ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRỊNH THỊ NĂM TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ Ngành: Lưu trữ học Quản trị văn phòng HÀ NỘI-2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRỊNH THỊ NĂM TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU KHO LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG ĐỒN TNCS HỒ CHÍ MINH Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÚC HÀ NỘI-2009 MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU NỘI DUNG Chƣơng I: Tổng quan kho lƣu trữ Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh 1.1 Khái quát chung tổ chức niên 11 1.1.1 Đồn TNCS Hồ Chí Minh 11 1.1.2 Hội Liên hiệp niên Việt Nam 17 1.1.3 Hội Sinh viên Việt Nam 19 1.2 Giới thiệu kho lƣu trữ Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí 21 Minh 1.2.1 Nội dung, thành phần, đặc điểm tài liệu Kho lƣu trữ Trung 23 ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh 1.2.1.1 Nội dung tài liệu 24 1.2.1.2 Thành phần tài liệu 29 1.2.1.3 Đặc điểm tài liệu 30 1.2.2 Giá trị tài liệu lƣu trữ kho lƣu trữ Trung ƣơng Đồn 31 TNCS Hồ Chí Minh Sự cần thiết tổ chức khoa học tài liệu Kho lƣu trữ 34 Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Tiểu kết chƣơng 36 Chƣơng II: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu kho lƣu trữ Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh 2.1 Nhận thức cán lãnh đạo cấp Đoàn 38 công tác văn thƣ, lƣu trữ 2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ 2.3 Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Kho lƣu trữ 51 45 Trung ƣơng Đoàn 2.3.1 Vấn đề phân phông 52 2.3.2 Phân loại , lập hồ sơ 54 2.3.3 Xác định giá trị 59 2.3.4 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học 62 2.4 Nhận xét chung 63 Tiểu kết chƣơng 67 Chƣơng III: Các giải pháp nâng cao chất lƣợng tổ chức khoa học tài liệu kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 3.1 Nhóm giải pháp cơng tác quản lý 69 3.2 Giải pháp công tác thu thập, bổ sung tài liệu 73 3.3 Nhóm giải pháp tổ chức khoa học tài liệu 74 3.3.1 Vấn đề xác định phân phông 74 3.3.2 Phân loại, lập hồ sơ 75 3.3.3 Xác định giá trị 85 3.3.4 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học 98 Tiểu kết chƣơng 101 KẾT LUẬN 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO 105 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCH Ban Chấp hành BTV Ban Thƣờng vụ BBT Ban Bí thƣ TW Trung ƣơng TNXP Thanh niên xung phong ĐVBQ Đơn vị bảo quản PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý lựa chọn đề tài Tài liệu lƣu trữ nguồn di sản đặc biệt có giá trị: “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”[19,tr.01] Nhận thức đƣợc tầm quan trọng công tác lƣu trữ, Đảng Nhà nƣớc Bộ, ngành, tổ chức trị-xã hội quan tâm đến cơng tác Đại hội VI Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986 đề nhiệm vụ: “ Tổ chức tốt cơng tác lưu trữ; Bảo vệ an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ” Đại hội X Đảng, Báo cáo trị, Đảng giao nhiệm vụ cho ngành lƣu trữ: “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Để giúp Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng quản lý tập trung thống Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam tăng cƣờng đạo công tác lƣu trữ tài liệu, văn kiện Đảng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, ngày 23-9-1987, Ban Bí thƣ Trung ƣơng (khoá VI) ban hành Quyết định 20-QĐ/TW Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Quyết định quy định thành phần tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam : “Phông lưu trữ đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ Đảng Đồn niên có ý nghĩa trị, khoa học thực tiễn” [01, tr.01] Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia đƣợc Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 quy định: ”Phơng lưu trữ Trung ương Đảng bao gồm tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; tài liệu thân nghiệp hoạt động Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhân vật lịch sử tiêu biểu Đảng đồng thời cán lãnh đạo chủ chốt Nhà nước, tổ chức trị - xã hội” Đồn TNCS Hồ Chí Minh tổ chức trị-xã hội trực thuộc Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Đồn TNCS Hồ Chí Minh tổ chức trị-xã hội Thanh niên Việt Nam, trƣờng học xã hội chủ nghĩa niên, đội dự bị tin cậy Đảng Cộng sản Việt Nam, ngƣời đại diện chân hợp pháp cho lợi ích toàn hệ trẻ Việt Nam Trong trình gần 80 năm cống hiến trƣởng thành, Trung ƣơng Đồn hình thành khối tài liệu lớn, có giá trị, kho tàng quý báu truyền thống lịch sử, vai trị nhƣ đóng góp to lớn Đồn tổ chức niên công đấu tranh giành độc lập dân tộc, xây dựng chủ nghĩa xã hội nghiệp đổi mới, phát triển đất nƣớc Nhận thức đƣợc ý nghĩa, tác dụng vai trò tài liệu lƣu trữ, năm qua, công tác lƣu trữ Trung ƣơng Đồn nói riêng tổ chức niên nói chung bƣớc đƣợc quan tâm.Tuy nhiên so với quan, nhận thức chƣa đầy đủ tầm quan trọng công tác lƣu trữ, chƣa có đầu tƣ nhân lực kinh phí cho cơng tác lƣu trữ, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu kho lƣu trữ Trung ƣơng Đồn cịn chƣa đƣợc thực Tài liệu thu dừng mức phân loại, chỉnh lý phục vụ cho mục đích tra tìm, chƣa đạt đến trình độ tổ chức khoa học, vấn đề phân phông, xây dựng phƣơng án phân loại tài liệu cịn nhiều lúng túng Do đó, tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc phát huy đƣợc hết giá trị Xuất phát từ lý đó, tơi chọn đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ, chuyên ngành lƣu trữ mình, nhằm góp phần vào việc tổ chức khoa học khối tài liệu có giá trị lƣu trữ Kho Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu: + Khảo sát thực tế để tài liệu thực trạng công tác tổ chức tài liệu lƣu trữ kho lƣu trữ Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh + Đề xuất giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức khoa học khối tài liệu lƣu trữ kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn - Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu, đề tài sâu nghiên cứu vấn đề sau: + Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam + Khảo sát, thống kê khối lƣợng, thành phần, nội dung ý nghĩa khối tài liệu bảo quản kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh; mơ tả đƣa nhận xét thực trạng việc tổ chức khoa học tài liệu + Đề xuất biện pháp khả thi giúp Trung ƣơng Đồn nâng cao chất lƣợng cơng tác tổ chức khoa học tài liệu, biện pháp nhằm tối ƣu hoá thành phần tài liệu thuộc kho lƣu trữ Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu * Phạm vi: Nghiên cứu tổ chức phông tài liệu Trung ƣơng Đoàn, Trung ƣơng Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam bảo quản kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.(Sau gọi tắt tổ chức niên) Trong chúng tơi sâu phân tích cơng tác tổ chức khối tài liệu phơng lƣu trữ Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh, phơng có khối lƣợng tài liệu nhiều kho *Đối tƣợng nghiên cứu: biện pháp tổ chức tài liệu đƣợc thực kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn; hoàn thiện biện pháp tổ chức khoa học tài liệu kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn Phƣơng pháp nghiên cứu: Trong đề tài mình, sử dụng số phƣơng pháp sau: - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin nhận thức khoa học Phƣơng pháp giúp cho ngƣời nghiên cứu có đối chiếu lý luận thực tiễn cách biện chứng, từ có cách nhìn vấn đề cách tồn diện, sở cho đánh giá nhƣ kết mà đề tài đƣa - Phương pháp lịch sử: Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển tổ chức niên - Phương pháp khảo sát : Chúng sử dụng phƣơng pháp để khảo sát tình hình thực tế tài liệu lƣu trữ Kho Lƣu trữ TW Đoàn - Phương pháp phân tích, tổng hợp : Đề tài phân tích kỹ tình hình tài liệu (nội dung, thành phần; đặc điểm, ý nghĩa…) thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn để đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác thực tiễn Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu đƣợc nhiều nhà khoa học, nhiều sinh viên đề cập đến số cơng trình nghiên cứu - Các khóa luận sinh viên khoa Lƣu trữ học Quản trị Văn phòng (Trƣờng Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội): Đó đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu tỉnh ủy Nghệ An” năm 2002 sinh viên Nguyễn Thi Nga; “Tổ chức khoa học tài liệu trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội” năm 2002 sinh viên Dƣơng Thị Quế ; “Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm thông tin tư liệu địa Tổng cục địa chính” sinh viên Quản Tố Trinh ; “ Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Công nghệ Thông tin lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc”; sinh viên Nguyễn Công Trọng Các luận Văn thạc sĩ: Đề tài “ Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” năm 1998 học viên Đỗ Thị Huấn ; “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố” học viên Hồ Anh Tú năm 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu khối dân đảng tỉnh Nam Định” học viên Nguyễn Hải Linh năm 2008 - Đề tài: “ Mẫu khung phân loại tài liệu tổ chức trị-xã hội từ Trung ƣơng Đến cấp tỉnh” (Tài liệu lƣu trữ Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ chí Minh khơng thuộc phạm vị nghiên cứu đề tài [32, tr.02]) nhóm tác giả Vũ Hồng Mây, Cục Lƣu trữ Văn phịng Trung ƣơng Đảng Nhƣ có nhiều viết, luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ quan nhà nƣớc, quan Đảng tổ chức trị-xã hội Tuy nhiên, nghiên cứu công tác tổ chức khoa học tài liệu Đồn TNCS Hồ Chí Minh tổ chức niên chƣa có cơng trình đề cập đến Với đề tài này, chúng tơi sâu phân tích làm rõ thực trạng vấn đề tổ chức tài liệu đƣợc thực Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn ; từ đƣa giải pháp cụ thể việc chỉnh lý khoa học tài liệu phông Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh, Trung ƣơng Hội Liên hiệp niên Việt Nam, Trung ƣơng Hội Sinh viên Việt Nam làm sở cho việc phân loại phông tài liệu tỉnh, thành đoàn, nhằm phục vụ tốt cho việc Toàn cảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh Tài liệu chỉnh lý Kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Tài liệu chưa chỉnh lý Kho lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh Tồn cảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh Toàn cảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Tồn cảnh Kho Lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh Hồ sơ lập bảo quản Kho Lưu trữ Hồ sơ lập bảo quản Kho Lưu trữ Tài liệu đóng gói hịm tơn Kho Lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh ... trạng tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh 10... liệu 1.3 Sự cần thiết tổ chức khoa học tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Tổ chức khoa học tài liệu việc thực tốt khâu nghiệp vụ cụ thể công tác lƣu trữ nhƣ phân loại tài liệu, ... luận tổ chức khoa học tài liệu tổ chức trị-xã hội Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung đề tài nhƣ sau: Chƣơng 1: Tổ chức khoa học tài liệu Kho lưu trữ Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh,