GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 0 TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA GV : Ths. Trần Thị Thu Hằng LỚP : K11405B TP.HCM, 26/4/2015 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 1 BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Tên MSSV Công việc Nguyễn Thị Mỹ Hạnh K114050858 Tìm hiểu chính sách tiền lƣơng Nguyễn Thị Hằng K114050860 Vẽ lƣu đồ quy trình tiền lƣơng Đỗ Thị Thuỳ Mai K114050886 Giới thiệu đặc điểm kinh doanh và cơ cấu của công ty Võ Thị Kim Nhung K114050894 Tìm hiểu chức năng – mục tiêu của quy trình tiền lƣơng Trần Thị Hồng Nhƣ K114050898 Mô tả quy trình tiền lƣơng Vũ Thị Huyền Thanh K114050913 Vẽ lƣu đồ quy trình nghiệp vụ Võ Thị Huyền Thƣơng K114050931 Tìm hiểu hệ thống chứng từ Đặng Thị Vân K114050952 Mô tả quy trình nghiệp vu GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 2 MỤC LỤC Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.2 Chức năng và nhiệm vụ. 6 1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: 7 1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng 8 Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 13 2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng 13 2.2 Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 14 2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 17 2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình 22 Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG 34 3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng: 34 3.2 Rủi ro quy trình chấm công: 35 3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: 37 3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng: 37 Kết luận 39 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 3 DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng Hình 1.1: Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng Sơ đồ 2.2: Lƣu đồ quy trình chấm công Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 4 Lời mở đầu   Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lƣơng luôn đƣợc xem là một trong vấn đề quan trọng. Có thể nói, tiền lƣơng đóng vai trò nhƣ một phần thu nhập của ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân, nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ rủi ro của quy trình tính lƣơng của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ xảy ra nếu nhƣ công ty không có quy trình tính lƣơng một cách chặt chẽ? Giải pháp để tìm ra hƣớng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng trở thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là đối với các doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua đó, nhóm em đƣa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị. GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 5 Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển - Tên công ty : CÔNG TY TNHH YUJIN VINA - Địa chỉ : Khu Chế Xuất Linh Trung, Phƣờng Linh Trung, Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh - Ngày thành lập : 30/10/1997 - Mã số thuế : 0301484202 - Vốn điều lệ : 50 tỷ đồng - Số tài khoản : 47110000015335 (NH Techcombank CN Sài Gòn) - Số điện thoại : 08 38975952 - Fax : 08 38975955 - Giám Đốc : Dae Ki Moon Hình 1.1 Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 6  Lịch sử hình thành. - Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina đƣợc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Việt Nam cấp giấy phép hoạt động. - Tháng 1/1998 Công Ty TNHH Yujin Vina đƣợc khởi công xây dựng tại khu chế xuất Linh Trung, quận Thủ Đức, với diện tích 12.000 m 2 , với số vốn đầu tƣ ban đầu là 162 tỷ đồng tƣơng đƣơng với 9,6 triệu USD. Công suất 43,400,000 sản phẩm/ 1 năm.  Quá trình phát triển. - Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina đi vào hoạt động với một xƣởng sản xuất chính. Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đầu tiên đƣợc xuất xƣởng trong niềm hân hoan phấn khởi của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty. - Đến năm 2000 do nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty quyết định đầu tƣ thêm một phân xƣởng mới với diện tích là 5430 m 2 và công xuất 21,600,000 sản phẩm/ 1 năm. Nâng tổng mức vốn đầu tƣ lên 16,6 triệu USD. - Hiện nay, với sự phát triển công ty đang sử dụng một lƣợng lao động tƣơng đối lớn: khoảng 1000 công nhân viên. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ.  Chức năng của công ty: Công ty TNHH Yujin Vina có chức năng sản xuất, kinh doanh và cung ứng cho thị trƣờng các sản phẩm nhƣ muỗng, nĩa, dao, móc khóa bằng thép không gỉ chất lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa và xuất khẩu.  Nhiệm vụ của công ty: Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lƣợng tốt nhất. Đảm bảo quyền lợi của ngƣời lao động ngoài ra công ty có nhiệm vụ mở rộng thị trƣờng kinh doanh trong và ngoài nƣớc nhằm tăng cƣờng vị thế, tăng giá trị vốn góp cho các cổ đông và tạo nhiều công ăn việc làm góp phần ổn định xã hội. GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 7 1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: - Ban Giám đốc: Điều hành chung hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trƣớc hội đồng quản trị. Xây dựng chiến lƣợc và triển khai thực hiện chiến lƣợc sau khi đƣợc hội đồng quản trị phê duyệt. - Phòng Nhân sự . Xây dựng quy hoạch công tác tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lƣợc phát triển và kế hoạch sản xuất của công ty. Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lƣơng, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lƣơng. Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hƣu trí và các chế độ chính sách khác cho ngƣời lao động trong .Quản lý công tác thi đua khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động. Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, ngƣời lao động theo quy định hiện hành. - Phòng Kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty. Tổ chức hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đúng quy dịnh và lập báo cáo mỗi kỳ. Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động của công ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý BAN GIÁM ĐỐC Phòng XNK Phòng Nhân Sự Kho, Phân xƣởng Phòng QLCL Phòng Kế toán Phòng KD Nguồn: Phòng Nhân sự GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 8 - Phòng Kinh doanh: Liên hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế. Nghiên cứu, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lƣợc kinh doanh. Kết hợp với các phòng xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa. - Phòng Quản lý chất lƣợng: Kiểm soát, quản lý chất lƣợng sản trong quá trình sản xuất. Cập nhật và xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lƣợng sản phẩm. - Phòng Xuất nhập khẩu: Quản lý các nghiệp vụ xuất-nhập khẩu trong công ty. Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuất làm lệnh sản xuất. Khai thác trong nƣớc hay nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất. - Kho, phân xƣởng: Có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…) đảm bảo chất lƣợng và số lƣợng sản phẩm theo kế hoạch đề ra. Bào quản, phân phối sản phẩm và nguyên vật liệu cho sản xuất và nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng. Nhận thành phẩm từ xƣởng sản xuất và xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hàng hóa. 1.4. Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng 1.4.1. Cơ cấu phòng Kế toán: - Hình thức tổ chức kế toán tập trung, đơn vị có sơ đồ bộ máy kế toán gồm 6 thành viên cụ thể nhƣ sau: Sơ đồ1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế Toán Trƣởng Kế toán Tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán kho Kê toán bán hàng Thủ Quỹ (Nguồn: Phòng kế toán) GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 9 Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên. - Kế toán trƣởng: Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Có ý kiến bằng văn bản với ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ngƣời làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán trƣớc khi số liệu đƣợc chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định. Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối tháng. Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat động kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà quản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ. Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã đƣợc ký duyệt và báo cáo quỹ hàng ngày và kiểm kê quỹ hàng tuần [...]... thành 2 liên, gửi cho kế toán trƣởng, giám đốc xác nhận sau đó:  Liên 1 gửi cho kế toán thanh toán để thanh toán lƣơng  Liên 2 gửi cho kế toán tổng hợp để ghi sổ chi phí lƣơng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 26 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 27 GV: Trần... Đơn vị tính: VND Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 32 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B g Ủy nhiệm chi Do kế toán thanh toán lập ( 2 liên) Ủy nhiệm chi gồm 2 chữ ký:  Ngƣời lập: Xác nhận việc lập phiếu  Giám đốc: phê duyệt việc chi tiền trả lƣơng cho nhân viên Hình 2.7: Mẫu giấy Ủy nhiệm chi Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 33 GV:... một liên đƣợc gửi cho kế toán tổng hợp, liên còn lại gửi cho kế toán thanh toán c Quy trình thanh toán và hạch toán lƣơng Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN THANH TOÁN A Phòng nhân sự tiền lƣơng Ngân hàng Bảng Thanh toán lƣơng GBN Bảng TT lƣơng UNC Xét duyệt Ghi sổ Lập UNC Bảng TT lƣơng UNC GBN Sổ kế toán A Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina UNC đã xét duyệt... lƣơng BP nhân sự tiền lƣơng Bảng TT lƣơng Ghi sổ Bảng TT lƣơng Sổ kế toán Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng đã đƣợc ký duyệt tiến hành lập bút toán và định khoản chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng vào số cái trong kỳ Nhận đƣợc GBN kế toán thanh toán để tiến hành hạch toán số lƣơng thực tế chi trả trong kỳ Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 21... 2 Số tiền Ký nhận Ghi chú 3 D E Cộng Tổng số tiền (viết băng chữ):…………………………… Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Ngày….tháng…năm Giám đốc (Ký, họ tên) Trang 29 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B e Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Do bộ phận kế toán lập Phƣơng pháp ghi nhận: Góc trên bên trái của Bảng thanh toán tiền. .. phiếu lƣơng Kế toán trƣởng phê duyệt bảng TT lƣơng Phê duyệt bảng thanh toán lƣơng Phiếu lƣơng Lập UNC Lập Thanh lƣơng Phê UNC duyệt bảng toán Thanh toán, Hạch toán lƣơng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 17 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B a Quy trình chấm công Sơ đồ 2.2: Lƣu dồ quy trình chấm công CÁC BỘ PHẬN Lập bảng chấm công Bảng chấm công BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG... đƣợc thƣởng ký nhận tiền thƣởng Gồm 3 chữ ký:  Ngƣời lập bảng: xác nhận việc lập bảng  Kế toán trƣởng: kiểm tra tiền thƣởng có tính đúng và đủ không  Giám đốc: phê duyệt việc tính lƣơng thƣởng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 28 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng Đơn vị:………… Bộ phận:……… BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƢỞNG Tháng….năm…... xác nhận việc chấm công  Phụ trách bộ phận: Ký để kiểm tra việc chấm công là đúng, đủ theo quy định  Ngƣời duyệt: Phê duyệt việc chấm công Số liên: 2 liên  Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt  Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh toán tiền lƣơng Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 22 GV: Trần Thị Thu Hằng... KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG 3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng: Nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lƣơng tƣơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Các cơ chế kiểm soát đáp ứng đƣợc cơ bản nhu cầu quản lý nhân sự Lƣơng của nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng vừa đƣợc tính toán dựa trên số giờ... soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 12 GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng a Khái niệm về tiền lƣơng Có nhiều cách hiểu về tiền lƣơng, xét trên góc độ ngƣời lao động thì tiền lƣơng có thể là thu nhập của ngƣời lao động Xét trên góc độ ngƣời sử dụng lao động thì tiền lƣơng là chi phí . Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 0 TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH. Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 13 Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 2.1. Khái quát về chu trình tiền lƣơng a. Khái niệm về tiền. ty TNHH Yujin Vina GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 6  Lịch sử hình thành. - Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina