NHỮNG TỪ VIẾT TẮT HTTT : Hệ thống thông tin CNTT : Công nghệ thông tin FIS : FPT Information System FIS TEG : FPT Information System Telecom and Government SOT : SoftWare Telecom GOV: Government 1 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN I. Tổng quan về cơ quan thực tập 1. Giới thiệu về công ty HTTT FPT 1.1. Các mốc lịch sử • 13/9/1988 : Thành lập FPT ban đầu có 8 thành viên • 1990 : Mở chi nhánh TP HCM • 1998 : Trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet tại Việt Nam • 2000 : OSDC đầu tiên ở Harvey Nash (Anh) • Thành lập văn phòng tại Silicon Valley. Đối tác phát triển phần mềm của IBM, NTT-IT • 2002 : Cổ phần hóa • 2003 : Thành lập 6 công ty thành viên • 2004 : Đối tác vàng đầu tiên của Cisco tại Đông Dương. Chứng chỉ CMM5 • 2005 : Thành lập công ty Viễn thông FPT, nhận giấy phép • cung cấp dịch vụ và hạ tầng viễn thông. Chứng chỉ Đối tác Vàng của Microsoft & Checkpoint, CAP của Oracle. Thành lập công ty TNHH phần mềm FPT Nhật Bản. • 2006 : Thành lập Đại học FPT, nhận chứng chỉ CMMI-5, BS 7799 • 2007 : Thành lập công ty TNHH phần mềm FPT Châu Á Thái Bình Dương tại Singapore 2 1.2.Tổng quan về FPT 1.3.Tăng trưởng của FPT 3  Số liệu năm 2006  Nhân viên: 7200+  Doanh thu: US$727M+  Tốc độ tăng trưởng doanh thu 40.6%  Các thị trường chính  Việt Nam, Nhật Bản, Mỹ, Anh, Pháp, Úc, Lào, Singapore  Trụ sở tại:  Việt Nam  Nhật Bản  Singapore  Malaysia  Mỹ  Pháp 1.4.Sơ đồ tổ chức FPT 4 1.5. 10 line kinh doanh dẫn đầu FPT 1.6. Sản phẩm và dịch vụ của FPT Phát triển Giải pháp phần mềm Phân phối các sản phẩm ICT Cung cấp dịch vụ viễn thông Lắp ráp máy tính Outsourcing phần mềm Tích hợp hệ thống Các dịch vụ ERP Dịch vụ Internet Dịch vụ trực tuyến Đào tạo CNTT Á Dịch vụ triển khai ERP: ORACLE, SAP, MS Dynamic CRM: Siebel, Dynamic CRM HRM: ORACLE HRM, Peoplesoft Banking: Iflex, Temenos, Reuters, Switching Application Telecom: Intec Billing, ZTE Billing Nguồn lực công nghệ MS .NET/VB/MS SQL : 150 ORACLE database : 500 ORACLE form/developer : 200 IBM Websphere : 100 Java : 80 SAP : 30 ORACLE ERP : 150 Data Warehouse : 20 T à i c h í n h T à i c h í n h c ô n g c ô n g C h í n h p h ủ C h í n h p h ủ V i ễ n T h ô n g V i ễ n T h ô n g Y t ế Y t ế T à i c h í n h T à i c h í n h c ô n g c ô n g D o a n h D o a n h n g h i ệ p n g h i ệ p Tài chính Tài chính &ngân hàng &ngân hàng SOFTWARE OUTSOURCING TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN OFFSHORE PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG TỐI ƯU HÓA PHẦN MỀM TÍCH HỢP PHẦN MỀM BẢO HÀNH VÀ HỖ TRỢ PHẦN MỀM BiẾN ĐỔI VÀ DI TRÚ DỮ LIỆU DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN NỘI DUNG DI ĐỘNG DỊCH VỤ KIỂM TRA 5 1.7. Chiến lược của FPT FPT có một số chiến lược sau:  Giữ vững vị trí số 1 trong nước  Nâng cao hiệu quả phần mềm và dịch vụ trên thị trường trong và ngoài nước.  Toàn cầu hóa: cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên toàn thế giới.  Nghiên cứu và triển khai các dịch vụ mới 2. Trung tâm HTTT Viễn Thông –Chính phủ FPT Information System Telecom and Government (FIS TEG) Trung tâm HTTT Viễn thông –Chính phủ FIS TEG trực thuộc công ty TNHH hệ thống thông tin FPT được hợp nhất từ 4 đơn vị thuộc FIS, FSS - Ngày thành lập :1/1/2007 - Doanh số 2007 :12,665triệu đô - Số cán bộ công nhân viên 2 miền : 222 người trong đó FIS TEG Hà Nội là 144 người - Lĩnh vực kinh doanh :sản xuất và kinh doanh phần mềm thuộc lĩnh vực viễn thông và phần mềm giành cho chính phủ - Trụ Sở Chính :101 Láng Hạ-Đống Đa-Hà Nội - Chi nhánh : 51 Lê Đại Hành-Hai Bà Trưng –Hà Nội - Giám đốc :Phạm Triệu Linh 6 2.1. Sơ đồ tổ chức FIS TEG FIS TEG Toàn Quốc FIS TEG Hà Nội FIS TEG HCM Kinh Doanh TT Quản Trị khách hàng(SAL) Phòng TEL Triển Khai TT Tư vấn Giải Pháp(CON) TT Kỹ Thuật Triển Khai(TEC) TT Giải Pháp Phần Mềm Viễn Thông(SOT) TT Giải Pgáp Phần Mềm Chính Phủ(GOV) Đảm Bảo Văn phòng (BO) Phòng GOV 7 2.2. Sơ đồ tổ chức FIS TEG SOT 2.3.Chức năng các phòng ban  Phòng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh, nhân lực, tài chính của trung tâm, có quyền quyết định cao nhất.Chịu sự điều hành của ban tổng giám đốc  Phòng phó giám đốc: có trách nhiệm điều hành nhân viên của mình hoàn thành công việc. Chịu trách nhiệm báo cáo trước giám đốc.  Phòng kinh doanh: nghiên cứu thị trường, tiếp thị quảng cáo bán hàng, hậu mãi khách hàng, dịch vụ tư vấn các giải pháp kinh doanh cho trung tâm. Phòng Phần Mềm Phòng: Triển Khai Phần Cứng+văn Phòng Phòng Công Nghệ Phụ Trách FIS TEG TP HCM PGĐ: Phan Việt Thắng PGĐ:Phạm Anh Chiến PGĐ: Nguyễn Đức Hùng PGĐ: Đoàn Nhật Minh PGĐ:Chu Hùng Thắng Phòng Kinh Doanh 8 GĐ: Phạm Triệu Linh  Phòng phầm mềm : Cung cấp các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp.Cụ thể là các phần mềm cho các công ty viễn thông: Vietel, Mobile Phone, Vinaphone, E-telecom.Phòng này chuyên cung cấp những sản phẩm phần mềm theo yêu cầu của khách hàng.  Phòng triển khai phần cứng và văn phòng: đây là bộ phận chuyên đi cung cấp các sản phẩm phần mềm đã hoàn thiện tới khách hàng.Nhiệm vụ của bên triển khai là cài đặt, đào tạo sử dụng, đưa vào khai thác các sản phẩm phần mềm do FPT cung cấp.Hỗ trợ khách hàng trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tế, bảo trì sản phẩm.  Phòng công nghệ : phòng ban này chịu trách nhiệm về việc ứng dụng công nghệ nào vào trong quá trình sản xuất phần mềm quy mô công nghiệp.Không phải một công nghệ mới ra đời thì phải áp dụng ngay nó vào để sử dụng, mà nó còm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: những nền tảng sẵn có khi áp dụng công nghệ cũ, kinh nghiêm cán bộ, mức độ thành thạo… 2.4. Cơ cấu nhân sự FIS TEG Hà Nội 9 6% 6% 10% 56% 15% 7% SAL CON TEC SOT SOG BO 2.5. Tỷ trọng nhân sự của FIS TEG trong FIS II.Hệ thống thông tin quản lý công văn 1. Vai trò của CNTT trong quản lý Trong những năm trở lại đây CNTT đã được coi là ngành công nghệ mũi nhọn mang lại những lợi ích và có những tính năng to lớn trong việc trợ giúp con người thực hiện các công việc tưởng chừng như không thể. Và một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một đất nước là phát triển hay không là dựa vào tiêu chuẩn công nghệ. Ở Việt Nam hiện nay CNTT đã xâm nhập vào tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội và tạo ra những thay đổi rõ rệt. Người ta ngày càng tin CNTT thật sự là động lực phát triển của xã hội. Hiện nay việc ứng dụng CNTT hiện đại vào quản lý có ý nghĩa sống còn , việc đưa ứng dụng CNTT vào để cải cách bộ máy quản lý , nâng cao hiệu lực quản lý là một trong những ưu tiên hành đầu của Đảng và Nhà nước ta. Điều đó là yêu cầu cần thiết bởi vì chỉ có sự quản lý hiệu quả thì các tổ chức cá nhân mới hoạt động tốt góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh, tiến bước theo con đường công nghiệp hoá-hiện đại hoá. FIS FIS TEG 11,6% 10 [...]...2 Thực trạng ứng dụng CNTT t i FIS TEG và lý do chọn đề t i 2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT t i FIS TEG Trung tâm HTTT viễn thông –chính phủ FIS TEG thuộc tổng công ty hệ thống thông tin FPT là một trong những công ty hàng đầu của Việt Nam về lĩnh vực công nghệ thông tin Đây là n i cho ra đ i những gi i pháp ứng dụng cho lĩnh vực viễn thông, quản lý chính phủ Các gi i pháp trong viễn thông như: hệ thống... năng thực hiện đề t i -Kiến thức phục vụ việc nghiên cưu đề t i Trên cơ sở các kiến thức của trường đ i học và nghiên cứu t i cơ sở thực tập như quy trình công nghệ phần mềm, kiến thức về xây dựng hệ thống thông tin quản lý, kiến thức về lập trình C++,C sharp, Visual Basic, kiến thức về cơ sở dữ liệu, thao tác cơ sở dữ liệu SQL Server, Microsoft Access cùng v i các kiến thức về kinh tế khác - Thông tin. .. nhân viên gi i quyết thông tin qua hệ thống máy tính  Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nhận biết, thúc dục, nhắc nhở các nhân viên trong việc gi i quyết các công văn, công việc đến hạn chế gi i quyết  Tăng cường cho việc quản lý một cách thuận tiện công văn t i các phòng/Ban  Giúp cho các cấp lãnh đạo theo d i trực tiếp tiến độ gi i quyết các công văn, công việc của các nhân viên trong các phòng/Ban trên hệ. .. thông như: hệ thống tính cước billing, hệ thống quản trị khách hàng, hệ thống gi i quyết công nợ Các gi i pháp cho quản lý chính phủ như : hệ thống quản lý hộ tịch, quản lý đơn thư khiếu n i, hệ thống Quản lý, cấp Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh và Quản lý Thông tin Doanh nghiệp Các chương trình ứng dụng trong quản lý : phần mềm quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý hợp đồng…Phòng phần mềm... của FIS TEG trong FIS .10 II .Hệ thống thông tin quản lý công văn 10 1 Vai trò của CNTT trong quản lý 10 2 Thực trạng ứng dụng CNTT t i FIS TEG và lý do chọn đề t i 11 2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT t i FIS TEG .11 2.2.Lý do chỌn đề t i .11 2.3 Tính cần thiết của đề t i 12 3 Hiệu quả kinh tế mà đề t i mang l i .12 4 Khả năng thực hiện đề t i. .. g i công văn,lưu trữ công văn, in các báo cáo cần thiết  Phân lo i công văn, phân nhiệm vụ của m i ngư i  Có thể kết xuất v i Excel dễ dàng, công cụ tìm kiếm nhanh gọn, dễ dàng và hiệu quả 14  Hỗ trợ tra cứu công văn khi có yêu cầu  Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo d i quá trình gi i quyết các công văn trong toàn đơn vị Giúp các cấp lãnh đạo trong việc tạo ra, quản lý và giám sát các công việc giao... quan riêng biệt mà còn đáp ứng được tính mở là có thể sử dụng cho cả tập đoàn trong tương lai.Vì vậy đề t i : Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn t i trung tâm HTTT viễn thông –chính phủ FPT Information System Telecom and Goverment (FIS TEG) h ình th ành và có cơ h i phát tri n 3 Hiệu quả kinh tế mà đề t i mang l i -Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Phần mềm trong tương lai sẽ thay thế... cho hoạt động quản lý của nhân viên sau này thì việc lựa chọn ngôn ngữ cũng rất quan trọng.Ngôn ngữ ph i giúp hiệu quả, đơn giản,t i ưu và Visual Basic đã đáp ứng được i u này .Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ph i đáng tin cậy, an toàn,phổ dụng hiện nay và Microsoft Access đa được chọn - i u kiện khác  Th i gian :Trong th i gian thực tập là 3 tháng thì việc xác định đề t i và xây dựng đề t i thành sản phẩm... phí trong việc ph i mua hệ thống sổ sách cũng như hệ thống nhà kho bảo quản hệ thống sổ sách này -Nâng cao trình độ đ i ngũ, tạo m i trường phát tri n và ứng dụng công nghệ thông tin Phần mềm xử lý phần lớn các nghiệp vụ bằng máy tính, i u này sẽ góp phần nâng cao trình độ của đ i ngũ các bọ công nhân viên của đơn vị, đồng th i sẽ tạo ra m i trường phát tri n và ứng dụng công nghệ thông tin của đơn... - Thông tin phục vụ nghiên cưu đề t i Các nghiệp vụ trong quản lý văn bản cho các cơ quan quản lý,cụ thể là trung tâm viễn thông chính phủ FIS TEG.Trên cơ sở tìm kiếm thông tin, nghiệp vụ quản lý hỗ trợ trên các phương tiẹn thông tin đ i chúng : sách , báo, internet…tất cả các thông tin này đáp ứng rất tốt nhu cầu để xây dựng phần mềm trong tương lai 13 -Công cụ thực hiện đề t i Để xây dựng một phàn . VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ GI I THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN I. Tổng quan về cơ quan thực tập 1. Gi i thiệu về công ty HTTT FPT 1.1. Các mốc lịch sử • 13/9/1988 : Thành lập FPT ban đầu. vực công nghệ thông tin. Đây là n i cho ra đ i những gi i pháp ứng dụng cho lĩnh vực viễn thông, quản lý chính phủ. Các gi i pháp trong viễn thông như: hệ thống tính cước billing, hệ thống quản. VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ GI I THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN 2 I. Tổng quan về cơ quan thực tập 2 1. Gi i thiệu về công ty HTTT FPT 2 1.1. Các mốc lịch sử 2 1.2.Tổng quan về FPT 3 1.3.Tăng