Nhóm 15: 1.Lê Văn Giới Mã sinh viên : CQ520912 2.Bùi Bích Phương Mã sinh viên : CQ522802 3.Nguyễn Thanh Hằng Mã sinh viên : CQ521129 4.Nguyễn Thiện Hiện Mã sinh viên : CQ521235 5.Nguyễn Hữu Cường Mã sinh viên : CQ520462 Chủ đề Đánh giá quản trị nội bộ hoạt động cung ứng trong quan hệ với đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. Kết cấu bài thuyết trình: 1. Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng. 2. Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng. 3. Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng. ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÝ I. Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng Mục tiêu cơ bản của hoạt động cung ứng là đáp ứng tốt nhất yêu cầu hàng hóa đâu vào với đầy đủ cả về số lượng, chủng loại, chất lượng giá cả và thời điểm phù hợp với mục tiêu của từng chương trình cụ thể. Vì vậy, đánh giá quản trị nội bộ về tổ chức cung ứng cần làm rõ các vấn đề sau: Thứ 1: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận cung ứng cần được phân cấp phù hợp với yêu cầu quản lý. Để thực hiện việc phân cấp này cần giải quyết 2 vấn đề: -Xác định mức độ độc lập hay phụ thuộc của từng đơn vị để hình thành các mô hình phân cấp: đầy đủ hay từng mặt. - Trao các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể về cung ứng cho từng loại đơn vị: Với các đơn vị thành viên độc lập, do được trao quyền độc lập về kinh doanh, về tài chính nên cung ứng cũng cần được trao quyền hạn và trách nhiệm tương ứng. Với các đơn vị phụ thuộc cần được trao quyền hạn và trách nhiệm cụ thể trong việc xác định yêu cầu mua, tham gia một số công việc có liên quan đến tìm kiếm thị trường, về giám sát thực hiện thời hạn cung ứng và chất lượng hàng hóa, chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng hàng hóa tại đơn vị. Thứ 2: Quan hệ giữa bộ phận vật tư với các bộ phận khác Đây là mối quan hệ trực tiếp giữa bộ phận vật tư với các bộ phận chủ yếu sau: 1. Các bộ phận trực tiếp tiêu dùng vật tư, dịch vụ từ bộ phận cung ứng, do vậy nên các đơn vị này cũng cần được tham gia vào quá trình điều hành hoạt động cung ứng. 2. Các bộ phận kĩ thuật và nghiên cứu : Phụ trách các vấn đề liên quan trực tiếp đến trình tự và phương pháp điều hành về công nghệ như chất lượng vật tư , dịch vụ đầu vào và sản phẩm đầu ra. Do đó bộ phần này cần được tham gia vào quá trình nắm bắt và điều hành những khía cạnh liên quan đến chất lượng vật tư, dịch vụ đầu vào trong mối quan hệ với chất lượng đầu ra. 3. Bộ phận tiêu thụ có quan hệ chặt chẽ với bộ phận cung ứng trong quá trình xác định và điều hành hoạt động cung ứng cả về khối lượng tiêu thụ dự kiến qua từng thời kì và chất lượng sản phẩm cần có trong quan hệ với nguyên liệu, vật liệu hay dịch vụ đầu vào. 4. Bộ phận kế toán : có quan hệ tới việc xử lý thông tin qua mỗi lần mua ,ngoài ra còn tham gia kiểm soát suốt qúa trình mua về các mặt liên quan đến nguồn tài chính , giá cả, thanh toán và các lợi ích liên quan đến quá trình cung ứng. 5. Hoạt động dự trữ : có quan hệ chặt chẽ với cung ứng , làm cầu nối trung gian giữa cung ứng với hoạt động cơ bản ( sản xuất và tiêu thụ) và chiến lược dự trữ trong quan hệ thị trường với nhu cầu hoạt động, ví dụ quản lí kho bãi Thứ 3: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng - Hoạt động cung ứng là sự phối- hợp giữa nhiều hoạt động cụ thể trong sự chỉ đạo thống nhất. Các hoạt động cụ thể này là những tác nghiệp đã nêu ở Mục 5.1, cụ thể: xác định nhu cầu, xét duyệt nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, chuyển giao đơn đặt hàng, theo dõi thực hiện đơn đặt hàng, nhận hàng và thanh toán. Do các hoạt động cụ thể này do nhiều bộ phận đảm nhiêm nên việc thống nhất quản lý là một yếu tố quan trọng trong quản lý quá trình cung ứng. - Mục tiêu của thống nhất quản lý là tạo ra sự kết hợp tối ưu trên cơ sở sử dụng hữu hiệu các quy trình và phương pháp kĩ thuật đã dự tính cũng những kết quả nghiên cứu về nghiệp vụ ; giảm thiểu chi phí mua, nâng cao chất lượng, hiệu quả của toàn bộ hoạt động ; tạo đươc sự đồng thuận nội bộ và tăng cường trách nhiệm, năng lực và kĩ năng của nhân viên. Thứ 4: Địa vị pháp lí của người phụ trách hoạt động cung ứng -Đảm bảo khả năng tập hợp các bộ phận có liên quan đến hoạt động cung ứng. -Có đủ khả năng và thẩm quyền thu hút các cá nhân có đủ năng lực và từ đoa tạo ra mối quan hệ có hiệu quả đối với các thành viên trong bộ phân cung ứng và các nhân viên khác có liên quan. Trong quan hệ đó người phụ trách chung hoạt động này phải là một trong những người thuộc bộ máy lãnh đạo cao nhất trong đơn vị Thứ 5: Vấn đề bất kiêm nhiệm Yêu cầu chung là cách li thích hợp các trách nhiệm trước các nghiệp vụ có liên quan trong cùng một chu trình nghiệp vụ. Theo đó, trong hoạt động cung ứng, một người không được kiêm nhiệm nhiều bước công việc khác nhau, đặc biệt giữa những công việc cần có sự kiểm soát lẫn nhau như: Giữa đặt hàng với cung ứng . Giữa cung ứng với đặt hàng . Giữa nhận hàng với lưu kho . Giữa cung ứng nhận hàng với thanh toán. II. Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng Để đánh giá hiệu lực của quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng và có cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cần nghiên cứu các quy tắc cơ bản của quá trình tác nghiệp qua các bước: 2.1. Uớc tính nhu cầu Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ,hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cần khẳng định: Tính khoa học của phương pháp ước tính nhu cầu; Trình tự và phương pháp điều hành trong quan hệ với việc thông tính kịp thời cho bộ phận cung ứng ; Tính pháp lí của việc xác định nhu cầu. * Những yếu tố làm căn cứ xác định nhu cầu:  Chương trình mục tiêu của hoạt động để xác định qui mô cơ cấu và thời gian cung ứng từng loại vật tư hoặc dịch vụ cụ thể  Định mức sử dụng và dự trữ cùng các tiêu chuẩn kic thuật và trách nhiệm của các bộ phận kĩ thuật vật tư dự trữ  Những dự án riêng cần đến những vật tư dịch vụ đặc biệt  Nhu cầu dự trữ bình thường hoặc đặc biệt được tính toán trên cơ sở khoa học  Nhu cầu khác do các bộ phận trong đơn vị đặt ra Việc xem xét quá trình phối kết hợp trong cung cấp và sử dụng thông tin ước tính từ phương pháp đơn giản như sử dụng thẻ kho đến phương pháp tự động bằng hệ thống tin học hiện đại trong việc chuyển tiếp các thông tinlieen quan đến xác định nhu cầu. Ước tính nhu cầu cần được xem xét trên khía cạnh pháp lý cả về trách nhiệm và thủ tục xác định nhu cầu. 2.2. Xét duyệt yêu cầu mua - Xét duyệt bao gồm 2 loại công việc:  Kiểm tra lại các thông tin ở tầm cao hơn và yêu cầu bổ sung khi cần xét đến  Kí duyệt hoặc bác bỏ yêu cầu nếu không sửa đổi hoặc bổ sung làm rõ được các vấn đề cần đặt ra Trong KTHĐ xét duyệt cần được đánh giá trên 2 mặt : Pháp lí : đánh giá quản trị nội bộ hoạt động cung ứng thường quan tâm nhiều tới cả địa vị pháp lí của người xem duyệt và cả thủ tục pháp lí qua quá trình xét duyệt Nghiệp vụ : xét và duyệt được gắn kết như 2 mặt của 1 vấn đề và đều cần được thực hiện ở tầm cao hơn với ý nghĩa kết nối nhiều mối liên hệ trên phạm vi rộng - Mục tiêu của quá trình xét duyệt:  Mức đầy đủ của chương trình có nhu cầu vật tư dịch vụ cụ thể  Độ tin cậy của các thông tin cơ sở về nhu cầu mua  Mức đầy đủ và kịp thời của việc cung cấp thông tin liên quan đến nhu cầu hàng hóa  Mức công khai hóa và đồng thuận với các bộ phận có liên quan và mức minh bạch hóa trong quan hệ với lợi ích của hoạt động  Khả năng mua hàng hóa trên thị trường và khả năng thay thế  Lợi ích chung của hoạt đông cùng những lợi ích và khả năng thay thế  Khả năng thanh toán trong kì này và trong tương lai Thông thường, sau khi yêu cầu đã được xét duyệt,bộ phận cung ứng sẽ thực hiện yêu cầu này. Tuy nhiên, tùy theo phân cấp quản lý tài chính và cung ứng, tùy theo việc vận dụng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, bộ phận cung ứng có thể ủy quyền cho đơn vị đã xác định yêu cầu mua. Đánh giá việc ủy quyền mua (của ban giám đốc)  Khẳng định hàng hóa trong yêu cầu mau không có trong đơn vị  Khả năng sản xuất tại chỗ loại cần mua  Khả năng mua được mặt hàng theo yêu cầu  Việc xét duyệt trước khoản ngân sách mua hàng  Nguồn tài chính cho việc chi trả tiền hàng  Thủ tục ủy quyền 2.3. Tìm kiếm thị trường Mục tiêu của bước này là định hướng việc chọn nhà cung ứng, là khâu cơ sở cho bước lựa chọn nhà cung ứng chính thức. Do vậy, trong bước này KTHĐ chủ yếu tập trung vào trình tự hoặc phương pháp tìm kiếm thị trường. Những phương pháp chủ yếu bao gồm:  Tìm hiểu hồ sơ về các nhà cung ứng chiến lược của đơn vị  Cập nhật các thông tin mới về thị trường qua quảng cáo niên giám, các bản tin hoặc tạp chí chuên nghành  Tiếp xúc với các đại diện nhà cung ứng để tìm hiểu thông tin về sản phẩm và tạo thiện cảm với những đại diện này  Tìm hiểu số lượng người cung cấp thông tin về nhà cung ứng mới cũng như những đối tác của nhà cung ứng này 2.4. Lựa chọn nhà cung ứng chính thức Lựa chọn nhà cung ứng chính thức là quyết định cụ thể song lại liên quan trực tiếp đến đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả và hiệu năng quản lý. KTHĐ cần nghiên cứu chính và những phương pháp của việc lựa chọn này làm căn cứ đánh giá hoạt động. - Những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung ứng: o Yếu tố số lượng vật tư khối lượng dịch vụ o Yếu tố chất lượng vật tư dịch vụ cần mua o Yếu tố giá cả trong quan hệ với các dịch vụ kèm theo - Các phương pháp đánh giá nhà cung ứng: o Phương pháp phân loại nhà cung cấp o Phương pháp chấm điểm có hệ số - Vấn đề kết hợp của phương án mua: o Kết hợp giữa phương thức mua trực tiếp với phương thức mua từ bán buôn o Kết hợp những nhà cung ứng khác nhau để đảm bảo tính an toàn của hoạt động cung ứng và tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung ứng 2.5. Chuyển giao đơn đặt hàng Đơn đặt hàng đã được xây dựng chính thức và chuyển giao cho nhà cung ứng o Nhà cung ứng cần chuyển trả lại một bản sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục chấp nhận o Những thông tin về đơn đặt hàng cần được chuyển giao cho: Bộ phận sử dụng Bộ phận dự trữ Bộ phận thu nhận Bộ phận kế toán 2.6. Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng o Bộ phận cung ứng phải thực hiện việc theo dõi cho tới khi nhận hàng để thực hiện đúng thời hạn cung ứng đã được thỏa thuận o Trình tự thực hiện tùy thuộc vào mức độ hệ trọng của việc cung ứng cụ thể o Cần gặp gỡ nhà cung ứng để nắm bắt và cùng tháo gỡ những khó khăn có thể nảy sinh 2.7. Tiếp nhận hàng o Bộ phận tiếp nhận hàng chịu trách nhiệm xem xét vật tư hoặc dịch vụ được cung cấp cả về số lượng và chất lượng o Những vấn đề phát sinh qua kết quả kiểm soát cần chuyển ngay cho nhà cung ứng để giải quyết kịp thời đảm bảo hiệu quả hoạt động o Bộ phận cung ứng phải làm trung gian giữa người sử dụng với nhà cung ứng để đưa ra giải pháp thích hợp như trả lại toàn bộ hay từng phần lượng hàng đang giao nhận điều chỉnh lại giá cả xử phạt người vận chuyển … tùy tình huống và nguyên nhân cụ thể 2.8 Thanh toán tiền hàng Bộ phận vật tư cần tập hợp và chuyển đủ cho bộ phận thủ quỹ những giấy tờ hợp lệ minh chứng cho sự hoàn tất của hoạt động  Đơn yêu cầu mua  Giấy đặt hàng  Phiếu nhận hàng  Hoa đơn của nhà cung ứng Bộ phận vật tư kết hợp với bộ phận kế toán kiểm tra lại các chứng từ này cả về sự đồng bộ lẫn tính hợp lí và chính xác của các thông tin trên chứng từ này. III. Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng Việc đánh giá hoạt động được thực hiện đồng bộ cho toàn bộ cuộc kiểm toán. Tuy nhiên cũng tùy theo mục tiêu và tính chất của từng cuộc kiểm toán việc xây dựng chương trình kiểm toán và thực hiện đánh giá này có thể bao gồm  Đầy đủ cả về nội dung đánh giá theo những tiêu chí cụ thể (với kiểm toán chuyên đề về cung ứng )  Đánh giá sơ bộ trong từng hoạt động cụ thể (của cuộc kiểm toán toàn diện) Yêu cầu của tiêu chí này cần được đặt trên cả 2 mặt  Hiệu lực quản trị  Đánh giá chung toàn bộ hoạt động Do vậy các tiêu chí cần được cụ thể đồng thời nhất quán với định hướng chung của cuộc kiểm toán. Ví dụ: với hoạt động cung ứng I.01 tiêu chí đánh giá mức hiệu lực của quá trình điều hành I.01.01 mức xác thực rõ ràng của từng mục tiêu I.01.01.01 mức chi tiết hóa cụ thể rõ ràng của đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu cảu đơn vị sử dụng. I.01.01.02 mức đảm bảo nguồn lực tương ứng với mục tiêu I.01.01.03 kết quả mục tiêu tương ứng với nguồn lực. . giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng. 3. Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động cung ứng. ĐÁNH GIÁ QUẢN TRỊ NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG TRONG QUAN HỆ VỚI ĐÁNH GIÁ HIỆU. đề Đánh giá quản trị nội bộ hoạt động cung ứng trong quan hệ với đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. Kết cấu bài thuyết trình: 1. Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng. 2. Đánh giá. hàng với lưu kho . Giữa cung ứng nhận hàng với thanh toán. II. Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng Để đánh giá hiệu lực của quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng và có cơ sở đánh giá