Đang tải... (xem toàn văn)
Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam
CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.KHÁI NIỆM: Là toàn tiến trình thực tất thành viên đơn vị, thiết lập đơn vị nhằm đạt cách hợp lý mục tiêu kiểm soát là: doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, hoạt động phù hợp với luật định, báo cáo tài chính xác tin cậy Tiến trình hiểu hệ thống sách, thủ tục, hành động tảng cho hoạt động doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay thuộc nhà quản lý mà kiểm soát nội phải hệ thống nhằm huy động thành viên đơn vị tham gia kiểm soát hành động họ nhân tố định thành công chung đơn vị 1.2.MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ - Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, xác, kịp thời nhằm phục vụ hiệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh - Bảo vệ tài sản sổ sách: tài sản doanh nghiệp kể sổ sách chứng từ kế toán phải bảo vệ để tránh mát, thất thoát, tránh bị lạm dụng, hư hỏng - Đẩy mạnh tính hiệu mặt điều hành: ngăn ngừa chồng chéo vượt thẩm quyền, ngăn ngừa phát hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không mục đích, sử dụng hiệu nguồn tài nguyên Định kỳ có đánh giá kết hoạt động để nâng cao hiệu điều hành - Đẩy mạnh khuyến khích việc thực chế độ, qui định đề Hội đồng quản trị, ban giám đốc phải đề nguyên tắc, thể thức quản lý hợp lý, có tác dụng khuyến khích thành viên đơn vị tuân thủ sách qui định nội 1.3 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hệ thống Kiểm soát nội đơn vị cấu thành phận, là: - Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông giám sát 1.3.1 Môi trường kiểm soát Sự kiểm soát hữu hiệu tổ chức phụ thuộc nhiều vào nhận thức, thái độ nhà quản lý đơn vị vấn đề kiểm soát Để đánh giá môi trường kiểm soát cần ý yếu tố sau: 1.3.1.1Quan điểm quản lý phong cách điều hành nhà quản lý Quan điểm quản lý phong cách điều hành nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát tổ chức Khi nhà quản lý quan tâm mức đến kiểm soát nội có biểu đắn nhân viên nỗ lực việc đạt mục tiêu kiểm soát Nó bao gồm vấn đề cốt lõi như: khả nhận thức giám sát rủi ro kinh doanh; nhận thức thái độ việc lập báo cáo tài hay áp dụng phương pháp kế toán; sử dụng kênh thông tin thức hay không thức Nhận thức, quan điểm, đường lối quản trị tư cách nhà quản trị vấn đề trung tâm môi trường kiểm soát 1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức đơn vị phân cấp quyền hạn trách nhiệm thành viên đơn vị Một cấu tổ chức hợp lý điều kiện đảm bảo cho thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Ngược lại, cấu phức tạp không rõ ràng nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng Cơ cấu tổ chức cần thiết kế linh hoạt để dễ dàng thay đổi thích ứng môi trường, điều kiện thay đổi Trong xu hướng tòan cầu hóa nay, cần xác lập cấu tổ chức linh hoạt đủ sức thích ứng với điều kiện kinh doanh, môi trường họat động thường xuyên thay đổi mà phá vỡ hoàn toàn cấu trúc hệ thống cũ 1.3.1.3 Phương pháp phân quyền Phương pháp phân quyền cách thức người quản lý giao quyền cho cấp cách thức để giải số công việc phạm vi phân công Việc ủy quyền văn cụ thể giúp công việc tiến hành dễ dàng, trôi chảy hơn, thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, tránh lạm dụng hay nhập nhằng quyền hành Ngược lại, ủy quyền không rõ ràng phát sinh tượng nhiệm vụ thực chồng chéo phận khác hay chí phận hay công việc mà thực Do vậy, công việc ách tắc, thủ tục kiểm sóat vô hiệu tiêu cực có điền kiện nảy sinh 1.3.1.4.Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban Kiểm sóat Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát làm cho môi trường kiểm soát tốt giám sát đến hoạt động nhà quản lý Để phát huy tác dụng Ban kiểm soát thành viên ban kiểm soát thường viên chức hay thành viên công ty Ban kiểm soát có trách nhiệm: - Giám sát cấu hệ thống kiểm soát nội - Kiểm tra độ tin cậy tính toàn vẹn thông tin tài kinh doanh phương pháp để xác định, đánh giá, phân loại trình bày thông tin - Giám sát tuân thủ luật định, sách, kế hoạch, thủ tục quy định đơn vị 1.3.1.5.Chính sách nguồn nhân lực Bao gồm vấn đề sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật…các sách ảnh hưởng định đến trình độ phẩm chất đội ngũ nhân viên đơn vị tác dụng khuyến khích (hay làm suy giảm) tinh thần vật chất cho người lao động Chính sách nhân đắn, thích hợp góp phần tạo đội ngũ cán nhân viên giỏi, có lực, có đạo đức giúp giảm bớt yếu môi trường kiểm soát thủ tục kiểm sóat Ngược lai, có hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ với đội ngũ cán nhân viên yếu lực đạo đức nghề nghiệp 1.3.1.6 Sự trung thực giá trị đạo đức Để tạo ý thức đội ngũ cán nhân viên đơn vị, nhà quản lý cần phải xây dựng, ban hành thông tin rộng rãi hướng dẫn nguyên tắc đạo đức liên quan đến cấp bậc Bên cạnh đó, nhà quản lý phải người làm gương việc tuân thủ nguyên tắc cách chặt chẽ Nhưng cần loại bỏ mầm mống sai phạm Giao việc sức, yêu cầu công việc hoàn thành nhanh dẫn đến tình trạng làm việc tắc trách, báo cáo thiếu trung thực 1.3.1.7 Các yếu tố khác Ngoài nhân tố trên, môi trường kiểm soát chịu tác động yếu tố bên luật pháp, kiểm soát quan quản lý nhà nước, điều kiện kinh tế xã hội thị trường, cạnh tranh, khủng hoảng, tiến kỹ thuật… Các nhân tố tác động lên thái độ nhà quản lý việc thiết kế vận hành hệ thống kiểm soát nội Tóm lại, môi trường kiểm soát tảng hệ thống kiểm soát nội Các thủ tục kiểm soát không đạt mục tiêu hình thức môi trường kiểm soát yếu kém, ngược lại, môi trường kiểm soát tốt hạn chế phần thiếu sót thủ tục kiểm soát 1.3.2 Đánh giá rủi ro Dưới giác độ đó, kiểm soát bao gồm việc nhận dạng , đánh giá quản lý rủi ro phát sinh trình hoạt động Không biện pháp kỹ thuật, hành loại trừ tất rủi ro Kinh doanh gắn với rủi ro phải biết chấp nhận Vấn đề nhà quản lý phải định rủi ro chấp nhận quản trị Để làm việc này, nhà quản lý cần phải: - Thiết lập mục tiêu tổ chức, kể mục tiêu chung tổ chức mục tiêu riêng cho hoạt động Yêu cầu mục tiêu tổ chức phải vạch vấn đề mà tổ chức cần đạt được, phương tiện nào, thời gian nào… Việc xác định mục tiêu quan trọng việc đánh giá rủi ro kiện rủi ro gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu tổ chức, có kiện rủi ro tổ chức rủi ro tổ chức khác - Trên sở mục tiêu tổ chức xác định , nhà quản lý tiến hành nhận dạng, phân tích quản lý rủi ro trình thực điều chỉnh mục tiêu theo bước sau: • Xác định giá rủi ro: xác định kiện ảnh hưởng xấu đến mục tiêu tổ chức Các rủi ro :các rủi ro phát sinh từ môi trường hoạt động cạnh tranh , tiến kỹ thuật, bùng nổ thông tin, sách nhà nước liên quan đến lónh vực họat động đơn vị…hay rủi ro phát sinh từ sách đơn vị sách đổi kỹ thuật, thay đổi qui trình sản xuất, đổi kỹ thuật, đổi tổ chức…… • Đánh giá rủi ro: cần phải lượng hóa rủi ro để đánh giá, phân tích Người ta thường lượng hóa rủi ro theo công thức R =p x L Trong đó; R rủi ro ước tính, p xác suất xảy thiệt hại L thiệt hại ước tiền Như vậy, rủi ro ước tính chịu ảnh hưởng nhân tố : Thiệt hại ước tính: thiệt hại ước tính lớn rủi ro nghiêm trọng Xác suất xảy thiệt hại: Xác suất xảy thiệt hại lớn rủi ro xảy thường xuyên số tiền thiệt hại lớn Số tiền thiệt hại lớn xác xuất xảy nhỏ không quan trọng rủi ro khác có thiệt hại nhỏ chút xác suất xảy cao nhiều • Biện pháp phòng ngừa: Trên sở phân tích đánh giá rủi ro, nhà quản lý cần thiết lập thủ tục kiểm soát trước rủi ro xảy Phòng ngừa bảo vệ hai hoạt động kiểm soát cần có hệ thống kiểm soát Kiểm soát nội hữu hiệu việc phòng ngừa ngăn chận sai phạm có hệ thống thủ tục kiểm soát phát ngăn chận để tránh thiệt hại xảy 1.3.3 Các hoạt động kiểm soát Họat động kiểm soát sách, thủ tục đựơc thực để đảm bảo hành động cần thiết để quản lý rủi ro nhà quản lý thực Các hoạt động kiểm soát thiết kế tùy thuộc vào tính chất đặc thù cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh Các hoạt động kiểm soát chủ yếu gồm: 1.3.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ Mục đích việc phân chia trách nhiệm nhằm giảm bớt hội cho vị trí xảy sai sót nhầm lẫn hành vi gian lận Yêu cầu kiểm soát nội không phận hay cá nhân giao thực công việc từ lúc bắt đầu đến kết thúc không cá nhân thực chức phê chuẩn, ghi chép bảo vệ tài sản Công việc nhân viên này, phận kiểm soát tự động công việc nhân viên khác, phận khác Phân chia trách nhiệm thường đề cập đến tách biệt chức sau: • Chức kế toán chức hoạt động: phận thực nghiệp vụ đơn vị không đảm nhiệm ghi chép sổ sách kế toán nhằm ngăn ngừa việc họ ghi chép báo cáo sai lệch để cải thiện hoạt động • Chức kế toán chức bảo vệ tài sản: nhân viên kế toán không giao nhiệm vụ giữ tài sản họ tham ô tài sản che dấu hành vi cách sửa chữa lại sổ kế toán • Chức xét duyệt nghiệp vụ chức bảo quản tài sản: người xét duyệt nghiệp vụ không kiêm nghiệm việc giữ tài sản làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản Ngoài ra, nghiệp vụ có yêu cầu khác phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận sai sót Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm bị vô hiệu hóa nhân viên thông đồng với Nhà quản lý cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm soát khâu qui trình nghiệp vụ mối quan hệ nhân viên thi hành nhiệm vụ 1.3.3.2 y quyền đắn cho nghiệp vụ hoạt động Tất nghiệp vụ phải ủy quyền cho người chịu trách nhiệm Nhà quản lý đưa qui định quyền hạn trách nhiệm phê duyệt loại nghiệp vụ cho nhân viên thi hành Có mức độ ủy quyền: • Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa sách, người cấp đạo xét duyệt nghiệp vụ phạm vi giới hạn sách Ví dụ:qui định mức tồn kho tối thiểu, bảng giá tối thiểu… • y quyền cụ thể: liên quan đến xét duyệt cụ thể cho nghiệp vụ, thông thường nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng Sự phân quyền cho cấp thi hành xác định rõ thẩm quyền phê duyệt người xuất phát từ nguyên nhân nhà quản lý không nên trực tiếp định tất vấn đề đơn vị Sự phân quyền hợp lý giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành trôi chảy, mà nhà quản lý kiểm soát hạn chế tùy tiện điều hành công việc 1.3.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất thông tin Bảo vệ tài sản thông tin nhằm ngăn chặn tình trạng mát, sử dụng lãng phí, tham ô tài sản hay mát, rò rỉ thông tin bên Tài sản vật chất thông tin bảo vệ thông qua qui định sau: - Kiểm soát vật chất tài sản thông tin: Bảo quản tài sản vật chất thể qua việc xây dựng, bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm, chống cháy, định kỳ tổ chức tốt công tác kiểm kê, bảo trì, sửa chữa…Bảo quản thông tin thực thông qua việc bố trí phòng máy tính xử lý thông tin, tránh nguy cháy, nổ, ban hành qui định chép thông tin, backup số liệu… - Bảo quản chứng từ, sổ sách: Chứng từ sổ sách phải xếp gọn gàng theo tiêu thức phân loại, đảm bảo việc tìm kiếm nhanh chóng, thuận lợi, phát kịp thời mát, hư hỏng Nơi lưu trữ phải đảm bảo điều kiện chống ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ… - Hạn chế tiếp cận với tài sản thông tin: ban hành qui chế kiểm soát vào kho tàng, kiểm soát việc truy xuất tài liệu, thông tin… 1.3.3.4 Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra người người thực nghiệp vụ Mặc dù phân công trách nhiệm tạo kiểm soát lẫn kiểm tra độc lập tồn nhằm hạn chế sai sót cẩu thả, thiếu lực nhân viên thông đồng nhân viên với nhân viên khác hay với bên ngòai Kiểm tra độc lập thực xuất phát từ hạn chế kiểm soát nội 1.3.3.5.Phân tích rà soát Là so sánh số liệu từ nguồn khác Tất khác biệt cần làm rõ Ưu điểm thủ tục giúp mau chóng phát sai sót biến động bất thường, chí gian lận để kịp thời đối phó Các dạng phân tích rà soát thường gặp là: 10 ... hẹp 1.4 CÁC LOẠI KIỂM SOÁT TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.4.1.Căn theo mục tiêu kiểm soát nội Theo mục tiêu, kiểm soát phân thành kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát kiểm soát sửa chữa - Kiểm soát ngăn... hiệu thực thủ tục Trên trình bày nội dung lý luận hệ thống kiểm soát nội Lý luận sở để nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không TCT HKVN 20 ... lý việc thiết kế vận hành hệ thống kiểm soát nội Tóm lại, môi trường kiểm soát tảng hệ thống kiểm soát nội Các thủ tục kiểm soát không đạt mục tiêu hình thức môi trường kiểm soát yếu kém, ngược
