Đang tải... (xem toàn văn)
Bất kỳ dự án nào cũng phải đối diện với những sự kiện có khả năng tác động đến mục tiêu dự án. Những sự kiện này có thể được dự báo trước hoặc đôi khi không thể dự báo trước. Một khi được dự báo trước, nhóm dự án sẽ có những biện pháp dự phòng chủ động, và vì thế sẽ hạn chế được tác động có thể xảy ra của rủi ro. Quản lý rủi ro chính là quá trình xác định trước các rủi ro có thể xảy ra trong dự án, phân tích, và có giải pháp phù hợp nhằm mục tiêu tăng cơ hội thành công và giảm thiệt hại cho dự án. Đây là quy trình dành cho mọi loại dự án, không quan tâm đến quy mô, tính chất dự án. Việc quản lý rủi ro cần được thực hiện theo các quy trình có thứ tự, dùng các công cụ phù hợp, và có giải pháp hiệu quả.
bn v Qun lý d án bn v phân tích i ro bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 2 Xác nh ri ro Khái nim Tóm tc các nguyên tc c bn: i ro là các s kin có th xy ra nhng cha xy ra và nu xy ra snh hng xu n d án. Mi d án u bao gm ri ro! c tiêu ca qun lý ri ro là ngn nga ri ro xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó nhiu nht có th. Qun lý ri ro liên quan n các bc sau: Xác nh ri ro: nhng loi ri ro nào có thnh ng n d án? Phân tích ri ro: nhng loi ri ro nào có th dn n nhng hu qu ti t nht? Kim soát ri ro: nhng bin pháp nào cn c dng và c giám sát ngn nga các ri ro chính xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó? Ch ca bài hc tp trung vào xác nh ri ro: Cùng vi các thành viên ca nhóm d án và các nhân viêc khác liên quan n d án, giám c d án xác nh ri ro, lên danh sách ri ro, và a vào tài liu ghi nhn i ro. Ngoài ra, giám c d án s dng các công c b tr, nh bui làm vic s dng trí tu tp th, rà soát ri ro, phân tích k hach theo khung, phân tích các bin pháp dng, v.v. khác nhau gia vn và ri ro: mt vn là mt s kin tiêu cc và ã xy ra. Mt ri ro là mt s kin cha xy ra và nh hng ca nó lên d án là tiêu cc; t ri ro có nh hng tích cc c gi là “c hi”. Tài liu tham kho: Tìm hiu thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: PMBOK® guide: 11.1 Lp k hoch qun lý ri ro 11.2 Xác nh ri ro IPMA ranh gii kh nng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 3 Xác nh ri ro nh th nào: Nghiên cu cu chia nh công vic v mt ri ro. Xem xét li mt cách cn thn tt c các mt chung (gia các b phn, h thng ph, và t chc) mà các ri ro chính thng xut phát tó. Kim tra xem nu có mt loi hình kin thc c trng hoc bí quyt ch nm trong tay mt thành viên ca nhóm d án hay không. Xác nh xem các thành viên c bit ca nhóm d án n vì các d án khác hay không, vì u này có th làm gim s sn sàng ca hi vi d án mt cách áng k. Các nhà thu ph cng là mt yu t ri ro i vi k hoch thc hin, cht lng, và chi phí. Có các nhà cung cp mà vic giao hàng ca các phn ct yu ph thuc vào h không? Kinh nghim trong quá kh ( công ty) có th chng minh c bn v xác nh ri ro. Hãy tham kho li khuyên ca các giám c d án, ã tham gia mt án ging nh d án ca bn - h là ngun tr giúp tt nht trong vic xác nh ri ro. Trên t, h có th giúp bn xác nh các ri ro mà có th bn cha bao gi nghn. u công ty ca bn có h thng d liu các bài hc kinh nghim t các d án, bn tuyt i phi tham kho d liu này. i vic phân chia thành các loi ri ro, danh mc rà soát ca công ty hoc chi nhánh s giúp bn tìm ra c các ri ro bn cn mt cách h thng và trn vn. Ghi li các ri ro ã c xác nh vào tài liu ghi nhn ri ro. Ví d án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng n xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b phn ca b nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy camera n t. Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d án và các trng phòng (ban) khác nhau ca công ty, các ri ro chính sau ây ã c xác nh: 1. Giao hàng mun ca b phn sn xut 2. Các vn có th liên quan n b phn sn xut 3. Công co giao mun 4. t i th cnh tranh a ra mt sn phm tng t sm hn 5. Gim giá ca i th cnh tranh i vi sn phm CompactFlash i mc ích là các ri ro này sc x lý, vy nên ã c lit kê vào tài liu ghi nhn ri ro di ây: bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 4 Các phn khác ca bng sc n vào các bc tip theo. Danh mc rà soát t c các ngun lc (key people, phng pháp) xác nh ri ro ã c nghiên u/s dng cha? Các ri ro ã c lit kê trong tài liu ghi nhn ri ro cha? bng cách trình bày i dng “ri ro ” giúp xác nh ri ro mt cách rõ ràng. Danh mc rà soát ri ro (ca công ty hoc ca chi nhánh) ã c s dng controlling integrality? n thi m hin ti có các loi ri ro sau: n nh ca mc tiêu chung ca d án Liu mc tiêu chung ca d án có thay i không? nu có, ó là nhng mc tiêu nào? Các mc tiêu nào ph thuc mc cao i vi s thay i bi cnh (lut pháp, xu hng kinh t, v.v.) án có kéo dài không? Các vn k thut Có các b phn mi c s dng không? Có các phng pháp mi c áp dng không? Có các công c mi c s dng không? Có các h thng ph tng phn do các nhà cung cp khác nhau sc a vào không? Ngun lc Các ngun lc ã ha liu có tht s ri cho d án không? Các thành viên ca d án có các chuyên môn yêu cu không? Các chng trình ào to có úng thi hn không? Nhóm d án ã i vào hot ng nh mt dàn hp xng cha (kt hp mm o )? Liu có các xung t không? chc / môi trng Liu có s thay i v t chc không? Chu t/nhà tài tr vn v trí hin nay n cui d án không? bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 5 Qun lý d án Các c lng chính xác n mc nào? Các khong trng ã c thit lp cho các hot ng có ri ro cao cha? Có thi gian cho vic lp k hoch không? Khách hàng / ngi s dng cui cùng Có mt s ngi i thoi t phía ngi s dng cui cùng không? Ngi s dng cui cùng có c thông báo v / c liên quan n d án không? Phng pháp xác nh ri ro Các nhân viên có kinh nghim hn công ty ã c tham kho cha? t c các hot ng ca d án ã c nghiên cu v mt ri ro cha? t c các các kt qu ca d án ã c nghiên cu v mt ri ro cha? y cn tránh Kinh nghim ca các giám c d án khác không c xem xét. Nhóm d án không c tham kho xác nh ri ro. u dim ri ro, tránh t d án vào tình trng nguy him. Miêu t ri ro quá chung chung, mà áng l ra phi c miêu t chi tit. Miêu t ri ro quá s sài;ví d “các công ngh mi”: xác nh theo cách này, c vic ánh giá ri ro ln vic a ra các bin pháp kim soát ri ro s không thc hin c. Thay vì miêu t ri ro (các s kin có kh nng xy ra), li i miêu t các s vic và các vn . Các loi hình ri ro hoàn toàn sang mt bên. Thay vì kt hp các bin pháp c s dng (góp phn vào xác nh nhiu ri ro n), li ch s dng mt phng pháp xác nh ri ro (ví d danh mc rà soát). bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 6 Phân tích ri ro Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Giai n này ca qun lý ri ro liên quan n nghiên u âu là nhng e da i vi các ri ro ã c xác nh giai n trc (giai n xác nh ri ro). n na, giai n này cng s bao gm cc lng: c kh nng i ro xy ra (kh nng xy ra) và trong trng hp xy ra thì, c nh hng lên án có th (ví d, thi n by lùi, vt quá chi phí, v,v.) Các giá trc c lng và sau ó c chuyn i thành các “mc” di dng thang ánh giá bng các con s (ví d, cao = 5, trung bình = 3, và thp = 1), i ánh giá này cho phép so sánh các nh hng khác nhau (ví d, k hoch qun lý d án mun, vt quá chi phí, v,v.). trm trng ca ri ro, o se da do mt ri ro sinh ra, c tính bng cách nhân giá tr ca kh nng xy ra vi nh hng ca ri ro. c tiêu ca ma trn kh nng xy ra và nh hng là xác nh mc trm trng xác nh là ri ro mc cao, trung bình, hay thp. Ma trn cho phép nhn thy âu cn u tiên và có các bin pháp kim soát ri ro kp thi. kt thúc giai n này, kh nng xy ra, nh hng, và trm trng cn c ghi vào ghi nhn ri ro. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 11.3 Phân tích ri ro nh tính 11.4 Phân tích ri ro nh lng IPMA Ranh gii kh ng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do Tin hành ánh giá ri ro nh th nào: 6. u tiên, xác nh thang ánh giá ri ro. làm c vic này, tin hành nh sau: bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 7 7. Kim tra xem nu t chc ca bn có các thang ánh giá chung mà có th bn s ng c. Nu không có thì, 8. thit lp thang ánh giá cho các nh hng ri ro có th (cao, trung bình, thp) i i các mc tiêu khác nhau ca d án, nh sau: 9. Thit lp thang ánh giá cho kh nng xy ra, nh sau: 10. xây dng c ma trn kh nng xy ra và nh hng, chnh các giá tr (ví , H = 3, M = 2, L= 1) và kt hp c hai bc thang ánh giá. 11.Ma trn này cho thy trm trng ca ri ro (nh hng * kh nng xy ra). 12.ng cách này, bn có th xác nh mc trm trng tng ng là ri ro cao (màu ), ri ro trung bình (màu vàng), và ri ro thp (màu xanh), tó xác nh các bin pháp x lý ri ro. 13.Cui cùng, ánh giá các ri ro khác nhau ã c ghi vào ghi nhn ri ro theo cách sau: 14.c lng kh nng xy ra theo thang ánh giá và ghi vào ghi nhn ri ro. bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 8 15.c lng nh hng theo thang ánh giá và ghi vào ghi nhn ri ro. 16.ng cách nhân kh nng xy ra vi mc nh hng, xác nh c mc trm trng ca ri ro. Gía tr này cho phép so sánh trm trng ca các ri ro và xác nh c các ri ro ch yu (theo ma trn nh hng và kh nng xy ra). Ví d án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng sn xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b phn ca nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy camera n t. Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d án và các trng phòng (ban) khác nhau ca công ty, các ri ro chính sau ây ã c xác nh. Trong các cuc hp va qua, giám c d án gii thiu ma trn kh nng xy ra và nh ng sc s dng. Anh ta yêu cu các thành viên d án phân tích các ri ro và gi n anh ta ánh giá riêng ca h, không tham kho ln nhau. Khi các thành viên làm ánh giá riêng ca h thì giám c d án cng làm ánh giá riêng a mình. Sau khi so sánh kt qu ca các ánh giá khác nhau, giám c d án xác nh c nhng s khác nhau chính, ghi rõ các ginh gii thích nhng s khác nhau này và yêu cu ánh giá li. Bng cách này, ging nh phng pháp Delphi (ánh giá c lp li theo các chuyên gia), anh ta có th hoàn thành bng ghi nhn ri ro nh sau: bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 9 ng cách này, có 2 ri ro chính ã c xác nh (s 1 và s 5) Danh mc rà soát Có các thang ánh giá xác nh kh nng xy ra và nh hng không? Thang ánh giá có c xác nh phân bc ri ro mc cao, trung bình, hay thp không? (ví d, ma trn kh nng xy ra và nh hng) Có t c s nht trí trong cách ánh giá các ri ro khác nhau không? (ví d, phng pháp Delphi) Các giá tr v kh nng xy ra, nh hng, và trm trng ã c a vào ghi nhn i ro cha? Các ri ro chính c bit n không? y cn tránh Không có thang ánh giá thng nht hoc không có s tham kho ánh giá ri ro. i ro c ánh giá mt cách tru tng, không bit n các kh nng xy ra và nh ng. Thc hin phân tích ri ro mà không bit y v d án. bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 10 Kim soát và theo dõi ri ro Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các bin pháp i phó vi các ri ro chính c tho ra trong bc trc (phân tích ri ro), gim se da mà ri ro em li. S thc hin các bin pháp này c giám sát mt cách liên tc trong d án. ng cách tho thun vi các bên liên quan trong d án, mt trong bn chin lc i phó ri ro i ây c la chn cho mi i ro: Tránh ri ro dng các bin pháp thích hp chc chn rng i ro không xy ra. Chuyn ri ro Chuyn nh hng ri ro sang thành phn th ba. Gim ri ro Gim kh nng xy ra và/hoc nh hng ca ri ro bng cách s dng các bin pháp thích hp. Chp nhn ri ro ng vi ri ro và nhn thc ri ro. phòng bng cách lp k hoch cho các bin pháp khn cp, d tr tài chính, cng nh d tr v k hoch thc hin kim ch i ro. t ngi chu trách nhim v ri roc chnh, công vic ca anh ta là thi hành các bin pháp và canh phòng ri ro. Ngi chu trách nhim ri ro theo dõi s tin trin ca ri ro da trên các ch s mà anh ta c báo, thông qua trigger criteria trong trng hp mt ri ro có nguy c xy ra và có th phn ng mt cách phù hp. t c các thông tin này u phi c a vào tài liu ghi nhn ri ro. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này, tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 11.5 Lp k hoch i phó ri ro 11.6 Theo dõi và kim soát ri ro IPMA Ranh gii và kh nng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do [...]...b n v phân tích r i ro Làm th nào gi m thi u r i ro d án: 1 Xác nh các chi n l c i phó r i ro s c áp d ng cho các r i ro chính c li t ra trong tài li u ghi nh n r i ro: Tránh r i ro Chuy n r i ro Gi m r i ro Ch p nh n r i ro 2 nh các bi n pháp i v i các r i ro, gi m kh n ng x y ra gi m nh h ng trong tr 3 ng h p x y ra r i ro u ch nh k ho ch d án theo các bi n pháp này 4 Ch... tr ng c a các i ro này c xác nh nh vào các ánh giá r i ro c th c hi n Copyright © 1998-2007 by STS 11 b n v phân tích r i ro ho ch i phó r i ro a trên tài li u ghi nh n r i ro ã c xây d ng sau khi ánh giá các r i ro, giám án v i s giúp c a nhóm d án xác nh các chi n l c i phó r i ro Các chi n l nh sau: tr an toàn c n c l p k ho ch ho ch trong tr ng h p r i ro x y ra trang tr i chi phí cho các bi n pháp... nhi m r i ro i v i m i r i ro i v i m i r i ro, xác nh các ch s (warning signs, symptoms) và trigger criteria mà có th ch ra cho b n m t cách th ng xuyên, trong quá trình d án, n u có m t i ro có nguy c x y ra hay không 6 So n th o các k ch b n (d tr an toàn, các k ho ch kh n c p, các k ho ch b sung) cho các r i ro c ch p nh n này: ph i làm gì trong tr ng h p r i ro x y ra? 7 a vào ngân sách d án các... các bi n pháp thích h p trong k ho ch chi n l c i phó v i r i ro Copyright © 1998-2007 by STS 12 b n v phân tích r i ro ng cách này, ng thích h p i ch u trách nhi m r i ro và giám c d án ki m soát r i ro m t cách Danh m c rà soát i v i m i r i ro có tr m tr ng cao: Có th b c r i ro không (ví d , ch n m t gi i pháp k thu t khác ho c m t nhà cung c p khác, v.v.)? Có th chuy n c r i ro không (ví d chuy n... phân tích r i ro Trong tr ng h p i v i các d án l n: m t ng i ch u trách nhi m r i ro ã c ch nh ch a? ho c m t ng i ch u trách nhi m ki m soát các r i ro, t p trung và p nh t thông tin do các thành viên nhóm d án t p h p l i? ã có các th i h n (hàng tháng, hàng tu n, hàng ngày) mà các r i ro c a d án c n c xem xét l i/ c l ng l i ch a? y c n tránh u t quá nhi u th i gian i v i các r i ro mà kh n ng... ph t trong h p ng)? Kh n ng x y ra c a r i ro có c gi m i không? Có th gi m c nh h ng không? ã xây d ng k ch b n ch a (ví d , các bi n pháp rút lui trong tr ng h p r i ro x y ra)? ã xác nh các ch s và các triggers, r i ro có th c ki m soát không? ã ch nh ng i ch u trách nhi m cho m i r i ro c n c canh ch ng ch a? n s ki m soát các ch s ã c xác nh ch a? Copyright © 1998-2007 by STS 13 b n v phân tích. .. ro Làm th nào ki m soát và theo dõi r i ro: 1 Ki m tra th ng xuyên các ch s trong tài li u ghi nh n r i ro 2 n các k ho ch kh n c p và các (warning signs, symptoms) d ng các bi n pháp ho c áp d ng k ho ch kh n c p ã c xác nh khi ch s ch ra r ng m t r i ro có nguy c x y ra (trigger conditions have been reached) 3 Ki m tra th ng xuyên có i ro m i xu t hi n không N u là tr ng h p có, ánh giá các r i ro. .. i ro c ch nh cho các r i ro này Vai trò c a h là canh ch ng các ch s và trigger conditions When the risk trigger threshold is reached, h s ng các bi n pháp thích h p Ki m soát và theo dõi Trong quá trình tri n khai d án, ng i ch u trách nhi m r i ro không ng ng theo dõi r i ro b ng cách theo dõi các ch s liên quan H c ng ch nh s a m t cách liên t c ho c thêm vào các y u t vào tài li u ghi nh n r i ro. .. ghi nh n r i ro Ví d án "New Flash Memories" v i m c ích thi t l p m t h th ng s n xu t m i cho các b ph n c a b nh SmartMedia – các b ph n c a nh ang c s d ng, tr c tiên, là cho các máy camera nt Sau hàng lo t các cu c h p v i các thành viên d án và các tr ng phòng (ban) khác nhau c a công ty, n m r i ro chính sau ây ã c xác nh và ghi vào tài li u ghi nh n r i ro Và, tr m tr ng c a các i ro này c xác... tránh u t quá nhi u th i gian i v i các r i ro mà kh n ng x y ra và nh h ng th p Khi r i ro cao, c n ph i lo i b (ví d , ch n m t gi i pháp k thu t khác) Không có b t c giám sát th ng xuyên nào i v i các r i ro Không xem xét các bi u hi n Quá kh quan úng là giám c d án c n ph i l c quan Tuy nhiên, khi phân tích các r i ro, anh (cô ta) c n ph i nh m t nhân viên bi t tr thành bi quan Copyright © 1998-2007 . ra trong tài liu ghi nhn ri ro: Tránh ri ro Chuyn ri ro Gim ri ro Chp nhn ri ro 2. nh các bin phápi vi các ri ro, : gim kh nng xy ra gim nh hng trong. các bên liên quan trong d án, mt trong bn chin lc i phó ri ro i ây c la chn cho mi i ro: Tránh ri ro dng các bin pháp thích hp chc chn rng i ro không xy. ro! c tiêu ca qun lý ri ro là ngn nga ri ro xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó nhiu nht có th. Qun lý ri ro liên quan n các bc sau: Xác nh ri ro: nhng loi ri ro