Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu, kết quả trong đồ án là trung thực, xuất phát từ thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả đồ án Sinh viên Đỗ Thị Mai Anh Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 i Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập tại Học viện Tài chính, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ, em đã hoàn thành đồ án với đề tài: “ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MÔI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ ”. Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ của rất nhiều người. Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo ĐỒNG THỊ NGỌC LAN – giảng viên khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian thực tập, giúp em hoàn thành đồ án tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty cổ phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ đã tạo điều kiện cho em được thực tập, hướng dẫn, giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 ii Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế MỤC LỤC Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 iii Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ HTTT Hệ thống thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu VT Vật tư BH Bán hàng DN Doanh nghiệp Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 iv Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH Hình 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Error: Reference source not found Hình 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Error: Reference source not found Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán CTGS. .Error: Reference source not found Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Error: Reference source not found Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Error: Reference source not found Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Error: Reference source not found Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Error: Reference source not found Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh Error: Reference source not found Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng Error: Reference source not found Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng Error: Reference source not found Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Error: Reference source not found Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 1.0-“ Nhập kho”Error: Reference source not found Hình 3.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 2.0-“ Xuất kho”.Error: Reference source not found Hình 3.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 3.0-“ Ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu” Error: Reference source not found Hình 3.8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2: tiến trình 4.0-“ Báo cáo” Error: Reference source not found Hình 3.9: Sơ đồ E-R Error: Reference source not found Hình 3.10: Mô hình dữ liệu quan hệ Error: Reference source not found Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ 3.0: “Ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu” Error: Reference source not found Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 v Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 vi Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế PHẦN MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong thời đại ngày nay việc tin học hóa đã được phổ cập rộng rãi ngay cả trường tiểu học cũng có môn tin học điều đó càng chứng tỏ tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong đời sống cũng như công việc. Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều có thể ứng dụng tin học để có thể nâng cao chất lượng hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, cụ thể hơn nữa là việc kế toán và quản lý trong doanh nghiệp thì ứng dụng tin học là điều bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường hiện nay. Khối lượng công việc đồ sộ của công việc kế toán cũng như việc quản lý trong doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay. Theo thực tế cho thấy kể từ khi áp dụng các phần mềm tin học trong hoạt động quản lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý và công việc kế toán trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng. Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ, em nhận thấy công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu tại đây tuy đã được tổ chức rất khoa học, hợp lý nhưng vẫn còn thủ công, chưa được áp dụng tin học. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ Phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ”, nhằm mục đích đưa ứng dụng tin học vào công tác kế toán nguyên vật liệu tại đây, giúp công tác này được thực hiện nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao. Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 vii Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Mục đích của đề tài Xây dựng một phần mềm tin học đơn giản, thiết thực, dễ sử dụng, được người dùng chấp nhận. Ngoài ra phải đầy đủ các chức năng, dễ nhìn và thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho,. Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong công việc kế toán vật tư, quản lý nguyên liệu, vật liệu của Công ty. Giúp Công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguyên liệu, vật liệu. Phạm vi nghiên cứu đề tài Quá trình phân tích, thiết kế hệ thống em tập trung chủ yếu vào mảng đề tài giúp cho công tác quản lý vật tư tại công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư đồng thời đưa ra được những báo cáo cần thiết cho ban quản trị công ty để có những biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai. Nghiên cứu hệ thống kế toán vật tư của Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế được một chương trình quản lý chi tiết vật tư đáp ứng nhu cầu của Công ty. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý. - Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin. Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 viii Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Kết cấu của đồ án Đề tài gồm 3 chương chính: Chương 1: Lý luận chung về hệ thống thông tin và kế toán vật tư. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vật tư tại công ty Cổ phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ. Chương 3: Phân tích và thiết kế phần mềm kế toán vật tư trong Công ty Cổ phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ. Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 ix Đồ án tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ KẾ TOÁN VẬT TƯ 1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1.1. Khái niệm cơ bản Thông tin (Information): là dữ liệu được đặt vào các ngữ cảnh khác nhau bằng những hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng. Hệ thống thông tin (Information System): là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối,…dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý 1.1.2.1. Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý (Management information system): là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kì hay theo yêu cầu. 1.1.2.2. Đặc điểm của HTTT quản lý - HTTT quản lý hỗ trợ cho chức năng lưu trữ và xử lý dữ liệu từ các giao dịch. - HTTT quản lý dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực, chức năng khác nhau. - HTTT quản lý cung cấp cho các nhà quản lý từ cấp tác nghiệp cho đến cấp sách lược, chiến lược về các thông tin hỗ trợ cho công tác ra quyết định. 1.1.2.3. Thành phần của HTTT quản lý HTTT quản lý được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Các thành phần của HTTT quản lý bao gồm: con người, phần cứng, thủ tục, chương trình, dữ Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 1 [...]... trị vật tư kiểm kê được kết chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 611 Trị giá thực tế vật tư xuất kho cho các mục đích khác nhau, kế toán ghi Nợ TK 157, 632, 627, 641, 642 Có Tk 611 1.3.3.6 Hình thức kế toán sử dụng Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán. .. hạch toán Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và được sử dụng thống nhất trong một thời gian dài Hàng ngày, kế toán chi tiết vật tư sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số:  Đối với nguyên vật liệu xuất kho Theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất... Nhiệm vụ của kế toán vật tư Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị cà hiện vật, tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh... phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho Theo phương pháp này, ở kho mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh số hiện có và sự biến động của vật tư về số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Phòng kế toán không cần mở thẻ... các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, móc thiết bị + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản + Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào các loại trên Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi thanh lí Tài sản cố định… - Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được... kế hệ thống Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên - Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực - Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tư ng thiết kế hay các đặc thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật Những phần. .. thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.3.3 Phân loại và đánh giá vật tư 1.3.3.1 Phân loại vật tư Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại và từng thứ vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lí.Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia... nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu Cuối tháng, đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạch toán ở nơi bảo quản Sau đó kế toán lập bảng chi tiết số phát sinh của tài khoản 152 để đối chiếu số liệu hạch toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp trên tài khoản tổng hợp • Phương pháp số dư Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - Kế toán. .. bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản - Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết kế báo cáo từ đầu theo ý tư ng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh 1.3 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Khái niệm về vật tư Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những... vốn của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán - Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu - Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế Đỗ Thị Mai Anh 15 . tế Kết cấu của đồ án Đề tài gồm 3 chương chính: Chương 1: Lý luận chung về hệ thống thông tin và kế toán vật tư. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vật tư tại công ty Cổ phần Cơ Khí Môi Trường. Môi Trường Công Nghệ, em đã hoàn thành đồ án với đề tài: “ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MÔI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ ”. Để hoàn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ của. tại công ty Cổ phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ. Chương 3: Phân tích và thiết kế phần mềm kế toán vật tư trong Công ty Cổ phần Cơ Khí Môi Trường Công Nghệ. Đỗ Thị Mai Anh Lớp: CQ47/41.02 ix Đồ