Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan Chuyên đề thực tập: “Hoàn thiện hệ thống kênh phân phối thiết bị y tế nhập khẩu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Việt Ba” dưới sự hướng dẫn của TS. Đinh Lê Hải Hà là chuyên đề nghiên cứu riêng của riêng bản thân thực hiện mà không hề sao chép bất kỳ tài liệu nào khác. Nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm và mọi hình thức kỷ luật của Nhà trường. Sinh viên thực hiện Lê Vĩnh Giang 1 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới cô giáo Đinh Lê Hải Hà. Trong suốt thời gian qua, em đã nhận được rất nhiều sự động viên, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô. Em xin chân thành cám ơn. Em cũng gửi lòng biết ơn tới thầy cô giáo trong Viện Thương Mại & Kinh tế quốc tế đã dạy bảo em trong suốt 4 năm học trên giảng đường Kinh tế Quốc dân. Cuối cùng, em xin cảm ơn các anh chị công ty TNHH thiết bị Việt Ba đã tạo điều kiện và tận tình giúp đỡ cho em hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này. Sinh viên thực hiện Lê Vĩnh Giang 2 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang Mục lục LỜI CAM ĐOAN 1 LỜI CẢM ƠN 2 MỤC LỤC 3 LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VIỆT BA 3 1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 4 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 5 1.3.1. Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh 8 1.3.2 Đặc điểm mặt hàng kinh doanh 10 1.3.3 Đặc điểm nguồn cung ứng 12 1.3.4 Đặc điểm khách hàng 14 1.3.5 Đặc điểm nguồn lực của công ty 16 1.3.5.1 Đặc điểm nhân sự của công ty 16 1.3.5.2 Đặc điểm nguồn vốn của công ty 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VIỆT BA 23 2.2.1 Quản trị quy trình nhập kho 23 2.2.2. Quy trình lên hàng và lưu trữ 25 2.2.3. Quy trình chuẩn bị, đóng gói và giao hàng 26 2.2.1 Nguồn nhân lực của kho 27 2.2.2 Hệ thống phần mềm quản lý kho vật tư 28 2.2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật 29 2.2.4 Chi phí vận hành kho 30 2.3.1 Điểm mạnh 31 2.3.2 Điểm yếu 33 2.3.3 Nguyên nhân 34 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG THIẾT BỊ Y TẾ CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VIỆT BA 36 3.1.1 Mục đích đề xuất 36 3.1.2. Căn cứ đề xuất: 36 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện 37 Phát triển kho vật tư trong thời gian tới của công ty cần phải gắn liền với việc áp dụng các công nghệ mới nhất trong lĩnh vực bảo quản thiết bị y tế; trong đó, huy động các nhân viên của công ty tham gia vào công tác quản trị kho. Là một doanh nghiệp nhỏ, cũng như diện Wch kho bãi cũng không quá lớn, việc thúc đẩy nhân viên có trách nhiệm hơn với công tác quản trị kho sẽ giảm thiểu được chi phí hoạt động kho, tránh được những lỗi quy trình khi thao tác tại kho và nâng cao được hiệu quả sử dụng kho. Tiếp tục thực hiện các chính sách phát triển kho vật tư hàng hóa; phát triển cơ sở hạ tầng kho; hướng dẫn công tác quản trị kho tới các nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi khi tác nghiệp tại kho. Ban Giám đốc 3 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang tập trung chỉ đạo giải quyết những tồn tại của kho vật tư hiện nay. Đây là phương hướng nhằm phát huy nội lực của công ty để phát triển kho vật tư trong thời gian tới 37 3.2.1. Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật kho hàng 37 3.2.2. Giải pháp về tổ chức nhân lực 39 3.2.3. Cải Wến quy trình quản lý chất lượng 39 3.2.4. Nâng Cấp Phần Mềm Quản Lý Kho (dòng thông Wn) 41 3.2.5. Các biện pháp tăng cường an ninh 42 KẾT LUẬN 44 4 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang 5 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Kho hàng hóa có tầm ảnh hưởng nhất định đối với sản xuất và lưu thông. Đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế sa sút như hiện nay, sự quan tâm của các nhà lãnh đạo đến hoạt động quản trị yếu tố đầu vào, trong đó có quản trị kho hàng, ngày càng mạnh mẽ. Tuy nhiên hoạt động quản trị kho hàng không hề đơn giản. Kho hàng là một bộ phận của doanh nghiệp nhưng nó cũng có vị trí độc lập nhất định đối với sản xuất và lưu thông. Quản trị kho hàng là một chuỗi các hoạt động liên tục, được thực hiện một cách có khoa học, tương tác một cách qua lại chặt chẽ với nhau bao gồm: nghiên cứu, hoạt định, tổ chức, quản lý, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát . Là một công ty chuyên nhập khẩu và cung cấp thiết bị và hóa chất dùng cho ngành y tế, vấn đề đặt ra là làm sao phải đảm bảo được chất lượng tốt nhất khi mà sản phẩm nhập về chưa đi ngay tới tay khách hàng, và đặc biệt là các sản phẩm liên quan đến lĩnh vực y tế vốn có yêu cầu rất cao về mặt bảo quản. Thực hiện tốt nghiệp vụ quản trị kho hàng là một trong những yếu tố cốt lõi sẽ Việt Ba giải quyết được vấn đề trên, qua đó thiết lập và duy trì lợi thế cạnh tranh của mình trước các đối thủ cạnh tranh. Chính vì lẽ đó, là một sinh viên của Viện Thương mại và Kinh tế quốc tế, dựa trên những kiến thức đã được trang bị trên giảng đường và thời gian thực tập tại công ty TNHH thiết bị Việt Ba, được sự tận tình giúp đỡ của các thầy cô giáo, các anh chị trong công ty, tôi đã chọn đề tài :” HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VIỆT BA” để viết đề tài thực tập. 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang Trên cơ sở khái quát về Công ty TNHH Thiết bị Việt Ba, tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng quản lý kho, tuần tự qua các quy trình nhập hàng, dự trữ, bảo quản hàng hóa, giao hàng. Từ đó xác định được những điểm tốt và hạn chế trong nghiệp vụ quản trị kho của công ty từ đó xây dựng các giải pháp hoàn thiện kỹ năng quản trị kho. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH Thiết bị việt Ba và kho hàng vật tư của công ty Phạm vi về không gian: Nghiên cứu thực tế tại kho hàng dược phẩm và thiết bị y tế Công ty TNHH Thiết bị Việt Ba. Pham vi về thời gian: tài liệu từ năm 2010 đến năm 2012 (số liệu thứ cấp) 4. Phương pháp nghiên cứu Dựa trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và kinh tế chính trị học của Mác – Lê nin, đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp liên hệ cân đối, phương pháp loại trừ. 5. Kết cấu của chuyên đề: ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo thì chuyên đề được chia là 3 chương: Chương 1: Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị Việt Ba. Chương 2: Thực trạng quản trị kho hàng của Công ty TNHH Thiết bị Việt Ba. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng của Công ty TNHH Thiết bị Việt Ba. 2 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VIỆT BA Chương này sẽ trình bày tổng quát về công ty TNHH thiết bị Việt Ba nhằm cung cấp cái nhìn tổng thể về Việt Ba. Đồng thời phân tích hoạt động kinh doanh của Việt Ba qua báo cáo kết quả kinh doanh của công ty đề thấy được tình hình hoạt động của công ty. 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH thiết bị Việt Ba do ông Nguyễn Trường Giang thành lập ngày 14 tháng 7 năm 1999. Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị y tế và dịch vụ tư vấn thiết bị phòng khám. Công ty có mã giấy phép kinh doanh là Số 4475/GP.TLDN và được Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp. Vốn điều lệ (theo báo cáo tài chính năm 2012, công bố vào 31/3/2013) là 2.160.000.000 đồng (Hai tỷ một trăm sáu mươi triệu đồng). Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội với địa chỉ là số 56, ngõ 236, phố Khương Đình, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân và chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh với địa chỉ: Chung cư Ruby Garden căn B1 tầng 5, phòng 505, phường 5, quận Tân Bình, Hồ Chí Minh. Với chặng đường 15 năm phát triển của công ty, có thể chia ra làm hai giai đoạn như sau Giai đoạn 1: Năm năm đầu hoạt động từ năm 1999- 2005 Gặp rất nhiều khó khăn trong việc gia nhập vào thị trường, đặc biệt là lĩnh vực có rào cản lớn như kinh doanh thiết bị y tế, Công ty dần dần xây dựng được lòng tin và trờ thành nhà cung cấp đối tác với các bệnh viện, phòng khám khu vực Hà Nội và một số tỉnh lân cận ở miền Bắc. Trong những năm đầu tiên hoạt động, công ty chủ yếu nhập và phân phối những thiết bị y tế được sản xuất tại Mỹ với giá thành tương đối cao. Những nỗ lực trong việc 3 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang phát triển hệ thống kinh doanh, Công ty khẳng định được hình ảnh của mình trong mắt khách hàng và đối tác. Giai đoạn 2: Từ năm 2005 đến nay Năm 2005 là năm bước ngoạt của công ty TNHH thiết bị Việt khi mở thêm trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh. Công ty phát triển mạng lưới kinh doanh ra toàn quốc. Các mặt hàng của Việt Ba dần trở nên đa dạng hơn và phóng phú về địa điểm sản xuất, không chỉ tại Mỹ mà còn đến từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc. Các sản phẩm được sản xuất công nghệ cao, chất lượng tiên tiến cũng như giá cả hợp lý, cung ứng nhanh chóng cho các bệnh viện trong nước. Giai đoạn này, công ty đã hoàn thiện bộ máy quản lý giúp cho công tác quản lý nhân sự ngày càng hiệu quả hơn. Các phòng ban được tách biệt một cách rõ ràng giúp đội ngũ lãnh đạo có thể theo sát và nắm bắt những thông tin mới nhất một cách kịp thời. Từ đó, những quyết định đưa ra luôn bám sát với với thị trường thiết bị y tế biến đổi từng ngày và đem lại những kết quả kinh doanh tích cực cho Việt Ba. Tôn chỉ định hướng hoạt động là “BE- PARTNERS” với mọi khách hàng và đối tác trong và ngoài nước. Công ty coi trọng phát triển uy tín và hình ảnh của mình. Đem thương hiệu Công ty thiết bị Việt Ba trở thành người bạn đáng tin cậy của tất cả các công ty trong và ngoài nước. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty 1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty Chức năng của công ty TNHH Thiết bị Việt Ba là kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, tập trung vào các hoạt động kinh doanh: - Buôn bán xuất nhập khẩu các thiết bị liên quan đến lĩnh vực y tế; - Cung cấp các trang thiết bị và vật tư y tế nhập khẩu; 4 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang - Cung cấp hệ thông lắp đặt quản lý bệnh viện; - Tư vấn thiết kế phòng khám; - Dịch vụ bảo hành – bảo trì – sủa chữa thiết bị và dụng cụ y tế; - Dịch vụ hỗ trợ đào tạo; Ngoài ra, công ty có trách nhiệm đảm bảo quyền lợi về xã hội đối với người lao động: chính sách lương và đãi ngộ thỏa đáng cũng như công an việc làm ổn định; sử dụng hiệu quả các nguồn vốn; tuân thủ quy định về tài chính, kế toán, thực hiện nghiêm chỉnh luật pháp của Nhà Nước. 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Từ năm 2005 đến nay, công ty TNHH Việt Ba đã dần dần kiện toàn lại bộ máy tổ chức của mình. Công ty đã chia rõ vai trò và nhiệm vụ của mỗi cho mỗi phòng ban và từng thành viên trong cơ cấu tổ chức. Từ đó đến nay, hiệu 5 [...]... tra điều kiện bảo quản trong kho - Tất cả những thay đổi về vị trí, chất lượng, số lượng của hàng cũng như điều kiện kho phải được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của công ty ngay trong ng y 2.2 Quản trị các y u tố của kho hàng 2.2.1 Nguồn nhân lực của kho Là một công ty nhỏ, không có nhân viên chuyên biệt cho công tác bảo quản kho, Việt Ba luôn vân động tất cả các thành viên của công ty có trách nhiệm tham... doanh một ngành nghề nh y cảm như thiết bị y tế Nhanh chóng nắm bắt được vấn đề trên, các sản phẩm đều được Việt Ba thực hiện mọi công đoạn từ nhập khẩu, bảo quản, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng cho bệnh Công ty chủ y u cung cấp 3 nhóm mặt hàng chính bao gồm : Thiết bị xét nghiệm, thiết bị X-Quang KTS và thiết bị tin học 1.3.2.1 Thiết bị xét nghiệm Nhập khẩu các thiết bị xét nghiệm y tế là một trong những... mới, một bạn hàng lâu năm của công ty Một nguyên nhân khác đến từ số lượng các dự án của các công ty nước ngoài như Siemens mà do chính năng lực của công ty thầu được trong vài năm trở lại đ y Như v y, nhờ sự nh y bén của Ban Giám đốc, sự nhiệt tình của đội ngũ nhân viên cộng với một vài y u tố may mắn, , kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại – Tài chính Việt Ba giai đoạn 2009-2012... các thiết bị do công ty cung cấp Đó cũng là các nhiệm vụ chính của phòng • Phòng quản lý kho : chịu trách nhiệm theo dõi số lượng hàng xuất, nhập, tồn kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước 1.3 Các đặc điểm hoạt động kinh doanh 1.3.1 Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH thiết bị Việt Ba hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực cung cấp, lắp đặt các thiết bị y tế • Buôn bán xuất nhập khẩu các thiết bị. .. triển trong lĩnh vực công nghệ y tế trong nước, và nắm bắt những y u cầu ng y càng cao của các bệnh viện, sản phẩm của công ty là các thiết bị y tế được nhập khẩu từ nước ngoài Khác với các sản phẩm khác, thiết bị y tế là một loại “hàng hóa rất đặc biệt” nhất là “ thiết bị trong bệnh viện” bởi vì nó có giá trị lớn, không có giá niêm y t công khai và chủ y u được phân phối độc quyền… Bên cạnh các sản... ĐK Hà Nam BV Việt Nam –Th y Điển BV ĐK Quảng Ninh BV TƯ Thái Nguyên Viện Quân y 5 Ninh Bình Viện Quân y 5 Sơn T y Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang 1.3.5 Đặc điểm nguồn lực của công ty 1.3.5.1 Đặc điểm nhân sự của công ty Bảng 1.4 Cơ cấu lao động năm 2012 của công ty Việt Ba Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự Lao động phân theo lĩnh Số lượng (người) Tỷ lệ (%) vực Quản lý chung Y tế Kinh tế Kỹ sư điện... khách hàng Mặt hàng của công ty là thiết bị y tế nên hầu hết khách hàng của công ty hầu hết đều là các bệnh viện, phòng khám tư nhân Thị trường thiết bị y tế của Việt Nam có một điểm y u lớn đó là thiếu sự minh bạch về thông tin thị trường nên với một số khách hàng ít kinh nghiệm không những mua phải giá cao mà còn gặp phải hàng kém chất lượng Nắm bắt được điều n y công ty Việt Ba luôn mang lại sự... động hiện có của công ty hiện nay là 37 người Cơ cấu nhân lực của công ty được phân bổ hợp lý, gọn nhẹ với chỉ 10.8% nhân viên làm công tác quản lý Có đến 48,7% nhân sự là kỹ sư điện tử và tin học Điều n y chứng tỏ nhân sự công ty có hàm lượng chất xám cao sẵn sàng hoàn thành được các nhiệm vụ của công ty khi có y u cầu của khách hàng Độ tuổi trung 16 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang bình của nhân... vực y tế; các thiết bị liên quan đến • Cung cấp các trang thiết bị và vật tư y tế nhập khẩu cho các bệnh viện trong và ngoài nước; • Tư vấn thiết kế phòng khám và hệ thống ; • Cung cấp hệ thông lắp đặt quản lý bệnh viện; 8 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang • Dịch vụ hỗ trợ đào tạo; • Dịch vụ bảo hành – bảo trì – sủa chữa thiết bị và dụng cụ y tế; Lĩnh vực chủ y u mà công ty kinh doanh đó là thiết bị. .. trách nhiệm tài chính của toàn bộ công ty 6 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh Giang - Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm kinh doanh của toàn bộ công ty b Các phòng ban trực thuộc: Công ty TNHH thiết bị Việt Ba có 6 phòng ban trực thuộc: Phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán tài chính, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng, quản lý kho hàng • Phòng hành . tại công ty TNHH thiết bị Việt Ba, được sự tận tình giúp đỡ của các th y cô giáo, các anh chị trong công ty, tôi đã chọn đề tài :” HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH. Ba. Chương 2: Thực trạng quản trị kho hàng của Công ty TNHH Thiết bị Việt Ba. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng của Công ty TNHH Thiết bị Việt Ba. 2 Chuyên đề thực tập SV: Lê Vĩnh. lực của công ty 16 1.3.5.1 Đặc điểm nhân sự của công ty 16 1.3.5.2 Đặc điểm nguồn vốn của công ty 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VIỆT BA 23 2.2.1 Quản trị