Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị nhân sự tại công ty cổ phần Y- Dược phẩm Vimedimex.doc

Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị nhân sự tại công ty cổ phần Y- Dược phẩm Vimedimex.

CHƯƠNG 3

NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ

Quản trị nhân sự đòi hỏi một tầm nhìn chiến lược mới, đó là nhận thức về việc phải nhìn xa trông rộng khi dùng người Đó không phải là biện pháp đối phó khi thiếu nhân viên, nhân viên sắp nghỉ việc mà phải có kế hoạch, ngân sách hẳn hoi, dự kiến trước các cơ hội và rủi ro để đón đầu trước, thay vì chạy theo giải quyết sự vụ…

3.1.1Ưu điểm

Nhìn chung thì các chính sách nhân sự tại công ty đều bài bản, đúng đắn và phù hợp với thực tiễn của công ty Đáng chú ý là quy trình tuyển dụng nhân sự, đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, các chế độ chính sách để nhân viên gắn bó lâu dài với Vimedimex đều được thực hiện từ gốc và theo một chuỗi liên tục Các quy trình nghiệp vụ khá cụ thể, rõ ràng thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động nhân sự.

Phương pháp thu hút nhân sự tại công ty chủ yếu qua website, đăng báo tuyển dụng kéo dài 15 ngày đến 30 ngày Giúp các ứng viên có điều kiện thuận lợi trong việc tìm hiểu thông tin tuyển dụng của Vimedimex đặc biệt là đối với những sinh viên mới ra trường chưa thực sự có kinh nghiệm.

Công tác tuyển dụng đã đáp ứng đầy đủ đa số các nhu cầu nhân sự cho mở rộng kinh doanh, cho nhu cầu bổ sung và thay thế Với việc thiết kế bản mô tả công việc cùng bản hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng ứng với từng vị trí đã thu hút đúng người, giúp Vimedimex chọn lọc được những ứng viên phù hợp ngay từ đầu Từ đó tránh được nhiều trường hợp nhân viên thấy không phù hợp, bỏ việc sau khi thử việc.

Thực hiện các thủ tục, chế độ về hợp đồng lao động, nghỉ phép… cho cán bộ nhân viên theo các quy định của công ty và luật lao động; duy trì ổn định tình hình nhân sự trong suốt thời gian qua.

Đồng thời xây dựng được các biểu mẫu dùng trong quản lý nhân sự, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý nhân sự.

 Quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Công ty đã thực hiện quy trình này khá tốt, thể hiện sự quan tâm dành cho nhân viên và bước đầu cho nhân viên hiểu rõ về các nội quy, quy định …của công ty cũng như trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của mình nhằm tránh khỏi những thiếu sót có thể xảy ra sau này, tạo một luồng sinh khí mới khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

Hàng năm công ty đều tạo điều kiện cho mọi cán bộ nhân viên được tham gia học tập trau dồi kiến thức, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc cũng như tìm kiếm cơ hội thăng tiến, thay đổi vị trí công việc trong các đợt tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển…của công ty Chính vì vậy, mọi cán bộ nhân viên đều tích cực tham gia đào tạo.

Hàng năm các trưởng bộ phận, chi nhánh trong công ty đều phải thực hiện công tác đánh giá nhân viên của mình về hiệu quả làm việc, năng lực bản thân và khả năng kế thừa trong tương lai Quy trình này được tiến hành cuối năm và sẽ có báo cáo tổng hợp lên cấp trên Kế hoạch nhân sự kế thừa này sẽ được người lãnh đạo xem xét và bổ nhiệm khi cần thiết Với công tác đánh giá nhân sự kế thừa như trên giúp cho công ty có được cái nhìn khách quan và chính xác hơn về năng lực nhân viên, đồng thời giúp cho công ty lựa chọn được những người có năng lực và bố trí đúng công việc để tài năng của họ được phát huy tối đa.

Nhìn chung, công ty đã tổ chức thực hiện công tác tiền lương khá rõ ràng, thực hiện đúng quy định của pháp luật, đảm bảo việc trả lương một cách khách quan, công bằng xứng đáng với trách nhiệm, kết quả thực hiện công việc của nhân viên.

Bên cạnh đó, để đảm bảo lợi ích và quyền lợi của người lao động Công ty đã thực hiện đúng chính sách của nhà nước về đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên để có thể được hưởng lợi khi ốm đau, về già… cùng với nó là các hoạt động phúc lợi tự nguyện khác của công ty giúp cho người lao động yên tâm làm việc và đây cũng chính là một biện pháp khuyến khích người lao động.

Việc tổ chức tiền thưởng đã đạt độ chính xác cao, công bằng đối với người lao động, nó góp phần khuyến khích người lao động làm việc một cách nghiêm túc hiệu quả, phát huy tối đa năng lực của mình để đạt kết quả tốt và vượt kế hoạch

 Môi trường làm việc

Điều kiện làm việc cũng như môi trường làm việc ở Vimedimex không ngừng cải thiện tạo sự thuận lợi cho nhân viên, kích thích tính năng động và sáng tạo ở mỗi con người trong công việc.

Vimedimex là một đại gia đình mà các thành viên đều thân thiện, sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau trong bầu không khí ấm cúng, đoàn kết và sẻ chia.

Vimedimex đã thực hiện khá thành công hoạt động quản trị nhân sự của mình Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn những tồn tại cần khắc phục.

3.1.2Nhược điểm và giải pháp

Nhược điểm Giải pháp

-Bản mô tả công việc -Cần được cập nhật và điều chỉnh hằng

Chưa được cập nhật và điều chỉnh hằng năm theo nhu cầu tuyển dụng và yêu năm Bên cạnh đó do nhu cầu mở rộng cầu công việc.

kinh doanh nên xuất hiện nhiều chức -Phải xây dựng hoàn chỉnh bản mô tả

danh mới nhưng đến nay vẫn chưa được công việc cho mọi chức danh trong xây dựng hoàn chỉnh gây khó khăn trong công ty để phục vụ tốt cho đợt tuyển việc thu hút và phỏng vấn ứng viên dụng tiếp theo.

-Mẫu quảng cáo tuyển dụng -Cần phải dán thông báo tuyển dụng

Thông tin tuyển dụng trên trang web nội bộ hay đọc bản tin tuyển dụngvào đầu bộ chưa thực đến với tất cả mọi nhân giờ làm việc mỗi ngày để mọi nhân viên trong công ty viên đều nắm bắt kịp thời.

Mẫu quảng cáo tuyển dụng được thiết kế -Bên cạnh những nghĩa vụ mà nhân

rõ ràng và đẹp mắt nhưng chưa đề cập đến phải thực hiện thì cần nêu lên những những lợi ích mà nhân viên nhận được chế độ quyền lợi về vật chất, phi vật khi làm việc tại công ty chất mà họ được hưởng để thu hút được

nhiều ứng viên hơn

-Thời gian thi, phỏng vấn -Phải giữ đúng uy tín của công ty về

Thường chậm hơn thời gian quy định, nên thời gian tổ chức thi, phỏng vấn để hạn

ứng viên mất nhiều thời gian chờ đợi, dễ chế việc đánh mất một số nhân tài chỉ nản lòng bỏ cuộc vì phải chờ đợi quá lâu.

Nhược điểm Giải pháp

-Tiếp nhận nhân viên mới -Nên tập hợp mọi nhân viên mới lại

Vimedimex chưa tổ chức các buổi gặp rồi tổ chức cho họ gặp gỡ trực mặt giữa các nhân viên tân tuyển và các tiếp với các vị lãnh đạo cấp cao của lãnh đạo cấp cao của công ty Nên nhân công ty để họ có được cái nhìn tổng

viên tân tuyển chưa thực sự hiểu rõ hết quát và hoàn thiện hơn về Vimedimex về mọi hoạt động của công ty.

-Chương trình đào tạo -Bộ phận nhân sự và các trưởng đơn vị

Đội ngũ nhân viên với nhiều trình độ nên thường xuyên kiểm tra lại việc tiếp tay nghề, chuyên môn khác nhau nên việc thu và ứng dụng kiến thức mới sau đào đào tạo chưa đạt kết quả cao tạo để có thể kịp thời điều chỉnh.

-Phụ cấp còn nhiều hạn chế -Công ty cần có chính sách phụ cấp

Công ty chưa có quy định rõ các khoản thật sự hợp lý đối với các công nhân phụ cấp cho công nhân trực tiếp nuôi trực tiếp nuôi trồng dược liệu nhất là trồng dược liệu… lao động làm việc lâu năm và có nhiều kinh nghiệm.

- Điều kiện thưởng -Công ty cần lập thành những quy định

Mặc dù đã thực hiện chế độ thưởng cho cụ thể hơn về các điều kiện thưởng và nhân viên nhưng công ty vẫn chưa quy mức thưởng, có chính sách rõ ràng về định cụ thể về điều kiện thưởng, mức chế độ thưởng để nhân viên có thể nắm

thưởng nên chưa tạo được động lực thực rõ và làm đòn bẩy cho nhân viên làm sự để thúc đẩy nhân viên việc tốt hơn.

- Môi trường làm việc -Cần thiết phải tạo không gian làm việc Với việc sử dụng vách ngăn trong một cho các trưởng phòng, trưởng đơn vị phòng ban đã tạo ra sự thuận lợi nhanh bằng cách bố trí cho họ một phòng làm chóng nhưng lại không đảm bảo độ bí mật việc riêng được thiết kế hiện đại với cho công việc của từng nhân viên, đặc biệt diện tích vừa phải.

là các trưởng phòng, trưởng đơn vị.

3.2KIẾN NGHỊ

Làm sao để thu hút được nhân viên có năng lực và tạo được sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên với công ty vẫn là một sự thử thách đối với những người làm công tác nhân sự Vimedimex đã thực hiện khá thành công các chính sách nhân sự của mình, tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục Đề tài xin nêu ra một số ý kiến mang tính chất đóng góp với mục đích gia tăng hiệu quả cho hoạt động này

3.2.1Đề xuất nâng cao hoạt động tuyển dụng

Theo kết quả phỏng vấn sơ tuyển thì phần lớn ứng viên đến nộp hồ sơ tại công ty từ các nguồn thông tin tuyển dụng trên các báo và Internet Số lượng ứng viên từ nguồn này khá nhiều nhưng trong số đó gần 30% là hồ sơ không đạt yêu cầu nghĩa là không phù hợp với vị trí cần tuyển Thiết nghĩ phong phú hoá nguồn tuyển mộ làm tăng hiệu quả của việc tìm kiếm ứng viên là một giải pháp nên xem xét.

- Nguồn nội bộ

Nơi đầu tiên cần quan tâm là trong chính công ty, các chi nhánh và đơn vi trực thuộc Công ty nên thiết kế mục thông báo tuyển dụng kịp thời và đẹp mắt để thông tin cho cán bộ nhân viên về vị trí đang cần người, các thủ tục cần thiết, điều kiện, tiêu chuẩn cụ thể …

Bên cạnh đó, công ty nên dành thời lượng 10 phút vào cuối mỗi buổi làm việc để thông báo những chương trình tuyển dụng trên hệ thống loa phát thanh nội bộ để tất cả cán bộ nhân viên đều nắm bắt kịp thời và hiểu được những thông tin tuyển dụng mới.

Hình thức này giúp cho nhân viên hiện hành thấy được công ty luôn luôn tạo cơ hội để họ được thăng tiến một cách công khai và bình đẳng, do đó những nhân viên này càng gắn bó với công ty hơn và tích cực làm việc hơn.

- Nguồn bên ngoài + Bạn bè của nhân viên

“Hiện nay, nhiều tổ chức đã dành một khoản tiền thưởng cho bất kì nhân viênnào nếu tìm được ứng viên thích hợp cho một vị trí nào đó Có đến 90% nhân sựmới được tuyển ở một số công ty theo cách này”(4 ). Phương pháp này không chỉ

4 Brian Tracy, Hire and keep the best people,( Hà Nội: NXB Tổng hợp, 2007) Tr.34

cung cấp cho tổ chức một nguồn ứng viên tốt và ổn định mà còn tiết kiệm chi phí quảng cáo và môi giới.

Một nguồn ứng viên đáng kể khác là từ những mối quan hệ cá nhân của nhân viên, đó là sự giới thiệu và tiến cử ứng viên từ chính nhân viên của công ty.

+ Văn phòng dịch vụ việc làm

Không nên bỏ qua các văn phòng tuyển dụng, trung tâm giới thiệu việc làm Những văn phòng và trung tâm này có thể tiết kiệm cho công ty rất nhiều thời gian, tiền bạc, công sức sàng lọc và tìm kiếm người phù hợp Để sử dụng dịch vụ này hiệu quả, cần định hướng cho họ với bản mô tả công việc thật chi tiết, đầy đủ, rõ ràng

+ Tham gia ngày hội việc làm

Ngoài ra, công ty cũng nên tham gia vào hội chợ việc làm, tổ chức “tư vấnnghề nghiệp” cho sinh viên năm cuối, sinh viên mới tốt nghiệp tham gia Trong

chương trình này, có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao công ty, người phụ trách nên giới thiệu tổng quan về công ty…và những cơ hội tìm việc trong tương lai dành cho các ứng viên Song điều quan trọng mà tác giả muốn đưa ra ở đây là: để phát hiện người tài đồng thời cũng để tiết kiệm chi phí tuyển dụng thì công ty nên thành thật nói những điểm mạnh, điểm yếu của mình giúp các ứng viên hiểu Khi đó, họ có thể rút lui vì thấy công việc không phù hợp và công ty cũng tránh được những nhân viên thiếu tâm huyết về sau Còn nếu các ứng viên vẫn tiếp tục dự tuyển và quyết tâm gia nhập vào công ty thì công ty đã tìm được chính xác nhân viên có năng lực, đặc biệt trung thành, muốn gắn kết lâu dài cùng sự phát triển của công ty.

+ Tuyển dụng lại nhân viên cũ

“Những nhân viên cũ đươc tuyển dụng lại có thể là một tài sản quý giá chocông ty”( 5 ) Trước hết, họ hiểu về môi trường làm việc và cách thức thực hiện công việc Tạo cho họ sự thuận lợi đáng kể so với những ứng viên từ bên ngoài, vốn cần một thời gian nhất định để nắm vững tình hình và làm việc có hiệu quả Ngoài ra những người đựơc tuyển lại khi quay trở về công ty sẽ đem theo nhiều kinh nghiệm hơn và có thể có thêm nhiều kĩ năng mới tương đối hiếm Song cần phải cẩn thận, tránh trường hợp ảnh hưởng đến tâm lý của những nhân viên đang làm việc ở công ty.

5 Nguyễn Hữu Thân, Sđd, Tr.160

 Cải tiển công tác phỏng vấn và tuyển chọn

- Chuẩn bị phỏng vấn

Thông thường các ứng viên hay bị căng thẳng, mất bình tỉnh khi trả lời phỏng vấn Do vậy khi phỏng vấn cần tạo không khí thân thiện, thoải mái… ngoài việc đặt câu hỏi và lắng nghe câu trả lời, người phỏng vấn nên tạo ra những khoảng lặng trong buổi phỏng vấn nhằm giúp ứng viên bình tỉnh hơn.

- Tiến hành phỏng vấn

Để tránh sai lầm có thể xảy ra khi tiến hành phỏng vấn, đồng thời giúp ban lãnh đạo công ty tìm hiểu cặn kẽ hơn những điểm mạnh, yếu của ứng viên Tuỳ theo từng vị trí khác nhau mà công ty có thể áp dụng các chiến lược phỏng vấn sau đây Đề tài xin nêu ra một số chiến lược đã được các chuyên gia đánh giá khả thi.

+ Hết sức thoải mái: phù hợp để áp dụng cho các nhân viên thường tiếp xúc với khách hàng Khi phỏng vấn nên tạo môi trường thoải mái, đặt câu hỏi kiểu chung chung, kiểu trò chuyện, tránh ngồi đối mặt với ứng viên, nên tạo khoảng cách …

+ Cố tình gây căng thẳng: phù hợp cho các vị trí đòi hỏi áp lực công việc cao Khi phỏng vấn nên tạo không khí căng thẳng, ngồi đối mặt với nhau Người phỏng vấn tỏ ra nghiêm nghị, uy quyền, nên mở đầu bằng một câu hỏi hóc búa…

+ Cực kỳ thân thiện: phù hợp cho việc tuyển nhân viên nhân sự, marketing người phỏng vấn trò chuyện với ứng viên với tư cách là đồng nghiệp trong tương lai, nhằm làm cho ứng viên bộc lộ hết bản chất của mình.

+ Xoay tập thể: Thiết nghĩ phỏng vấn kiểu xoay tập thể sẽ có hiệu quả hơn nếu mỗi thành viên trong hội đồng phỏng vấn sử dụng một phương pháp khác nhau dựa vào bảng câu hỏi đã được chuẩn bị trước Qua đó hội đồng phỏng vấn sẽ tìm ra được ứng viên thực sự có tài năng, có tinh thần vượt khó và có khả năng ứng biến giỏi ở những tình huống khác nhau.

- Không quá chú trọng vào bằng cấp khi tuyển chọn

Thạc sỹ Nguyễn Quốc Nam, (Đại học Kinh tế TP HCM) nhận xét: “Thịtrường lao động hiện nay thực sự là cuộc chiến săn tìm nhân tài quản lý giỏi Cácnhà tuyển dụng không thực sự đặt nặng vấn đề bằng cấp mà chỉ muốn tìm người tàicho doanh nghiệp mình Tuy nhiên, việc này ngày càng trở nên khó khăn khiến cácdoanh nghiệp lâm vào tình trạng bế tắc nguồn lực lãnh đạo để cạnh tranh với nướcngoài” Chính vì vậy khi tuyển dụng không nên chú trọng quá nhiều vào bằng cấp

bởi những nhân viên thực sự có tài chỉ có thể được khẳng định và thừa nhận qua thực tiễn.

- Quan tâm tuyển chọn những nhân viên năng động

Người năng động luôn thể hiện sự lạc quan tự tin, có mục tiêu, và sẵn sàng đón nhận thử thách, … họ sẽ có tác động tích cực đến người khác Do vậy, công ty không nên áp đặt họ vào những nội quy, nguyên tắc cứng nhắc, giao quyền kiểm soát quá ít hoặc buộc họ phải phục tùng vì ngay cả những nhân viên năng động nhất cũng nhụt chí trước một nhà quản lý kém.

3.2.2 Đề xuất cải tiến công tác đào tạo và phát triển nhân sự

Công ty nên viết mail thông báo cho các nhân sự liên quan như cấp quản lý, tiếp tân, hành chính… về ngày bắt đầu làm việc của nhân viên mới Đồng thời nên giới thiệu về nhân viên mới một cách thân thiện trên website của công ty, để nhân viên cũ biết và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên mới làm việc trong môi trường thân ái, sẻ chia.

Mặc dù mỗi năm công ty đều thực hiện việc đào tạo cho hầu hết cán bộ nhân viên Điều đó cho thấy công ty rất chú trọng đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Từ thực tế trên thiết nghĩ, để tránh tình trạng công việc bị chồng chéo lên nhau hoặc xảy ra thiếu sót hay chất lượng đào tạo bị hạn chế thì có thể vào đầu quý 4 hoặc sau mỗi đợt tổng kết công tác đào tạo hàng năm Công ty nên lập kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo một cách cụ thể, chi tiết theo trách nhiệm từng cá nhân, từng bộ phận.

Cần phân công công công việc cho từng người phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà họ được đào tạo Nếu trước đây chưa đào tạo thì cần thiết phải mở các lớp ngắn hạn hoặc gửi đi học để nâng cao trình độ, năng lực đáp ứng đòi hỏi của cơ chế mới.

Đối với công nhân trồng trọt cũng phải đào tạo và đào tạo lại để nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề để có thể sử dụng được và sử dụng thành thạo những thiết bị công nghệ mới và hiểu rõ hơn về quy trình trồng và chăm sóc cây thuốc, dược phẩm, nguyên liệu…