BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  Tiểu luận mơn: Hành vi tổ chức Đề tài: PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Giảng viên hướng dẫn Nhóm sinh viên thực Lớp Khố : Nguyễn Văn Chương : Nhóm 06 : VB16BQT01 : 16B Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 09 năm 2014 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT SBD Họ Tên 3313102559 Hồ Kim Phúc 3313102553 Chữ ký Mức độ tham gia Ghi Nhóm trưởng Sú Tùng Bé Hồn thành tốt cơng việc giao 3313102521 Mai Quốc Cường Hoàn thành tốt công việc giao 3313102527 Đặng Thị Hằng Hồn thành tốt cơng việc giao Lê Thị Ngọc Mai Hồn thành tốt cơng việc giao 3313102527 3313102538 Tích cực, có nhiều đóng góp cho làm Trần Thanh Xuân NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN Nhận xét Điểm MỤC LỤC LỜI MỞ BÀI I GIỚI THIỆU VỀ TRUYỀN THÔNG Khái niệm Tiến trình truyền thơng 2.1 Người phát tin 2.2 Người nhận 2.3 Thơng điệp Vai trị mục đích truyền thơng II CÁC HÌNH THỨC TRUYỀN THƠNG Truyền thơng thức Truyền thơng khơng thức Chiều truyền thơng 3.1 Truyền thông từ xuống 3.2 Truyền thông từ dưới lên 3.3 Truyền thông theo chiều ngang Các nguyên tắc truyền thông III CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Nhân tố khách quan Nhân tố chủ quan IV RÀO CẢN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Một số rào cản truyền thông Các biện pháp khắc phục rào cản nâng cao hiệu truyền thông V KẾT LUẬN LỜI MỞ BÀI Nghiên cứu hành vi tổ chức quản trị kinh doanh môn học quan trọng Nó mang tính thực tiễn cao kể công việc lẫn sống ngày Nghiên cứu hành vi tổ chức giúp tìm hiểu ảnh hưởng cá nhân, nhóm tổ chức lên hành vi từ nâng cao hiệu tổ chức, nghiên cứu hành vi tổ chức giúp cho người học có nhìn sâu hơn, thấu đáo Và truyền thông tổ chức ngành nghiên cứu hành vi tổ chức Nó cơng cụ quan trọng q trình làm việc nhóm, hội, công ty…Truyền thông hiệu giúp cho mục tiêu cơng ty hồn thành tốt hơn, giúp cho nhân viên gằn bó với cơng ty Theo nghiên cứu tổ chức nhân (công ty DG & A Mỹ) có 37% nhân viên cơng ty hiểu mục đích mà cơng ty theo đuổi có 20% nhân viên hiểu vai trị cơng việc có ý nghĩa quan trọng đối với mục đích cơng ty Cũng theo nghiên cứu tổ chức có truyền thơng giao tiếp nội hiệu khả giữ nhân viên cao gấp lần công ty không hiệu Chính quan trọng cần thiết nhóm chúng tơi thực tiểu luận đề tài “những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông tổ chức” Bài viết nhóm nói nhân tố ảnh hưởng giải pháp nhằm nâng cao hiệu truyền thông Cảm ơn thầy bạn tạo điều kiện cho nhóm thực viết Trong q trình làm có thiếu sót mong thầy bạn đóng góp để nhóm chúng tơi hồn thiện viết I GIỚI THIỆU VỀ TRUYỀN THƠNG Truyền thơng gì? Truyền thơng ln chuyển thơng tin hiểu biết từ người sang người khác thơng qua ký tín hiệu có ý nghĩa Truyền thơng khơng q trình chia sẻ thơng tin Các q trình truyền thơng phần lớn trường hợp tương tác dấu hiệu trung gian hồ giải Ba mức độ quy tắc tín hiệu học thống trị q trình truyền thơng là: cú pháp, thực dụng ngữ nghĩa Thế nên, truyền thông phần loại tương tác xã giao có hai tác nhân làm việc tương tác chia sẻ chung ký hiệu chung quy tắc tín hiệu học Truyền thơng thường gồm ba phần chính: nội dung, hình thức, mục tiêu Nội dung truyền thơng bao gồm hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết, đưa lời khuyên hay mệnh lệnh, câu hỏi Các hành động thể qua nhiều hình thức động tác, phát biểu, viết, hay tin truyền hình Mục tiêu cá nhân khác hay tổ chức khác, chí người/tổ chức gửi thơng tin Tiến trình truyền thơng Truyền thơng tổ chức: Là q trình trao đổi thơng tin, tư tưởng, tình cảm chia sẻ kỹ kinh nghiệm hai thành viên phòng ban với để gia tăng hiểu biết lẫn công việc, nhằm thay đổi nhận thức, tiến tới điều chỉnh hành vi thái độ phù hợp điều kiện hoạt động kinh doanh thực tế tìm phương pháp thích hợp thực chiến lược, kế hoạch kinh doanh hướng đến mục tiêu chung tổ chức hiệu công việc cao lợi nhuận kinh doanh tăng Do đó, truyền thơng tổ chức phương tiện để trao đổi chia sẻ ý tưởng, thái độ, giá trị, ý kiến kiện Điều có nghĩa rằng, truyền thơng tổ chức q trình địi hỏi phải có kết hợp người phát tin người nhận tin 2.1 Người phát tin Người phát tin (người mã hóa, người gửi) người phát thông tin người bắt đầu tiến trình truyền thơng Sau tiến hành mã hóa thơng tin Mã hố biến tư tưởng hay tình cảm thành loại ký hiệu trung gian (chữ viết hay lời nói) để truyền đạt ý nghĩa định truyền Chẳng hạn, bạn thảo thư giao dịch với khách hàng ý nghĩ bạn mã hố thành chữ viết giấy, bạn hoàn thành việc mã hố thơng điệp cần chuyển tới khách hàng 2.2 Người nhận Người nhận (hay người nghe, người giải mã) người nhận giải mã thông tin mà người phát tin gửi Giải mã dịch thơng điệp nhận thành hình thức mà người nhận hiểu ý nghĩa chúng Chẳng hạn, người nhận thư, người phải dịch sang thứ ngơn ngữ họ tra cứu từ điển để hiểu ý nghĩa bức thư Một yêu cầu quan trọng đối với người nhận phải có khả lắng nghe (trong truyền thông lời) Lắng nghe bao gồm nghe ý tới thông tin mà người phát tin muốn truyền đạt 2.3 Thông điệp Thông điệp (tin tức) bao gồm ký hiệu chữ viết hay lời nói âm hiệu khơng lời, dùng để diễn tả thông tin mà người gửi muốn chuyển tới người nhận Thông điệp có hai phương tiện, bao gồm thơng điệp gửi thơng điệp nhận chúng khơng hẳn hồn tồn giống Tại vậy? Trước tiên, mã hóa giải mã thơng điệp khác khác biệt quan điểm chun mơn, lai lịch người gởi người nhận Thứ hai, người gởi gởi nhiều thơng điệp Thông điệp không lời Tất thông điệp khơng nói viết tạo thành thơng điệp không lời Truyền thông không lời hữu ích, thể qua nét mặt, giao tiếp mắt, cử động thể, cử ngôn ngữ thể để truyền tải ý tưởng Khi người giao tiếp, khoảng 60% nội dung thông điệp truyển tải thông qua biểu khuôn mặt phương pháp truyền thông không lời khác Với ngôn ngữ thể chuyển động, đặc biệt chuyển động khuôn mặt mắt nói nhiều cho người 50% nội dung thơng điệp truyền thơng qua biểu khuôn mặt tư thế, điệu thể 30% qua ngữ điệu giọng phát âm Bản thân ngơn từ diễn đạt giải thích 20% nội dung thơng điệp Ý nghĩa truyền thông không lời khác biệt theo văn hóa Ví dụ, nụ cười mà Powell thấy gương mặt ứng viên thể niềm hạnh phúc hài lòng Mỹ, đối với người châu Á, tín hiệu bối rối khơng thoải mái Khoảng cách mà người cảm thấy thoải mái giao tiếp khác biệt nhiều văn hóa Người Nam Mỹ dân cư khu vực Nam Đơng Âu thích thân mật Người châu Á, Bắc Âu Bắc Mỹ khơng thích gần gũi, thân mật… Truyền thơng điệp lời nói Đây hình thức truyền thông sử dụng nhiều quản trị Truyền thơng lời có hiệu cần lựa chọn từ ngữ phù hợp, tạo ấn tượng hợp lý, kết hợp với hình thức truyền thơng khác phải tạo bầu khơng khí thích hợp Truyền thơng nói xảy mặt đối mặt, qua điện thoại, qua thiết bị điện tử khác Đa số người thích giao tiếp mặt đối mặt thông điệp không lời phần quan trọng Nhưng vài người lại thích giao tiếp qua viết cho phép họ lựa chọn cân nhắc từ ngữ sử dụng cách cẩn thận trước gởi thông điệp Giao tiếp lời hiệu địi hỏi người gởi phải (1) mã hóa thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải cách xác ý nghĩa đến cho người nhận, (2) truyền đạt thông điệp theo phương thức tổ chức chặt chẽ, (3) cố gắng loại bỏ nhãng, bối rối Truyền thông điệp chữ viết Mặc dù truyền thơng nói nhanh giao tiếp viết cho phép người gởi người nhận tương tác lẫn nhau, tổ chức thường sử dụng nhiều hình thức thơng điệp viết (ví dụ báo cáo, ghi nhớ, thư tín, thư điện tử tin) Những thơng điệp thích hợp thông tin phải thu thập phân phát cho nhiều người vị trí phân tán việc lưu trữ thông tin gởi cần thiết Những nội dung sau trình bày vài hướng dẫn nhằm chuẩn bị cách hữu hiệu thông điệp viết này: (1) Thông điệp nên phác thảo giúp người nhận dễ hiểu (2) Suy nghĩ cẩn thận nội dung thông điệp (3) Thông điệp nên gắn gọn khơng sử dụng thuật ngữ ý tưởng xa lạ không liên quan đến vấn đề đề cập (4) Thông điệp nên kết cấu, tổ chức cẩn thận Mục đích vai trị truyền thơng tổ chức: Mục đích truyền thơng tổ chức Nhằm tập hợp, huy động phát huy sức sáng tạo tham gia toàn thành viên tổ chức vào q trình thực hóa mục tiêu truyền thơng Vì lợi ích lợi ích tất thành viên tổ chức Sự thành công tổ chức nổ lực làm việc từng viên Vai trò truyền thông Thông báo, truyền đạt thông điệp tổ chức định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh vai trò hiệu từng thành viên tổ chức Làm cho nhân viên hiểu rõ mục đích mà tổ chức theo đuổi vai trò thân có ý nghĩa đối với mục đích tổ chức mà nhân viên mong muốn đóng góp Truyền thơng hoạt động thơng tin giao tiếp xã hội: cung cấp kỹ kinh nghiệm, mở mang hiểu biết, thay đổi nhận thức, thái độ hành vi cho nhận viên Cơng ty có chế độ sách đãi ngộ ưu việt, đề cao nhân viên sức sáng tạo cá nhân, tạo dựng môi trường truyền thơng để phát huy nguồn lực người để phát huy hết lực, sức sáng tạo công việc (tài nguyên mềm) nhân viên, với điều kiện làm việc sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động (của cải tài ngun cứng) cơng ty phát triển nhanh đạt mục tiêu tổ chức Phương tiện phương thức liên kết phòng ban, thành viên công ty: Là phương thức khơi nguồn, khai thác phát huy nguồn lực sáng tạo, sức mạnh trí tuệ tồn cơng ty Truyền thơng tạo niềm tin từng thành viên; tạo nhận thức, nâng cao lực sáng tạo, thái độ cảm xúc thành viên Là phương tiện phương thức can thiệp hiệu đối với hoạt động tổ chức: Truyền thơng có khả dự báo, cảnh báo rũi ro, khủng hoảng giúp hoạch định chiến lược tiên liệu phương cách giải vấn đề tổ chức để đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt hiệu lợi nhuận cao công ty Tạo tiền đề thuận lợi lợi cho định nhà quản lý thực kế hoạch đạt mục tiêu tổ chức tốt nhất, lợi nhuận cao hoạt động kinh doanh II CÁC HÌNH THỨC TRUYỀN THƠNG Truyền thơng thức: Là truyền thơng theo hình thức quy định, thân q trình truyền thơng phận cơng việc 10 Ví dụ: giám đốc báo cáo tình hình sản xuất, kinh doanh năm hội nghị, nhân viên gặp gỡ trao đổi với thông tin để thực công việc mà giám đốc giao cho họ Những hình thức truyền thơng thức phổ biến là: tờ rơi, báo cáo, thơng báo, biên bản… Truyền thơng thức đóng vai trò quan trọng hoạt động tổ chức Thơng qua truyền thơng thức mà thị, mệnh lệnh, yêu cầu lãnh đạo truyền xuống cho cấp dưới để thi hành ngược lại, kiến nghị, đề xuất cấp dưới truyền lên cho lãnh đạo để xem xét… Truyền thông không thức Là q trình trao đổi thơng tin giao tiếp khơng thức, người phát thơng điệp với tư cách cá nhân, không thay mặt hay dại diện cho Truyền thơng khơng thức thỏa mãn nhu cầu xã hội thành viên mà cịn giúp ích cho hoạt động tổ chức, hình thức truyền thông nhanh hiệu Chiều truyền thông: 3.1 Truyền thông từ xuống: Các nhà quản trị thường sử dụng kênh truyền thông từ xuống để gửi thông điệp tới cấp dưới hay khách hàng Để truyền đạt thông tin cách hiệu quả, nhà quản trị phải sử dụng kênh truyền thông từ xuống để truyền đạt tới nhân viên Cách thức xử lý cố khách hàng Mô tả chi tiết trách nhiệm nhiệm vụ cụ thể từng cơng việc Giải thích sách, thủ tục nguyên tắc công ty quyền lợi đối với nhân viên Phản hồi thành tích cơng việc nhân viên Những tin tức hoạt động việc mà ban lãnh đạo nhận thấy cần thúc đẩy nhân viên tham gia 11 3.2 Truyền thông từ lên: Các nhà quản trị cần nhận thấy giá trị việc khuyến khích nhân viên tham gia thức trình thiết lập mục tiêu, hoạch định hình thành sách cơng ty Nhận thức thúc đẩy việc hình thành kênh truyền thông từ dưới lên hoạt động gửi thông tin cấp dưới tới cấp họ Truyền thông từ cấp dưới lên cung cấp thông tin phản hồi mức độ hiểu thông điệp nhận nhân viên, ý kiến thắc mắc hay ý tưởng mới họ 3.3 Truyền thông theo chiều ngang Là q trình trao đổi thơng tin người cấp Truyền thông theo chiều ngang có lợi tiết kiệm thời gian thuận tiện cho việc phối hợp cơng tác, phát huy tính sáng tạo cấp dưới, nhiên làm suy yếu ảnh hưởng, vai trò người lãnh đạo Một số nguyên tắc trình truyền thơng Q trình truyền thơng, mục tiêu chung hay mục tiêu cụ thể chiến dịch (hay kế hoạch) truyền thông, sau thiết lập cần phải kiên trì bảo đảm thực Các nguyên tắc xây dựng mục tiêu phải cụ thể, rõ rang, đo lường được, đạt được, thực điều kiện cụ thể xác định Q trình truyền thơng, tần suất tương tác dày bình đẳng bao nhiêu, lực hiệu truyền thơng cao nhiều Đảm bảo tương tác truyền thông, thực chất tạo lập mơi trường kích thích tự suy nghĩ, độc lập sáng tạo tham gia tích cực, chủ động nhóm đối tượng – từng cá nhân thành viên nhằm đảm bảo cho mục tiêu truyền thơng thực tốt Các thành viên tổ chức tham gia tích cực chủ động q trình truyền thơng lực hiệu truyền thơng cao 12 nhiêu Cùng tham gia hướng đến mực đích chung có lợi cho việc thực chiến lược kế hoạch kinh doanh cơng ty, lợi ích thân nhân viên lợi ích tồn tổ chức Tham gia tích cực chủ động tham gia có chủ đích hướng tới mục đích truyền thơng Trong q trình truyền thơng, mục đích truyền thơng, thơng điệp đích mong đợi tổ chức gần gũi, chia sẻ phù hợp với từng thành viên nhóm đối tượng tiếp cận lực hiệu truyền thơng cao Tức mục đích thơng điệp truyền thơng cần gắn với lợi ích thiết thực thành viên tổ chức không trừu tượng xa vời III CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THƠNG TRONG TỔ CHỨC Thơng qua mơ hình truyền tải thơng tin đến người nhận để xác định nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông tổ chức: KÊNH Định hình thông điệp Định hình thông điệp Nhận thông điệp, giảiGiải ma thơng điệp ma TIẾNG ỜN NHIỄU THƠNG TIN Ma hóa phản hồiĐịnh hình phản hồi Giải ma phản hồi Nhận phản hời KÊNH 13 - Nguồn có ý nghĩa tiến bộ, tích cực tác động lớn đến đối tượng truyền thông theo chiều hướng tiến bộ, phù hợp với quy luật phát triển; ngược lại, nhóm đối tượng truyền thơng chịu tác động tiêu cực - Mã hóa theo hệ thống ký hiệu mà hai bên phát nhận thông điệp chấp nhận có cách hiểu (có khả giải mã) - Hiệu truyền thông xem xét sở biến đổi nhận thức, thái độ hành vi đối tượng tiếp nhận hiệu ứng xã hội truyền thông tạo - Mạch phản hồi thướt đo hiệu hoạt động truyền thông - Nhiễu thông tin nguồn tạo ra, người tiếp nhận thông tin, môi trường tâm lý xã hội tạo - Khả tạo ý đối tượng-nhóm đối tượng truyền thơng, chủ yếu thời điểm khởi phát thông điệp, bắt đầu chiến dịch truyền thông - Mức độ tạo hiệu ứng xã hội phù hợp với mong đợi chủ thể truyền thơng Nhân tố bên ngồi - Văn hóa: Từ ngữ sử dụng, nghĩa bóng, giọng điệu vùng miền, có cảm nhận khác … - Hồn cảnh xã hội: Mục đích truyền thơng, vai trị địa vị xã hội, thái độ, gia trị, kinh nghiệm sống, niềm tin, quan điểm, khoảng cách hệ, kỳ vọng, kiến thức… - Bối cảnh vật chất: Phòng óc, âm thanh, ánh sáng, tiếng ồn, bố trí cách ngồi, thời tiết… 14 - Sự gây nhiễu: truyền thông thường tự nhiên kết nối kém, độ vang âm thanh, văn tài liệu khó đọc, ghế ngồi không thoải mái, đèn không đủ sáng, vấn đề sức khỏe, điều kiện khó chịu khác ngăn cản hiệu truyền thông, làm cho người nhận thông tin giảm tập trung Nhân tố bên - Kỹ ngơn ngữ: việc truyền đạt dưới hình thức nói, viết, ngơn ngữ khơng lời (cử chỉ, điệu bộ, cách thể nét mặt) hình ảnh Nếu bạn khơng chuẩn bị kỹ chuẩn bị truyền thơng bị hủy hoại, gây nhiều hiểu lầm, không rõ ràng thông điệp tổ chức muốn truyền tải đến từng thành viên công ty không đạt mục đích truyền thơng hiệu - Nhận thức: tiếp nhận thông tin theo năm giác quan: thị giác, thính giác, khứu giác, xúc giác vị giác Tuy nhiên người tiếp nhận, tổ chức lý giải thơng tin theo cách thức riêng biệt, có sử dụng kiến thức, kinh nghiệm, trí nhớ riêng Vậy nhận thức tiến trình mà từ cá nhân lựa chọn, tổ chức lý giải thông tin tiếp nhận nhằm giúp cho người nghe hiểu biết rõ ràng mà tổ chức muốn truyền đạt nhận biết nhu cầu, quyền lợi trách nhiệm tổ chức - Kỹ giao tiếp: kỹ giao tiếp nghe, nói…sẽ định hiệu truyền thơng, kỹ lắng nghe chúng - Sức khỏe: ảnh hưởng đến hiệu truyền thông người truyền đạt tiếp nhận thông tin truyền thông người nghe - Cảm xúc: q trình tiếp thu, người nghe có cảm nhận khác biệt q trình tiếp nhận thơng điệp từ người truyền đạt thông qua phương tiện truyền thông Ý tưởng cảm xúc người thường theo hướng đối nghịch Vì người nghe thất vọng, căm ghét lo sợ họ khó tiếp thu 15 thơng điệp muốn truyền tải Truyền thông không hiệu thông điệp bị cảm xúc chi phối IV RÀO CẢN VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THƠNG Truyền thơng đóng vai trò quan trọng nơi làm việc Kỹ truyền thông tốt gây ý, tiếp thu, tạo thuận lợi cho kế hoạch hoạt động kinh doanh đạt mục đích tổ chức Truyền thơng làm cho tổ chức có khả đáp ứng nhu cầu nhân viên, làm cho thành viên công ty suy nghĩ theo cách mà tổ chức muốn ảnh hưởng Truyền thông hiệu người nhận lẫn người gửi giải rào cản Một số rào cản truyền thông Trong trình truyền thơng có số rào cản cá nhân với các nhân với tổ chức Các rào cản chủ yếu sau: Thái độ “Tôi biết rồi” Thái độ làm cho cứ tiếp tục làm theo cách làm Điều làm cho người truyền đạt thơng tin khó tiếp cận với người nghe người tiếp nhận thông tin giả mã thông tin cách phiếm diện theo kiểu “ếch ngồi đáy giếng” Quan niệm truyền thông chuyện đơn giản Do quan niệm truyền thông hoạt động máy móc kiểm sốt Người truyền đạt người tiếp nhận thực vai trị cách thụ động Thực tế cho thấy, hầu hết trường hợp, tiến trình truyền thông không đơn giản kiểm sốt hồn tồn Suy cho người nhận thơng tin mới người định đến thành công truyền thơng tổ chức.Điều có nghĩa phải nhìn việc thơng qua ánh mắt người khác, đặt vào vị trí người nghe để hiểu 16 nhu cầu, nguyện vọng, tâm tư tình cảm hiểu họ muốn nói điều gì, phải “đi guốc bụng họ” Truyền thông hiệu phải năm bắt, hiểu quy trình giao tiếp vấn đề phát sinh, chứ trở thành nô lệ cho công cụ truyền thông Truyền đạt q thơng tin Truyền thơng q ngun nhân làm rạng nứt mối quan hệ giám đốc với nhân viên, phòng ban với nhau, tổ chức với thành viên tổ chức Khơng có chia cảm xúc, bày tỏ ý tưởng cho tổ chức truyền thông không đạt hiệu truyền thơng Vì tổ chức muốn đạt mục tiêu đề thơng tin truyền tải đến từng thành viên phải cụ thể rõ ràng nhân viên phản hồi cách tích cực để sửa chữa cải tiến phương tiện truyền thông đạt mục tiêu đặt truyền thông Các tổ chức thành công thường tránh việc truyền đạt q thơng tin cách tích cực tìm kiếm thơng tin từ thành viên tổ chức.Truyền thông phải biết cách làm cho người trao đổi thông tin với Truyền đạt nhiều thông tin Khi người nhận nhiều thông tin khơng cần thiết lúc làm họ suy sụp tải dưới sức ép lượng thơng tin đó.Vì vậy, truyền thơng khơn ngoan phải biết cách làm cho người khác biết họ cần biết muốn biết, chứ khơng phải dồn dập cung cấp thông tin với vẩn, không cần thiết Để truyền thông hiệu phải giải vấn đề tải thông tin, tổ chức cần lựa chọn truyền tải thông điệp thật quan trọng, đáp ứng chích xác, đến đối tượng diễn tả ý tưởng rõ ràng, rành mạch để người tiếp nhận thông tin nắm bắt nội dung thực đạt mục đích tổ chức Khác biệt ngôn ngữ 17 Sự khác biệt ngôn ngữ rào cản lớn truyền thông Vấn đề ngôn ngữ vùng miền - Lắng nghe kém: nhiều người người lắng nghe Vì có huynh hướng để đầu óc bay bổng buộc phải nghe thơng tin khó hiểu thơng tin có ảnh hưởng trược tiếp đến sống - Dị biệt văn hóa: khác biệt tảng văn hóa gây trở ngại đến truyền thơng Đây rào cản khó khắc phục người nhận thơng điệp có tuổi tác, có học thức, địa vị xã hội, vị trí kinh tế, tơn giáo, người có kinh nghiệm sống - Bầu khơng khí truyền thơng khép kín khơng phù hợp: truyền thơng theo thị, độc đoán cản trở việc trao đổi thông tin cách cởi mở Ngược lại, truyền thông tắc nghẽn có q nhiều kênh thơng tin làm méo mó thơng điệp gửi lên trên, xuống dưới, hay cấp khắp tổ chức Các biện pháp khắc phục rào cản nâng cao hiệu truyền thông Trong tổ chức để cơng tác truyền thơng có hiệu quả, người trực tiếp truyền tải thơng điệp đóng vai trị hết sức quan trọng hồn thiện thơng điệp, đem thơng tin rõ ràng, rành mạch đến cho người nhận Họ phải biết lắng nghe, vượt qua rào cản cải thiện kỹ truyền thơng khả nhận thức đối với người nhận, xác chia ý tưởng, tạo đáng tin cậy đối với người nghe, khả kiểm sốt tình q trình trao đổi truyền tin,duy trì mối quan hệ thân thiện đồng nghiệp, phòng ban tổ chức Để khắc phục rào cản nâng cao hiệu truyền thông, cần phải thực điều sau: a Thúc đẩy bầu không khí cở mở 18 Bầu khơng khí phản ánh văn hóa tổ chức giao tiếp, phối hợp giá trị, truyền thống thói quen tạo bầu khơng khí sắc riêng tổ chức Tổ chức phải trì truyền thơng cởi mở nhằm khuyến khích tính thẳng trung thực, nhân viên thoải mái thú nhận sai lỗi mình, khơng đồng ý với cấp trên, diễn đạt quan điểm mình.Tức khuyến khích nhân viên có thơng tin phải hồi b Đạo đức truyền thông Ý thức đạo đức nguyên tắc điều chỉnh người hay nhóm người làm việc phải có lương tâm, khơng ích kỷ, nói làm theo chủ trương kế hoạch hoạt động tổ chức để đạt mục đích chung Đạo đức truyền thông bao gồm tất thông tin phù hợp, trung thực không lừa dối bất cứ hình thức Khi gửi thơng điệp mang tính đạo đức, cần phải xác trung thực Chúng ta không nên che giấu thông tin tiêu cực dưới thái độ lạc quan, không nên đưa ý kiến kiện mà phải mô tải kiện tương đối rõ ràng Người làm truyền thơng đừng để lợi ích nhân ảnh hưởng đến nhận thức mình, đừng tìm kiếm lợi ích cá nhân cách khen chê người khác, thực lòng trung thành tuyệt đối với tổ chức c Hiểu dị biệt văn hóa Dị biệt văn hóa rào cản lớn nơi làm việc Môi trường dị biệt văn hóa ngày trở nên phổ biến Trong truyền thơng bạn viết nói chuyện với người khác văn hóa với bạn, bạn truyền đạt thơng điệp cách sử dụng quan niệm theo văn hóa bạn Tuy nhiên, người nhận thơng điệp giải mã theo quan niệm văn hóa khác, ý nghĩa bạn bị hiểu sai Sự khác biệt văn hóa người gửi văn hóa người nhận lớn hội hiểu lầm nhiều nhiêu 19 Vì truyền thơng phải thừa nhận có dị biệt văn hóa (ngơn ngữ vùng miền ), khác biệt văn hóa (tính ngưỡng, phong tục văn hóa, ) để bạn tìm hiểu, học hỏi đặt điểm văn hóa người nhận, học cách cư xử cho phù hợp với điều kiện hồn cảnh truyền thơng mà bạn mong đợi d Phương pháp hướng người nghe Hiểu cảm nhận cảm giác người nghe để vượt qua rào cản truyền thông khác biệt nhận thức có cảm xúc xen vào Nếu bạn ý thức cảm giác người khác, bạn lựa lời nói trung hịa, hiểu quan điểm họ, cảm thơng với vị trí họ tổ chức Tổ chức phải tạo bầu khơng khí truyền thơng cởi mở tổ chức, tiếp cận tình truyền thơng với ý định tốt có đạo đức Sử dụng cơng cụ truyền tin kỹ thuật truyền tin cách khôn ngoan để chia thông tin với người nghe tạo môi trường truyền thông hiệu e Soạn thảo xử lý thơng điệp có hiệu Soạn thảo thơng điệp, tập trung ý tưởng, tổ chức truyền đạt ý nghĩa thơng điệp có hiệu cần trọng vấn đền sau: - Tìm hiểu điều kiện tiếp nhận thơng tin người nghe - Thích nghi thơng điệp muốn truyền tải đến người nghe - Triển khai liên kết ý tưởng muốn truyền đạt cách mạch lạc, rõ ràng, trung thực - Giảm số lượng thông điệp thừa, cần phải suy nghĩ kỷ trước gửi thông điệp - Chọn lựa kênh phương tiện truyền thông phù hợp 20 - Năng cao kỹ truyền thông, đưa hội thảo khóa học xử lý tình giao tiếp f Chấp nhận thực tế không mong đợi Truyền thông dễ bị tác động phản ứng người khác bạn khơng thể hồn tồn kiểm sốt chuyện xảy Hãy cố gắng giảm mù mờ mập mờ gây hiểu lầm.Phải thấy trước xảy hiểu lầm V KẾT LUẬN Trong cơng việc, hội nhóm lẫn quản trị môt công ty truyền thông vấn đề quan trọng tiền đề cho thành công cho tổ chức Bởi người làm quản trị quản lý phải ý khâu truyền thơng Ngồi rèn luyện cho nhân viên kỹ truyền thông hiệu quả, nhà quản trị cần phải ý đến yếu tố gây nhiễu để có giải pháp khắc phục 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO Truyền thông lý thuyết kỹ bản, NXB Chính trị Quốc Gia - Tác giả PGS TS.Nguyễn Văn Dũng (Chủ biên) Truyền thông đại chúng, NXB Chính Trị Quốc Gia - Tác giả Tạ Ngọc Tấn Truyền thông giao tiếp kinh doanh để hội nhập toàn cầu, NXB Lao động xã hội - Tác giả Nguyễn Hữu Thân Hành vi tổ chức, NXB Lao động xã hội - Tác giả Nguyễn Hữu Lam Nghiên cứu thị trường – Tác giả: Nguyễn Đình Thọ, Nguyễn Thị Mai Trang, xuất năm 2011, NXB Lao động Nghiên cứu thị trường – Giải mã nhu cầu khách hàng (Bộ sách Quản trị Marketing) – Tác giả: nhóm tác giả Business edge, xuất năm 2007, NXB trẻ Cẩm nang Nghiên cứu thị trường – Tác giả: Esomar, người dịch: Tương Vy, Song Thương, xuất năm 2011, NXB Tổng hợp TP.HCM 22 23 ... thông từ dưới lên 3.3 Truyền thông theo chiều ngang Các nguyên tắc truyền thông III CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Nhân tố khách quan Nhân tố chủ quan IV RÀO CẢN... NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ TRUYỀN THƠNG TRONG TỔ CHỨC Thơng qua mơ hình truyền tải thơng tin đến người nhận để xác định nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông tổ chức: KÊNH Định hình thông. .. khơng hiệu Chính quan trọng cần thiết nhóm chúng tơi thực tiểu luận đề tài “những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu truyền thông tổ chức” Bài vi? ??t nhóm nói nhân tố ảnh hưởng giải pháp nhằm nâng cao hiệu