ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THÙY LINH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ HIỆN NAY LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội – 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ THÙY LINH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ HIỆN NAY Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Liên Hương Hà Nội - 2011 MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 10 Nguồn tư liệu tham khảo 10 Phương pháp nghiên cứu 11 Bố cục đề tài 13 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU 15 CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001 1.1 Khái niệm tài liệu điện tử 15 1.1.1 Khái niệm tài liệu (Document) 15 1.1.2 Khái niệm tài liệu điện tử (Electronic document) 16 1.1.3 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử 18 1.1.4 Đặc điểm tài liệu điện tử 22 1.2 Quản lý tài liệu điện tử 27 1.2.1 Quan niệm quản lý tài liệu điện tử 27 1.2.2 Nội dung quản lý tài liệu điện tử 28 1.2.3 Tổ chức lưu trữ Việt Nam 31 1.2.4 Các văn pháp lý hành liên quan đến tài liệu điện tử 33 1.2.5 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử 38 Việt Nam 1.3 Tổng quan tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 50 1.3.1 Giới thiệu tổ chức ISO 50 1.3.2 Khái niệm cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489 51 1.3.3 Sự cần thiết việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài 56 liệu lưu trữ điện tử 1.3.4 Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ 58 điện tử Lưu trữ lịch sử CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ 63 TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở NƯỚC TA HIỆN NAY 2.1 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử 64 2.1.1 Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu 64 2.1.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào nghiệp vụ lưu trữ tài 75 liệu lưu trữ điện tử 2.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình quản lý tài liệu 97 lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử 2.2.1 Báo cáo trình quản lý tài liệu điện tử 97 2.2.2 Kiểm tra, giám sát trình quản lý tài liệu điện tử 97 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG ISO 15489 VÀO 101 QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 3.1 Đề xuất bước tổ chức thực 101 3.1.1 Xác định phạm vi áp dụng 101 3.1.2 Xây dựng sách xác định trách nhiệm 102 3.1.3 Xây dựng kế hoạch 104 3.1.4 Triển khai thực 106 3.1.5 Kiểm tra đánh giá 107 3.1.6 Đào tạo 107 3.2 Hoàn thiện sở lý luận quản lý tài liệu điện tử 109 3.2.1 Xây dựng hệ thống thuật ngữ từ vựng 109 3.2.2 Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học việc áp dụng ISO vào 110 ngành lưu trữ nói chung ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử nói riêng 3.3 Hồn thiện sở pháp lý cho công tác quản lý tài liệu điện tử 110 3.4 Thống chủ trương lãnh đạo cấp vấn đề quản lý tài 112 liệu điện tử 3.5 Tuyên truyền, phổ biến áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 113 3.6 Đầu tư sở vật chất phù hợp 114 3.7 Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu công tác quản lý 115 tài liệu điện tử 3.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá trình áp dụng ISO 116 3.9 Học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với nước 116 KẾT LUẬN 119 TÀI LIỆU THAM KHẢO 121 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ICA International Council of Archives Hội đồng Lưu trữ Quốc tế CSDL Cơ sở liệu ISO International Standards Organization LAN Local Area Network TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TLĐT Tài liệu điện tử TLLTĐT Tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quốc gia VPTW Văn phịng Trung ương LỜI NĨI ĐẦU Lí chọn đề tài Ngày nay, phát triển không ngừng khoa học công nghệ bùng nổ thông tin số đem lại tác động không nhỏ tới mặt đời sống xã hội Ngành lưu trữ khơng nằm ngồi tác động đó, phải tiếp nhận yếu tố mới, với yêu cầu mới, nhiệm vụ Hòa xu phát triển kỷ nguyên khoa học đại xuất phát từ thực tế q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin quan, tổ chức, loại hình tài liệu hình thành, tài liệu điện tử Trong xã hội – xã hội thông tin, lịch sử ghi lại phương thức điện tử, q trình máy tính hố làm thay đổi đáng kể hoạt động tổ chức nhà nước tổ chức kinh doanh Trong hàng loạt tổ chức đại, thư tín, văn bản, giao dịch điện tử xuất đồng thời có tín hiệu thay dần thư tín, văn bản, giao dịch giấy Khác với tài liệu truyền thống - thông tin ghi giấy người cầm đọc trực tiếp, hồn cảnh tài liệu điện tử, thông tin ghi đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, thiết bị lưu trữ khác khai thác, sử dụng thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử sản sinh với khối lượng lớn, vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hội thách thức người làm cơng tác lưu trữ, địi hỏi phải đầu tư nghiên cứu sâu rộng Trên giới, lưu trữ Anh, Mỹ, Úc, Nga, Trung Quốc… tiếp cận, nghiên cứu tài liệu điện tử từ năm 70 kỷ XX Việt Nam, vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử bước đầu đặt để tìm hiểu, nghiên cứu, song kết thu hạn chế Trong đó, việc quản lý cung cấp thơng tin tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng rủi ro như: sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa… Chính cần thiết kế hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thông tin quan cần có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử Theo khái niệm chuyên gia, hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử quy trình khép kín giúp tài liệu an tồn quản lý để tài liệu với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an tồn, mối quan hệ với đối tượng liệu có liên quan, tính hữu dụng khả tiếp cận) Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế công tác văn thư ISO 15489:2001, tiêu chuẩn đưa chuẩn mực để quan, tổ chức sử dụng nhằm đánh giá thực tiễn hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử giúp chuẩn hóa nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức; phát huy giá trị loại hình tài liệu lưu trữ - tài liệu lưu trữ điện tử Với việc liên hệ tới công tác quản lý tài liệu điện tử kho lưu trữ trung ương, mà cụ thể Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, đề tài trở nên thực tế, lý thuyết đưa không đơn lý luận suông, mà trái lại nghiên cứu áp dụng minh chứng thực tiễn Có nhìn đắn tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt cơng tác quản lý loại hình tài liệu lưu trữ điện tử khơng góp phần tối ưu hố thành phần Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà cịn góp phần vào nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại thời đại Trong trình nghiên cứu, chúng tơi có điều kiện để liên hệ lý luận thực tiễn, để so sánh tài liệu điện tử với loại hình tài liệu khác, để thấy thuận lợi khó khăn công tác quản lý tài liệu điện tử, việc triển khai nghiệp vụ vưn thư, lưu trữ loại hình tài liệu này… kiến thức bổ ích phục vụ cho cơng việc chúng tơi sau Chính lý nên lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Mục tiêu đề tài Với lí nêu trên, chúng tơi thực đề tài nhằm tới mục tiêu: Một là, đưa quan điểm tác giả vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Hai là, phản ánh chân thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử lưu trữ lịch sử Ba là, sở khảo sát thực tiễn, mong muốn đề xuất số giải pháp áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử lưu trữ lịch sử, từ góp phần nâng cao hiệu nói chung ngành lưu trữ nước nhà thời đại Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu tài liệu điện tử tiến hành nhiều góc độ, lý luận thực tiễn Thứ nhất, góc độ lý luận, trước hết phải kể đến giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” Cuốn giáo trình cung cấp kiến thức nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ Bên cạnh sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); sách “Tin học đổi quản lý công tác văn thư, lưu trữ” Tiến sĩ Dương Văn Khảm, Nhà Xuất trị quốc gia xuất Hà Nội, năm 1994 Nội dung sách chủ yếu đề cập đến vai trị cơng nghệ thơng tin việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn nội dung nhỏ sách Thứ hai công trình nghiên cứu khoa học, báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Các báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004 - Đề tài khoa học cấp ban đảng Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010; Đề tài cấp Bộ TS Lưu Kiếm Thanh “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung đề tài chủ yếu tập trung vào việc giải vấn đề mặt kỹ thuật tin học hoạt động theo chế độ cục bộ; Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước” ThS Nguyễn Trọng Biên làm chủ nhiệm: đề tài giới thiệu tiêu chuẩn ISO 900 với phiên đến năm 2000 phân tích khả áp dụng cơng tác văn thư quan nhà nước Thứ ba, nghiên cứu tài liệu điện tử nhận nhiều quan tâm, điều thể qua viết đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam viết tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư - số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Cảnh Đương - Đức Mạnh: “Bàn khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, 2008; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007… Thứ tư, khoá luận tốt nghiệp sinh viên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng (được bảo quản tư liệu Khoa) như: “Quản lý văn văn thư quan” sinh viên Phạm Thu Huyền; đề tài “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng sở liệu văn thư quan” sinh viên Nguyễn Thu Huyền, “ ng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Bộ Khoa học - Công nghệ” sinh viên Nguyễn Thị út Trang; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - giải pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ” tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; đề tài “nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu TTLTQG” ThS Nguyễn Thị Chinh năm 2006, đề tài khóa luận tốt nghiệp “Những nghiên cứu tài liệu điện tử Việt Nam “ tác giả Đ Thu Hiền năm 2011… Tuy nhiên, qua khảo sát, chúng tơi chưa thấy có đề tài khoa học tiếp cập trực tiếp tới vấn đề nghiên cứu, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, tiến hành nghiên cứu vấn đề chung tài liệu điện tử thành phần tài liệu, giá trị tài liệu, thực trạng tài liệu nghiên cứu thực tiễn công tác thu thập, quản lý tài liệu điện tử đơn vị nghiệp chính, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Kho Lưu trữ văn phịng Trung ương Đảng Song bên cạnh đó, chúng tơi tìm hiểu, liên hệ tới lưu trữ lịch sử tỉnh, lưu trữ chuyên ngành khác nhằm khảo sát, liên hệ thực tế, giúp chúng tơi có nhìn khách quan thực trạng quản lý loại hình tài liệu Qua đó, chúng tơi xin đề xuất số giải pháp thiết thực nhằm góp phần nâng cao hiệu quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể tài liệu lưu trữ điện tử Nguồn tư liệu tham khảo Trong trình thực đề tài, chúng tơi tham khảo nguồn tài liệu sau: - Trước hết, để trang bị kiến thức lý luận chung vấn đề nghiên cứu, chúng tơi tìm đọc sách, giáo trình liên quan như: “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”; sách tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử nước… - Các văn kiện Đảng Nhà nước công văn giấy tờ công tác lưu trữ từ 1945 đến nay; văn pháp luật liên quan tới tài liệu điện tử Luật Giao dịch điện tử; tiêu chuẩn, tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 05 quan chọn để khảo sát trình làm luận văn… Đây nguồn tư liệu quan trọng cung cấp cho thơng tin chủ trương, sách Đảng Nhà nước quy định quốc tế công tác xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ - để đưa kiến nghị giải pháp hợp lý cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử… - Các cơng trình nghiên cứu khoa học, Khóa luận tốt nghiệp, Luận văn Thạc sỹ; Luận án Tiến sỹ vấn đề có liên quan - chúng tơi tham khảo từ Thư viện Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước từ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Một số viết, nghiên cứu đăng tạp chí: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Cải cách hành chính, Tạp chí tổ chức nhà nước… - Đồng thời, tham khảo, tiếp cận nguồn thông tin internet (các ebook, báo điện tử, website lưu trữ Việt Nam số quốc gia giới Singapore, Anh, Mỹ…); Những nguồn tư liệu cung cấp cho kiến thức hữu ích lý luận thực tiễn, giúp chúng tơi hồn thiện luận văn Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài nghiên cứu này, kết hợp sử dụng phương pháp truyền thống đại Những phương pháp mà sử dụng đề tài dựa sở phương pháp luận lưu trữ học thể ba nguyên tắc: Nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử nguyên tắc toàn diện tổng hợp Đồng thời trình nghiên cứu chúng tơi có sử dụng phương pháp nghiên cứu khác như: Phương pháp phân tích tổng hợp: Đây phương pháp phù hợp với việc nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề mẻ, chưa có nhiều tài liệu liên quan Trong trình nghiên cứu, tham khảo nhiều nguồn tài liệu từ cấc cơng trình nghiên cứu trước Nhờ phương pháp sử liệu học, xác định độ tin cậy thông tin nên kết mà sử dụng cơng trình nghiên cứu thẩm định lại độ chân thực Để nghiên cứu sâu thực tiễn quản lý tài liệu điện tử 05 quan, áp dụng phương pháp khác nhau: Trước hết phương pháp khảo sát tài liệu Chúng tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề thông qua sách, báo, tạp chí, cơng trình nghiên cứu khoa học Kết hợp với phương pháp hệ thống, phân tài liệu thành nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho nội dung đề tài Đồng thời, phương pháp khảo sát thực tế áp dụng qua việc nghiên cứu tài liệu 05 quan qua vấn trực tiếp đối tượng: cán Trung tâm, đặc biệt cán liên quan trực tiếp tới iso, tài liệu điện tử; cán có nhiều đề tài khoa học iso, tài liệu điện tử Trên sở thông tin thu thập được, chúng tơi phân tích, tổng hợp so sánh để từ có cách nhìn đầy đủ vấn đề nghiên cứu Chúng sử dụng phương pháp so sánh để tìm điểm khác biệt tài liệu lưu trữ truyền thống tài liệu lưu trữ điện tử khác cơng tác quản lý hai loại hình tài liệu Trên sở so sánh ý kiến, quan điểm, số liệu khác vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu lưu trữ; nhóm nghiên cứu đưa nhận định khách quan, khoa học Ngoài ra, phương pháp thống kê, phương pháp logic kết hợp sử dụng trình nghiên cứu Các kết nghiên cứu chúng tơi nhìn nhận quan điểm phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh Bố cục đề tài Ngồi lời nói đầu phần kết luận, phần nội dung khố luận chia làm phần sau: Chương 1: Tổng quan tài liệu điện tử tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 ... kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ 58 điện tử Lưu trữ lịch sử CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ 63 TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ... lưu trữ tài 75 liệu lưu trữ điện tử 2.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình quản lý tài liệu 97 lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử 2.2.1 Báo cáo trình quản lý tài liệu điện tử 97 2.2.2... Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử 18 1.1.4 Đặc điểm tài liệu điện tử 22 1.2 Quản lý tài liệu điện tử 27 1.2.1 Quan niệm quản lý tài liệu điện tử 27 1.2.2 Nội dung quản lý tài liệu điện tử 28 1.2.3