Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 XÂY DỰNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Ở CÔNG TY CỔ PHẦN “THAC” PHẦN I: Những vấn đề chung về đánh giá thực hiện công việc ở Công ty Cổ phần “THAC” I – Khái niệm về đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) 1. Khái niệm: là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. - Tính hệ thống thể hiện ở việc ĐGTHCV được thực hiện trên cơ sở một loạt các chỉ tiêu khác nhau có liên quan, ảnh hưởng đến công việc và được lặp lại theo chu kỳ. - Tính chính thức thể hiện ở các khía cạnh sau: Đánh giá được thực hiện bằng văn bản thông qua các phiếu đánh giá. Đánh giá một cách công khai, người lao động được biết kết quả đánh giá của mình và các đồng nghiệp. Kết quả đánh giá được phản hồi lại cho người lao động để họ biết được mức độ thực hiện công hiện tại và tìm cách cải tiến sự thực hiện công việc đó để đạt kết quả cao hơn trong tương lai. 2. Mục tiêu: - Kết quả ĐGTHCV sẽ là thông tin quan trọng làm cơ sở cho nhà quản lý thực hiện các chính sách về nguồn nhân lực, đó là: - Trả công : Kết quả đánh giá sẽ xếp loại người lao động thành các mức đánh giá tương đương với các mức thưởng thù lao khác nhau - Xác định kế hoạch đào tạo: Thông qua ĐGTHCV, nhà quản lý phát Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 hiện ra những điểm yếu của người lao động, những kiến thức mà họ còn thiếu. Từ đó, công ty xác định nhu cầu đào tạo cũng như xây dựng kế hoạch đào tạo phát triển người lao động. - Bố trí, sử dụng lao động hợp lý: Nếu kết quả đánh giá cho thấy người lao động luôn không hoàn thành công việc thì nhà quản lý sẽ phải đặt ra câu hỏi là: người lao động có phù hợp với công việc hiện tại của họ hay không? Nếu không thì công ty phải tiến hành bố trí lại công việc cho phù hợp với năng lực sở trường của người lao động. - Hoàn thành định mức lao động: Nếu việc hoàn thành công việc là đạt hoặc chỉ sai lệch ít so với định mức cho thấy định mức hiện tại là phù hợp. Nếu mức độ hoàn thành công việc lai vượt xa hoặc kém xa định mức thì chứng tỏ định mức hiện tại đã lạc hậu, cần phải tiến hành xây dựng định mức lại cho phù hợp hơn. - Ngoài ra, ĐGTHCV còn cung cấp cho người lao động thông tin về tình hình thực hiện công việc của họ, giúp họ hoàn thiện sự thực hiện công việc trong tương lai đồng thời củng cố mối quan hệ và hiểu biết lẫn nhau giữa công ty và người lao động. 3. Ý nghĩa - Giúp cho người quản lý có được một bức tranh rõ nét, hoàn chỉnh và khách quan về nhân viên cấp dưới của mình. - Hệ thống đánh giá thành tích công việc có ý nghĩa như một quy định bắt buộc trong DN đòi hỏi mọi cá nhân phải thực hiện vì lợi ích thiết thực của nó. - Cuối cùng hệ thống đánh giá chính thức của DN là một phương tiện khuyến khích người quản lý đưa ra các ý kiến phản hồi một cách đầy đủ cần thiết hoặc thích đáng đối với nhân viên cấp dưới, Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 giúp cho nhân viên cấp dưới có thể điều chỉnh kịp thời theo hướng có lợi cho bản thân người lao động và cho DN. • Đối với cá nhân: Nếu trong DN không có một hệ thống đánh giá công việc chính thức thì bản thân mỗi cá nhân nhân viên cũng sẽ gặp phải nhiều bất lợi: - họ sẽ không nhận ra được những tiến bộ cũng như sai sót hay lỗi của mình trong công việc; - họ sẽ không có cơ hội được đánh giá xem mình có thể được xem xét đề bạt hay không; - họ sẽ không được xác định và sửa chữa các yếu điểm của mình thông qua đào tạo; 4. Phạm vi áp dụng: Công ty Cổ phần “THAC” II – Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc 1. Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa - Nội dung: Trong phương pháp này, người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về thực hiện công việc của đối tượng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao. Các tiêu thức đánh giá bao gồm các tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc và cả các tiêu thức có liên quan không trực tiếp đến công việc. - Tiến hành: Có hai bước quan trọng là lựa chọn các đặc trưng (tiêu thức) và đo lường các đặc trưng. Việc lựa chọn các đặc trưng cần phải được tiến hành chủ yếu trên cơ sở các đặc trưng có liên quan tới hiệu quả của tổ chức. - Cách đánh giá: Để đánh giá, người ta xác định xem mức độ thực hiện công việc của đối tượng thuộc về thứ hạng nào (xuất sắc, trung bình…) theo từng tiêu thức. Việc kết hợp các điểm số có thể theo cách tính bình quân hoặc tổng cộng các điểm ở từng tiêu thức. Để giúp cho Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 người đánh giá cho điểm dễ dàng và chính xác hơn, mẫu phiếu có thể được thiết kế chi tiết hơn bằng cách mô tả ngắn gọn từng tiêu thức đánh giá và cả từng thứ hạng. - Ưu điểm: Dễ hiểu, xây dựng đơn giản, sử dụng thuận tiện. Có thể cho điểm một cách dễ dàng và lượng hóa được tình hình thực hiện công việc của người lao động bằng điểm. Một mẫu phiếu đánh giá có thể được thiết kế với các tiêu thức mang tính chất chung, phù hợp với nhiều loại công việc và do đó có thể dùng nhiều nhóm lao động. - Nhược điểm: Đặc trưng riêng biệt của từng công việc có thể bị bỏ qua. Phương pháp này dễ bị ảnh hưởng nhiều bởi lỗi chủ quan. Ngoài ra còn làm phát sinh nhiều vấn đề nếu các đặc trưng (tiêu thức) được lựa chọn không phù hợp, hoặc kết hợp không chính xác các điểm số trong kết quả tổng thể. Mặc dù không thể yêu cầu sự chính xác tuyệt đối nhưng rất có thể sẽ xảy ra trường hợp một số điểm cao ở đặc trưng này sẽ bù đắp ccho một điểm số thấp ở đặc trưng khác. Do đó tầm quan trọng tương đối của mỗi đặc trưng cần được xem xét cẩn thận và có thể cho chúng các trọng số thích hợp. 2. Phương pháp danh mục kiểm tra - Nội dung: Cần phải thiết kế một danh mục các câu mô tả về các hành vi và các thái độ có thể xảy ra trong thực hiện công việc của người lao động. - Cách đánh giá: Những người đánh giá nhận bản chụp của mẫu phiếu và sẽ đánh dấu vào những câu mà họ cảm thấy phù hợp với đối tượng đánh giá. Các câu mô tả thường được cho các trọng số để làm rõ mức độ quan trọng tương đối giữa chúng với nhau. Điểm số sẽ được tính bằng cách cộng các câu hoặc điểm của các câu. - Ưu điểm: Dễ thực hiện và tránh được các lỗi như xu hướng bình Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 quân, dễ dãi. Kết quả đánh giá được biểu hiện cụ thể bằng điểm do đó thuận tiện cho việc ra các quyết định hợp lý. - Nhược điểm: Cần phải thiết kế các danh mục khác nhau cho các loại công việc khác nhau. Trường hợp câu mô tả mang tính chất chung chung thì phù hợp với nhiều loại công việc nhưng lại không phản ánh được đặc thù của từng loại công việc. Việc xác định các trọng số cũng phức tạp và đòi hỏi có sự trợ giúp chuyên môn. 3. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng - Nội dung: Đòi hỏi người đánh giá phải ghi lại theo cách mô tả những hành vi có hiệu quả và những hành vi không có hiệu quả (hay xuất sắc hoặc yếu kém) trong thực hiện công việc của người lao động theo từng yếu tố của công việc. - Ưu điểm: Thuận lợi cho việc thảo luận với người lao động về các ưu điểm, nhược điểm của họ trong thực hiện công việc và việc ra quyết định. Nó cũng hạn chế được các lỗi do chủ quan. - Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian và nhiều khi công việc ghi chép bị bỏ qua. Người lao động có thể cảm thấy không thoải mái khi biết rằng người lãnh đạo ghi lại những hành vi yếu kém của mình. 4. Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi - Nội dung: Đây là phương pháp kết hợp giữa 2 phương pháp đánh giá bằng thang đo đánh giá đồ họa và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng. Khác với phương pháp thang đo đánh giá đồ họa, các mức độ đánh gía theo phương pháp thang đo dựa trên hành vi được miêu tả chính xác hơn bởi các hành vi cụ thể và chi tiết. - Cách đánh giá: Để đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động, người đánh giá phải xác định hành vi của người lao động thuộc nhóm nào trong các thứ bậc mà phiếu đánh giá đưa ra. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Ưu điểm: ít thiên vị hơn các thang đo khác, các đặc trưng được lựa chọn cẩn thận hơn; và chúng tạo ra sự nhất trí giữa những người đánh giá bởi vì chúng đánh giá các hành vi có thể quan sát được hơn là đánh giá các nhận thức chủ quan. - Nhược điểm: Việc thiết kế các thang đo rất tốn thời gian và chi phí. Kết quả đánh giá cũng sẽ bị ảnh hưởng nếu các dặc trưng và các hành vi không được lựa chọn và mô tả cẩn thận. Người đánh giá cũng gặp khó khăn khi phải xác định sự tương tự giữa hành vi thực hiện công việc của đối tượng với hành vi được mô tả trong thang đo. - Dựa vào viêc quan sát hành vi người ta có thể xây dựng cách thứ 2 gọi là phương pháp thang điểm quan sát hành vi. Theo cách này, người ta sẽ thiết kế một phiếu đánh giá trong đó cho phép thấy được tần số của các hành vi thực hiện công việc, rất thích hợp cho những công việc có tính chuẩn hóa cao, những công việc đòi hỏi trật tự công việc rất ổn định. Tuy nhiên, nó lại không cho thấy được, phân biệt được hành vi của người lao động là tích cực hay tiêu cực do đó không thấy được mức độ thực công việc của người lao động hoặc có thấy thì độ chính xác không cao. 5. Các phương pháp so sánh - Nội dung: Đó là một nhóm phương pháp có cùng bản chất là: người đánh giá sẽ đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động trong bộ phận mình phụ trách trên cơ sở so sánh kết quả làm việc của người lao động với các đồng nghiệp của họ. Tiêu chí đánh giá thường là tình hình thực hiện công việc nói chung. - Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, dễ hiểu. Thuận tiện cho người lãnh đạo đưa ra các quyết định nhân sự như quyết định về tiền lương, đào tạo cũng như đề bạt đối với cán bộ. - Nhược điểm: Tạo ra sự cạnh tranh thiếu lành mạnh giữa những Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 người lao động trong tập thể; Dễ mắc phải lỗi thiên vị, thành kiến trong đánh giá. Hạn chế việc cung cấp thông tin phản hồi về các hành vi thực hiện công việc cho người lao động. 6. Phương pháp bản tường thuật - Nội dung: Người đánh giá sẽ viết một văn bản (bản tường thuật) về tình hình thực hiện công việc của nhân viên, về các điểm mạnh, điểm yếu, các tiềm năng của họ cũng như các gợi ý về các biện pháp hoàn thiện thực hiện công việc của nhân viên. Bản tường thuật có thể viết theo những chủ đề khác nhau. - Ưu điểm: Nếu thực hiện tốt, phương pháp này cung cấp thông tin phản hồi rất chi tiết, hữu ích cho người lao động. - Nhược điểm: Khó có thể sử dụng các thông tin tường thuật vào việc ra các quyết định nhân sự. Sự chính xác của các thông tin tường thuật phụ thuộc rất nhiều khả năng diễn đạt viết của người đánh giá. Để khắc phục điều này, bản tường thuật có thể được yêu cầu viết theo một vài câu hỏi đã định sẵn. Phương pháp này thường được sử dụng kết hợp với một phương pháp mang tính định lượng khác. 7. Phương pháp quản lý bằng mục tiêu Tiến trình ĐGTHCV theo phương pháp này được diễn ra theo trình tự sau: Xác   nh các nhi m v Xác   nh k t qu công vi c d ki n   ra ti n   th c hi n công vi c, ph  ng pháp th c hi n công vi c Xem xét l i ti n   th c hi n công vi c và tính kh thi c a các m c tiêu  ã   t ra Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Để thực hiện được phương pháp này, người lãnh đạo và nhân viên phải cùng thảo luận để thống nhất với nhau về: Các yếu tố chính trong công việc của nhân viên Các mục tiêu cụ thể cần đạt được cho từng yếu tố của công việc trong chu kỳ đánh giá đã định trước Xây dựng chương trình kế hoạch hành động để thực hiện các mục tiêu đó  i u ch nh n u c n thi t K t qu là c s c a vi c  ánh giá  GTHCV Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Người lãnh đạo dựa vào các mục tiêu đề ra để đánh giá nỗ lực thực hiện công việc của người lao động và cung cấp thông tin phản hồi cho họ. - Ưu điểm: Nếu được thực hiện tốt, quản lý bằng mục tiêu góp phần quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động ở mọi cấp quản lý. Các mục tiêu công việc cũng giúp cho người lãnh đạo trực tiếp và nhân viên thấy rõ nhu cầu đào tạo và phát triển nghề nghiêp của từng người. Nó còn tạo động lực cho người lao động vì họ thấy mình là người quan trọng - Nhược điểm: Việc xác định mục tiêu công việc không phải là dễ. Người lãnh đạo luôn có xu hướng đưa ra kết quả cao trong khi người lao động lại có xu hướng đưa ra mục tiêu thấp nên khó đi đến thống nhất cuối cùng. Điểm khác của phương pháp này so với các phương pháp khác thể hiện ở điểm: Có sự thay đổi về vai trò của người lãnh đạo cũng như người lao động trong quá trình đánh giá:  Người lãnh đạo từ vị trí người phán xét trở thành người tư vấn, họ sẽ đưa ra những lời khuyên về cách thức thực hiện công việc cho nhân viên  Người lao động từ việc là người thụ động trở nên tích cực hơn trong quá trình đánh giá Các phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc trên đều có những ưu nhược điểm riêng và thích hợp trong từng tình huống cụ thể. Vì vậy để kết quả đánh giá chính xác hơn người ta thường sử dụng kết hợp các phương pháp. PHẦN II : Phân tích đánh giá thực hiện công việc ở Công ty Cổ phần “THAC” I – Những đặc điểm của Công ty Cổ phần “THAC” có ảnh hưởng đến phân tích đánh giá thực hiện công việc 1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần “THAC” Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần “THAC” Cơ cấu Công ty tuân theo hình thức của một công ty cổ phần, bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban giám đốc và giám đốc điều hành – đại diện trước hội đồng quản trị và được quy định trách nhiệm, quyền hạn đã ghi rõ trong điều lệ Công ty Cổ phần “THAC”. Công ty cổ phần THAC đã áp dụng hình thức cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng nhằm cho phép sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn và tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng. Trong điều kiện quy mô còn hạn chế, cơ cấu chức năng được thể hiện dưới hình thức cơ cấu tiền chức năng, tức là một người có thể đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau. Kiểu tổ chức này vừa phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo hệ thống chỉ huy tăng cường trách nhiệm cá nhân. Cơ cấu trực tuyến thể hiện: Phòng tài chính kế toán và hành chính nhân