Đang tải... (xem toàn văn)
Lời nói đầu Hệ thống thông tin, cũng như các hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi được hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng, cho đến khi được thay thế bằng một hệ thống thông tin khác, mạnh hơn và đầy đầy đủ hơn. Qúa trình xây dựng là một trong các giai đoạn của vòng đời một hệ thống thông tin. Qúa trình này gồm nhiều bước: nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu, phân tích, cài đặt và thử nghiệm. Các bước này có thể thực hiện theo đúng trình tự, xong bước này, thực hiện bước tiếp theo.Tuy nhiên chúng cũng có thể được thể hiện lặp nhiều lần, theo kiểu xoáy ốc. Giai đoạn nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu nhằm tìm hiểu về cách thức tổ chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ bên trong hệ thống thực, hoạt động của hệ thống thông tin đang có và những yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin cần xây dựng. Giai đoạn phân tích cần làm rõ những nhiệm vụ của hệ thống thực, nhu cầu xử lí thông tin của từng nhiệm vụ. Đồng thời, việc phân tích hệ thống cũng phải chỉ ra cách thức xử dụng và lưu trữ thông tin, phục vụ cho các nhiệm vụ của hệ thống thực. Giai đoạn thiết kế hệ thống đưa ra các quyết định về cài đặt các mô hình có được từ giai đoạn phân tích trên cơ sở xem xét các điều kiện về phần cứng, phần mềm và các ràng buộc thực hiện khác trong hệ thống. Giai đoạn cài đặt bao gồm xây dựng các tệp dữ liệu đã qua kiểm nghiệm thực tế, để từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá và tiến hành những sửa chữa, điều chỉnh cần thiết đối với hệ thống thông tin mới. Cuốn sách này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin, trong đó nhấn mạnh đến hệ thống thông tin quản lí. Nội dung của cuốn sách bao gồm một số kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, một số kĩ thuật thiết yếu như phân tích chức năng, phân tích dữ liệu và thiết kế chương trình. Trong số nhiều phương pháp thông dụng, chúng tôi lựa chọn phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc để trình bày trong cuốn sách. Cuốn sách được biên soạn trên cơ sở tập hợp những bài giảng, tài liệu, giáo trình môn học Phân tích và thiết kế thông tin của nhiều tác giả . Cuốn sách này có thể dùng tài liệu tham khảo cho sinh viên năm thứ hai, nghành lắp ráp và sửa chữa máy tính và các nghành học khác. Tác giả xin tỏ lòng cảm ơn tập thể giáo viên Khoa Công nghệ thông tinTrường cao đẳng nghề nam định, đã động viên và góp nhiều ý kiến quý báu trong quá trình biên soạn cuốn sách. Mặc dù đã rất cố gắng, xong thật khó có thể viết được một cuốn sách đầy đủ và hoàn thiện. Vì vậy, tác giả hết sức trân trọng mọi ý kiến của bạn đọc.
Lời nói đầu Hệ thống thông tin, cũng nh các hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi đợc hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng, cho đến khi đợc thay thế bằng một hệ thống thông tin khác, mạnh hơn và đầy đầy đủ hơn. Qúa trình xây dựng là một trong các giai đoạn của vòng đời một hệ thống thông tin. Qúa trình này gồm nhiều bớc: nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu, phân tích, cài đặt và thử nghiệm. Các bớc này có thể thực hiện theo đúng trình tự, xong bớc này, thực hiện bớc tiếp theo.Tuy nhiên chúng cũng có thể đợc thể hiện lặp nhiều lần, theo kiểu xoáy ốc. Giai đoạn nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu nhằm tìm hiểu về cách thức tổ chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ bên trong hệ thống thực, hoạt động của hệ thống thông tin đang có và những yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin cần xây dựng. Giai đoạn phân tích cần làm rõ những nhiệm vụ của hệ thống thực, nhu cầu xử lí thông tin của từng nhiệm vụ. Đồng thời, việc phân tích hệ thống cũng phải chỉ ra cách thức xử dụng và lu trữ thông tin, phục vụ cho các nhiệm vụ của hệ thống thực. Giai đoạn thiết kế hệ thống đa ra các quyết định về cài đặt các mô hình có đợc từ giai đoạn phân tích trên cơ sở xem xét các điều kiện về phần cứng, phần mềm và các ràng buộc thực hiện khác trong hệ thống. Giai đoạn cài đặt bao gồm xây dựng các tệp dữ liệu đã qua kiểm nghiệm thực tế, để từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá và tiến hành những sửa chữa, điều chỉnh cần thiết đối với hệ thống thông tin mới. Cuốn sách này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin, trong đó nhấn mạnh đến hệ thống thông tin quản lí. Nội dung của cuốn sách bao gồm một số kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, một số kĩ thuật thiết yếu nh phân tích chức năng, phân tích dữ liệu và thiết kế chơng trình. Trong số nhiều phơng pháp thông dụng, chúng tôi lựa chọn phơng pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc để trình bày trong cuốn sách. Cuốn sách đợc biên soạn trên cơ sở tập hợp những bài giảng, tài liệu, giáo trình môn học Phân tích và thiết kế thông tin của nhiều tác giả . Cuốn sách này có thể dùng tài liệu tham khảo cho sinh viên năm thứ hai, nghành lắp ráp và sửa chữa máy tính và các nghành học khác. Tác giả xin tỏ lòng cảm ơn tập thể giáo viên Khoa Công nghệ thông tin-Trờng cao đẳng nghề nam định, đã động viên và góp nhiều ý kiến quý báu trong quá trình biên soạn cuốn sách. Mặc dù đã rất cố gắng, xong thật khó có thể viết đợc một cuốn sách đầy đủ và hoàn thiện. Vì vậy, tác giả hết sức trân trọng mọi ý kiến của bạn đọc. Tháng 12 năm 2008 Tác giả Nguyễn Minh Quang 1 Chơng 1: Hệ thống thông tin I. Khái niệm về thông tin Khái niệm thông tin (information) đợc sử dụng hàng ngày. Con ngời có nhu cầu đọc báo, nghe đài, xem phim, đi tham quan, du lịch, tham khảo ý kiến ngời khác, để nhận đợc thêm thông tin mới. Thông tin mang lại cho con ngời sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn về những đối tợng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên, giúp cho họ thực hiện hợp lý công việc cần làm để đạt đợc mục đích tốt nhất II. Hệ thống và hệ thống thông tin 1.Hệ thống Trong các hoạt động của con ngời, các thuật ngữ nh hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc. Một cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất nh ngời, máy móc, thông tin dữ liệu, các phơng pháp xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tơng tác với nhau và cùng hoạt động để hớng tới một mục đích chung. 1.1.Các phần tử của hệ thống Các phần tử của hệ thống là các thành phần hợp thành hệ thống và có thể rất đa dạng. Phần tử của hệ thống có thể cụ thể nh chiếc máy tính hoặc một phần mềm, nhng cũng có thể trừu tợng, nh một phơng pháp hoặc một quy tắc. Trong một hệ thống, các phần tử thờng là phức tạp. Sự phức tạp bên trong của mỗi phần tử đòi hỏi phải xem xét chúng nh là một hệ thống. Điều này có nghiã là hệ thống có tính phân cấp. Một hệ thống đợc hợp thành từ nhiều hệ thống con, và trong các hệ thống con này lại chứa những hệ thống nhỏ hơn. Trong một hệ thống, các phần tử có thể khác nhau về bản chất, nhng có thể có một số tính chất hoặc đặc trng mà qua đó ta có thể quan sát và nhận biết đó là phần tử của hệ thống. Những tính chất hoặc đặc trng này đợc gọi chung là thuộc tính của phần tử. 1.2. Quan hệ giữa các phần tử Thật khó hình dung một hệ thống chỉ gồm các phần tử rời rạc không có liên hệ gì với nhau. Quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống thể hiện cấu trúc của hệ thống. Các mối quan hệ này làm cho tập hợp vật chất trở thành một thực thể hoàn chỉnh. Nh vậy ta cũng có thể hiểu rằng hệ thống đợc tạo nên, hay hợp nhất, từ các thực thể khái niệm và cụ thể. Các quan hệ trong hệ thống nói chung là rất phức tạp. Để nghiên cứu các quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống, ngời ta thờng chia chúng ra làm nhiều loại, ví dụ nh, quan hệ ổn định hay bất thờng, quan hệ lâu dài hay tạm thời, quan hệ liên quan đến cấu trúc hay quan hệ liên quan đến hệ thống. 2 1.3 Mục đích của hệ thống Mục đích của hệ thống thờng thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để biến đổi thành những cái ra nhất định. cái ra này phải phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ và chức năng của hệ thống. Ví dụ, một hệ thống sản xuất nhận cái vào là các nguyên vật liệu để sản xuất, tạo thành cái ra là các thành phẩm, vật t. Mỗi một thực thể tồn tại trong hệ thống đợc xem nh là một hệ thống con, thờng có một mục đích gắn với sự tồn tại của nó. Mọi hoạt động của các phần tử và mối liên hệ, ràng buộc giữa các phần tử của hệ thống đều hớng về một mục đích chung cho tất cả các phần tử. Cũng vì nó có mục đích nh vậy nên hệ thống khác với một tập hợp các phần tử hoặc tập hợp các quan hệ. 1.4. Môi trờng bên ngoài Để phân biệt hệ thống và môi trờng xung quanh, cần phải xác định giới hạn của hệ thống(cả về vật lý và khái niệm). Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô tả hệ thống cũng rất phong phú và đa dạng. Có thể mô tả hệ thống bằng các phơng pháp định tính, thông qua mô tả các tính chất, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống.Cũng có thể mô tả hệ thống bằng phơng pháp định lợng, thông qua việc liệt kê danh sách tất cả các phần tử của hệ thống, mối quan hệ giữa các phần tử,cùng các điểm nối với môi trờng bên ngoài. Việc xác định biên một cách chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc biệt có ý nghĩa đối với khâu khảo sát hệ thống. Cần lu ý rằng, giới hạn của một hệ thống phụ thuộc chặt chẽ vào mục tiêu của hệ thống đó. Môi trờng bên ngoài là tập hợp các phần tử không thuộc vào hệ thống nhng có mối liên hệ với hệ thống: hoặc là chịu sự tác động của hệ thống, hoặc là tác động lên hệ thống. Ví dụ, Khách hàng và Nhà cung cấp hàng là các phàn tử thuộc môi trờng bên ngoài đối với công ty X nếu ta xem xét công ty này nh một hệ thống. Quan hệ giữa Khách hàng và Công ty X là mua hàng, trong khi đó quan hệ giữa Nhà cung cấp hàng với Công ty X là cung ứng vật t. Quan hệ giữa môi trờng bên ngoài và hệ thống là khá đa dạng và phức tạp. Mối quan hệ đó có thể là sự trao đổi thông tin, nh thông tin về mặt hàng, giá cả, giao nhận, hoặc chi tiết hợp đồng mua bán. Trong một số trờng hợp khác thì mối quan hệ đó lại dơng nh không phải là sự trao đổi thông tin theo nghiã hiểu thông thờng, nh sự tin cậy trong giao tiếp, uy tín trong kinh doanh, sự tin tởng vào chất lợng hàng hoá. Trong một phạm vi rộng hơn thì Khách hàng, Nhà cung cấp hàng, Công ty X lại là các phần tử trong hệ thống kinh tế của một quốc gia hoặc một khu vực. Có thể chia hệ thống thành hai loại: các hệ thống tự nhiên và hệ thống đợc xây dựng bởi con ngời, ví dụ nh hệ thống quản lý của một nhà máy, một cơ quan, một nhà trờng; hệ thống điều khiển của một xe ôtô hoặc máy tính. 3 Hình 1.2. Xem xét hệ thống bao gồm cả quá trình phản hồi 2. Hệ thống thông tin 2.1. Khái niệm Hệ thống thông tin ( Information System ) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngời trong một tổ chức nào đó. Ta còn có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng nh mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Một số ví dụ về hệ thống thông tin Kho dữ liệu Hình 1.3 Máy tính là một hệ thống thông tin Một máy tính là công cụ để xử lý thông tin. Khi hoạt động, các thành phần của máy tính trao đổi thông tin với nhau. Nh vậy, máy tính cũng là một hệ thống thông tin. Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế- xã hội nh Hệ thống quản lý nhân sự, Hệ thống kế toán,Hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình về hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin có 3 chức năng chính là đa thông tin vào, lu trữ và xử lý, đa ra thông tin. 4 Thiết bị đầu cuối Computer Processing unit Hệ thống Các phép biến đổi Điều khiển Quá trình phản hồiĐầu vào Đâù ra a) Hệ thống thông tin có thể nhận thông tin vào dới dạng: - Các dữ liệu gốc về một chủ điểm, một sự kiện hoặc một đối tợng nào đó trong hệ thống. - Các yêu cầu xử lý hoặc cung cấp thông tin. - Các lệnh. b) Hệ thống thông tin có thể thực hiện: - Sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó. - Sửa chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ. - Thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới. - Thống kê, tìm kiếm các thông tin thoả mãn một điều kiện nào đó. c) Hệ thống thông tin có thể lu trữ các loại thông tin khác nhau với các cấu trúc đa dạng, phù hợp với nhiều loại thông tin và phơng tiện xử lý thông tin, để phục vụ cho các nhu cầu xử lý thông tin khác nhau. d) Hệ thống thông tin có thể đa dữ liệu với các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bị nh bộ nhớ ngoaì, màn hình, máy in, thiết bị mạng, hoặc thiết bị điều khiển. 2.2 Các thành phần của hệ thống thông tin Các thông tin tự nhiên, là các thông tin đợc sinh ra và thu nhận bởi con ngời và một số hoạt động của con ngời nh văn bản, hình ảnh, tiếng nói, đợc cấu trúc hoá sao cho phù hợp với các công cụ xử lý và lu trữ. Nói chung, các thông tin đã đợc cấu trúc hoá thờng cô đọng và ngắn gọn hơn so với thông tin tự nhiên. Ta có thể chia các thông tin này ra làm hai loại: các dữ liệu về thực trạng hoạt động của hệ thống thực và các thông tin mô tả quy trình xử lý dữ liệu trong hệ thống. a) Dữ liệu về thực trạng hoạt động của hệ thống bao gồm: b) Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội tạng của hệ thống, nh dữ liệu về nhân sự, trang thiết bị hoặc cơ sở vật chất. Nói chung các loại dữ liệu này thuộc loại bền vững ít thay đổi. c) Các dữ liệu phản ánh các hoạt động diễn ra trong hệ thống thực, nh dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch. Các dữ liệu này thuộc loại ít bền vững, thờng xuyên đợc thay đổi. d) Thông tin mô tả quy trình xử lý bao gồm: e) Các quy tắc quản lý thể hiện qua hệ thống các quy định, các mẫu biểu, các báo cáo, các thống kê. f) Các thử tục xử lý, thể hiện thông qua các giải thuật phơng pháp và cách thức nhằm đa ra các quyết định hoặc cung cấp các thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định. III.Phân loại hệ thống thông tin Khi nói đến hệ thống thông tin ngời ta thờng hiểu ngay rằng đó là một hệ thống đã đợc tự động hoá và mọi việc đều đợc giải quyết trên máy tính. Trên thực tế, trong nhiều 5 tổ chức, lớn hoặc nhỏ vẫn tồn tại hệ thông tin nh từ xa đền nay nó vẫn có, trong đó phần lớn các công việc thuộc về hệ thông tin thông tin vẫn đợc xử lý bằng phơng pháp thông tin truyền thống. Phần đợc tự động hoá( đợc giải quyết nhờ sự hỗ trợ của máy tính ) không phải khi nào cũng giữ vai trò quan trọng trong hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng. Trong phần này chúng ta chỉ đề cập tới các hệ thống thông tin trong đó máy tính giữ vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin. Nói cách khác, chúng ta cũng sẽ đề cập tới các hệ thông tin học. Trên máy tính các thông tin đợc xử lý theo nhiều phơng thức khác nhau. Một số ph- ơng thức xử lý thờng gặp nh xử lý tơng tác ( interactive processing), xử lý giao dịch (transaction processin processing), xử lý trực tuyến( on- line processing), xử lý theo lô ( batch processing), xử lý phân tán ( distributed processing) và xử lý thời gian thực ( real- time processing). Nh trên đã đề cập, hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con ngời trong một tổ chức nào đó, hay nói cách khác, mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng nh mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là mối liên hệ thông tin. Nh vậy, xét về cấu trúc, hệ thống thông tin là phải có các thành phần cơ bản là phần cứng, phần mềm ( nói một cách ngắn gọn là các thiết bị tin học), con ngời, các thủ tục xử lý ( hoạt động) và dữ liệu. Xét về chức năng, một hệ thống thông tin có bốn chức năng chính là cập nhật, xử lý, lu trữ và kết xuất thông tin. Trong phần này, chúng ta xem xét sơ lợc về một số loại hệ thống tin học là hệ thống xử lý giao dịch ( Transasction Processing Sytems- TPS), hệ thống thông tin quản lý ( Management Information Sytems- MIS), hệ trợ giúp quyết định ( Decision Support Sytems- DSS), hệ chuyên gia ( Expert Sytems- ES) và hệ tự động hoá văn phòng( Automated Office Sytems). 1.Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống thông tin có mục tiêu là xử lý các giao dịch và ghi lại các thông tin về giao dịch dới dạng các bản ghi trong hệ thống. Dữ liệu về các giao dịch đợc sắp xếp vào các bản ghi và lu trữ trong các tệp. Các bản ghi này sẽ đợc gọi lại và tính toán, thống kê để đa ra các báo cáo định kỳ. Tuy nhiên, thông tin ra của hệ thống xử lý giao dịch không chỉ là báo cáo định kì mà có thể là các báo cáo theo mẫu định trớc. Ví dụ nh in biên lai thanh toán cho khách hàng tại quầy thu ngân trong một siêu thị. Nh vậy, có thể thấy hệ thống xử lý giao dịch là một phơng án sử dụng máy tính xử lý một giao dịch để thay cho cách làm thủ công. Dễ dàng nhìn thấy một nhợc điểm của những hệ thống xử lý thông tin một cách tổng thể- hệ thống thông tin quản lý Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý nh Hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan, Hệ thống quản lý sinh viên trong một trờng đại học, Hệ thống kế toán trong một siêu 6 thị, Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay hoặc Hệ thống bán hàng trong một công ty. 2. Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống . Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất , hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin. Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính: Thu thập, phân tích và lu trữ các thông tin một cách hệ thống.Những thông tin có ích đợc cấu trúc hoá để có thể lu trữ và khai thác trên các phơng tiện tin học. Thay đổi,sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhom chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lợng của hệ thống thông tin quản lý việc đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các nhu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đấy đủ của thông tin. 3. Hệ trợ giúp quyết định Hệ trợ giúp quyết định là hệ thông tin tơng tác dựa trên một tập hợp hợp nhất các phơng tiện xử lý thông tin để tạo ra và trình bày thông tin nhằm mục tiêu hỗ trợ cho nhà quản lý trong quá trình đa ra quyết định. Trong một số trờng hợp các nhà làm phơng tiện có thể dựa trên kinh nghiệm của mình để đa ra phơng án xử lý.Ví dụ nh lập kế hoạch mua sắm vật t cho một công ty, điều chỉnh nhân sự cho cơ quan,lập phơng án vận tải hàng hoá để cung cấp cho khách hàng.Trong một số trờng hợp khác, ngời làm quyết định phải đơng đầu với những tình huống phức tạp có những yếu tố vợt khả năng bình thờng của con ngời để có thể tổng hợp đúng tình hình.Ví dụ nh vịêc lập phơng án vận tải có nhiều thông số ( nhiều kho hàng,nhiều cửa hàng, số lợng hàng hoá lớn) hoặc đi một nớc cờ trong một tình thế khó khăn và phức tạp. Trong những trờng hợp có nhiều thông tin phức tạp, các thông tin ảnh hởng lẫn nhau, cần tới sự trợ giúp của máy tính điện tử. Đó chính là chức năng của hệ trợ giúp quyết định. Phần lớn các hệ trợ giúp quyêt định đợc xây dựng dựa trên hạt nhân là các mô hình đã đợc chọn lọc. Từ các dữ liệu đầu vào, hệ trợ giúp quyết định đa ra các phơng án và đánh giá về các phơng án này, sắp xếp chúng theo một số tiêu chuân nào đó. Ngời sử dụng dựa vào các thông tin gợi ý này để xây dựng một phơng án thực hiện. 7 Ví dụ, ngời quản lý cung cấp thông tin về nhu cầu mua sắm hàng hoá cho công ty ở nhiều thời điểm hiện tại, thông tin về các hợp đồng cung ứng hàng hoá và các báo giá kèm theo, thông tin về các nhà cung cấp hàng hoá và lợng hàng có trong công ty. Hệ trợ giúp quyết định phải đa ra đợc các kế hoạch mua sắm hàng hoá khác nhau, nh mỗi một mặt hàng cần mua với số lợng bao nhiêu và phân bổ mua của những nhà cung cấp nào. Các phơng án này khác nhau chủ yếu ở chỗ phân bổ mua của từng nhà cung cấp những mặt hàng nào và mua với số lợng bao nhiêu. Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể dựa vào tiêu chuẩn về giá cả, về chất lợng của các mặt hàng hoặc sự thuận tiện của việc vận chuyển hàng hoá. Các phơng án này đợc sắp xếp theo tiêu chuẩn về giá cả, về chất lợng hoặc sự thuận tiện của việc giao nhập để ngời quản lý quyết định chọn phơng án nào. Trong một số trờng hợp, khi mà thời gian dành cho việc đa ra các quyết định là rất hạn chế, hệ trợ giúp quyết định trở thành hệ trợ giúp thực hiện ( executive support systems ESS) . 4. Hệ chuyên gia Hệ chuyên gia đợc xây dựng dựa trên những kết quả nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, một bộ môn khoa học nhằm trang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học, tự hoàn thiện mình và phỏng theo các giác quan của con ngời. Một cách đơn giản, có thể hiểu hệ chuyên gia là một hệ thống thông tin tơng tác dựa trên máy tính và hệ thống cơ sở dữ liệu về tri thức của con ngời, tạo ra các đối thoại giữa ngời và máy tính để làm sáng tỏ vấn đề, hoặc nêu ra các lu ý giúp cho ngời làm quyết định. Hệ chuyên gia mô phỏng quá trình suy nghĩ của con ngời. Theo từng mức độ chúng có thể lập luận, tự rút ra suy diễn và nêu đánh giá. 5.Hệ thống tự động hoá văn phòng Một hệ thống tự động hoá văn phòng thờng bao gồm hai hệ thống con chính, đó là hệ thống xử lý văn bản và hệ thống trợ giúp tính toán. Một hệ thống tự động hoá văn phòng tích hợp có thể có các hệ thống con hỗ trợ trao đổi th từ, điện tín và hệ thống con quản lý lịch công tác, thời gian biểu của các cán bộ nhân viên trong tổ chức . Trong tài liệu này, nội dung của các chơng đều hớng tới hệ thống thông tin quản lý. Vì vậy, từ phần này trở về sau, khi nói đến hệ thống thông tin, ta ngầm hiểu đó là hệ thống thông tin quản lý, hay hệ thống tin học. IV. Hệ thống thông tin tổng thể trong doanh nghiệp Mỗi một tổ chức tổ chức kinh tế- xã hội, nh một công ty kinh doanh, một trờng đại học, một trung tâm khám chữa bệnh, một nhà máy sửa chữa ô tô, một hệ thống quản lý ngân sách, đợc gọi là hệ thống thực. Có thể nói rằng mọi hệ thống thực đều có mục tiêu là lợi ích của một cá nhân, một tập thể hay một cộng đồng. Đặc điểm chung của các hệ thống thực này là có con ngời tham gia, có cơ chế điều khiển, có nhu cầu xử lý thông 8 tin đa dạng và phức tạp.Vì vậy, mọi xử lý thông tin trong các hệ thống thực đều rất quan trọng bởi vì nó ảnh hởng tới con ngời.Mọi hệ thống thực có thể đợc xem nh một mô hình gồm ba thành phần hợp thành là hệ quyết định, hệ tác nghiệp và hệ thông tin.Các thành phần này chính là các hệ thống con của hệ thống thực. 1. Hệ quyết định Hệ quyết định, gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp, còn gọi là thành phần quản lý, có chức năng điều khiển , kiểm soát các hoạt động tác nghiệp , hớng theo mục tiêu của hệ thống. Hoạt động quản lý của hệ quyết định có thể hình dung nh một dãy các thao tác: ra các quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định. 2. Hệ thông tin Hệ thông tin, gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp, có chức năng thu thập, l- u trữ và xử lý thông tin phục vụ cho các công tác chuyên môn nghiệp vụ trong hệ thống. Hệ quyết định cần có đủ các thông tin cần thiết trớc khi đa ra một quyết định. Hệ thông tin có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin phức tạp, hỗn độn, thậm chí chứa đựng nhiều mâu thuẫn, để cung cấp cho thành phần quản lý, hỗ trợ cho việc đa ra các quyết định. Các quyết định cũng cần phải đợc truyền đạt đến các điểm thực hiện và thông tin về kết qủa thực hiện cũng cần đợc phản ánh ngợc lại đến hệ quyết định, nh là những thông tin cần thiết cho quyết định tiếp theo. Những nhiệm vụ truyền đạt thông tin trao đổi giữa các thành phần của hệ thống thực hiện bởi hệ thông tin. 3. Hệ tác nghiệp Hệ tác nghiệp, gồm có con ngời, phơng tiện và các phơng pháp và các quy trình xử lý, còn gọi là thành phần chấp hành, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động cơ sở của một tổ chức. Cách phân chia các hệ thống thực thành các hệ thống con nh trên cho ta một cách nhìn, một cách tiếp cận nghiên cứu đối với hệ thống. Cũng cần phải nói rằng trong mọi hệ thống thực không có sự phân chia rõ ràng giữa các phân hệ này. Chẳng hạn, trong một tổ chức, có ngời vừa làm công tác lãnh đạo, vừa tham gia xử lý thông tin, đồng thời cũng phải trực tiếp thực hiện những quyết định do chính mình đa ra. Hình 1.5. Ba thành phần của hệ thống thực 9 Hệ quyết định Hệ thông tin Hệ tác nghiệp Cách xem xét nh trên dựa vào cấu trúc tổ chức của hệ thống thực. Theo một cách nhìn khác thì hoạt động của một hệ thống liên quan tới ba kiểu phần tử cơ bản là các biến vào, các biến ra và các phép biến đổi các biến vào thành các biến ra. Các biến vào đợc hiểu là các tác động, các răng buộc có chọn lọc từ môi trờng bên ngoài. Các biến ra nh là đáp ứng của hệ thống đối với các tác động của môi trờng. Quá trình biến đổi bên trong là quá trình các nhân tố bên trong tác động lên các biến vào làm thay đổi trạng thái của nó để tạo thành các biến ra. Có thể thấy rõ ngay là một trong những mục đích quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống nhằm làm rõ các phép biến đổi của hệ thống có thể đợc mô tả thông qua: - Phép đặc tả, tức là phân biệt rõ hệ thống thành các hệ thống con thực hiện các thao tác đơn giản. - Phép tơng tự, tức là phân tích hệ thống hiện tại dựa vào việc xem xét một hệ thống khác có chức năng tơng tự. - Phép thực nghiệm, tức là chọn lựa một số đầu vào thích hợp, xem xét, phân tích đầu ra tơng ứng. Khi nghiên cứu hoạt động của một hệ thống, ngời ta thờng quan tâm tới việc quản lý và điều hành hệ thống. Một số vấn đề sau đây thờng đợc đề cập đến khi xem xét khả năng kiểm soát một hệ thống: - Lựa chọn đợc các biến mục tiêu có lợi cho việc kiểm soát; - Đánh giá đợc những sai lệch của kết quả thực tế so với biến mục tiêu và xác định đợc khoảng sai lệch chấp nhận đợc của kết quả: - Phân tích và biểu diễn đợc các phép biến dổi của hệ thống tức là mô tả đợc những gì xảy ra bên trong của hệ thống. V. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin 1.Lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin quản lý. Nhiệm vụ đặt ra trong giai đoạn này là xác định đợc mục tiêu của hệ thống, những thời điểm cùng kết quả cần đạt đợc của lịch trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này phải có đợc những hình dung cơ bản về hệ thống thông tin quản lý cần xây dựng. 2.Khảo sát hệ thống. Mục đích của khảo sát hệ thống thực là thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thống thông tin cũ trong hệ thống thực và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới. Cần phải làm rõ các yêu cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin cần xây dựng. 3.Phân tích hệ thống. Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý nh: sơ đồ chức năng nghiệp vụ sơ đồ dòng dữ liệu và mô hình dữ liệu.Trên cơ sở các kết quả khảo sát của các hệ thống thực, cần làm rõ các mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin. 10 [...]...4 .Thiết kế hệ thống Trong thực tế, hai giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống không phải là hai giai đoạn hoàn toàn riêng rẽ Trong giai đoạn khảo sát hệ thống, ngời ta đã có thể tiến hành phân tích sơ bộ hệ thống hoặc phân tích một số hệ thống con nào đó Căn cứ vào kết quả phân tích này, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống 5.Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống Nói chung, với nhiều hệ thống. .. dụ một hệ thống thông tin quản lý trong thực tế và chỉ ra các thành phần của hệ thống này 17 2 Hãy nêu những nhiệm vụ chính của phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý 3 Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mức độ tích hợp các phơng tiện xử lý thông tin và chỉ rõ sự khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này 4 Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mục tiêu của hệ thống. .. vào, đầu ra của hệ thống thông tin b) Xác định dòng thông tin chính trong hệ thống c) Xác định các kho thông tin chính trong hệ thống 3 Mô tả các hệ thống đã khảo sát đợc trong câu 1 bằng sơ đồ? 4.Với hệ thống đã khảo sát đợc ở câu 1 hãy lập dự án khả thi và kế hoạch triển khai dự án 29 Chơng 4: Phân tích hệ thống I Phân tích chức năng nghiệp vụ Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bản mô tả sự phân rã có thứ... thực tế Các chuyên gia phân tích thiết kế hệ thống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin đợc thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đa vào xử dụng 3 Giai đoạn khai thác và sử dụng Thông thờng đây là giai đoạn dài nhất trong vòng đời của một hệ thống thông tin quản lý Trong giai đoạn này hệ thống đợc vận hành phục... ngời với máy tính - Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý - Thiết kế phần cứng, tức là tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý, hay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính III Phơng pháp mô hình hoá hệ thống 1 Khái niệm Phơng pháp mô hình hoá nghiên cứu hệ thống thông qua việc xây dựng các mô hình hoạt động của nó Đây là phơng pháp nghiên cứu hệ thống đợc sử dụng... hệ thống làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả Vì vậy, hệ thống thông tin cũ cần phải đợc thay thế bởi một hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp II Vai trò nhiệm vụ trong phân tích và thiết kế hệ thống 1 Vai trò nhiệm vụ phân tích hệ thống Các công việc cần thực hiện là: - Phân tích các mẫu biểu, các bảng biểu, các hồ sơ đã thu thập đợc Xác định các phần tử của trong thống - Phân tích. .. sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thực - Phân tích dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống 2 Vai trò nhiệm vụ thiết kế hệ thống Các công việc thiết kế bao gồm: - Thiết kế dữ liệu, tức là định ra các đối tợng và cấu trúc dữ liệu trong hệ thống - Thiết kế chức năng, tức là định ra các môđun xử lý thể hiện các chức năng của hệ thống thông tin - Thiết kế giao diện, tức là chi tiết hoá... ngời ta dự định phát triển hệ thống đào tạo Các phân hệ đợc phát triển theo thời gian ( không nhất thiết phải cùng một lúc): - Hệ thống quản lý tuyển sinh, - Hệ thống quản lý sinh viên, - Hệ thống quản lý chơng trình đào tạo, - Hệ thống quản lý thời khoá biểu -Hệ thống quản lý giáo viên Các hệ thống này đợc phát triển dần dần, bàn giao xong hệ thống này mới phát triển tiếp hệ thống kia 3 Chu trình xoắn... ý tới khâu huấn luyện vận hành, sử dụng hệ thống mới 11 Chơng 2: Đại cơng về phân tích và thiết kế hệ thống I Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống Hệ thống thông tin cũng nh bất kì hệ thống nào khác, nó có một cuộc sống cùng với các chu kì sống có những đặc trng riêng Nó đợc sinh ra, phát triển và cuối cùng thì bị thay thế ( loại bỏ ) bởi một hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn Ta... trong hệ thống b) Phân tích hệ thống: Giai đoạn này tập trung vào phân tích chi tiết bản chất của hệ thống Các mô hình đợc xây dựng ở giai đoạn này tập chung trả lờ các câu hỏi: Hệ thống là gì và làm những gì Sản phẩm của giai đoạn này là các mô hình về chức năng và các mô hình về dữ liệu c) Thiết kế hệ thống: Lựa chọn các giải pháp cài đặt nhằm thực hiện các kết quả phân tích Có thể coi việc thiết kế hệ . xử lý giao dịch Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống thông tin có mục tiêu là xử lý các giao dịch và ghi lại các thông tin về giao dịch dới dạng các bản ghi trong hệ thống. Dữ liệu về các giao. hệ đó lại dơng nh không phải là sự trao đổi thông tin theo nghiã hiểu thông thờng, nh sự tin cậy trong giao tiếp, uy tín trong kinh doanh, sự tin tởng vào chất lợng hàng hoá. Trong một phạm vi. Minh Quang 1 Chơng 1: Hệ thống thông tin I. Khái niệm về thông tin Khái niệm thông tin (information) đợc sử dụng hàng ngày. Con ngời có nhu cầu đọc báo, nghe đài, xem phim, đi tham quan, du lịch,