Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà Sách

48 1,377 1
  • Loading ...
    Loading ...
    Loading ...

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Tài liệu liên quan

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 24/04/2015, 21:58

Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn lời nói đầu Từ xa đến nay sách luôn là phơng tiện thông dụng nhất để lu truyền tri thức khoa học và kinh nghiệm của nhân dân từ đời này sang đời khác. Vì vậy sách giúp chúng ta nâng cao tầm hiểu biết, cập nhật đợc những thông tin mới trên thế giới để có thể bắt kịp với nhịp sống của nhân loại. Nhng một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể bảo tồn, luân chuyển nguồn tài nguyên quý giá đó đến từng cá nhân một cách có hiệu quả nhất, để ngày càng có nhiều ngời biết đọc và biết sử dụng sách. Chính vì điều này mà em đã chọn đề tài : phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà sách. Hầu hết các hệ thống nhà sách (hiệu sách) ở nớc ta hoạt động theo kiểu truyền thống (thủ công). Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21, thế kỷ của công nghệ thông tin. Vậy chúng ta phải làm thế nào để áp dụng tin học vào hệ thống quản lý nhà sách. Qua quá trình khảo sát thực tế và đi từ yêu cầu của đề tài em đã đa ra mô hình mới về cách quản lý nhà sách với sự trợ giúp của hệ thống máy tính. Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 1 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Phần i: hoạt động của nhà sách I. Mô tả hoạt động của nhà sách Nhà sách là một trung tâm bán các loại sách và văn phòng phẩm. ở đây khách hàng cần mua lẻ sách hoặc văn phồng phẩm gì thì vảo quầy để tự chọn để chọn sách hoặc một số văn phòng phẩm cần mua sau đó ra quầy thu ngân để thanh toán (một số văn phòng phẩm không để trong quầy tự chọn). Còn khách hàng mua nhiều(Mua buôn) thì phải thông qua đơn đặt hàng. Nếu đơn đặt hàng đợc chấp nhận thì khách hàng nhận đợc thông qua phiếu xuất hàng. Các mặt hàng trong mỗi đơn hàng của khách hàng có thể đợc xuất thành nhiều lần tuỳ theo yêu cầu của khách hàng và khả năng của nhà sách. Thông tin về khách hàng đợc lu trữ trong nhà sách để phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo của nhà sách sau này. Ngoài ra nhà sách còn lu trữ thông tin về các nhà cung cấp(nhà xuất bản, nhà sản xuất, đối tác trao đổi hàng hoá với nhà sách). Mỗi khi có nhu cầu mua sách hoặc văn phòng phẩm, nhà sách đều căn cứ vào các thông tin về nhà cung cấp, thông tin về giá cả thông qua báo giá của nhà cung cấp và báo cáo của bộ phận nghiên cứu thị trờng mà có kế hoạch mua hàng cho phù hợp. Từ kế hoạch này nhà sách sẽ trích ra theo từng nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng của nhà sách cho từng nhà cung cấp. Hàng hoá mua về đợc nhập vào kho thông qua phiếu nhập. Việc theo dõi lợng hàng tồn kho đợc nhà sách thực hiện theo phơng pháp theo dõi thờng kỳ. Theo phơng pháp này thì hàng hoá đợc cập nhập sau mỗi lần nghiệp vụ có liên quan xảy ra. Với phơng pháp này giúp cho nhà quản lí có kế hoạch mua hàng trong tơng lai. Còn việc kiểm kê toàn bộ hàng hoá còn tồn trong kho và trong quầy đợc thực hiện định kỳ saú tháng một lần. Trong quầy tự chọn sách đợc phân ra theo chủ đề (ngành, tính chất). Trong nhà sách thì mỗi cuốn sách (văn phòng phẩm) có một mã số riêng, mỗi loại mặt hàng cũng có một mã riêng. Mã này do nhà sách quy định và giao cho bộ phận quản lí kho hàng đánh mã. Khi nhập hàng về đều đợc vào sổ kho thông qua phiếu nhập rồi mới đợc đa vào vào kho. Trong sổ kho có các thông tin : Đối với sách : -Ngày nhập, Số phiếu nhập(hoá đơn mua hàng),Tên sách, nhà xuất bản, năm xuất bản, nhà cung cấp, số lợng, đơn giá, thành tiền, ngời nhập. Đối với văn phòng phẩm : Tên văn phòng phẩm, nhà sản xuất, nhà cung cấp, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, thành tiền, ngời nhập. Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 2 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Khi sách, văn phòng phẩm đã đợc nhập kho thì sách đợc phân loại và đánh mã nếu loại đó là mới nhập về nhà sách lần đầu. Nguồn hàng của nhà sách có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà xuất bản trong và ngoài nớc cung cấp. Đối tợng bán hàng của nhà sách gồm những ngời cần mua sách hoặc văn phòng phẩm. Khi khách hàng chọn xong thì mang ra quầy thu tiền để thanh toán tiền. Khi khách hàng thanh toán thì nhân viên sẽ lập hoá đơn bán hàng các thông tin cần thiết của mặt hàng mà khách hàng đã chọn, cùng các thông tin liên quan đến khách hàng: Các thông tin về khách hàng nh : Tên khách, địa chỉ, hình thức mua (mua lẻ, mua buôn). Các thông tin về mặt hàng nh: Mã sách (hàng), đơn vị tính, số lợng, đơn giá, thành tiền Cuối hoá đơn ghi các thông tin sau : Tổng cộng(bằng số), Ghi bằng chữ Ngày tháng năm Ngời lập phiếu , nhân viên thanh toán, khách hàng Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 3 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Trong hoá đơn bán lẻ sách đợc ghi: (Mẫu 1) Tổng cộng tiền thanh toán : Ghi bằng chữ:. Ngày tháng năm . NV thanh toán Khách hàng Mẫu 1 Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 4 Nhà Sách Hoa Văn Địa Chỉ: 43 Bà Triệu Hà nội Tel: 9710218 ; 9710219 Fax: 9711845 Hoá đơn bán sách Số hoá đơn: Mã Khách: Tên khách hàng: Tel: Địa Chỉ STT Tên Sách SL Giá Giảm(%) TT Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Trong hoá đơn bán lẻ Văn phòng Phẩm ghi: (Mẫu 2) Tổng cộng tiền thanh toán : Ghi bằng chữ:. Ngày tháng năm . NV thanh toán Khách hàng Mẫu 2 Hàng tuần nhà sách đều làm thống kê (lợng hàng hêt, sắp hết, thị trờng cần nhiều) mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lợng hàng bán đợc, lợng hàng còn trong kho, quầy. Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua hoá đơn bán hàng. Cứ ba tháng nhà sách làm thống kê sách đã tồn kho trên ba tháng kể từ ngày nhập để có chính sách giảm giá cho phù hợp. Tốm lại: Quy trình hoạt động của nhà sách là nhập hàng, phân loại, nhập kho, xuất ra quầy, bán hàng, thống kê, báo cáo. Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 5 Nhà Sách Hoa Văn Địa Chỉ: 43 Bà Triệu Hà nội Tel: 9710218 ; 9710219 Fax: 9711845 Hoá đơn bán văn phòng phẩm Số hoá đơn: Mã Khách: Tên khách hàng: Tel: Địa Chỉ STT Tên Hàng ĐV Tính SL Giá T T Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn II. Nguyên tắc quản lý của nhà sách Nhà sách có một số nguyên tắc để quản lý hoạt động kinh doanh của mình nh sau: Nguồn hàng nhập vào theo hai phơng thức: Hợp đồng giao dịch giũa nhà sách với nhà cung cấp Hợp đồng trao đổ hàng giữa nhà sách với đối tác Hàng bán ra: Quản lý số lợng bán ra theo giá bán quy định vủa nhà sách Nhân viên của nhà sách: Ngời quản lí nhà sách Bộ phận nghiên cứu thị trờng có chức năng tìm hiểu nắm bắt nhu cầu của khách hàng Bộ phận kế toán. Bộ phận thanh toán. Bộ phận thủ kho Bộ phận bán hàng(nghiệp vụ) Đối với khách hàng thờng chỉ lu lại khách hàng mua buôn và các đối tác có quan hệ cung cấp trao đổi lâu dài với nhà sách. III. Các chứng từ quản lý của nhà sách: Đơn đặt hàng Hợp đồng giao dịch Hoá đơn mua hàng và sách Phiếu nhập kho (theo hoá đơn mua) Phiếu xuất kho (sách và hàng ) Các hoá đơn bán buôn và bán lẻ Sổ kho Yêu cầu đối với công tác quản lí của nhà sách: Thống kê đợc số lợng hàng tồn kho (sách và văn phòng phẩm). Thống kê đợc doanh thu thực tế. Thống kê đợc số lợng hàng đã bán đợc. Thống kê số nợ của nhà sách. Lu trữ khai tách hồ sơ nhân viên. Cập nhập hàng hoá, khách hàng mới, nhà cung cấp mới In các hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho cho khách hàng. In báo cáo thống kê của nhà sách. Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 6 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Phần ii : Phân tích hoạt động của nhà sách I. Mối liên hệ giữa nhà sách và môi trờng bên ngoài : II. Phân tích vị trí làm việc : Nhân viên nghiên cứu thị trờng: Sẽ đánh giá nhu cầu của thị trờng để đa ra các đề nghị đối với ngời quản lí về các chủng loại sách mà thị trờng đang cần. Kết hợp với tình hình hiện tại của nhà sách mà ngời quản lí sẽ có kế hoạch phù hợp đối với từng loại hàng trong nhà sách. Ngoài ra ngời quản lí còn phải bao quát các hoạt động diễn ra trong nhà sách cũng nh là công việc quản lí nhân sự trong nhà sách. Nhân viên thủ kho: Theo dõi việc nhập, xuất hàng của kho cũng nh đánh mã cho từng loại sách, vào sổ sách, xếp sách vào trong kho Nhân viên thanh toán: Có nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng hoặc thanh toán tiền với khách hàng. Nhân viên bán hàng (nghiệp vụ): Có nhiệm vụ hớng dẫn tìm sách cho khách khi khách hàng có yêu cầu, giám sát. Sự cần thiết Của việc đa máy tính vào công việc quản lí Nhà sách Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 7 Trao Đổi hàng Nhà cung cấp Nhà sách Khách hàng mua buôn Khách hàng mua lẻ Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Qua phơng thức hoạt động của nhà sách ta thấy công việc của nhà sách hàng ngày chia ra làm nhiều giai đoạn, khối lợng công việc lớn lại xảy ra liên tục. Đặc biệt ở quầy thu ngân dữ liệu luôn luôn biến động đòi hỏi phải có tính chính xác cao. Để quản lí tốt các công việc ta thấy cần phải có nhiều sổ sách, mẫu biểu, việc lu trữ, kiểm tra các hồ sơ chứng từ phải qua nhiều khâu sẽ rất tốn thơi gian, nhng cũng không tránh khỏi việc sai sót. Nếu có sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục cũng rất khó khăn, dẫn đến việc quản lí, chỉ đạo của nhà sách gặp nhiều khó khăn. Vì vậy việc đa máy tính vào nhà sách là công việc hết sức cần thiết. Bằng các công cụ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu có thể khắc phục đợc những nhợc điểm nói trên. Tuy nhiên việc sử dụng máy đơn để quản lí vẫn sẽ còn tồn đọng những khuyết điểm sau: Dữ liệu không nhất quán, công việc mua bán cần phải liên tục trong khi đó việc sử dụng máy đơn sẽ không đáp ứng đợc một số nhu cầu tức thời về các loại dữ liệu. Chính vì vậy cần đa mạng máy tính vào mới có thể giải quyết đợc những yếu điển vừa nêu. Mà còn có thể xử lí dữ liệu một cách nhanh chóng chính xác cũng nh có đợc các báo cáo hàng ngày, hàng tuần hay việc tìm kiếm thông tin Một số mẫu biểu của nhà sách: (Phụ Lục) Hoá đơn bán lẻ hàng (Mẫu 1, Mẫu 2). Hoá đơn bán buôn (Mẫu 3, Mẫu 4). Phiếu nhập kho (Mẫu 5). Phiếu xuất kho (Mẫu 6). Đơn đặt hàng (Mẫu 9, Mẫu 10). Hợp đồng giao dịch (Mẫu 11) Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 8 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Phần iii : Phân tích hệ thống I. Sơ đồ chức năngnghiệp vụ Trong hệ thống quản lí nhà sách Hoa văn có các chức năng chính nh là : Quản lí bán hàng Quản lí mua hàng Quản lí kho hàng Quản lí tài chính Quản lí nhân sự. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống vì vậy trong mỗi chức năng chính lại có nhiều chức năng con. Ta có thể mô tả sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống nh sau: Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 9 Hệ thống quản lí nhà sách Quản lí bán hàng Quản lí mua hàng Quản lí kho hàng Quản lí nhân sự Quản lí tài chính Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn II. Sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm vòng tròn quá trình trung tâm đợc bao quanh bởi các kho và đợc nối với tác nhân ngoài của hệ thống Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 10 [...]... một Hợp_Đồng giao dịch Đây là mối quan hệ Một_Nhiều Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 14 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Phần V: Phân tích dữ liệu Xây dựng mô hình thực thể quan hệ Xác định các thuộc tính của thực thể 1 Thực thể bảng phân loại:BPL Mã loại (MA_LOAI): Đây là thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt loại mặt hàng này với loại mặt hàng khác Tên Loại (Ten_Loai) : Cho biết.. .Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Sơ đồ dữ liệu mức dới đỉnh Quản Lí Bán Hàng SƠ Đồ dòng dữ liệu mức dới đỉnh Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 11 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Phần iV : các mối liên kết 1 Mặt Hàng (MH) Bảng Phân Loại (BPL) Xét hai tập thực thể MH và BPL thì thấy với mỗi mặt... chung về việc mua Sách Số hoá đơn mua Sách (MS_HDMS): Đây là thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt các hoá đơn mua sách với nhau Ngày Mua (Ngay_M) : Cho biết ngày mua Mã hợp đồng (MA_HDS) : Dùng để phân biệt hợp đồng mua Sách này với hợp đồng mua sách khác trong thực thể HOPDONGS Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 16 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Mã Nhân viên (MA_NV) : Cho biết... thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt các phiếu xuất kho sách với nhau Ngày xuất (NGAY_X): Ngày xuất kho Mã nhân viên (MA_NV): Cho biết mã nhân viên lập phiếu xuất 16 Thực thể chi tiết phiếu xuất kho sách: DHDXKS Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 18 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Mã phiếu xuất kho sách (MS_PXKS): Đây là thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt các phiếu xuất kho... phẩm :VAN_PP Đây là thực thể bao gồm các thông tin về từng loại văn phòng phẩm Mã VPP (MA_VPP): Đây là thuộc tính khoá nhằm phân biệt giữa VPP này với VPP khác Tên VPP (TEN_VPP): Cho biết tên VPP Đơn vị tính (DVT): Cho biết đơn vị tính của mặt hàng VPP đó Mã phân loại (MA_LOAI): Để phân biệt loại VPP này với loại VPP khác Mã Nhà sản xuất(MA_NSX) : Cho biết VPP này do nhà sản xuất nào sản xuất 26 Thực... xuất 26 Thực thể sách: SACH Đây là thực thể mô tả thông tin của từng cuốn sách có trong nhà sách Mã sách (MA_SACH): Đây là thuộc tính khoá nhằm phân biệt giữa sách này với sách khác Tên sách (TEN_VPP): Cho biết tên của cuốn sách Mã loại phân loại (MA_LOAI): Để phân biệt loại sách này với loại sách khác Tên tác giả (TEN_TG): Mô tả tên tác giả Mã Nhà xuất bản (MA_NSX) : Cho biết sách này do nhà xuất bản... viên lập hoá đơn Mã VPP Ssô lợng Vpp của mã đó Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 27 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn 10 Dùng đẻ nhập thông tin về đối tác có trao đổi hàng hoá với nhà sách Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 28 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Nguyễn Kiều Hng Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Lớp 0098 B2 29 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Dự kiến thiết kế cơ... đơn mua VPP: PHDMVPP Đây là thực thể có các thông tin chung về việc mua VPP Số hoá đơn mua VPP (MS_HDMVPP): Đây là thuộc tính khoá chính dùng để phân biệt các hoá đơn mua VPP với nhau Ngày Mua (Ngay_M) : Cho biết ngày mua Mã hợp đồng (MA_HDVPP) : Dùng để phân biệt hợp đồng mua VPP này với hợp đồng mua VPP khác trong thực thể HOPDONGVPP Mã Nhân viên (MA_NV) : Cho biết hoá đơn này do nhân viên nào mua... dùng để phân biệt các hoá đơn bán sách với nhau Mã Khách (MA_KHACH): Cho biết hoá đơn này do khách hàng nào mua Ngày bán(NGAY_B): Ngày lập hoá đơn bán Mã nhân viên (MA_NV) Cho biết hoá đơn này do nhân viên nào lập Tổng giá trị (TH_TOAN): Cho biết tổng giá trị của hoá đơn này 20 Thực thể dòng hoá đơn bán sách : DHDBS Đây là thực thể chi tiết của hoá đơn bán sách Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 19 Phân Tích... là thuộc tính khoá nhằm phân biệt giữa các nhà xuất bản Tên nhà xuất bản (TEN_NXB ): Cho biết tên nhà xuất bản(nớc xuất bản) Địa chỉ (DC_NXB): Cho biết địa chỉ của nhà xuất bản đó Điện thoại (DT_NXB): Cho biết số điện thoại của nhà xuất bản 23 Thực thể nhà sản xuất : NHASX Thực thể này chứa các thông tin về nhà sản xuất Mã nhà sản xuất (MA_NSX): Đây là thuộc tính khoá nhằm phân biệt giữa các nhà sản . Lớp 0098 B2 6 Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Phần ii : Phân tích hoạt động của nhà sách I. Mối liên hệ giữa nhà sách và môi trờng bên ngoài : II. Phân tích vị trí. Nguyễn Kiều Hng Lớp 0098 B2 12 Bảng Phân Loại (BPL) Mặt Hàng (MH) Bảng Phân Loại (BPL) Tên_Sách NhàXB Tên_Sách Nhân_Viên HĐBH Nhân_Viên HĐBS Nhân_Viên HĐNK_VPP Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống. Hợp_Đồng HĐBH Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống : Quản Lí Nhà Sách Hoa Văn Phần V: Phân tích dữ liệu Xây dựng mô hình thực thể quan hệ Xác định các thuộc tính của thực thể 1. Thực thể bảng phân loại:BPL Mã
- Xem thêm -

Xem thêm: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà Sách, Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà Sách, Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhà Sách, Hoá đơn bán văn phòng phẩm, I. Mô tả hoạt động của nhà sách, Mẫu biểu của nhà sách Hoa Văn

Từ khóa liên quan