Trường Đại Học Thương Mại Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH Thương Mại Duy Phát” Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUỐC TẾ 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế nay, Việt Nam bước hoàn thiện phát triển kinh tế thị trường để hòa nhập với giới Tham gia khu vực mậu dịch tự Đông Nam Á trở thành thành viên thức WTO bước khởi đầu tốt đẹp cho tiến trình hội nhập Trong giai đoạn này, Việt Nam cần không ngừng phát triển mở rộng thị trường xuất nhập nước khu vực nước giới Năm 2009, thị trường xuất lớn Việt Nam Hoa kỳ với tỷ trọng 21%, Nhật Bản đứng thứ hai chiếm 12% Đây hai số thị trường rộng lớn, đầy tiềm Việt Nam Trong cấu hàng xuất Việt Nam, hàng TCMN chiếm tỷ lệ thấp mang lại giá trị cao sản phẩm sản xuất chủ yếu nguồn nguyên liệu sẵn có nước, ngun phụ liệu nhập khơng đáng kể lượng ngoại tệ thu từ xuất hàng TCMN cao Với tiềm dồi nguyên liệu, lao động, đội ngũ nghệ nhân thợ thủ công, việc phát triển sản xuất kinh doanh hàng TCMN thuận lợi lớn chủ trương nước ta, khơng mang lại lợi ích thiết thực mà cịn có ý nghĩa trị xã hội to lớn Tuy nhiên thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng TMQT doanh nghiệp Việt Nam nhiều hạn chế Số lượng đàm phán thành công chưa nhiều, hiệu chưa cao Trước tình hình kinh tế nay, DN nói chung DN hoạt động TMQT nói riêng cần phải nâng cao khả năng, hiệu đàm phán ký kết hợp đồng TMQT để góp phần giúp DN tồn vượt qua thời kỳ khó khăn Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại Công ty TNHH Thương Mại Duy Phát doanh nghiệp chuyên sản xuất thu mua hàng TCMN để xuất thị trường giới Trong bước chuyển tồn ngành TCMN, công ty bước mở rộng hoạt động xuất hàng TCMN sang thị trường Nhật Bản, bước tiến này, công ty gặp phải khơng khó khăn q trình đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác Do cần nâng cao hiệu hoạt động đàm phán công ty để giúp công ty phát triển mạnh mẽ thời gian tới 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề Dựa sở kiến thức học qua thời gian tìm hiểu thực tế tài liệu thu thập được, em chọn đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH Thương Mại Duy Phát” làm đề tài cho chun đề tốt nghiệp Có nhiều hình thức đàm phán em tập trung nghiên cứu hình thức đàm phán trực tiếp công ty 1.3 Mục tiêu nghiên cứu Thông qua chuyên đề nghiên cứu này, em muốn: • Hệ thống hóa sở lý luận quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất • Nghiên cứu, phân tích thực trạng quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng mây tre đan sang thị truờng Nhật Bản công ty TNHH Thương Mại Duy Phát • Đề xuất số giải pháp khắc phục vấn đề tồn quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất công ty Phạm vi nghiên cứu 1.4 • Đối tượng nghiên cứu: quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất • Phạm vi nghiên cứu: - Công ty TNHH Thương Mại Duy Phát - Mặt hàng: mây tren đan Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại - Thời gian nghiên cứu: kết hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hang mây tre đan năm 2007-2009 - Thị trường nghiên cứu: Nhật Bản 1.5 Tóm lược đàm phán TMQT 1.5.1 Một số nét đàm phán ký kết hợp đồng 1.5.1.1 Khái niệm đàm phán Theo Roger Fisher William Ury: “Đàm phán phương tiện đề đạt điều mong muốn từ người khác Đó trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt thỏa thuận bạn phía có số lợi ích chung số lợi ích đối kháng” Đàm phán thương mại trình mà bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thống mối quan tâm chung quan điểm bất đồng dựa yếu tố thiết yếu hợp đồng thương mại Đàm phán thương mại quốc tế trình trao đổi, thỏa thuận chủ thể điều kiện mua bán ký kết thực hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế 1.5.1.2 Các nguyên tắc đàm phán quốc tế • Tập trung vào quyền lợi khơng phải lập trường, quan điểm: người tham gia vào trình đàm phán nên dễ có cảm xúc dẫn đến việc trình bày đánh giá vấn đề thương lượng không khách quan Do đó, q trình đàm phán bên phải tách cảm xúc khỏi vấn đề đàm phán, tập trung vào quyền lợi tập trung vào lập trường Nhưng vấn đề phụ thuộc vào yếu tố văn hóa, phong cách, tính cách người đàm phán • Đưa phương án đơi bên có lợi: việc nghĩ phương án đơi bên có lợi địi hỏi phải có tầm suy nghĩ rộng lớn nghĩ đến phần riêng Tìm kiếm phương án đảm bảo hai bên có lợi góp phần phát quyền lợi chung, vùng thỏa thuận đàm phán đảm bảo hiệu trình đàm phán Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại • Kiên bảo vệ tiêu chuẩn khách quan, đặc biệt với đối tác người không khoan nhượng bảo vệ lập trường khơng phải quyền lợi, tốt kiên đảm bảo thỏa thuận phải phản ánh tiêu chuẩn khách quan không phụ thuộc vào lập trường bên 1.5.2 Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng TMQT 1.5.2.1 Lập kế hoạch đàm phán Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán doanh nghiệp gồm có hai phần lập kế hoạch đàm phán điều chỉnh kế hoạch đàm phán Sau phân tích tình môi trường đàm phán, người đàm phàn phải tiến hành lập kế hoạch đàm phán, trình tự lập kế hoạch đfm phán tiến hành theo nội dung sau:  Xác định mục đích mục tiêu đàm phán Xác định mục đích đàm phán quan trọng, có tác dụng định hướng đích đến hoạt động đàm phán Khi xác định mục đích phải đảm bảo ba yêu cầu sau: phải rõ ràng dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể thực Sau xác định mục đích phải xác định mục tiêu Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu sau: có định lượng, phù hợp với mục đích đàm phán, định hướng thành công  Lập kế hoạch hành động: Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, nhân sự, địa điểm, chương trình đàm phán, lập kế hoạch chiến lược, nhân chương trình đàm phán quan trọng • Lập kế hoạch chiến lược phải xác định tư chiến lược, biện pháp chiến lược, kỹ thuật cụ thể cho nội dung đàm phán để đạt mục tiêu đề Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời câu hỏi: - Chiến lược kỹ thuật đối tác gì? - Chúng ta đối xử với đối tác theo cách thức gì? Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại - Sẽ tác động để đối tác cân nhắc quan điểm chủ chốt mình? - Tại bên kiên trì để đạt thỏa thuận cuối cùng? • Lập kế hoạch chiến lược nhân cần phải xác định nhà đàm phán dối tác, người tham gia đàm phán với chúng ta, người mà biết trước người mà chưa biết Từ lập kế hoạch cho đàm phán chúng ta, bao gồm người tham gia đàm phán với đối tác, người dối tác biết đến người chưa biết đến, xác định số lượng, thành phần đoàn đàm phán kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán • Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau đàm phán  Kiểm tra điểu chỉnh kế hoạch Lập kế hoạch chủ yếu trình bên, dung thơng tin q trình phân tích tình đàm phán DN Trong thực tế, có nhiều thơng tin tình xảy mà người lập kế hoạch tiên liệu hết được, phải thường xun kiểm tra tính hợp lý kế hoạch 1.5.2.2 Tổ chức đàm phán a, Chuẩn bị đàm phán:  Chuẩn bị thơng tin đàm phán: • Hệ thống thơng tin giữ vị trí quan trọng hoạt động đàm phán doanh nghiệp, định đến chất lượng hoạt động đàm phán Như vậy, đàm phán DN cần phải thu thập xử lý thông tin hiệu đáp ứng tốt yêu cầu hoạt động đàm phán - Cung cấp thơng tin xác, đảm bảo độ tin cậy - Nội dung thông tin theo yêu cầu đảm bảo tính cập nhật • Cung cấp thơng tin kịp thời Quy trình thu thập xử lý thơng tin DN gồm bước: Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại - Xác định nhu cầu thông tin phân loại: trước tiên phải xác định thông tin cần thiết Các thông tin cần thiết chia làm hai loại: thông tin cung cấp đặn cho nhà đàm phán thông tin cần thiết cho đàm phán chun biệt Các thơng tin là: thơng tin thị trường, hàng hóa, thơng tin chung đối tác, đoàn đàm phán đối tác… - Xác định nguồn thu thập thông tin Sau xác định nhu cầu thông tin cần thiết, bước phải xác định nguồn thu thập thơng tin Các nguồn thơng tin mà doanh nghiệp thu thập như: + Thông tin tổ chức quốc tế: WTO, EU, ASEAN, APEC, NAFTA… + Thông tin từ trung tâm xúc tiến, Công thương, phịng Thương mại cơng nghiệp Việt Nam, hiệp hội ngành nghề… + Thông tin từ ghi chép nội bộ, nghiên cứu chuyên biệt doanh nghiệp + Thông tin từ sách báo thương mại, Internet - Phân tích, xử lý lưu trữ sử dụng thơng tin: việc xử lý thông tin cho phép xác định mối quan hệ tượng, việc cách tập hợp, phân tích, hệ thống, so sánh, lập luận, rút kết luận cụ thể Khi lưu trữ thông tin phải phân loại lưu trữ khoa học để quản lý kiểm sốt thuận tiện cho lần sử dụng sau  Chuẩn bị nội dung đàm phán: Đoàn đàm phán cần xác định nội dung đàm phán, phương án cho nội dung trình tự đàm phán cho nội dung Các bước xác định nội dung đàm phán: • Xác định nội dung cần đàm phán Mỗi lĩnh vực kinh doanh khác lại có nội dung đàm phán khác Nhưng nội dung đàm phán bao gồm: đàm phán để thống nghĩa vụ dùng hợp đồng, số lượng, quy cách sản phẩm, bao bì ký mã hiệu, giá cả, toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải bảo hiểm, bảo hành, kiểm tra hàng hóa, phạt bồi thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng, trọng tài số nội dung khác Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại • Lựa chọn phương án đàm phán Trong đàm phán bao gồm nhiều nội dung bản, nội dung có nhiều tiểu mục, tiểu mục có nhiều phương án đàm phán khác Trong đàm phán, người đàm phán phải nhận dạng tất phương án xảy để phân tích lựa chọn phương án tối ưu Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán: - Xác định phương án xảy tiểu mục nội dung đàm phán - Lựa chọn phương án cần thuyết phục đối tác - Lựa chọn phương án chấp nhận DN cần xác định giới hạn nhượng bộ, điều kiện để DN trao đổi với đối tác - Đánh giá hệ số quan trọng với phương án đàm phán Từ DN thuyết phục đối tác đồng ý với phương án có hệ số quan trọng cao • Xác định trình tự đàm phán nội dung Các nội dung phải xác định trình tự dựa yêu cầu: - Sắp xếp theo trình tự logic - Các nội dung quan trọng phải đàm phán trước - Các nội dung xếp cho khơng bỏ sót nội dung, khơng trùng lặp chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc  Chuẩn bị nhân Chuẩn bị nhân đàm phán có vị trí quan trọng địi hỏi phải có chuẩn bị chu đáo Thành phần nhân đàm phán TMQT phải hội tụ đủ chuyên gia ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật thương mại Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng ba loại chuyên gia sở quan trọng trình đàm phán để tới ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi có hiệu cao Những người tham gia đàm phán phải người có lực, trình độ kinh nghiệm tham gia vào hoạt động giao dịch TMQT, có đầu óc phân tích, đốn phản ứng linh hoạt trước tình huống, am hiểu hàng hóa đối tác đàm phán Để tổ chức đồn đàm phán có hiệu cần phải đề quy Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại định chung cho đoàn đàm phán, phân cơng trách nhiệm tổ chức chuẩn bị cho đồn đàm phán cho thành viên đoàn đàm phán  Chuẩn bị địa điểm Địa điểm đàm phán lụa chọn nước người bán, nước người mua, nước thứ ba Dù chọn địa điểm đâu phải đảm bảo thời điểm tối ưu địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái tiện nghi phù hợp cho tất bên  Chuẩn bị chương trình làm việc Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết giao trước cho đối tác Từ phán đoán phản ứng đối tác bước đàm phán b, Tiến hành đàm phán  Giai đoạn tiếp cận Giai đoạn tiếp cận giai đoạn mở đầu cho đàm phán Giai đoạn giành cho việc thảo luận vấn đề nằm vấn đề thương lượng để giới thiệu bên, câu nói lịch câu chuyện đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận chủ đề bàn đến giai đoạn phụ thuộc vào văn hóa bên đàm phán  Trao đổi thông tin Trong giai đoạn trao đổi thông tin, người đàm phán cung cấp thu nhận thông tin nội dung đàm phán để chuẩn bị cho giai đoại Những thông tin nhằm làm sáng tỏ quan điểm, củng cố số luận chứng…có thể cung cấp lời nói, khơng lời nói u cầu thơng tin phải đầy đủ, dễ hiểu có tính thuyết phục cao Đây giai đoạn quan trọng, thông tin làm cho bên hiểu quan điểm, lập trường, mục tiêu quyền lợi…của làm sở phân tích, tổng hợp để đưa định thuyết phục hay nhượng sau này, dẫn đến đàm phán đạt kết cao  Giai đoạn thuyết phục Nguyễn Thị Bích Hạnh Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại Trên sở thông tin cung cấp cho đối tác thơng tin nhận từ phía đối tac, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiếu, quyền lợi, chiến lược, điểm mạnh, điểm yếu đối phương so với để đưa chiến lược thuyết phục đối phương nhượng theo quan điểm Thực chất giai đoạn giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi mình, thực mục tiêu đề Muốn đạt kết cao người đàm phán phải sử dụng kết hợp nhiều kỹ chiến lược đàm phán  Giai đoạn nhượng thỏa thuận Kết trình đàm phán kết thỏa hiệp nhượng lẫn Sau giai đoạn thuyết phục xác định tất mâu thuẫn cịn tồn hai bên mà cần phải có nhượng thỏa thuận bên đưa đàm phán đến thành công Những nhượng thực phần nhỏ nhượng toàn phần Sự nhượng kết thua thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ nhượng nhượng đối tác để đàm phán thành cơng mà bên có lợi, đặc biệt đạt mục tiêu đàm phán c, Kết thúc đàm phán Kết thúc trình đàm phán TMQT có hai tình sau: - Đàm phán không đến thống bên đối tác đưa đề nghị chấp nhận được, trình đàm phán xuất thông tin làm cho thỏa thuận ta khơng cịn tính hấp dẫn nữa, phương án kinh doanh khơng hiệu quả, khơng cịn thực thi được, điều tốt nên rút khỏi đàm phán Khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thích cách hợp lý việc ta khơng thể tiếp tục đàm phán mà giữ mối quan hệ tốt bên - Đàm phán thành công, bên tiến hành ký kết hợp đồng bên đạt thỏa thuận định cần có đàm phán dẫn tới ký hợp đồng bên phải tiến hành xác nhận thỏa thuận đạt Nguyễn Thị Bích Hạnh 10 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại tạo gần gũi thân thiết công ty không quên tặng quà kỷ niệm cho đối tác-đây truyền thống người Nhật Cũng có số thương vụ, thuyết phục đối tác hai bên khơng có vùng thỏa thuận nguyên nhân khác mà đến kết cuối cùng, phải bỏ dở ngang chừng, không đến ký kết hợp đồng Bảng 2.1: Kết giao dịch đàm phán trực tiếp Đối tác Tất đối tác Nhật Bản Số vụ đàm phán Số hợp đồng ký Giá trị hợp kết 23 14 đồng (USD) 710.327 475.903 25 15 Nguồn: Tác giả tổng hợp Q trình kết thúc đàm phán cơng ty phiếu đánh giá tốt, phiếu đánh giá 2.3.3 Kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm Hiện nay, công ty TNHH Thương Mại Duy Phát có giai đoạn kiểm tra đánh giá kết đàm phán chưa có việc rút kinh nghiệm Sau đàm phán, công ty tiến hành họp nhỏ thành viên tham gia đàm phán để tổng kết lại kết đạt chưa đạt trình đàm phán Trưởng đoàn đàm phán nêu điểm thuyết phục đối tác, nội dung nhượng đối tác từ so sánh với mục tiêu ban đầu công ty Việc tổng kết nêu chưa hình thành văn Đơi cơng việc câu tổng kết ngắn gọn trưởng đoàn chưa rút điểm cần lưu ý, kinh nghiệm đàm phán với đối tác tương lai Do đó, khâu đánh giá mức trung bình-khá Nguyễn Thị Bích Hạnh 23 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 3.1 Các kết luận phát qua nghiên cứu thực trạng quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH Thương mại Duy Phát 3.1.1 Một số thành tựu cơng ty đạt Nhìn chung, quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng mây tre đan công ty TNHH Thương mại Duy Phát với đối tác Nhật Bản năm gần đạt số thành tựu như: - Mặc dù khủng hoảng kinh tế toàn cầu xảy từ cuối năm 2007, kim ngạch xuất hàng TCMN nói chung hàng mây tre đan ln hoàn thành vượt kế hoạch đặt (Xem số liệu chi tiết bảng 3.1 đính kèm phục lục) Sơ đồ 3.1: Kim ngạch xuất hàng TCMN theo mặt hàng Đơn vị USD - Tỷ lệ chất lượng thương vụ ngày cao Hợp đồng xuất ban đầu nhỏ lẻ, khối lượng hàng nhỏ mà phải chia nhiều chuyến hàng, lý hai bên chưa thực hiểu biết nhau, cơng ty chưa gây Nguyễn Thị Bích Hạnh 24 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại uy tín cho khách hàng Nhưng tình trạng dần khắc phục Các hợp đồng với số lượng lớn ngày gia tăng Việc tạo dựng mối quan hệ với khách hàng sẵn có giúp cơng ty có hội tiếp cận với mối làm ăn lớn, hứa hẹn thương vụ làm ăn lớn - Có kết nay, khơng thể khơng kể đến vai trị cơng tác đàm phán hợp đồng xuất ban giám đốc câc cán phòng kinh doanh TCMN Với đạo trưởng phòng, cán phòng kinh doanh nhanh chóng nắm bắt thời cơ, thu thập thơng tin thị trường, khách hàng để giao dịch đàm phán hợp đồng thành cơng Uy tín công ty nâng cao giúp mối quan hệ kinh doanh trì ổn định ngày mở rộng - Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất công ty Duy Phát với đối tác Nhật Bản thực số nội dung quy trình đàm phán trực tiếp - Mục tiêu đàm phán công ty lập sở hợp đồng ký kết trước đó, có kết hợp với điều kiện cụ thể công ty tạo định hướng rõ ràng cho đàm phán Bên cạnh đó, cơng ty lựa chọn chiến lược đàm phán phù hợp mục tiêu cơng ty đàm phán với đối tác Nhật Bản đạt 3.1.2 Một số vấn đề tồn Dù có kinh nghiệm việc đàm phán cơng tác quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất công ty TNHH Thương mại Duy Phát số hạn chế cần khắc phục như: - Giao dịch đàm phán trực tiếp chiếm tỷ lệ nhỏ nên mơ hình đàm phán cơng ty cịn đơn giản, chưa có đầu tư vào bước quy trình nên đa số bước thực đánh giá trung bình khá, số đánh giá tốt - Công ty thực phần khâu lập kế hoạch xác định mục đích, mục tiêu đàm phán, chiến lược đàm phán, phần xác định chiến Nguyễn Thị Bích Hạnh 25 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại lược nhân đàm phán cơng ty, mục đích, mục tiêu, chiến lược đối tác cịn quan tâm - Do phương pháp thu thập thông tin chủ yếu nghiên cứu bàn nên thơng tin thu thập cập nhập, tính xác khơng cao Chuẩn bị thơng tin đàm phán tập trung vào thông tin hàng hóa mà quan tâm tới thơng tin đối tác thị trường Các thông tin đối tác hầu hết đối tác cung cấp, thông tin chế biến thông tin đơn giản Như vậy, công ty gặp phải rủi ro tương lai - Trong đàm phán, cơng ty khơng có người người phiên dịch, công việc tiến hành thông qua ngôn ngữ thứ làm cho công ty đối tác gặp khó khăn việc trao đổi thơng tin Bên cạnh đó, hợp đồng TMQT lại điều chỉnh nguồn luật khác cơng ty cần phải có chun gia pháp lý để tư vấn vấn đề luật pháp cần thiết kinh doanh với người nước - Sau đàm phán, cơng ty có buổi họp tổ chức thành viên đoàn đàm phán để tổng kết đánh giá kết quả, nêu điểm đạt chưa đạt song chưa tìm hiểu ngun nhân dẫn tới điều nên không rút kinh nghiệm để phục vụ cho đàm phán Công ty không lưu trữ văn bản, ghi chép liên quan tới đàm phán diễn gây khó khăn cho nhân viên trẻ muốn học hỏi, tích lũy kinh nghiệm 3.2 Các đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH Thương mại Duy Phát 3.2.1 Một số đề xuất với cơng ty Duy Phát Hiện tại, q trình đàm phán cơng ty Duy Phát diễn cịn đơn giản thời gian tới công ty phải tiến hành nhiều đàm phán trực tiếp với quy mơ lớn phức tạp nhiều Vì vậy, hồn thiện quản trị quy trình đàm Nguyễn Thị Bích Hạnh 26 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại phán yêu cầu cần thiết nay, để làm điều cơng ty cần trì thành tựu đạt ý số vấn đề sau: 3.2.1.1 Hồn thiện mơ hình quản trị quy trình đàm phán a, Lập kế hoạch đàm phán Công ty cần phải xác định chiến lược nhân cho phù hợp với đàm phán Mỗi đàm phán với đối tác khác cần có chiến lược nhân khác Để làm điều đó, cơng ty cần dự đốn mục đích, mục tiêu, chiến lược đàm phán đối tác để có sở lựa chọn chiến lược đàm phán, chiến lược nhân cho phù hợp Ngoài ra, sau thu thập thông tin, công ty cần phải kiểm tra xem kế hoạch đề có phù hợp khơng, có cần điều chỉnh khơng… Cơng ty nên lập kế hoạch chi tiết để cán tham gia đàm phán nắm được, phục vụ cho cơng tác quản trị, nghiên cứu q trình đàm phán hợp đồng công ty Hiện nay, công ty bỏ qua khâu b, Tổ chức đàm phán - Đẩu tiên khâu chuẩn bị thông tin đàm phán Cơng ty cần tìm kiếm, chuẩn bị kỹ thông tin đối tác thông tin khả tài chính, nguồn nhân lực, uy tín thương trường… Các thơng tin tìm kiếm từ nguồn khác như: thơng báo, báo cáo phịng Thương Mại Cơng Nghiệp Việt Nam, hiệp hội TCMN Việt Nam, trung tâm dịch vụ thông tin, quan quốc tế giới để đa dạng nguồn thông tin cần thiết cho đàm phán Khi chuẩn bị tốt thông tin cần thiết cho đàm phán, cơng ty dự đốn mục tiêu, chiến lược…của đối tác từ tăng tính chủ động bàn đàm phán - Thứ hai, khâu chuẩn bị nội dung đàm phán công ty cần phác thảo tình giao dịch đàm phán, xác định mục tiêu cần đạt lần đàm phán đồng thời cần phải dự đoán phản ứng đối tác: mức độ nhượng đối tác, địi hỏi đối tác…để phản ứng kịp thời Công việc giúp công ty chủ động giao dịch đàm phán Nguyễn Thị Bích Hạnh 27 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại - Thứ ba, người Nhật coi trọng chuyện gặp mặt trước bàn bạc hợp tác chu đáo việc chăm sóc khách hàng để gây ấn tượng đặc biệt, cơng ty nên bố trí người đón, tiễn đối tác sân bay, hay xếp nhân viên giúp họ mua sắm (với bạn nữ) chu đáo cẩn thận ngày nghỉ để tạo mối quan hệ tốt với đối tác - Thứ tư, cần phải giữ kiểm sốt Ban đầu cần có tiếp cận đối tác cách tự nhiên, thể hiểu biết, quan tâm tới đối tác nhằm tạo khơng khí thoải mái dễ chịu hai bên làm quen Trong trình thảo luận, nhà đàm phán phải giành trì quyền chủ động suốt trình Đối tác đưa yêu cầu họ, cơng ty cần xác định xem chấp nhận khơng, cần tránh tạo căng thẳng, cố gắng giữ hịa khí Trong trường hợp này, nhà đàm phán phải biết đặt vào tư hợp tác để tránh mâu thuẫn như: tìm bước đột phá để chấp nhận, chủ động tạo chương trình giải lao, chiêu đãi, chương trình nghị sự… Đây cách giải vấn đề căng thẳng đồng thời tạo mối quan hệ tình cảm gắn bó hai bên - Thứ năm, cơng ty nên xây dựng đàm phán thử cho nhân viên Đây học thực tế kỹ đàm phán cho nhân viên, nâng cao tinh thần đồn kết cơng ty đồng thời giúp cho đồn đàm phán cơng ty dự đốn tình xảy thực tế Trong đàm phán thử xuất ý tưởng sáng tạo giúp cho công ty đàm phán hiệu thực tế, tìm ứng viên có khả đàm phán tốt phục vụ cho công tác đàm phán công ty tương lai - Thứ sáu, ý tới đặc điểm văn hóa người Nhật Bản + Khi gặp, người Nhật thường cúi chào cách gập người xuống, ta phải cúi thấp thẳng lưng độ hạ thấp tùy thuộc địa vị xã hội hai người Họ coi hành vi hiểu biết lẫn Đây dấu hiệu quan trọng để tỏ lộ kính trọng + Một nét phong tục khác việc trao đổi danh thiếp Mỗi lần giới thiệu hay gặp mặt cần tới danh thiếp việc nhận danh thiếp hai tay Nguyễn Thị Bích Hạnh 28 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại cử lễ độ Tấm danh thiếp in rõ ràng không viết tay + Khi phát biểu ý kiến, khơng nên phát biểu nhanh (dù có ý tưởng phải giả vờ suy nghĩ) người Nhật vốn tính cẩn trọng + Đối tác Nhật khơng định hợp tác kinh doanh sau vài lần gặp Họ cử nhiều đoàn tham khảo, đánh giá Mỗi đồn hỏi vấn đề đánh giá đồn lại theo khía cạnh khác Vì phải kiên nhẫn khơng hội kinh doanh, bù lại có đối tác hợp tác bền chặt so với đối tác Châu Âu hay USA c, Kiểm tra kiểm soát Sau đàm phán, cơng ty phải có tổng kết điểm làm chưa làm so với mục tiêu ban đầu theo mơ hình đánh giá (xem sơ đồ 3.2 phụ lục), rút kinh nghiệm cho hoạt động đàm phán lập biểu để phân tích Bảng 3.3 Bảng phân tích kết thực đàm phán Mục tiêu đề Mức độ đạt Hạn chế Biện pháp điều nguyên nhân chỉnh Tên hàng Giá Thanh toán Giao hàng ………… - Xem xét lại q tình: bước cịn thiếu, bước hiệu hơn, bước làm cần bổ sung - Xem xét khả cơng ty đáp ứng yêu cầu đối tác, giành lợi khâu nào, khâu phải nhượng đối tác, điều ảnh hưởng tới kết giao dịch - Đánh giá tổng quát thành công hạn chế để đưa học kinh nghiệm cho đàm phán Việc rút kinh nghiệm sau Nguyễn Thị Bích Hạnh 29 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại kết thúc đàm phán giúp công ty tránh vướng mắc sai sót lần giao dịch đàm phán Những nội dung cần phải ghi chép lại dạng văn với lưu ý, học kinh nghiệm để cung cấp thông tin cho công ty lần giao dịch, đàm phán với đối tác 3.2.1.2 Nâng cao trình độ nguồn nhân Nhân lµ mét nguồn lực quan trọng doanh nghiệp, ảnh hởng đến thành công hay thất bại doanh nghiệp Công ty Duy Phỏt có đội ngũ cán chiếm đa số có trình độ đại học- lợi riêng công ty nhiờn đề tổ chức nhân cho giao dịch đàm phán cơng ty nói chung đàm phán xuất hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản nói riêng số hạn chế thể việc: công ty tự tiến hành đàm phán sở nhân lực sẵn có Chúng ta thấy rằng, khơng có xuất đầy đủ chuyên gia cần thiết cho đàm phán quốc tế: chuyên gia pháp lý, kỹ thuật, phiên dịch viên Để khắc phục điều này, công ty cần phải tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách lĩnh vực pháp lý cho tồn cơng ty Bởi với tốc độ phát triển quy mô công ty tương lai cần có cố vấn chuyên gia phụ trách tính pháp lý hợp đồng, tránh tranh chấp, kiện tụng sau làm ảnh hưởng tới mối quan hệ công ty đối tác, ảnh hưởng tới hình ảnh cơng ty Bên cạnh đó, thường xn có buổi thảo luận, nói chuyện để giúp cán kinh doanh công ty trau dồi chuyên mơn, cập nhật thơng tin tình hình kinh tế-chính trị ngồi nước, trao đổi kinh nghiệm Sẽ hiệu công tác giao dịch đàm phán với đối tác Nhật Bản công ty thường xuyên có buổi thảo luận với đề tài Nhật Bản thị trường lớn, đối tác cơng ty Cơng ty cần đầu tư để có phiên dịch tham gia đàm phán Vai trò phiên dịch đàm phán quan trọng Cơng ty th phiên dịch song phải đầu tư kinh phí thời gian Cách tối ưu khuyến khích cán kinh doanh học tiếng Nhật cách tổ chức khóa học tiếng Nhật cho cán Nguyễn Thị Bích Hạnh 30 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại công ty Trong q trình đàm phán, người Nhật thích đối tác sử dụng tiếng Nhật họ cảm thấy gần gũi Hơn doanh nghiệp vừa nhỏ, số người nói tiếng Anh không nhiều Như vậy, công ty đối tác khơng cịn gặp khó khăn khâu trao đổi thơng tin, chủ động q trình đàm phán Phịng kinh doanh hàng TCMN có nguời có trưởng phòng người giàu kinh nghiệm hoạt động đàm phán quốc tế người tham gia đàm phán với đối tác Nhật Bản với thành viên ban giám đốc Nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động đàm phán cơng ty cịn thiếu nên cần bổ sung người có kinh nghiệm đàm phán cách tự đào tạo để tạo nguồn nhân lực tham gia đồn đàm phán cơng ty 3.2.2 Một số kiến nghị với quan Nhà nước 3.2.2.1 Hồn thiện cải tiến sách, thủ tục hành Trước hết, để có mơi trường pháp lý đầy đủ, thuận lợi đồng cho việc kinh doanh quốc tế, Nhà nước cần sớm hoàn thiện ban hành hệ thống văn pháp luật cần thiết, trực tiếp liên quan đến việc giao dịch ký kết hợp đồng xuất nhập giải tranh chấp phát sinh liên quan đến loại hợp đồng Hiện nay, chưa có nguồn luật trực tiếp nên hợp đồng XNK phải chịu điều chỉnh nhiều văn pháp luật khác Do thủ tục phức tạp Thêm vào văn pháp luật điều chỉnh lĩnh vực riêng, dẫn đến nhiều khơng có thống Các văn pháp luật nước ta thường xuyên thay đổi Với hệ thống pháp luật phức tạp này, DN Việt Nam gặp nhiều trở ngại việc KD: hội đầu tư, bị đối tác phàn nàn, e ngại không muốn hợp tác… Nhà nước gần cho ban hành loạt luật sửa đổi, luật có tính chặt chẽ Tuy nhiên, việc áp dụng luật có lộ trình kéo dài, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động xu chuyển đổi DN Nhà nước Điều gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động cơng ty Vì Nguyễn Thị Bích Hạnh 31 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại thời gian tới, Nhà nước cán ban ngành liêu quan cần nỗ lực hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam 3.2.2.2 Thắt chặt giao lưu văn hóa Việt Nam-Nhật Bản Chúng ta biết quốc gia có văn hố khác yếu tố quan trọng hình thành nên phong cách đàm phán khác nhau.Với đặc điểm khác biệt quan niệm, tư duy, văn hoá giao tiếp phong cách ứng xử nên việc lựa chọn chiến lược, bước trình đàm phán đối tác nước ngồi có đặc điểm riêng Thực tế cho thấy doanh nghiệp Nhật Bản chịu tác động yếu tố văn hố đặc thù nên họ có nhiều điểm khác biệt so với doanh nghiệp khác giới trình đàm phán Việc tìm hiểu văn hố Nhật Bản đàm phán góp phần giúp doanh nghiệp Việt Nam giữ chủ động đạt mục tiêu trình đàm phán Vì vậy, việc giao lưu văn giao lưu văn hóa Việt-Nhật cần đẩy mạnh để bên hiểu rõ văn hóa nhau, tạo hội cho DN gặp gỡ trao đổi thơng tin từ dễ dàng đàm phán ký kết hợp đồng, hợp tác lâu dài 3.2.2.3 Phát triển loại hình dịch vụ cần thiết hỗ trợ cho thương mại Hiện nay, DN không địi hỏi Nhà nước phải cung cấp thơng tin mặt liên quan đến xuất cho họ mà cịn kết việc phân tích thơng tin Trong hồn cảnh dịch vụ phân tích thị trường tư vấn kinh doanh chưa phát triển, Nhà nước cố gắng làm thay đổi để đáp ứng nhu cầu xúc DN Bên cạnh dịch vụ nghiên cứu thị thường phân tích thơng tin, cần phát triển thêm dịch vụ khác dịch vụ phân tích tài chính, bao gồm phân tích rủi ro tỷ giá, dịch vụ pháp lý để DN tham khảo trình thực hợp đồng 3.2.2.4 Chính sách tín dụng cho sở sản xuất kinh doanh hàng TCMN Hiện nay, đơn vị SXKD hàng TCMN thiếu vốn, không vay vốn không đủ sức vay vốn với lãi suất cao để tổ chức sản xuất-kinh doanh: đầu tư số máy móc máy chẻ, máy tuốt, máy kéo, phun sơn , mua Nguyễn Thị Bích Hạnh 32 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại nguyên vật liệu để sản xuất thu mua sản phẩm để tiêu thụ nước xuất khẩu, mở rộng sở sản xuất… Nếu đối tác tới thăm dò, điều tra sở sản xuất thấy sở có tiềm lực sản xuất, quy mơ, cơng nghệ đại bước đầu tạo tin tưởng khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho khâu đàm phán, ký kết hợp đồng Vì vậy, nhà nước nên nới lỏng quy tắc vay vốn cho đơn vị KD hàng TCMN để thành lập mở rộng sở sản xuất KD mặt hàng TCMN Nguyễn Thị Bích Hạnh 33 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại LỜI MỞ ĐẦU Thành công hay thất bại đàm phán nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động doanh nghiệp Đàm phán thành công với khách hàng đem lại doanh thu lợi nhuận nhiều Quan trọng cả, đàm phán thành công giúp doanh nghiệp xây dựng, trì củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài Ngược lại, sai lầm đàm phán khiến doanh nghiệp chịu thiệt thịi, mát, chí phá sản Khi tiếp cận thị trường nước ngoài, rủi ro đàm phán kinh doanh lại tăng, nguyên nhân nằm khác biệt văn hóa Đặc biệt công ty làm ăn kinh doanh với đối tác Nhật Bản họ có điểm khác biệt so với nước khác giới với nước khu vực Từ khó khăn phức tạp kể nên đàm phán hợp đồng xuất địi hỏi cần có qui trình đàm phán rõ ràng hiểu biết văn hóa kinh doanh đối tác để doanh nghiệp tránh rủi ro khơng đáng có từ bước q trình đàm phán Vì lý này, em lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH Thương Mại Duy Phát ” nhằm mục đích nghiên cứu thực trạng q trình thực hợp đồng nhập công ty, từ đưa giải pháp nâng cao hiệu cơng tác đàm phán cho doanh nghiệp nói chung cho Cơng ty TNHH Thương Mại Duy Phát nói riêng trình quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng Do thời gian tìm hiểu, nghiên cứu thực tế cơng ty cịn q ngắn trình độ hiểu biết em cịn hạn chế nên dù cố gắng không tránh khỏi nhiều sai sót Vì vậy, em mong thầy đóng góp ý kiến để chuyên đề Nguyễn Thị Bích Hạnh 34 Khoa Thương Mại Quốc Tế Trường Đại Học Thương Mại em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – PGS.TS Doãn Kế Bơn tồn thể cán cơng nhân viên công ty TNHH Thương Mại Duy Phát giúp đỡ em hoàn thành đề tài Sinh viên: Nguyễn Thị Bích Hạnh Danh mục bảng biểu Bảng 2.1: Kết giao dịch đàm phán trực tiếp Bảng3.1: Kim ngạch xuất hàng TCMN công ty theo cấu mặt hàng Danh mục sơ đồ hình vẽ Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty Sơ đồ 3.1: Kim ngạch xuất hàng TCMN theo mặt hàng Sơ đồ 3.2: Mơ hình đánh giá hoạt động đàm phán Danh mục từ viết tắt TCMN :Thủ công mỹ nghệ TMQT :Thương mại quốc tế TNHH :Trách nhiệm hữu hạn DN :Doanh nghiệp HĐ :Hợp đồng KD :Kinh doanh XNK :Xuất nhập SX :Sản xuất FOB :Free on board (Giao lên tàu) CIF :Cost, insurance and freight (tiền hàng, bảo hiểm tiền cước) L/C :Letter of credit (Thư tín dụng) TTR :Telegraphic transfer reimbursement (Chuyển tiền điện) Nguyễn Thị Bích Hạnh 35 Khoa Thương Mại Quốc Tế Giám đốc Trường Đại Học Thương Mại MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, TỪ VIẾT TẮT Giám đốc 36 Nguyễn Thị Bích Hạnh 36 Khoa Thương Mại Quốc Tế ... trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH Thương mại Duy Phát 3.2.1 Một số đề xuất với cơng ty Duy Phát Hiện tại, q trình đàm phán cơng ty. .. đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH Thương mại Duy Phát 3.1.1 Một số thành tựu cơng ty đạt Nhìn chung, quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng. .. trạng quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng mây tre đan sang thị truờng Nhật Bản công ty TNHH Thương Mại Duy Phát • Đề xuất số giải pháp khắc phục vấn đề cịn tồn quản trị quy trình