Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

75 743 2
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải PhòngMở đầuLý do chọn đề tài Hiện nay, Việt Nam đang dần khẳng định vị trí của mình trên trờng quốc tế đòi hỏi mỗi quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực rất nhiều, trong đó đặc biệt là sự cố gắng không chút mệt mỏi của các nhà quản trị trong việc hoàn thành và hoàn thành một cách xuất sắc nhiệm vụ của mình đợc giao phó. Những đóng góp của công tác văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp đã đợc thừa nhận.Bởi vậy cần đợc cái nhìn đúng để sự quan tâm, đầu t đúng mức để những bớc đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bớc ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty một mặt đợc khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn tại và phát triển hơn nữa. Để làm đợc điều này công ty đã không ngừng áp dụng những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung. Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi đã nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phònghoạt động văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, đợc tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, do đó tôi đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp.Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp quan, tổ chức đổi mới phơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lợng và hiệu quả, Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P1 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phònghiệu lực của công tác lãnh đạo.Do vậy, việc tăng cờng xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của quan, tổ chức đợc quan tâm đặc biệt. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn: + Nghiên cứu lý luận về văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận về hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng, các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng + Đánh giá hoạt động văn phòngCông ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại + Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòngCông ty: định hớng chung, giải pháp cụ thể Phạm vi nghiên cứu Thực tế nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về hoạt động văn phòng phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung luận văn này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động văn phòngCông ty CPCTGT Hải Phòng. Phơng pháp nghiên cứu Luận văn áp dụng phơng pháp luận biện chứng. Phơng pháp này cụ thể bao gồm ba phơng pháp chính là: nghiên cứu tài liệu về lý luận văn phònghoạt động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phònghoạt động văn phòngCông ty CPCTGT Hải Phòng. Kết cấu của luận văn Bố cục của luận văn gồm 3 chơng:Ch ơng 1 : Lí luận chung về văn phònghoạt động văn phòng.Ch ơng 2: Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P2 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Ch ơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng.Ch ơng 1 Lí luận chung về văn phònghoạt động văn Phòng 1.1 Lí luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nớc ta hiện nay đã và đang đứng trớc muôn vàn hội để hội nhập phát triển cũng nh phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để thể tồn tại, phát triển đúng hớng trong nền kinh tế thị trờng ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thơng trờng để đủ sức cạnh tranh và khả năng phát triển hoà nhịp cùng nền kinh tế thế giới. Muốn làm đợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đợc vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. một số khái niệm bản về Văn phòng dới các góc độ khác nhau:(theo Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trờng ĐHDLHP).* Xét theo phơng diện tổ chức:Văn phòngmột đơn vị cấu thành của tổ chức. * Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòngmột thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. * Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòngmột thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. * Ngoài ra còn thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của quan, doanh nghiệp. Trong thực tế văn phòng còn đợc tổ chức hoạt động tơng đối độc lập nh một cánh tay Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P3 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phòngnối dài của quan cấp trên trực tiếp, một cấu tổ chức thay mặt quan, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài quan, đơn vị chính. Trong một số trờng hợp khác, văn phòng gần nh là một quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của quan chính nh các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nớc ngoài . Văn phòng cũng đợc dùng để gọi các tổ chức độc lập đợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nh : văn phòng luật s, văn phòng t vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc s . Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý sở vật chất và tài chính, văn phòng còn đợc hiểu nh một thủ kho về tài chính, tài sản. Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng đ-ợc hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều nơi giao dịch bằng giấy tờ thì gọi là văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nh vậy, văn phòng thể đợc xem xét nh một hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trờng .theo các phơng án khác nhau nhằm thu đợc những kết quả tối u trong từng hoạt động của quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của quan, tổ chức. Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòngmột thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của quan, là nơi thu thập và xử Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P4 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phònglý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của quan. 1.1.2 Chức năng của Văn phòng Câu hỏi đợc đặt ra là Vì sao ở mỗi quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều văn phòngcửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý. Để thể hiện rõ đợc điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính:1.1.2.1. Chức năng tham mu, tổng hợp. Để đạt đợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực. Đồng thời phải nhanh chóng đa ra đợc quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vợt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải một lực lợng trợ giúp họ trên mọi phơng diện, đó là công tác tham mu, tổng hợp. Chức năng tham mu, tổng hợp của văn phòng đợc phản ánh thông qua hoạt động tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh đạo. Cụ thể là tham mu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp liên quan đến quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Hoạt động của quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau tính chủ quan hoặc khách quan nh : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con ngời, trang thiết bị, sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trởng . Muốn quyết định đúng đắn, khoa học ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ gúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thờngphần lớn đợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối u. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P5 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phòngđầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc. Nh vậy, tham mu cần sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu. Đồng thời, văn phòng chức năng giúp lãnh đạo quan điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc. 1.1.2.2. Chức năng hậu cầnCông tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thờng của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra sở vật chất, hỗ trợ mọi trang thiết bị, phơng tiện cho ngời lao động để nâng cao năng suất lao động, tăng thêm hiệu quả làm việc.Công tác hậu còn là diện mạo của quan, thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đ-ợc coi nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng Trên sở các chức năng nh đã trình bày ở trên, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nh sau: Một là, xây dựng và đôn đốc việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác của quan chơng trình đó; bố trí, sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của quan. Hai là, thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đồng thời tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong quan. Ba là, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trởng.Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P6 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Bốn là, t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý và kỹ thuật soạn thảo văn bản của quan ban hành. Năm là, thực hiện công tác văn th - lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của quan, theo dõi việc giải quyết các văn bản đó. Sáu là, tổ chức giao tiếp trong nội bộ quan với bên ngoài và hỗ trợ việc tiếp khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh, giữ vai trò là chiếc cầu nối quan, mình với các quan khác, cũng nh với nhân dân nói chung. Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền l-ơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của thủ tr-ởng. Tám là, mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phơng tiện làm việc của quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt độngcông tác của quan. Chín là, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn quan. Mời là, thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng và nâng cao chất lợng đội ngũ nhân viên văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính- văn phòng, chỉ đạo và hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết.1.2. Lí luận chung về hoạt động văn phòng1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng Vai trò của công tác văn phòng đợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trớc hết, hoạt động của văn phòngmột khâu quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống các quan nhà nớc nhằm thực hiện hoá các chủ trơng, chính sách của Đảng và nhà nớc trong cuộc sống.Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P7 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nớc, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của các quan, đơn vị, theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc nhà nớc giao. Thông tin, xét về hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý. Mặt khác, thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lợng của kiểm tra trong quản lý nhà n-ớc.Thông tin là đối tợng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của ngời quản lý, là nhu cầu thờng xuyên trong đời sống nhà nớc, xã hội cũng nh từng con ng-ời, từng tế bào của xã hội. Bằng việc thu nhận và xử lý thông tin của các văn phòng, các cấp quản lý ban hành các quyết định quản lý theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền tới các đối tợng quản lý, đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trơng, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nớc đi vào cuộc sống. Đồng thời, văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà quan mình nghĩa vụ thực hiện. Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi quan nói riêng. Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòngmột chuỗi các hoạt động thờng xuyên, liên tục trớc hết đợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc thực hiện các chơng trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của văn phòng. kế hoạch, việc điều hành công việc sẽ tập trung vào các mục tiêu, thể ứng phó đợc với những biến động, những thay đổi thể xảy ra trong quá trình quản lý cũng nh tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của văn phòng. Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống. Hoạt động của văn phòng tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong toàn quan. Ngoài việc tham mu giúp lãnh đạo quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P8 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phòngcủa các đơn vị liên quan và giúp cho lãnh đạo đa ra phơng án giải quyết kịp thời, nhanh chóng. Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện sở vật chất, kỹ thuật phục vụ các hoạt động, bảo đảm trật tự, an toàn của quan. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của quan, tổ chức.1.2.2. ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng Mọi hoạt động của văn phòng đợc diễn ra liên tục và hiệu quả hay không là hoàn toàn phụ thuộc vào cách bố trí , sắp xếp nhân viên khoa học, hợp lý cũng nh nghệ thuật điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo.Việc tổ chức công tác văn phòng một cách khoa học ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nó quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp.1.2.2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi quan, tổ chức. Sự tồn tại và phát triển của mỗi quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí của quan, tổ chức trong hệ thống các chủ thể quản lý nh : địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lợng, đối thủ cạnh tranh .Những vấn đề đó liên quan mật thiết đến nội dung của công tác văn phòng, mà trớc hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để thể đợc những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh dạo đối với quan, tổ chức. Một khi những công việc đó đợc tính toán kỹ lỡng và thực hiện đầy đủ, khoa học sẽ là sở vững chắc cho sự phát triển của quan, tổ chức.Văn phòng thờng xuyên là nơi góp phần quan trọng trong việc xây dựng các ch-ơng trình lớn, các kế hoạch dài hạn, các quy chế hoạt động của mỗi quan, các hoạt động đó mang tính định hớng, lâu dài và tầm quan trọng với bất cứ quan nào.1.2.2.2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của quan, tổ chức. Trong thời kỳ bùng nổ thông tin nh hiện nay, mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi quan, tổ chức đợc quyết định bởi lợi thế về thông tin. Nhng việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân công, giao trách nhiệm, lề lối và Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P9 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phòngphơng pháp làm việc, cũng nh trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng. Bởi vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt đợc thời gian lãng phí và những ách tắc trong xử lý và lu chuyển thông tin. Vấn đề cần quan tâm chính là hợp lý hoá tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi cán bộ, công chức phải đợc phân định rõ ràng. Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của quan, tổ chức. Đó là những quyết định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận. Chúng khẳng định tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau .Mục tiêu chung không thể đạt hiệu quả cao nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu mà dễ dẫn tới sự vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cấu vận hành của bộ máy tổ chức. Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng trở nên hết sức cần thiết trong mọi hoạt động của quan, tổ chức.1.2.2.3. Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực. Các nguồn lực của quan, tổ chức tồn tại dới nhiều dạng nh : nhân lực, vật lực và trí lực. Các nguồn lực đó chỉ thể đợc huy động, sử dụng một cách hiệu quả khi áp dụng những phơng thức tác độngvận hành chúng một cách khoa học. Trớc hết, yếu tố con ngời là không thể thiếu trong hoạt động của mỗi quan, tổ chức.Yếu tố này phải là một khối thống nhất về hành động, là sự tổng hoà, phối hợp nhịp nhàng những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau. Hơn thế nữa, sự hoà đồng, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều kiện quan trọng để đi tới mục tiêu chung.Từ đó cần tiếp cận yếu tố con ngời dới cách nhìn thật khoa học, từ mọi góc độ, không thể phiến diện. Con ngời luôn hớng tới việc hợp lý hoá những hoạt động của mình, trong đó việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho hiệu quả nhất. Sự nhận thức thế giới khách quan ngày càng một sâu sắc hơn, những thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá những hoạt động của con ngời trên mọi lĩnh vực.Tuy nhiên, nếu không biết kết hợp sao cho khoa học, đúng đắn, phù hợp với pháp luật thì các nguồn lực thể sẽ không đợc huy động và sử dụng hiệu quả.Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901Pcơ chếhoạt độngcủa vănphòngYếu tốtổ chức10 [...]... chế hoạt động của văn phòng Yếu tố tổ chøc 11 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Ch ơng 2 Thực tế hoạt động văn phòng của công ty công trình giao thông hải phòng 2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPCTGT Hải Phòng. - Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Công trình. .. chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi đà nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phònghoạt động văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, đợc tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, do đó tôi đà chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm... kết quả tham vÊn xt ph¸t tõ viƯc xư lý khoa häc, Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 5 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng 2.1.1.2. Giai đoạn cổ phần hoá Công ty Ngày 14/02/2005, Công ty Công trình Giao thông Hải Phòng quyết định chuyển thành Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng theo hình thức bán một phần. .. luận văn phònghoạt động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phònghoạt động văn phòngCông ty CPCTGT Hải Phòng. Kết cấu của luận văn Bố cục của luận văn gồm 3 chơng: Ch ơng 1 : Lí luận chung về văn phònghoạt động văn phòng. Ch ơng 2: Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Líp: QT 901P 2 Một. .. không đợc huy động và sử dụng hiệu quả. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P cơ chế hoạt động của văn phòng Yếu tố tổ chức 10 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Hình 3: Quy trình công nghệ của Công ty. 2.1.4 Thuận lợi v khó khăn của Công ty CPCTGT Hải Phòng. a. Thuận lợi - Trớc hết là sự chỉ đạo, quan tâm của lÃnh đạo.... triển Hải Phòng. Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng đợc cổ phần hoá theo quyết định số 562/QĐ-UB ngày 04/3/2004 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc tiến hành cổ phần hoá Công ty công trình giao thông Hải Phòng. Một số thông tin bản về Công ty tại thời điểm cổ phần hoá. a. Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá (31/12/2003) Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần. .. tiến độ thi công, chất lợng công trình. Kết quả này là sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên hăng say lao động sản xuất, sự quản lý và hoạt động hiệu quả của Giám đốc cùng với các phòng ban trong Công ty. 2.1.2. Ngành nghề kinh doanh: Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 19 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Do... chức khoa học công tác văn phòng, các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng + Đánh giá hoạt động văn phòngCông ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại + Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Công ty: định hớng chung, giải pháp cụ thể ... nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lÃnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của quan. 1.1.2 Chức năng của Văn phòng Câu hỏi đợc đặt ra là Vì sao ở mỗi quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng? .Vì văn phòng. .. 901P 22 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng qua Internet. Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật tình hình bên ngoài để xác định sự ảnh hởng của nó đến hoạt động của Công ty ra sao. - Thông tin nội bộ đợc thu thập từ các cán bộ nhân viên, các phòng ban đơn vị, các cấp quản lý, các cuộc khảo sát, chứng từ giúp cho văn phòng . 901P2 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Ch ơng 3: Một số biện pháp nâng cao. pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công tyCổ phần Công trình Giao thông Hải PhòngCông ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng có các ngành

Ngày đăng: 22/09/2012, 16:59

Hình ảnh liên quan

Hình 1: Sơ đồ các yếu tố ảnh hởng đến hoạt động văn phòng - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

Hình 1.

Sơ đồ các yếu tố ảnh hởng đến hoạt động văn phòng Xem tại trang 12 của tài liệu.
Hình 3: Quy trình công nghệ của Công ty. - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

Hình 3.

Quy trình công nghệ của Công ty Xem tại trang 21 của tài liệu.
Hình 4: Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT Hải Phòng - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

Hình 4.

Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT Hải Phòng Xem tại trang 23 của tài liệu.
Hình 6: Cơ cấu tổ chức Văn phòngTổ chức-Hành chính - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

Hình 6.

Cơ cấu tổ chức Văn phòngTổ chức-Hành chính Xem tại trang 28 của tài liệu.
Hình 7: Bảng thống kê số lợng công văn đi và công văn đến. - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

Hình 7.

Bảng thống kê số lợng công văn đi và công văn đến Xem tại trang 33 của tài liệu.
Dới đây là hình thứ c1 loại sổ văn bản: - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

i.

đây là hình thứ c1 loại sổ văn bản: Xem tại trang 48 của tài liệu.

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan