Quản trị hành chính văn phòng ( Nguồn: Http://hanhchinh.com.vn ). Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG I- Khái niệm, Chức năng, nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và vị trí của Văn phòng: 1- Khái niệm: Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta (cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân) đều có công tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Do đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt độüng của mỗi cơ quan, tổ chức có khác nhau nên đơn vị làm công tác văn phòng cũng có tên gọi khác nhau. Từ đó dẫn đến có nhiều cách hiểu về khái niệm văn phòng. Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây: - Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, Uỷ ban Nhà nước, các cơ quan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị. - Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt động của cơ quan để thực hiện chức năng, nhiệûm vụ của mình. - Ngoài ra, theo Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. 2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng: a. Chức năng: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuậût cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đềì thuộc về phương pháp tổ chức công viêc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. - Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuậût của cơ quan. Hai loại công tác công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. b. Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Theo dõi tiến độü thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó. - Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng. c. Cơ cấu tổ chức: Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị tổ chức dưới đây: - Phòng (hoặc tổ,bộ phận) Tổng hợp: Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp như: Xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được giao. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khánh tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào cơ quan. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động( trụ sở, máy móc, xe ôtô, các loại trang thiết bị khác ) Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng. - Phòng ( hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan. Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là Trung tâm Lưu trữ. 3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng: Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là thủ trưởng của Văn phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phòng. 2 - Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính. Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế độ thủ trưởng. Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng. 4- Mối quan hệ công tác của Văn phòng: - Công tác Văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương. - Trong phạm vi cơ quan: Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp mọi mặt công tác của Văn phòng. Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phòng không phải là đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác. Mối quan hệ của Văn phòng với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác. 5- Vị trí của Văn phòng: Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vị chuyên trách công tác Văn phòng). Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, Là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung của cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động. Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan? Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác trong cùng một cơ quan. Câu 2: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan. Câu 3: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của Văn phòng. VẤN ĐỀ THẢO LUẬN Chương II CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY I- Văn phòng cấp uỷ Đảng: Đảng Cộng Sản Việt Nam là đội tiên phong của giai cấp công nhân Việt Nạm Mục đích của Đảng là xây dựng nước Việt Nam độc lập, dân chủ, giàu mạnh, xã hội công bằng, văn 3 minh, thực hiện thành công chủ nghĩa xã hội và cuối cùng là chủ nghĩa Cộng sản, Đảng đại biểu trung thành quyền lợi của giai cấp công nhân, nhân dân lao độüng và của cả dân tôc. Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến hành sự nghiệp cách mạng, Đảng lãnh đạo hệ thống chính trị của Nhà nược Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức của Nhà nược Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đạng Ở Tỉnh có Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh (gọi là tỉnh uỷ). Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi là huyện uỷ) Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc. Trong số các đơn vị đó có một đơn vị là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng) Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nạm Ở trung ương có Văn phòng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỵ Ở huyện có Văn phòng Huyện uỵ Ở xã có Văn phòng Đảng uỷ xạ 1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ: Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là giúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đạng Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm: - Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỵ Tổ chức quá trình làm việc của cấp uỵ Văn phòng cấp uỷ không đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chính sách; Không đi sâu vào việc chuẩn bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề ạn Công việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp uỵ - Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp uỷ với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của cấp uỵ Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt đông. Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật thiết với nhạu Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mựu 2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng: Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác nhau, vì vậy Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhạu Nhìn chung, Văn phòng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỵ Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng của Ban chấp hạnh Lịch công tác tuần của Thường trực cấp uỵ Chương trình hoạt động chuyên đệ - Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đao. Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực hiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ; Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên; Truyền đạt sự lãnh đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới; Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xạc - Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyết định của cấp uỵ Nội dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết định lãnh đạo của cấp uỷ là: Theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thực hiện tiến độ theo kế hoạch; Thẩm định chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành; Trình cấp uỷ ký, ban hành; Sau khi được ban hành, Văn phòng chủ trì việc truyền đạt và việc thưcû hiện các văn bản của câïp uỵ - Giúp cấp uỷ ban hành các quy chế và tổ chức thực hiện quy chế thuộc phạm vi công tác Văn phọng 4 Các quy chế có liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ Văn phòng cần xây dựng là: Chế độ báo cáo, chế độ hội họp, chế độ công tác văn thư lưu trữ, quy định về xây dựng và ban hành văn bản, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng cháy chữa chay - Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dận - Nội dung công tác này gồm có: Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân gửi đến cấp uỷ; Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị, khiếu nại, tố cáo; Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quy định của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệ Đảng, quy định của cấp uỷ; Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư gửi đến cấp uỵ - Tổ chức quản lý công tác văn thư và công tác lưu trự Văn phòng cấp uỷ có nhiệm vụ thực hiện văn bản hoá các hướng dẫn của cấp uỷ; chấp hành quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thuộc quyền của cấp uỷ; Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ quan Đảng, Đoàn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng cấp và cấp dượi - Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quạn Các phương tiện dùng trong công tác Văn phòng cần được hiện đại hoá là các phương tiện tạo lập văn bản; phương tiện bảo quản, bảo mật văn bản; phương tiện thông tin liên lạc và các phương tiện khác phục vụ cho hoạt động của Văn phọngViệc sử dụng trang thiết bị hiện đại là một trong những nhân tố để Văn phòng làm tốt chức năng tham mưu, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công viêc. - Làm công tác tài chính quản trị của Văn phòng cấp uỷ Đảng: Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chuyên trách làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng cung cấp có trách nhiệûm phối hợp với đơn vị đó để đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và cơ quan hoạt đông. Ở cấp uỷ không có đơn vị làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng giúp cấp uỷ làm công tác Tài chính quản trị và ngân sách Đạng Nội dung của công tác tài chính quản trị là quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan làm viêc. 3. Tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Ngoài Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Văn phòng cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phòng cấp uỷ đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ phận công tạc Các phòng hoặc các bộ phận công tác thuộc Văn phòng thường có: - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hơp. - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trự - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản tri. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ 5 Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp II- Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chụng Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nước được phân chia thành hai loại (nhóm) dưới đây: - Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chụng - Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riệng Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính lãnh thộ Các cơ quan đó gồm: Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã). Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phọng Chính phủ có Văn phòng Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện có Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, Uỷ ban nhân dân xã có Văn phòng Uỷ ban nhân dân xạ Ngoài Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, theo các văn bản hiện hành của Nhà nước thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và lề lối làm việc như sau: 1- Chức năng: Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, có chức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của Uỷ ban nhân dận 2- Nhiệm vụ: - Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thông tin và sử lý thông tịn Bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phượng Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của Uỷ ban nhân dận - Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; Lập lịch công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý việc thực hiện chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhân dân và Hội đồng nhân dận - Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn bị các vấn đề để Uỷ ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịp thời, chính xác và đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù hợp với chủ trương của Đảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ bạn - Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, các cấp và theo dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đọ - Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hện công tác giữa Uỷ ban nhân dân và các đoàn thể nhân dận - Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt đông. - Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của nhân dận - Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban và hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các công tác nói trên theo đúng nguyên tắc chế độ của Nhà nược - Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chất cho bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt đông. - Quản lý cán bộ công nhân viên chức thuộc biên chế Văn phọng 6 3- Tổ chức bộ máy: Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trượng Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp có Chánh Văn phòng; có phó Văn phòng giúp việc lãnh đao. Chánh Văn phòng phụ trách chung công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trước Uỷ ban nhân dân về toàn bộ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dận Các bộ phận công tác trong Văn phòng có: 3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hơp. Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tạc Tuỳ theo khối lượng công tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặc nhóm cán bộ theo dõi các mặt công tác: + Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm công tác thông tin báo cạo + Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chế thanh trạ + Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hạng + Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất, giao thông vận tải, bưu điên. + Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷ văn, xây dựng kinh tế mới, định canh định cự + Các ngành văn hoá thông tin, giáo dục phổ thông và chuyên nghiệp, khoa học kỹ thuật, thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hôi. 3.2- Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức: Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công việc về: + Công tác văn thư; + Giao thông liên lạc; + Tổng đài điện thoại; + Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào cơ quan); + Tổ chức nhân sự; 3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ: Phòng (hoặc tổ) Quản triTài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công tác việc về: + Tài vụ, kế toán; + Quản lý tài sản của cơ quan Uỷ ban; + Y tế; + Đội xe; + Nhà khách; + Dịch vụ; 3.4- Trung tâm lưu trư î(đối với tỉnh), cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trư î(đối với huyện) Trung tâm hoặc cán bộ lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và Uỷ ban nhân dân quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của địa phượng Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng Uỷ ban Nhân dân 7 Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hơp. 4- Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phọng - Quan hệ giữa chánh Văn phòng với các cán bộ nghiên cứu tổng hơp. Cán bộ nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều khiển chung của Chánh Văn phòng nhưng hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ Tịch, Phó Chủ Tịch phụ trách từng khối công tác sau đó báo cáo cho Chánh Văn phòng nắm được công việc chụng - Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân với Văn phòng cấp Uỷ + Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phối hợp chặt chẽ với Văn phòng cấp Uỷ cùng cấp trong việc xây dựng chương trình làm việc của Uỷ Ban và và cấp Uỷ trong từng thời giạn + Văn phòng Uỷ Ban phối với Văn phòng cấp Uỷ đểí có sự phân công mỗi bên trong việc nắm tình hình các mặt ở địa phương, chuẩn bị cho thường trực Uỷ ban và thường trực cấp Uỷ giải quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩm quyền của mỗi bên, khắc phục sự chồng chéo về tổ chức cũng như quá trình thực hiện nhiệm vu. - Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ ban với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới: + Văn phòng Uỷ ban có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới để giúp Uỷ ban nắm chắc mọi hoạt động trong địa phương, đôn đốc các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới thực hiện các quyết định của Uỷ ban và thực hiện chế độ báo cáo theo quy đinh. + Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các cơ quan chuyên môn và văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công tác trên dưới kịp thời, nhạy bén, thông suột + Hàng năm họp với các Văn phòng của các cơ quan chuyên môn và Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới để trao đổi kinh nghiệm và nghiệp vụ công tác Văn phọng III - Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riệng Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vưc. Các cơ quan đó gồm: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân các cập Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi cơ quan nói trên đều có Văn phọng Theo văn bản hiện hành thì Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy như sau: 1 - Chức năng của Văn phòng Bô. Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, có quan thuộc Chính phụ 2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bô. - Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thủ trượng 8 - Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng ban hành hoặc trình cấp trên ban hạnh - Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việc thực hiện các quyết định của Bộ trượng - Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quạn - Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính lễ tận - Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quạn - Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quạn 3- Tổ chức của Văn phòng Bộ: Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng công việc cụ thể, Bộ trưởng tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chuyên trạch Các đơn vị đó có thể là: + Phòng Tổng hợp; + Phòng Hành chính; + Phòng Quản trị; + Phòng Lưu trữ; Sơ đồ tổ chức của Văn phòng cơ quan Bộ Ghi chú: Quan hệ chỉ đao. Quan hệ phối hơp. Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và ở các cơ quan khác không có Văn phòng, đơn vị làm công tác Văn phòng thường do một đơn vị đảm nhiêm. Đơn vị đó là: Phòng Hành chinhQuản tri. Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhận công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phọng Các đơn vị đó có thể là: - Phòng Hành chính - Tổng hơp. - Phòng Quản triTài vu. IV - Văn phòng doanh nghiêp. Có nhiều cách phân loại các doanh nghiêp. Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dưới đây: + Doanh nghiệp Nhà nước; + Doanh nghiệp Hợp tác xã; + Công ty trách nhiệm hữu hạn; + Công ty cổ phần; + Công ty hợp doanh; + Doanh nghiệp tư nhân; + Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoại 1. Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp: 9 Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập trong hệ thống chính trị ở nước tạ Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị: + Văn phòng doanh nghiệp; + Các phòng ban chức năng của doanh nghiệp; Ở các Tổng Công ty Nhà nước và các doanh nghiệp Nhà nước, độc lập quy mô lớn, có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, bộ máy của Doanh nghiệp có các đơn vị dưới đây: + Hội đồng Quản trị; + Ban kiểm soát; + Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc; + Văn phòng doanh nghiệp; + Các Phòng, Ban chức năng của doanh nghiêp. 2 - Văn phòng doanh nghiệp: 2.1. Chức năng của Văn phòng doanh nghiêp. Văn phòng doanh nghiệp có chức năng giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị điều hành của Tổng Giám đốc doanh nghiêp. 2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiêp. Thực hiện chức năng của mình, Văn phòng doanh nghiệp có các nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp; Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc doanh nghiệp thực hiện chương trình công tác đó; Sắp xếp lịch công tác tuần của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc doanh nghiêp. - Biên tập các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác được Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc giạo - Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Quản trị, thông báo các Quyết định, Kết luận của Tổng Giám đốc đến công nhân viên chức và người lao động của doanh nghiêp. - Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ việc quản lý của Hội Đồng Quản trị và việc điều hành của Tổng Giám độc - Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp ban hạnh - Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng doanh nghiêp. - Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi công tác của lãnh đạo doanh nghiệp với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, cá nhân trong, ngoài doanh nghiệp; Trực tiếïp ghi biên bản cho các cuộc làm việc đọ - Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết, thường trực bảo vệ tại cơ quan doanh nghiêp. - Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và cơ quan doanh nghiệp làm viêc. - Quản lý tài sản và kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng doanh nghiệp; Thực hiện công tác thống kê, kế toán của cơ quan doanh nghiêp. Ngoài các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm của doanh nghiệp, Văn phòng co ï thể được giao thêm các công tác dưới đây: - Công tác thi đua khen thưởng; - Công tác pháp chế văn bản; - Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiêp. 2.3. Tổ chức của Văn phòng doanh nghiêp. 10 [...]... phương pháp hành chính văn phòng mới Ngoài những tiêu chuẩn nêu trên, nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người có phong cách lãnh đạo tốt vì bản thân họ là nhà quản trị, là người lãnh đạo người khác III Chức năng của quản trị hành chính văn phòng Là người lãnh đạo Văn phòng, Chánh Văn phòng là nhà quản trị. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng cũng thực hiện 4 chức năng cơ bản của quản trị nói chung... dưới đây: - Lãnh đạo Văn phòng: văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng Người đứng đầu Văn phòng là Chánh Văn phòng Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành, kiểm tra của Chánh Văn phòng Hoạt động của Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, là hoạt động quản trị Văn phòng - Quản lý công tác Văn phòng: Một cơ quan... việc của Văn phòng mà doanh nghiệp tổ chức Văn phòng cho phù hơp Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức của Văn phòng gồm có: Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính quản trị (senỉo adminỉtatión mângẻ) Giúp việc cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính quản trị có phó văn phòng hoặc Chuyên viên Hành chính quản tri Có thể tham khảo sơ đồ cơ cấu tổ chức của một Doanh nghiệp vừa ở Thành phố... của các nhà quản trị là sau khi có Văn phòng (hoặc phòng Hành chính - Quản trị) rồi thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong Văn phòng (hoặc phòng Hành chính Quản trị) có cơ cấu tổ chức nào nữa không Nếu có thì gồm những đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: “Trong Văn phòng có hoặc không có các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào?”: ”Trong phòng Hành chính - Quản trị có hoặc... Shee Bất kỳ bộ phận, phòng ban nào cũng đều có các công việc hành chính văn phòng Vì thế các cấp quản trị phải biết quản trị hành chính văn phòng sao cho có hiệu quả Họ phải biết tuyển 13 chọn, đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng các Thư ký như những trợ lý giúp họ làm tròn chức năng quản trị của mình Nguyễn Hữu Thân Như vậy: Quản trị Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, quản lý công tác Văn phòng trong một cơ... dung tổ chức trong quản trị Văn phòng + Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: Khi cơ quan được thành lập, thông thưòng đơn vị tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập Có cơ quan gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức Có nhiều cơ quan, do khối lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác Văn phòng được giao cho... tổ chức của Văn phòng doanh nghiêp THẢO LUẬN Các loại hình văn phòng khác nhau thì chức năng, nhiệm vụ khác nhạu Đúng hay sải Vì sảo Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng 1 Quản trị Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra để đạt được các mục tiêu đã đề ra H L.Sisk 11 Nhà quản trị là một... nhiệm vụ chính ra, mỗi đơn vị tổ chức còn phải làm những công việc khác có liên quan trong đó có công việc Văn phòng Công việc Văn phòng có ở tất cả các đơn vị trong cơ quan Công việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác Văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng II Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng Để trở thành một nhà quản trị hành chính. .. theo chế độ: Phòng Quản trị Quản trị cũng có phạm vi của nó, ta có thể thấy phạm vi của quản trị qua mô tả sau đây: Sơ đồ các cấp quản trị Quản trị Cao cấp Quản trị trung gian Quản trị cấp cơ sở Top Management Middle Management first line Managemt 2 - Quản trị hành chính Văn phòng (Office management): Đối với một xí nghiệp kinh doanh ngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên... có đơn vị nào, người nào đảm nhận Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả Văn phòng III Chức năng quản trị nhân lực: 1 Khái n iệm Quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc Văn phòng cơ quan 2 Nội dung quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng + Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện . lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị) . Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị. - Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở. của Văn phòng gồm có: Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính quản trị (senỉo adminỉtatión mângẻ). Giúp việc cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính quản trị có phó văn phòng hoặc. nhạu Đúng hay sải Vì sảo Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng 1. Quản trị. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch