Đang tải... (xem toàn văn)
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà Nẵng
Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Đại học kinh tế Huế ĐỀ CƯƠNG: Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình tạm ứng tốn hợp đồng Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà Nẵng PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Trong năm gần đây, trình mở cửa, hội nhập với giới, kinh tế Việt Nam phát triển ngày mạnh mẽ tất mặt, ngành, lĩnh vực Các doanh nghiệp phát triển số lượng lớn mạnh quy mơ hoạt động Từ cơng tác kế tốn trở nên phức tạp Những hình thức kế toán củ Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ Nhật ký – chứng từ không đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp giai đoạn Do u cầu hình thức kế tốn nhanh hơn, tiện lợi hơn, xác tất yếu đời Cùng với phát triển khoa học cơng nghệ, kế tốn sớm tiếp cận sử dụng Công nghệ thông tin đại việc thu thập, xử lý, tổng hợp truyền tải thông tin, phục vụ cho việc định quan trọng Xuất phát từ nhu cầu đó, cơng ty thiết kế phần mềm kế tốn đời, ngày phát triển cho sản phẩm với nhiều tiện ích khác nhau, phù hợp với lĩnh vực hoạt động khác Kế toán máy ứng dụng rộng rãi phổ biến đơn vị, tổ chức kinh tế Trong số cơng ty phần mềm kế tốn nay, Fast đơn vị hàng đầu Việt Nam chuyên sâu lĩnh vực triển khai tư vấn ứng dụng giải pháp Phần mềm quản lý tài kế tốn & Phần mềm quản trị tồn diện doanh nghiệp Được thành lập từ năm 2007, đến với gần năm hoạt động, Fast cho nhiều sản phẩm đa dạng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực; người bạn đồng hành tin cậy 4500 doanh nghiệp nước tạo chỗ đứng quan trọng thị trường Trong môi trường cạnh tranh khốc nay, để tồn phát triển lên điều không đơn giản Bên cạnh việc đưa chiến lược kinh doanh Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế đắn việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội vững đóng vai trị khơng phần quan trọng Chúng ta tìm hiểu nhiều cơng tác kiểm sốt nhiều đơn vị sử dụng phần mềm kế tốn gần khơng có tìm hiểu tổ chức kiểm sốt đơn vị sản xuất phần mềm Đây ngành mẻ, sản phẩm đặc thù, dạng sản phẩm dịch vụ mang nhiều đặc trưng riêng điều ảnh hưởng đến công tác kế tốn kiểm sốt Theo tìm hiểu ban đầu cho thấy, cơng tác kế tốn đơn vị khơng phải phức tạp xem nhẹ Tiền khoản mục nhạy cảm dễ nảy sinh vấn đề sai sót, gian lận, công tác kiểm tra giám sát không tốt gây tổn thất nghiêm trọng cho cơng ty, gây lãng phí nguồn lực Vì tính quan trọng nó, đề tài này, nhóm chúng tơi nghiên cứu sâu khâu quản lý kiểm sốt tiền, nhiên khơng sâu nghiên cứu tất nghiệp vụ liên quan đến tiền mà tìm hiểu cơng tác kế tốn kiểm sốt thu chi số nghiệp vụ riêng biệt, cụ thể “Tìm hiểu cơng tác thu - chi tạm ứng tốn hợp đồng” cơng ty phần mềm Fast – Chi nhánh Miền Trung Mục đích nghiên cứu • Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội khoản phải thu – tạm ứng phải thu khách hàng CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung • Thực trạng kiểm sốt nội khoản phải thu – tạm ứng phải thu khách hàng CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung • Đề xuất số giải pháp để góp phần hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội khoản phải thu – tạm ứng phải thu khách hàng CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Hệ thống kiểm soát nội khoảng phải thu CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế Phương pháp nghiên cứu • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp sử dụng để tìm hiểu, tổng hợp lí luận, lí thuyết làm sở để tìm hiểu thực tế • Phương pháp vấn: Trong q trình thực tế, nhóm chúng tơi quan sát, vấn nhân viên cảu công ty, đặc biệt nhân viên phịng kế tốn để tìm hiểu cơng tác kế tốn kiểm sốt cuả họ Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế PHẦN 2: NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm sốt nội chu trình tạm ứng tốn hợp đồng 1.1 Tổng quan hệ thống kiểm soát nội khoản phải thu 1.1.1 Tổng quan hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.1 Định nghĩa Kiểm sốt nội đóng vai trị quan trọng phát triển doanh nghiệp, mục tiêu hệ thống kiểm soát nội rộng, chúng bao trùm lên mặt đơn vị có ý nghĩa quan trọng phát triển đơn vị Có nhiều định nghĩa khác hệ thống kiểm soát nội Định nghĩa chấp nhận rộng rãi đưa vào năm 1992 COSO (Committee of Sponsoring Organization): “ Kiểm soát nội trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu đây: • Báo cáo tài đáng tin cậy • Các luật lệ quy định tuân thủ • Hoạt động hữu hiệu hiệu 1.1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm sốt nội • Đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy báo cáo tài chính, phù hợp với chuẩn mực chế độ kế tốn hành • Đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp quy định • Hướng thành viên đơn vị việc tuân thủ sách, quy định nội đơn vị, qua bảo đảm đạt mục tiêu đơn vị • Bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh đơn vị 1.1.1.3 Các thành phần hệ thống kiểm sốt nội Mặc dù có khác biệt đáng kể tổ chức hệ thống kiểm soát nội đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố quy định quy mơ, tính chất hoạt động, mục tiêu,…Nhưng theo COSO, hệ thống kiểm soát nội gồm thành phần sau: Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Đại học kinh tế Huế • Mơi trường kiểm sốt • Đánh giá rủi ro • Hoạt động kiểm sốt • Hệ thống thơng tin truyền thơng • Giám sát CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH CỦA HỆ THỐNG KSNB Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố Tạo sắc thái chung cho tổ chức, chi - Tính trực giá phối đến ý thức kiểm soát người trị đạo đức tổ chức; tảng cho tất - Đảm bảo lực phận khác kiểm soát nội - Hội đồng quản trị ủy ban kiểm sốt Mơi trường - Triết lý quản lý kiểm soát phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức - Phân định quyền hạn trách nhiệm - Chính sách nhân Đơn vị phải nhận biết đối phó với - Xác định mục tiêu Đánh giá rủi ro rủi ro cách thiết lập mục tiêu đơn vị tổ chức hình thành chế để nhận - Nhận dạng rủi ro dạng, phân tích đánh giá rủi ro liên quan - Phân tích đánh giá rủi ro Các sách thủ tục để giúp đảm - Phân chia trách nhiệm bảo thị nhà quản lý đầy đủ thực có hoạt động cần thiết đối - Kiểm sốt q trình xử Hoạt động kiểm soát với rủi ro nhằm thực hoạt động lý thơng tin đơn vị - Kiểm sốt vật chất - Kiểm tra độc lập với việc thực - Phân tích sốt xét lại Thơng việc thực tin Hệ thống thiết lập để thành - Hệ thống thơng tin, bao Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế viên đơn vị có khả nắm bắt gồm hệ thống thông trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều tin kế toán phải bảo đảm truyền hành, quản lý kiểm soát hoạt động chất lượng thông tin - Truyền thông bảo đảm thông kênh thơng tin bên bên ngồi hoạt động hữu hiệu Tồn quy trình hoạt động phải - Giám sát thường xuyên giám sát điều chỉnh cần thiết Hệ - Giám sát định kỳ Giám sát thống phải có khả phản ứng kịp thời theo yêu cầu môi trường bên bên 1.1.2 Tổng quan khoản phải thu 1.1.2.1 Khái niệm Các khoản phải thu có thể coi là các khoản tiền tiềm tồn tại ở khâu trung gian cho đến chúng được toán bằng tiền hoặc bằng hình thức khác Các khoản phải thu thường liên quan đến đối tượng bên ngoài song cũng liên quan đến cán bộ, nhân viên công ty Cụ thể các khoản phải thu bao gồm: • Khoản phải thu ở người mua chính sách bán chịu • Tiền tạm ứng cho cán bợ, cơng nhân viên • Tiền ứng trước cho người bán hay người cung câp dịch vụ • Thu nhập tài chính bất thường phải thu đối tác vi phạm hợp đồng… Khoản phải thu là cứ để nghiên cứu các bước của qui trình kiểm soát hoạt động toán Trong phạm vi đề tài này, nhóm chỉ đề cập tới khoản phải thu khách hàng và tiền tạm ứng cho cán bộ nhân viên 1.1.2.2 Đặc điểm của khoản mục phải thu 1.1.2.2.1 Yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ toán liên quan đến khoản phải thu: Yêu cầu quản lý: • Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung kinh tế và ghi chép theo từng lần toán Đới tượng phải thu là các Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế khách hàng có quan hệ toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ • Trong quá trình hạch toán kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả thu hồi để có cứ xác lập số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được • Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận của doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại sớ hàng đã giao Ngun tắc hạch toán: • Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế • Khơng bù trừ cơng nợ giữa nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải cứ sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đới kế toán ći kỳ • Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra để việc toán được tiền hành kịp thời • Đới với các đối tượng có quan hệ giao dịch thường xuyên, định kỳ kế toán cần kiểm tra, đối chiễu từng khoản nợ phát sinh, số đã toán và số còn phải toán, có xác nhận bằng văn bản • Bản chất của quá trình kiểm soát các khoản phải thu: • Quá trình kiểm soát các khoản phải thu bao gồm tất cả các chính sách công ty xây dựng nên nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình toán của khách hàng và cá nhân công ty từ lúc phát sinh khoản phải thu đến các khoản phải thu được toán bằng tiền hay bằng phương thức khác Công tác kiểm soát đối với các nghiệp vụ toán liên quan đến khoản phải thu cần đảm bảo các chức bản sau: • Kiểm soát quá trình toán của khách hàng sở chấp hành các quy định về toán, tín dụng Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Đại học kinh tế Huế • Phân cấp phân công trách nhiệm rõ ràng hợp lý quản lý hoạt đợng toán các khoản phải thu • Đảm bảo tính hiệu lực các thủ tục quá trình thực hiện các nghiệp vụ toán • Đảm bảo việc thu hồi kịp thời các khoản phải thu và báo cáo tài chính phản ánh đúng các khoản nợ phải thu của đơn vị 1.2 Tạm ứng 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm 1.2.1.1 Khái niệm Khoản tạm ứng khoản tiền vật tư doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh giải công việc phê duyệt 1.2.1.2 Đặc điểm • Có mục đích, có tính thời hạn tính hồn trả • Người nhận tạm ứng phải cơng nhân viên chức người lao động làm việc doanh nghiệp • Khi hồn trả tạm ứng phải hồn trả gốc khơng phải trả lãi • Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp số nhận tạm ứng sử dụng tạm ứng theo mực đích nội dung cơng việc phê duyệt • Người nhận tạm ứng khơng chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng • Khi hồn thành, kết thúc cơng việc giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng toán tạm ứng, kèm theo chứng từ gốc để toán toàn bộ, dứt điểm theo lần, khoản số tạm ứng nhận 1.2.2 Quy trình kế tốn 1.2.2.1 Tài khoản sử dụng • 141 – Tạm ứng • 111 – Tiền mặt • 112 – Tiền gửi ngân hàng Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Đại học kinh tế Huế • 152, 153, 156 – NVL, CCDC, hàng hóa • 621 – CP NVL • 622 – CP Nhân cơng • 627 – CP SXC • 334 – Lương nhân viên 1.2.2.2 Chứng từ sử dụng • Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số: C32– HD) • Phiếu chi (Mẫu số: C31- BB) • Giấy toán tạm ứng (Mẫu số: 4- TTDVTH) hóa đơn chứng từ kèm theo • Bảng kê chứng từ (Mẫu số: C33-BB) • Phiếu thu • Sổ Tạm ứng, sổ chi tiết theo dõi cho cá nhân đối tượng Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn 1.2.2.3 Đại học kinh tế Huế Quy trình Phiếu đề xuất tạm ứng Xem xét, duyệt Phiếu chi tiền Đề nghị toán Kiểm tra , đối chiếu Xem xét, duyệt Chi tiền Phiếu chi Phiêu thu Lưu Hồ sơ Chi thu tiền Lưu Hồ sơ TẠM ỨNG HOÀN ỨNG Một số nghiệp vụ Khi tạm ứng tiền mặt vật tư cho người lao động đơn vị, ghi: Nợ TK 141 - Tạm ứng Có TK 111, 112, 152, Khi thực xong công việc giao, người nhận tạm ứng lập Bảng toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc ký duyệt để toán khoản tạm ứng, ghi: Nợ TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642, Có TK 141 - Tạm ứng 10 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế Nhân viên Lầm đề nghị tạm ứng theo mẫu FDN/KT-ĐNTƯ (kèm theo kế hoạch triển khai, công tác…nếu công tác) Kế toán Giám đốc Kế toán Xét duyệt Giải tạm ứng Kế toán Nhân viên Làm lại giấy tạm ứng Nhân viên tạm ứng lập đề nghị tạm ứng theo mẫu FĐN/KT-ĐNTƯ nộp cho phịng kế tốn, sau trình cho giám đốc phê duyệt: Trường hợp phiếu đề nghị tạm ứng duyệt chuyển phịng kế tốn để giải tạm ứng cho nhân viên Trường hợp giám đốc khơng phê duyệt đưa phịng kế toán, trả cho nhân viên làm lại giấy đề nghị tạm ứng Một số thủ tục kiểm soát Fast: Cơng tác tạm ứng 33 Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Tên Trách Cơng nhiệm Đại học kinh tế Huế Mơ tả thực cơng đoạn Kiểm sốt Fast đoạn Đánh giá quy trình ks Nhân Trong trình kinh doanh phát Ghi đúng, ghi đủ, Thiếu chữ kí viên , sinh nghiệp vụ kinh tê yêu cầu yêu cầu biểu mẫu Đề Trưởng phải có tiền vốn để thực hiện, NV lập sẵn, có ký tên phịng xuất phịng đề xuất cho tạm ứng tiền để thực Nhân viên trưởng thi nhệm vụ, trình trưởng phịng Quyết Giám duyệt Xem xét định cho tạm Ký duyệt tạm ứng, chữ Giám định đốc ứng ký, dấu….của giám thực kí Thực Kế tốn Viết phiếu chi đốc duyệt Đối chiếu với giấy đề Có đối chiếu đốc nghị tạm ứng để viết xác thực phiếu chi Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh , họ tên người Thực Thủ tạm ứng tiền Căn vào phiếu chi, chi tiền cho Người nhận tiền ký Thực kí quỹ nhân viên Thực Kế toán, Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền thủ quỹ nhận ghi rõ họ tên, xác nhận sô tiền nhận Hồ sơ lưu đầy đủ , có Tốt Hạch tốn vào tài khoản kế tốn, thứ tự, dễ tìm kiếm ghi chép sổ sách đối tượng cần thiết Cơng tác hồn ứng 34 Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Tên Trách Cơng nhiệm đoạn Đề NV nghị Đại học kinh tế Huế Mô tả thực công đoạn Kiểm soát Đánh giá Khi thực xong nghiệp vụ Chứng từ đầy đủ, rõ Đầy đủ kinh tế, nhân viên tập hợp tất ràng, có thứ tự thời chứng từ phát sinh có liên gian quan, làm Đề nghị toán để trừ số tiên mà nhân viên Kiểm Kế tốn ứng Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp Chứng từ đầy đủ, rõ Tốt tra,đối chứng từ, đối chiếu tổng ràng, có thứ tự thời chiếu số tiền đề nghị toán với gian chứng từ hoá đơn kèm Ký theo Kế toán Kiểm tra xem xét, ký duyệt Chứng từ đầy đủ, rõ Chưa có xét duyệt trưởng, ràng, có thứ tự thời duyệt giám giám gian Thực đốc Kế tốn đốc Viết phiếu thu lại tồn số Ghi rõ ràng, số Lập nhiều phiếu tiên ứng tiền duyệt thu cho Viết phiếu chi số tiền duyệt toán Thực Thủ quỹ nghiệp vụ Cịn tồn sai sót thực Thu lại tiền NV số tiền Thu chi bù trừ Khơng có chứng ứng lớn số duyệt không nhầm lẫn từ chứng minh chi việc thu lại tiền Chi thêm tiền cho NV số nhân viên tiền ứng nhỏ số tiền Thực duyệt chi Kế toán, Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng Hồ sơ lưu đầy đủ , có Một số nghiệp thủ quỹ tiền thứ tự, dễ tìm kiếm vụ cịn thiếu Hạch tốn v tài khoản kế cần thiết chứng từ chứng toán, ghi chép sổ sách minh đối tượng 35 Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Đại học kinh tế Huế Rủi ro khác: Rủi ro Cơ chế kiểm soát Thực tế Số tiền tạm ứng vượt Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng kế Không kiểm tra thường định mức hay người tạm toán toán kiểm tra xem sớ xun việc tốn tạm ứng chưa thực hiện tiền tạm ứng có vượt định mức ứng, số khoản tạm ứng toán các khoản cho phép và người xin tạm ứng chưa toán tạm ứng trước đã toán các khoản tạm ứng tiếp tục cho tạm ứng trước chưa Người công tác chi Có qui định cụ thể về những Khơng có quy định tiêu cao mức công khoản chi được xem là hợp lý mức chi tiêu ty cho phép hoặc vượt quá trình cơng tác Khơng thể kiểm sốt số quá khoản dự phòng khoản chi nhỏ lẻ như: Một số danh mục khơng chi phí lại xe thồ, xe được tính toán buýt, taxi… công tác phí Một số danh mục chi phí Kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn Khơng có xem xét bị khai thêm, nhiều chứng từ liên quan vé tàu, so với chi phí thực tế xe; hóa đơn khách sạn…Xem xét phát sinh lại những khoản chi không có bằng chứng rõ ràng Thiếu sự phê duyệt của Đối với các giấy tờ liên quan đến - Giấy đường thiếu chữ kí người có thẩm quyền quá trình tạm ứng như: giấy đề giám đốc nghị tạm ứng, phiếu chi, giấy đề - Phiếu chi tiền mặt thiếu nghị toán…cần có đầy đủ chữ kí giám đốc chữ ký của những người có trách - Phiếu thu khơng có chữ kí nhiệm cơng ty kế toán giám đốc Chậm trễ việc thực Phải qui định cụ thể thời gian Chưa có quy định rõ thời hiện hoàn ứng hoàn ứng đới với từng trường gian hồn ứng, số hợp khoản tạm ứng cịn tồn đọng chưa tốn 2.2.2 Thực tế cơng tác kiểm sốt nội tốn hợp đồng cơng ty 2.2.2.1Đặc điểm nghiệp vụ tốn hợp đồng cơng ty 36 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế 2.2.2.2Quy trình kế tốn cơng ty Tài khoản sử dụng: 131 – Phải thu khách hàng 111 – tiền mặt 112 – Tiền gửi ngân hàng 333 – Thuế phải nộp nhà nước 511 – Doanh thu bán hàng Chứng từ sử dụng • • • • • Biên nghiệm thu hợp đồng Biên lý hợp đồng Giấy đề nghị toán tiền thực thực cung cấp phần mềm (gửi KH) Hóa đơn Bảng kê tài khoản ngân hàng Hạch toán Việc hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc (1) Sổ chi tiết TK 131 (2) Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (3) Căn cứ vào những chứng từ gốc kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng (4) Cuối kỳ kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với tài khoản 131 Hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Nhận tiền ứng trước, trả trước khách hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112 : Số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131 : Phải thu khách hàng Khi khách hàng toán lần 2, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng trả Có TK 131: Phải thu khách hàng Nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn lần 2, kế toán ghi nhận doanh thu thuế GTGT phải nộp, định khoản sau: 37 Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Đại học kinh tế Huế Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (tổng số tiền trả đợt) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( giá chưa thuế GTGT) Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp (nếu xuất phần mềm) Khi khách hàng tốn lần 3, kế tốn xuất hóa đơn giá trị gia tăng toàn giá trị hợp đồng (nếu chưa xuất hóa đơn lần tốn thứ 2) giá trị toán lần (nếu xuất hóa đơn lần tốn thứ 2) Kế toán định khoản: Nợ TK 131: Phải thu khách hàng (số tiền tùy trường hợp) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ( giá chưa thuế GTGT) Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp ((nếu xuất phần mềm) - Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán định khoản: Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT hàng bán bị trả lại) Có TK 131 - Phải thu khách hàng Có TK 111,112 - Căn chứng từ xác nhận số tiền giảm giá lượng hàng bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi hợp đồng, khách hàng chưa toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu khách hàng số tiền giảm giá hàng bán: Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT hàng giảm giá) Có TK 131 - Phải thu khách hàng (Tổng số tiền giảm giá) Số chiết khấu toán phải trả cho người mua người mua toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu khách hàng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635 - Chi phí tài (Số tiền chiết khấu tốn) Có TK 131 - Phải thu khách hàng Ví dụ số nghiệp vụ: Khách hàng: Khu du lịch giải trí Nha Trang 38 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế Khách hàng toán tiền cung cấp dịch vụ lần 1, theo Bảng kê ngân hàng ngày 06/08 kế toán định khoản: Nợ TK 112131 16.421.700 Có TK 1311 16.421.700 Khách hàng tốn tiền cung cấp dịch vụ lần 2, theo Bảng kê ngân hàng ngày 31/08 kế toán định khoản: Nợ TK 112131 41.817.500 Có TK 1311 41.817.500 * Hợp đồng giai đoạn thực nên khách hàng chưa tốn lần 2.2.2.3Quy chế cơng ty toán hợp đồng Sau thống giá với khách hàng, phịng kinh doanh cơng ty lập hợp đồng với điều khoản quy định cụ thể, quan trọng điều khoản tốn Quy định việc tốn cơng ty sau Phương thức toán: Bên A toán cho Bên B tiền mặt chuyển khoản Tỷ giá quy đổi ngoại tệ áp dụng theo tỷ giá chuyển khoản Ngân hàng ngoại thương Việt Nam thời điểm toán Điều kiện thời hạn toán Khách hàng toán 100% tổng trị giá hợp đồng, thường chia làm 03 lần: + Lần 1: Tạm ứng 20% trị giá hợp đồng vòng 03 ngày sau hai bên ký kết hợp đồng + Lần 2: Thanh toán 50% trị giá hợp đồng vòng 05 ngày, kể từ ngày FAST thực xong cơng việc cài đặt chương trình, đào tạo sử dụng + Lần 3: Thanh toán 30% trị giá hợp đồng vòng 05 ngày, sau phần mềm lên 01 (một) quý báo cáo sau đây: • Bảng cân đối phát sinh tài khoản • Bảng cân đối kế tốn • Báo cáo kết kinh doanh • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 39 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế Hoặc sau 03 (ba) tháng kể từ ngày thực xong cơng việc cài đặt chương trình, đào tạo sử dụng * Tỉ lệ tốn hợp đồng thay đổi tùy thuộc vào thỏa thuận bên 2.2.2.4Quy trình, thủ tục kiểm sốt nội - Quy trình Sau nhận yêu cầu khách hàng theo đặc điểm hoạt động kinh doanh khách hàng mà phòng kinh doanh lập bảng báo giá đưa cho trưởng phòng ký duyệt, gửi cho khách hàng • Nếu khách hàng địng ý với điều khoản bảng báo giá, phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng với đầy đủ điều khoản tốn (có phụ lục ) Trong vịng ngày kể từ ngày kí hợp đồng, Fast gửi Giấy đề nghị toán (lần 1) yêu cầu khách hàng tạm ứng trước 20% tổng giá trị hợp đồng Sau khách hàng gửi tiền toán qua ngân hàng, vào bảng kê tài khoản ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu tiền gửi ngân hàng ghi nhận số tiền trả trước Trong vòng ngày kể từ ngày hoàn thành việc lắp đặt đào tạo (có Biên nghiệm thu cài đặt chương trình), cơng ty gửi Giấy đề nghị tốn (lần 2) yêu cầu toán 50% tổng giá trị hợp đồng Sau khách hàng gửi tiền toán qua ngân hàng, vào bảng kê tài khoản ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu tiền gửi ngân hàng ghi nhận số tiền toán Nếu khách hàng u cầu xuất hóa đơn, kế tốn lập hóa đơn số tiền lần ghi nhận doanh thu Sau khách hàng lên báo cáo q, vịng ngày cơng ty lập tiếp Giấy đề nghị toán (lần 3) gửi cho khách hàng u cầu tốn giá trị cịn lại Kế toán xử lý lần Tùy vào điều khoản hợp đồng thông thường sau năm bảo hành, Fast tiến hành lập Biên lý hợp đồng để chấm dứt hợp đồng với khách hàng, khách hàng kí tiếp hợp đồng bảo trì phần mềm khơng * Thủ tục kiểm sốt nội 40 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế Đối với Fast, rủi ro chủ yếu xuất trình lập hợp đồng, tốn qua ngân hàng, lập hóa đơn dự phịng phải thu Rủi ro Kiểm sốt fast Đánh giá quy trình kiểm sốt Khách hàng khơng Fast nhận yêu cầu khách hàng qua điện Tốt có thật (nhận yêu thoại, fax… cầu của khách hàng Fast cử nhân viên khảo sát thông tin, qua điện thoại, fax) tình hình hoạt động khách hàng Không thu được tiền Fast quy định rõ thời gian tồn Tốt (do khách hàng việc tốn chia làm nhiều lần không có khả Nhưng lần toán thứ thứ chi trả hoặc khơng ḿn trả lần tốn thứ 3) Xác định giá trị hợp Xây dựng chính sách giá theo các tiêu Tốt đồng không đúng chuẩn cụ thể như: độ phức tạp phần hành, yêu cầu đặc thù… Bảng báo giá phải được phê duyệt trưởng phòng kinh doanh trước gửi cho Tranh chấp khách hàng với Những vấn đề phát sinh hai bên Tốt khách hàng bàn bạc thoả thuận bổ sung văn tương lai có xác nhận hai bên Nếu có tranh chấp giải tinh thần thương lượng, khơng giải được, đưa tồ án kinh tế TP Đà Nẵng Rủi ro Kiểm soát Fast Đánh giá Tiền thu qua ngân Hàng tháng, kế tốn nhận Chưa tốt hàng khơng đúng bảng kê ngân hàng Cập nhật số liệu chậm trễ với hợp đờng (khơng có giấy báo có) tiến (cuối tháng ghi nhận hành Phiếu thu tiền gửi ngân nghiệp vụ tháng) 41 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế hàng để tiện việc đối chiếu Sai sót quá trình ghi sổ số tiền thu được Bỏ sót không ghi sổ các khoản tiền thu qua ngân hàng Rủi ro Kiểm soát Fast Hóa đơn được lập Việc kiểm tra lập hóa đơn Chưa tốt cho những nghiệp vụ người thực nên không giả mạo hoặc lập có phân ly trách nhiệm nhiều hóa đơn cho một nghiệp vụ Những hợp đồng đã Căn vào phần mềm nên Tốt toán khơng lần nhập liệu, kế tốn đối được lập hóa đơn chiều với liệu hợp đồng lưu trữ Hóa đơn có số tiền Việc kiểm tra đối chiếu hóa Chưa thực độc lập không đúng Hóa đơn đơn bảng kê ngân hàng kiểm tra đối chiếu khơng kế tốn đảm nhiệm được ghi sổ nhật ký Hóa đơn ghi sổ chi Khi u cầu tốn, phịng Chưa tốt tiết sai khách hàng kinh doanh lập Giấy đề nghị tốn khơng gửi bảng kê khai chi tiết cho khách hàng Chương 3: Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình tạm ứng toán hợp đồng tại… 3.1 Đánh giá chung cơng tác kiểm sốt nội chu trình tạm ứng tốn hợp đồng cơng ty 42 Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Đại học kinh tế Huế 3.1.1 Ưu điểm Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST đơn vị hoạt động hiệu có ý thức việc thực hệ thống kiểm soát nội nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh đơn vị, đặc biệt với quy trình tạm ứng tốn hợp đồng cơng ty - Quy trình Tạm ứng: có hệ thống chứng từ đầy đủ, có quy định đầy đủ định mức tạm ứng - Quy trình tốn hợp đồng: hợp đồng quy định rõ ràng phương thức thời hạn toán nên việc tốn khách hàng gặp rủi ro Cơng ty xây dựng sách giá dựa điều kiện, đặc điểm phần mềm mà khách hàng yêu cầu 3.1.2 Nhược điểm Fast có kế tốn nên không đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm cơng tác kiểm sốt Ngồi ra, qua trình thực cịn nhiều thiếu sót so với chu trình, cụ thể như: - Tạm ứng: Thiếu chữ kí xét duyệt người có thẩm quyền: Thiếu chữ kí trưởng phịng, chưa có xét duyệt giám đốc chứng từ quan trọng Lập nhiều phiếu thu cho nghiệp vụ dẫn đến khó kiểm soát, dễ xảy việc thiếu chứng từ, thiếu số tiền Cịn tồn sai sót thực việc hồn ứng thu thiếu số tiền, khơng quy định rõ thời gian hoàn ứng Nhiều khoản chi q trình cơng tác khơng có chứng từ rõ ràng (lập bảng kê) dẫn đến việc khó quản lý khoản Một số nghiệp vụ thiếu chứng từ chứng minh Khơng có chứng từ chứng minh việc thu lại tiền nhân viên (trong chứng từ cơng ty cung cấp) - Thanh tốn hợp đồng: Cập nhật số liệu chậm trễ (cuối tháng ghi nhận nghiệp vụ tháng) Chưa thực độc lập kiểm tra đối chiếu hóa đơn bảng kê ngân hàng kế toán đảm nhiệm Khi u cầu tốn, phịng kinh doanh lập Giấy đề nghị tốn khơng gửi bảng kê khai chi tiết cho khách hàng 43 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế 3.2 Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình tạm ứng tốn hợp đồng cơng ty Về máy: • Tùy vào khối lượng cơng việc kế tốn mà cơng ty nên bổ nhiệm thêm nhân viên phân chia trách nhiệm rõ ràng • Ban giám đốc cần quan tâm đến cơng tác kiểm sốt khoản mục quan trọng hai khoản mục Về tạm ứng: • Cần có quy định rõ ràng, đưa quy chế công ty văn liên quan tạm ứng cho nhân viên công tác, cần ý đến vấn đề sau: • Quy định rõ thời gian hồn ứng cho đợt cơng tác • Xác định hạn mức để lập bảng kê tuân thủ xác hạn mức Đối với cơng tác kiểm tra, kiểm sốt: Cần có xét duyệt mức liên quan đến khoản tạm ứng • Phiếu thu, phiếu chi nên có xét duyệt giám đốc • Giấy đề nghị tạm ứng nên có xác nhận trưởng phận để xác minh tính xác cơng việc Kiểm tra định kì trước lần tạm ứng khoản chưa hoàn ứng để nhắc nhở nhân viên tốn có biện pháp xử lý kịp thời Về toán hợp đồng: • Cần yêu cầu ngân hàng gửi giấy báo có cho lần phát sinh, định kì hàng tuần gửi bảng kê tiền gửi giấy báo có để ghi sổ (thay cho Phiếu thu tiền gửi ngân hàng) • Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu sổ bảng kê để phát sai sót q trình nhập liệu • Định kì gửi bảng kê chi tiết tốn cho khách hàng 44 Nhóm – Lớp K41 kiểm tốn Đại học kinh tế Huế PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình tạm ứng tốn hợp đồng Cơng ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà Nẵng” nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt khoản phải thu, chống thất thốt, lãng phí nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh sức cạnh tranh doanh nghiệp xu hội nhập triển Về bản, đề tài giải vấn đề sau: Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống kiểm sốt nội nói chung hệ thống kiểm soát nội khoản phải thu nói riêng Tìm hiểu đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội khoản phải thu công ty Fast – CN Đà Nẵng Đưa số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội khoản phải thu cơng ty Tuy nhiên, nhiều nguyên nhân khách quan chủ quan khó khăn việc tiếp cận số liệu kế tốn thực tế, khoảng cách địa lý nên khơng thể trực tiếp quan sát trình làm việc nhân viên cơng ty… nên đề tài cịn hạn chế sau: Đề tài tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội khoản phải thu công ty Fast – CN Đà Nẵng khía cạnh yếu tố định tính mà chưa phân tích yếu tố định lượng để làm rõ trình thủ tục kiểm sốt Kiến nghị Từ kết luận trên, xin đề xuất số kiến nghị để hoàn thiện đề tài trên: Mở rộng nghiên cứu tồn chu trình cơng ty Fast chi nhánh Đà Nẵng tổng công ty Fast để đánh giá tổng quan hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Nếu có điều kiện nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp có quy mơ lĩnh vực kinh doanh tương tự làm sở để đánh giá so sánh tốt 45 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế Xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể để làm sở đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Từ đề xuất số biện pháp cụ thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Nếu thực điều kết đánh giá đề tài hồn thiện xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý định ban giám đốc doanh nghiệp 46 Nhóm – Lớp K41 kiểm toán Đại học kinh tế Huế Mục lục PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1.Lý chọn đề tài 2.Mục đích nghiên cứu 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Phương pháp nghiên cứu PHẦN 2: NỘI DUNG .4 Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm sốt nội chu trình tạm ứng toán hợp đồng 1.1Tổng quan hệ thống kiểm soát nội khoản phải thu 1.1.1Tổng quan hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.1Định nghĩa 1.1.1.2Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.1.3Các thành phần hệ thống kiểm soát nội 1.1.2Tổng quan khoản phải thu 1.1.2.1Khái niệm .6 1.1.2.2Đặc điểm của khoản mục phải thu 1.1.2.2.1Yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ toán liên quan đến khoản phải thu: 1.2Tạm ứng .8 1.2.1Khái niệm, đặc điểm 1.2.1.1Khái niệm .8 1.2.1.2Đặc điểm 1.2.2Quy trình kế tốn .8 1.2.2.1Tài khoản sử dụng 1.2.2.2Chứng từ sử dụng 1.2.2.3Quy trình 10 1.2.3Mục tiêu q trình kiểm sốt 11 1.2.3.1Rủi ro trình tạm ứng .11 1.2.3.2Mục tiêu kiểm soát: 11 1.2.4Thủ tục kiểm sốt nội q trình tạm ứng hồn ứng .12 1.2.4.1Q trình tạm ứng 12 1.2.4.2Quá trình toán tạm ứng .14 1.3Thanh toán hợp đồng 16 1.3.1Khái niệm, đặc điểm 16 1.3.1.1Khái niệm: 16 1.3.1.2Đặc điểm 16 1.3.2Quy trình kế tốn .16 1.3.2.1Tài khoản sử dụng: .16 1.3.2.2Chứng từ và hệ thống sổ sách liên quan: 17 1.3.2.3Quy trình 17 1.3.3Mục tiêu q trình kiểm sốt 19 47 ... trạng công tác kiểm sốt nội chu trình tạm ứng tốn hợp đồng công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 2.2.1 Thực trạng công tác kiểm sốt nội chu trình tạm ứng cơng ty 2.2.1.1Đặc điểm nghiệp. .. phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 2.1 Tổng quan công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh. .. nghiên cứu lý luận thực tiễn, đề tài ? ?Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình tạm ứng tốn hợp đồng Cơng ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà Nẵng? ?? nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt