Vận dụng kế toán quản trị trong các công ty kinh doanh và chiết nạp sản phẩm Gas.pdf

Vận dụng kế toán quản trị trong các công ty kinh doanh và chiết nạp sản phẩm Gas

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 7

1.1.1 Khái niệm, mục tiêu và nhiệm vụ của kế toán quản trị 7

1.1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị 7

1.1.1.2 Mục tiêu của kế toán quản trị 8

1.1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán quản trị 8

1.1.2 Đối tượng sử dụng và vị trí của kế toán quản trị trong hệ thống quản trị doanh nghiệp 9

1.1.2.1 Đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị 9

1.1.2.2 Vị trí của kế toán quản trị trong hệ thống quản trị doanh nghiệp 9

1.1.3 So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị 10

1.1.3.1 Mối liên hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị 10

1.1.3.2 Sự khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị 10

1.1.4 YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 11

1.1.4.1 Kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản của kế toán quản trị 11

1.1.4.2 Các yêu cầu về thông tin kế toán quản trị 12

1.2 MỘT SỐ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 14

1.2.1 Kế toán quản trị chi phí 14

1.2.1.1 Phân loại chi phí 14

1.2.1.1.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động 14

1.2.1.1.2 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định lợi nhuận 15 1.2.1.1.3 Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí 16

1.2.1.1.4 Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định 20

1.2.1.2 Phương pháp tập hợp chi phí 22

1.2.1.2.1 Phương pháp trực tiếp 22

1.2.1.2.2 Phương pháp phân bổ 22

1.2.1.3 Trung tâm chi phí 24

1.2.2 Kế toán quản trị hàng tồn kho 25

1.2.3 Lập dự toán ngân sách 28

Kết luận chương 1 30

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ÁP DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHIẾT NẠP SẢN PHẨM GAS 2.1 TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM GAS, ĐẶC TRƯNG CỦA BÁO CÁO QUẢN TRỊ TRONG CÁC CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHIẾT NẠP GAS 31

2.1.1 GAS – một loại sản phẩm có tính chất đặc thù 31

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển thị trường gas 32

2.1.3 Đặc trưng của báo cáo quản trị trong các công ty kinh doanh và chiết nạp gas… .33

2.2 THỰC TRẠNG VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH VÀ CHIẾT NẠP SẢN PHẨM GAS 34

2.2.1 Thực trạng về tình hình kinh doanh của các công ty gas hiện nay 34

2.2.2 Thực trạng về hệ thống tổ chức kế toán của một số các công ty gas 34

2.2.2.1 Khảo sát 1 35

2.2.2.2 Khảo sát 2 39

2.2.2.3 Khảo sát 3 42

2.2.2.4 Khảo sát 4 45

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ PHÂN TÍCH CÁC NGUYÊN NHÂN HẠN CHẾ VIỆC VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH VÀ CHIẾT NẠP SẢN PHẨM GAS 47

2.3.1 Đánh giá chung về tình hình vận dụng kế toán quản trị của các công ty gas hiện nay 48

2.3.1.1 Về công tác tổ chức, phân công phân nhiệm 48

2.3.1.2 Về phần hành kế toán 48

2.3.2 Nguyên nhân khách quan 49

2.3.3 Nguyên nhân chủ quan 50

Kết luận chương 2 51

CHƯƠNG III CÁC GIẢI PHÁP CƠ BẢN ĐỂ VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHIẾT NẠP SẢN PHẨM GAS 3.1 Quan điểm của việc vận dụng kế toán quản trị trong các công ty kinh doanh và chiết nạp gas 52

3.2 Cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán quản trị 53

3.3 Các giải pháp để vận dụng kế toán quản trị trong các công ty kinh doanh và chiết nạp sản phẩm gas 54

3.3.1 Tổ chức bộ máy bộ máy kế toán 54

3.3.2 Thiết lập trung tâm chi phí 58

3.3.3 Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách tài khoản kế toán 60

3.3.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp 60

3.3.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 62

3.3.3.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 64

3.3.4 Kế toán quản trị chi phí 66

3.4.4.1 Kế toán quản trị chi phí mua hàng 66

3.4.4.2 Kế toán quản trị chi phí bán hàng .71

3.4.4.2.1 Chi phí bán hàng trong các công ty kinh doanh gas 71

3.4.4.2.2 Kế toán quản trị chi phí bình gas 73

3.4.4.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp trong các công ty kinh doanh gas 75

3.4.4.4 Aùp dụng phương pháp phân bổ chi phí theo hoạt động (Activity-Based Costing -ABC) trong các công ty kinh doanh gas 77

3.4.5 Lập dự toán ngân sách của công ty 80

3.4.5.1 Dự toán tiêu thụ sản phẩm 81

3.4.5.2 Dự toán mua hàng 82

3.4.5.3 Dự toán chi phí bán hàng 82

3.4.5.4 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp 83

3.4.5.5 Dự toán kết quả sản xuất kinh doanh 83

Kết luận chương 3 83

KẾT LUẬN 85TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Nền kinh tế Việt nam đang trên đà phát triển và trên con đường hội nhập để cùng hòa nhịp chung với nền kinh tế quốc tế Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt nam cũng phải có những bước chuyển mình để tồn tại và phát triển, trong đó, thay đổi cách quản lý cũ còn mang nặng nền kinh tế bao cấp để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp mình là vô cùng quan trọng

Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh khốc liệt nhằm mở rộng thị phần và nâng cao lợi nhuận thì kế toán không chỉ đơn thuần là các báo cáo tài chính mà kế toán phục vụ cho công tác quản trị thực sự là một nhu cầu cần thiết cho hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp

Để ra quyết định, các nhà quản trị phải có các thông tin liên quan Các thông tin này có thể được cung cấp trước, trong và sau khi tiến hành hoạt động do nhu cầu của quản lý Một trong những thông tin liên quan quan trọng đó là thông tin kế toán Người ta thường gọi kế toán là ngôn ngữ kinh doanh vì nó cung cấp các thông tin liên quan đến toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp cho nhà quản lý, cho nhà đầu tư… Tuy nhiên, cho đến nay, ở Việt Nam, thông tin kế toán quản trị phục vụ cho mục đích quản lý vẫn chưa được phát huy tác dụng nhiều và câu hỏi đang được đặt ra cho công tác kế toán quản trị là làm cách nào để có thể đưa ra được những thông tin kế toán có độ tin cậy cao cho các nhà quản trị?

Thông tư 53/2006/TT-BTC ra đời ngày 12 tháng 6 năm 2006 hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp đã cho các nhà quản trị doanh nghiệp và các chuyên viên kế toán có một gợi ý về công tác kế toán quản trị

doanh nghiệp, nhưng vẫn không tránh khỏi còn chung chung Bởi vì, kế toán quản trị có tính đặc thù là phục vụ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Cũng chính vì vậy, nó không có khuôn mẫu chung cho tất cả các loại hình doanh

nghiệp Vì những lý do đó, tôi chọn đề tài: “Vận dụng kế toán quản trị trong các công ty kinh doanh và chiết nạp sản phẩm Gas” làm nội dung nghiên cứu hy

vọng đóng góp kiến thức cụ thể hơn để giúp các doanh nghiệp ngành gas thực hiện tổ chức công tác kế toán quản trị của doanh nghiệp mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục đích nghiên cứu của đề tài là tạo các một bức tranh cụ thể về công tác kế toán quản trị cho các doanh nghiệp ngành gas, giúp các doanh nghiệp có thêm kiến thức để xây dựng, cải thiện thiết kế hệ thống kế toán để nhằm cung cấp các thông tin kế toán hữu ích kịp thời, có độ tin cậy cao cho các nhà quản trị ra các quyết định quản lý Tác giả hy vọng đề tài sẽ đóng góp tích cực vào việc cải thiện tình hình hiện nay của các công ty gas, đó là: Chi phí quá nhiều, chưa có cơ cấu tổ chức phù hợp, chưa tìm được loại hình kinh doanh thích hợp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đề tài được nghiên cứu dựa trên quan điểm coi kế toán chi phí là một bộ phận không tách rời của kế toán quản trị, chính vì vậy, nghiên cứu về kế toán chi phí chính là nghiên cứu một bộ phận của kế toán quản trị

• Vì mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trang bị kiến thức tốt hơn về công tác kế toán quản trị cho các doanh nghiệp ngành gas, và sâu xa hơn là giúp các doanh nghiệp có một công cụ quản lý tốt hơn để cải thiện tình trạng hiện nay Vì vậy, phạm vi nghiên cứu của đề tài là đi sâu vào các vấn đề:

− Quản trị chi phí

− Phương pháp tập hợp chi phí

− Quản trị hàng tồn kho

− Thiết lập các trung tâm chi phí

− Dự toán ngân sách

• Phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ giành cho các doanh nghiệp kinh doanh gas có kho chứa và xưởng chiết nạp gas mà không đề cập tới các đại lý mua bán gas nhỏ lẻ

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Từ thực tiễn nghiên cứu, tác giả phân tích thực trạng, thấy được nguyên nhân của những tồn tại rồi đưa ra các giải pháp khắc phục Để rút ra những tồn tại của thực tiễn về công tác kế toán quản trị của các doanh nghiệp ngành gas, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu lịch sử, phương pháp hệ thống, phân tích, tổng hợp Ngoài ra, tác giả còn tổng hợp các kiến thức từ các môn học liên quan như kế toán, kiểm toán, quản trị học, hệ thống thông tin quản lý… làm nền tảng để vận dụng kiến thức vào đề tài phục vụ cho thực tiễn

5 Kết cấu của đề tài

Về bố cục, ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm ba phần chính: - Chương 1: Cơ sở lý luận để vận dụng kế toán quản trị trong các doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng áp dụng kế toán quản trị trong các công ty kinh doanh

và chiết nạp sản phẩm gas

- Chương 3: Các giải pháp cơ bản để vận dụng kế toán quản trị trong các công ty kinh doanh và chiết nạp sản phẩm gas

Do thời gian nghiên cứu có giới hạn nên đề tài nghiên cứu này chắc hẳn có nhiều thiếu sót và hạn chế Để đề tài của mình được hoàn thiện hơn và có tính thực tế cao hơn, tôi rất mong nhận được sự đóng góp của Quý Thầy Cô; Các doanh nghiệp kinh doanh và chiết nạp sản phẩm Gas- đối tượng nghiên cứu sử dụng đề tài; các bạn và tất cả những ai quan tâm đến lĩnh vực này

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1.1.1 Khái niệm, mục tiêu và nhiệm vụ của kế toán quản trị 1.1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị

Muốn hiểu về khái niệm kế toán quản trị, trước hết phải hiểu kế toán là gì? Có rất nhiều các khái niệm về kế toán, tuy nhiên theo luật kế toán Việt nam thì: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

Từ đó, luật kế toán Việt nam cho rằng:

Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế , tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán

Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

Theo thông tư 53/2006/TT-BTC, khái niệm về kế toán quản trị còn chi tiết thêm: Kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như: Chi phí từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng công việc, sản phẩm; Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thông tin thích hợp cho các

quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn; Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh; nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế

1.1.1.2 Mục tiêu của kế toán quản trị

Mỗi thời kỳ hoạt động của doanh nghiệp hay của bất kỳ tổ chức nào cũng đều có một mục tiêu làm kim chỉ nam Đó là yếu tố quan trọng để đi đến sự thành công của các họat động Các mục tiêu đó có thể là mục tiêu lợi nhuận, mục tiêu gia tăng thị phần, mục tiêu giảm thiểu chi phí, mục tiêu doanh thu, hay mục tiêu sử dụng vốn hiệu quả để đưa ra các quyết định về đầu tư… Trách nhiệm lựa chọn mục tiêu của tổ chức thuộc về các nhà quản trị cấp cao của tổ chức đó

Mục tiêu của kế toán quản trị cũng không thể nằm ngoài mục tiêu đó Tuy nhiên, kế toán quản trị là cung cấp thông tin nội bộ cho các nhà quản trị theo yêu cầu của các nhà quản trị Chính vì vậy, mục tiêu của kế toán quản trị chính là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị các cấp để các nhà quản trị đánh giá việc thực hiện hoạt động của tổ chức trong hiện tại và giúp nhà quản trị cấp cao đề ra mục tiêu và phương hướng hoạt động của tổ chức trong tương lai

1.1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán quản trị

Theo thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/6/2006, nhiệm vụ của kế toán quản trị là:

• Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung kế toán quản trị của đơn vị xác định theo từng thời kỳ

• Kiểm tra, giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán

• Cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng báo cáo kế toán quản trị

• Tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết định của Ban lãnh đạo doanh nghiệp

1.1.2 Đối tượng sử dụng và vị trí của kế toán quản trị trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

1.1.2.1 Đối tượng sử dụng thông tin của kế toán quản trị

Như chúng ta đã biết, thông tin kế toán tài chính chủ yếu để nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng có liên quan ở bên ngoài tổ chức Còn thông tin kế toán quản trị thì các nhà quản lý điều hành bên trong tổ chức là đối tượng sử dụng Các thông tin kế toán tài chính chỉ thực sự là thông tin cần thiết đối với các nhà quản lý, nhưng thật sự chưa phải là đủ, đó chỉ là những thông tin về quá khứ, những thông tin mà các nhà quản lý cần là để lập và thực hiện kế hoạch, kiểm soát và ra những quyết định cho hiện tại và tương lai Những thông tin kế toán đó là kế toán quản trị

Như vậy, đối tượng của kế toán quản trị là các nhà quản lý các cấp điều hành các tổ chức, doanh nghiệp

1.1.2.2 Vị trí của kế toán quản trị trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

Trong nền kinh tế còn chưa phát triển, kế toán quản trị chưa được quan tâm, kế toán quản trị chỉ như là phụ so với kế toán tài chính Nhưng, khi nền kinh tế

phát triển, kế toán quản trị ra đời như là một nhu cầu của nền kinh tế xã hội,

nhất là khi có sự tách rời quyền sở hữu của chủ sở hữu doanh nghiệp và quyền quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp

Vai trò quan trọng của kế toán quản trị là cung cấp thông tin giúp các nhà quản lý ra các quyết định, hoạch định chiến lược trong tương lai Chính vì vậy, kế toán quản trị không chỉ là một môn khoa học trong chuyên ngành kế toán thựïc hiện việc ghi chép đo lường, tính toán, thu thập, tổng hợp mà nó còn gắn liền với chức năng quản trị Vì vậy, nó thực sự là công cụ và những tài liệu quí giá của các nhà quản trị Tổ chức hoặc doanh nghiệp nào chưa có kế toán quản

trị hoặc chưa phát huy được vai trò của nó thì các quyết định về quản lý chỉ là cảm tính, bản năng, sẽ mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp

1.1.3 So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị 1.1.3.1 Mối liên hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

− Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều đề cập đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc các sự kiện kinh tế của doanh nghiệp, cả hai đều có yêu cầu định lượng các kết quả sản xuất kinh doanh và đều nhằm thỏa măn hai mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp: Lợi nhuận và khả năng trả nợ Vì vậy, cả hai đều quan tâm đến thu nhập, chi phí, tài sản, nguồn vốn và quá trình lưu chuyển tiền của doanh nghiệp

− Kế toán quản trị cung cấp thông tin cho các nhà quản trị thực hiện các chức năng hoạch định, kiểm soát Trong hoạch định, kế toán quản trị sẽ sử dụng các thông tin quá khứ để ước tính thu nhập và chi phí trong tương lai Còn trong kiểm soát, kế toán quản trị sẽ phân tích kết quả đạt được bằng cách so sánh giữa thực tế với kế hoạch, từ đó đưa ra các biện pháp cần thiết để kiểm soát tình hình thu nhập và chi phí Như vậy, số liệu của kế toán quản trị và kế toán tài chính có sự nhất trí với nhau càng làm cho thông tin được cung cấp sẽ đáng tin cậy hơn

− Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều có mối liên hệ trách nhiệm của các nhà quản lý Kế toán quản trị biểu hiện trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp Kế toán tài chính biểu hiện trách nhiệm của nhà quản trị cấp cao nhất Do vậy, người ta thường nói kế toán tài chính và kế toán quản trị là hai mặt của một quân bài quản lý

1.1.3.2 Sự khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

Theo Ray H Garrison, tác giả của Managerial Accouting, có 8 điểm khác nhau giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính:

− Kế toán quản trị nhấn mạnh việc cung cấp dữ kiện cho các nhà quản lý

− Kế toán quản trị đặt trọng tâm cho tương lai nhiều hơn

− Kế toán quản trị không bị chi phối bởi những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận

− Kế toán quản trị nhấn mạnh đến tính thích hợp và tính linh động của các dữ kiện

− Kế toán quản trị ít chú trọng đến tính chính xác của dữ liệu mà chú trọng nhiều đến các dữ liệu phi tiền tệ

− Kế toán quản trị chú trọng đến các bộ phận của một tổ chức hơn là chỉ xem xét tổ chức như là tổng thể

− Kế toán quản trị xuất phát từ nhiều ngành khác nhau

− Kế toán quản trị không có tính pháp lệnh

1.1.4 YÊU CẦU VÀ KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1.1.4.1 Kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản của kế toán quản trị

Ngoài các kỹ thuật nghiệp vụ của kế tóan nói chung, kế tóan quản trị còn sử dụng một số kỹ thuật nghiệp vụ riêng để xử lý thông tin cung cấp cho yêu cầu của họat động quản trị:

− Nhận diện và thiết kế thông tin: Để có thể cung cấp các thông tin kế toán

cần thiết, phù hợp cho các nhà quản trị, người làm công tác kế toán quản trị phải biết nhận diện các thông tin cần thiết để thu thập và thiết kế chúng thành các báo cáo chính xác, rõ ràng, dễ hiểu và nhanh nhất Chẳng hạn đối với thông tin chi phí, kế tóan quản trị phải nhận diện chi phí từ nhiều các góc độ khác nhau nhằm thiết kế các thông tin chi phí sao cho phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị Với cách phân lọai chi phí theo đối tượng tập hợp chi phí, kế tóan quản trị có thể cung cấp các thông tin về chi phí cho từng bộ phận, từng vùng, từng lọai hình

kinh doanh, đánh gía trách nhiệm của các nhà quản lý bộ phận…

Ngày nay, công tác kế tóan được tiến hành nhờ các phần mềm kế toán giúp cho việc thiết kế thông tin theo nhiều chiều càng trở nên thuận lợi, chỉ việc nhập các thông tin kế toán một lần, phần mềm sẽ cho phép lấy dữ liệu theo nhiều chiều đáp ứng yêu cầu khác nhau của nhà quản lý

− Phân tích thông tin: Sau khi tập hợp và phân loại thông tin, kế toán phải biết

áp dụng các phương pháp phân tích để có thể kiểm soát thông tin, dự báo được kết quả của hoạt động trong tương lai Các phương pháp phân tích thường được sử dụng như phương pháp so sánh, phương pháp xác định các nhân tố ảnh

hưởng

− Thiết kế báo cáo: Từ các thông tin có được, tùy theo yêu cầu của nhà quản trị

và tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhân viên kế toán quản trị xây dựng mẫu biểu đáp ứng vai trò tư vấn quản lý của kế toán quản trị đối với hoạt động quản trị trong tổ chức

− Truyền đạt thông tin dưới dạng mô hình, phương trình và đồ thị: Bên cạnh

việc cung cấp thông tin dưới dạng mẫu biểu, kế toán quản trị còn sử dụng các hình thức mô hình, đồ thị để làm rõ hơn cho người sử dụng, nhất là đối với những thông tin phản ánh xu hướng biến động hay phát triển của đối tượng đang nghiên cứu

1.1.4.2 Các yêu cầu về thông tin kế toán quản trị

− Thông tin phải được ghi nhận đúng cách: Yêu cầu này đòi hỏi kế toán phải

trình bày đúng bản chất, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho người sử dụng thông tin kế toán có thể đưa ra các quyết định chính xác Thông tin phải được ghi nhận đúng cách có nghĩa là, đó là sự tuân thủ các nguyên tắc về ghi nhận, phương pháp tính giá; quản lý hàng tồn kho; phương pháp khấu hao tài sản cố định; phương pháp phân bổ chi phí

− Thông tin phải kịp thời: Yêu cầu này đòi hỏi thông tin kế toán cung cấp

phải kịp thời theo yêu cầu của nhà quản trị để giúp cho nhà quản trị có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định

kịp thời nhằm mục tiêu tăng lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp;

− Thông tin phải đầy đủ và có hệ thống: yêu cầu thông tin cung cấp phải phản

ánh đầy đủ các mặt hoạt động của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để người sử dụng thông tin có thể đánh giá các vấn đề một cách có hệ thống và toàn diện;

− Thông tin phải thích hợp: Thông tin kế toán cung cấp còn cần phải thích hợp

với những nhu cầu để ra các quyết định kinh tế của người sử dụng Thông tin được coi là thích hợp khi phản ánh được các sự kiện xảy ra trong quá khứ, đang xảy ra trong hiện tại và xu hướng sẽ xảy ra trong tương lai;

− Thông tin dưới dạng so sánh được: Có nghĩa là người sử dụng phải có thông

tin của nhiều kỳ (kỳ trước, kỳ này) để phân tích xu hướng biến động, hoặc có thể so sánh với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành Do đó, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng bản chất cần được ghi nhận, xử lý nhất quán qua các kỳ kế toán

− Đảm bảo tính bảo mật của thông tin: Đây là một trong những yêu cầu quan

trọng của thông tin kế toán Thông tin kế toán là kết quả của một quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ Tùy theo từng đối tượng sử dụng mà thông tin được cung cấp sẽ dưới các dạng khác nhau Vì vậy, ngoài những yêu cầu cụ thể về cung cấp thông tin dưới dạng bắt buộc theo qui định của nhà nước, các thông tin cung cấp cho các nhà quản trị để ra các quyết định về quản lý tuy không bắt buộc, mà theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng phải được bảo mật

1.2 MỘT SỐ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1.2.1 Kế toán quản trị chi phí

1.2.1.1 Phân loại chi phí

Chi phí phát sinh trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp Đối với một doanh nghiệp sản xuất, chi phí phát sinh từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ sản phẩm Nhưng đối với một tổ chức thương mại thì chi phí phát sinh từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ Để đo lường và phản ánh chi phí chính xác, chi phí được xem xét trên nhiều góc độ:

1.2.1.1.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động là xác định rõ vai trò và chức năng hoạt động của chi phí trong suốt quá trình hoạt động tại các doanh nghiệp và cung cấp thông tin có hệ thống cho việc lập báo cáo tài chính

Trong các công ty thương mại, hoạt động chủ yếu là mua và bán hàng hóa, ngoài ra chức năng quản lý doanh nghiệp là chức năng không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức kinh tế nào Vì vậy, phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong công ty thương mại được chia ra làm ba loại sau:

™ Chi phí mua hàng là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình chuyển

quyền sở hữu hàng hóa từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp Chi phí này bao gồm hai phần: Giá mua hàng hóa và các chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa

Giá mua hàng hóa: Là biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hóa trên thị

trường hay là giá gốc của hàng hóa được mua vào ghi trên hóa đơn

Chi phí thu mua hàng hóa: Là các chi phí liên quan tới quá trình mua hàng hóa Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa để bán lại nhưng vì lý do nào đó

phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì tất cả các chi phí này gọi là chi phí thu mua hàng hóa Ngoài ra, các chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí vận chuyển bốc xếp,

tiền thuê kho bãi, các khoản hao hụt tự nhiên phát sinh, và thuế nhập khẩu, cùng với các chi phí trong thủ tục nhập khẩu hàng hóa đối với hàng hóa nhập khẩu… được gọi là chi phí thu mua hàng hóa

™ Chi phí bán hàng: bao gồm toàn bộ các chi phí cần thiết để đảm bảo việc

thực hiện đưa hàng hóa tới tay khách hàng bao gồm các chi phí như: chào hàng, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, khuyến mãi, vận chuyển, bốc dỡ, đóng gói hàng hóa, lương của nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định của khâu bán hàng và những chi phí thuê kho bãi để dự trữ hàng hóa,…

™ Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là toàn bộ các chi phí cần thiết liên quan đến

việc tổ chức hành chính, kế toán và các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp

Đó là các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí văn

phòng phẩm, công cụ lao động, chi phí thuê nhà, tiền thuê đất, thuế môn bài, khấu hao tài sản cố định của bộ phận văn phòng…Các khoản chi phí không thể phân loại là chi phí bán hàng

Hình 1.1 sẽ biểu thị dòng chi phí của một công ty thương mại

1.2.1.1.2 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định lợi nhuận

Nếu nhìn chi phí dưới góc độ thời gian, chi phí đươc chia ra làm hai loại: Chi phí thời kỳ và chi phí sản phẩm

™ Chi phí thời kỳ: Là những khoản chi phí phát sinh trong kỳ kế toán dù doanh

nghiệp có phát sinh doanh thu hay không Chi phí thời kỳ được tính hết vào phí tổn trong kỳ để xác định kết quả sản xuất kinh doanh, tuy nhiên các chi phí này không phải là yếu tố cấu thành giá vốn của hàng hóa mua về mà được xếp vào hai loại, đó là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

™ Chi phí sản phẩm: là chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm

hoặc mua hàng hóa Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí này bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung

Đối với các doanh nghiệp thương mại, không có hoạt động sản xuất thì chi phí sản phẩm phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa

Chi phí này luôn gắn liền với từng đơn vị sản phẩm, hàng hóa khi chúng sản xuất ra hoặc được mua vào Vì vậy, khi sản phẩm hàng hóa chưa được tiêu thụ và nằm tồn kho chờ bán thì chi phí này kết tinh trong sản phẩm, hàng hóa dưới dạng giá trị các nguồn lực, nhưng khi được đem tiêu thụ thì giá trị này trở thành phí tổn để xác định kết quả kinh doanh

1.2.1.1.3 Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí

Trước hết, các nhà quản trị cần phải hiểu thế nào là cách ứng xử của chi phí? Đó là mức độ thay đổi hay phản ứng của chi phí diễn ra khi hoạt động sản xuất kinh doanh thay đổi Mục tiêu của phương pháp phân loại này là giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn về sự thay đổi của chi phí trong việc thực hiện các phương án khác nhau để nhằm có những quyết định đúng đắn, tránh được những thất bại Theo cách phân loại này, chi phí gồm có ba loại:

™ Biến phí: Là biểu hiện bằng tiền cuả những nguồn lực tiêu hao thay đổi theo

mức độ hoạt động Khi hoạt động bằng không thì biến phí bằng không, nhưng khi hoạt động tăng gấp đôi thì số tiền biểu hiện của biến phí cũng tăng gấp đôi và ngược lại Tuy nhiên, biến phí tính trên một đơn vị sản phẩm thì không thay đổi, nhưng chỉ có thay đổi khi có sự tác động của yếu tố bên ngoài Biến phí thường gồm các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bao bì, đóng gói sản phẩm Trong các doanh nghiệp thương mại, chi phí giá mua hàng hóa là biến phí và tất cả các chi phí thu mua hàng hóa tính trên một đơn vị sản phẩm đều là biến phí Phương trình biểu diễn biến phí:

Xét về tính chất tác động, biến phí được chia làm hai loại: Biến phí tỷ lệ và biến phí cấp bậc

Biến phí tỷ lệ: Là loại biến phí có quan hệ tỷ lệ thuận trực tiếp với biến động

của mức hoạt động căn cứ Biến phí tỷ lệ gồm các khoản chi phí như: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí hàng hóa mua để bán, hoa hồng bán hàng…

Hình 1.1 Sơ đồ dòng chi phí của một công ty thương mại

hàng hóa mua hàng hóa Chi phí thu

Giá hàng hóa Giá vốn hàng bán

Chi phí bán hàng

Chi phí quản lý DN

Tiếp thị, quảng cáo, lương nhân viên bán hàng

Biến phí cấp bậc: Là loại biến phí chỉ thay đổi khi mức độ hoạt động căn cứ

nhiều và rõ ràng Biến phí cấp bậc không đổi khi mức độ hoạt động căn cứ thay đổi ít Điều đó có nghĩa là biến phí cấp bậc thay đổi khi quan hệ tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động nhưng không theo tỷ lệ thuận trực tiếp Đường biểu diễn của biến phí cấp bậc không có dạng đường thẳng như biến phí tỷ lệ mà có dạng bậc thang

Hình 1.2 Đường biểu diễn của biến phí cấp bậc như sau:

Biến phí cấp bậc gồm những khoản chi phí như: Chi phí nhân công gián tiếp, chi phí bảo trì máy móc….Mục tiêu của việc nghiên cứu biến phí cấp bậc giúp các nhà quản trị nắm được khả năng cung ứng nguồn lực của từng bậc để tránh việc huy động quá nhiều các nguồn lực so với nhu cầu, gây lãng phí

™ Định phí: Là những khoản chi phí không biến đổi khi mức độ hoạt động thay

đổi trong phạm vi phù hợp, nhưng tính trên một đơn vị hoạt động căn cứ thì thay đổi Phạm vi phù hợp là phạm vi được qui định bằng mức hoạt động tối thiểu và mức hoạt động tối đa của doanh nghiệp, hay có thể nói là phụ thuộc vào qui mô hoạt động của doanh nghiệp, mà qui mô hoạt động có thể xét dưới nhiều góc độ như: khối lượng sản phẩm sản xuất, địa bàn hoạt động, … Khi mức hoạt động phát triển vượt quá phạm vi phù hợp thì định phí buộc phải thay đổi để phù hợp Điều này, có thể hiểu như việc phải tăng thêm đầu tư trang thiết bị, máy móc…để đáp ứng nhu cầu tăng của mức hoạt động

Chi phí

Như vậy, khi mức hoạt động tăng, giảm trong phạm vi phù hợp thì tổng định phí không thay đổi Định phí gồm những khoản như chi phí khấu hao máy móc, thiết bị, tiền thuê văn phòng, bảo hiểm, quảng cáo…

Có hai loại định phí: Định phí bắt buộc và định phí không bắt buộc

Định phí bắt buộc: Là những loại định phí mà nhà quản lý không dễ cắt giảm

khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay đổi hoặc thậm chí hoạt động sản xuất kinh doanh bị gián đoạn Loại chi phí này thường có bản chất lâu dài vì chúng liên quan đến năng lực sản xuất hay cấu trúc cơ bản của tổ chức Ví dụ như chi phí liên quan đến khấu hao tài sản cố định, chi phí để bảo trì một dây chuyền sản xuất…Vì vậy, các quyết định thay đổi về định phí bắt buộc là khó có thể xảy ra Tuy nhiên, trong những điều kiện hoàn cảnh thay đổi, các nhà quản trị cần có những quyết định khôn ngoan để giảm chi phí cho doanh nghiệp khi mà khoản định phí không còn hữu hiệu nữa

Định phí không bắt buộc hay còn gọi là định phí tùy ý: Là những khoản định

phí mà nhà quản trị có thể quyết định mức độ hoặc thay đổi dễ dàng khi lập kế hoạch hàng năm Ví dụ như: chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo nhân viên, nghiên cứu và phát triển…

™ Chi phí hỗn hợp: Là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả yếu tố biến phí và

định phí Ở mức hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức đó nó lại thể hiện đặc điểm của biến phí Nếu việc phân tích này được thực hiện một cách cẩn thận thì sẽ cho phép việc lập kế hoạch, kiểm soát trở nên chính xác hơn trong các điều kiện cụ thể Có ba phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí, đó là phương pháp cực đại - cực tiểu, phương pháp đồ thị phân tán và phương pháp bình phương bé nhất

1.2.1.1.4 Phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết định

™ Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp: Để đưa ra các quyết đđịnh kinh doanh,

người quản lý phải nắm được đối tượng tạo phí Đó là đối tượng mà nhà quản trị muốn biết giá thành tạo ra các hoạt động của đối tượng đó hay giá thành của đối tượng đó Đối tượng đó có thể là một bộ phận, phòng ban trong một tổ chức, một hoạt động, một sản phẩm hay một dịch vụ… Xét theo mối liên hệ với đối tượng tạo phí thì:

Chi phí trực tiếp: Là chi phí có thể dễ dàng nhận dạng với một đối tượng tạo phí

và có thể tính thẳng hoặc tính toàn bộ cho đối tượng tạo phí đó Nó phát sinh,

tồn tại và phát triển cùng với sự phát sinh, tồn tại và phát triển của đối tượng tạo

phí Nói cách khác, nó là chi phí cấu thành sản phẩm, gắn liền với một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định hoàn thành Chí phí này thường là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp…

Chi phí gián tiếp: Là chi phí không thể dễ dàng nhận dạng với một đối tượng tạo

phí và do đó, không thể tính thẳng hoặc toàn bộ cho một đối tượng tạo phí Vì vậy, chi phí này thường được phân bổ cho nhiều đối tượng tạo phí Chi phí này là những khoản chi phí gắn liền với các hoạt động phục vụ, hỗ trợ cho sự phát sinh, tồn tại và phát triển của nhiều các đối tượng tạo phí Các chi phí này có thể là: năng lượng, lao động gián tiếp, lương quản lý, chi phí thuê, bảo hiểm và khấu hao…Có một cách tương đối để phân biệt là chi phí này bao gồm chi phí ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí lao động trực tiếp

™ Chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được: Là những chi phí phản ánh

phạm vi quyền hạn của nhà quản trị trong việc được phép quyết định một khoản chi phí nào đó Tùy theo cấp bậc của nhà quản trị mà khoản chi phí nào đó có thể là kiểm soát được hay không Một khoản chi phí có thể là không kiểm soát được với một nhà quản trị cấp thấp nhưng lại là kiểm soát được với một nhà

quản trị cấp cao hơn.Việc phân tích này rất có ý nghĩa trong việc đánh giá kết quả bộ phận

Người ta gọi là chi phí kiểm soát được vì nhà quản trị có thể quyết định và tính được chính xác mức phát sinh của nó trong kỳ Chi phí này thường là chi phí tiếp khách và một số các chi phí bộ phận mà nhà quản trị bộ phận được phép quyết định trong phạm vi của mình Và, ngược lại, chi phí không kiểm soát được là chi phí mà nhà quản trị không thể quyết định và không tính được chính xác mức phát sinh của nó trong kỳ Ví dụ như các chi phí phân bổ từ cấp trên xuống cấp dưới

™ Chi phí tránh được và chi phí không tránh được: Những chi phí mà doanh

nghiệp có thể bỏ được gọi là chi phí tránh được và ngược lại, chi phí mà không thể bỏ được gọi là chi phí không tránh được Chi phí này thuộc loại định phí Việc phân loại này được áp dụng khi quyết định các phương án đã có sẵn và có ý nghĩa quan trọng khi doanh nghiệp đứng trước tình trạng phải quyết định có nên tiếp tục sản xuất kinh doanh hay không Các thông tin về định phí và việc phân loại chúng theo chi phí tránh được và không tránh được sẽ giúp doanh nghiệp quyết định được chi phí nào nên cắt giảm để tồn tại

™ Chi phí chênh lệch (sai biệt): Để ra các quyết định về sản xuất kinh doanh,

nhà quản trị phải đứng trước sự lựa chọn các phương án khác nhau Mỗi phương án có các loại chi phí riêng, khác nhau về lượng và loại chi phí Việc so sánh và xem xét các chi phí là công việc tất yếu để đi đến một phương án tối ưu Những khoản chênh lệch về chi phí do chúng có ở phương án này mà không có ở phương án kia, hoặc chỉ có một phần gọi là chi phí chênh lệch hay chi phí sai biệt Chi phí này bao gồm cả chi phí tăng và chi phí giảm giữa các phương án khác nhau và có thể là biến phí hoặc định phí

™ Chi phí cơ hội: Là một chi phí mà không được phản ánh trên sổ sách Nó là

lợi nhuận tiềm tàng bị mất khi chọn phương án này mà không chọn phương án kia Chính vì vậy, chi phí này cũng rất quan trọng mà nhà quản trị cần phải xem xét và không được quên khi làm các quyết định kinh doanh

™ Chi phí chìm: Là một loại chi phí mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn sẽ phải

chịu dù doanh nghiệp chọn phương án hành động nào Chi phí chìm không bao giờ thích hợp với việc ra các quyết định của nhà quản trị vì chúng không có tính chênh lệch

1.2.1.2 Phương pháp tập hợp chi phí 1.2.1.2.1 Phương pháp trực tiếp

Đối với tổ chức mà chi phí phát sinh liên quan đến một đối tượng chịu chi phí thì kế toán chi phí có thể sử dụng phương pháp phân bổ trực tiếp Theo phương pháp này thì chi phí của đối tượng nào được tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó

1.2.1.2.2 Phương pháp phân bổ

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tập hợp chi phí phù hợp với từng loại hình chi phí:

™ Phương pháp truyền thống: Đối với tổ chức mà chi phí phát sinh liên quan

đến nhiều đối tượng chịu chi phí thì kế toán chi phí ngoài việc có thể sử dụng phương pháp phân bổ chi phí trực tiếp hoặc phân bổ theo cấp bậc, chi phí còn được phân bổ cho nhiều đối tượng chịu chi phí theo tiêu thức: Doanh thu, sản lượng, diện tích sử dụng…

™ Phương pháp phân bổ dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing - ABC):

Kế toán chi phí theo phương pháp truyền thống có thể dẫn đến kết quả là phản ánh giá thành sản phẩm hoặc lợi nhuận của loại hình kinh doanh không chính xác do sử dụng các tiêu thức phân bổ gián tiếp và chỉ sử dụng một hoặc hai tiêu thức để phân bổ Vì vậy, ngày nay ở các nước, một phương pháp phân

bổ mới đã được áp dụng Đó là phương pháp phân bổ dựa trên hoạt động Theo phương pháp này chi phí cho các nguồn lực gián tiếp sẽ được quy tập trên các hoạt động được tạo ra từ các nguồn lực đó, sau đó được phân bổ vào các sản phẩm, dịch vụ, hay đối tượng tạo ra các hoạt động đó thông quá kích tố chi phí (cost driver)

Hệ thống phân bổ chi phí theo hoạt động hoàn toàn có thể áp dụng được với các doanh nghiệp thương mại và các công ty dịch vụ: “Mặc dù hệ thống phân bổ chi phí theo hoạt động có nguồn gốc từ các công ty sản xuất, nhưng ngày nay, nhiều các tổ chức dịch vụ đang áp dụng rất hiệu quả hình thức phân bổ này Trong thực tế, cấu trúc thực sự của mô hình ABC là hầu như áp dụng rất tốt cho cả hai loại công ty này, hệ thống ABC tập trung vào phần “dịch vụ” của các công ty này, không tập trung vào phần chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp của quá trình sản xuất – quá trình mua hàng, lập kế hoạch, kiểm định, thiết kế, hỗ trợ sản phẩm và các quá trình giao dịch và xử lý đơn đặt hàng

Nói chung, mô hình chi phí dựa trên hoạt động là áp dụng lý tưởng cho các công ty dịch vụ, thậm chí hơn cả các công ty sản xuất”

“Although ABC had its origins in manufacturing companies, many service organizations today are obtaining great benefits from this approach as well In pratice, the actual construction of an ABC model is virtually identical for both types of companies, the ABC system focuses on the “service” component of companies, not on the direct materials and direct labor costs of manufacturing process – purchasing, scheduling, inspecting, designing, supporting products and processes and handling customers and their orders

Service companies in general are ideal candidates for activity-based costing, even more than manufacturing companies.” [2,181]

Phương pháp ABC phức tạp và tốn kém hơn các phương pháp truyền thống, vì vậy không phải bất cứ công ty nào cũng đủ điều kiện áp dụng Tuy nhiên, ABC sẽ là xu hướng tất yếu đối với quản trị bởi:

- Để nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp phải tìm mọi cách để giảm thiểu chi phí của mình Do đó phải có những số liệu chính xác hơn về chi phí, tránh tình trạng lợi nhuận giả tạo

- Sự đa dạng hóa ngày một tăng các sản phẩm và dịch vụ cùng với độ phức tạp của các phân đoạn thị trường Vì thế, việc tiêu dùng các nguồn lực cũng sẽ thay đổi theo các sản phẩm và dịch vụ

- Xác định đúng chi phí là một phần quan trọng của việc ra quyết định kinh doanh Thiếu nó, sự chuẩn xác của quyết định sẽ giảm thiểu

1.2.1.3 Trung tâm chi phí

Trước hết tổ chức cần phải hiểu rõ, trung tâm trách nhiệm là một bộ phận

(phân xưởng, dây chuyền sản xuất, một phòng, ban chức năng, chi nhánh…) mà kết quả của nó được gắn trách nhiệm trực tiếp với một nhà quản lý cụ thể Nói cách khác, mỗi trung tâm trách nhiệm trong tổ chức được giao cho một nhà quản lý cụ thể, nhà quản lý này là người chịu trách nhiệm điều hành trung tâm trong phạm vi quyền hạn được giao và chịu trách nhiệm toàn bộ về kết quả đạt được của trung tâm Có bốn loại trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư Nhân tố chính để xác định

xem trung tâm đó là trung tâm gì là loại nguồn lực hoặc trách nhiệm mà người

quản lý trung tâm đó được giao

Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ có chịu

trách nhiệm, hoặc có quyền điều hành, kiểm soát và quản lý các chi phí phát sinh thuộc bộ phận mình quản lý, không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tư vốn Trung tâm chi phí có thể là các bộ phận sản xuất, kinh doanh hoặc

các phòng ban chức năng, chi nhánh…hoặc có thể là các giai đoạn hoạt động, ví dụ như giai đoạn làm thô, giai đoạn cắt gọt, đánh bóng… trong một doanh nghiệp sản xuất; giai đoạn mua hàng, giai đoạn tồn trữ, giai đoạn tiếp thị, giai đoạn bán hàng…trong một doanh nghiệp thương mại

Trung tâm chi phí là phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, giữ trách nhiệm:

• Phân loại chi phí thực tế phát sinh • Lập dự toán chi phí

• So sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn

Trung tâm chi phí tiêu chuẩn: Là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí và

mức hao phí về các nguồn lực sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm đều được xây dựng định mức cụ thể Nhà quản trị trung tâm chi phí tiêu chuẩn có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh để vẫn đảm bảo kế hoạch sản xuất và vẫn đảm bảo kế hoạch chi phí tính cho từng đơn vị sản phẩm và tính cho toàn bộ

Trung tâm chi phí tùy ý: Là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí được dự

toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao tính chung, không thể xác định cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm hoặc cho từng công việc của trung tâm Nhà quản trị trung tâm chi phí tùy ý có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh sao cho phù hợp với chi phí dự toán đồng thời đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao

1.2.2 Kế toán quản trị hàng tồn kho

Theo chuẩn mực về hàng tồn kho, có thể định nghĩa hàng tồn kho như sau: Hàng tồn kho là những tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho bao gồm:

- Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;

- Chi phí dịch vụ dở dang

Trong các doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho là những loại hàng có thể được đem đi tiêu thụ ngay hoặc những loại hàng chỉ cần qua công đoạn đóng gói, bảo quản là đem đi tiêu thụ Hàng tồn kho là “khoảng an toàn cần thiết” giữa sản xuất và tiêu thụ Chính vì vậy, dự trữ hàng tồn kho là điều cần thiết Tuy nhiên, tùy theo loại hình kinh doanh mà công tác quản trị hàng tồn kho được áp dụng phù hợp để giảm thiểu chi phí hàng tồn kho thấp nhất mà vẫn đảm bảo đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ hàng hóa kịp thời, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp

Chi phí tồn kho: Là khái niệm cơ bản mà người làm công tác quản trị hàng tồn kho phải biết Đó là chi phí tồn trữ hàng hóa tồn kho gồm có các loại: Chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội

™ Chi phí tồn trữ: Là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa và có thể được chia thành hai loại là chi phí hoạt động và chi phí tài chính

Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho; chi phí hao hụt, mất mát, mất giá trị do bị hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hóa

Chi phí tài chính bao gồm chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao

™ Chi phí đặt hàng: Đó là những chi phí cho mỗi lần doanh nghiệp bắt đầu quá

trình mua để tái dự trữ Loại chi phí này bao gồm những chi phí có liên quan đến đơn đặt hàng như: Chi phí quản lý, giao dịch và xử lý các đơn đặt hàng - thư tín, điện thoại, đi lại, tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua (tìm người cung ứng, thảo đơn đặt hàng, thúc dục, nhắc nhở ), của nhân viên kế toán (ghi chép, thanh toán hóa đơn ), chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra về số và chất lượng hàng hóa Kích thước lô hàng được đặt càng lớn thì chi phí tồn kho càng lớn, nhưng số lần đặt hàng giảm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn

™ Chi phí cơ hội: Là sự thiệt hại do để lỡ cơ hội thực hiện một đơn đặt hàng nào

đó do không tồn trữ hàng

Ngoài ra, quản trị hàng tồn kho phải tính đến cảø các yếu tố như: Số lượng đặt hàng tối ưu, thời điểm đặt hàng tối ưu Có nhiều các mô hình quản trị hàng tồn kho được đưa ra nhằm để các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hàng tồn kho tới mức thấp nhất mà vẫn luôn đảm bảo cung cấp hàng kịp thời Đó là mô hình JIT( Just In Time) – đặt hàng vừa kịp lúc, mô hình EOQ (Economic Ordering Quantity)- sản lượng đặt hàng hiệu quả, Tuy nhiên, áp dụng mô hình nào còn tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và khả năng cung cấp hàng của nhà cung cấp và thị trường

1.2.3 Lập dự toán ngân sách

Dự toán là quá trình lập kế hoạch chi tiết nhằm nêu ra những khoản thu nhập và chi tiêu về tài chính và các nguồn lực khác trong một thời kỳ nào đó Nó được biểu hiện một cách hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị Mục tiêu của dự toán ngân sách là để đưa ra một công cụ có tính chất định lượng các mục tiêu của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị thực hiện tốt chức năng hoạch định, kiểm soát và ra quyết định, thực hiện mục tiêu cuối cùng của tổ chức kinh doanh là tối đa hóa lợi nhuận Thông qua bảng dự toán ngân sách, các hoạt động diễn ra trong kỳ sẽ được kiểm soát tốt hơn và hiệu quả hơn

™ Dự toán tiêu thụ sản phẩm là điểm khởi đầu của việc lập bảng dự thảo chủ

đạo, nhằm mục đích dự đoán số lượng sản phẩm tiêu thụ và doanh số được tạo ra trong kỳ, tiền bán hàng thu được qua các kỳ Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm, những yếu tố thường được xét đến như dự báo như sản phẩm tiêu thụ kỳ trước, các đơn đặt hàng chưa thực hiện, chính sách giá, tác động của môi trường bên ngoài đến chính sách giá cả, chiến lược mở rộng thị trường

™ Dự toán mua hàng là dự đoán số lượng hàng hóa mua vào để cung cấp cho

quá trình tiêu thụ, vì vậy, khối lượng hàng hóa mua vào phải đủ để sẵn sàng đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ và có một lượng hàng tồn kho tối ưu Dự toán mua hàng là dự toán về số lượng và giá trị hàng hóa mua vào trong tháng Chính vì vậy, dự toán số lượng hàng hóa mua vào phải căn cứ trên số lượng hàng tồn kho đầu kỳ, kế hoạch bán hàng trong kỳ, đảm bảo lượng tồn kho cuối kỳ ở mức an toàn Dự toán giá hàng hóa mua vào phải căn cứ trên các báo giá hàng hóa tại kỳ trước, kết hợp với những biến động dự đoán trong kỳ để dự đoán giá hàng hóa mua vào Ngoài ra, dự toán mua hàng còn phải dự đoán được chi phí mua hàng và số lượng tiền phải trả, số tiền được nợ để có kế hoạch về tiền

™ Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là dự đoán mức

chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp mà được chi tiết theo các khoản mục phát sinh như: Chi phí điện, nước, văn phòng phẩm, lương của nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý, khấu hao tài sản, máy móc thiết bị của khâu bán hàng và văn phòng phục vụ công tác quan lý doanh nghiệp Công tác dự toán chi phí càng chi tiết thì càng giúp cho nhà quản trị có khả năng định lượng chính xác về hoạt động của doanh nghiệp, có các hoạch định chính xác hơn và giảm thiểu khả năng rủi ro trong quá trình ra quyết định

Kết luận chương 1

Như chúng ta đã biết, thông tin kế toán tài chính chủ yếu để nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng có liên quan ở bên ngoài doanh nghiệp Còn các đối tượng quản lý bên trong doanh nghiệp thì thông tin kế toán tài chính chỉ mới cần chứ chưa đủ, đó mới chỉ là những thông tin về quá khứ, những thông tin mà các nhà quản lý cần là thông tin kế toán quản trị Đó là những thông tin phục vụ việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra những quyết định cho hiện tại và tương lai

Kế toán quản trị ra đời như là một nhu cầu của sự phát triển của nền kinh tế xã hội Các sự kiện đã thúc đẩy sự phát triển của kế toán quản trị, đó là: sự cạnh tranh trong kinh doanh trên toàn cầu; sức ép khốc liệt của giá thành, sự tiến bộ nhanh chóng của kỹ thuật trong lĩnh vực tự động hóa; khả năng to lớn trong việc thu thập và báo cáo thông tin…Những thay đổi đó đã làm tăng thêm nhu cầu về thông tin của các nhà quản lý

Kế toán quản trị là một trong những công cụ đắc lực và có ảnh hưởng rất lớn tới các quyết định của nhà quản trị Kế toán quản trị hướng dẫn các nhà quản trị để quản lý chi phí phải thiết lập các trung tâm chi phí, lập dự toán ngân sách, các công cụ để quản trị hàng tồn kho , cách để phân loại chi phí dưới nhiều góc độ, cách phân bổ chi phí vào các đối tượng sao cho chính xác để giúp các nhà kế toán thiết kế và tổ chức hệ thống kế toán nhằm mục tiêu cung cấp các thông tin cho các nhà quản trị kịp thời và chính xác nhất Ngoài ra, chương 1 còn phân biệt rõ thông tin kế toán quản trị và thông tin kế toán tài chính, nhiệm vụ của kế toán quản trị và đưa ra các khái niệm và cơ sở lý luận các vấn đề cần quan tâm

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG ÁP DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHIẾT NẠP SẢN PHẨM GAS

2.1 TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM GAS, ĐẶC TRƯNG CỦA BÁO CÁO QUẢN TRỊ TRONG CÁC CÔNG TY KINH DOANH VÀ CHIẾT NẠP GAS

2.1.1 GAS – một loại sản phẩm có tính chất đặc thù

Gas là tên gọi tắt của Liquified Petrolium Gas (LPG) có nghĩa là Khí hóa lỏng, sản phẩm được tách chiết từ nguồn khí tự nhiên, khí đồng hành trong quá trình khai thác dầu mỏ và hóa dầu Ở nhiệt độ bình thường và áp suất không khí, gas tồn tại ở thể khí, không màu là hỗn hợp của Propane (C3H8) và Butan (C4H10) Tùy theo yêu cầu sử dụng, hàm lượng Butan sẽ biến thiên từ 50% đến 90%, tuy nhiên để an toàn và tiện lợi trong vận chuyển, tồn trữ và sử dụng, gas cung ứng trên thị trường phổ biến có hàm lượng 50% Butan, 50% Propan và được hóa lỏng ở nhiệt độ -160C, dưới áp suất 7-8 bars

Gas là một loại chất đốt sạch có ưu điểm vượt trội so với loại chất đốt khác, đó là năng suất tỏa nhiệt và nhiệt độ cao, không gây ô nhiễm môi trường và thực phẩm Chính vì vậy, gas là một loại chất đốt tiện lợi, không những được sử dụng trong lĩnh vực dân dụng để đun, nấu, sưởi, gas còn được sử dụng trong nguyên liệu trong các ngành công nghiệp như: Công nghiệp gốm sứ, vật liệu xây dựng, giao thông vận tải

Gas là một loại sản phẩm có tính chất đặc thù Gas phải được chứa trong các bình và bồn kín, gas được vận chuyển trên các tàu, xe bồn và các bình gas để đem đi thụ Vì vậy, hầu hết các công ty gas đều phải có kho chứa gas là các bồn đựng gas và các trạm chiết gas Gas từ các kho chứa được bơm vào các xe bồn

bán cho các khách hàng công nghiệp và từ kho chứa theo dây chuyền chiết nạp để chiết nạp gas qua những bình gas nhỏ bán cho người tiêu dùng gas

Gas được tiêu dùng nhiều vào mùa đông, giá gas của Việt nam bị ảnh hưởng của giá gas thế giới, vì vậy vào các tháng 1,2,3 trong năm, gas thường trở nên khan hiếm và giá tăng cao

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển thị trường gas

Trên thế giới, gas là nguồn năng lượng được khai thác và đưa vào sử dụng từ những năm 30 của thế kỷ XX và được phát triển nhanh trong những thập niên gần đây Song do không phải quốc gia nào cũng sản xuất được và đủ cung cấp cho nhu cầu trong nước, nên thị trường gas được hình thành trên phạm vi quốc tế ngay sau khi gas được đưa vào sử dụng

Theo tạp chí Asean Center of Energy, năm 2004, 10 quốc gia sản xuất gas lớn nhất thế giới là: Mỹ, Ảrập Xêut, Canada, Algeria, Mexico, Anh, Các tiểu vương quốc Ả rập, Trung quốc, Venezuela và Nga với sản lượng 155 triệu tấn/ năm (chiếm 62,5% sản lượng của thế giới) Những quốc gia tiêu thụ gas lớn của thế giới là các nước có nền công nghiệp phát triển hoặc dân số đông như: Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc

Tại khu vực Asian, lượng gas tiêu thụ ít hơn so với thế giới, nhưng lại có tốc độ gia tăng cao nhất (9%) trong những năm gần đây

Ở Việt nam, vào những năm 50 của thế kỷ XX, người dân ở miền Nam đã làm quen với gas, nhưng sau 1975 bị gián đoạn nhiều năm và đến năm 1993 thì gas mới tái xuất hiện ở thị trường Việt nam Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, thị trường gas cũng ngày trở nên sôi động

Nguồn gas cung cấp để đáp ứng nhu cầu này một phần được sản xuất từ nhà máy chế biến gas Dinh Cố thuộc PetroVietnam Gas (PVGC) với công suất 300 ngàn tấn/ năm, số còn lại được nhập khẩu từ nước ngoài Có khoảng 30 công ty

gas lớn với mạng lưới phủ khắp toàn quốc Khách hàng sử dụng gas chủ yếu là gas dân dụng và gas công nghiệp, khách hàng công nghiệp có tiềm năng lớn nhưng vẫn còn khiêm tốn cả về phạm vi, lĩnh vực và mức độ sử dụng Thị trường tiêu thụ gas tập trung chủ yếu hiện nay là ở các vùng thành thị, nhất là các thành phố lớn

2.1.3 Đặc trưng của báo cáo quản trị trong các công ty kinh doanh và chiết nạp gas

− Các công ty kinh doanh gas thì sản phẩm duy nhất là gas và các phụ kiện đi kèm Vì vậy, đặc trưng của báo cáo quản trị trong các công ty gas là phân tích về doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo các sản phẩm gas được bán dưới nhiều loại hình (dân dụng, công nghiệp) và được phân tích trên các phân khúc thị trường

− Thị trường kinh doanh gas cạnh tranh ngày càng gay gắt, giá bán gas trong nước của các công ty gas phần lớn cũng do thị trường quyết định Do đó, công ty gas nào quản lý tốt chi phí của mình, công ty đó có lợi thế cạnh tranh hơn Chính vì vậy, một trong những mục tiêu quan trọng hiện nay của các công ty kinh doanh gas là quản trị chi phí và công tác kế toán quản trị của đề tài này cũng tập trung vào mục tiêu này

− Khác với các công ty thương mại khác, các công ty kinh doanh và chiết nạp gas có trạm chiết gas với dây chuyền chiết nạp với mức đầu tư khá lớn, phải tuân thủ những qui định nghiêm ngặt về qui trình sản xuất, nạp bình khí gas như một nhà máy sản xuất sản phẩm dễ cháy Chính vì vậy, các nhà quản lý phải cần phải giám sát và kiểm tra thường xuyên hoạt động của bộ phận này, xây dựng các báo cáo quản trị riêng cho các trạm chiết này Các công ty cần phải tính được hiệu quả kinh doanh của các trạm chiết, so sánh hiệu quả của nó với việc đi thuê chiết nạp để từ đó có những quyết định để quản lý chi phí của mình

− Các công ty kinh doanh về gas phải quản lý một khối lượng lớn bình gas dân dụng nằm rải rác trong dân chúng, chính vì vậy, công tác quản trị bình gas để không bị thất thoát tài sản là việc được quan tâm đặc biệt

2.2 THỰC TRẠNG VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH VÀ CHIẾT NẠP SẢN PHẨM GAS 2.2.1 Thực trạng về tình hình kinh doanh của các công ty gas hiện nay

− Hầu hết các công ty kinh doanh gas hiện nay đều ở trong tình trạng thu lợi nhuận chủ yếu từ gas công nghiệp, lợi nhuận từ loại hình gas dân dụng lại ít hơn nhiều, bởi vì, gas dân dụng chiếm một tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chi phí Tuy nhiên, quảng bá cho thương hiệu của mình chủ yếu lại nhờ vào gas dân

dụng

− Thị trường cạnh tranh ngày cang gay gắt, kinh doanh gas công nghiệp cho lợi nhuận cao hơn kinh doanh gas dân dụng nhưng tính thanh khoản lại không cao, vì vậy rủi ro cho các doanh nghiệp cũng rất lớn khi đẩy mạnh kinh doanh loại hình này Điều đó buộc các công ty gas phải có chiến lược để phát tiển thị trường gas dân dụng Một trong những chiến lược quan trọng để phát triển loại hình kinh doanh này là các doanh nghiệp kinh doanh gas phải quản lý được chi phí của mình và giữ vững được thị trường của mình thì mới đảm bảo kinh doanh có lãi

− Nền kinh tế bước vào một giai đoạn mới, gia nhập tổ chức Thương mại thế giới, thị trường gas Việt nam đứng trước cơ hội được mở rộng lãnh thổ của mình, nhưng cũng gặp phải thách thức lớn, làm sao để kinh doanh có lãi và không bị các tập đoàn thế giới nuốt chửng?

2.2.2 Thực trạng về hệ thống tổ chức kế toán của một số các công ty gas

Để có cơ sở đánh giá thực trạng về về quản lý chi phí của các công ty gas, tôi đã tiến hành khảo sát tại các công ty gas nhà nước, công ty liên doanh, công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn Tóm tắt việc khảo sát như sau:

2.2.2.1 Khảo sát 1: Công ty kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam

Giới thiệu chung: Công ty kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam là doanh nghiệp

nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Dầu Khí Việt nam Vốn điều lệ: 150 tỷ; vốn chủ sở hữu 122 tỷ, Tốc độ tăng doanh thu trung bình hàng năm là 24% Doanh thu năm 2006 đạt 782 tỷ, giá trị tài sản cuối năm 2006 đạt khoảng 360 tỷ

Thương hiệu bình gas của công ty là: PETROVIETNAM GAS Công ty có một

trạm chiết tổng công suất là: 900 tấn và hai bồn chứa gas với dung tích là: 60 tấn Công ty có 7 xe bồn và tổng số lao động bình quân là 150 người

Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gồm 9 nhân viên, bao

gồm cả trưởng phòng, phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và các nhân viên đảm nhiệm phần hành kế toán thanh toán, kế toán thuế, công nợ gồm hai người đảm trách lĩnh vực gas công nghiệp và dân dụng, kế toán bán hàng, vật tư và tài sản cố định

Công ty có sử dụng phần mềm kế toán, nhưng phần mềm được thiết kế chủ yếu phục vụ công tác kế toán tài chính Phần mềm có phân quyền quản lý, tuy nhiên việc phân quyền chưa chuyên nghiệp nên làm khó khăn cho người sử dụng Phần mềm cho phép chỉnh sửa dữ liệu sau khi đã kết chuyển, lập báo cáo kế toán

Bộ phận bán hàng của công ty thuộc về hai phòng kinh doanh và kế toán Kế toán bán hàng vừa thuộc phòng kế toán vừa thuộc bộ phận bán hàng

Quản lý hệ thống chứng từ sổ sách: Chứng từ kế toán được sử dụng theo qui

định của nhà nước Tuy nhiên, các chứng từ luân chuyển nội bộ được mua ngoài hoặc được in ra khá thoải mái và không được đánh số trước nên tính kiểm soát

không cao Một số các chứng từ ở khâu mua hàng được lập ra khá tùy tiện và không được lưu lại

Công tác quản lý chi phí mua hàng: Công ty chưa có bộ phận mua hàng riêng

biệt Tuy nhiên, công ty có thành lập một tổ xét thầu đối với những nghiệp vụ mua hàng lớn (mua xe bồn, chọn nhà cung cấp mua tàu gas…) Đối với các nghiệp vụ mua hàng nhỏ, công ty tiến hành chào giá cạnh tranh và phòng kinh doanh và phòng kế hoạch đảm trách luôn việc mua hàng Công ty có thành lập Hội đồng kinh doanh và kế hoạch hàng do Hội đồng này duyệt Biên bản họp hội đồng kinh doanh được đánh số lưu tại phòng hành chính

Ngoài lượng gas được mua trực tiếp từ PVGAS tại kho Dinh cố của người bán, xuất ngay cho khách hàng và đưa về trạm chiết gas tại Vĩnh lộc, công ty phải nhập khẩu thêm từ nước ngoài Tuy nhiên, do chưa thiết lập được mối quan hệ tin tưởng với các nhà cung cấp nước ngoài nên chi phí mua hàng còn phải chịu khá cao (chi phí tìm nguồn hàng, chi phí mở thư tín dụng…)

Công tác quản trị hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho, mỗi năm kiểm kê hai lần để đối chiếu số liệu giữa kho và sổ sách kế toán Phương pháp tính giá hàng tồn kho là bình quân gia quyền cuối kỳ Các số liệu hàng tồn kho của công ty chưa được cập nhật thường xuyên và kịp thời nên luôn xảy ra chênh lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế

Mặc dù công ty chiếm một thị phần khá lớn từ Đà Nẵng trở vào khoảng 20%, nhưng công ty chỉ có một trạm chiết và đang ở trong tình trạng thiếu kho chứa, vì vậy công ty phải thuê chiết nạp và thuê kho từ khách hàng và các bạn hàng khác Điều này khiến cho chi phí mua hàng tăng cao vì công ty phải mua hàng nhiều lần và không tận dụng được các cơ hội mua hàng khi giá gas còn thấp

Công ty không áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho nào mà việc xác định thời điểm mua hàng và số lượng hàng mua phụ thuộc vào kế hoạch hàng trong tháng và hoàn toàn dựa trên con số ước tính về hàng tồn kho của phòng kinh doanh

Công tác quản trị chi phí bán hàng: Công ty có đưa ra một số các định mức chi

phí điện thoại, chi phí công tác cho nhân viên Marketing và phòng kinh doanh Công ty chỉ có một trạm chiết nạp gas và kho chứa có dung tích quá nhỏ (60 tấn) mà thị phần của công ty lại khá lớn nên hầu như công ty phải đi thuê trạm chiết và kho chứa Vì vậy, chi phí bán hàng của công ty khá cao Điều này khiến cho lợi nhuận từ sản xuất kinh doanh của công ty khá thấp, nhất là kinh doanh gas dân dụng

Chi phí bán hàng được phân loại chi tiết theo các khoản mục phí, tuy nhiên, các nhà quản trị của công ty lại chưa quan tâm tới việc sử dụng các thông tin chi tiết này cho mục đích quản lý Công ty chưa phân loại chi phí theo cách ứng xử

của chi phí

Công tác quản trị chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý được công ty phân loại chi tiết theo các khoản mục phí Chưa có định mức cho chi phí này Vì vậy, chi phí này khá cao so với các doanh nghiệp cùng ngành Chi phí quản lý được phân bổ cho các bộ phận, chi nhánh theo tỷ lệ doanh thu

Hệ thống báo cáo quản trị: Công ty chỉ lập được một số các báo cáo quản trị

như: Báo cáo bán hàng hàng tháng, báo cáo tồn quĩ, báo cáo tình hình công nợ và thu hồi công nợ, phân tích tuổi nợ, nợ quá hạn, nợ khó đòi, phân tích hoạt động kinh doanh của từng loại hình kinh doanh (dân dụng, công nghiệp) và lập các báo cáo bộ phận Trong phương pháp phân tích hoạt động kinh doanh cho từng loại hình, công ty đã sử dụng phương pháp phân bổ chi phí quản lý và chi phí bán hàng cho từng loại hình một cách trực tiếp đối với những chi phí xác định ngay được đối tượng tạo phí, còn những chi phí có nhiều đối tượng tạo phí,

phòng kế toán phân bổ theo doanh thu Công ty đang xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002

Nhận xét: Công ty Kinh doanh Khí hóa lỏng miền Nam là doanh nghiệp nhà

nước, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tăng đều qua các năm Tuy nhiên do công ty còn được bao cấp dưới Tổng công ty, các định chế mua bán chịu dưới sự quản lý của Tổng công ty và hoạt động kinh doanh thực hiện theo kế hoạch từ trên giao xuống nên phong cách quản lý của công ty vẫn ảnh hưởng của chế độ bao cấp

Công tác kế toán tại doanh nghiệp chủ yếu là kế toán tài chính, lập báo cáo thuế nên tính kịp thời và linh hoạt của số liệu kế toán chưa được quan tâm nhiều Công tác quản lý hàng tồn kho còn khá lỏng lẻo, các số liệu xuất nhập tồn từ các kho và các trạm chiết được cập nhật chưa kịp thời và chưa chính xác nên luôn để xảy ra tình trạng không đối chiếu được số liệu giữa thực tế và sổ sách Công ty chưa có các báo cáo chi tiết doanh thu cho từng khu vực Công ty chưa lập báo cáo dự toán và chưa xây dựng định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, chưa có các phân tích biến động chi phí giữa định mức và thực tế Các trung tâm chi phí không rõ ràng vì vậy, việc quản lý chi phí và kiểm soát chi phí chưa cao Công ty chưa có các báo cáo phân tích chi phí dưới dạng định phí, biến phí, chi phí hỗn hợp, chưa phân tích điểm hòa vốn Công tác quản trị bình gas gần như chưa được quan tâm Đây là công việc phải được phối hợp rất chặt chẽ giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và các kho trạm và luôn có những đối chiếu số liệu thường xuyên với khách hàng Tuy nhiên, công ty đã không chú trọng vào việc này Vì vậy, một số lượng lớn bình gas đã được tung ra thị trường, nhưng chưa có sự kiểm soát nên số vòng quay của bình còn hạn chế Các báo cáo quản trị vẫn còn khá sơ lược và chưa có tính chuyên nghiệp, chính

vì vậy chưa phát huy được vai trò thông tin của kế toán trong việc kiểm soát, điều hành và ra quyết định

2.2.2.2 Khảo sát 2 : Công ty Liên doanh Khí hóa lỏng Việt Nam (VT- Gas)

Giới thiệu chung: Công ty Liên doanh Khí hóa lỏng Việt Nam (VT- Gas) là đơn

vị liên doanh giữa Công ty Chế biến và Kinh doanh các sản phẩm Khí (PVgas) thuộc Tổng Công ty Dầu Khí Việt nam (chiếm 51% trên tổng vốn đầu tư) và Công ty Dầu Khí Quốc gia Thái Lan (PTT) (chiếm 49%) Vốn điều lệ là 0,5 tỷ; Tốc độ tăng doanh thu trung bình hàng năm là 35% Doanh thu năm 2006 đạt 700 tỷ, giá trị tài sản cuối năm 2006 đạt khoảng 200 tỷ Thương hiệu bình gas

của công ty là: VT- GAS Công ty có hai trạm chiết với tổng công suất là: 1060

tấn và 5 bồn chứa gas với dung lượng là: 1000 tấn Công ty có 4 xe bồn và tổng số lao động bình quân là 140 người

Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gồm 10 nhân viên, bao gồm cả trưởng phòng, kế toán tổng hợp và các nhân viên đảm nhiệm phần hành kế toán thanh toán, kế toán thuế, công nợ, vật tư và tài sản cố định Phần bán hàng không thuộc về phòng kế toán mà thuộc phòng kinh doanh Công ty có sử dụng phần mềm kế toán Sun-System để cập nhật mọi số liệu kế toán, theo dõi nhập xuất tồn kho hàng hóa Phần mềm của công ty VT-GAS được xem như là một phần mềm có tính chuyên nghiệp cao Phần mềm có phân quyền quản lý, và là hệ thống rất mở khiến cho người sử dụng rất chủ động trong quá trình kiểm soát số liệu kế toán, thiết kế báo cáo theo nhu cầu của doanh nghiệp Tuy nhiên, hiện nay công ty vẫn sử dụng phần mềm kế toán phục vụ cho công tác kế toán tài chính là chủ yếu Phần mềm không cho phép chỉnh sửa dữ liệu sau khi đã kết chuyển, lập báo cáo kế toán

Quản lý hệ thống chứng từ sổ sách: Chứng từ kế toán được sử dụng theo qui

định của nhà nước Tuy nhiên, các chứng từ luân chuyển nội bộ được mua ngoài

hoặc được in ra khá thoải mái và không được đánh số trước nên tính kiểm soát không cao Không có qui định cho hệ thống chứng từ mua hàng do chưa có qui trình mua hàng cụ thể

Công tác quản lý chi phí mua hàng: Công ty không có bộ phận mua hàng riêng

biệt, hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan đến phòng nào, đến trách nhiệm của nhân viên nào thì nhân viên đó lập phiếu yêu cầu mua hàng hoặc yêu cầu thực hiện dịch vụ cần thiết đó Sau khi đã được phê duyệt, nhân viên của phòng đó lập đơn đặt hàng, gửi tới ít nhất ba nhà cung cấp có uy tín Nhà cung cấp nào chào giá cạnh tranh nhất và đáp ứng được các yêu cầu của đơn đặt hàng sẽ được chọn Vì không có bộ phận mua hàng riêng biệt nên tất cả các bản chào giá và đơn đặt hàng được lưu một bản tại các nhân viên mua hàng khác nhau và một bản được lưu trong chứng từ thanh toán

Ngoài một phần nguồn cung cấp gas được mua từ Dinh Cố của công ty mẹ là PVGAS, công ty phải nhập khẩu, tuy nhiên lượng nhập được cung cấp chủ yếu là do công ty mẹ PTT từ Thái Lan Vì vậy, so với các công ty gas khác, công ty VT-Gas có nguồn cung cấp gas khá ổn định từ hai nhà cung cấp này Công ty lại có văn phòng toạ lạc ngay Cảng Đồng nai, hàng về là cập ngay Cảng và chỉ việc bơm ngay trực tiếp vào bồn chứa của công ty, không phải mất nhiều chi phí thuê cầu cảng, chi phí vận chuyển, bơm rót Vì vậy chi phí thu mua của công ty khá thấp, đó là lợi thế rất lớn của VT-GAS so với các công ty kinh doanh gas khác

Công tác quản trị hàng tồn kho: Về kế toán tài chính, công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho Do tính đặc thù về sản phẩm gas nên công ty tiến hành kiểm kê hàng quí để xác định lượng gas dư trong bồn và tiến hành xử lý ngay lượng gas dư vào thời điểm kiểm kê Công ty tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Tuy