhân viên trong công ty. 3.5.2 Khó khăn - Trong những năm đầu mới thành lập công ty phải chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty khác cùng ngành nghề kinh doanh. - Quy mô công ty còn hạn chế, chưa thu hút được nhiều vốn đầu tư. 30 - Trong những năm gần đây việc giá xăng dầu tăng liên tục gây không ít khó khăn trong việc quản lý chi phí mà vẫn không làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng. - Việc triển khai Luật Du lịch và các Nghị định hướng dẫn thi hành Luật mà cụ thể là chế độ bắt buộc mua bảo hiểm khi đi du lịch nước ngoài sẽ ảnh hưởng nhiều đến thị trường khách du lịch từ Việt Nam ra nước ngoài. - Công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và khảo sát để tìm đối tác mới và tạo ra các chương trình, sản phẩm du lịch mới còn chưa được đầu tư đúng mức, nhất là đầu tư về cán bộ có kinh nghiệm trong lĩnh vực tour-tuyến. 3.5.3 Định hướng phát triển - Thực hiện chính sách đa dạng hóa sản phẩm để có thể đáp ứng mọi nhu cầu khác nhau của khách du lịch, công ty đã xây dựng thêm một số chương trình du lịch ở trong và ngoài nước nhưng thị trường nội địa vẫn là thị trường chính. - Nghiên cứu phát triển, tăng cường kiểm soát chất lượng dịch vụ để nâng cao chất lượng cũng như đáp ứng yêu cầu của khách hàng đồng thời nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. - Tạo mối quan hệ với khách hàng đã và đang có đồng thời tiếp cận với những khách hàng tiềm năng. 31 CHƯƠNG 4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ 4.1 CHẾ ĐỘ VÀ CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG 4.1.1 Năm tài chính và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán Năm tài chính Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán Đơn vị tiền tệ sử dụng trong trong kế toán là Đồng Việt Nam (VND). 4.1.2 Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng 4.1.2.1 Chế độ kế toán áp dụng Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực và Chế độ kế toán của Bộ Tài chính. 4.1.2.2 Hình thức kế toán áp dụng Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. 4.1.2.3 Các chính sách kế toán áp dụng Cơ sở lập Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở kế toán dồn tích (trừ các thông tin liên quan đến các luồng tiền). Tiền và tương đương tiền Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (TGNH), tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua, dễ dàng chuyển đổi thành một lượng tiền xác định cũng như không có nhiều rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền. Hàng tồn kho Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác 32 phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Tăng hoặc giảm số dư dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong năm. Các khoản phải thu thương mại và phải thu khác Các khoản phải thu thương mại và các khoản phải thu khác được ghi nhận theo hóa đơn, chứng từ. Dự phòng phải thu khó đòi được lập cho từng khoản nợ phải thu khó đòi căn cứ vào tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ hoặc dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra, cụ thể như sau: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán: - 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. - 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên. Đối với nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng khó có khả năng thu hồi: căn cứ vào dự kiến mức tổn thất để lập dự phòng. Tăng hoặc giảm số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm. Tài sản cố định hữu hình Tài sản cố định (TSCĐ) được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm toàn bộ các chi phí mà Công ty phải bỏ ra để có được tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó. Các chi phí không thỏa mãn điều 33 kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ. Khi tài sản cố định hữu hình được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao lũy kế được xóa sổ và bất kỳ khoản lãi lỗ nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào thu nhập hay chi phí trong kỳ. Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Số năm khấu hao của các loại tài sản cố định như sau: Loại tài sản cố định Số năm Phương tiện vận tải 10 Chi phí phải trả Chi phí phải trả được ghi nhận dựa trên các ước tính hợp lý về số tiền phải trả cho các hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng trong kỳ. Bảo hiểm thất nghiệp Theo Luật bảo hiểm xã hội, kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2009 Công ty phải đóng quỹ Bảo hiểm thất nghiệp do cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam quản lý với tỷ lệ 1% của mức thấp hơn giữa lương cơ bản của người lao động hoặc 20 lần mức lương tối thiểu chung được Chính phủ qui định trong từng thời kỳ. Với việc áp dụng chế độ bảo hiểm thất nghiệp Công ty không phải trả trợ cấp thôi việc cho thời gian làm việc của người lao động từ ngày 01 tháng 01 năm 2009. Nguồn vốn kinh doanh Nguồn vốn kinh doanh của Công ty chỉ bao gồm vốn đầu tư của chủ sở hữu được ghi nhận theo số thực tế đã đầu tư của chủ sở hữu. Thuế thu nhập doanh nghiệp Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm thuế thu nhập hiện hành và thuế thu nhập hoãn lại. Thuế thu nhập hiện hành Thuế thu nhập hiện hành là khoản thuế được tính dựa trên thu nhập tính thuế. Thu nhập tính thuế chênh lệch so với lợi nhuận kế toán là do điều chỉnh các khoản chênh lệch tạm thời giữa thuế và kế toán, các chi phí không được trừ cũng như điều chỉnh các khoản thu nhập không phải chịu thuế và các khoản lỗ được chuyển. Thuế thu nhập hoãn lại Thuế thu nhập hoãn lại là khoản thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ phải nộp 34 hoặc sẽ được hoàn lại do chênh lệch tạm thời giữa giá trị ghi sổ của tài sản và nợ phải trả cho mục đích Báo cáo tài chính và các giá trị dùng cho mục đích thuế. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả được ghi nhận cho tất cả các khoản chênh lệch tạm thời chịu thuế. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại chỉ được ghi nhận khi chắc chắn trong tương lai sẽ có lợi nhuận tính thuế để sử dụng những chênh lệch tạm thời được khấu trừ này. Giá trị ghi sổ của tài sản thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại được xem xét lại vào ngày kết thúc năm tài chính và sẽ được ghi giảm đến mức đảm bảo chắc chắn có đủ lợi nhuận tính thuế cho phép lợi ích của một phần hoặc toàn bộ tài sản thuế thu nhập hoãn lại được sử dụng. Các tài sản thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại chưa được ghi nhận trước đây được xem xét lại vào ngày kết thúc năm tài chính và được ghi nhận khi chắc chắn có đủ lợi nhuận tính thuế để có thể sử dụng các tài sản thuế thu nhập hoãn lại chưa ghi nhận này. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại và thuế thu nhập hoãn lại phải trả được xác định theo thuế suất dự tính sẽ áp dụng cho năm tài sản được thu hồi hay nợ phải trả được thanh toán dựa trên các mức thuế suất có hiệu lực tại ngày kết thúc năm tài chính. Thuế thu nhập hoãn lại được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trừ khi liên quan đến các khoản mục được ghi thẳng vào vốn chủ sở hữu khi đó thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ được ghi thẳng vào vốn chủ sở hữu. Ghi nhận doanh thu và thu nhập Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi không còn những yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền hoặc chi phí kèm theo. Trường hợp dịch vụ được thực hiện trong nhiều kỳ kế toán thì doanh thu được ghi nhận căn cứ vào tỷ lệ dịch vụ hoàn thành tại ngày kết thúc năm tài chính. Tiền lãi Tiền lãi được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất thực tế từng kỳ. Tài sản tài chính Phân loại tài sản tài chính Việc phân loại các tài sản tài chính này phụ thuộc vào bản chất và mục đích của tài sản tài chính và được quyết định tại thời điểm ghi nhận ban đầu. Các tài sản tài chính của Công ty chỉ gồm nhóm các khoản cho vay và phải 35 thu. Các khoản cho vay và phải thu Các khoản cho vay và phải thu là các tài sản tài chính phi phái sinh với các khoản thanh toán cố định hoặc có thể xác định và không được niêm yết trên thị trường. Giá trị ghi sổ ban đầu của tài sản tài chính Các tài sản tài chính được ghi nhận tại ngày mua và dừng ghi nhận tại ngày bán. Tại thời điểm ghi nhận lần đầu, tài sản tài chính được ghi nhận theo giá gốc cộng các chi phí phát sinh khác liên quan trực tiếp đến việc mua, phát hành tài sản tài chính đó. Nợ phải trả tài chính và công cụ vốn chủ sở hữu Các công cụ tài chính được phân loại là nợ phải trả tài chính hoặc công cụ vốn chủ sở hữu tại thời điểm ghi nhận ban đầu phù hợp với bản chất và định nghĩa của nợ phải trả tài chính và công cụ vốn chủ sở hữu. Nợ phải trả tài chính Việc phân loại các khoản nợ tài chính phụ thuộc vào bản chất và mục đích của khoản nợ tài chính và được quyết định tại thời điểm ghi nhận ban đầu. Nợ phải trả tài chính của Công ty gồm các khoản phải trả người bán và các khoản phải trả khác. Tại thời điểm ghi nhận lần đầu, các khoản nợ phải trả tài chính được ghi nhận ban đầu theo giá gốc trừ các chi phí phát sinh khác liên quan trực tiếp đến nợ phải trả tài chính. Công cụ vốn chủ sở hữu Công cụ vốn chủ sở hữu là hợp đồng chứng tỏ được những lợi ích còn lại về tài sản của Công ty sau khi trừ đi toàn bộ nghĩa vụ. Bù trừ công cụ tài chính Các tài sản tài chính và nợ phải trả tài chính chỉ được bù trừ với nhau và trình bày giá trị thuần trên Bảng cân đối kế toán khi và chỉ khi Công ty : Có quyền hợp pháp để bù trừ giá trị đã được ghi nhận; Có dự định thanh toán trên cơ sở thuần hoặc ghi nhận tài sản và thanh toán nợ phải trả cùng một thời điểm. Bên liên quan Các bên được coi là liên quan nếu một bên có khả năng kiểm soát hoặc 36 có ảnh hưởng đáng kể đối với bên kia trong việc ra quyết định các chính sách tài chính và hoạt động. Các bên cũng được xem là bên liên quan nếu cùng chịu sự kiểm soát chung hay chịu ảnh hưởng đáng kể chung. Trong việc xem xét mối quan hệ của các bên liên quan, bản chất của mối quan hệ được chú trọng nhiều hơn hình thức pháp lý. 4.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 4.2.1 Mô hình tổ chức kế toán - Với quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động chỉ tập trung ở Cần Thơ, công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện tại của công ty từ khâu tập hợp chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. Các đơn vị như VST thái Cái Nai, TDC chợ nổi Cái Răng chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. - Do hiện tại quy mô công ty chưa lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít nên bộ phân kế toán công ty gồm 4 người được bố trí, sắp xếp như sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết (Nguồn: Phòng Kế toán công ty) Hình 4.1: Sơ đồ bộ máy kế toán Ghi chú Quan hệ trực tuyến Quan hệ phối hợp 4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán 4.2.2.1 Chức năng - Tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực sau: + Công tác tài chính; + Công tác kế toán tài vụ; 37 Thủ quỹ + Công tác kiểm toán nội bộ; + Công tác quản lý tài sản; + Kiểm soát các chi phí hoạt động của công ty; + Quản lý vốn, tài sản của công ty, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong toàn công ty; 4.2.2.2 Nhiệm vụ - Tham mưu giúp giám đốc phân bổ chi tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc. - Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của cơ quan, văn phòng công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho nhân viên khối văn phòng theo phê duyệt của giám đốc. - Lập BCTC, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước, phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty. - Chủ trì làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính, lập kế hoạch và huy động vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. - Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn công ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho kế toán viên. - Phối hợp với các phòng ban, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán… tài sản của công ty. - Thực hiện nhiệm vụ khác khi lãnh đạo yêu cầu. 4.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán 4.2.3.1 Kế toán trưởng (KTT) - Tổ chức hệ thống kế toán của công ty để tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê. - Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra giám sát tình hình luân chuyển chứng từ, các công việc do kế toán viên thực hiện. - Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chánh, kế toán do Nhà nước ban hành cho kế toán viên . 38 - Thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước và Điều lệ công ty. - Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chánh ngắn hạn. - Phối hợp với các phòng ban tham mưu giúp lãnh đạo công ty quản lý, phân tích tài chính, nguồn vốn, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả và an toàn sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh. - Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. 4.2.3.2 Kế toán tổng hợp - Kiểm tra sự cân đối của các báo cáo chi tiết so với báo cáo tổng hợp. - Kiểm tra, rà soát sự cân đối các chỉ tiêu của Bảng cân đối số phát sinh, Bảng CĐKT, Bảng lưu chuyển tiền tệ - Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh. - Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi. - Tính lương cho công nhân viên. - Lập BCTC và các báo cáo giải trình chi tiết. - Thực hiện in sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và BCTC. - Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán cho KTT và Giám đốc khi có yêu cầu. - Thay mặt KTT giải quyết, điều hành hoạt động của phòng kế toán khi KTT vắng mặt, sau đó báo cáo lại KTT các công việc đã giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết. - Tham gia trong việc giải trình, quyết toán thuế tại công ty. - Lưu trữ hồ sơ kế toán gồm bản cứng và bản mềm. 4.2.3.3 Kế toán chi tiết - Kế toán thanh toán: Giám sát thu, chi qua chứng từ gốc, theo dõi tình hình biến động nguồn vốn của công ty. - Kế toán tài sản cố định: Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác, kịp thời về số lượng, hiện trạng, giá trị TSCĐ hiện có hay mua mới, tình hình tăng giảm di chuyển TSCĐ trong nội bộ công ty, TSCĐ được thanh lý, phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng. 39 - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng loại nguyên vật liêụ, công cụ dụng cụ; thực hiện phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo quy định. 4.2.3.4 Thủ quỹ - Hằng ngày, căn cứ phiếu thu, phiếu chi (PC) thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. - Cuối ngày, chuyển sổ quỹ qua kế toán chi tiết để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt. - Cuối tháng, cùng với kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đối chiếu sổ sách. Nhận xét - Tổ chức hình thức kế toán tập trung phù hợp với quy mô công ty cũng như địa bàn hoạt động. - Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, quy trình làm việc khoa học, cán bộ kế toán được phân công phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người tạo điều kiện phát huy năng lực và nâng cao trách nhiệm của mỗi người. - Các đơn vị của công ty nằm rải rác ở nhiều nơi làm cho việc thu thập và cập nhật số liệu từ các đơn vị về phòng kế toán của công ty đôi khi bị chậm trễ, không kịp thời để vào sổ làm ảnh hưởng đến các giai đoạn khác. - Cơ cấu phòng kế toán của công ty còn nhỏ nên một kế toán phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán nên có những phần hành kế toán chưa chuẩn hóa được nên có thể sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác kế toán và có thể gây ra sai sót, nhầm lẫn. - Bộ máy kế toán của công ty chủ yếu thực hiện công tác kế toán tài chính, chưa quan tâm đến việc thu nhận, xử lý, ghi chép và phân tích thông tin cho yêu cầu quản trị công ty. Vì vậy trong bộ máy kế toán của công ty chưa xây dựng được bộ phận kế toán quản trị. 4.2.4 Tổ chức cán bộ, số lượng, chức năng phòng kế toán Phòng kế toán gồm 4 người: 1 KTT, 1 Kế toán tổng hợp, 1 Kế toán chi tiết, 1 thủ quỹ 40 Bảng 4.1 Tình hình tổ chức nhân sự phòng kế toán STT Họ và tên Trình độ Nghiệp vụ Kinh nghiệm 1 Trần Thị Trúc Ly Đại học KTT 10 năm 2 Lâm Thị Ngọc Mỹ Đại học Kế toán tổng hợp 5 năm 3 Trần Kim Nhung Đại học Kế toán chi tiết 3 năm 4 Trần Thị Phương Thảo Cao đẳng Thủ quỹ 3 năm (Nguồn: Phòng tổ chức công ty) Nhận xét Độ tuổi trung bình của lao động phòng kế toán là vào khoảng 30 tuổi, người có kinh nghiệm lâu nhất là 10 năm, người có số năm kinh nghiệp thấp nhất là 3 năm. Trình độ của các kế toán viên đều đã tốt nghiệp đại học đây là một lợi thế cho công ty. Tuy số lượng kế toán viên ít nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý. 4.2.5 Tổ chức cơ sở vật chất Cơ sở vật chất là một trong những yếu tố không thể thiếu. Trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật có ảnh hưởng rất lớn đến công tác tổ chức kế toán của công ty. Bảng 4.2 Tình hình tổ chức cơ sở vật tại phòng kế toán STT Tên thiết bị Số lượng 1 Phòng làm việc 1 phòng 2 Máy vi tính 4 cái 3 Máy in 2 cái 4 Máy photocopy 1 cái 5 Máy fax 1 cái 6 Máy scan 1 cái 7 Điện thoại 1 cái 8 Tủ đựng hồ sơ 1 cái 9 Két sắt 1 cái 10 Các thiết bị văn phòng khác (Nguồn: Quan sát ) 41 Nhận xét - Phòng kế toán được trang bị phương tiện, thiết bị hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức, tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán. - Mặc dù phòng kế toán đã được trang bị hệ thống máy tính nhưng song hiệu quả sử dụng chưa cao. Kế toán viên chưa cảm thấy hài lòng với phần mềm Excel đang sử dụng nhưng lại không muốn thay đổi phần mềm mới. Lý do không muốn thay đổi không phải không chỉ vì sợ tốn kém chi phí mà còn do tâm lý ngại phải làm quen với cái mới của mọi người. - Việc trao đổi dữ liệu giữa các kế toán viên được thực hiện thông qua mạng nội bộ có ưu điểm là có thể trao đổi thông tin dễ dàng, có thể dùng chung các thiết bị như máy in nhưng lại có nhược điểm là khi máy chủ có sự cố thì toàn mạng sẽ ngừng hoạt động. 4.3. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 4.3.1. Chứng từ kế toán áp dụng tại công ty - Chế độ chứng từ áp dụng tại công ty dựa trên Quyết định số 15/QĐBTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. 42 Bảng 4.3 Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại công ty Số TT TÊN CHỨNG TỪ A CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO QĐ 15 I Lao động tiền lương 1 2 3 4 5 6 7 8 II 1 2 3 Số hiệu Loại chứng từ BB HD DN 01a-LĐTL x 01b-LĐTL x 02-LĐTL x 03-LĐTL x 04-LĐTL x 06-LĐTL x 10-LĐTL x 11-LĐTL x Phiếu nhập kho (PNK) 01-VT x Phiếu xuất kho 02-VT x Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ 05- VT x Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Giấy đi đường Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Số liên 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Các BP Các BP KT tổng hợp KT tổng hợp Phòng tổ chức Các BP 2 Phòng KT Phòng KT Phòng tổ chức Phòng tổ chức Trình tự luân chuyển 3 4 5 KTT Giám đốc KTT Giám đốc 6 KT chi tiết KT chi tiết Thủ quỹ Thủ quỹ Giám đốc KT chi tiết Các BP Phòng KT KT tổng hợp KT tổng hợp Hàng tồn kho 3 BP mua hàng KT chi tiết KTT Thủ kho KTT chi tiết Thủ kho KTT Giám đốc 3 2 43 7 Số TT 4 5 III TÊN CHỨNG TỪ Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC Tiền tệ Số hiệu Loại chứng từ BB HD DN Số liên 06-VT x 2 07-VT x 1 x 1 1 Các BP KTT Giám đốc 1 Các BP KTT Giám đốc Thủ quỹ KT chi tiết KTT Giám đốc x 3 2 Phiếu chi 02-TT x 3 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x 4 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x 5 Bảng kiểm kê quỹ 08a-TT x 2 Giám đốc KT chi tiết KT chi tiết Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x 1 Bên giao Bên nhận KTT Giám đốc 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x 1 Các BP KT chi tiết KTT Giám đốc 03-TSCĐ x 1 Các BP Phòng KT KT tổng hợp 06-TSCĐ x 1 4 B Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN KHÁC KT chi tiết Thủ quỹ Thủ quỹ KT tổng hợp KT tổng hợp KT tổng hợp 1 1 3 6 KT tổng hợp Thủ quỹ 01-TT x Thủ quỹ KTT Phiếu thu (PT) Tài sản cố định 2 KT chi tiết 1 IV 1 KT chi tiết KT chi tiết Trình tự luân chuyển 3 4 5 KT chi KT tổng Giám đốc tiết hợp Phòng KT KT chi tiết 44 KT tổng hợp KT chi tiêt KT chi tiết KT tổng hợp KT tổng hợp 7 Số TT TÊN CHỨNG TỪ 1 DS người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản 2 Hóa đơn GTGT 01GTGT3LL 3 Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn 04/GTGT C CHỨNG TỪ DO CÔNG TY THIẾT KẾ 1 Phiếu kết chuyển Số hiệu Loại chứng từ BB HD DN Số liên x x x Trình tự luân chuyển 3 4 1 2 1 Phòng TC Giám đốc KT chi tiết KT tổng hợp 3 KT chi tiết Giám đốc KT chi tiết KT tổng hơp 1 KT chi tiết KTT Thủ quỹ KT tổng hợp 1 KT tổng hợp (Nguồn: Phòng kế toán công ty) 45 5 6 Nhận xét + Công ty sử dụng đúng mẫu theo quy định của Bộ Tài chính đối với chứng từ bắt buộc, đối với chứng từ hướng dẫn công ty cũng không có sửa đổi bổ sung các chỉ tiêu khác. + Các chứng từ được lập kịp thời và đúng theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không có trường hợp một nghiệp vụ kinh tế được lập chứng từ nhiều lần, không có hiện tượng xuất hóa đơn giả nhằm kiếm lời. + Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung hoặc con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ. + Với những chứng từ có nhiều liên thì nội dung trên các liên khớp đúng với nhau, không có hiện tượng sai lệch giữa các liên. + Cuối mỗi năm tài chính, chứng từ được lưu trữ một cách cẩn thận và khoa học, đến nay chưa có tình trạng thất lạc hoặc hư hỏng. 4.3.2 Trình tự luân chuyển một số chứng từ kế toán Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ kế toán từ khi phát sinh đến khi kết thúc và tổ chức đưa vào lưu trữ. Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty, kế toán viên cần phải kiểm tra kỹ các chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó ghi sổ kế toán. Chứng từ tiền lương - Hằng ngày, trưởng bộ phận thực hiện chấm công cho nhân viên, cuối tháng ký và chuyển bảng chấm công cho kế toán tổng hợp vào ngày 15 và 27 hàng tháng. Kế toán tổng hợp tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phải nộp và chuyển cho phòng tổ chức, KTT ký duyệt. - Phòng tổ chức và KTT kiểm tra bảng lương, nếu đồng ý chuyển cho giám đốc xét duyệt và ký, nếu không đồng ý chuyển trả lại cho kế toán tổng hợp đối chiếu lại với bộ phận chấm công. - Giám đốc xét duyệt và ký vào bảng lương sau đó chuyển lại cho KTT. KTT nhận bảng lương từ giám đốc và chuyển lại cho kế toán chi tiết để lập phiếu chi. - Căn cứ vào bảng lương và phiếu chi đã được duyệt từ kế toán chi tiết, thủ quỹ chi lương cho nhân viên đợt 1 vào ngày 18 và đợt 2 vào ngày 30 của 46 tháng. - Nhân viên nhận lương và ký xác nhận vào bảng lương. Kế toán KTT và Kế toán Giám đốc chi tiết Phòng tổ chức tổng hợp Các BP Ký duyệt Bảng chấm công Bảng thanh toán liền lương đã Lập bảng thanh Thủ quỹ Ký duyệt Bảng thanh toán liền lương đã Lập phiếu Phiếu chi Ký duyệt Bảng thanh toán liền A Phiếu chi đã duyệt Phát lươn g Phiếu chi đã duyệt A Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ thanh toán lương Chứng từ hàng tồn kho Để quản lý hàng tồn kho, kế toán sử dụng chứng từ là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho (PXK) để hạch toán cho tất cả các loại hàng tồn kho. Đồng thời, để theo dõi cho từng loại hàng tồn kho tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng cho từng loại hàng; còn tại phòng kế toán, kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi cho cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ hàng hàng tồn kho tương ứng với thẻ kho đã mở. Phiếu nhập kho - Hằng ngày, kế toán chi tiết căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Bảng kê mua hàng để lập Phiếu nhập kho gồm 3 liên dưới sự xét duyệt của KTT và giao cho người nhận hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư hàng hóa. 47 - Nhập kho xong thủ kho ghi số lượng thực nhập và ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho, liên 2 được giao cho người giao hàng. - Phiếu nhập kho liên 2, liên 3 được chuyển cho giám đốc ký. + Liên 1: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ và lưu tại phòng kế toán. + Liên 3: Thủ kho ghi vào thẻ kho và lưu tại kho. 48 Kế toán Kế toán chi tiết KTT Thủ kho Giám đốc tổng hợp Nhà cung - Hóa đơn - GTGT Bảng kê Lập PNK Phiếu nhập kho A PNK liên 1 Ghi sổ chi tiết Ký duyệt PNK đã duyệt Ghi số thực PNK đã duyệt Ký duyệt - C Phiếuliên 2 PNK nhập kho PNK liên 2 Ghi sổ cái A Người giao B PNK liên 3 Ghi thẻ PNK liên 1 N C Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển phiếu nhập kho 49 PNK liên 1 B N Phiếu xuất kho - Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật tư, hàng hóa bộ phận sử dụng lập giấy đề nghị xuất vật tư. Dựa vào giấy đề nghị xuất vật tư kế toán chi tiết sẽ lập phiếu xuất kho gồm 3 liên dưới sự xét duyệt của KTT. Đối với hàng hóa được xuất để bán thì không cần lập giấy đề nghị nhưng phải có hóa đơn đính kèm. Sau khi lập phiếu xong người lập phiếu ký và giao cho người nhận hoặc thủ kho cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. - Xuất kho xong thủ kho ghi số lượng thực nhập và ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu xuất kho, liên 2 được giao cho người nhận hàng. - Phiếu xuất kho liên 2, liên 3 được chuyển cho giám đốc ký. + Liên 1: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ và lưu tại phòng kế toán. + Liên 3: Thủ kho ghi vào thẻ kho và lưu tại kho. 50 Kế toán Kế toán chi tiết KTT Thủ kho Giám đốc tổng hợp BP lĩnh vật tư Phiếu đề nghị xuất vật tư Lập PXK Phiếu xuất kho A PXK liên 1 Ghi sổ chi tiết Ký duyệt PXK đã duyệt Ghi số thực PXK đã duyệt Ký duyệt - C Phiếuliên 2 PNK xuất kho PNK liên 2 Ghi sổ cái A Người giao B PXK liên 3 Ghi thẻ PXK liên 1 N C Hình 4.4 Lưu đồ luân chuyển phiếu xuất kho 51 PXK liên 1 B N Chứng từ tiền tệ Phiếu thu - Bộ phận kế toán tiếp nhận đề nghị thu tiền, chứng từ kèm theo có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, biên bản thanh lý TSCĐ,… - Kế toán chi tiết đối chiếu các chứng từ đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ sau đó lập phiếu thu gồm 3 liên và chuyển cho KTT kiểm tra, ký duyệt. - Thủ quỹ sẽ tiếp nhận phiếu thu được duyệt từ KTT và tiến hành thu tiền Liên 2 của phiếu thu giao cho người nộp tiền. Sau đó liên 1 và liên 3 phiếu thu sẽ được chuyển cho giám đốc để ký duyệt. + Liên 1: Giao cho kế toán ghi sổ và lưu trữ. + Liên 3: Thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và lưu lại. 52 Kế toán Kế toán chi tiết KTT Thủ quỹ Giám đốc tổng hợp Các BP - Hóa đơn GTGT - Giấy thanh Lập PT Phiếu thu Ký duyệt Phiếu thu Thu tiền Phiếu thu đã duyệt Phiếu thu liên 2 Người nộp tiền Ký duyệt C - Phiếu PNK thu liên 2 A Phiếu thu liên 1 Ghi sổ cái B N A Phiếu thu liên 1 Ghi sổ chi tiết B Phiếu thu liên 3 Ghi Sổ PT liên 1 N C Hình 4.5 Lưu đồ luân chuyển phiếu thu 53 Phiếu chi - Bộ phận kế toán tiếp đề nghị chi tiền, chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn GTGT. - Kế toán chi tiết đối chiếu các chứng từ đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ sau đó lập phiếu chi gồm 3 liên và chuyển cho KTT kiểm tra, ký duyệt. Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của công ty, các đề nghị chi mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan. Sau khi xem xét, nếu đồng ý KTT ký lên từng liên của phiếu chi. - Thủ quỹ sẽ tiếp nhận phiếu chi được duyệt từ KTT và tiến hành chi tiền Liên 2 của phiếu chi giao cho người nhận tiền. Sau đó liên 1 và liên 3 phiếu chi sẽ được chuyển cho giám đốc để ký duyệt. + Liên 1: Giao cho kế toán ghi sổ và lưu trữ. + Liên 3: Thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và lưu lại. 54 Kế toán Kế toán chi tiết KTT Thủ quỹ Giám đốc tổng hợp Các BP - Hóa đơn GTGT - Giấy thanh đề Lập PC Phiếu chi A Phiếu chi liên 1 Ghi sổ chi tiết Ký duyệt Phiếu chi Chi tiền Phiếu chi đã duyệt Ký duyệt C - Phiếu PNK chi liên 2 PC liên 2 Ghi sổ cái A Người nhận B Phiếu chi liên 3 Ghi Sổ Phiếu chi liên 1 N C Hình 4.6 Lưu đồ luân chuyển phiếu chi 55 Phiếu chi liên 1 B N Nhận xét về quy trình luân chuyển của một số chứng từ kế toán + Nhìn chung, các quy trình luân chuyển chứng từ được thiết lập là tương đối chặt chẽ, mỗi chứng từ đều có sự xét duyệt của cấp trên. + Đối với phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thì chỉ qua sự ký duyệt của KTT mà không cần phải qua sự xét duyệt của giám đốc. Điều này có ưu điểm là các hoạt động liên quan đến quá trình nhập xuất, thu chi vẫn được tiến hành nếu không có giám đốc ở công ty, không có nhiều thủ tục rườm rà đối với khách hàng khi mua và nhận hàng nên tạo sự thoải mái giao dịch cho hai bên, tuy nhiên chính điều này lại dẫn đến rủi ro là có thể có gian lận, sai sót. 4.4 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Kế toán tại công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Để công tác kế toán được tiến hành nhanh gọn, chính xác, công ty tiến hành chi tiết các tài khoản cho phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD). Có một số tài khoản được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, sau đó từng tài khoản cấp 2 này lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo các nội dung cụ thể tương ứng với từng tài khoản. (Phụ lục 18) Nhận xét về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán - Ưu điểm + Công ty đã xây dựng được hệ thống tài khoản trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý. - Hạn chế + Vì công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính nên danh mục hệ thống tài khoản mà công ty áp dụng khá rườm rà so với quy mô của công ty. Ví dụ công ty phải tập hợp từng loại chi phí rồi sau đó mới kết chuyển vào TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang thay vì tập hợp trực tiếp vào TK 154 theo Quyết định 48. + Việc phân cấp và ký hiệu tài khoản là chưa cụ thể, chưa tách riêng công cụ dụng cụ dài hạn và công cụ dụng cụ ngắn hạn, các khoản phải thu của khách hàng và các khoản khách hàng trả trước cũng như khoản phải trả cho và khoản trả trước cho nhà cung cấp. 56 + Ký hiệu một số tài khoản chưa dễ nhớ, dễ gây nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu như phải thu thuế GTGT của các nhà cung cấp, nên được mã hóa bằng ký tự sẽ dễ nhớ hơn chi tiết theo số. 4.5 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN - Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty sử dụng phần mềm Excel để ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Bảng 4.5 Hệ thống sổ sử dụng tại công ty - Chứng từ ghi sổ - Thẻ tài sản cố định - Sổ cái - Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng - Bảng cân đối số phát sinh - Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ chi phí SXKD - Sổ TGNH - Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa - Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, hàng hóa - Thẻ kho - Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng (GTGT) - Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại - Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm - Sổ tài sản cố định (Nguồn: Phòng kế toán công ty) Quy trình ghi sổ thực tế tại công ty như sau: Công việc đầu năm tài chính - Vào số dư đầu kỳ của bảng cân đối phát sinh tháng - Vào số dư đầu kỳ các sổ chi tiết, sổ cái. - Chuyển số dư cuối kỳ năm trước sang làm số dư đầu kỳ năm nay. Ví dụ: Kết chuyển lãi (lỗ) năm trước sang năm nay, căn cứ vào số dư TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối trên bảng cân đối phát sinh tài khoản của năm trước đưa ra 2 trường hợp: + Trường hợp 1: Nếu TK 4212 có số dư bên Nợ có nghĩa là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm trước là lỗ, thực hiện bút toán kết chuyển như sau: 57 Nợ TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước Có TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay + Trường hợp 2: Nếu TK 4212 có số dư bên Có có nghĩa là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm trước là lãi, thực hiện bút toán kết chuyển như sau: Nợ TK 4212 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay Có TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước - Hạch toán thuế môn bài phải nộp trong năm nay. Các công việc phát sinh trong tháng - Hằng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán chi tiết sẽ ghi vào sổ chi tiết có liên quan, từ sổ chi tiết kế toán chi tiết sẽ cập nhật vào chứng từ ghi sổ, sau đó kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ mà kế toán chi tiết đã thực hiện và ghi vào sổ cái từng tài khoản, theo công thức đã được cài đặt thì hệ thống sẽ tự cập nhật vào bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng lưu chuyển tiền tệ. - Toàn bộ dữ liệu ở các máy con sẽ được cập nhật vào ổ đĩa chung đã được phân quyền ở máy chủ của thông qua hệ thống mạng nội bộ. Khi cần sử dụng dữ liệu, kế toán viên sẽ truy cập vào ổ đĩa chung. - Trong quá trình làm việc phải có sự đồng nhất về tài khoản và đồng nhất về mã hàng hóa, mã khách hàng, mã nhà cung cấp, cụ thể: + Trường hợp liên quan đến TK 331, TK 131 Nếu phát sinh thêm khách hàng hoặc nhà cung cấp mới thì phải đặt mã tài khoản cho khách hàng hoặc nhà cung cấp đó. Việc đặt mã chi tiết phải dễ nhớ và tuyệt đối không được trùng lặp. + Trường hợp phát sinh mới hàng hóa, CCDC hoặc TSCĐ: sau khi định khoản trên chứng từ ghi sổ phải sang bảng phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn, chi phí trả trước dài hạn, khấu hao TSCĐ để khai báo thêm CCDC hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ Các bút toán cuối tháng - Hạch toán các bút toán về tiền lương. - Trích khấu hao TSCĐ. - Phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn (nếu có). 58 - Kết chuyển thuế GTGT. - Tập hợp giá vốn hàng bán. - Kết chuyển các khoản doanh thu. - Kết chuyển các khoản chi phí. - Kết chuyển lãi (lỗ) trong kỳ. Một số mẫu sổ theo thiết kế trên Excel được trình bày ở phần phụ lục. Nhận xét công tác tổ chức sổ kế toán - Hệ thống sổ kế toán: + Công ty đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết cần thiết. + Sổ kế toán được quản lý chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng giữa cá nhân giữ và ghi sổ, tạo điều kiện cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin phục vụ cho nhu cầu điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của giám đốc công ty cũng như các bên liên quan. + Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Cuối năm tài chính, sổ sách được in ra giấy, đóng thành quyển và được đưa vào lưu trữ, bảo quản. - Sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và cách ghi sổ kế toán: + Là một công ty với quy mô nhỏ vì vậy việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là không cần thiết vì hình thức này phù hợp hơn với những công ty có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. + Trình tự ghi chép không đúng với quy định, cụ thể là từ chứng từ gốc lên sổ chi tiết, từ sổ chi tiết chứng từ ghi sổ, công việc lên chứng từ ghi sổ là do kế toán chi tiết thực hiện. - Sử dụng phần mềm excel để ghi sổ: + Phần mềm excel có ưu điểm là một công cụ dễ sử dụng, không phải trả phí. + Toàn bộ dữ liệu kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ nhiều file độc lập vì dung lượng nhỏ hơn các phần mềm kế toán, đối với những dữ liệu lớn hơn 5Mb thì mở ra rất chậm. + Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính chất quản trị là rất khó. 59 + Việc kiểm tra, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp được do kế toán tự thực hiện vì excel chưa được thiết kế tính năng này. + Số liệu giữa khai việc khai báo thuế qua mạng và sổ kế toán ở công ty thường hay chênh lệch nhau vì chức năng làm tròn số của excel. + Không thể phân quyền trên excel nên không có tính bảo mật. 4.6 TỔ CHỨC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH Cũng như hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống sổ sách kế toán, công ty tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính và của công ty mẹ về việc lập và gửi các BCTC. Hệ thống BCTC áp dụng tại công ty như sau: Bảng 4.6 Các loại báo cáo sử dụng tại công ty Báo cáo Mẫu biểu Bảng CĐKT Mẫu số B01 - DN Báo cáo KQ HĐKD Mẫu số B02 - DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 - DN Bản thuyết minh BCTC Mẫu số B04 - DN Bảng CĐKT (dạng đầy đủ) Mẫu số B01a - DN Báo cáo KQ HĐKD (dạng đầy đủ) Mẫu số B02a - DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (dạng đầy đủ) Mẫu số B03a - DN Bản thuyết minh BCTC (dạng đầy đủ) Mẫu số B04a - DN (Nguồn: Phòng kế toán công ty) 4.6.1 Trách nhiệm lập BCTC Kế toán tổng hợp có trách nhiệm lập BCTC trên số liệu phần mềm Excel và số liệu do kế toán chi tiết cung cấp. Sau khi kế toán trưởng duyệt, BCTC được trình lên giám đốc Công ty. Giám đốc phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp lý của các báo cáo này để trình lên Hội đồng thành viên. 4.6.2 Quy trình lập BCTC Trong phần mềm Excel của công ty, sau khi kế toán tổng hợp cập nhật số liệu vào các sổ cái thì theo công thức đã được cài đặt sẵn các mẫu biểu sẽ như bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, bảng lưu chuyển tiền tệ sẽ được tự động xuất ra. Kế toán tổng hợp sẽ lập bảng thuyết minh BCTC sau khi tổng hợp số liệu từ kế toán chi tiết. 60 4.6.3 Thời hạn và nơi gửi BCTC - Công ty tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài chính về thời hạn nộp BCTC. Cụ thể là đối với BCTC quý thì công ty nộp chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý; đối với BCTC năm thì công ty nộp chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, tức là vào ngày 30/03 hằng năm. - Khi kết thúc niên độ kế toán, tức là vào ngày 31/12 kế toán các phần hành có trách nhiệm trong 15 đến 25 ngày phải hoàn thành mọi công việc liên quan đến phần hành kế toán của mình. Sau đó, trong vòng 7 ngày, kế toán tổng hợp có trách nhiệm lập BCTC rồi được kiểm tra lại bởi KTT và báo cáo với giám đốc. BCTC của công ty sẽ được kiểm toán sau đó, BCTC được kiểm toán bởi công ty Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C mới được trình lên Hội đồng cổ đông và gửi đến các cơ quan có thẩm quyền trước ngày 31/03 năm sau. - Nơi nộp BCTC của công ty trong năm 2013 là: + Công ty Cổ phần Mía đường Cần Thơ; + Chi cục thuế Quận Ninh Kiều. Nhận xét tổ chức lập BCTC - Ưu điểm + Việc lập BCTC đúng quy định, tuân thủ các nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc đầy đủ. + Thời hạn lập và nơi gửi BCTC quý cũng như BCTC năm của công ty luôn cho cơ quan có thẩm quyền đúng theo thời hạn quy định của Bộ Tài chính. + Chất lượng nguồn thông tin kế toán được đảm bảo và được cho là đáng tin cậy vì BCTC của công ty đã được kiểm toán bởi công ty kiểm toán độc lập. Chứng từ kế toán được lập theo đúng trình tự, được phê duyệt của người có thẩm quyền, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ. Công tác nhập số liệu vào Excel được phân công rõ ràng, hợp lý, có sự kiểm tra đối chiếu trong quá trình nhập và kiểm tra đối chiếu định kỳ hàng tháng giữa các kế toán viên. + Dựa vào thông tin trên báo cáo dễ dàng thấy được một cách tổng quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. - Nhược điểm + Theo quy định của công ty mẹ, đối với BCTC giữa niên độ thời gian 61 chậm nhất phải gửi báo cáo là ngày 15 tháng đầu tiên của quý sau; đối với BCTC năm thời gian chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm sau. Tuy nhiên thực tế việc gửi BCTC của công ty cho công ty mẹ đều bị chậm trễ. + Bảng CĐKT: Việc phân loại các chỉ tiêu trên Bảng CĐKT chỉ mang tính tương đối và chưa chính xác ví dụ việc sắp xếp số dư của của TK 141 – Tạm ứng - Phải được đưa vào chỉ tiêu “Các khoản phải thu khác” thay vì chỉ tiêu “Tài sản ngắn hạn khác”. Thủ tục thành lập hội đồng thẩm định mức trích lập các khoản dự phòng không được công ty thực hiện, từ đó không trích lập đối với các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. + Bản thuyết minh BCTC: Không thuyết minh phương pháp xác định doanh thu, giá vốn gắn với từng loại hình lĩnh vực kinh doanh cụ thể của công ty, khiến người đọc không có cái nhìn rõ ràng, chân thực về công ty. Thông tin về các bên liên quan không được trình bày hoặc trình bày không đủ các nội dung theo quy định của chuẩn mực kế toán. Một số chỉ tiêu trên Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ không có sự thuyết minh. 4.7 TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN 4.7.1 Tổ chức công tác kế toán khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra Kể từ khi thành thành lập đến nay, công ty chưa chịu sự kiểm tra của cơ có quan thẩm quyền nào, tuy nhiên công ty vẫn có sự chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra mà cụ thể là sự kiểm tra của cơ quan thuế Quận Ninh Kiều. Đối với từng nội dung kiểm tra mà công tác chuẩn bị cũng khác nhau, cụ thể: Đối với kiểm tra thuế GTGT - Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hóa đơn theo báo cáo thuế. Do vậy, kế toán sẽ sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào bản gốc kèm các tờ khai. - Kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra. - Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo thì chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế. - Các hóa đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên thì có 62 bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để khi cán bộ thuế yêu cầu thì không phải tìm trong tài liệu sổ phụ ngân hàng. - Lập sẵn một file excel tổng hợp các báo cáo thuế đã nộp cho cơ quan thuế có thể cung cấp ngay khi cán bộ thuế yêu cầu. Đối với kiểm tra thuế TNCN Các hồ sơ tài liệu chuẩn bị: - Hợp đồng lao động để xem xét việc trả lương theo hình thức nào. - Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương. - Thẻ lương nhân viên. - Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng. - Các chứng từ liên quan đến giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, bản sao giấy khai sinh… - Các giấy tờ khác liên quan. Đối với kiểm tra thuế TNDN - Sổ sách đã in, ký, đóng dấu của công ty. - Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán. - Bảng tính giá thành dịch vụ. - Hợp đồng cho thuê. - Hồ sơ TSCĐ. - Hồ sơ ngân hàng. - Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao. - Bảng tính khấu hao, phân bổ chi phí, phân bổ doanh thu…. 4.7.2 Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty Việc kiểm tra công tác kế toán tại công ty được thực hiện như sau: - Hàng tuần, kế toán tổng hợp kiểm tra công tác hạch toán kế toán của tất cả các nghiệp vụ phát sinh. - Kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc hằng ngày qua hệ thống báo cáo bằng mail để nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh và đề xuất lên KTT để có hướng chỉ đạo kịp thời. + Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt động 63 kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp không nghĩa là đúng sự thật, đúng với chế độ thể lệ hiện hành, phù hợp với định mức hay không; Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của người có thẩm quyền + Kiểm tra việc ghi chép vào sổ kế toán: kiểm tra việc vào sổ có đúng sự thật, đúng với chứng từ kế toán, rõ ràng rành mạch. - Vào cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu, kiểm tra đối chiếu với kế toán chi tiết và có trách nhiệm giải thích số liệu cho KTT. Nhận xét tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán - Tổ chức công tác kế toán khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra: qua công tác chuẩn bị ta thấy công ty có sự chuẩn bị chu đáo, tạo điều kiện và hỗ trợ để cuộc kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền được diễn ra nhanh chóng. - Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty: + Công ty tổ chức kiểm tra chặt chẽ, kịp thời, thường xuyên nên có thể hạn chế sai sót. + Nội dung kiểm tra chỉ xoay quanh việc kiểm tra sổ sách kế toán mà chưa kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán trong quá trình hoạt động có đảm bảo được chất lượng, có cần cải cách gì hay không. 4.8 TỔ CHỨC KIỂM KÊ TÀI SẢN Trước khi tiến hành kiểm kê kế toán tiến hành khóa sổ, hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ đó mơi só cơ sở đối chiếu số liệu với sổ sách thực tế, nhân viên quản lý tài sản sắp xếp lại từng loại tài sản có trật tự, ngăn nắp để kiểm kê nhanh chóng, thuận tiện. Thời điểm kiểm kê tài sản tại công ty và vào cuối năm tài chính. Quy trình kiểm kê tài sản tại công ty: - Bước 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê Thành phần Hội đồng kiểm kê bao gồm: + Giám đốc làm Chủ tịch Hội đồng; + Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản; + Kế toán trưởng, kế toán chi tiết. - Bước 2: Tiến hành kiểm kê Hội đồng kiểm kê tài sản, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào thời điểm kết thúc năm tài chính. Đối tượng kiểm kê gồm: + Đối với kiểm kê hiện vật như hàng hóa, công cụ dụng cụ, TSCĐ… thì 64 cân đo, đong đếm trực tiếp tại chỗ cả về mặt số lượng và chất lượng với sự hiện diện của người chịu trách nhiệm quản lý. + Đối với kiểm kê tài sản của công ty sở hữu và quản lý như tiền gửi ngân hàng, công nợ… thì phải đối chiếu số liệu của công ty với sổ phụ của ngân hàng, các đơn vị có liên quan để xác định số thực tế có phù hợp với sổ sách hay không. - Bước 3: Tổng hợp, xử lý kết quả kiểm kê Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế, Hội đồng kiểm kê tài sản tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê, đối chiếu giữa bộ phận quản lý, bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với đặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê: + Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế; + Tài sản cần sữa chữa, nâng cấp; + Tài sản cần thanh lý. - Bước 4: Báo cáo kết quả kiểm kê + Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung; + Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận; + Lập kế hoạch sữa chữa, nâng cấp, bảo trì; Quy trình kiểm kê tiền mặt thực tế tại công ty - Việc kiểm kê quỹ tiền mặt được tiến hành định kỳ vào cuối quý, cuối năm và khi đột xuất, khi bàn giao quỹ. - Khi tiến hành kiểm kê phải có Ban kiểm kê gồm Giám đốc, Kế toán trưởng và Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ tiến hành kiểm đếm dưới sự chứng kiến của Giám đốc và Kế toán trưởng. Sau khi kết thúc kiểm kê Ban kiêm kê sẽ ký vào Biên bản kiêm kê quỹ (Phụ lục 6). - Nếu có chênh lệch giữa bản kiểm kê quỹ với số dư trên sổ quỹ, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Ngoài ra việc kiểm kê quỹ tiền mặt còn được thực hiện đột xuất ít nhất một lần trong một quý để hạn chế gian lận sai sót. Nhận xét tổ chức kiểm kê tại công ty - Ưu điểm 65 + Quy trình kiểm kê được xây dựng khoa học đảm bảo công việc được diễn ra nhanh chóng, chính xác. + Sau khi kết thúc kiểm kê đều có biên bản kiểm kê kết luận về cuộc kiểm kê. - Nhược điểm Công ty chỉ tổ chức kiểm kê thường kỳ mỗi năm một lần mà không tổ chức kiểm kê bất thường. 4.9 LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN - Lưu trữ hồ sơ kế toán là công đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển chứng từ. - Tài liệu kế toán trên máy tính đều được in ra giấy, cụ thể: + Chứng từ kế toán được in hằng ngày; + Sổ chứng từ ghi sổ được in mỗi tháng; + Các sổ chi tiết và sổ cái được in vào cuối năm tài chính. - Tài liệu kế toán sau khi được in ra sẽ được sắp xếp và đưa vào tủ đựng hồ sơ của phòng kế toán. Công việc lưu trữ do kế toán tổng hợp phụ trách. - Từ khi thành lập đến nay công ty chưa tổ chức tiêu hủy tài liệu kế toán. Bảng 4.7 Cách sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Nội dung Công việc cụ thể Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán Phân loại theo từng dự án, từng nội dung công việc Hệ thống lưu trữ hợp đồng Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên thì phòng kế toán sẽ giữ một bộ gốc, các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận khác theo yêu cầu Các hợp đồng nếu chỉ có một bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tại phòng kế toán, các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản photo từ bản gốc Các bộ phận khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài, trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của giám đốc và ký xác nhận lúc mượn 66 Nội dung Hệ thống lưu trữ hợp đồng Hệ thống lưu trữ hóa đơn, chứng từ Công việc cụ thể Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ gồm các tài liệu sau: - Tờ trình, kế hoạch - Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, báo giá… - Hợp đồng gốc - Các phụ lục ký thêm - Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán - Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý - Các chứng từ nộp thuế (nếu có) - Các hóa đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo - Các biên bản thỏa thuận Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT Các phiếu chi, UNC lưu cùng: - Các đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng có ký duyệt của giám đốc - Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hóa đơn chứng từ gốc kèm theo hoặc nếu trả công nợ thì bản photo - Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận có chức năng. - Các khoản chi theo quyết định của BGĐ sẽ phải ghi rõ theo quyêt định nào và photo quyết định đó kèm theo Các phiếu kế toán lưu cùng: - Đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệt - Hóa đơn chứng từ bản gốc kèm theo - Các bảng phân bổ, trích khấu hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước, khấu hao tài sản - Các quyết định của giám đốc và đề nghị của kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ… - Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận Các phiếu nhập kho lưu cùng: - Hóa đơn mua vào - Biên bản giao hàng - Hợp đồng mua - Đề nghị mua hàng 67 Hệ thống sổ sách kế toán Hồ sơ pháp lý Các phiếu xuất kho lưu cùng - Đề nghị xuất kho có phê duyệt - - Biên bản giao nhận hàng hóa - Chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết - Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông liên quan đến tài chính - Các ủy quyền có liên quan đến Tài chính – Kế toán - Các quy chế, điều lệ của công ty Nhận xét công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán - Chứng từ được phân ra từng nhóm, sắp xếp theo thứ tự, lưu trữ gọn gàng, dễ tìm thấy. - Tủ lưu trữ tài liệu được đặt ngay trong phòng kế toán mà diện tích của phòng thì khá nhỏ, nếu tài liệu nhiều thì sẽ gây khó khăn trong việc sắp xếp và tìm tài liệu. 68 CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ 5.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN - Hiện nay, khối lượng công việc của kế toán chi tiết là khá lớn, với quy mô nhỏ vì vậy công ty không nên tuyển thêm kế toán để tiết kiệm chi phí mà nên phân chia các phần hành cho các kế toán viên khác như kế toán khai báo thuế do kế toán trưởng đảm nhận để các mảng công việc sao cho công tác kế toán được tiến hành nhanh và hiệu quả hơn. - Công ty nên tổ chức công tác kế toán quản trị phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ tổ chức của công ty. Tổ chức công tác kế toán quản trị phải cân nhắc giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra, lợi ích thu được từ việc cung cấp thông tin phải lớn hơn chi phí cho việc cung cấp thông tin đó. Bộ máy kế toán của công ty có thể tổ chức lại như sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết Thủ quỹ Kế toán dự toán, phân tích, đánh giá (Nguồn: Tác giả) Hình 5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Một số đề xuất xây dựng mô hình kế toán quản trị: + Nội dung kế toán quản trị cũng như các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán quản trị gồm chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán quản trị chỉ phát huy tác dụng khi có sự hoạt động của bộ máy kế toán và các bộ phận khác có liên quan. Bộ máy kế toán quản trị nên tổ chức với kế toán tài chính trong cùng bộ máy nhưng phải có sự riêng biệt, phân công trách nhiệm rõ ràng về nội dung, phạm vi cung cấp thông tin cũng như mối quan hệ giữa kế toán 69 tài chính và kế toán quản trị, tránh chồng chéo, chậm trễ trong việc xử lý, cung cấp thông tin. + Bộ phận kế toán quản trị có trách nhiệm lập dự toán cho công ty hàng tháng, hàng quý, hàng năm dựa trên thông tin được cung cấp từ kế toán tài chính và các báo cáo đánh giá trách nhiệm của quản lý. Phân tích đánh giá kế quả thực hiện với mục tiêu đặt ra và tìm ra nguyên nhân sự biến động giữa các kết quả đó; phân tích đánh giá BCTC, các tỉ suất tài chính theo yêu cầu quản trị; theo dõi doanh thu cung cấp dịch vụ của từng đơn vị trực thuộc từ đó cung cấp thông tin giúp ban quản trị đề ra các chính sách thích hợp. + Để bộ phận kế toán quản trị hoạt động có hiệu quả, trước hết công ty phải chuẩn bị nhân sự để vận hành bộ phận này. Do đặc điểm kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý vì thế trong quá trình tập hợp, xử lý, phân tích dữ liệu, nhân viên kế toán quản trị cần phải đưa ra các xu hướng, các biện pháp tư vấn cho các nhà quản lý. Ngoài ra, nhân viên kế toán quản trị còn biết được bí mật nội bộ mà các phòng ban khác không thể biết được, chính vì thể khi tuyển dụng, đào tạo một nhân viên kế toán quản trị công ty cần chú ý về năng lực chuyên môn, tính bảo mật, trung thực và khách quan… 5.2 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 5.2.1 Đối với khâu lập chứng từ - Để khắc phục hạn chế trong khâu lập chứng từ thì khi lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hiện hành, phải đúng theo mẫu đối với chứng từ bắt buộc và có thể có sửa đổi bổ sung đối với chứng từ hướng dẫn, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tùy tiện không thống nhất về hình thức, nội dung. Đối với yếu tố nội dung cơ bản trên chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán và hạch toán chi tiết cho từng đối tượng kế toán. - Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại công ty và thuận tiện trong việc kiểm tra, kiểm soát. 5.2.2 Đối với kế hoạch luân chuyển chứng từ - Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu thì nên qua sự xét duyệt của cả KTT và giám đốc để đảm bảo tính chặt chẽ, còn đối với những nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt động kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền thì chỉ cần qua sự xét duyệt của KTT. 70 - Chứng từ phải được tập hợp, ghi sổ thường xuyên tránh tình trạng ứ đọng, nhầm lẫn. 5.3 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Công ty cần bổ sung thêm một số tài khoản để công việc ghi chép được chi tiết, cụ thể hơn, chẳng hạn như nên bổ sung 1531 – Công cụ dụng cụ ngắn hạn, 1532 – Công cụ dụng cụ dài hạn, TK 3311 – Phải trả người bán và 3312 – Trả trước người bán, tách riêng chi phí mua hàng của 2 đơn vị VST Cái Nai và TDC Cái Răng trên hai tài khoản riêng biệt. 5.4 HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN - Thời gian in sổ cái có thể điều chỉnh cùng với thời gian in chứng từ ghi sổ tức là 1 tháng 1 lần thay cho 1 năm để tránh tình trạng hệ thống máy tinh bị lỗi gây mất mát tài liệu. - Việc ghi sổ kế toán còn thực hiện thủ công, công ty cần sử dụng phần mềm kế toán vì những lợi ích sau đây: + Ít tốn thời gian: Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần mềm kế toán là kế toán viên sẽ không phải tốn nhiều thời gian giống như khi sử dụng hệ thống kế toán thủ công. + Tính hiệu quả: Công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán trong khi phần mềm kế toán tự động hóa hoàn thành các công đoạn chính điều này góp phần tiết kiệm chi phí cho công ty + Chính xác: Giảm thiểu sự sai sót do trong quá trình tính toán số liệu do con người thực hiện. Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và hiếm khi gây ra lỗi. + Dễ sử dụng: Kế toán viên không cần phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững quy trình hạch toán vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích cho các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ. 5.5 TỔ CHỨC THỰC HIỆN BÁO CÁO TÀI CHÍNH - Công ty cần điều chỉnh lại thời gian lập BCTC, gửi BCTC cho công ty mẹ theo đúng thời hạn quy đinh. - Về các chỉ tiêu trình bày trên bảng BCTC + Đối với Bảng CĐKT nhìn chung công ty đã lập tốt, tuy nhiên có một vài chỉ tiêu chưa phản ánh đúng bản chất của nó, sắp xếp chưa thực sự hợp lý như chỉ tiêu “Tài sản ngắn hạn khác” có khoản tạm ứng của cán bộ công nhân 71 viên, thực chất đây là khoản phải thu vì thế khoản tạm ứng này sẽ được chuyển lên ở mục “Các khoản phải thu khác” + Đối với thuyết minh BCTC: Cần phải thuyết minh các chỉ tiêu trên bảng lưu chuyển tiền tệ, điều đó làm cho người sử dụng thông tin nắm bắt được tình hình luân chuyển các dòng tiền và các nhân tố ảnh hưởng đến việc luân chuyển tiền… - Tại thời điểm cuối năm tài chính, công ty phải quán triệt các đơn vị thành viên phải ghi nhận doanh thu tương ứng với chi phí đã bỏ ra để ghi nhận doanh thu kịp trong kỳ. 5.6 TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM KÊ - Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ còn chưa được hoàn thiện, chưa kiểm soát được rủi ro có thể xảy ra trong công tác kế toán. Việc kết hợp tổ chức kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ một cách chọn lọc sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu kiểm soát nội bộ với chi phí hợp lý. - Phải xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân để khắc phục tình trạng thụ động cũng như trốn tránh trách nhiệm. - Cần tổ chức kiểm kê bất thường mỗi năm một lần để hạn chế gian lận, sai sót xảy ra. 5.7 LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN - Tài liệu trong 2 năm gần nhất lưu ở phòng kế toán còn thời gian lâu hơn nên chuyển sang kho lưu trữ riêng. Địa điểm xây kho phải đảm bảo khô ráo, thuận lợi cho giao thông, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ. - Nên sử dụng sổ theo dõi lưu trữ tài liệu để có thể thống kê số lượng, hiện trạng tài liệu đang lưu trữ. Khi bộ phận có nhu cầu sử dụng thì có thể tìm kiếm nhanh chóng. 72 SỔ THEO DÕI LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Người lưu trữ:…………………………………………………………………. Hiện trạng Loại tài liệu Ngày tháng tài liệu Số Thời hạn STT kế toán lưu năm đưa trước khi Ghi chú hiệu lưu trữ trữ vào lưu trữ đưa vào lưu trữ Người lưu trữ Kế toán trưởng Hình 5.2 Sổ theo dõi lưu trữ tài liệu kế toán 73 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Công tác tổ chức kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ phần nào đáp ứng được yêu cầu về mặt quản lý tài chính của công ty, mặt khác góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo, tạo tiền đề để đưa ra các phướng hướng hoạt động kinh doanh . Từ lý thuyết đã tìm hiểu, cùng với thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy: - Bộ máy kế toán của công ty phù hợp với yêu cầu của công việc và kỹ năng, trình độ của từng người. - Hệ thống chứng từ công ty sử dụng tương đối đầy đủ và hoàn thiện. Trình tự luân chuyển chứng từ được xây dựng phù hợp, không gây chồng chéo với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, các loại báo cáo công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán. - Kiểm tra, kiểm kê được thực hiện công khai, nghiêm túc và đúng trình tự. - Lưu trữ tài liệu khoa học, hợp lý khi cần có thể tìm kiếm dễ dàng. Tuy vẫn còn một số hạn chế nhưng với sự nhạy bén cũng như có phương hướng cải tiến cơ chế quản lý, công tác tổ chức kế toán tại công ty sẽ được hoàn thiện hơn nhằm đạt được lợi ích cao nhất. 6.2 KIẾN NGHỊ 6.2.1 Đối với Nhà nước - Lĩnh vực kế toán hiện nay gần như mở cửa theo cam kết quốc tế. Việc sửa đổi bổ sung một số điều của Luật kế toán cần tiếp cận và phù hợp với chuẩn mực quốc tế về kế toán. - Xây dựng khuôn khổ pháp lý rõ ràng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường kinh doanh. Hoàn thiện hệ thống văn bản, quy định, hướng dẫn rõ ràng để thực hiện chế độ kế toán được thuận lợi, nhanh chóng. - Tổ chức hội thảo, hội nghị liên quan đến kế toán ngành Du lịch để đề xuất ban hành những quy định kế toán phù hợp với đặc điểm ngành. 74 - Bộ Tài chính, Hội Kế toán và kiểm toán Việt Nam cần có những biện pháp bồi dưỡng, nâng cao đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ kế toán viên tại các doanh nghiệp nhằm ngăn chặn những hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp, gây thiệt hại về vật chất, uy tín và bí mật kinh doanh của các doanh nghiệp. 6.2.2 Đối với Tổng công ty - Coi trọng hệ thống kế toán quản trị và kiểm toán nội bộ trong công ty con. - Tiếp tục công tác bồi dưỡng và nâng cao kiến thức cũng như kỹ năng điều hành cho cán bộ, nhân viên. Đổi mới chế độ lương, thưởng và phúc lợi khác theo hướng tạo ra động lực làm việc, tăng năng suất lao động, nâng cao tính sáng tạo và trách nhiệm của người lao động. 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài Chính, 2006. 26 Chuẩn mực kế toán Việt Nam. 2. Bộ Tài chính, 2006. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp. 3. PGS. TS Bùi Văn Dương và cộng sự, 2009. Giáo trình Kế toán tài chính phần 1, 2. Nhà xuất bản Lao động. 4. Trần Quốc Dũng, 2010. Bài giảng kế toán tài chính. Đại học Cần Thơ. 5. Trần Quốc Dũng, 2013. Bài giảng môn tổ chức thực hiện công tác kế toán. Đại học Cần Thơ 76 PHỤ LỤC Phụ lục 1 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Phụ lục 2 YÊU CẦU CHUYỂN KHOẢN Phụ lục 3 YÊU CẦU CHUYỂN TIỀN Phụ lục 4 PHIẾU THU SỐ PT00266 Phụ lục 5 PHIẾU THU SỐ PT00278 Phụ lục 6 BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT Phụ lục 7 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN NĂM 2013 Phụ lục 8 BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2013 Phụ lục 9 BẢNG LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ NĂM 2013 Phụ lục 10 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ 01/01/2013/-30/06/2013 Phụ lục 11 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ 01/01/2014-30/06/2014 CTY TNHH MTV TMDL MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ 104 đường 30/4, Phường An Phú, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ Mẫu số: B02-DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (Từ 01/01/2014 đến 30/06/2014) Mã Thuyết CHỈ TIÊU số minh 1 2 3 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ VI.1 01 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp VI.1 10 dịch vụ (10 = 01 - 02) 4. Giá vốn hàng bán VI.2 11 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch 20 vụ (20 = 10 - 11) 6. Doanh thu hoạt động tài chính VI.3 21 7. Chi phí tài chính 22 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 8. Chi phí bán hàng VI.4 24 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp VI.5 25 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 {30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)} 11. Thu nhập khác VI.6 31 12. Chi phí khác VI.7 32 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế VI.11 50 (50 = 30 + 40) 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 60 (60 = 50 – 51 - 52) 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu (*) 70 6 tháng đầu năm 4 4.435.992.422 Năm trước 5 1.352.208.028 4.435.992.422 1.352.208.028 4.321.333.250 1.229.424.161 114.659.172 122.783.867 3.072.161 25.139.496 43.628.533 594.552.482 83.371.857 265.874.018 (520.449.682) (201.322.512) 34.952.000 29.639.000 5.313.00 6.870.450 27.017.262 (20.146.812) (515.136.682) (221.469.324) 0 (515.136.682) (221.469.324) Cần Thơ, ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ghi chú: (*) Chỉ tiêu này chỉ áp dụng đối với công ty cổ phần. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Phụ lục 12 DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỬ DỤNG TẠI CÔNG TY Số hiệu Số hiệu Tên Tài khoản Tên Tài khoản TK TK 001 Tài sản thuê ngoài 138 Phải thu khác Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia 002 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý công Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, 003 1385 Phải thu về cổ phần hóa ký cược 004 Nợ khó đòi đã xử lý 1388 Phải thu khác 007 Ngoại tệ các loại 13881 Thuế GTGT A&C 13882 Thuế GTGT Lý Phú Vinh 111 Tiền mặt 1111 Tiền mặt Việt Nam 13883 Thuế GTGT Phi Long 1112 Ngoại tệ 13884 Thuế GTGT Gas Petrolimex 1113 Vàng bạc kim khí đá quý 13885 Lãi dự thu (Liên Việt) 13888 Phải thu khác 112 Tiền gửi Ngân hàng 1121 TGNH bằng đồng Việt Nam 139 Dự phòng phải thu nợ khó đòi 1122 TGNH bằng ngoại tệ 141 Tạm ứng 1123 Vàng bạc kim khí đá quý 142 Chi phí trả trước ngắn hạn Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn 113 Tiền đang chuyển 144 hạn 1131 Tiền Việt Nam 151 Hàng mua đang đi đường 1132 Ngoại tệ 152 Nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu VST Cái 1521 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Nai Nguyên liệu, vật liệu TDC Cái 1211 Cổ phiếu 1522 Răng Nguyên liệu, vật liệu KD-Lữ 1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu 1523 hành 1524 Hàng tươi sống-TDC Cái Răng 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1281 Tiền gửi có kỳ hạn 153 Công cụ, dụng cụ 1288 Đầu tư ngắn hạn khác 1531 Công cụ, dụng cụ VST Cái Nai Công cụ, dụng cụ TDC Cái Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn 1532 129 Răng hạn 1533 Công cụ, dụng cụ VP công ty 131 Phải thu khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 154 Chi phí SXKD dở dang Thuế GTGT được khấu trừ của hàng Chi phí SXKD dở dang VST 1331 1541 hóa, dịch vụ Cái Nai Chi phí SXKD dở dang TDC 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 1542 Cái Răng Chi phí SXKD dở dang KD lữ 1543 136 Phải thu nội bộ hành 1361 Vốn KD ở các đơn vị trực thuộc 155 Thành phẩm 1368 Phải thu nội bộ khác 156 Hàng hóa Số hiệu TK 1561 15611 15612 1562 157 158 159 211 Giá mua hàng hóa Giá mua hàng hóa VST Cái Nai Giá mua hàng hóa TDC Cái Răng Chi phí thu mua hàng hóa Hàng gửi đi bán Hàng hóa kho báo thuế Dự phòng giảm giá HTK TSCĐ hữu hình Số hiệu TK 2412 2413 242 243 244 311 315 331 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 333 2112 2113 2114 3331 33311 33312 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 2118 212 213 2131 2132 2133 Máy móc thiết bị Phương tiện vận tải, truyền dẫn Thiết bị, dụng cụ quản lý Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm TSCĐ khác TSCĐ thuê tài chính TSCĐ vô hình Quyền sử dụng đất Quyền phát hành Bản quyền, bằng sáng chế Chi phí XDCB dở dang Sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí trả trước dài hạn Tài sản thuế TN hoãn lại Ký quỹ, ký cược dài hạn Vay ngắn hạn Nợ dài hạn đến hạn trả Phải trả cho người bán Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Thuế GTGT phải nộp Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 3334 3335 3336 3337 3338 2134 Nhãn hiệu hàng hóa 3339 2135 334 2138 214 2141 2142 2143 2147 222 223 228 Phần mềm máy tính Giấy phép và giấy phép nhượng quyền TSCĐ vô hình khác Khấu hao TSCĐ Khấu hao TSCĐ hữu hình Hao mòn tài sản thuê tài chính Khấu hao TSCĐ vô hình Hao mòn bất động sản đầu tư Góp vốn liên doanh Đầu tư vào công ty liên kết Đầu tư dài hạn khác Thuế xuất, nhập khẩu Thuế thu nhập doanh nghiệp Thuế TNCN Thuế tài nguyên Thuế mặt đất, nước Các loại thuế khác Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác Phải trả người lao động Phải trả công nhân viên 2281 Cổ phiếu 347 2282 Trái phiếu 351 2288 229 241 2411 Đầu tư dài hạn khác Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn Xây dựng cơ bản dở dang Mua sắm TSCĐ 352 353 3531 3532 2115 2136 Tên Tài khoản 3341 3348 3386 3387 3388 3389 341 342 343 344 Tên Tài khoản Phải trả người lao động khác Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn Doanh thu chưa thực hiện Phải trả, phải nộp khác Bảo hiểm thất nghiệp Vay dài hạn Nợ dài hạn Trái phiếu phát hành Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn Thuế thu nhập hoãn lại phải trả Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Dự phòng phải trả Quỹ khen thưởng, phúc lợi Quỹ khen thưởng Quỹ phúc lợi Số hiệu Tên Tài khoản TK 3533 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ Quỹ thưởng ban quản lý điều hành 3534 công ty Quỹ phát triển khoa học và công 356 nghê Quỹ phát triển khoa học và công 3561 nghệ Quỹ phát triển khoa học và công 3562 nghệ đã hình thành TSCĐ 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Nguồn vốn đầu tư của chủ sở hữu 4112 Thặng dư vốn cổ phần 4118 Vốn khác 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá 4131 lại cuối năm tài chính Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai 4132 đoạn đầu tư XDCB Quỹ đầu tư phát triển 414 415 417 418 421 4211 4212 511 5111 5112 5113 5114 5117 5118 5121 5122 5123 Quỹ dự phòng tài chính Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu Lợi nhuận chưa phân phối Lợi nhuận chưa phân phối năm trước Lợi nhuận chưa phân phối năm nay Doanh thu bán hàng và CCDV Doanh thu bán hàng hóa Doanh thu bán các thành phẩm Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu trợ cấp, trợ giá Doanh thu kinh doanh BĐS đầu tư Doanh thu khác Doanh thu bán hàng hóa Doanh thu bán các thành phẩm Doanh thu cung cấp dịch vụ Số hiệu TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ 5121 Doanh thu bán hàng hóa 5122 Doanh thu bán các thành phẩm 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ 515 521 531 532 611 6111 6112 621 6211 6212 6213 622 623 627 6271 6272 6273 6275 6277 6278 631 632 635 641 6411 6412 Tên Tài khoản Doanh thu hoạt động tài chính Chiết khấu thương mại Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán Mua hàng Mua nguyên liệu, vật liệu Mua hàng hóa Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp VST Cái Nai Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TDC Cái Răng Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp KD lữ hành Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sản xuất chung Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Giá thành sản xuất Giá vốn hàng bán Chi phí tài chính Chi phí bán hàng Chi phí cho nhân viên Chi phí nguyên vật liệu, bao bì Số hiệu TK 6413 6414 6417 6418 642 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6427 6428 711 7111 7112 7113 811 821 8211 8212 911 Tên Tài khoản Chi phí dụng cụ, đồ dùng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí cho nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Phí, lệ phí Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí khác Thu nhập khác Hoa hồng cho thuê tàu, thu khác Thu hoa hồng vé bay Thu nhập khác Chi phí khác Chi phí thuế TNDN Chi phí thuế TNDN hiện hành Chi phí thuế TNDN hoãn lại Xác định KQKD [...]... trạng tổ chức công tác kế toán (KT) tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ, từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại công ty 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ - Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác tổ chức kế toán hiện nay tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch. .. Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong một phòng kế toán hoặc một bộ phận kế toán của DN b Các mô hình tổ chức công tác kế toán Mô hình tổ chức kế toán tập trung KẾ TOÁN TRƯỞNG Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán tổng Các nhân viên kế toán ở các đơn vị... trường 2.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán - Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở DN để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính, thống kê Có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận (BP) kế toán, từng kế toán viên - Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, chế độ kế toán và vận dụng các nguyên tắc kế toán, hình thức tổ chức sổ kế toán - Tổ chức lập báo cáo kế toán một cách nhanh... kế kế kế Kế toán trưởng các đơn vị cấp cơ sở Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận kế Bộ phận kiểm tra kế toán Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế Nguồn: Trần Quốc Dũng (2013, trang 7, Tổ chức thực hiện công tác kế toán) Hình 2.3 Sơ đồ mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán - Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn thành lập phòng kế toán. .. (2013, trang 5, Tổ chức thực hiện công tác kế toán) Hình 2.2 Sơ đồ mô hình kế toán phân tán - Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, DN thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đền có tổ chức kế toán riêng Trong trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của DN được phân công như sau: + Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát... chức kế toán hiện nay tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán 1 tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi về không gian Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ 1.3.2 Phạm vi về thời gian - Số liệu trong đề tài được thu... hoạt động của một tổ chức Và quan trọng hơn nữa, vai trò của kế toán toán không chỉ là thực hiện việc ghi chép, lập báo cáo tài chính mà còn phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống thông tin kế toán Tổ chức công tác kế toán là một khâu của công tác tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán có tốt thì việc quản lý tài chính và kinh doanh mới hiệu quả Tổ chức công tác kế toán phải xây... cứu tổ chức công tác kế toán tại Công ty bao gồm: Bộ máy kế toán; tổ chức chứng từ; tài khoản; sổ sách kế toán; báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; kiểm tra kế toán; kiểm kê; lưu trữ tài liệu kế toán 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC 2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán. .. NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH - Tên tiếng Việt: Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ - Tên tiếng Anh: Casuco Trading and Tourism Limited Company - Tên viết tắt: Casuco Tour - Giấy ĐKKD số: 1801191252 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Cần Thơ cấp ngày 14.01.2011 - Địa chỉ: 104, đường 30 tháng 4, phường An Phú, quận Ninh Kiều, Thành. .. KẾ TOÁN CẤP TRÊN Kế toán trưởng Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán kiểm tra KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƯỜI Đơn vị Đơn vị Đơn vị Đơn vị … 1 2 3 4 Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán … Bộ phận kế toán tổng Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp