Tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long.DOC

Tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hưng Long

Lời nói đầu

-Hiện nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, với cơ chế quản lý kinh tế thực hiện hạch toán kinh doanh Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và phải có lợi nhuận.

Để đạt đợc yêu cầu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện quản lý chặt chẽ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả các loại tài sản, vật t, lao động, tiền vốn của mình Việc hạch toán đúng và đủ chi phí thực tế bỏ ra sẽ giúp cho các doanh nghiệp đánh giá đợc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Tất cả các doanh nghiệp đều đặt ra mục tiêu là đạt đợc lợi nhuận cao nhất mà chi phí bỏ ra là ít nhất.

Bởi vậy, hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng vì đó là yếu tố cơ bản tạo ra thực thể sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, tác động trực tiếp đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh Nếu có sự thay đổi đột xuất về chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ tất yếu sẽ ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, từ đó ảnh hởng đến thu nhập của doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hng Long là một doanh nghiệp mà trong những năm vừa qua đã không ngừng lớn mạnh và phát triển Mặc dù trong điều kiện cơ chế thị trờng có sự cạnh tranh diễn ra gay gắt, nhất là trong ngành công nghiệp may mặc - một ngành có nhiều doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia Nhân tố quyết định sự thành công của Công ty là ở chỗ Ban lãnh đạo Công ty đã xác định đợc mặt hàng sản xuất với chất lợng cao, có uy tín trên thị tr-ờng trong và ngoài nớc, có nhiều khách hàng lớn, ổn định đợc sản phẩm và tiêu thụ đợc số lợng lớn Bên cạnh đó phải kể đến sự đóng góp có hiệu quả của công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng.

Sau một thời gian ngắn thực tập tại phòng kế toán của Công ty, đợc tìm hiểu về công tác kế toán ở đây Tôi nhận thấy công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ của Công ty đã tơng đối ổn định, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ Tuy nhiên cũng không tránh khỏi những mặt hạn chế, nếu đợc khắc phục thì vai trò kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ đạt hiệu quả cao hơn Nhận thức đợc những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế của công tác kế toán

vật liệu - công cụ dụng cụ Tôi đi sâu vào nghiên cú đề tài “Tổ chức kế toán vật

liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hng Long” nhằm

hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty.

Chuyên đề này gồm 3 phần:

Phần I: Lý luận chung về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại doanh

nghiệp sản xuất.

Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công

cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long.

Để hoàn thành chuyên đề này, tôi đã cố gắng rất nhiều trên cơ sở những kiến thức đợc các Thầy giáo, Cô giáo truyền đạt lại ở trờng cùng với thời gian thực tập ở Công ty, nhng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết cả về nội dung cũng nh hình thức trình bày Tôi rất mong đợc sự góp ý, chỉ đạo của các Thầy, các Cô cùng các cán bộ phòng kế toán Công ty.

Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo hớng dẫn Lê thanh hơng và các cán bộ phòng kế toán Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi rất nhiều để tôi có thể hoàn thành chuyên đề này.

Phần I

Lý luận về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất

I Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất:

1 Đặc điểm, vai trò, ý nghĩa của vật liệu - công cụ dụng cụ:

1.1 Đặc điểm, vai trò của vật liệu - công cụ dụng cụ:

- Vật liệu là đối tợng lao động chủ yếu, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm.

- Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không đủ điều kiện, về tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định.

a Vật liệu - công cụ dụng cụ có đặc điểm sau:

* Vật liệu:

- Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu không ngừng chuyển hoá, tham gia toàn bộ một lần vào quá trình sản xuất, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể sản phẩm mới.

- Về mặt giá trị: Kết chuyển toàn bộ một phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Trong quá trình đa vật liệu vào sản xuất thì vật liệu có thể tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau, ở các công đoạn khác nhau nh:

+ Công đoạn chuẩn bị sản xuất: Vật liệu ở dạng ban đầu cha chịu tác động của một quy trình nào.

+ Công đoạn sản xuất khác: Vật liệu có thể là các sản phẩm dở dang, bán thành phẩm để tiếp tục đa vào sản xuất để tạo ra thực thể của sản phẩm mới.

Ngoài ra, vật liệu còn chịu tác động của các yếu tố khác nh: Môi trờng, các yếu tố lý, hóa học.

* Công cụ - dụng cụ:

- Là t liệu lao động có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng vẫn giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu, chỉ có giá trị của nó bị hao mòn dần và chuyển dịch từ phần vào giá trị sản xuất (giống TSCĐ).

- Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên nó có thể tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất kinh doanh (giống vật liệu).

b Vật liệu - công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng trong sản xuất sản phẩm:

- Vật liệu là yếu tố chi phí chính cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, quyết định đến giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm Đối với một sản phẩm hoàn chỉnh thì vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành.

- Công cụ dụng cụ là t liệu lao động mặc dù không trực tiếp cấu tạo nên thực tế sản phẩm nhng cũng không thể không nói đến vai trò của nó, chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhng chính công cụ - dụng cụ đã góp phần làm cho quá trình sản xuất đợc thực hiện một cách thuận lợi, nhanh gọn tạo điều kiện cho vật liệu đợc chuyển hoá nhanh hơn.

1.2 ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ:

Để sản xuất ra sản phẩm có chất lợng và đảm bảo về số lợng, đúng yêu cầu về mẫu mã thiết kế, kỹ thuật của khách hàng thì vật liệu - công cụ dụng cụ có ý nghĩa vô cùng to lớn.

Nói chung, yếu tố vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm, do đó việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không sẽ ảnh hởng đến tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời chất lợng nguyên vật liệu cũng quyết định đến chất lợng của sản phẩm Nên việc kiểm tra chất lợng của nguyên liệu, việc sử dụng nguyên liệu có hợp lý hay không, có tiết kiệm đợc hay không trên cơ sở các định mức dự toán chi phí sản xuất là một việc làm có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm làm ra, từ đó có thể tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp Vì vậy khi có nhu cầu sử dụng nguyên liệu cần phải tổ chức tốt công việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng nguyên liệu trong sản xuất kinh doanh.

Đối với công cụ - dụng cụ cũng vậy, phải bảo đảm tổ chức tốt từ khâu cung cấp đến khâu bảo quản, sử dụng, từ số lợng đến chất lợng và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất đợc liên tục, giảm bớt những rủi ro thiệt hại cho doanh nghiệp, góp phần đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Xuất phát từ những ý nghĩa đó thì các doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý chặt chẽ, chính xác vật liệu - công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo và thực hiện tốt các yêu cầu trong quá trình sản xuất tránh tình trạng thừa, thiếu ứ đọng, lãng phí Những việc làm đó quyết định đến thành công của công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý chặt chẽ tình hình thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ về số lợng, chất lợng thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị gián đoạn.

2 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong hệ thống quản lý, kế toán là một công cụ quan trọng, kế toán đợc sử dụng nh một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ứng một cách khách quan và giám đốc một cách toàn diện mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong doanh nghiệp sản xuất, có nhiều hình thức khác nhau để quản lý tốt hoạt động sản xuất Trong số các hình thức đó thì việc tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý, đúng với chế độ tài chính - kế toán của Nhà nớc sẽ đảm bảo phản ánh một cách chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm, do đó cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức thực hiện đánh giá phân loại vật liệu - công cụ phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho đợc áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp, tình hình sử dụng vật liệu - công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.

II - Phân loại, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:

1 Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:

Để thuận tiện cho việc quản lý và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ vật liệu - công cụ thì cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những nội dung và tiêu thức nhất định.

1.1 Phân loại vật liệu:

Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì vật liệu đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên liệu chính: là đối tợng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm, hàng hoá, VD: Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt.

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính cuả sản phẩm mà nó chỉ có tác dụng khi kết hợp với nguyên liệu chính làm tăng chất lợng của nguyên liệu chính, tăng chất

l-ợng sản phẩm có thể thay đổi hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho công tác quản lý, nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm nh: Thuốc nhuộm, sơn, dầu nhờn

+ Nhiên liệu: Thực chất đây có thể coi là loại vật liệu phụ nhng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, nó tồn tại ở các dạng nh: Chất lỏng, chất khí, chất rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất nh: Xăng, dầu, than củi

+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, công cụ khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản.

+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi khi thanh lý tài sản cố định.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, thứ dựa vào qui cách, tính chất lý hoá học của chúng bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu bởi vì cách phân loại trên cha đảm bảo quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm tra một cách toàn diện, cụ thể

Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu trên những giác độ khác ngời ta có thể phân loại vật liệu theo các tiêu thức khác Chẳng hạn: Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp lại đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân x-ởng, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp

1.2 Phân loại công cụ - dụng cụ:

Công cụ - dụng cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các lán trại tạm thời, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, quần áo bảo hộ lao động Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý mà công cụ - dụng cụ đợc phân làm 3 loại sau:

- Công cụ - dụng cụ - Bao bì luân chuyển - Đồ dùng cho thuê

Cũng nh vật liệu, để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết công cụ - dụng cụ thì công cụ - dụng cụ có thể phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, trong mỗi nhóm lại phân thành từng thứ

2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là việc biểu hiện vật liệu - công cụ dụng cụ bằng thớc đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, đầy đủ.

Đây là khâu quan trọng trong công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ Vì thông qua đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ trong tổng chi phí sản xuất, từ đó mới tính toán một cách chính xác giá thành sản phẩm và xác định đợc định mức vật t đã sử dụng trong kỳ và lập định mức cho kỳ sau.

Về nguyên tắc, vật liệu - công cụ dụng cụ đợc phản ánh, đánh giá theo giá vốn thực tế của chúng Nhng đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ nhiều, sự biến động của vật liệu - công cụ dụng cụ diễn ra thờng xuyên thì vật liệu - công cụ dụng cụ còn đợc đánh giá theo giá hạch toán để phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ.

2.1 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế:

2.1.1 Giá thực tế nhập kho:

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho đợc xác định cụ thể nh sau:

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá mua theo hoá đơn (+) chi phí thu mua thực tế (bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi ) (+) thuế nhập khẩu, thuế khác (nếu có) (-) các khoản giảm giá, triết khấu, giá trị hàng mua trả lại cho ngời bán (nếu có).

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá trị thực tể của vật liệu xuất gia công, chế biến (+) các chi phí gia công chế biến.

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất đa đi gia công, chế biến (+) chi phí vận chuyển bốc xếp khi đa vật liệu đi và về nhập kho (+) số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công, chế biến.

- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do các đơn vị, cá nhân khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế nhập kho là giá do hội đồng các bên tham gia đánh giá và chấp nhận.

Đối với phế liệu thu hồi nhập kho, giá thực tế của chúng là giá ớc tính có thể sử dụng, có thể tiêu thụ đợc chúng (giá có thể bán đợc trên thị trờng).

2.1.2 Giá thực tế xuất kho:

Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ thì kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau.

Để tính giá thực tế xuất kho của vật liệu - công cụ dụng cụ thì doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính toán giá vốn thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho nh sau:

a Tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ:

Theo phơng pháp này thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đ-ợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cùng và đơn giá bình quân vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và đợc xác định nh sau:

Đơn giá bình quân vật liệu - Giá vốn thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ công cụ dụng cụ tồn đầu kỳSố lợng VLCCD tồn đầu kỳ

Giá vốn thực tế vật liệu - Đơn giá bình quân vậtcông cụ dụng cụ xuất = liệu -công cụ dụng cụ x kho trong kỳtồn đầu kỳ

Phơng pháp này tiện lợi, đơn giản nhng không chính xác, đặc biệt là trong tình trạng có sự biến động giá cả vật t lớn.

b Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: (Giá thực tế bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ).

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho cũng đợc tính căn cứ vào số lợng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính nh sau:

Đơn giá thực tếGiá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳbình quânSố lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

Việc xác định đơn giá thực tế bình quân có thể thực hiện cho cả kỳ hạch toán hoặc có thể xác định đơn giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập.

c Tính theo giá thực tế nhập tr ớc - xuất tr ớc (FIFO):

Theo phơng pháp này, trớc hết ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lợng xuất ra để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại (Tổng số xuất kho - số đã xuất thuộc lần trớc) đợc tính

theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau:

Nh vậy, giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng.

d Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất tr ớc (LIFO):

Theo phơng pháp này, ta phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập kho Sau đó căn cứ số lợng xuất kho tính ra giá trị thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng hiện có trong kho đối với số lợng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại đợc tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trớc đó.

Nh vậy giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ thuộc các lần nhập đầu kỳ.

e Tính theo giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với những loại vật liệu - công cụ dụng cụ có giá trị lớn, phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng lô hàng Giá thực tế xuất kho đợc tính căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho từng lô hàng và số lợng xuất kho.

Nhìn chung mỗi phơng pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho nêu trên đều có những u điểm và hạn chế riêng và có những điều kiện áp dụng nhất định Các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng nh yêu cầu quản lý để có thể áp dụng phơng pháp tính giá thực tế đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán.

2.2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá hạch toán:

Đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thờng xuyên đối hàng ngày thì việc xác định giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày thì công việc hạch toán trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện đợc Trong trờng hợp này kế toán phải sử dụng giá hạch toán để tiến hành hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ.

Giá hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ là giá qui định thống nhất trong phạm vi xây dựng và đợc sử dụng ổn định trong một thời gian dài Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sẽ làm giảm khối lợng công việc hàng ngày của kế toán.

Tuy nhiên, cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế nhằm đảm bảo chính xác giá vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho bằng cách sử dụng hệ số giá vật liệu - công cụ dụng cụ.

Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toán nhập trong kỳ H =

- Tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá: Giá thực tế xuất kho = H x Giá hạch toán xuất kho

Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đơn giá thực tế hay hệ số giá có thể tính riêng cho từng nhóm hoặc cả loại vật liệu - công cụ dụng cụ.

Trờng hợp đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ khi có thuế giá trị gia tăng: - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, giá vật t mua vào là giá thực tế không có thuế giá trị gia tăng đầu vào.

- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ, giá trị vật t mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào).

III Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

1 Yêu cầu đối với hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Vật liệu - công cụ dụng cụ là một trong những đối tợng kế toán cần phải đ-ợc hạch toán chi tiết, phải theo dõi đđ-ợc số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ của từng thứ, từng nhóm, từng loại theo từng kho của doanh nghiệp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho và đợc tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán.

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nói chung, công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng là do nhiều bộ, đơn vị tham gia và chịu trách nhiệm Song việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày lại đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán

Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ ở kho là một phận kế toán trong doanh nghiệp vì thủ kho là ngời quản lý tất cả vật liệu - công cụ dụng cụ, chịu trách nhiệm tổ chức về tình hình nhập - xuất - bảo quản, dự trữ vật liệu - công cụ dụng cụ và ghi chép vào sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật Còn ở phòng kế toán thì với chức năng và nghiệp vụ của mình trên cơ sở một cách chi tiết và tập hợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, Giám đốc, kiểm tra tình hình hiện có và quá trình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ.

2 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết vật liệu -công cụ dụng cụ:

2.1 Chứng từ kế toán sử dụng:

* Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu nhập kho (Mẫu 02 - VT)

- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH)

Ngoài ra các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán h-ớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05 - VT) - Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT)

Các chứng từ này tuỳ thuộc đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép của mình.

Các chứng từ kế toán phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trởng qui định phục vụ cho việc ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận có liên quan.

tổ chức luân chuyển chứng từ - Chứng từ nhập:

Hoá đơn mua hàng phòng Vật t viết phiếu nhập chuyển về kho vật t vào thẻ kho

Phòng Kế toán.

- Chứng từ xuất:

Hoá đơn xuấtKho vật tPhòng kế toán vào thẻ kho

2.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) sau: Sổ (Thẻ ) kho, Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số d.

Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 - VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn, hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu - công cụ dụng cụ Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp nào.

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.

Ngoài ra kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.

3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Để theo dõi đợc số hiện có và tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng thứ, nhóm, loại, từng kho và về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị thì phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa kho (thủ kho) và phòng kế toán trong hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ.

Dù doanh nghiệp sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết nào thì việc hạch toán phải đợc thực hiện đồng thời cả ở kho và phòng kế toán.

3.1 Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song:

Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ, tình hình nhập - xuất diễn ra không thờng xuyên, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

+ ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập - xuất thủ kho căn cứ vào số lợng ở cột thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho tính ra số lợng tồn kho và ghi vào cột tồn kho của thẻ kho Thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất, cuối tháng tính ra số tồn kho theo chỉ tiêu số lợng Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu - công cụ

dụng cụ cho Phòng kế toán Mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ đợc mở một thẻ kho.

+ ở Phòng kế toán: Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thực hiện hoàn chỉnh chứng từ Căn cứ vào các chứng từ thực xuất - nhập, kế toán ghi sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ nhập - xuất.

Mẫu số (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cũng tơng tự nh mẫu thẻ kho nhng có thêm các cột thành tiền Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ để lập ra bảng kê Nhập - xuất tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ mỗi thứ vật liệu - công cụ dụng cụ đợc ghi thêm 1 dòng của bảng kê này.

Việc đối chiếu số liệu giữa phòng kế toán và kho thông qua việc đối chiếu số liệu tơng ứng giữa thẻ kho và sổ (thẻ) hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ.

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

3.2 Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ xuất - nhập, không bố trí riêng kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày.

+ ở kho: Thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ nh phơng pháp thẻ song song.

+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất tồn kho của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cho cả năm, nhng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo ph-ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Chứng từ xuất

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng

- Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn có thể trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng, hạn chế tác dụng kiểm tra trong quản lý do chỉ ghi vào cuối tháng.

3.3 Phơng pháp sổ số d:

Phơng pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật t, tình hình biến động của vật t xảy ra thờng xuyên.

Doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống sổ danh điểm vật t và đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán để hạch toán hàng ngày.

Yêu cầu trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán ở doanh nghiệp phải cao và thủ kho phải xác định đợc trách nhiệm của mình trong việc quản lý vật t, việc ghi chép trên thẻ kho và sổ số d.

+ ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu số lợng Cuối tháng, thủ kho phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số d vào cột số lợng.

Sổ số d do phòng kế toán mở và sử dụng cho cả năm đợc chuyển xuống kho cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào số d cuối tháng của từng thứ vật t trên thẻ kho để ghi vào cột số lợng trên sổ số d, sau đó chuyển sổ số d cho phòng kế toán.

+ ở phòng kế toán: Định kỳ xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và xác nhận các chứng từ nhập - xuất về phòng kế toán Sau khi nhận đợc chứng từ xuất - nhập, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại và hoàn chỉnh chứng từ sau đó kế toán tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của vật t nhập - xuất theo từng nhóm vật t để ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất, tiếp đó là ghi vào bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất.

Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất để kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho ở cột nhập và cột xuất sau đó

tính ra số tồn kho của từng nhóm vật t để ghi vào cột tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật t.

Cũng vào cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên thì kế toán sẽ căn cứ vào số lợng mà thủ kho đã ghi và căn cứ vào đơn giá của từng thứ vật t tính toán để ghi vào cột thành tiền trên sổ số d.

Số liệu ở cột thành tiền trên sổ số d theo từng nhóm, từng loại vật t sẽ đợc đối chiếu với số liệu của chỉ tiêu tơng ứng trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật t, hai số liệu này phải khớp nhau.

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo ph-ơng pháp sổ số d nh sau

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán.

Việc kiểm tra, đối chiếu đợc tiến hành theo định kỳ, tránh đợc sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, công việc dàn đều trong tháng.

- Nhợc điểm: Do ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và sự tăng giảm của từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ về mặt số lợng thì kế toán lại phải xem lại số liệu trên thẻ kho.

Hơn nữa, khi kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ số d và số liệu trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột tồn kho) mà có sự chênh lệch thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất khó khăn và phức tạp.

VI Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ:

Kế toán tổng hợp là việc ghi chép kế toán về tình hình - nhập - xuất - tồn kho của vật liệu - công cụ dụng cụ trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp.

Vật liệu - công cụ dụng cụ là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ.

1 Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho các loại vật liệu - công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất.

Việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.

* Tài khoản kế sử dụng:

Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thờng sử dụng các tài khoản sau:

+ TK 152: Nguyên luyện, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán.

+ TK 153: Công cụ dụng cụ Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm các loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế.

TK 153 có 3 tài khoản cấp 2: - TK 1531: Công cụ, dụng cụ

- TK 1532: Bao bì luân chuyển - TK 1533: Đồ dùng cho thuê:

+ TK 151: Hàng mua đang đi đờng Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cuối tháng cha về nhập kho doanh nghiệp và theo dõi hàng mua đang đi đờng tháng trớc về doanh nghiệp tháng này.

+ TK 331: Phải trả cho ngời bán, tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân cung cấp vật t, hàng hoá, tài sản, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Để theo dõi chi tiết với từng đối tợng cụ thể thì tài khoản 331 đợc mở chi tiết cho từng ngời bán hàng bằng việc mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.

Ngoài các tài khoản nêu trên, kế toán tổng hợp còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhau: - TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

- TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ kế toán sử dụng TK 133 - thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ TK này không áp dụng đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp và cơ sở sản xuất kinh doanh không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng.

- Các doanh nghiệp không thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng và các doanh nghiệp thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp, khi mua vật t thì giá trị vật t mua vào là tổng giá thanh toán:

Nợ Tk 152, TK 153 (tổng giá thanh toán)

Có TK 111, TK 112 (tổng giá thanh toán)

- Các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì giá vật t là giá cha có thuế:

Nợ TK 152, TK 153 (Giá mua cha có thuế) Nợ TK 133 (Thuế giá trị gia tăng đầu vào)

Có TK 331 (Tổng giá thanh toán)

- Khi mua vật t không có hoá đơn giá trị gia tăng thì giá vật t mua vào là tổng giá thanh toán.

Nợ TK 152, TK 153 (Tổng giá thanh toán)

Có TK 111, TK 112, TK 331 (Tổng giá thanh toán)

- Đối với hàng hoá nhập khẩu thì phản ánh giá vật t là tổng thanh toán cho ngời bán, thuế nhập khẩu chi phí thu mua, kế toán ghi:

- Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp thì tính cả thuế giá trị gia tăng vào giá vật t, kế toán ghi:

Nợ TK 152, TK 153 Có TK 3331

- Trờng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tăng do mua ngoài có thể xẩy ra các trờng hợp sau:

+ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn nếu trong tháng vật liệu đã nhập kho nhng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu công cụ dụng cụ nhập theo giá tạm tính.

+ Trờng hợp hàng đang đi đờng:

Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn, cuối tháng hàng vẫn cha về kế toán ghi: Nợ TK 151

Nợ TK 133

Có TK 111, TK 112

Khi vật liệu - công cụ dụng cụ về nhập kho hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất, gửi cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 152, TK 153

Nợ TK 162, TK 627, TK 625, TK 641 Nợ TK 632, TK 157

Có TK 151

sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Nhập kho VL mua ngoài TK 133

(Hàng và HĐ cùng về)Xuất dùng trực tiếp cho

Thuế GTGT sản xuất chế tạo SP

Nhập kho VL tự chế, thuê Xuất để thuê ngoài gia công ngoài gia công chế biến và tự chế

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập xuất vật liệu - công cụ dụng cụ trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng trên các tài khoản tổng hợp căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính.

Ta có công thức nh sau:

-* Tài khoản

Để tiến hành kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ chủ yếu sử dụng các tài khoản sau:

+ TK 611: Mua hàng Tài khoản này phản ánh giá trị thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ đợc mua vào và xuất dùng trong kỳ.

TK 611 đợc mở thành 2 tài khoản cấp 2: - TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu - TK 6112: Mua hàng hoá

Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK 152, TK 153, TK 151 nhng không dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực té của vật liệu - công cụ dụng cụ đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611.

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 133 giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.

- Khi mua vật t, xác định số thuế đợc khấu trừ theo quy định, kế toán ghi:

Nợ TK 611 Nợ TK 133

Có TK 111, TK 112

- Khi mua vật t, số thuế không đợc khấu trừ hoặc doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp, hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng, kế toán ghi:

tồn lúc đầu kỳ lúc đầu kỳ

TK 111, 112, 141, 331 TK 111, 112, 138 VL - CCDC mua ngoài giá thực Chiết khấu mua hàng đợc hởng

tế cha nhập kho hoặc giảm giá hàng mua (nếu có)

Chênh lệch đánh giáChênh lệhc đánh giá giảm VL - CCDC do đánh giá lại do đánh giá lại

3 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong doanh nghiệp, tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng trong công tác kế toán mà doanh nghiệp sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau.

Chẳng hạn, trong hình thức “Nhật ký chứng từ” kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên nhiều sổ kế toán nhng chủ yếu vẫn là các sổ

Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất Bảng kê số 3 Sổ chi tiết TK 152, 153

Bảng cân đối

- Sổ nhật ký chứng từ số 6 - ghi có TK 151.

Sổ này dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 151 - hàng mua đang đi trên đờng nhằm theo dõi tình hình mua vật t, hàng hoá còn đang đi trên đờng cha về nhập kho.

Cơ sở số liệu để ghi vào sổ này là các hoá đơn bán hàng do đơn vị bán hàng cung cấp và phiếu nhập kho Về nguyên tắc, sổ nhật ký chứng từ 6 ghi theo từng chứng từ nhập kho vật t hàng hoá.

Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ, xác định tổng số phát sinh có TK 151 đối ứng nợ với các tài khoản có liên quan, số liệu dùng tổng cộng của nhật ký chứng từ số 6 sẽ đợc ghi vào sổ cái.

Ngoài các sổ trên, kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ còn sử dụng một

- Phần tổng hợp giá trị nguyên vật liệu nhập kho - Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Bảng kê số 3 đợc lập hàng tháng để tổng hợp giá của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho đầu tháng, nhập kho trong tháng theo giá hạch toán và giá thực tế Từ đó tính giá vốn thực tế.

- Bảng phân bổ vật liệu - công cụ dụng cụ: Dùng để phản ánh giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và giá hạch toán và phân bổ giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tợng sử dụng hàng tháng (ghi có TK 152, TK 153, nợ các TK liên quan ) và làm cơ sở để tập hợp

chi phí và tính giá thành sản phẩm.

Cơ sở số liệu để ghi vào bảng này là tất cả các chứng từ xuất kho vật liệu - công cụ dụng cụ và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng

loại vật liệu - công cụ dụng cụ lấy trên bảng kê số 3 Ngoài ra, trong hình thức “

NhËt ký chøng tõ” kÕ to¸n cßn sö dông mét sè nhËt ký chøng tõ liªn quan vµ c¸c

sæ kÕ to¸n kh¸c.

Phần II

Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty Cổ phần May và dịch vụ hng

I Đặc điểm chung của Công ty Cổ phần May và dịch vụ hng long

Thực hiện Nghị quyết của Đảng, theo tinh thần đổi mới qua các kỳ đại hội Trớc hết là đổi mới về kinh tế, trong đó nhấn mạnh nhất là phát triển kinh tế đối ngoại đợc nâng lên hàng đầu, cùng với sự cố gắng của ngành ngoại thơng coi xuất khẩu là mũi nhọn để phát triển kinh tế Nắm bắt đợc tình hình đó, Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long đã chuyển đổi hớng sản xuất là: gia công hàng xuất khẩu Đến nay Công ty đã có rất nhiều bạn hàng nớc ngoài nh: Hàn Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Thái Lan đồng thời tạo công ăn việc làm cho số đông ngời lao động.

Trớc sự phát triển của công nghệ hiện đại, nhu cầu của con ngời ngày càng cao hơn Do vậy hàng may mặc xuất khẩu ngày càng đợc coi trọng và trở thành mặt hàng có vị trí quan trọng trong kim ngạch xuất khẩu.

1 Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam - Bộ Công nghiệp Đợc thành lập ngày 19/05/1996 Khi đó Công ty thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ - là một bộ phận của Công ty may 10 và có tên gọi là “Xí nghiệp may Hng Yên” Từ khi thành lập đến năm 1987, Công ty đợc giao nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất trang phục, phục vụ cho quân đội nhân dân Việt Nam và gia công quần áo bảo hộ lao động xuất khẩu cho các nớc xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu trớc đây.Từ năm 1988 đến 1990, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất của Công ty là áo váy nữ xuất khẩu cho Liên Xô cũ.Trong suốt thời gian đó (Từ 1966 - 1990) Công ty có nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch của Nhà nớc đặt ra Nhng đến nay 1991, sự thay đổi của các nớc xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu làm cho những khách hàng, những mặt hàng và thị trờng tiêu thụ truyền thống của Công ty không cần tới nữa Vì vậy, Công ty rơi vào tình trạng hết sức khủng hoảng, sản xuất đình trệ, công nhân không có việc làm, đời sống vô cùng khó khăn thiếu thốn Trớc tình hình đó, việc chuyển hớng sản xuất trở thành vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với Công ty Vì vậy Ban Giám đốc Công ty đã quyết định chuyển sang sản xuất gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các nớc t bản chủ nghĩa.

Bớc đầu chuyển đổi, trớc yêu cầu cấp bách của công cuộc đổi mới đất nớc, hoạt động tổ chức kinh tế chuyển hẳn sang hạch toán kinh doanh, bên cạnh đó là sự sắp xếp lại toàn bộ Công ty, thay thế một số máy móc thiết bị, cải tiến lại nhà xởng, đảm bảo vệ sinh công nghiệp.

Kể từ năm 1991, trong Công ty từ Ban Giám đốc đến mỗi công nhân đều đã có những cố gắng phi thờng tạo ra những bớc phát triển vợt bậc về mọi mặt Song

song với công cuộc đổi mới kinh tế của Đảng, để phù hợp với quá trình phát triển kinh tế của đất nớc, “Xí nghiệp may Hng Yên” chính thức đổi tên thành “Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long” (theo quyết định số 224 - CNN TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ trởng Bộ Công nghiệp nhẹ trực thuộc Tổng Công ty dệt - may Việt Nam) Công ty có tên giao dịch quốc tế là HUGACO, trụ sở chính đặt tại xã Dị Sử, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hng Yên Sự kiện này không phải là sự thay đổi về mặt hình thức mà nó thực sự phản ánh những cố gắng, nhừng thành tựu đánh dấu sự trởng thành cũng nh hớng hoạt động mới của Công ty sau gần 30 năm kể từ khi thành lập.

Hiện nay Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại quần áo nh: áo Jaket 3 lớp, Jaket 5 lớp, áo sơ mi, quần thể thao, áo T-Shirt, quần âu, quần Short,

Qua hơn 30 năm xây dựng và phát triển, từ khi mới thành lập với quy mô nhỏ, trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu và công việc sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Nhà nớc giao, chủng loại mặt hàng ít, chất lợng sản phẩm không cao thì nay Công ty đã xây dựng đợc 2 Cơ sở sản xuất kinh doanh chính và 1 cơ sở sản xuất liên doanh với đơn vị bạn.

Thời gian đầu số công nhân của Công ty có khoảng 500 công nhân thì nay Công ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh có tới 2700 công nhân đợc đào tạo ở trình độ cao, tay nghề vững, đáp ứng đợc phần lớn nhu cầu của khách hàng trong nớc cũng nh nớc ngoài về mặt hàng may mặc, Công ty đã trang bị đợc 2425 máy may công nghiệp chủ yếu đều đợc nhập từ Nhật và đợc lắp đặt trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại - sự lớn mạnh của Công ty cả về chất lợng cũng nh số lợng đã đợc phản ánh qua một số chỉ tiêu sau:

Nhận xét cho các chỉ tiêu trên của Công ty trong 3 năm liền là:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long từ chỗ là một xí nghiệp may nhỏ số lợng công nhân ít, máy móc thiết bị lạc hậu, đơn giản đến nay (2005) đã trở thành một doanh nghiệp may mặc lớn nhất trên địa bàn tỉnh Hng Yên và là một doanh nghiệp khá mạnh thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam, với tám xí nghiệp thành viên hoạt động liên tục có hiệu quả đã giúp cho Công ty đứng vững trên thị trờng - đặc biệt là thị trờng may mặc.

Tám xí nghiệp thành viên là:

Xí nghiệp may I; Xí nghiệp may II; Xí nghiệp may III; Xí nghiệp may IV; Xí nghiệp may V; Xí nghiệp may VI; Xí nghiệp may VII; Xí nghiệp may Mỹ Văn.

Các xí nghiệp đều có nhiệm vụ và chức năng nh nhau đó là sản xuất ra các loại quần áo theo hợp đồng mà Ban lãnh đạo đã ký kết với khách hàng Do đó các xí nghiệp hầu nh hoàn toàn độc lập với nhau.

3 Đặc điểm, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long có hình thức sản xuất kinh doanh là: Gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các Công ty kinh doanh hàng may mặc nớc ngoài Quá trình gia công đợc thực hiện theo 02 bớc:

ớc 1 : Nhận tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến

Phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may sản phẩm mẫu sau đó cho khách

ớc 2: Sau khi đợc khách hàng chấp nhận các yếu tố của sản phẩm mẫu thì mới

đ-ợc đa xuống các xí nghiệp để sản xuất theo mẫu hàng, đơn hàng đã đđ-ợckhách hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng đã ký kết Quá trình sản xuất đợc thực hiện khép kín trong từng xí nghiệp.

4 Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long là một đơn vị quản lý theo hình thức tập trung, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty.

* Giám đốc Công ty: quyết định mọi việc điều hành hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, theo đúng đờng lối của Đảng và Nhà nớc Ngoài việc uỷ quyền trách nhiệm cho các phó giám đốc còn trực tiếp chỉ huy thông qua các trởng phòng hoặc các Giám đốc xí nghiệp thành viên Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Công ty với Đảng uỷ Công ty, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể cán bộ công nhân viên, ngời lao động trong Công ty về mọi mặt liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ban lãnh đạo Công ty gồm: Một phó giám đốc kinh doanh, một phó giám đốc sản xuất, một phó giám đốc kỹ thuật.

* Phó giám đốc kinh doanh: Có chức năng làm công tác đối nội đối ngoại của Công ty Thay mặt giám đốc điều hành khi đợc uỷ quyền, giúp Giám đốc quản lý công tác kinh doanh và quản lý các phòng nghiệp vụ của Công ty.

* Phó giám đốc sản xuất: Có chức năng điều hành, quản lý toàn bộ hệ thống các xí nghiệp sản xuất, chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về số lợng, chất lợng sản phẩm, tiến độ sản xuất và lịch giao hàng.

* Phó giám đốc kỹ thuật: Có chức năng giúp giám đốc điều hành mọi lĩnh vực liên quan đến kỹ thuật, mẫu mã, màu sắc, kích cỡ sản phẩm.

Công ty có 6 phòng ban, mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau: * Phòng tổ chức - hành chính: Có chức năng giúp giám đốc Công ty xây dựng các nội quy, qui chế hành chính, công tác bảo vệ, hạch toán tiền lơng, ngày giờ công lao động của Công ty, lập phơng pháp đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty.

Tham mu cho Giám đốc Công ty về chế độ khuyến khích vật chất, tiền l-ơng, tiền thởng Hớng dẫn tổ chức thực hiện chế độ khen thởng vật chất và chế độ chịu trách nhiệm vật chất trong Công ty.

* Phòng xuất nhập khẩu: Trực tiếp tham gia công tác mua bán máy móc thiết bị, nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất dới sự điều hành của phó giám đốc kinh doanh Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng trong nớc và ngoài nớc Quản lý công tác xuất nhập khẩu;Tìm nguồn hàng và phát triển mặt hàng, chịu sự điều hành của phó giám đốc sản xuất.

Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ kế hoạch tiến độ sản xuất của các xí nghiệp, chỉnh lý việc tiếp nhận nguyên vật liệu.

* Phòng kỹ thuật - cơ điện: điều hành toàn bộ phần công nghệ may, cơ điện và các xí nghiệp may theo chức năng.Trực tiếp làm việc với khách hàng về các yếu tố có liên quan đến chất lợng sản phẩm Cùng với giám đốc sản xuất và trởng phòng KCS chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm.

Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ các yếu tố ban đầu của quá trình sản xuất

* Phòng KCS: Có chức năng đôn đốc kiểm tra chất lợng sản phẩm của toàn Công ty Có quyền nắm bắt xử lý chất lợng sản phẩm trong các công đoạn sản xuất của các xí nghiệp thành viên nh: Công đoạn cắt, may, là

Trực tiếp làm việc với khách hàng, cùng khách hàng nắm bắt và xử lý các sự cố về chất lợng sản phẩm sản xuất ra.

Có quyền chỉ thị cho cán bộ kiểm hàng, từ chối kiểm hàng khi chất lợng sản phẩm sản xuất ra không đảm bảo Có quyền lập biên bản, chậm phạt hoặc đề xuất, đình chỉ các bộ phận sản xuất, các xí nghiệp sản xuất không đảm bảo chất ợng sản phẩm, chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty và khách hàng về chất l-ợng sản phẩm của Công ty khi đa sản phẩm ra thị trờng tiêu thụ.

* Phòng kế toán - tài vụ: Có chức năng tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp giám đốc giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và có nhiệm vụ cụ thể sau:

- Thu thập và tập hợp các thông tin tài chính.

- Theo dõi và tổng hợp việc xuất - nhập nguyên vật liệu.

- Theo dõi thành phẩm khi nhập kho và đa ra tiêu thụ trên thị trờng - Trợ giúp và tham mu cho giám đốc và các thông tin tài chính.

- Chịu trách nhiệm về phần báo cáo kế toán của Công ty trớc Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nớc.

* Phòng Y tế - Nhà trẻ: Có nhiệm vụ trực tiếp chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên của Công ty, đồng thời chăm sóc con em cho cán bộ công nhân viên tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác.

Ngoài Ban giám đốc Công ty và các phòng ban, còn có 8 xí nghiệp thành viên Mỗi xí nghiệp có một giám đốc có chức năng giám sát việc sản xuất và chịu sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc sản xuất Có chức năng sau:

- Trực tiếp quản lý toàn bộ công nhân viên, điều hành quá trình sản xuất trong xí nghiệp.

- Thờng xuyên kiểm tra chất lợng sản phẩm.

- Đôn đốc công nhân thực hiện đúng tiến độ sản xuất theo lịch giao hàng - Chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty và khách hàng về chất lợng sản phẩm.

- Triển khai các nghị quyết của Công ty, các kiến nghị của phòng chức năng tới từng bộ phận, từng công đoàn của qúa trình sản xuất.

Các phòng ban và các xí nghiệp có cơ cấu hợp thành hệ thống hoàn chỉnh bộ máy quản lý của Công ty.

5 Tổ chức công tác kế toán của Công ty.

Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong Công ty là do bộ máy kế toán đảm nhận Bộ phận này có chức năng quan trọng là kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi Công ty, giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty.

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long là một đơn vị sản xuất đợc tổ chức theo mô hình Công ty Trực thuộc Công ty là các xí nghiệp thành viên, nhng các xí nghiệp thành viên này không có t cách pháp nhân cho nên không tổ chức hạch toán độc lập mà tổ chức hạch toán toàn Công ty Vì thế, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.

Theo hình thức này, trong Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính đợc thực hiện trên phòng kế toán của Công ty.

Bộ phận kế toán của Công ty đợc biên chế nh sau:

+ Một trởng phòng kế toán điều hành chung công việc của cả phòng và là kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, thống kê việc hạch toán kế toán, hàng tháng lập báo cáo kế toán.

+ Một phó phòng kế toán giúp kế toán trởng điều hành chung công việc của phòng, đồng thời là kế toán xây dựng cơ bản.

+ Một thủ quỹ có nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ của Công ty, bảo quản tiền của Công ty.

+ Một kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định.

+ Một kế toán tiền mặt thanh toán với ngân hàng, vay ngắn hạn có nhiệm vụ theo dõi tình hình quản lý thu chi tiền mặt và các khoản tiền gửi.

+ Một kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình xuất - nhập - tồn kho từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ.

+ Một kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn: Có nhiệm vụ tính, trích và thanh toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội.

+ Một kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành

+ Một kế toán thành phẩm và tiêu thụ lập bảng kê 10, nhật ký chứng từ số 8, sổ chi tiết số 3; Một kế toán theo dõi công nợ.

Bộ máy kế toán của Công ty đợc biên chế có thể khái quát theo sơ đồ sau

Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: Hình thức “Nhật ký chứng từ” các loại

sổ thờng dùng là: Nhật ký chứng từ, Sổ chi tiết, Bảng kê, Bảng phân bổ, Sổ cái Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Niên độ kế toán mà Công ty áp dụng là năm Kỳ kế toán là tháng.

Nguyên tắc đánh giá: Trên cơ sỏ số d đầu kỳ và phát sinh nhập trong kỳ.

Ngoài ra, ở kho nhân viên hạch toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào “ phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” và ghi vào thẻ kho.

II Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần may và dịch vụ Hng long

1 Đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long là một Công ty có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hng Yên, với số vốn đầu t lớn, thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam Trong việc gia công hàng may mặc xuất khẩu, mặt hàng quần áo của Công

ty rất phong phú và đa dạng, đợc ký hiệu bằng các mã số Vì thế Công ty đã đáp ứng phần lớn nhu cầu của ngời tiêu dùng.

Ví dụ: Mã 2097 (áo Jacket 3 lớp) Mã 910181 (áo sơ mi)

Mỗi sản phẩm này đợc tạo nên bởi nhiều chi tiết may khác nhau theo yêu cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng, do đó chủng loại nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất rất nhiều và với khối lợng lớn.

Hiện nay, nền kinh tế thị trờng đang trên đà phát triển, Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long từ một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh theo kế hoạch và chỉ tiêu Nhà nớc đặt ra nay chuyển sang đơn vị hạch toán độc lập, do đó hỏi Công ty phải tự trang trải mọi chi phí sản xuất bằng doanh thu của mình và phải có lãi Việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên cơ sở kế hoạch sản xuất, các chỉ tiêu do Công ty đề ra căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng sao cho hợp lý tránh để xẩy ra tình trạng vật liệu - công cụ dụng cụ quá d thừa hoặc sản xuất bị đình đốn vì thiếu nguyên vật liệu.

Mặt khác, vật liệu - công cụ dụng cụ mua về phải đảm bảo đủ về số lợng và chủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lợng cao Vấn đề cần phải quan tâm đặc biệt là giá cả của vật liệu - công cụ dụng cụ, Công ty phải làm sao để mua đợc khối lợng vật t cần thiết, bảo đảm chất lợng nhng chi phí bỏ ra lại ít nhất, điều đó góp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất ra.

* Về tình hình thu mua:

- Nguyên liệu do khách hàng đa về Công ty theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên Công ty sẽ gia công sản xuất, sau khi làm ra sản phẩm Công ty lại giao lại cho khách hàng nh hợp đồng đã ký và thanh toán tiền gia công sản phẩm với khách hàng.

Công ty phải có một bộ phận thực hiện công việc thu mua và tìm nguồn cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ Công việc này do phòng xuất nhập khẩu của Công ty đảm nhận.

Hiện nay, nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty đợc mua từ các đơn vị trong nớc nh: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và nhập khẩu trên Thiên Nam, Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội, Hãng chỉ TOCONTAP bên cạnh đó, để góp phần hạ thấp chi phí thì Công ty cũng không ngừng tìm nguồn hàng mới để đảm bảo cho Công ty luôn chủ động trong sản xuất.

2 Phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:

Đây là bớc khởi đầu quan trọng cho việc hạch toán và quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ, thực hiện tốt khâu này sẽ là bớc đệm cho việc hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ.

2.1 Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:

Với một khối lợng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có nội dung kinh tế và tính năng khác nhau, do đó để tiện lợi cho việc quản lý và hạch toán chính xác,

đơn giản hoá công việc thì phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ sao cho hợp lý

* Vật liệu:

- Nguyên liệu chính: Là đối tợng lao động cấu tạo lên hình dáng sản phẩm nh: Vải chính (vải ngoài của áo Jacket), (vải lót trong áo Jacket), bông, dựng,

lông Trong đó vải chính và vải lót lại đợc chia ra làm nhiều loại theo thành phần

- Vật liệu phụ: Là những đối tợng lao động không cấu tạo lên thực thể sản phẩm nhng nó góp phần hoàn thiện sản phẩm nh: Khoá, cúc, chỉ, dây luồn, ken vai, nhãn mác

- Nhiên liệu bao gồm: Dầu dùng để chạy máy nổ, xăng để chạy ôtô - Phụ tùng thay thế bao gồm: Chân vịt máy khâu, kim, suốt chỉ - Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: Đinh, chổi rửa, giấy ráp, sơn các loại * Công cụ - dụng cụ:

- Công cụ - dụng cụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm (TK 1531): Để đảm bảo vệ sinh, an toàn trong sản xuất, công nhân yên tâm làm việc thì Công ty đã trang bị một găng tay, mũ, kính bảo hộ, máy tính, chổi, bàn ghế, xà phòng

- Bao bì luân chuyển (TK 1532) là các loại hòm hộp bằng bìa carton, băng dính, túi lion, khoá kẹp hòm, giấy lót hòm, đai đóng hòm phục vụ cho việc đóng gói để bảo quản và chuyên chở sản phẩm.

ở Công ty, toàn bộ số vật liệu - công cụ dụng cụ trên lại đợc phân chia và quản lý theo các kho nh: Kho nguyên liệu,Kho phụ liệu,Kho cơ khí, kho thành phẩm Với cách phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ nh trên của Công ty sẽ giúp cho việc quản lý vật t của Công ty đợc đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác hơn phục vụ cho công tác kiểm kê, kiểm tra đợc tiến hành thuận lợi và nhanh chóng.

2.2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:

Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để hiểu hiện giá trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo đợc tính chân thực và tính thống nhất.

ở Công ty, kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đã sử dụng giá vốn thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t Vật t của Công ty chủ yếu là mua ngoài và nhập hàng gia công Nhng đối với hàng gia công thì Công ty không theo dõi về giá trị vì nguyên liệu do khách hàng đa về theo định

mức và đơn đặt hàng, Công ty chỉ việc gia công sản phẩm sau đó xuất sản phẩm lại cho khách hàng và thanh toán tiền gia công sản phẩm.

Mặt khác, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, Nhà nớc đang khuyến khích xuất khẩu hàng may mặc cho nên đối với nguyên liệu nhập từ nớc ngoài về Công ty cũng không phải nộp thuế nhập khẩu nếu nh nguyên liệu nhập về đúng và đủ định mức đã đăng ký với hải quan cửa khẩu theo quy định của Nhà nớc, phải nộp thuế trong trờng hợp nguyên liệu nhập thừa so với định mức đã đăng ký với hải quan và số nguyên liệu thừa đó Công ty lại dùng để sản xuất sản phẩm tiêu thụ ở thị trờng trong nớc Khi đó Công ty phải đóng mức thuế suất 40% giá trị của số nguyên liệu thừa Nhng trờng hợp này cha xảy ra đối với Công ty.

Đối với vật t xuất kho: ở Công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá vốn thực tế nên khi vật t xuất kho, Công ty tính giá vật t theo phơng pháp bình quân gia quyền của Vật liệu - CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Theo phơng pháp này:

3 Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long là một đơn vị kinh doanh hàng may mặc có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hng Yên Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi đợc từng lần nhập, xuất vật t và tồn kho cuối tháng Trong Công ty, vật liệu - công cụ dụng cụ đợc sử dụng đa dạng, các nghiệp vụ nhập-xuất lại

+

diễn ra thờng xuyên trong tháng, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ có nhiệm vụ vô cùng quan trọng và không thể thiếu đợc.

ở Công ty, kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng một số chứng từ sau: Phiếu nhập kho - mã số 01 – VT; Phiếu nhập kho - mã số 02 – VT và một số chứng từ khác nh: Thẻ kho; Sổ chi tiết.

3.1 Tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ:

a Tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ:

ở Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long, công việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ do phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm.

- Giá nhập nguyên vật liệu theo giá hóa đơn.

Phòng xuất khẩu căn cứ vào tình hình sản xuất của từng tháng do các Giám đốc xí nghiệp thông báo lên (bằng chứng từ) Trên cơ sở đó, phòng XNK sẽ tính toán để lập kế hoạch thu mua từng thứ vật t về chủng loại và số lợng.

Về nguyên tắc, trong Công ty, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ khi đa về đến Công ty phải tiến hành làm các thủ tục để tiếp nhận và nhập kho theo trình tự nh sau:

Vật t nhập về kho phải đợc phân thành từng loại theoquy định của Công ty để đảm bảo thuận tiện cho việc xuất dùng khi cần thiết.

* Trờng hợp nhập hàng gia công:

Khi vật t đợc đa về Công ty đồng thời khách hàng sẽ gửi cho Công ty một bộ phận chứng từ trong đó có hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice) Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn thơng mại và viết phiếu nhập kho trên cơ sở cán bộ phòng xuất nhập khẩu kiểm tra và thấy hàng bảo đảm chất lợng và đủ về số lợng Ta có mẫu Invoice nh sau:

UNICORE CO., LTDUNI - 9008A Jan 22nd 2004

SUITE 501 YEYANG BLDG 640 - 119 No & date of L/C

KU,SEOUL, KOREA

HUNGLONGGARMENT JOINT STOCK COMPANYDI SU MY HAO HUNG YEN TOWN

HUNG YEN PROVINCE, VIET NAM

KOREA PORTHaiphong, Vietnam

2 Mark and number of

Trên Invoice có thể hiện giá trị của vật t nhng nó chỉ có ý nghiac dùng để khai báo với hải quan cửa khẩu, không có giá trị thanh toán.

Đối với hàng gia công khi nhập nguyên vật liệu về kho Công ty thì Công ty chỉ theo dõi về mặt số lợng nên khi phòng xuất nhập khẩu viết phiếu nhập kho (Mẫu số ) biểu số 2 cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lợng.

Họ tên ngời giao hàng: Hãng UNICORE Nhập tại kho: Nguyên liệu

* Mua nguyên liệu ở các doanh nghiệp trong nớc với khối lợng nhỏ Công ty thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt Cũng trên cơ sở hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, phòng xuất nhập khẩu sẽ viết phiếu nhập kho theo mẫu biểu số 3.

Đơn vị bán hàng: Công ty phát triển sản xuất và nhập khẩu Thiên Nam Địac chỉ: Số 3 Trần Quốc Toản - Hà Nội

Điện thoại: STK: 3611 300103304 Mã số:

Họ tên ngời mua hàng: Đ/c Thắng

Đơn vị: Phòng XNK - Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hng Long Địa chỉ: Dị Sử – Mỹ hào - Tỉnh Hng Yên.

5 9