Đang tải... (xem toàn văn)
578 Một vài ý kiến nhằm xây dựng & hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong Công ty Phú Thái
Lời nói đầu Như chúng tôi dã biết Việt Nam là nước có nền kinh tế đang phát triển. Chính vì vậy để hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, thì Đảng và Nhà nước không ngừng khuyến khích các thành phần kinh tế nâng cao hơn nữa hiệu qủa sản xuất kinh doanh. Trước mục tiêu to lớn đó tất cả các thành phần kinh tế Nhà nước cũng như ngoài quốc doanh đã có sự thay đổi to lớn để đạt được phương hướng đề ra. Đặc biệt là sự đóng góp to lớn của các Công ty TNHH nói chung và Công ty TNHH Phú Thái nói riêng. Một trong những sự thay đổi đó là xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp. Hiện nay, vấn đề cạnh tranh tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp là rất lớn. Chính vì vậy cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh và hợp lý. Nhằm nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh. Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong việc thực hiện tốt các nhiệm vụ của doanh nghiệp. Bộ máy tốt có nghĩa là ở đó có sự điều hành quản lý tốt. Bộ máy này sinh ra để trợ giúp việc gia quyết dịnh. Nó cho phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thích nghi với môi trường sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh.Nếu cơ cấu tổ chức bộ máy không hợp lý sẽ cản trở sản xuất kinh doanh. Xác định được tầm quan trọng to lớn của cơ cấu tổ chức bộ máy. Tôi đã nghiên cứu tìm hiểu và quyết định trình bày đề tài “Một vài ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp. Tôi hy vọng với đề tài này sẽ có một vài đóng góp nào đó đối với hoạt động kinh doanh của Công ty. Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Văn Liêu, các thầy cô trong khoa QTKD và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ và các phòng ban trong Công ty TNHH Phú Thái. 1 Phần I XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY LÀ CƠ SỞ NỀN TẢNG THÚC ĐẨY SỰ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP. I- QUAN ĐIỂM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ, QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP. 1. Quản lý: 1.1. Sự cần thiết khách quan của quản lý. Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có sự quản lý. Bởi quản lý là điều không thể thiếu duy trì sự hoạt động của tổ chức. Hơn nữa quản lý luôn được dùng ở tầm vĩ mô. Đối với các cơ quan Nhà nước trong việc quản lý kinh tế xã hội trong phạm vi cả nước. Nên quản lý là tất yếu. 1.2.Khái niệm về quản lý Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường. Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những phương pháp (KT- CT-XH-TC-KT) tác động lên thân thể người lao động thông qua họ tác động đến v/c của sản xuất kinh doanh. 2. Quản trị: 2.1. Khái niệm về quản trị: Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. 2 Căn cứ và khái niệm ta thấy Quản trị bao gồm: chủ thể quản trị, Đối tượng bị quản trị giữa hai đối tượng này luôn có tác động qua lại với nhau và giữa chúng có mục tiêu chung. 2.2. Quản trị kinh doanh. Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức có hướng đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp và khách thể nhằm khai thác mọi tiềm năng trong doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh với hiệu quả cao theo thông lệ và pháp luật. 2.2.1 Các chức năng QTKD: a) Khái niệm: Chức năng là nhiệm vụ lâu dài, cơ bản, khách quan và tất yếu. Chức năng Quản trị kinh doanh là hoạt động quản trị theo hướng chuyên môn hoá nhằm đạt được mục tiêu. Nó biểu hiện phương hướng giai đoạn và nội dung của Quản trị. Như vậy thực chất của các chức năng của quản trị kinh doanh là lý do mà sự tồn tại các hợp đồng kinh doanh. Chức năng quản trị là những loại hoạt động của quản trị thể hiện những phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vự quản trị trong doanh nghiệp. Chức năng quản trị là những công việc quản trị khác nhau mà chủ thể quản trị phải thực hiện trong quá trình quản trị. Một tổ chức phân tích chức năng quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị phải thực hiện các công việc gì trong quá trình quản trị. b) Phân loại chức năng quản trị. * Theo phương hướng tác động quản trị kinh doanh có các chức năng sau: - Chức năng chỉ huy của Giám đốc. Nó bao gồm: Lập được kế hoạch xây dựng được chủ trương đường lố chiến lược phát triển doanh nghiệp. 3 Hình thành bộ máy để thực hiện chiến lược Ra quyết định điều hành Suy nghĩ tìm tòi các giải pháp đưa doanh nghiệp phát triển . - Chức năng tư vấn tham mưu giám sát của các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu của bộ phận và doanh nghiệp. * Theo nội dung tác động - Lập kế hoạch (hoạch định) đề ra mục tiêu và các giải pháp thực hiện mục tiêu đó. - Chức năng tổ chức - Tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị -Tổ chức cơ cấu sản xuất kinh doanh -Tổ chức quá trình sản xuất kinh doanh. - Chức năng điều khiển và kích thích: Điều khiển sản xuất kinh doanh là sự tác động của các chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị dựa trên kế hoạch và các tinh hình xảy ra đột xuất nhằm đạt mục tiêu. Điều khiển luôn luôn gắn liền với việc đề ra các quyết định và mệnh lệnh nhưng cũng luôn luôn gắn liền với các biện pháp kích thức và động viên người lao động. Chức năng kiểm tra: Nhằm báo cho cá hoạt động được thực hiện theo đúng kế hoạch. - Chức năng điều chỉnh (nếu thấy cần thiết). Các chức năng quản trị được áp dụng đối với tất cả các cấp quản trị không phân biệt cấp bậc. Ngành nghề quy mô, môi trường địa lý nhưng có sự khác nhau về mức độ phương thức thể hiện sự quan tâm. * Theo nội dung tác động QTKD có các chức năng sau: -Chức năng quản trị sản xuất - Chức năng quản trị nhân sự 4 - Chức năng quản trị tài chính - Chứng năng quản trị thương mại II- CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Các khái niệm cơ bản 1.1. Cơ cấu tổ chức Một tổ chức còn phải có một cơ cấu -cơ cấu được xem như nền tảng, bỏ xung của tổ chức. Cơ cấu tỏ chức là hình thức tồn tại của biểu hiện việc sắp xếp theo trật tự nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. 1.2. Cơ cấu tổ chức QTKD Cơ cấu tổ chức QTKD là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá có những trách nhiệm và quyện hạn khác nhau. Nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. 2. Vai trò củ bộ máy: Bộ máy này sinh ra để trợ giúp chi việ gia quyết định. Nó cho phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thiứch nghi với moi trờng sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh nếu cồng kềnh sẽ cản trở sản xuất kinh doanh. 3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị Một cơ cấu tổ chức được coi là hoàn chỉnh và hợp lý phải đảm bảo những yêu cầu nhất định. Tính tối ưu: Giữa cac skhâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mói quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp, chi nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất kinh doanh. 5 - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng tích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường - Tính tin cậy lơn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tát cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó, bảo đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. 4. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản tị. * Nhân tố thuộc đối tượng quản trị. - Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. - Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. * Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị. - Trình độ cơ giới hoá và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý - hiệu suất lao động của họ. - Quan hệ phụ thuọc giữa số lượng người bị lãnh đạo khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hợp đồng của những người cấp dưới. Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị. III- CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Cơ cấu trực tiếp (đường thẳng) : a) Sơ đồ 6 LĐDN LĐ Tuyến 1.2.3.4: Những người thực hiện Việt Nam sản xuất trực tiếp b) Đặc điểm Một người lãnh đạo thực hện mọi chức năng quản lý và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng. c) Ưu và nhược điểm * Ưu: Mệnh lệnh được thi hành nhanh dễ thực hiện chế độ mộ thứ trưởng tăng cường được trách nhiệm cú nhấn mỗi cấp dưới thì chịu mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp. * Nhược: Một người thực hiện tất cả các chức năng nên người lao động quá bận, không tận dụng được chuyên gia không sâu, đòi hỏi phải có kiến thức toàn diện. 2. Cơ cấu chức năng (song trùng lãnh đạo) a) Sơ đồ b) Đặc điểm 7 LĐ Tuyến 1 2 3 4 LĐDN LĐCNA LĐCNB LĐCNC 1 2 3 Cán bộ phụ trách chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của học cho các phân xưởng các bộ phận sản xuất. c)Ưu và nhược điểm * Ưu: - Giảm được gánh nặng cho người lao động chung - Tận dụng hết khả năng củ các chuyên gai * Nhược: - Một cấp dưới có quá nhiều cấp trên trực tiêpớ nhưng lại vi phạm chế độ một thủ trưởng. 3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng a) Sơ đồ b) Đặc điểm: Các phòng chức năng các chuyên gia các hội đồng làm nghĩa vụ tham mưu giúp việc theo dõi nghiên cưú đề suất từ vốn cho thủ trởng nhưng không có quyền gia mệnh lệnh cho các phân xưởng, bộ phẫ, các đơn vị cơ sở chỉ nhạn mệnh lệnh chính thức từ thủ trưởng doanh nghiệp các ý kiến của các người quản lý chức năng đối với các bộ phận cơ sở sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về nghiệp vụ. Quyền quyết định vẫn thuộc viề thủ trởng sau khi đã tham khảo ý kiến của người quản trị các chứcnăng. c) Ưu và nhược điểm: *Ưu: Tác dụng các ưu điểm và khắc phục các nhước điểm các nhược điểm cuả hai kiểu cơ cấu trực tiép và chức năng cơ cấu này được phổ biến hiện nay. 8 LĐDN LĐCNA LĐCNC 1 2 3 LĐCNB * Nhược điểm: Quyết định đưa ra thường chậm Mất công kết hợp giữa bọ phận chức năng và bộ phận trực tuyến phải giải quyết lựa chọn các ý kiến nhiều khi rất trái ngược nhau của bộ phận chức năng nên nhiều khi làm chậm trễ quyết định. 4. Cơ cấu trực tuyến - tham mưu. a) Sơ đồ b) Đặc điểm: Giống hoàn toàn cơ cấu trực tuyến - chức năng khác là bộ phận chức năng được thaybằng một nhóm cán bọ tham mưu gọn nhẹ hơn không tổ chức các phòng ban cồng kềnh 5. Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận a) Sơ đồ D: Các dự án, các sản phẩm, các công trình. F Các phòng chức năng 9 LĐDN F3F3 F2 D1 D2 D3 LĐDN PGD PGD Khi cần thực hiện một dự án D sẽ cử ra mọt chử nhiệm dự án các đơn vị chức năng F cử ra các bộ phận tương ứng cùng tham gia thực hiện dự án. Khi dự án kết thúc người nào lại trở về vị trí ban đàu của người đó. b) Ưu và nhược điểm: * Ưu: có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau. Sử dụng cán bộ có hiệu qủa, tác dụng cán bộ có chuyên môn cao sẵn có. Giảm cồng kềnh cho các bộ máy vốn cai dự án. * Nhược điểm: Xảy ra mâu thũn giữa người quản lý dự án và các người lao động các bộ phận chức năng. Do đó phiả có tinh thần hiệp tác cao. 6. Cơ cấu chung: Đặc điểm: Chỉ duy trì thường xuyên mọt số cán bộ nòng cốt cốt các doanh nghiệp cho các khâu quản lý quan trọng đối với các công việc còn lại khi nào dần doanh nghiệp mới thuê người bổ xung tạm hời có kỳ hạn. Khi kết thúc việc (hết hợp đồng) những người tạm tuyển màybị giải tán. Kiẻu cơ cấu này phù hợp với doanh nghiệp mà công việc cua họ không được tiến hành thường xuyên phụ thuộc vào khả năng thắng thầu hợp đồng hay vào thời vụ 10 [...]... như trên tôi thấy rằng Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Phú Thái phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của Công ty Bên công nhânạh đó còn chịu ảnh hưởng của điều kiện khách quan và chủ quan Là Công ty TNHH nên bộ máy quản lý và điều hành củ Công ty rất gọn nhẹ, linh hoạt trong kinh doanh, cac bộ máy của Công ty được bổtí theo cơ cấu trực tuyến chức năng Trong quá trình quản lý và điều hành các bọ phận... kinh tế e, Phòng tổ chức hành chính : Phòng tổ chức hành chính cũng là một phòng cũng rất là quan trọng nên công ty cần phảI bổ sung thêm cả về mặt số lượng nhân viên trong phòng và chất lượng cán bộ nhân viên trong phòng 4, Xây dựng đội ngũ cán bộ: Để có được bộ máy cơ cấu tổ chức hoàn thiện , công ty phải chú trọng hơn nữa đến việc xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viện trong công ty 27 Trước hết... thiết đối với các phòng ban khác Nhằm củng cố thay đổi nhân sự hay việc thực hiện các chính sách quản lý về con người 3 Ưu điểm và một số tồn tại của cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Phú Thái 24 a) Ưu điểm Nhìn chung cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Phú Thái có một vìa ưu điểm nổi trội Do đặc thù là Công ty TNHH nên bộ máy ở đây rất gọn nhẹ và có phần hợp lý Giữa các phòng ban đã có mối quan... biệt là Công ty có kế hoạch hoàn thiện hơn nữa cơ cáu tổ chức bộ máy Nhằm đạt được kết quả caơ hơn nữa II- MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BÔ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY PHÚ THÁI 1 Đặc điểm tài chính STT 1 2 3 4 5 6 MỤC TIÊU Tổng số vốn Vốn cố định Vốn lưu động Doanh thu Lợi nhận Các khoản nộp NS Lao động TN bình quân ĐƠN VỊ (triệu) người đồng 2000 2001 2002 Tình hình bán ra của Công ty năm... cơ cấu tổ chức bộ máy Hơn nữa do sự cạnh tranh ảnh hưởng trực tiếp từ nền kinh tế, trong quan liêu bao cấp quá dài của nước ta Dẫn đến sự chuyển đổi nền kinh tế có nhiều khó khăn Bên cạnh đó còn có hạn chế do sự tiếp thu tiến bộ khoa học kỹ thuật và tinh thoa quản lý của thế giới chưa được tốt 25 Phần III MỘT VÀI LÝ KIÉN NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG CÔNG TY TNHH PHÚ THÁI 1.Mục tiêu: Mở... trách nhiệm phát triển tổ chức xây dựng kế hoạch và triển khai kế hoạch đào tạo, quảy lý nhân sự tịa Công ty và các bộ phận Thực hiện các chế độ bảo hiểm chế đọ tiền lương, xây dựng cơ chế trả lương, thưởng, tuyển dụng nhân viên, ký kết các hợp đồng lao động, xây dựng các cơ chế hoạt động cho các đơn vị trong toàn Công ty 2 Phòng thị trường a) Cơ cấu: ST T 1 2 3 4 5 TRÌNH ĐỘ CHỨC DANH Trưởng phòng... TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠY CÔNG TY TNHH THÚ THÁI I- QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CHÚNG TÔI TNHH PHÚ THÁI Công ty TNHH Phú Thái (tên giao dịch Phú Thái (anpany limited) được thành lập theo quyết định số 1765) QD - UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 1/10/1993 Giấy chứng nhận ĐKKD số 043715 do trọng tài kinh tế Hà Nội (nay là số KHĐT) cấp ngày 5/10/1993 Công ty có trụ số tại 4-5IF Thành công, ... phân phối hàng Ở Công ty Phú Thái mỗi bộ phận tương đương như một doanh nghiệp nhỏ Nó cũng có cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh Dưới môi trường bộ phận cũng có các nhân viên giúp đỡ phụ trách một phần chức năng nhất định Tại các bộ phận phải tổ chức quá tình phân phối sản phẩm tới cacs đại lý và người tiêu dùng c) Nhận xét: Có thể thấy đây là một cách bố trí hết sức khoa học bởi vì ở từng bộ phận có sự độc... chiến lược điều kiện của Công ty và những việc cần phỉa quyết để tiến hành hoàn thành các quy định đó Tổng Giám đốc Công ty có quyền chỉ dạo mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật và các cơ quan quản lý về mọi hoạt động của Công ty Các Giám đốc, mõi Giám đốc đựoc Tổng Giám đốc phân công chỉ dạo điều hiành một một lĩnh vực công tác, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về lĩnh vực... cán bộ công nhân viên về mặt tinh thần Như tổ chức các buổi trao đổi rèn luyện , buổi giao lưu giữa các ban ngành các phòn ban và cán bộ công nhân viên Công ty Công đoàn vừa là một tổ chức của quần chúng vừa là cánh tay đắc lực giúp cho ban lãnh đạo hiểu được tâm tư nguyện vọng của anh em Để đáp ứng đúng và đủ với yêu cầu Ngược lại Công đoàn đại diện cho Công ty ký thoả ước lao động đối với cán bộ công . của các Công ty TNHH nói chung và Công ty TNHH Phú Thái nói riêng. Một trong những sự thay đổi đó là xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong. có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh và hợp lý. Nhằm nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh. Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong