Vũ Quốc Thông 9/30/2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp CHƢƠNG 05 QUY TRÌNH KẾ TỐN VÀ THƠNG TIN KẾ TỐN Giảng viên: Vũ Quốc Thơng Mục tiêu Sau học xong chương này, người học có thể:      Trình bày khái niệm ghi nhận lưu trữ kế toán (chứng từ, nhật ký sổ sách) Giải thích bước cơng việc quy trình kế tốn Trình bày tác động mơi trường ERP đến quy trình Ứng dụng hệ thống ERP để thực thao tác kế tốn cuối kì Mở rộng kiến thức báo cáo kế toán hệ thống ERP Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Quy trình kế tốn Dữ liệu kinh tế Ghi chép ban đầu ( ) Phân loại, ghi chép, tổng hợp ( , ) Cung cấp thông tin ( ) Thông tin Nội dung Chương bao gồm nội dung:      Các khái niệm liên quan đến ghi nhận lưu trữ kế tốn Các bước cơng việc quy trình kế tốn Tác động hệ thống ERP đến quy trình Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa thao tác cuối kì kế tốn Báo cáo kế tốn hệ thống ERP Vũ Quốc Thông 9/30/2014 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận lưu trữ kế tốn  Các bước cơng việc quy trình kế tốn  Tác động hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa thao tác cuối kì kế toán Các khái niệm liên quan – chứng từ  Chứng từ kế toán (accounting documents) – giấy tờ vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành, làm để ghi sổ kế tốn (Giáo trình Nguyên lý kế toán - chương Khoa KT-KT, ĐH Mở Tp Hồ Chí Minh) Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Các ví dụ chứng từ Bảng kê mua hàng Các ví dụ chứng từ Phiếu thu tiền mặt Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Các ví dụ chứng từ Giấy báo nợ Các ví dụ chứng từ Hóa đơn GTGT, liên gửi cho KH 10 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Phân loại chứng từ  Phân loại chứng từ theo bảng dƣới (góc nhìn Cty): Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng Tiền mua NVL đƣợc Cty toán cho nhà cung cấp 54 trđ thông qua tài khoản mở ngân hàng ACB Chi tiền trả thuê bao điện thoại cố định VNPT có thuế GTGT 10% 2,2 trđ Nhân viên A hồn ứng tiền mua văn phịng phẩm thừa 1,2 trđ Ngân hàng thông báo khách hàng An Minh chuyển khoản trả tiền cho Cty 28 trđ Tính lƣơng phải trả tháng cho phận xƣởng SX 35,9 trđ phận quản lý Cty 27,2 trđ 11 Phân loại chứng từ (tt.)  Phân loại chứng từ theo bảng dƣới (góc nhìn Cty): Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng Nhập mua lô 100 kg NVL hạt nhựa pely 100 trđ chƣa bao gồm thuế GTGT 10% Cty chƣa toán cho ngƣời bán N Cty nhập kho hạt nhựa pely thừa sản xuất không hết với số lƣợng 9kg Cty bán sản phẩm ly nhựa PVC với số lƣợng 1triệu cho khách hàng Coca đơn giá bán 1.000đ/cái, thuế GTGT 10%, giao hàng chƣa thu tiền từ khách hàng Cty gửi sản phẩm khay nhựa composite 5NP với số lƣợng 5.000 đến đại lý Thanh An nhờ bán hộ 12 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Các khái niệm liên quan – chứng từ  Theo góc nhìn quy trình kinh doanh, chứng từ kế tốn đƣợc phân loại:  Chứng từ nguồn gốc (source document) Ví dụ?  Chứng từ kết (product document) Ví dụ?  Chứng từ lƣu chuyển (turnaround document) Ví dụ? 13 Các khái niệm liên quan – nhật ký   Căn chứng từ kế toán, việc ghi nhận kiện liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc trình bày theo thứ tự thời gian, gọi nhật ký kế toán (accounting journal) Ví dụ minh họa mẫu sổ Nhật ký chung 14 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Các khái niệm liên quan – nhật ký  Một hình thức kế tốn đƣợc ứng dụng phổ biến mơi trƣơng kế tốn máy hình thức Nhật Ký chung chia nhật ký kế tốn làm hai (02) nhóm:  Nhóm nhật ký đặc biệt – mục đích sử dụng? ví dụ?  Nhật ký chung – mục đích sử dụng? ví dụ? 15 Ví dụ ghi nhật ký  Tại cơng ty Anh Hoa tháng 7/20x4, có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt nhƣ sau:      Phiếu thu số 60 ngày 1/7: Thu nợ công ty H tiền mặt: 15.000.000đ Phiếu chi số 86 ngày 4/7: Trả nợ công ty K tiền mặt: 8.000.000đ Phiếu thu số 61 ngày 5/7: Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt: 24.000.000đ Phiếu chi số 87 ngày 10/7: Chi tiền mặt tạm ứng cho ông X công tác: 3.000.000đ Giả sử kế toán ghi Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền hàng ngày kết chuyển sang Sổ vào ngày cuối tháng Hãy ghi nghiệp vụ vào Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền công ty tháng 7/20x4 16 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Ví dụ ghi nhật ký 17 Ví dụ ghi nhật ký 18 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Các khái niệm liên quan – sổ    Sổ kế toán (accounting ledger) - sổ bao gồm nhiều trang sổ tài khoản phản ảnh tác động tài nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận vào nhật ký kế toán Trong nhật ký kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, sổ kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán theo góc nhìn của tài khoản kế tốn Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc ghi sổ kép tác động đến cách thức ghi chép với hai trang sổ tài khoản (nguyên tắc ghi sổ kế toán kép Pacioli) 19 Các khái niệm liên quan – sổ  Ví dụ minh họa mẫu Sổ Cái 20 10 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Việc ghi nhận kế tốn mơi trƣờng máy tính   Việc ghi nhận kế toán hệ thống máy tính đƣợc bố trí định dạng tập tin điện tử (electronic files) Khác biệt so với kế toán tay, việc ghi nhận diễn tài liệu kế toán giấy 29 Việc ghi nhận kế toán mơi trƣờng máy tính  Tập tin điện tử (electronic files)  Tập tin số liệu tài khoản (master file)  Tập tin liệu nghiệp vụ (transaction file)  Tập tin tham chiếu (reference file)  Tập tin lƣu trữ (archive file) 30 15 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Việc ghi nhận kế tốn mơi trƣờng máy tính  Vị trí quy trình kế tốn so với quy trình khác hệ thống ERP Ảnh hƣởng hệ thống ERP đến kế toán việc xử lý theo hƣớng quy trình hệ thống tích hợp 31 Việc ghi nhận kế tốn mơi trƣờng máy tính   Theo hướng quy trình tích hợp, tài liệu chứng từ hệ thống ERP thuộc quy trình kinh doanh định dạng điện tử phát sinh từ việc ghi nhận phịng ban khác Ví dụ: kiện bán hàng bắt đầu với [a…] khách hàng đƣợc ghi nhận phận [b…], sau trải qua phận nhƣ phận kho, phát sinh chứng từ [c…] đến phận [d…] phát hành hóa đơn bán hàng hệ thống để gửi cho [e…]… 32 16 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Thảo luận việc ghi nhận kế tốn hƣớng quy trình * * * * 33 * Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình Yêu cầu: Chú ý dấu (*) sơ đồ, ghi định khoản kế toán đƣợc sinh ra? ĐỊNH KHOẢN (11) * (12) (13) * (14) (15) * (17) * 34 (18) * 17 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Quy trình kế tốn hệ thống ERP 35 Việc ghi nhận kế tốn mơi trƣờng máy tính  Các hoạt động quy trình kế tốn hệ thống ERP       Kiểm tra kiện cập nhật từ quy trình kinh doanh (validate business event updates) Cập nhật liệu vào tập tin sổ (post event data) Ghi nhận bút toán điều chỉnh (record adjustment) Chuẩn bị báo cáo kinh doanh (prepare business reports) Ghi nhận ngân sách (record budget) Khóa sổ tài khoản kế tốn (close accounts) 36 18 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP ĐỂ MINH HỌA CÁC THAO TÁC CUỐI KÌ KẾ TOÁN  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận lưu trữ kế tốn  Các bước cơng việc quy trình kế tốn  Tác động hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa thao tác cuối kì kế toán 37 Minh họa hệ thống ERP 38 19 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Minh họa hệ thống ERP 39 Thao tác kế tốn cuối kì 40 20 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Bài tập thực hành Giúp sinh viên:  Hiểu đƣợc xử lý phân hệ sổ  Minh họa đƣợc thao tác kế tốn cuối kì hệ thống ERP 41 Bài tập thực hành  Xem xét lại nhật ký (review journals) Trên hệ thống ERP: - Các tình nhật ký: nhật ký lập (recurring journal), nhật ký đảo (reversal journal) - Các tình huống: hủy nhật ký, xác nhận nhật ký, tạo bút toán điều chỉnh (nếu cần thiết) 42 21 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Bài tập thực hành  Thực thao tác cuối kỳ (closing period) - Xem xét tài khoản tổng hợp (reconcile general accounts) - Kết xuất báo cáo tài (print financial reports) - Chuyển số dƣ tài khoản thƣờng xuyên sang kì (carry balance-forward) - Đóng kỳ kế tốn (close accounting period) 43 MỞ RỘNG … BÁO CÁO KẾ TỐN TRÊN HỆ THỐNG ERP 44 22 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Minh họa thơng tin kế tốn 45 Sử dụng thơng tin kế tốn 46 23 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014  Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế tốn  Dữ liệu tập trung thơng tin kế toán  Xu hƣớng ứng dụng kỹ thuật việc trình bày thơng tin 47 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Quan điểm sản phẩm thơng tin kế tốn  Quan điểm sản phẩm thông tin cần phù hợp với ngƣời sử dụng (J M Juran) Ví dụ?  Quan điểm sản phẩm thơng tin bị ảnh hƣởng q trình hình thành (Wang et al.) Ví dụ? 48 24 Vũ Quốc Thơng 9/30/2014 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế tốn  Các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn  Nhóm ngƣời bên tổ chức Liệt kê?  Nhóm ngƣời bên ngồi tổ chức Liệt kê? 49 Các khái niệm liên quan đến báo cáo kế toán  Các nhóm báo cáo (thơng tin) kế tốn  Nhóm báo cáo tài (financial reports)  Nhóm báo cáo thuế (tax reports)  Nhóm báo cáo quản trị (management reports) Mỗi nhóm báo cáo chủ yếu cung cấp thông tin cho AI? 50 25 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Dữ liệu tập trung thơng tin kế tốn  Trong mơi trƣờng ERP, quy trình kinh doanh đƣợc tích hợp chuyển liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân hệ trung tâm - Sổ tài khoản kế toán Feeder from business processes Accounting and financial reporting 51 Dữ liệu tập trung thông tin kế tốn Mã hóa hệ thống tài khoản kế tốn  Cách thức truyền thống theo cấp bậc (hierarchical coding)  Những hạn chế Ví dụ việc theo dõi chi tiết TK doanh thu Cty kinh doanh mặt hàng thể thao 5XXX = doanh thu 1XX = doanh thu hàng hóa theo tỉnh thành X1X = doanh thu bán bn hàng hóa XX1 = doanh thu theo mặt hàng golf Y/C: ban lãnh đạo định theo dõi doanh thu theo nhân viên bán hàng (!) 52 26 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Dữ liệu tập trung thông tin kế tốn Giải pháp mã hóa tài khoản hệ thống ERP  Thiết lập mã tài khoản 01 mã tài khoản có 02 phần: controlled dynamic Minh họa hệ thống ERP 53 Xu hƣớng ứng dụng kỹ thuật việc trình bày thơng tin  Khả tích hợp thơng tin mơi trường ERP Dashboard 54 27 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Xu hƣớng ứng dụng kỹ thuật việc trình bày thơng tin  Sử dụng kho liệu tập trung cho việc phân tích thơng minh kinh doanh VD BI hỗ trợ phân tích trình bày thơng tin số liệu doanh thu 55 Xu hƣớng ứng dụng kỹ thuật việc trình bày thơng tin  Ngôn ngữ kinh doanh mở rộng XBRL - Khái niệm - Lợi ích - Ứng dụng CNTT (Web) - Ví dụ triển khai (USA SEC, AUS Treasury, British Taxation Office ) Trên hệ thống ERP, kết xuất báo cáo định dạng XBRL? 56 28 Vũ Quốc Thông 9/30/2014 Tóm tắt chƣơng Sau học xong chương này, người học có thể:      Trình bày khái niệm ghi nhận lưu trữ kế tốn (chứng từ, nhật ký sổ sách) Giải thích bước cơng việc quy trình kế tốn Trình bày tác động mơi trường ERP đến quy trình Ứng dụng hệ thống ERP để thực thao tác kế toán cuối kỳ Mở rộng kiến thức báo cáo kế toán hệ thống ERP 57 Tài liệu tham khảo  James A H 2011, Information System Auditing and Assurance, Cengage Learning Inc, 3rd edition Chapter (pp 226 – 234)  Epicor ERP documentation General Ledger part (pp 16 - 19)  Dƣơng Quang Thiện 2006, Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Quản Trị Xí Nghiệp Tồn Tập - Tập 1: Kế tốn đại cương Nhà xuất Tổng hợp TP HCM Chƣơng (pp 91 - 92)  Dull R B., Gelinas U J and Wheeler P 2012, Accounting Information Systems: Foundations in Enterprise Risk Management, Cengage Learning Inc, 9th edition Chƣơng 16 (pp 591 – 593)  Hoffman C., CPA 2006, Financial Reporting Using XBRL (FRUX) http://frux.wikispaces.com/ 58 29 ... lưu trữ kế tốn Các bước cơng việc quy trình kế toán Tác động hệ thống ERP đến quy trình Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa thao tác cuối kì kế tốn Báo cáo kế tốn hệ thống ERP Vũ Quốc Thông 9/30/2014... ĐẾN GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận lưu trữ kế toán  Các bước cơng việc quy trình kế tốn  Tác động hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh... CƠNG VIỆC TRONG QUY TRÌNH KẾ TỐN  Các khái niệm liên quan đến ghi nhận lưu trữ kế toán  Các bước cơng việc quy trình kế tốn  Tác động hệ thống ERP đến quy trình  Ứng dụng hệ thống ERP để minh