ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN =========== NGUYỄN THỊ TRANG NHUNG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG MỘT SỐ HỒ SƠ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM Chuyên ngành : Lưu trữ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THÁC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG HÀ NỘI, 2008 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU TRANG Mục đích, ý nghĩa đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài 10 Bố cục đề tài 10 NỘI DUNG Chương Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu số hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động Ngân hàng Nhà nước 12 Việt Nam 1.1.1 Sự hình thành kết hoạt động Ngân hàng Nhà nước 12 Việt Nham 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân 23 hàng Nhà nước Việt Nam 1.2 Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành 26 hoạt động Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 1.3 Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài 31 liệu hồ sơ 1.3.1 Thực trạng lập hồ sơ hành Ngân hàng Nhà nước Việt 31 Nam 1.3.2 Ý nghĩa việc xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 42 Chương Xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu số hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.1 Cơ sở lý luận, khoa học cho việc lập hồ sơ hành, lập Danh 47 mục hồ sơ 2.2 Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hành, lập Danh mục hồ sơ 52 2.3 Nguyên tắc yêu cầu việc xây dựng Danh mục hồ sơ xác 54 định thành phần tài liệu số hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.3.1 Nguyên tắc việc lập Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu 55 hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.3.2 Yêu cầu việc xây dựng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu 59 số hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.4 Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ xác định thành phần 62 tài liệu số hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.4.1 Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ 62 2.4.2 Phương pháp xây dựng Danh mục tài liệu hồ sơ hành 75 Chương Cấu trúc, cách sử dụng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 3.1 Cấu trúc Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ 83 hành 3.1.1 Cấu trúc Danh mục hồ sơ 83 3.1.2 Cấu trúc Danh mục tài liệu hồ sơ hành 87 Cách sử dụng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ 89 3.2 hành Ngân hàng Nhà nước Việt Nam PHẦN KẾT LUẬN 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tổ chức tín dụng NHNN VN TCTD PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Tiến hành cải cách hành yêu cầu tất yếu trở nên cấp thiết bối cảnh Việt Nam thức trở thành thành viên Tổ chức Thƣơng mại giới (WTO) nhƣ để thực mục tiêu xây dựng hành dân chủ, sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hoạt động có hiệu lực, hiệu Một nhiệm vụ trọng tâm công cải cách hành nƣớc ta cải cách thể chế hành chính, tập trung vào khâu đột phá đẩy mạnh cải cách thủ tục hành Thực vậy, cải cách thủ tục hành đƣợc Nhà nƣớc quan tâm, thể chỗ Thủ tƣớng Chính phủ ký Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10/01/2007 Phê duyệt Đề án Đơn giản hố thủ tục hành lĩnh vực quản lý nhà nƣớc giai đoạn 2007-2010 Để triển khai Quyết định số 30 này, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành Thủ tƣớng Chính phủ đƣợc thành lập để thực Đề án đơn giản hố thủ tục hành Đến nay, Tổ công tác thực Đề án 30 Bộ, quan ngang Bộ đƣợc thành lập để triển khai nội dung liên quan đến Đề án Tổ Đề án 30 Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (NHNN VN) tích cực triển khai đạo Thủ tƣớng Chính phủ cải cách thủ tục hành Theo hƣớng dẫn Tổ công tác chuyên trách Thủ tƣớng Chính phủ, thủ tục hành đƣợc xác định quy định quan nhà nƣớc hồ sơ, trình tự, cách thức để giải cơng việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức thời hạn định Nhƣ vậy, thủ tục hành chính, thủ tục văn thƣ phần quan trọng Thủ tục văn thƣ bao gồm hoạt động liên quan đến việc thu thập, xử lý, quản lý, lƣu trữ văn để cung cấp thông tin cách nhanh chóng, xác, đầy đủ cho hoạt động quản lý Việc cải cách thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình hợp lý, khoa học để cung cấp dịch vụ công cách tốt cho ngƣời dân phục vụ hiệu cho hoạt động quản lý Cải cách thủ tục văn thƣ vậy, địi hỏi phải xây dựng, chuẩn hố quy trình nghiệp vụ văn thƣ (quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đi, đến; việc lập hồ sơ cơng việc…) nhằm góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành Một giải pháp quan trọng để xây dựng đƣợc quy trình hợp lý, khoa học áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng quốc tế ISO Việc áp dụng ISO công tác quản lý với mục tiêu xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm tạo điều kiện để ngƣời đứng đầu quan hành nhà nƣớc kiểm sốt đƣợc q trình giải công việc nội quan, thơng qua bƣớc nâng cao chất lƣợng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ cơng (đây mục tiêu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đƣợc quy định Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 Thủ tƣớng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nƣớc) Việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng ISO có ảnh hƣởng quan trọng đến việc lập hồ sơ - nội dung công việc quan trọng công tác văn thƣ Bởi theo quy định ISO, trình giải cơng việc thể quy trình tất bƣớc giải cơng việc quy trình đƣợc thể thơng qua văn tài liệu có liên quan, đó, việc lập hồ sơ đƣợc kiểm sốt theo quy trình giải công việc đảm bảo chất lƣợng Nhƣ vậy, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức đƣợc lập hồ sơ cách khoa học góp phần quan trọng để đạt đƣợc mục tiêu kết việc áp dụng ISO vào công tác quản lý nhƣ thành công công cải cách hành nƣớc ta Tài liệu hình thành từ năm qua năm khác với số lƣợng nhiều gánh nặng không cán văn thƣ, cán lƣu trữ mà cán chuyên môn Nếu tài liệu không đƣợc tiến hành lập hồ sơ trình giải công việc qua năm tháng trở thành bó, gói tài liệu lộn xộn, lúc đó, trở thành gánh nặng gây ảnh hƣởng lớn tới chất lƣợng, hiệu suất công việc, tới việc quản lý chặt chẽ tài liệu công tác lƣu trữ Thực trạng việc lập hồ sơ hành nhiều quan, tổ chức cho thấy cần phải sớm có giải pháp để việc lập hồ sơ vào nề nếp, phát huy đƣợc ý nghĩa thực công tác lập hồ sơ công tác quản lý, cơng cải cách hành nhà nƣớc Đề tài luận văn đƣợc thực không nằm ngồi mục đích, ý nghĩa góp phần cải thiện cơng tác lập hồ sơ Lập hồ sơ có ý nghĩa quan trọng việc quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành hoạt động quan, đơn vị Làm tốt cơng việc góp phần nâng cao chất lƣợng công việc cán bộ, nâng cao hiệu hoạt động quan, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thƣ, lƣu trữ Để công tác lập hồ sơ hành quan vào nề nếp, mang tính khoa học, thống cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu hồ sơ NHNN VN quan có chức quản lý nhà nƣớc lĩnh vực quan trọng đất nƣớc - lĩnh vực tiền tệ hoạt động ngân hàng Trong trình hoạt động, NHNN VN sản sinh khối lƣợng văn lớn, đa dạng, phong phú nội dung Việc quản lý chặt chẽ khối tài liệu điều quan trọng để phục vụ có hiệu cho hoạt động quản lý NHNN VN Hiện nay, NHNN VN chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ chƣa có hƣớng dẫn cụ thể dẫn đến tình trạng hồ sơ chƣa đƣợc lập, đƣợc lập nhƣng chƣa hoàn chỉnh, tài liệu rời lẻ, gây ảnh hƣởng lớn đến công tác lƣu trữ việc quản lý chặt chẽ tài liệu Chính vậy, chúng tơi chọn đề tài: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ xác định danh mục tài liệu số hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt nam để làm luận văn Xây dựng Danh mục hồ sơ xác định thành phần tài liệu hồ sơ giải pháp quan trọng giúp cho công tác lập hồ sơ quan nói chung, NHNN VN nói riêng vào nề nếp Khi thực đề tài, chúng tơi có điều kiện tìm hiểu thực trạng cơng tác lập hồ sơ hành NHNN VN, thấy đƣợc thuận lợi tồn công tác đồng thời khảo sát thực tế tài liệu để từ nghiên cứu đề xuất Danh mục hồ sơ thành phần tài liệu hồ sơ NHNN VN Thông qua đó, chúng tơi mong muốn góp phần khắc phục tồn công tác lập hồ sơ Ngân hàng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ vào nề nếp, góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành hoạt động quan nâng cao chất lƣợng công tác hàng ngày cán bộ, công chức Ngân hàng Mục tiêu đề tài Từ ý nghĩa trên, đề tài đƣợc thực nhằm hƣớng tới mục tiêu sau: - Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ NHNN VN - Nghiên cứu đề xuất Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu số hồ sơ sản sinh hoạt động đặc thù NHNN VN Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: với mục tiêu đặt ra, đối tƣợng nghiên cứu đề tài hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động NHNN VN; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị phạm vi nghiên cứu; văn Nhà nƣớc, NHNN VN quy định, hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hành, lập Danh mục hồ sơ - Phạm vi nghiên cứu: NHNN VN quan lớn thực chức quản lý nhà nƣớc lĩnh vực tiền tệ hoạt động ngân hàng nƣớc Để thực chức đó, cấu tổ chức NHNN VN gồm nhiều đơn vị trực thuộc Vì vậy, để thực tốt mục tiêu đề tài, đặt trọng tâm nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ cho số đơn vị (Vụ Chính sách tiền tệ, Vụ Tín dụng, Vụ Quản lý ngoại hối Vụ Các ngân hàng tổ chức tín dụng phi ngân hàng) thực chức tham mƣu hoạt động mang tính đặc thù (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối thành lập, phát triển ngân hàng) NHNN VN xác định thành phần tài liệu số hồ sơ hình thành hoạt động đơn vị mà khơng sâu tìm hiểu nội dung đơn vị trực thuộc Ngân hàng Nhiệm vụ nghiên cứu Với mục tiêu đặt ra, luận văn hƣớng vào giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu sở khoa học kinh nghiệm thực tiễn công tác lập Danh mục hồ sơ; - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức NHNN VN; đơn vị thuộc phạm vi nghiên cứu - Khảo sát tài liệu hình thành hoạt động NHNN VN; đơn vị phạm vi nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hành NHNN VN; - Xây dựng Danh mục hồ sơ Danh mục thành phần tài liệu số hồ sơ hành NHNN VN Lịch sử nghiên cứu vấn đề Lập hồ sơ hành có ý nghĩa quan trọng công tác văn thƣ công tác lƣu trữ Chất lƣợng công tác ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng tài liệu giao nộp vào lƣu trữ quan nhƣ lƣu trữ lịch sử Nhƣ vậy, việc lập hồ sơ đƣợc thực cách khoa học có ý nghĩa quan trọng hiệu suất chất lƣợng công tác quan, tổ chức; tạo điều kiện để công tác lƣu trữ phát triển, từ bƣớc phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ Với ý nghĩa đó, Nhà nƣớc quan quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ ban hành văn quy định, hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hành bắt buộc quan, cá nhân phải thực hiện, có lập danh mục hồ sơ Văn quy phạm pháp luật đề cập tới công tác văn thƣ, lƣu trữ, có quy định sơ lƣợc lập hồ sơ Điều lệ cơng tác công văn giấy tờ công tác lƣu trữ Hội đồng Chính phủ ban hành theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành, có quy định đối tƣợng chịu trách nhiệm lập hồ sơ hành Để cụ thể hố quy định có tính ngun tắc cơng tác văn thƣ Pháp lệnh, Chính phủ ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác văn thƣ, có quy định cụ thể chi tiết số vấn đề lập hồ sơ hành Hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ có văn nhƣ: Cơng văn số 261-NV ngày 12/10/1977 Cục Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng ban hành Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan Công văn số 344-NV ngày 31/12/1984 Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Hướng dẫn lập số loại hồ sơ, tài liệu quản lý hành quan Bộ Danh mục hồ sơ có ý nghĩa quan trọng góp phần giúp cơng tác lập hồ sơ đƣợc thực tốt, vậy, Hƣớng dẫn cơng tác lập hồ sơ hành năm 1977 có quy định cụ thể vấn đề liên quan đến lập danh mục hồ sơ Những văn Nhà nƣớc quy định công tác lập hồ sơ - hoạt động nghiệp vụ quan trọng, có tính chất quy phạm, kỹ thuật - đƣợc ý để áp dụng thực tiễn nhƣ đƣợc ý để nghiên cứu, trao đổi phƣơng diện lý luận thực tiễn nhiều cơng trình nhƣ: giáo trình, viết tạp chí chun ngành, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học, niên luận sinh viên chuyên ngành Trƣớc hết, sách dùng để giảng dạy cho sinh viên hệ quy, chức ngành Lƣu trữ học Quản trị văn phòng; dùng đào tạo, bồi dƣỡng cán văn thƣ, lƣu trữ, cán hành văn phịng; đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo quan, tổ chức công việc hàng ngày, nhƣ: “Hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật hành chính” tác giả Nguyễn Văn Thâm, NXB Thống kê, Hà Nội, 2001; “Lý luận phương pháp công tác văn thư”của PGS.TS Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2006… Các giáo trình có nội dung bám sát chƣơng trình mơn học 93 Hà Nội, ngày…….tháng……năm … Thủ trƣởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) 3.2 Cách sử dụng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ hành Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam đƣợc xây dựng sở quan trọng giúp cho đơn vị chủ động tiến hành lập hồ sơ cách xác, đầy đủ; giúp cơng tác lập hồ sơ đƣợc thống khoa học; giúp việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hành đầy đủ, mang lại chất lƣợng cho công tác khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ Danh mục hồ sơ quan Danh mục tài liệu hồ sơ phản ánh toàn hoạt động NHNN VN, đơn vị thuộc NHNN VN qua hồ sơ, tài liệu hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ Vì vậy, sau Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ đƣợc xây dựng công cụ phục vụ cho tất cán (từ lãnh đạo đến chuyên viên, phận) NHNN VN việc theo dõi, quản lý hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công việc Để cán bộ, đối tƣợng sử dụng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ có hiệu cần phải có hƣớng dẫn cụ thể Vì vậy, chúng tơi muốn đề cập đến cách sử dụng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ khía cạnh ý nghĩa mà công cụ mang lại cho đối tƣợng cụ thể sử dụng chúng Qua đó, giúp cho cán bộ, cơng chức thấy rõ ý nghĩa Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ để sử dụng chúng cách hiệu công việc * Đối tượng sử dụng lãnh đạo: Bản danh mục hồ sơ với thông tin số ký hiệu hồ sơ, tên hồ sơ, ngƣời lập hồ sơ, thời hạn bảo quản…là thông tin cần thiết 94 lãnh đạo quan, đơn vị nói chung việc quản lý, điều hành công việc cách hiệu quả, xác Thể chỗ: Thực nhiệm vụ quản lý, ngƣời lãnh đạo có tham mƣu, giúp việc cán thừa hành Nhƣng để đƣa định đúng, nhanh chóng quan trọng giám sát đƣợc toàn hoạt động quan, đơn vị ngồi trợ giúp cán bộ, phận giúp việc đòi hỏi lãnh đạo phải nắm đƣợc cụ thể nhiệm vụ cán để theo dõi sát việc thực nhiệm vụ cán bộ; xác định trách nhiệm cán xử lý công việc; biết đƣợc khối lƣợng công việc ngƣời để phân cơng cơng việc cho phù hợp tránh tình trạng chồng chéo xử lý công việc, đánh giá chất lƣợng cơng việc mà cán thực hiện, từ có hình thức khen thƣởng, kỷ luật hợp lý Danh mục hồ sơ phản ánh công việc quan vậy, Lãnh đạo sử dụng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ để nắm bắt đƣợc mức độ quan trọng công việc để có đạo việc đầu tƣ nhân lực, thời gian, kinh phí, đem lại hiệu cho cơng việc, nhƣ việc lập quản lý hồ sơ Qua Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ lãnh đạo nắm rõ đƣợc hồ sơ, tài liệu cần tìm đơn vị, cá nhân quản lý, theo dõi để phục vụ nhanh chóng cho việc theo dõi, giải công việc * Đối với cán văn thư: Tại Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 Cục Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng ban hành Bản hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan có quy định: Các cán văn thƣ, lƣu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trƣởng, Chánh Văn phịng quan lập danh mục hồ sơ Do vậy, sau tiến hành xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ cho quan danh mục trở thành cơng cụ quan trọng để cán văn thƣ tiến hành kiểm tra công tác lập hồ sơ hành, hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho đơn vị, 95 cán chuyên môn, từ có biện pháp kịp thời chấn chỉnh cơng tác lập hồ sơ vào nề nếp Căn vào Danh mục hồ sơ, cán văn thƣ chủ động kế hoạch chuẩn bị bìa, cặp, hộp để phát cho cán quan vào đầu năm * Đối với cán chuyên viên đơn vị: Các cán bộ, chuyên viên đơn vị ngƣời trực tiếp lập hồ sơ Do vậy, xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ yếu tố quan trọng hàng đầu có ảnh hƣởng tới chất lƣợng cơng tác lập hồ sơ hành Theo kết khảo sát, nguyên nhân khiến cán bộ, công chức NHNN VN chƣa lập đƣợc hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc đƣợc giao khối lƣợng tài liệu nhiều, công việc bận rộn Hoặc có trƣờng hợp cán ý thức việc lập hồ sơ để quản lý tài liệu thuận tiện cho việc tra tìm nhƣng hồ sơ đƣợc lập chƣa hồn chỉnh, thống nhất, chƣa đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ theo quy định Vì vậy, sử dụng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ có ý nghĩa quan trọng giúp cán chủ động tiến hành lập hồ sơ, có ý thức thu thập đầy đủ tài liệu có hồ sơ đồng thời hệ thống hoá chúng để phục vụ cho tra tìm thuận tiện, nhanh chóng Căn vào Danh mục hồ sơ, cán chuyên viên dễ dàng tiến hành công việc sau để lập hồ sơ hoàn chỉnh: + Mở hồ sơ: Đầu năm, vào Danh mục hồ sơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, cán chuyên viên có trách nhiệm mở hồ sơ cho cơng việc mà theo dõi, giải Mở hồ sơ nghĩa cán chuyên viên chủ động ghi thông tin cần thiết hồ sơ đƣợc thể Danh mục hồ sơ, nhƣ: tên quan, tổ chức ; tên đơn vị ; số, ký hiệu hồ sơ ; tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ 96 Nếu có cơng việc phát sinh cán chuyên viên phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm đƣợc giao + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ Sau mở hồ sơ, cán chun mơn phải thu thập đầy đủ, xác văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ Và phải xếp văn hồ sơ cách khoa học Đối với hồ sơ công việc, văn hồ sơ phải đƣợc xếp theo trình tự giải cơng việc Cịn hồ sơ đƣợc lập theo đặc trƣng khác nhƣ: đặc trƣng tác giả, đặc trƣng tên loại văn bản, quan giao dịch việc xếp văn hồ sơ theo trình tự thời gian, theo số thứ tự văn bản, theo vần chữ + Kết thúc biên mục hồ sơ: Các cán chun mơn có trách nhiệm lập hồ sơ q trình giải cơng việc Vì vậy, hồ sơ liên quan đến vấn đề hay việc đƣợc giải xong lúc hồ sơ kết thúc Biên mục hồ sơ ghi chép lên bìa hồ sơ tờ mục lục văn thành phần, nội dung thông tin cần thiết khác văn hồ sơ để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu sử dụng thuận lợi [16,367] Do vậy, việc thu thập, cập nhật cách đầy đủ, xác văn bản, tài liệu hình thành trình giải cơng việc vào hồ sơ chƣa đƣợc coi hoàn chỉnh nhƣ cán lập hồ sơ chƣa tiến hành việc biên mục hồ sơ Để hồn chỉnh hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải quyết, cán lập hồ sơ có trách nhiệm thực thủ tục kết thúc biên mục hồ sơ, cụ thể nhƣ sau: - Kiểm tra đầy đủ văn bản, tài liệu hồ sơ để tiếp tục thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Đối với hồ sơ dầy, số lƣợng văn nhiều hồ sơ nên đƣợc chia thành đơn vị bảo quản cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng 97 - Xác định giá trị tài liệu: Xem xét loại khỏi hồ sơ văn trùng thừa ; nháp, thảo có gốc, (trừ thảo văn quy phạm pháp luật thảo văn vấn đề quan trọng có ghi ký kiến đạo, giải quyết, hay ý kiến tham gia khác nhau); tài liệu tham khảo không thực cần thiết Căn vào thực tế tài liệu có hồ sơ để soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ cách khoa học nhằm phản ánh trình tự giải vấn đề, việc hồ sơ, từ tạo thuận tiện cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày nhƣ tra cứu, sử dụng cần thiết cách nhanh chóng Phƣơng pháp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ thực theo Hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành đƣợc ban hành kèm theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc Nếu hồ sơ có phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình đƣa phim, ảnh vào bì; băng, đĩa vào hộp xếp vào cuối hồ sơ - Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ trƣờng hợp sau công việc kết thúc, thành phần, nội dung văn bản, tài liệu hồ sơ không phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục + Biên mục hồ sơ Việc biên mục hồ sơ đƣợc thực theo Hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành đƣợc ban hành kèm theo Công văn số 283/VTLTNN-VNTW Nếu hết năm, hồ sơ phản ánh công việc chƣa giải xong chƣa thực việc kết thúc biên mục hồ sơ; hồ sơ đƣợc chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải ghi vào danh mục hồ sơ năm sau Theo quy định Công văn số 261-NV ngày 12/10/1977 Cục Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng ban hành Hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hành 98 quan Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/4/2004 cơng tác văn thƣ hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hành phải hồ sơ hoàn chỉnh Do vậy, thực đầy đủ bƣớc cán chun mơn hồn chỉnh việc lập hồ sơ hành để giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành theo quy định nhà nƣớc * Đối với cán lưu trữ Để thực nghiệp vụ lƣu trữ thuận lợi, việc sử dụng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ có ý nghĩa cán lƣu trữ Hai công cụ thực có ý nghĩa cán lƣu trữ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam hoạt động ngân hàng mang tính đặc thù, nhiều thủ tục hình thành hoạt động Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phức tạp, địi hỏi phải có kiến thức ngân hàng hiểu, từ lập hồ sơ hoàn chỉnh kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ cán chuyên môn lập Trƣớc hết, nghiệp vụ thu thập hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ đòi hỏi phải thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu có giá trị Vì vậy, sở Danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu hồ sơ, cán lƣu trữ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam dễ dàng kiểm tra số lƣợng hồ sơ, tài liệu đơn vị cần đƣa vào lƣu trữ, tính hồn chỉnh văn bản, tài liệu có hồ sơ; giúp dễ dàng phát hồ sơ, tài liệu thiếu để yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung, từ đó, giúp quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu Danh mục hồ sơ công cụ giúp cán lƣu trữ làm để tiến hành thống kê số lƣợng hồ sơ cần nộp vào lƣu trữ đơn vị thuộc NHNN VN Từ có kế hoạch thu thập hồ sơ tồn quan NHNN VN đầy đủ nhƣ chuẩn bị điều kiện diện tích kho tàng, bố trí thời gian, nhân lực cách hợp lý để tiến hành thu thập hồ sơ vào lƣu trữ cách thuận tiện Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ cơng cụ hữu ích công tác chỉnh lý phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu 99 NHNN VN, hồ sơ Danh mục hồ sơ đƣợc phân loại khoa học, đƣợc đánh số thứ tự có ký hiệu rõ ràng Danh mục hồ sơ có ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ, sở cho lƣu trữ thực nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu cách thuận tiện Tóm lại, từ phân tích cấu trúc cách sử dụng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ cho thấy tác dụng hai Danh mục lãnh đạo nhƣ cán bộ, công chức NHNN VN Vì vậy, khẳng định, xây dựng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ NHNN VN đem lại ý nghĩa thiết thực hoạt động quản lý, hiệu công tác cán bộ, công chức ngân hàng Để Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ đƣợc sử dụng hiệu thực tế, trình bày Chƣơng 100 KẾT LUẬN Lập hồ sơ hành nhiệm vụ quan trọng công tác văn thƣ, điểm nối tiếp công tác văn thƣ công tác lƣu trữ Lập Danh mục hồ sơ gắn liền với công tác lập hồ sơ hành phải trƣớc bƣớc để định hƣớng cho công tác lập hồ sơ hành đƣợc thực tốt nhƣ trở thành công cụ quan trọng để quản lý tài liệu Thực chức quản lý nhà nƣớc lĩnh vực tiền tệ, tín dụng hoạt động ngân hàng, nhiều năm qua có khơng đề tài nghiên cứu vấn đề khác nhằm mục tiêu góp phần đổi cải cách tổ chức hoạt động Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam theo hƣớng đại, đáp ứng yêu cầu ngày cao phát triển hội nhập kinh tế quốc tế Việc chọn đề tài: Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ danh mục tài liệu số hồ sơ hành Ngân hàng Nhà nước Việt Nam không nằm ngồi mục tiêu Trong nhiều đề tài nghiên cứu lĩnh vực ngân hàng, đề tài nghiên cứu lĩnh vực văn thƣ, mà cụ thể khâu công tác lập danh mục hồ sơ danh mục tài liệu hồ sơ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam cho thấy ý nghĩa thiết thực đề tài ngân hàng Bởi, lập hồ sơ hành phần việc quan trọng công tác văn thƣ nhiệm vụ cán bộ, cơng chức q trình theo dõi, giải công việc Lập hồ sơ hành tốt giúp cho việc quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ, tra tìm thơng tin nhanh chóng, thuận tiện tiết kiệm thời gian, nhờ công việc cán bộ, công chức trở nên thông suốt, hiệu quả, phục vụ tốt cho hoạt động quản lý quan Để đạt đƣợc điều cần xây dựng Danh mục hồ sơ danh mục tài liệu hồ sơ quan Nhƣ vậy, tiến hành nghiên cứu đề tài luận văn cần thiết có ý nghĩa lý luận nhƣ thực tiễn Trong q trình nghiên cứu, chúng tơi nhận đƣợc ủng hộ, quan tâm cán bộ, công chức đơn vị mà trực tiếp tiến hành 101 khảo sát vấn đề lập hồ sơ hành, lập danh mục hồ sơ danh mục tài liệu hồ sơ Từ đem lại phấn khởi, giúp tâm thực tốt mục tiêu đề tài đặt Với nội dung nghiên cứu, đề tài đạt đƣợc kết nhƣ sau: Trên sở nghiên cứu đặc điểm tổ chức, hoạt động; chức năng, nhiệm vụ NHNN VN, luận văn phân tích thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động NHNN VN nhƣ thực trạng lập hồ sơ hành Ngân hàng Luận văn đƣa nguyên nhân ảnh hƣởng tới chất lƣợng công tác lập hồ sơ hành NHNN VN từ số liệu, ví dụ minh chứng trung thực, đáng tin cậy sở thực tế tài liệu đơn vị ý kiến cán bộ, công chức việc lập hồ sơ đơn vị cá nhân Từ nội dung này, luận văn khẳng định cần thiết việc lập danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu hồ sơ để góp phần giúp cơng tác lập hồ sơ hành NHNN VN vào nề nếp thống Luận văn nghiên cứu sở lý luận, khoa học sở pháp lý việc lập hồ sơ hành, lập danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu hồ sơ phân tích khía cạnh xung quanh sở với mong muốn góp thêm số ý kiến để phát triển mặt lý luận thực tiễn công tác lập hồ sơ hành, lập danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu hồ sơ Luận văn nghiên cứu nguyên tắc, yêu cầu để xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ NHNN VN đảm chất lƣợng Trên sở nguyên tắc, yêu cầu với việc tiến hành nghiên cứu phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ, danh mục tài liệu hồ sơ NHNN VN, xây dựng Danh mục hồ sơ NHNN VN qua thí điểm nghiên cứu hồ sơ lập năm 04 Vụ thực chức năng, nhiệm vụ chủ đạo Ngân hàng Kết tạo thuận lợi cho việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho toàn quan NHNN VN Việc sử dụng hiệu Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ NHNN 102 VN đƣợc chúng tơi phân tích áp dụng đối tƣợng, qua phát huy đầy đủ tác dụng, ý nghĩa hai Danh mục thực tế Thực đề tài này, mong muốn công tác lập hồ sơ hành NHNN VN nói riêng, quan nói chung vào nề nếp, thống nhất, góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành hoạt động quan Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ thực có ý nghĩa cơng tác lập hồ sơ hành Vì vậy, chúng tơi thiết nghĩ quan quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ -Cục Văn thƣ lƣu trữ Nhà nƣớc cần sớm quy định, hƣớng dẫn thống việc xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ để áp dụng thực tế quan Từ việc nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu cở số hồ sơ NHNN VN, thấy NHNN VN cần sớm có có biện pháp thực tế để công tác lập hồ sơ hành Ngân hàng vào nề nếp, thống nhất, giúp quản lý chặt chẽ tài liệu, nhƣ sau: Ban hành văn quy định, hƣớng dẫn lập hồ sơ hành để cán chuyên viên có sở thực lập hồ sơ có chất lƣợng; đầu tƣ sở vật chất (kho tàng, tủ, bìa hồ sơ, kinh phí cho việc lập hồ sơ; thƣờng xuyên đôn đốc, kiểm tra, tổng kết, đánh giá chấn chỉnh công tác lập hồ sơ đơn vị; đƣa việc lập hồ sơ vào tiêu chí đánh giá thi đua cá nhân, đơn vị để việc lập hồ sơ trở thành nhiệm vụ quan trọng cán bộ, cơng chức, thành thói quen tổ chức cơng việc tốt công sở; nêu gƣơng cá nhân, đơn vị việc lập hồ sơ tốt cần sớm tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu hồ sơ NHNN VN Chúng hy vọng nghiên cứu luận văn giúp cho công tác lập hồ sơ hành NHNN VN vào nề nếp, thống 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 02/BC-NHNN ngày 04/01/2007 tình hình thực nhiệm vụ ngân hàng năm 2006, định hướng nhiệm vụ năm 2007 Đào Xuân Chúc-Nguyễn Văn Hàm-Vƣơng Đình Quyền-Nguyễn Văn Thâm: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan Công văn số 738/NHNN-VP ngày 15/7/2003 hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu Ngân hàng Nhà nước Việt nam nộp vào Trung tâm lưu trữ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc Ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Cơng văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu quan hành nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Phạm Ngọc Dĩnh, chủ nhiệm đề tài: Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan Đề tài khoa học cấp ngành, Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội năm 1991 Tƣ liệu Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc Dự thảo Quyết định Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ ngành Ngân hàng 104 năm 2004 Hồ xây dựng Bảng thời hạn bảo tài liệu ngành Ngân hàng năm 2004 Trịnh Thị Hà: Lập hồ sơ hành Ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương-thực trạng giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học QTVP, 2006 10 Vũ Thị Hà: Xây dựng danh mục hồ sơ mẫu Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học QTVP, 2006 11 Trần Thị Hằng: Nghiên cứư xây dựng Danh mục hồ sơ xác định Danh mục tài liệu số hồ sơ hành Văn phịng Tập đồn Bưu viễn thơng, Khóa luận tốt nghiệp, 2007 12 Lƣơng Quang Huy: Hệ thống văn hình thành trình hoạt động quản lý Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Luận văn Cử nhân, 1996 13 Nguyễn Cảnh Kiều: Mấy vấn đề lập bảng Danh mục hồ sơ quan 9.059, Tập san công tác lƣu trữ hồ sơ số năm 1975 14 Nguyễn Đại Lai: Vai trò hệ thống ngân hàng Việt Nam đánh giá khái quát từ lịch sử tiền tệ Việt Nam, Tạp chí Cơng nghệ ngân hàng số năm 2006 15 Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nước Việt nam 16 Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thƣ 17 Nguyễn Xuân Nung: Bàn công tác lập Danh mục hồ sơ công tác lập hồ sơ, Tập san công tác lƣu trữ hồ sơ số năm 1970 18 Vƣơng Đình Quyền: Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà nội 105 19 Quyết định số 252QĐ-NH ngày 28/12/1993 Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành Ngân hàng 20 Quyết định số 253/2002/QĐ-NHNN ngày 01/4/2002 việc lưu trữ hồ sơ ban hành văn quy phạm pháp luật 21 Quyết định số 1130/2004/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Vụ Các Ngân hàng tổ chức tín dụng phi ngân hàng 22 Quyết định số 1131/2004/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Vụ Chính sách tiền tệ 23 Quyết định số 1132/2004/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Vụ Quản lý ngoại hối 24 Quyết định số 30/2005/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế làm việc Ngân hàng Nhà nước 25 Quyết định số 984/QĐ-NHNN ngày 06/7/2005 Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam việc phân công công tác kiêm nhiệm Ban lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước 26 Quyết định số 22/2007/QĐ-NHNN ngày 28/5/2007 Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ 27 Quyết định số 45/2007/QĐ-NHNN ngày 17/12/2007 Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam độ mật tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước ngành Ngân hàng 28 Võ Chiến Thắng: Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Tập san công tác lƣu trữ hồ sơ số năm 1970 106 29 Vũ Thị Thanh Thuỷ: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ cho quan cụm cảng Hàng khơng miền Bắc 30 Hồng Thị Tuyết Thu: Một số vấn đề thực tiễn đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hành nộp lưu vào lưu trữ quan bộ, ngành, quan trung ương, Website: www.archives.gov.vn 31 Thành tích 55 xây dựng phát triển ngành Ngân hàng (19512006), Website: http://www.sbv.gov.vn 32 Website: www.archives.gov.vn http://www.sbv.gov.vn PHỤ LỤC Danh mục hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Danh mục tài liệu số hồ sơ hành Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Mẫu Phiếu khảo sát công tác lập hồ sơ hành đơn vị trụ sở Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ... liệu 55 hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.3.2 Yêu cầu việc xây dựng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu 59 số hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.4 Phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ xác định... pháp xây dựng Danh mục hồ sơ danh mục tài liệu hồ sơ NHNN VN, kết Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu số hồ sơ hành NHNN VN 12 Chƣơng 3: Cấu trúc cách sử dụng Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ. .. hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 3.1 Cấu trúc Danh mục hồ sơ Danh mục tài liệu hồ sơ 83 hành 3.1.1 Cấu trúc Danh mục hồ sơ 83 3.1.2 Cấu trúc Danh mục tài liệu hồ sơ hành 87 Cách sử dụng Danh