Mô t qu trnh qun l truyn thng Mô t qu trnh qun l cht lưng So snh, bnh lun. 1 BÀI LÀM 1. Mô tả quá trình quản lý truyền thống 1.1. Khái niệm quản lý Trong tt c cc lĩnh vực của đời sng xã hội, con người mun tồn tại và pht triển đu phi dựa vào sự nỗ lực của một tổ chức, từ nhóm nhỏ đến phạm vi rộng lớn ở tầm quc gia, quc tế đu phi thừa nhn và chịu sự qun l nào đó. Ngày nay, thut ngữ qun l trở nên phổ biến và có rt nhiu cch định nghĩa khc nhau, nhưng chưa có một định nghĩa chính xc nht đưc tt c mọi người chp nhn hoàn toàn. Tuy vy, cc định nghĩa đưa ra đu có những điểm chung, thng nht ở một mức độ nht định. Qun l là hoạt động đưc thực hiện nhằm bo đm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khc. Qun l là phi hp có hiệu qu cc hoạt động của những người cộng sự khc trong cùng một tổ chức. Qun l là hoạt động thiết yếu đm bo phi hp những nỗ lực c nhân nhằm đạt mục đích chung của c nhóm. Qun l là điu khiển con người và sự vt nhằm đạt mục tiêu đã định trước. Hay đơn gin qun l là sự có trch nhiệm v một ci g đó. Mary Parker Follett cho rằng “Qun l là nghệ thut đạt đưc mục đích thông qua nỗ lực của người khc”. Định nghĩa này nói lên rằng những nhà qun l đạt đưc cc mục tiêu của tổ chức bằng cch sắp xếp, giao việc cho những người khc thực hiện chứ không phi hoàn thành công việc bằng chính mnh. Koontz và O’ Donnell định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc qun l, bởi v mọi nhà qun l ở mọi cp độ và trong mọi cơ sở đu có một nhiệm vụ cơ bn là thiết kế và duy tr một môi trường mà trong đó cc c nhân làm việc với nhau trong cc nhóm có thể hoàn thành cc nhiệm vụ và cc mục tiêu đã định”. 2 Một định nghĩa gii thích tương đi rõ nét v qun l đưc James Stoner và Stephen Robbins trnh bày như sau: “Qun l là tiến trnh hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm sot những hoạt động của cc thành viên trong tổ chức và sử dụng tt c cc nguồn lực khc của tổ chức nhằm đạt đưc mục tiêu đã đ ra”. Hiện nay, qun l đưc định nghĩa rõ ràng hơn: “Qun l là qu trnh đạt tới mục tiêu của tổ chức bằng cch vn dụng cc chức năng: Kế hoạch – Tổ chức – Chỉ đạo – Kiểm tra”. Một cch khi qut và phổ biến nht có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra”. 1.2. Các chức năng quản lý Chức năng qun l đưc hiểu là một dạng hoạt động qun l chuyên biệt, thông qua đó chủ thể qun l tc động vào khch thể qun l của mnh nhằm thực hiện cc mục tiêu qun l đã đ ra. Trong hoạt động qun l, chức năng qun l là điểm xut pht để xc định chức năng của cơ quan qun l và cn bộ qun l, đồng thời chức năng qun l cũng là một căn cứ để xc định nội dung của hoạt động qun l. 1.2.1. Chức năng kế hoạch a. Khái niệm: Chức năng kế hoạch trong qun l là qu trnh xc định cc mục tiêu pht triển và quyết định những biện php tt nht để thực hiện cc mục tiêu đó. - Nhiệm vụ chủ yếu của chức năng kế hoạch: + Khi tiến hành chức năng kế hoạch, người qun l cc cp cần xc định những mục tiêu cần để pht triển và quyết định đưc những biện php có tính kh thi (phù hp với quan điểm, đường li theo từng giai đoạn pht triển của đt nước và địa phương). 3 + Cc mục tiêu và biện php tương ứng phi đưc thể hiện bằng cc loại kế hoạch như: chiến lưc, quy hoạch, kế hoạch thực hiện theo thời gian. - Những căn cứ thực hiện chức năng kế hoạch: + Cơ sở php l: Cc văn bn chỉ đạo của Đng, cc quy định của Nhà nước; + Cơ sở thực tiễn: Bi cnh kinh tế - xã hội, điu kiện địa phương, đt nước, quc tế…; + Thực trạng (thành tích) của đơn vị, tổ chức; + Kh năng đp ứng v cc nguồn lực. b. Vị trí, vai trò của chức năng kế hoạch - Vị trí: Chức năng kế hoạch là chức năng đầu tiên của một qu trnh qun l. Thông thường, trong cc hoạt động công việc đầu tiên phi làm trong qu trnh qun l là chức năng kế hoạch. Chức năng kế hoạch giúp cho toàn bộ hệ thng hnh dung trước đưc kết qu cần đạt và con đường để đạt tới kết qu đó. - Vai trò: Chức năng kế hoạch có cc vai trò chủ yếu sau: + Chức năng kế hoạch có vai trò khởi đầu cho một qu trnh qun l. + Chức năng kế hoạch định hướng cho toàn bộ cc hoạt động của qu trnh qun l. Cc chức năng qun l khc căn cứ vào chức năng kế hoạch để triển khai thực hiện. + Trong qu trnh thực hiện chức năng kế hoạch, cc loại kế hoạch (kế hoạch chiến lưc, quy hoạch) của một đơn vị hay hệ thng sẽ là cơ sở để huy động ti đa cc nguồn lực cho việc thực hiện cc mục tiêu trong từng loại kế hoạch đã soạn tho. + Chức năng kế hoạch không những có vai trò định hướng cho toàn bộ cc hoạt động của hệ thng qun l mà còn là căn cứ cho việc kiểm tra đnh gi qu trnh thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của từng tổ chức, đơn vị và c nhân. 4 c. Nội dung của chức năng kế hoạch: Nội dung của chức năng kế hoạch thể hiện ở 4 hoạt động cơ bn sau: - Xc định và phân tích mục tiêu; - Xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu; - Triển khai thực hiện kế hoạch; - Kiểm tra, đnh gi việc thực hiện kế hoạch; Sau đây tc gi xin đi sâu vào nội dung lp kế hoạch chiến lưc: 1.2.1.1. Khái niệm kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến lưc hướng tới mục tiêu dài hạn và cc gii php lớn để thực hiện cc mục tiêu. Kế hoạch chiến lưc đưc coi là công cụ mạnh để xc định cc ưu tiên và đ ra cc quyết định đúng đắn cho một tổ chức, trong một thời kỳ dài, thường bao qut trong khong 10 - 20 năm hoặc 5 – 10 năm. Kế hoạch chiến lưc đưc coi là một mẫu hnh của những quyết định; là công cụ xc lp mục tiêu dài hạn, kế hoạch hành động và phân bổ nguồn lực; là việc xc định những lĩnh vực cạnh tranh của nhà trường; là sự hồi đp những điểm mạnh, điểm yếu bên trong và những cơ hội thch thức; là một hệ thng logic để phân định giữa nhiệm vụ điu hành với nhiệm vụ qun l, vai trò và chức năng của nhà trường; là phương thức xc định những đóng góp v kinh tế và ngoài kinh tế mà nhà trường mang lại cho cc đi tc. 1.2.1.2. Lý do phải lập kế hoạch chiến lược V sao nhà trường phi lp kế hoạch chiến lưc. Thứ nht, kế hoạch chiến lưc trước cơ hội và thch thức của thời đại mới Thứ hai, trường cần có kế hoạch chiến lưc để đp ứng sự biến đổi của môi trường kinh tế - xã hội. Thứ ba, kế hoạch chiến lưc đm bo sử dụng hiệu qu nguồn kinh phí ngày càng hạn hẹp 5 Thứ tư, kế hoạch chiến lưc tt – một điu kiện để huy động thêm cc nguồn tài tr. Thứ năm, kế hoạch chiến lưc là đòi hỏi để bo co hoạt động của nhà trường với cc phía liên quan. Và cui cùng, một cơ sở đào tạo ở Việt Nam cần có kế hoạch chiến lưc để cụ thể hóa đường li pht triển gio dục của Đng và Nhà nước 1.2.1.3. Tiến trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch chiến lược Tiến trnh này gồm 9 bước: - Bước 1: Xc định mục tiêu Xc định mục tiêu đòi hỏi phi xem xét và hiểu kỹ tầm nhn, sứ mạng của tổ chức và sau đó xc định những mục tiêu cụ thể, những mục tiêu này là sự chuyển dịch từ tầm nhn, sứ mạng của tổ chức mà thành. V những mục tiêu này sẽ đòi hỏi sử dụng một phần rt lớn cc nguồn lực cũng như phi qun l rt nhiu hoạt động, nên xc định mục tiêu là một trong những bước có tính quyết định trong qu trnh lp kế hoạch. - Bước 2: Làm rõ cc mục đích và chiến lưc Đây là bước làm rõ những mục đích và chiến lưc đang tồn tại, đang pht huy tc dụng đến hoạt động của tổ chức. Có thể những mục đích và chiến lưc này tương hp với mục tiêu và sứ mạng của tổ chức cũng có thể qu trnh hnh thành mục tiêu (bước 1) dẫn tới sự thay đổi căn bn sứ mạng và mục đích của tổ chức. - Bước 3: Phân tích môi trường Khi xc định đưc mục tiêu của tổ chức và chiến lưc đang thực thi, người qun l có đưc một ci khung để định lưng những khía cạnh của môi trường có nh hưởng đến kh năng của tổ chức đạt đưc mục tiêu. Ý nghĩa của việc phân tích môi trường là làm rõ những cch thức mà những biến đổi v môi trường văn hóa xã hội, kinh tế… có thể nh hưởng gin tiếp đến tổ chức, cũng như xc định những nh hưởng trực tiếp của những tổ chức khc, của cơ quan chính quyn, đoàn thể xã 6 hội… Ở bước này nên lp một danh sch cc nhân t (thuộc v môi trường) có thể tc động đến tổ chức và đnh gi mức độ nh hưởng của những nhân t đó. Cc kỹ thut v dự bo cũng như cc phương php lưng hóa của “khoa học qun l” có thể rt phù hp trong việc phân tích thông tin v môi trường. - Bước 4: Phân tích nguồn lực Sự phân tích này là cần thiết để làm rõ những ưu thế (có tính cạnh tranh), những mặt mạnh và mặt yếu của tổ chức (đây chính là sự phân tích S – W: Strengths và Weaknesses). Câu hỏi đặt ra ở đây là chúng ta đang làm tt hơn hay kém hơn so với người khc? Chứ không phi là câu hỏi: chúng ta làm tt hay kém? - Bước 5: Xc định cc vn hội và nguy cơ có tính chiến lưc Một tổ chức luôn phi đi đầu với những vn hội (Opportunity) và nguy cơ (Threats) nh hưởng đến sự tồn tại và pht triển của nó. Những vn hội là những kh năng khch quan và chủ quan thúc đẩy tổ chức pht triển, những nguy cơ cũng có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức đe dọa sự tồn tại cũng như sự hưng thịnh của tổ chức. Bước 4 và bước 5 đưc nhiu nhà nghiên cứu lồng ghép thành một kỹ thut phân tích mạnh – yếu – vn hội - nguy cơ (SWOT). Khi lp kế hoạch chiến lưc, SWOT đưc sử dụng nhằm kết hp cc yếu t v điểm mạnh, điểm yếu trong nội bộ một tổ chức với cc yếu t bên ngoài là cơ hội và cc nguy cơ nhằm đ ra cc chiến lưc tương ứng. 7 Yếu tố khách quan Yếu tố chủ quan CƠ HỘI (O) NGUY CƠ (T) MẶT MẠNH (S) 1) CHIẾN LƯỢC (SO) 2) CHIẾN LƯỢC (ST) MẶT YẾU (W) 3) CHIẾN LƯỢC (WO) 4) CHIẾN LƯỢC (WT) Mặt mạnh: Ưu thế bao gồm cc nguồn lực và năng lực có gi trị của tổ chức mà tổ chức đó có và đưc sử dụng một cch hữu ích nhằm đạt đưc cc mục tiêu hoạt động. Mặt yếu: Cc khó khăn, trở ngại v nguồn lực và năng lực của nội bộ tổ chức ngăn cn tổ chức đó đạt đưc mục tiêu của mnh. Cơ hội: Cc điu kiện ưu đãi hoặc có li bên ngoài tổ chức tạo thun li cho tổ chức đó khai thc cc hướng hoạt động mới để đạt đưc mục tiêu của mnh. Nguy cơ: Bao gồm cc tnh hung không thun li như rào cn, sức ép hay bt cứ ci g có thể gây ra khó khăn có thể ph hoại hay đe dọa đến kh năng tồn tại và thành công trong tương lai của một tổ chức. Cần sắp xếp các nội dung trong từng yếu tố trên theo thứ tự ưu tiên. Chiến lược (SO): Chiến lưc tn dụng cơ hội. Khi điểm mạnh bên trong phù hp với cơ hội bên ngoài. Tnh hung này là l tưởng v nó thể hiện sự phù hp nht giữa nguồn lực của tổ chức và cơ hội từ môi trường bên ngoài. Cc định hướng chiến lưc trong góc này sẽ tp trung vào việc bo vệ những điểm mạnh bên trong bằng cch hoặc kết hp những nguồn lực cần thiết để đạt đưc cc ưu thế, hoặc hỗ tr những nguồn lực này để mở rộng ưu thế đã có. Cũng cần khai thc những cơ hội khc để thúc đẩy cc điểm mạnh và khắc phục cc điểm yếu trong những tnh hung khc. 8 Chiến lược (ST): Chiến lưc trnh nguy cơ. Khi điểm mạnh bên trong phù hp với nguy cơ bên ngoài. Định hướng chiến lưc cần tp trung vào việc điu chỉnh cc nguồn lực của tổ chức nhằm chuyển đổi nguy cơ bên ngoài thành cơ hội. Mặt khc, tổ chức có thể lụa chọn việc p dụng chiến lưc phòng thủ để tp trung vào những cơ hội hứa hẹn hơn ở những tnh hung khc. Chiến lược (WO):Chiến lưc vưt điểm yếu. Khi điểm yếu bên trong liên quan đến cơ hội bên ngoài. Định hướng chung v chiến lưc trong góc này là lựa chọn sự cân bằng ti đa để biến những điểm yếu thành điểm mạnh cần thiết cho việc khai thc cơ hội hay từ bỏ hẳn việc triển khai cc nỗ lực liên quan. Chiến lược (WT): Chiến lưc hạn chế điểm yếu. Khi điểm yếu bên trong liên quan đến nguy cơ bên ngoài. Đây là vị trí khó khăn nht với một tổ chức. Tuy nhiên, tính cht tht thường của môi trường nói chung sẽ không trnh khỏi dẫn đến có những vn đ chiến lưc nằm trong tnh hung này. Nếu như sự tồn tại của tổ chức đang bị đe dọa, th một chiến lưc chủ động có thể là lựa chọn duy nht. Nếu như nội dung ở đây chỉ mang tính cht phụ, th có thể chọn chiến lưc loại bỏ để tp trung vào những cơ hội hứa hẹn ở những tnh hung khc. Tuy nhiên điu quan trọng là xem xét kh năng chuyển một vn đ sang tnh hung khc. Đây không phi là vn đ thứ yếu như b ngoài của nó. Thay vào đó, cần xem xét kh năng xây dựng một phương n chiến lưc quan trọng đi với tổ chức hoặc hỗ tr những hoạt động có li hơn trong cc hoàn cnh khc. - Bước 6: Xc định việc mở rộng những biến đổi có tính chiến lưc. - Bước 7: Ra quyết định chiến lưc. Nếu xut hiện sự cần thiết phi thay đổi/điu chỉnh chiến lưc để loại trừ khong cch thành tựu nói trên th bước phi làm tiếp theo sẽ là xc định đnh gi và lựa chọn cc phương n tiếp cn chiến lưc. - Bước 8: Triển khai chiến lưc. Khi chiến lưc đã đưc hoạch định nó phi đưc triển khai hoặc đưc kết hp vào cc hoạt động hàng ngày của tổ chức nhằm đem lại li ích và hiệu qu ti đa cho sự tồn tại và pht triển của tổ chức. 9 - Bước 9: Đo lường và kiểm tra những tiến độ Khi việc triển khai chiến lưc đang tiếp diễn người qun l cần tiến hành kiểm tra tiến độ của việc triển khai đó một cch định kỳ hoặc ở những giai đoạn then cht. Để kiểm tra việc triển khai chiến lưc cần tr lời cc câu hỏi sau: Làm thế nào để đo đạc đưc qu trnh thực hiện? chiến lưc có đưc triển khai theo kế hoạch hay không? chiến lưc đang triển khai liệu có đạt đưc kết qu mong mun hay không? Việc thực hiện tiến trnh 9 bước trên có thể đưc thu gọn và phi tr lời đưc bn câu hỏi cơ bn sau: Ta đang ở đâu? Ta mun đi đến đâu trong tương lai? Làm thế nào để đến đó? Làm thế nào để đo đạc đưc qu trnh thực hiện? 4. Cu trúc của kế hoạch chiến lưc Một bn kế hoạch chiến lưc thường bao gồm năm phần chính sau: - Phần 1: Sứ mạng, tầm nhn và cc gi trị - Phần 2: Phân tích bi cnh và thực trạng của nhà trường - Phần 3: Mục tiêu và cc gii php chiến lưc - Phần 4: Cc chương trnh hành động chiến lưc - Phần 5: Tổ chức thực hiện, gim st, đnh gi việc thực hiện kế hoạch Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lưc là vô cùng quan trọng với sự pht triển của tổ chức. Từ kế hoạch chiến lưc, cc trường sẽ xây dựng ra kế hoạch năm học, kế hoạch học kỳ, kế hoạch thng, tuần. Thm chí trên cơ sở kế hoạch chiến lưc then cht, cc đơn vị, bộ phn, thm chí là c nhân trong trường sẽ xây dựng kế hoạch của mnh cho phù hp. Việc xây dựng kế hoạch chiến lưc cần có sự kế thừa giữa cc thế hệ, trnh tư duy nhiệm kỳ. 10 [...]... quản lý thì quản lý chất lượng dùng chuẩn để quản lý Quản lý 17 truyền thống trực tiếp tác động đến đối tượng quản lý thông qua các chức năng còn quản lý chất lượng lại dùng chức năng để tác động đến chuẩn, và từ chuẩn mới tác động đến đối tượng quản lý + Hoạt động quản lý truyền thống luôn hướng tới thực hiện các mục tiêu đã đặt ra của tổ chức trong khi quản lý chất. .. tượng quản lý để nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra + Quản lý truyền thống hay quản lý chất lượng cũng đều là các hoạt động hướng đích nhằm đưa tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra - Khác nhau: + Sự khác biệt cơ bản nhất giữa quản lý truyền thống và quản lý chất lượng nằm ở phương thức quản lý Nếu như quản lý truyền thống dùng các chức năng làm phương thức quản. .. nhau giữa mô hình quản lý truyền thống và mô hình quản lý chất lượng được thể hiện như sau: * Mô hình quản lý theo chức năng Chức năng Tác động trực tiếp Tổ chức * Mô hình quản lý chất lượng Chức năng Tác động gián tiếp Chuẩ n Tổ chức - Giống nhau: + Quản lý truyền thống hay quản lý chất lượng đều giống nhau ở nội dung đều là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối... các chức năng quản lý ta thấy quyết định quản lý có vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý: - Quyết định quản lý là trung tâm của mọi hoạt động, chi phối tác động tới tất cả 4 chức năng trong quản lý - Quyết định quản lý quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức Chất lượng của quyết định quyết định chất lượng của tổ chức - Quyết định quản lý góp phần định hướng,... chất lượng lại luôn hướng tới các chuẩn 4 Bình luận Quản lý chất lượng là một phương thức quản lý tiên tiến, đã được kiểm nghiệm trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ và là công cụ để tạo ra một hệ thống quản lý đảm bảo cung ứng những sản phẩm có chất lượng Qua thực tiễn đã chứng minh áp dụng mô hình quản lý chất lượng có những ưu nhược điểm sau: a Ưu điểm - Quản. .. hệ thống Quyết định quản lý là hành vi có tính chỉ thị của chủ thể quản lý để định hướng, tổ chức và kích thích hoạt động của đối tượng quản lý nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra 14 Như vậy quyết định quản lý là những mệnh lệnh, chỉ thị bắt buộc, là những hành vi có ý thức và mục đích của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý Từ sơ đồ “1.1 Mô i quan hệ giữa các chức năng quản. .. sau: a Ưu điểm - Quản lý chất lượng là phương thức quản lý tiên tiến, được thành công trên nhiều lĩnh vực khác nhau và đã được áp dụng trong giáo dục - Quản lý chất lượng là quản lý theo quy trình do vậy người quản lý có thể theo dõi được toàn bộ các công việc đang diễn ra, để cải tiến, tối ưu hóa - Thay đổi hoàn toàn phong cách làm việc: làm việc theo quy trình hướng tới khách... định quản lý là căn cứ để kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động, đồng thời cũng là căn cứ để đánh giá năng lực của người quản lý Như vậy có thể thấy ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý, kinh nghiệm, khả năng xét đoán, óc sáng tạo và khả năng định lượng là một quá trình chọn lựa một trong nhiều khả năng Quá trình này thể hiện trong các công việc quản lý Tiến trình. .. trạng so với chuẩn, - Xây dựng các biện pháp nâng thực trạng ngang chuẩn Ba hoạt động này được tiến hành đồng thời, liên tục chính là hoạt động quản lý chất lượng thông qua một hệ thống quản lí chất lượng Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng * Bước 1: - Gọi tên được đầy đủ các công việc cần làm và các bước thực hiện các công việc đó để đạt được từng chỉ báo, tiêu chí - Gọi... pháp quản lý là tổng hợp những cách thức tác động có thể có và có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng và khách thể quản lý khi tiến hành các hoạt động quản lý để thực hiện những nhiệm vụ, chức năng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu quản lý đã đề ra 1.3.1 Phương pháp tổ chức - hành chính a Khái niệm: Phương pháp tổ chức – hành chính là các phương pháp tác động dựa vào mô i . Mô t qu trnh qun l truyn thng Mô t qu trnh qun l cht lưng So snh, bnh lun. 1 BÀI LÀM 1. Mô tả quá trình quản lý truyền thống 1.1. Khái. ngoài 3. Sự giống và khác nhau giữa mô hình quản lý truyền thống và mô hình quản lý chất lượng được thể hiện như sau: * Mô hnh qun l theo chức năng Chức năng * Mô hnh qun l cht lưng Chức. kh năng của tổ chức đạt đưc mục tiêu. Ý nghĩa của việc phân tích môi trường là làm rõ những cch thức mà những biến đổi v môi trường văn hóa xã hội, kinh tế… có thể nh hưởng gin tiếp đến