quy trình tổ chức sự kiện là hội thảo khoa học

20 893 2
quy trình tổ chức sự kiện là hội thảo khoa học

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤCI. Những thông tin chung:21. Mục đích, mục tiêu của sự kiện:21.1.Mục đích:21.2.Mục tiêu cụ thể:22. Các bên tham gia23.Thời gian tổ chức :24. Địa điểm tổ chức hội thảo:2II. Kịch bản chi tiết:5III. Công tác chuẩn bị:111.Chuẩn bị về nội dung:112.Chuẩn bị về điều kiện tổ chức:123.Chuẩn bị về con người124.Chuẩn bị về kinh phí:13IV. Kế hoạch Marketing cho sự kiện:131. Mục đích:132. Mục tiêu:133. Kế hoạch hoạt động:13b. Truyền thông trong Hội thảo15c. Truyền thông sau Hội thảo:15V. Dự trù kinh phí:15VI. Các rủi ro thường gặp trong Hội thảo.17

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC HUẾ KHOA DU LỊCH BÀI THUYẾT TRÌNH HỘI THẢO QUỐC TẾ VỀ “PHÁT TRIỂN DU LỊCH CỘNG ĐỒNG NHẰM XÓA ĐÓI GIẢM NGHÈO” TẠI TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Giảng viên hướng dẫn : TS. Trần Thị Mai Những người thực hiện: Lê Thị Vinh Quy Nguyễn Xuân An Thuận Nguyễn Thị Hiền Huỳnh Thị Hà Trang Nguyễn Thị Phương Thảo Nguyễn Thị Thanh Nhàn Phan Trường An Đoàn Văn Hiệu 1 Lớp K45TCQLSK Huế, tháng 1 năm 2015 MỤC LỤC I. Những thông tin chung: 1. Mục đích, mục tiêu của sự kiện: 1.1. Mục đích: Thực tế xây dựng và triển khai thực hiện chiến lược du lịch dựa vào cộng đồng ở Việt Nam chưa mang lại hiệu quả cao do thiếu kỹ năng và kiến thức đồng thời chưa thúc đẩy được đời sống người dân địa phương. Vì vậy hội thảo hy vọng sẽ mang lại cơ hội để các chuyên gia du lịch có thể cùng nhau trao đổi thảo luận về vấn đề thực trạng phát triển du lịch cộng đồng tại tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó đưa ra được các phương hướng khắc phục các hạn chế và phát triển du lịch cộng đồng nhằm phục vụ xóa đói giảm nghèo. 1.2. Mục tiêu cụ thể: - 100% đại biểu và khách mời tham dự hội thảo. - Rút ra được những kinh nghiệm sau hội thảo để có thể áp dụng vào những lần tiếp theo. - Tổng kết những kinh nghiệm để đề ra các chiến lược phát triển cộng đồng - Tổng kết được mô hình phát triển loại hình du lịch cộng đồng. - Phối hợp với các chiến lược quốc tế mới nhằm xóa đói giảm nghèo. 2. Các bên tham gia - Tổng cục du lịch - Trung tâm xúc tiến đầu tư du lịch - Các chuyên gia, các nhà khoa học danh tiếng trên thế giới và Việt Nam về du lịch cộng đồng - Đại diện của các tỉnh đã có kinh nghiệm phát triển du lịch cộng đồng nhằm xóa đói giảm nghèo 3.Thời gian tổ chức : từ 8h00 ngày 5/2/2015 đến 17h45 ngày 5/2/2015 4. Địa điểm tổ chức hội thảo: Tên địa điểm: Khách sạn Century. Địa chỉ: 49 Lê Lợi, Huế Thông tin về Khách sạn Century: • Vị trí thuận lợi: Khách sạn Century nằm ở 49 Lê Lợi, là tuyến đường chính và là vị trí trung tâm khá phát triển, tuyến đường này thường rất dễ lưu thông, ít nghẹt đường, và thường có sự hộ trợ của lực lượng giao thông. Nên địa điểm ở đây rất thuận lợi cho việc lưu thông của khách. • Các tiện nghi và dịch vụ Hệ thống phòng họp với các trang thiết bị hiện đại liên hoàn, bao gồm Trung tâm dịch vụ sự kiện New Century và hệ thống 3 phòng họp trong khách sạn, gồm 1 phòng họp lớn và 3 phòng thảo luận. Trung tâm dịch vụ New Century vừa mới được xây dựng hoàn hảo, năm ngay ttrong khuôn viên, phía bên phải của khách sạn, vị trí tuyệt đẹp bên bờ sông Hương. Trang thiết bị hiện đại và tiện nghi, là địa điểm lý tưởng để tổ chức các hội nghị, hội thảo có số lượng khách 800 khách. Phòng họp Pagoda là phòng họp lớn nhất, cùng 3 phòng họp nhỏ khác ( phòng Imperial, Citadel, Vip 3), nằm tại vị trí tầng 1 của khách sạn, tạo thành một hệ thống phòng họp liên hoàn, thuận lợi cho các hội nghị hội thảo có sức chứa trên 400 khách. • Trang thiết bị: - Điều hòa trung tâm - Hệ thống wifi internet - Màn hình chiếu LCD - Màn hình - Micaro - Bục phát biểu - Hoa tươi trang trí - Đón tiếp và ký thuật viên trợ giúp => Phòng diễn ra hội thảo: là phòng Imperial với kích cỡ 7m x 22.5m với sức chứa theo kiểu nhà hát là 120; kiểu lớp học là 100,chữ U là 50 và tiệc là 80 người. • Giá cả: Khách sạn có các gói với giá cả như sau: • Gói họp nguyên ngày có ăn trưa: 500.000 VND/ khách • Gói họp nguyên ngày không ăn trưa: 250.000 VND/ khách • Gói họp nửa ngày có ăn trưa: 420.000 VND/ khách • Giá họp nửa ngày không ăn trưa: 200.000 VND/ khách  Sự kiện sẽ sử dụng gói họp nguyên ngày có ăn trưa cho khách tham dự hội thảo với chi phí : 500.000 VNĐ/khách II. Kịch bản chi tiết: T hời gian Nội dung Tiết mục Phụ trách Ghi chú 8 h – 8h20 Đón khách, ghi nhận thông tin, dẫn khách vào đúng chỗ ngồi 2 nhân viên đón khách 2 nhân viên ghi nhận thông tin khách mời, nhà báo… 2 nhân viên hướng dẫn chỗ 6 nhân viên thuộc ban lễ tân ngồi 8 h30 Múa mở màn Múa Quạt Nhóm múa Âu Cơ: 7 người 8 h40 Bà Bùi Thị Tám – Chủ Tọa ra giữa sân khấu khi tiết mục múa kết thúc Cám ơn nhóm múa Lý do tổ chức Hội thảo quốc tế về phát triển du lịch cộng đồng nhằm xóa đói giảm nghèo Giới thiệu đại biểu Giới thiệu nội dung chương trình Chủ Tọa – PGS.TS Bùi Thị Tám ĐHH Huế 8 h50 Phát biểu khai mạc hội thảo Chiếu clip hoặc powerpoint đi kèm TS.Hà Văn Siêu Viện trường viện nghiên cứu Phát triển du lịch 9 h Nêu nội dung chương trình và mục đích của Hội thảo GS. Jean Yves Puyo Đại học Paul và vùng Adour 9 h15 Tổng quan phát triển du lịch cộng đồng Chiến lược phát triển du lịch cộng đồng ở Thừa Thiên Huế GS. Bernard Schésou ĐH Perpignan 9 h45 Tiềm năng phát triển du lịch tỉnh Thừa Thiên Huế Thực trạng du lịch cộng đồng ở Huế và định hướng phát triển TS. Hà Văn Siêu Viện trường viện nghiên cứu Phát triển du lịch 1 0h Phiên thảo luận thứ nhất Các nhà khoa học sẽ đưa ra những nhận định và ý tưởng của mình, mọi người sẽ cùng nhau thảo luận trên tinh thần 1. GS.Guillaume Giroir 2. GS.Louis Joilin 3. Ô.Michel Le Gall 4. GS.Jean-Yves Puyo 5. GS.Bruno Sarasin 6. GS.Bernard Scheou 7. Bà Hoàng Thị 1. Đại học Orléans (Pháp) 2. Đại học Québec tại Montréal (Canada) 3. Tổ chức Đại học Pháp ngữ (AUF – Việt Nam) trao đổi thông tin, chia sẻ quan điểm, xây dựng phương pháp và giải quyết vấn đề Vượng 8. Ông Hoàng Nguyễn 4. Đại học Paul và vùng Adour (Pháp) 5. Đại học Québec tại Montréal (Canada) 6. Đại học Perpignan Via Domitia (Pháp) … 7. Làm việc trong lĩnh vực quy hoạch và quản lý du lịch trong khu vực và tại địa phương 8. Phó Giám đốc của Handspan Travel Indochina 1 1h Văn nghệ giải trí Chủ tọa trở lại sân khấu giới thiệu bài hát và ca sĩ, kết thúc hội thảo buổi sáng Tiết mục “Hãy đến với con người Việt Nam” Ca sĩ Phương Linh 1 1h30 Ăn trưa Ăn tiệc tại nhà hàng khách sạn Century Ban Lễ Tân 1 2h30 Nghỉ ngơi Khách sử dụng các dịch vụ massage thư giãn tại khách sạn Dịch vụ của Khách Sạn 1 3h30 Văn nghệ mở màn cho phần hội thảo buổi chiều Tiết mục “Việt Nam quê hương tôi” Ca sĩ Hà Anh Tuấn 1 3h45 Chủ Tọa giới thiệu nội dung phần hội thảo còn lại Sơ lược những thứ đã làm được vào buổi sáng PGS.TS Bùi Thị Tám 1 Phiên Tiếp tục 1. TS. Nguyễn Đắc 1. Phó hiệu trưởng ĐH 4h thảo luận thứ hai thảo luận những nhận định và ý tưởng của mình, mọi người sẽ cùng nhau thảo luận trên tinh thần trao đổi thông tin, chia sẻ quan điểm, xây dựng phương pháp và giải quyết vấn đề Tâm 2. TS. Hà Văn Siêu 3. Ông Achim Munz 4. Ông Don Taylor 5. Bà Trần Thị Cảnh 6. Ông Douglas Hainsworth 7. Bà Katherine Muller-Marin 8. Ông Trương Nam Thắng 9. Bà Mimi Groenbech 10. Ông Kai Partale 11. GS.Philippe Bachimon 12. GS.Pierre-Marie Decoudras DL Văn Lang 2. Viện Trưởng Viện Nghiên cứu Phát triển Du lịch 3. Đại diện thường trú của Hanns Seidel Foundation (HSF), Myanmar 4. Chuyên gia tư vấn du lịch cho Dự án EU 5. Phó Tổng Giám Đốc – Phụ Trách Hành Chính The Nam Hải 6. Tư vấn trưởng quốc tế của “Dự án du lịch cộng đồng vì phát triển kinh tế bền vững” tại Lào do Chính phủ New Zealand tài trợ 7. Bộ Kế hoạch và Chính sách Kinh tế của Costa Rica 8. Cán bộ Quản lý Phát triển Nguồn nhân lực của Dự án EU 9. Cố vấn Trưởng về Kỹ thuật cho dự án Du lịch của ILO tại Việt Nam 10. Chuyên gia tư vấn du lịch cho Dự án ESRT 11. Đại học Avignon và vùng Vaucluse (Pháp) 12. Đại học La Réunion (Pháp) 1 5h30 Giải lao – bữa nhẹ - văn nghệ Chủ tọa xuất hiện giới - Bữa nhẹ do khách sạn cung cấp - Tiết mục múa và đồng ca Sinh viên học viện âm nhạc đại học Huế biểu diễn thiệu tiết mục “Dòng máu lạc hồng” 1 6h Tổng hợp những kết luận từ hai phiên thảo luận Đoàn phụ trách ghi chép tổng hợp lại các ý kiến của các chuyên gia Chủ tọa dẫn dắt chương trình 1 6h30 Tổng kết - Tổng kết những điều đã thu được qua hội thảo và đưa những kết luận cụ thể để phát triển du lịch cộng đồng nhằm xóa đói giảm nghèo tại Thừa Thiên Huế - Tập hợp và định hướng xuất bản một cuốn kỷ yếu như một "công trình tập thể", thể hiện kết quả của Hội thảo - Phó tổng cục trưởng Ngô Hoài Chung - Đại diện Tổng cục du lịch lên cảm ơn và tặng hoa cùng kỉ niệm chương cho các diễn giả, chụp ảnh lưu niệm. TS. Hà Văn Siêu 1 7h15 – 17h45 Tặng quà lưu niệm và tiễn khách Tặng quà cho khách mời và tiến hành tiễn khách Ban Lễ Tân • Các công việc cần làm trước khi hội thảo diễn ra Tên công việc Thời gian Người thực hiện Ghi chú Lên chủ đề cho chương trình Trước hội thảo 4 tháng (kéo dài 2 tuần) Ban nội dung Tìm kiếm địa điểm phù hợp Soạn thảo và kí kết các hợp đồng với những bên liên quan tới sự kiện Trước hội thảo 3 tháng (kéo dài 3 tuần) Ban nội dung Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời Trước hội thảo 2 tháng (kéo dài 3 tuần) Ban nội dung Chuẩn bị tài liệu liên quan đến hội thảo Bắt đầu trước khi hội thảo diễn ra 2 tháng và kéo dài trước hội thảo 2 tuần Ban nội dung Truyền thông cho hội thảo Bắt đầu trước khi hội thảo diễn ra 2 tháng và kéo dài đến khi hội thảo kết thúc Ban truyền thông Gửi 1 cuốn sách giới thiệu tóm tắt về sự kiện cho khách mời Trước hội thảo 3 tuần Ban nội dung, ban hậu cần Những vật dụng cần cho việc tổ chức Trước hội thảo 2 tuần (kéo dài 1 tuần) Ban hậu cần, ban kỹ thuật Trang trí Trước hội thảo 1 tuần (kéo dài 2 ngày) Ban hậu cần, ban kỹ thuật [...]...Kiểm tra Trước hội lại sân khấu, hệ thảo 2 tuần và thống máy kéo dài đến khi chiếu, âm thanh hội thảo kết thúc ánh sáng • 1 2 3 4 5 6 7 8 • Ban kỹ thuật Các công việc cần làm trong khi hội thảo diễn ra Công việc Giám sát tất cả mọi hoạt động diễn ra trong buổi hội thảo, xử lí sự cố xảy ra trong buổi hội thảo Giám sát chương trình, đảm bảo chương trình chạy đúng theo lịch đã lên sẵn... phương - Thể hiện sự quan tâm của Chính quy n địa phương đến sự phát triển kinh tế cộng đồng 3 Kế hoạch hoạt động: a Truyền thông trước sự kiện: • Gửi thông báo giới thiệu đến các khách mời, các cơ quan tổ chức được mời tham gia Hội thảo Thời gian: 1/12/2014 ( 2 tháng trước khi Hội thảo diễn ra) Hình thức quảng bá: - Thông qua email, hoặc gửi thông báo, kèm với tập gấp giới thiệu về Hội thảo trực tiếp... Chuyên gia có việc đột xuất Trong hội thảo mà chuyên gia không thể tiếp tục trình bày được Người điều hành hội thảo không kiểm soát được thời gian, thời gian vượt xa quy định của chương trình Phần trình bày hội thảo chưa thực sự đi vào trọng tâm của chủ đề hội thảo Những ý kiến tranh luận đi xa quá so với chủ đề, mục tiêu mà hội thảo đang hướng đến Các khách mời, chuyên gia gặp những không mấy thiện cảm... TRT, VTV3,… với thời lượng là 30s, khoản 3 lần/1 tuần, trước 1 tháng diễn ra Hội thảo - Đài phát thanh: Kết nối với đài phát thanh địa phương hướng đến những đối tượng là người nghe trung thành - Phỏng vấn một số chuyên gia và trưởng ban tổ chức trước khi Hội thảo diễn ra 1 giờ - Tổ chức một buổi họp báo: ngày 10/1/2015 mời các nhà báo trên địa bàn thành phố để đưa tin về Hội thảo • Tiến hành gọi điện... ra Hội thảo - b Truyền thông trong Hội thảo Thời gian: từ 8h đến 17h ngày 5/2/2105 Hình thức quảng bá: Mời các nhà báo từ các tờ báo trên địa bàn và các tỉnh trong nước tiến hành đưa tin trực tiếp về các nội dung của Hội thảo Hình thức: quay phim, ghi hình, phỏng vấn c Truyền thông sau Hội thảo: Thời gian: ngày 6/2/2015 Mục đích: - Báo cáo sự thành công của Hội thảo Quảng bá cho người dân biết về sự. .. khách mời, cục du lịch chuyen gia đi khảo sát thực địa 2 Chuẩn bị về điều kiện tổ chức: Công việc Thời gian Người phụ trách Hình thức 1 Lập dự trù kinh phí tổ 22/1/2 Ban Hậu chức Hội thảo 015 cần 2 Lựa chọn địa điểm tổ 25/1/2 Ban hậu chức và tiến hành thuê 015 cần địa điểm 3 Kiểm tra địa điểm tổ Từ 2Ban hậu -Về không gian: Hội chức: 4/2/2015 cần và ban kỹ trường phải được sắp xếp thuật bàn ghế sẵn hình... Marketing cho sự kiện: 1 Mục đích: - Giới thiệu Hội thảo cho các bên khách mời và các bên tham gia - Kêu gọi sự tham gia đầy đủ của các khách mời - Quảng bá về du lịch Huế 2 Mục tiêu: - 100% khách mời đều tiếp cận được với hoạt động truyền thông cho Hội thảo - 100% khách mời sau khi tiếp cận với các hoạt động quảng bá đều tham gia Hội thảo - Các diễn giả được mời phát ngôn đều tham gia - Thông qua Hội thảo. .. tham dự hội thảo hay không Xác định phương pháp giao tiếp kết nối đến khách mời, chuyên gia Chuyên gia đồng ý đến tham dự hội thảo nhưng lúc cuối lại thay đổi ý kiến chuyên gia Chuyên gia Cao bận việc Chuyên gia thay đổi ý kiến Vì lý do nào đó • mà gần đến hội thảo chuyên gia không • đến hội thảo được •     Cơ sở Thời tiết Cao (mưa, bão ) Sức khỏe Chuyên gia có việc đột xuất Trong hội thảo mà chuyên... Công việc cần làm 1 Thông báo về nội dung hội thảo đến các khách mời và các chuyên gia tham gia hội thảo Thời gian 25/1/2015 Người phụ trách ban nội dung Hình thức Gửi mail đến các khách mời, các chuyên gia 2 Chuẩn bị đề dẫn của Ban tổ Xong trươc Trưởng ban Soạn thảo chức: với những nội dung ngày 25/1/2015 nội dung thành văn bản và ngắn gọn bao quát, in sẵn 3 Phân công các tham luận hội 25/1/2015... buổi Hội thảo + Để tránh trường hợp khách chen lấn khi ra về thì trước khi Hội thảo kết thúc, đội bảo vệ tiến hành đóng tất cả các cửa phụ, chỉ mở một cửa lớn để khách ra về + Tiểu ban an ninh hướng dẫn khách ra về theo lối cửa chính Kiểm tra lại các trang thiết bị : + Tắt hết các thiết bị điện máy sử dụng trong hội thảo + Đảm bảo đủ số lượng các thiết bị mà khách sạn đã cung cấp trước sự kiện • Họp tổng . liệu liên quan đến hội thảo Bắt đầu trước khi hội thảo diễn ra 2 tháng và kéo dài trước hội thảo 2 tuần Ban nội dung Truyền thông cho hội thảo Bắt đầu trước khi hội thảo diễn ra 2 tháng. Người điều hành hội thảo không kiểm soát được thời gian, thời gian vượt xa quy định của chương trình  Phần trình bày hội thảo chưa thực sự đi vào trọng tâm của chủ đề hội thảo  Những. ánh sáng…) trong hội thảo chức không hoàn thành tốt công tác chuẩn bị của hội thảo. lưỡng hệ thống trước khi diễn ra hội thảo trước 1 tuần và kiểm tra lại trước khi hội thảo diễn ra 1

Ngày đăng: 11/04/2015, 16:07

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • I. Những thông tin chung:

    • 1. Mục đích, mục tiêu của sự kiện:

      • 1.1. Mục đích:

      • 1.2. Mục tiêu cụ thể:

      • 2. Các bên tham gia

      • 4. Địa điểm tổ chức hội thảo:

      • II. Kịch bản chi tiết:

      • III. Công tác chuẩn bị:

        • 1. Chuẩn bị về nội dung:

        • 2. Chuẩn bị về điều kiện tổ chức:

        • 3. Chuẩn bị về con người

        • 4. Chuẩn bị về kinh phí:

        • IV. Kế hoạch Marketing cho sự kiện:

          • 1. Mục đích:

          • 2. Mục tiêu:

          • 3. Kế hoạch hoạt động:

            • a. Truyền thông trước sự kiện:

            • b. Truyền thông trong Hội thảo

            • c. Truyền thông sau Hội thảo:

            • V. Dự trù kinh phí:

            • VI. Các rủi ro thường gặp trong Hội thảo.

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan