CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đề tài: TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THƯỜNG XUYÊN ĐỊNH KỲ VỀ UBND HUYỆN THEO QUY ĐỊNH. Người thực hiện: Lê Thị Thanh Tâm Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp VP-UBND huyện Bảo Thắng, tháng 10 năm 2013 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013 Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện. Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm Ngày tháng năm sinh: 11/02/1974 Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng UBND huyện. Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng. Trình độ chuyên môn: Đại học. Đề nghị công nhận sáng kiến, kinh nghiệm: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện theo quy định. XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NGƯỜI VIẾT CHÁNH VĂN PHÒNG Lê Thị Thanh Tâm Nguyễn Trọng Hiếu CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013 Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện. Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm Ngày tháng năm sinh: 11/02/1974 Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng UBND huyện. Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng. Trình độ chuyên môn: Đại học. Tỷ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100% Đề nghị công nhận sáng kiến: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện theo quy định. XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NGƯỜI VIẾT Lê Thị Thanh Tâm 1. Tên sáng kiến, kinh nghiệm: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBND huyện theo quy định. 2. Nội dung sáng kiến, kinh nghiệm: Trong những năm qua, các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn đã nỗ lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được những kết quả quan trọng. Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra vẫn chưa tận dụng hết hiệu quả các điều kiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Để kịp thời cập nhật kết quả triển khai, thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh của địa phương, trong những năm qua việc gửi các báo cáo nhanh, đột xuất, báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện, chủ yếu thực hiện bằng đường bưu điện và bằng máy fax. Theo quy định của UBND huyện các báo cáo thường xuyên, định kỳ gửi về UBND huyện: - Báo cáo tuần: Chiều thứ 5 hàng tuần. - Báo cáo tháng: Ngày 15 hàng tháng. - Báo cáo quý: Ngày 15 tháng cuối quý. - Báo cáo 6 tháng: Ngày 15 tháng 6. - Báo cáo năm: Ngày 15 tháng 12. Sau chiều thứ 5 hằng tuần và hết ngày 15 hằng tháng, các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn chưa có báo cáo gửi về UBND huyện, thì coi như không có báo cáo gửi về UBND huyện. Sau khi chuyên viên thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn tham mưu soạn thảo báo cáo theo quy định xong, có chữ ký và con dấu thi coi như văn bản đã có hiệu lực. Lúc này bộ phận văn thư gửi báo cáo bằng đường và bằng máy Fax. Tuy nhiên, hầu như các cơ quan, đơn vị chưa có máy fax, các xã đã được trang bị, nhưng đến thời điểm hiện tại một số xã đã bị hư hỏng hoặc hết mực hoặc bản fax quá mờ không đọc được do đó, khi UBND huyện nhận được các báo cáo của một số cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều chậm so với thời gian quy định, có những số liệu đã không phản ánh đúng tình hình thực tế của thời điểm. Trước tình hình trên, tôi mạnh dạn xin đề xuất việc Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBND huyện theo quy định; nhằm kịp thời báo cáo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡ về UBND huyện và giảm chi phí giấy mực, không bị trừ điểm thi đua cuối năm của cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn khi không có báo cáo định kỳ hoặc báo cáo chậm. 3. Tính mới của sáng kiến, kinh nghiệm: Hiện nay các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều được trang bị đầy đủ máy tính, mạng Internet, mạng nội bộ Lan. Thực hiện có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu; đặc biệt để cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ và đột xuất về UBND huyện một cách nhanh nhất, kịp thời, hiệu quả, đúng quy định. Khi bộ phận tổng hợp của UBND huyện làm nhiệm vụ chắp bút tổng hợp báo cáo chung toàn huyện. Các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn nằm xa trung tâm nếu gửi báo cáo bằng đường bưu điện sẽ không kịp thời gian tiến độ; do đó, khi báo cáo đã được lãnh đạo ký, đóng dấu có hiệu lực có thể gửi qua hòm thư điện tử trước để đảm bảo thời gian quy định. Do đó, bộ phận tổng hợp của Văn phòng UBND huyện có số liệu nhanh nhất, kịp thời để tổng hợp báo cáo Tỉnh ủy, UBND tỉnh theo quy định. Và thời gian xác nhận UBND huyện đã nhận được báo cáo của cơ quan, đơn vị , xã, thị trấn được tính từ khi bản chính gửi đến Văn phòng UBND huyện hoặc thời điểm nhận được bản điện tử, tùy theo bản nào gửi đến trước. 4. Tính hữu ích của sáng kiến, kinh nghiệm: Đảm bảo các báo cáo được gửi đến UBND huyện kịp thời, thông tin cập nhật nhanh nhất, giảm chi phí giấy, mực để thực hiện fax báo cáo. Không bị trừ điểm thi đua cuối năm với lý do không có báo cáo, số liệu báo cáo cập nhật so với thời điểm hiện tại không kịp tiến độ làm ảnh hưởng đến thi đua cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn và công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện. 5. Khả năng phổ biến và nhân rộng: Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBND huyện có khả năng phổ biến nhân rộng đối với các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn. Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có như máy tính, mạng LAN, mạng Internet, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử để trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn kịp thời, hiệu quả, chính xác và đúng quy định. Từ những nội dung hữu ích trên, rất mong Hội đồng sáng kiến cấp huyện xem xét phê duyệt công nhận. _______________________________ PHẦN CHẤM SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM 1. Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 1: 2. Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 2: 3. Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 3: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013 ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện. Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm Ngày, tháng, năm, sinh: 11/02/1974 Nơi công tác: Văn phòng UBND huyện. Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp Trình độ chuyên môn: Đại học Tỷ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100% Đề nghị công nhận sáng kiến: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường kỳ, đột xuất về UBND huyện theo quy định. MÔ TẢ GIẢI PHÁP 1. Tóm tắt nội dung sáng kiến, kinh nghiệm: Để kịp thời cập nhật kết quả triển khai, thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh của địa phương, trong những năm qua việc gửi các báo cáo nhanh, đột xuất, báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện, chủ yếu thực hiện bằng đường bưu điện và bằng máy fax. Theo quy định của UBND huyện các báo cáo thường xuyên, định kỳ gửi về UBND huyện, theo quy định chiều thứ 5 hằng tuần và hết ngày 15 hằng tháng, các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn chưa có báo cáo gửi về UBND huyện, thì coi như không có báo cáo gửi về UBND huyện. Sau khi chuyên viên thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn tham mưu soạn thảo báo cáo theo quy định xong, có chữ ký và con dấu thi coi như văn bản đã có hiệu lực. Lúc này bộ phận văn thư gửi báo cáo bằng đường và bằng máy Fax. Tuy nhiên, hầu như các cơ quan, đơn vị chưa có máy fax, các xã đã được trang bị, nhưng đến thời điểm hiện tại một số xã đã bị hư hỏng hoặc hết mực hoặc bản fax quá mờ không đọc được do đó, khi UBND huyện nhận được các báo cáo của một số cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều chậm so với thời gian quy định, có những số liệu đã không phản ánh đúng tình hình thực tế của thời điểm. Trước tình hình trên, tôi mạnh dạn xin đề xuất việc Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBND huyện theo quy định; nhằm kịp thời báo cáo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡ về UBND huyện và giảm chi phí giấy mực, không bị trừ điểm thi đua cuối năm của cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn khi không có báo cáo định kỳ hoặc báo cáo chậm. 2. Tính mới của sáng kiến, kinh nghiệm: Hiện nay các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều được trang bị đầy đủ máy tính, mạng Internet, mạng nội bộ Lan. Thực hiện có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu; đặc biệt để cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ và đột xuất về UBND huyện một cách nhanh nhất, kịp thời, hiệu quả, đúng quy định. Khi bộ phận tổng hợp của UBND huyện làm nhiệm vụ chắp bút tổng hợp báo cáo chung toàn huyện. Các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn nằm xa trung tâm nếu gửi báo cáo bằng đường bưu điện sẽ không kịp thời gian tiến độ; do đó, khi báo cáo đã được lãnh đạo ký, đóng dấu có hiệu lực có thể gửi qua hòm thư điện tử trước để đảm bảo thời gian quy định. Do đó, bộ phận tổng hợp của Văn phòng UBND huyện có số liệu nhanh nhất, kịp thời để tổng hợp báo cáo Tỉnh ủy, UBND tỉnh theo quy định. Và thời gian xác nhận UBND huyện đã nhận được báo cáo của cơ quan, đơn vị , xã, thị trấn được tính từ khi bản chính gửi đến Văn phòng UBND huyện hoặc thời điểm nhận được bản điện tử, tùy theo bản nào gửi đến trước. 3. Khả năng áp dụng của sáng kiến, kinh nghiệm: Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBND huyện có khả năng phổ biến nhân rộng đối với các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn. Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có như máy tính, mạng LAN, mạng Internet, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử để trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn kịp thời, hiệu quả, chính xác và đúng quy định. 4. Hiệu quả áp dụng: Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định về vè UBND huyện theo quy định là việc dễ thực hiện và rất hữu ích, nó giảm bớt chi phí giấy, mực, thời gian cho các cơ quan, chức năng khi thực hiện nhiệm vụ theo quy định./. NGƯỜI VIẾT Lê Thị Thanh Tâm . Thắng. Trình độ chuyên môn: Đại học. Đề nghị công nhận sáng kiến, kinh nghiệm: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thư ng xuyên định kỳ về UBND huyện theo quy định. XÁC. xin đề xuất việc Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thư ng xuyên, định kỳ về UBND huyện theo quy định; nhằm kịp thời báo cáo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm. kinh nghiệm: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thư ng xuyên, định kỳ về UBND huyện theo quy định. 2. Nội dung sáng kiến, kinh nghiệm: Trong những năm qua, các