Báo Cáo Thực Tập MỤC LỤC 1 Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 Báo Cáo Thực Tập LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và việc ứng dụng nó vào thực tế đời sống đã đem lại những lợi ích vô cùng to lớn. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý sẽ tiết kiệm thời gian và bớt sức lực của con người, tính chính xác cao. Đó là những ưu điểm mạnh mẽ không thể thiếu được của công nghệ thông tin. Quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải có nhiều giai đoạn nhưng đa số vẫn làm thủ công và mất nhiều công sức.Trên cơ sở phát triển kết hợp với những yêu cầu và đặc tính của Công ty, với đề tài tốt nghiệp : “Xây dựng phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải của công ty cố phần viêt nam Vinconship” sẽ giải quyết một phần những vấn đề trên . Phần mềm quản lý khai thác container sẽ giúp cho nhân viên công ty làm việc hiệu quả hơn tiết kiệm được thời gian. Vì thời gian và kiên thức của em còn hạn chế chắc chắn đề tài này có phần thiếu sót em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô để đề tài của em được tốt hơn. Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 2 2 Báo Cáo Thực Tập CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Khảo sát thực tế 1.1.1 Giới thiệu về cơ sở thực tập 1.1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Tên đầy đủ: Công ty cổ phần CONTAINER Việt Nam Tên gọi tắt: VINCONSHIP Địa chỉ : Số 11 Võ Thị Sáu, Quận Ngô Quyền, Tp.Hải Phòng Điện thoại : 031-3836705/3836706/3836024/3836025 Fax : 031-3836104 Email : viconship@hn.vnn.vn Website: http://www.vinconship.com CÔNG TY CỔ PHẦN CONTAINER VIỆT NAM ( VICONSHIP ) là một trong những Hãng Đại Lý Tàu biển và Vận Tải hàng đầu chính thức hoạt động từ năm 1985. VICONSHIP luôn cam kết đem đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. VICONSHIP có đội ngũ nhân viên giỏi, giầu kình nghiệp và năng lực tiếp cận thị trường thế giới nhằm đáp ứng những nhu cầu không ngừng thay đổi của khách hàng. VINCONSHIP có hệ thống cảng container, kho bãi, đội xe riêng phục vụ cho các dịch vụ vận chuyển hàng hóa thông thường và hàng container ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam. Công ty cung cấp đầy đủ phương tiện cho tất cả các phương thức dịch vụ hàng hóa. Tạo mối liên hệ gắn kết giữa người gửi, người nhận và chủ hàng là điều mà công ty cố hắng hết sức để đạt được. Phương châm hoạt động của công ty là “luôn nỗ lực hét mình để giải quyết mọi vẫn đề liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa của khách hàng”. VICONSHIP được những người gửi hàng, nhận hàng và các nhà điều hành vận tải đa phương thức biết đến như một doanh nghiệp vận tải đáng tin cậy và có uy tin trong nhiều năm qua. Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 3 3 Báo Cáo Thực Tập Với đội ngũ nhân viên và các nhà quản lý được đòa tạo chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệp trông lĩnh vực tàu biển và tiếp vận, VICONSHIP đã ứng dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001-2000 và được chứng nhận bởi SGS-UKAS ( Thụy Sĩ) từ tháng 05/2001. Với kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực quản lý cảng biển và kho bãi, công ty VICONSHIP đã được Chính phủ Việt Nam cấp giáy phép cho thành lập địa điểm thông qua vào ngày 10/09/1999. Địa điểm thông quan này có chức năng quản lý hoạt động kê khai hải quan đối với tất cả các hàng hóa xuất nhập khẩu qua khu vực Hải Phòng. 1.1.1.2 Lịch sử phát triển của công ty. • 1985 : Ngày 27/7/1985 công ty được thành lập, tên ban đầu "Công ty Container Việt Nam". • 1992 : Mở chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, sau đó tách ra và trở thành công ty độc lập trực thuộc Vinalines (Viconship Sài Gòn) Công ty Container Việt Nam đổi tên thành "Công ty Container Phía bắc Việt Nam" (Viconship Hải Phòng) • 1995 : Thành lập Công ty liên doanh với 5 hãng Nhật Bản : (Kanematsu Corp. - Honda Trading Corp. - Suzue Corp. - Meiko Trans Corp. - Kamigumi Corp.) "Công ty liên doanh Việt - Nhật"(VIJACO). • 1996 : Tháng 4/1996 thành lập Công ty thành viên tại Hải Phòng "Công ty dịch vụ giao nhận vận chuyển Container Quốc tế". • 1997 : Mở chi nhánh mới tại TP Hồ Chí Minh tái thành lập mang tên "Viconship Hồ Chí Minh". • 2000 : Thành lập công ty thành viên tại Đà Nẵng "Công ty TNHH Container Miền Trung". • 2001 : Thành lập công ty thành viên tại TP Hồ Chí Minh "Công ty đại lý MSC". • 2002 : Tháng 4/2002 Viconship Hải Phòng được cổ phần hoá và trở thành Công ty cổ phần với tên gọi "Công ty CP Container Việt Nam". Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 4 4 Báo Cáo Thực Tập • 2004 : Tháng 3/2004 Thành lập " Công ty TNHH tuyến TS". • 2004 : Tháng 9/2004 đưa cảng của Viconship (GreenPort) vào hoạt động. • 2006 : Tháng 3/2006 đưa thêm cầu cảng số 2 vào khai thác, nâng cao khả năng khai thác của cảng GreenPort. • 2006 : Tháng 8/2006 Thành lập "Công ty TNHH vận tải Toàn Cầu Xanh". • 2007 : Tháng 10/2007 đổi tên "Công ty dịch vụ giao nhận vận chuyển Container Quốc tế" thành "Công ty TNHH vận tải biển Ngôi Sao Xanh". • 2008 : Tháng 1/2008 chính thức giao dịch trên Sở giao dịch chứng khoán TP. HCM. • 2008 : Tháng 2/2008 đưa thêm cầu sà lan với chiều dài 51,5m nằm liền kề với cầu cảng số 1 và số 2 vào khai thác. • 2009 : Góp vốn vào " Công ty cổ phần Tiếp Vận Tương Lai. • 2009 : Tháng 4/2009 Mở chi nhánh mới tại Quảng Ninh. • 2012 : Tháng 1/2012 Đưa sà lan trọng tải 72 TEUs đầu tiên (GS05) vào khai thác, và tháng 3/2012 đưa sà lan số 2 (GS11) cùng trọng tải vào khai thác. • 2012 : Tháng 9/2012 Thành lập Công ty TNHH MTV Bến Xanh (Green Depot). • 2012 : Tháng 11/2012 Đưa trung tâm Logicstics xanh (diện tích 8,6 Ha) tại khu công nghiệp Đình Vũ vào khai thác. 1.1.2 Mô tả nghiệp vụ quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải. *Thông tin đội xe Đội xe của công ty tộng cộng bao gồm 46 đầu xe và có 60 lái xe thay phiên nhau lái mỗi xe Mỗi đầu xe của công ty điều được đăng kiểm theo đúng quy định của nhà nước và mua bảo hiểm đầy đủ. Công ty sẽ theo dõi sát sao hạn định của các giấy phép đăng kiểm cũng như bảo hiểm của xe để có thể xử lý ngay nhưng trường hợp đăng kiểm hoặc bảo hiểm hết hạn. Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 5 5 Báo Cáo Thực Tập Các xe trong quá trình vận chuyển hàng hóa xảy ra tai nạn bất ngờ hoặc bị hỏng hóc dọc đường sẽ tùy theo tình huống và nguyên nhân nhận được bảo hiểm bồi thường phù hợp. Những thông tin về tai nạn hỏng hóc của xe cũng được công ty lưu lại một cách đầy đủ vào hồ sơ của từng xe Mỗi lái xe làm việc trong công ty đều phải có giấy phép lái xe theo đúng quy định của nhà nước, các giáy phép lái xe phải còn giá trị sử dụng. Một lái xe có thể có nhiều lọa giấy phép. Tùy theo tùng giấy phép lái xe của từng lái xe, công ty sẽ phân cho lái xe những đầu xe phù hợp với lái xe để đảm bảo an toàn cho lái xe và cả hàng hóa. Cuối năm, công ty sẽ tổng hợp tất cả các thông tin của những đầu xe như bảo hiểm xe, đăng kiểm xe, các hư hỏng. Sau đó tùy vào từng trường hợp mà tiến hành xử lý, lập kế hoạch bảo dưỡng cho xe. * Quản lý dịch vụ vận tải Dịch vụ vận tại của công ty VICONSHIP đươc chia ra làm 2 mảng nhỏ là vận tại đường dài và vận tải đường ngắn. Vận tải đường ngắn là công việc vận chuyển hàng hóa container của các chủ hàng về kho bãi hoặc về một địa chỉ cụ thể do khách hàng quyết định và ngược lại đưa hàng hóa container của khách hàng ra cảng. Vận tải đường ngắn các đầu xe chỉ chạy trong thành phố, ra cảng lấy hàng hoặc đưa hàng ra cảng. Khác với vận tải đường ngắn, vẩn tải đường dài là công việc vận chuyển hàng hóa container của khách hàng qua các thành phố. Phạm vi hoạt động lớn hơn nhưng cũng chỉ bảo gồm các thành phố trong khu vực miền Bắc. Để thực hiện được 2 hình thức vận tải này thì trước đó các hãng tàu cũng như các khách hàng ( ở đây là những công ty có quy mô đa dạng ) đều đã kí với công ty các bản hợp đồng có thời hạn khá dài. Ngắn nhất cũng là một năm. Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 6 6 Báo Cáo Thực Tập Hình 1.1 : Hợp đồng vận tải. Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 7 7 Báo Cáo Thực Tập Cũng có nhưng công ty con chưa chỉ ký hợp đồng ngắn hạn với công ty chỉ để vận chuyển hàng hóa 1 lần nhưng hầu như trường hợp này rất ít xảy ra. Cả hai hình thức vận tải chỉ khác nhau ở phảm vi hoạt động nhưng nghiệp vụ thì hoàn toàn giống nhau. Nghiệp vụ vận tại của công ty được tiến hành như sau : - Hãng tàu hoặc khác hàng liên hệ với công ty để vận chuyển hàng hóa. - Hãng tàu sẽ gửi mail bản yêu cầu xin bố trí phương tiện có thời gian rõ ràng. Hình 1.2: Phiếu yêu cầu nhân lực - Sau khi nhận được mail do khách hàng gửi đến công ty tiến hành kiểm tra đầu xe còn bãi. - Khi kiểm tra thấy đáp ứng đủ đầu xe yêu cầu, công ty tiến hành liên lạc xác nhận với hãng tàu sau đó lập bản kế hoạch sắp xếp xe chạy vào ca phù hợp. Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 8 8 Báo Cáo Thực Tập Trong bản kế hoạch sẽ có đầy đủ các chi tiết như thời gian , địa điểm, chủ hàng số container, loại vỏ, loại hàng ….v v v . Bản kế hoach này sẽ giúp việc phân chia và điều động các xe chính xác và nhanh hơn. Hình 1.3: Bản kế hoạch - Sau khi đã sắp xếp được xe và lái xe thực hiện đơn hàng vận chuyển, lái xe sẽ lên công ty nhận phiếu điều xe cùng với lệnh cấp container. Lái xe cầm lệnh cấp contaner xuống cảng để nhận container rỗng nhằm mục đích vận chuyển hàng cho khách hàng. Sau khi nhận được container lái xe sẽ nhận được phiếu giao nhận container để xác nhận quyền trách nhiệm với container trong qua trình vận chuyển hàng trên dường đi. Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 9 9 Báo Cáo Thực Tập Hình 1.4:Lệnh điều xe Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 10 10 [...]... quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải có thể giúp công ty: • Quản lý thông tin xe • Quản lý thông tin lái xe • Quản lý giấy đăng kiểm xe • Quản lý giấy phép lái xe • Quản lý Bảo hiểm, bảo hiểm bồi thường của xe • Quản lý Tai nạn sửa chữa của xe • Quản lý danh sách khách hàng • Quản lý hợp đồng vận tải • Quản lý phiếu điều xe • Quản lý giao nhận container • Quản lý Bản kế hoạch 1.3 Yêu cầu hệ thống. .. đích của đề tài Chương trình hỗ trợ quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải của công ty cổ phần VICONSHIP Viết Nam là một chương trình ứng dụng sử dụng máy tính Chương trình với đầy đủ các công cụ thực hiện hầu hết các chức năng tạo lập, tổ chức, lưu trữ, khai thác, quản lý thông tin Giúp công ty Quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải một cách dễ dàng , đạt hiệu quả cao Chương trình hỗ trợ quản. .. hợp đồng vận tải với công ty c) Quản lý thông tin đội xe • Chức năng quản lý thông tin xe + Quản lý các thông tin cần thiết của se như mã hiểu hay biển số xe, giấy đăng kiểm của xe, bảo hiểm xe, chuyên tuyến xe thường chạy, các tai nạn mà xe từng gặp phải và thông tin về việc sửa chữa • Chức năng quản lý thông tin lái xe + Quản lý thông tin về lái xe: tên tuổi, số điện thoải, ngày sinh quê quán tỉnh... mà xe của công ty gặp phải • Chức năng quản lý tai nạn, sửa chữa + Quản lý thông tin về các tai nạn mà xe của công ty đã gặp phải và thông tin chi tiết về việc sửa chữa lỗi hư hỏng đó d) Quản lý dịch vụ vận tải • Chức năng quản lý hợp đồng vận tải + Chức năng quản lý các hợp đồng mà công ty đã và đang ký Để có thể kiểm soát được hợp đồng đã hết hạn, hợp đồng nào còn hạn ký kết • Chức năng quản lý phiếu... tính, số CMND … • Chức năng quản lý giấy đăng kiểm + Quản lý thông tin về giấy đăng kiểm của các xe trông công ty • Chức năng quản lý giấy phép lái xe + Quản lý thông tin về giấy phép lái xe của các lái xe trong công ty • Chức năng quản lý bảo hiểm, bảo hiểm bồi thường + Quản lý thông tin về công ty bảo hiểm đã và đang ký hợp đồng với công ty và mức bảo hiểm bồi thường công ty bảo hiểm chi trả cho việc... kiểm xe, giấy phép lái xe, lệnh cấp container rỗng, thông tin khách hàng, bản kế hoạch lịch trình, phiếu gia nhận container ,thông tin tai nạn, thông tin sửa chữa xe, tình trạng xe, thông tin hợp đồng, báo cáo thống kê xe hỏng, sửa chữa, thông tin hợp đồng bảo hierm,bảo hiểm bồi thường 6- Yêu cầu Thông tin xe, thông tin lái xe, giấy đăng kiểm xe, giấy phép lái xe, lệnh cấp container rỗng, thông tin khách... nhất b) Quản lý danh mục • Chức năng cập nhật danh mục tỉnh thành + Quản lý các thông tin tỉnh thành, quê quán hộ khẩu thường trú của các lái xe thuộc công ty • Chức năng cập nhật danh mục công ty bảo hiểm + Cập nhập các thông tin về công ty bảo hiểm đã và đang hợp tác kí hợp đồng bảo hiểm cho xe với công ty như : địa chỉ, email, tên công ty • Chức năng cập nhật danh mục vỏ + Cập nhật các thông tin về... Thực Tập Hình 2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh –Chức năng quản lý thông tin đội xe 4) Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý dịch vụ vận tải Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 2 255 Báo Cáo Thực Tập Hình 2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Quản lý dịch vụ vận tải 5) Sơ đồ luồng dữ liệu báo cáo thống kê Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 2 266 Báo Cáo Thực Tập Hình 2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu... phiếu điều xe Sinh viên: Nguyễn Quang Ngọc Minh CNT51DH2 1 188 Báo Cáo Thực Tập + Chức năng quản lý các phiếu điều xe mà xe đã cấp phát cho lái xe trong năm qua để dễ dàng hơn cho việc thống kê tình hình vận tại trong năm của xe • Chức năng quản lý giao nhận container + Chức năng quản lý các lệnh cấ container rỗng công ty phát cho lái xe và cá phiếu giao nhận container • Chức năng quản lý bản kế hoạch... năng quản lý các bản kế hoạch hàng ngày công ty lập để thuẩn tiện cho việc diều xe và quản lý các xe hơn Bản kế hoach cũng giúp sắ xếp các booking do khách hàng gửi 1 cách dễ dàng nhanh chóng đơn giản mà không bị trùng lặp d) Quản lý thống kê báo cáo • Chức năng thống kê báo cáo lệnh cấp container + Chức năng thống kê các lệnh cấp container do công ty cấp cho lái xe khi lái xe đến nhận container để vận . quản lý thông tin. Giúp công ty Quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải một cách dễ dàng , đạt hiệu quả cao. Chương trình hỗ trợ quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải có thể giúp công. vào khai thác. 1.1.2 Mô tả nghiệp vụ quản lý thông tin đội xe và dịch vụ vận tải. *Thông tin đội xe Đội xe của công ty tộng cộng bao gồm 46 đầu xe và có 60 lái xe thay phiên nhau lái mỗi xe Mỗi. ty: • Quản lý thông tin xe. • Quản lý thông tin lái xe. • Quản lý giấy đăng kiểm xe. • Quản lý giấy phép lái xe. • Quản lý Bảo hiểm, bảo hiểm bồi thường của xe. • Quản lý Tai nạn sửa chữa của