TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -  - BÀI TIỂU LUẬN Mơn học:HÀNH VI TỞ CHỨC Đề tài: MỚI QUAN HỆ GIỮA LÀM VIỆC NHÓM VÀ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Sinh viên thực hiện : Nguyễn Bảo Cường Trương Minh Khương Lê Thanh Sơn Nguyễn Thành Tài Bùi Thị Minh Thi Bùi Văn Trường Phạm Văn Tuyển TP.HCM, 07/2012 MỤC LỤC MỤC LỤC TÊN ĐỀ TÀI VÀ DANH SÁCH NHÓM Lời nói đầu I.Những vấn đề chung Trang 2/12 TÊN ĐỀ TÀI VÀ DANH SÁCH NHÓM Tên đề tài: Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả thực hiện công việc Danh sách nhóm: bao gồm 07 thành viên, cụ thể: SBD Họ tên Chữ ký Mức độ tham gia Ghi chú Nhóm hiệu quả và hiệu quả công việc Điều kiện để thành lập nhóm Nguyên nhân thất bại làm việc nhóm Mới quan hệ làm việc nhóm lên hiệu qủa công việc 20 Nguyễn Bảo Cường 69 Trương Khương 100 Lê Thanh Sơn 103 Nguyễn Thành Tài Xây dựng nội dung thuyết trình 112 Bùi Thị Minh Thi Sự hình thành và phát triển của nhóm 129 Bùi Văn Trường Lợi ích của làm việc nhóm 133 Phạm Văn Tuyển Tổng hợp, hoàn thành bài tiểu luận Minh Trang 3/12 Trưởng nhóm Lời nói đầu Có thể nói, từ những ngày đầu hình thành loài người, xuất phát từ nhu cầu tồn tại, đã hình thành những hình thái tổ chức theo nhóm Người tối cổ sống theo bầy khoảng vài chục người Họ sống hang động, mái đá túp lều cành cây, lợp lợp cỏ khô, họ biết ghè, đẽo đá làm công cụ, biết dùng lửa để sưởi ấm, nướng thức ăn xua đuổi thú Trải qua hàng triệu năm phát triển, người tối cổ trở thành người tinh khôn Người tinh khôn sống thành nhóm nhỏ gồm vài chục gia đình có quan hệ họ hàng gọi thị tộc giai đoạn đầu Ngày nay, tổ chức nhóm đã được phát triển lên tầm cao mới, song song với nó là các hình thái xã hội ngày càng tổ chức chặt chẽ và tiến bộ, phát huy được khả của từng cá nhân tồn tại xã hội Trong lĩnh vực kinh doanh, mơ hình làm việc nhóm trở thành phần tất yếu các hoạt động của doanh nghiệp Nó phát huy được lực của các thành viên doanh nghiệp để từ đó tạo nên sức mạnh tập thể và lực cạnh tranh của doanh nghiệp Trong các tổ chức xã hội nói chung, doanh nghiệp nói riêng, tồn tại nhiều dạng nhóm, một cá nhân có thể và thường tham gia nhiều nhóm Thường có các dạng nhóm sau: - Nhóm chính thức: là nhóm được hình thành theo cấu tổ chức của đơn vị Nhóm chính thức được quy định bởi chiến lược kinh doanh, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp Nhóm chính thức có thể được chia thành nhóm mệnh lệnh hoặc nhóm nhiệm vụ: o Nhóm chỉ huy: là nhóm được xác định theo sơ đồ tổ chức, bao gồm những người cùng nhận mệnh lệnh và báo cáo trực tiếp lên người quản lý o Nhóm nhiệm vụ: bao gồm những người lao động cùng làm việc với để hoán thành nhiệm vụ hoặc một mục tiêu định trước - Nhóm không chính thức: là những liên minh không được xác định một cách có tổ chức hoặc bởi cấu trúc chính thức Nhóm không chính thức có thể được phân thành nhóm lợi ích và nhóm bạn bè o Nhóm lợi ích: là những người đến với để đạt tới mục tiêu cụ thể mà họ quan tâm o Nhóm bạn bè: bao gồm những thành viên có những đặc điểm tương đồng Trang 4/12 Đối với loại hình nhóm, mức độ những yếu tố ràng buộc là khác nhau, vậy phương thức làm việc và khả tồn tại của các nhóm có khác Trong phạm vi đề tài của nhóm – nghiên cứu mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả thực hiện công việc - nhóm chúng xác định đối tượng nghiên cứu là nhóm nhiệm vụ vì vậy, đề tài nghiên cứu, “nhóm” ở sẽ được hiểu là “nhóm nhiệm vụ” Do hạn chế về khả và thời gian nghiên cứu, chắc chắn đề tài của nhóm còn nhiều thiếu xót Kính mong thầy và các bạn có chỉ bảo, góp ý để nhóm ngày càng hoàn thiện vế khả và phương pháp làm việc nhóm, nhằm đáp ứng được công việc quá trình công tác sau này Trang 5/12 I Những vấn đề chung Nhóm và sự hình thành của nhóm Khi mơ hình làm việc nhóm trở thành phần tất yếu hoạt động cuôc sống, nhà lãnh đạo phải hoạch định trước điều kiện cấu thành nên nhóm: mục đích, vị trí, quyền hạn, cấu người Việc nắm rõ điều kiện giúp cho lãnh đạo, cần thiết, tạo lập nhóm, theo dõi kiểm sốt tình hình hoạt động nhóm mà khơng cần tác động sâu can thiệp trực tiếp vào trình làm việc sau nhóm Điều kiện tiên để nhóm làm việc đời mục đích tồn Nhìn chung, nhóm xây dựng với mục đích tập hợp người có cơng việc độc lập liên quan lại với nhau, để họ hợp tác công việc, nhằm đạt nhiệm vụ phận tổ chức Câu trả lời mục đích dẫn tới câu trả lời vị trí nhóm doanh nghiệp: nguồn lực cho nhóm, quan hệ nhóm với phận khác, phận cá nhân trực tiếp quản lý chịu trách nhiệm kết hoạt động nhóm Điều quan trọng giúp cho doanh nghiệp làm quen với ý niệm vị trí làm việc mang tính cộng tác liên kết thay tính cục trước Khi giải vấn đề có tính khái quát trừu tượng nhà lãnh đạo cần cân nhắc tới vấn đề quyền hạn trách nhiệm nhóm Điều phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức (quy mô, cấu trúc) doanhnghiệp Việc trả lời câu hỏi "Nhóm có quyền tự định đến đâu? Những ngồi can thiệp vào cơng việc nội nhóm? Phạm vi cơng việc, nhiệm vụ cụ thể nhóm gì? Nhóm tập trung vào lĩnh vực lĩnh vực định nào? " giúp mở rộng định nghĩa nhóm Một yếu tố phải quan tâm việc hoạch định cấu nhóm Hơn hết, người lãnh đạo định thành lập nhóm phải người dự trù vấn đề số lượng người, chế điều hành nội nhóm, phạm vi trách nhiệm quyền hạn cụ thể thành viên nhóm Từ câu trả lời cho vấn đề này, nhà lãnh đạo có hướng dẫn cụ thể ln kiểm sốt tình hình hoạt động nhóm Vấn đề cuối lại mang tính trọng yếu người Các cá nhân chọn vào nhóm theo tiêu chí: kiến thức kỹ thuật chuyên môn, kỹ giải vấn đề định; kỹ làm việc theo nhóm khả giải tốt mối quan hệ cá nhân Cụ thể nữa, nguồn nhân lực lựa chọn phải phù hợp với mục đích, vị trí, quyền hạn cấu nhóm Mặt khác, nhân lực nhóm phải có xu hướng bù đắp cho ưu trội hay khiếm khuyết kiến thức kỹ cá nhân người Trang 6/12 Các giai đoạn phát triển của nhóm Có thể chia sự phát triển của nhóm làm bước sau: 2.1.Tạo dựng: Khi thành lập nhóm, thành viên phải xem xét cách kỹ lưỡng tìm vị trí nhóm Một điều khơng thể thiếu thử khả lãnh đạo người đứng đầu Thông thường khơng có nhóm có tiến giai đoạn 2.2 Cơng phá: Đây có lẽ giai đoạn khó nhóm Các thành viên thường cảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu phát triển công việc, họ chưa có kinh nghiệm làm việc nhóm thật Họ tranh cãi cơng việc giao phải đối mặt với điều trước họ chưa nghĩ tới khiến họ cảm thấy không thoải mái Tất “sức mạnh” họ dành để chĩa vào thành viên khác, thay tập trung lại hướng tới mục tiêu chung 2.3.Ổn định: Trong suốt giai đoạn này, thành viên nhóm quen dần điều hồ khác biệt họ Sự xung đột tính cách ý kiến giảm dần tính hợp tác tăng lên Khi họ tập trung nhiều cho cơng việc bắt đầu có tiến đáng kể hiệu cơng việc 2.4.Hồn thiện : Ở giai đoạn này, thành viên hiểu thích nghi với điểm mạnh yếu người nhóm biết vai trị họ Mọi người cởi mở tin tưởng hơn, rât nhiều ý kiến hay nêu thảo luận họ khơng cịn e ngại lúc đầu Họ linh hoạt sử dụng định cơng cụ để thực hố ý tưởng, ưu tiên nhiệm vụ cần thiết giải vấn đề khúc mắc Rất nhiều việc hoàn thiện gắn bó thành viên nhóm cao Lợi ích làm việc nhóm - Mọi thành viên tổ chức đồng lòng hướng tới mục tiêu dốc sức cho thành công chung tập thể họ xác định vạch phương pháp đạt chúng - Là thành viên nhóm, họ có cảm giác kiểm sốt sống tốt chịu đựng chuyên quyền người lãnh đạo - Khi thành viên góp sức giải vấn đề chung, họ học hỏi cách xử lý nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm cách Trang 7/12 tốt để phát huy lực nhân viên (một hình thức đào tạo chức) - Hoạt động theo nhóm mang lại hội cho thành viên thoả mãn nhu cầu ngã, đón nhận thể tiềm - Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ tường ngăn cách, tạo cởi mở thân thiện thành viên người lãnh đạo - Thơng qua việc quản lý theo nhóm, thành viên học hỏi vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp Điều tạo thống cách quản lý tổ chức - Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn Nguyên nhân thất bại làm việc nhóm Làm việc theo nhóm nghĩa hướng mục tiêu chung, phấn đấu để tìm kiếm thành cơng học tập công việc Kết cộng tác hiệu mong đợi Tuy vậy, có nhiều lý khách quan lẫn chủ quan mà nhóm hoạt động khơng đạt mục tiêu đề Và sau số nguyên nhân gây thất bại làm việc theo nhóm: 4.1 Quá nể nang mối quan hệ Người phương Tây có tơi cao lại sẵn sàng hồn thành cơng việc cần nhiều người Còn người Việt trẻ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt thành viên đội, tỏ coi trọng bạn bè nên tranh luận thường đè nén cho nhẹ nhàng Còn sếp, tranh luận với sếp coi biểu không tôn trọng, dưới, đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng mối quan hệ tốt thành viên quan trọng việc công việc khơng hồn thành thời hạn 4.2 Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu châu Mỹ ln tách biệt cơng việc tình cảm cịn ngược lại, thích làm vừa lịng người khác cách ln ln tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến khơng đồng ý chẳng hiểu Điều làm cho nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy làm làm Những người khác ngồi chơi xơi nước Ai hài lịng cịn cơng việc khơng hồn thành Nếu sếp đưa ý kiến trở thành khn vàng thước ngọc, thành viên việc tỏ ý tán thành mà chẳng dám phản đối Nếu bạn làm việc mà có bạn đưa ý kiến giống bạn biển Bạn chọn với 10 người khác hay với 10 hình nộm biết gật gù đồng ý Trang 8/12 4.3 Đùn đẩy trách nhiệm Chính thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên nghĩ việc người khác khơng phải Khi đóng vai im lặng đồng ý, đầu thành viên thường tạo cho ý kiến khác, đắn hơn, dáng suốt khơng nói Rất nhiều lý để giải thích nhóm làm việc thất bại, lý dẫn đến điều khơng phải chịu trach nhiệm! Một nguyên nhân điều phân cơng việc cho người, thiếu lòng tự tin tâm lý sợ sai 4.4 Khơng ý đến cơng việc nhóm Một khuynh hướng trái ngược luôn cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến bât kì khác Một số thành viên nhóm cho giỏi nên bàn luận nhóm nhỏ “những người giỏi” đưa ý kiến vào mà khơng cho người khác tham gia Điều dẫn đến tình trạng, đội bàn bạc với nhau, số thành viên nghĩ ý kiến khơng tốt nên khơng chịu nói Thế là, phải bàn luận kỹ để giải vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với Cho đến thời gian cịn 5-10 phút tất bắt đầu quay sang, đùn đẩy phát biểu Và lúc có người lên thuyết trình, tiếp tục bàn chuyện riêng I Nhóm có hiệu quả và hiệu quả thực hiện công việc Đặc tính của nhóm có hiệu quả - Các thành viên có kỹ thực hiện vai trò và chức của mình, - Nhóm được hình thành tốt và có một quan hệ làm việc thoải mái giữa các thành viên của nó - Các thành viên được thu hút bởi nhóm và trung thành với nhóm - Giá trị mục tiêu của nhóm hòa hợp với giá trị mục tiêu của các thành viên - Các thành viên được động viên cao độ để nhóm đạt được mục đích - Không khí làm việc thân thiện, giải quyết xung đột theo quan điểm hợp tác vì mục tiêu chung - Các thành viên có tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn để mỗi người có thể đạt mục tiêu riêng của họ - Hiểu biết về sự tuân thủ và biết cần sử dụng nào Trang 9/12 - Thông tin cởi mở, tạo sự hiểu biết lẫn - Thành viên cảm nhận được sự an toàn việc quyết định vì sự hiểu biết và thống nhất của các thành viên nhóm Hiệu công việc Hiệu cơng việc hiểu theo nhiều nghĩa: - Hoàn thành tiến độ, chất lượng đề - Làm việc với thời gian công sức kết đạt cao nhất, sử dụng nguồn lực có để đạt mục tiêu thời gian ngắn - Cơng việc có kết cao chưa có hiệu cơng việc q nhiều cơng sức để thực - Hiệu khác với hiệu suất Hiệu suất cách làm để đạt hiệu quả, hiệu đạt so sánh với chi phí II Mối quan hệ giữa phương pháp làm việc nhóm và hiệu quả cơng việc Hoạt động nhóm mang lại kết tốt mà cá nhân làm hay làm mà hiệu không cao Vì: 1.1 1.2 1.3 Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn Hoạt động nhóm giúp nâng cao tinh thần đồng đội: Mơ hình nhóm tạo giao tiếp hợp tác tốt tổ chức, có khả khơi dậy trì tinh thần đồng đội, đoàn kết cao độ tập thể: Sự thành công doanh nghiệp thực tách rời khỏi đoàn kết hợp tác toàn thể nhân viên Thông qua nỗ lực cố gắng toàn thể nhân viên, phận, nhân viên xuất phát từ lợi ích tổng thể cơng ty, biết suy nghĩ người khác, xây dựng ý thức hợp tác đồng đội, đồng thời, không ngừng bồi dưỡng tinh thần tự hào nhân viên doanh nghiệp đó, tập thể chiến thắng khó khăn Hoạt đợng nhóm góp phần tạo văn hóa doanh nghiệp: Một doanh nghiệp trì mơ hình nhóm hiệu đồng nghĩa với việc hình thành nét văn hóa đẹp cho tổ chức: văn hóa chia sẻ hợp tác sở mối quan hệ bình đẳng Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ tường ngăn cách, tạo cởi mở thân thiện thành viên người lãnh đạo Các thành viên nhóm có cảm giác kiểm sốt cơng Trang 10/12 việc tốt chịu đựng chuyên quyền người lãnh đạo Trong đó, cá nhân đảm bảo quyền lợi, nhu cầu đáp ứng cách công bằng, điều giúp họ dễ dàng việc liên kết với cá nhân khác tập thể Nhân viên không chi li tính tốn thời mình, mà biết nhìn xa hơn, làm việc nghiệp chung, thật hồ vào phát triển doanh nghiệp 1.4 Hoạt động nhóm giúp phát triển lực đội ngũ nhân viên: Thơng qua tương tác nhóm, thành viên trau dồi lực thân bổ sung, bù đắp cho thiếu hụt kiến thức, kỹ làm việc Mỗi người học hỏi từ thành viên khác người lãnh đạo bổ sung kỹ riêng biệt để tháo gỡ vấn đề nan giải Tuy nhiên, một số trường hợp, phương pháp là việc nhóm có thể làm cho hiệu quả thực hiện công việc giảm, cụ thể: - Khối lượng công việc nhỏ: lúc này, làm việc theo nhóm có thể dẫn đến sự phức tạp hóa công việc, mất nhiều thời gian không cần thiết cho quyết định - Công việc có tính chuyên môn hóa cao, đòi hỏi trách nhiệm cá nhân lớn: đó, làm việc nhóm có thể dẫn tới việc đùn đẩy trách nhiệm, không dám quyết định hoặc quyết định chung chung, đó làm giảm hiệu quả công việc III Kết luận Mô hình làm việc nhóm là xu tất yếu xã hội hiện vì những ưu điểm của nó, làm việc Nhóm đưa giải pháp sáng tạo; đồng thời thành viên nhóm có thể học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, kỹ làm việc để qua đó nâng cao hiệu quả thực hiện công việc Làm việc nhóm giúp nâng cao hiệu quả thực hiện công việc, đồng thời cũng có thể làm giảm hiệu quả một số trường hợp nhất định Người lãnh đạo cần có khả bố trí và sắp xếp công việc một cách hợp lý thì qua đó mới có thể phát huy hết hiệu quả làm việc của nhân viên kể cả trường hợp làm việc độc lập và làm việc nhóm Làm việc theo nhóm nghĩa hướng mục tiêu chung, phấn đấu để tìm kiếm thành cơng học tập công việc Kết cộng tác hiệu mong đợi Tuy nhiên mọi lý xuất phát tự sự ích kỷ, tính tự cao tự đại hay sự nể nang thái quá, sự nhút nhát bày tỏ ý kiến, tư tưởng “dĩ hòa vi quý”; đùn đẩy trách nhiệm, không có tinh Trang 11/12 thần đoàn kết,…đều có thể dẫn đến hoạt động nhóm không đạt mục tiêu đề Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần có đủ khả lôi kéo và hướng mọi thành viên nhóm ới mục tiêu chung, từ bỏ hoặc hạ thấp cái “tôi” của từng thành viên thì mới xây dựng được nhóm thực sự hiệu quả và qua đó mới có thể nâng cao hiệu quả thực hiện công việc -Hết Trang 12/12 ... làm vi? ?̣c nhóm và hiệu quả thực hiện công vi? ?̣c Danh sách nhóm: bao gồm 07 thành vi? ?n, cụ thể: SBD Họ tên Chữ ký Mức độ tham gia Ghi chú Nhóm hiệu quả và hiệu quả công vi? ?̣c... thành vi? ?n nhóm có thể học hỏi được thêm nhiều kinh nghiệm, kỹ làm vi? ?̣c để qua đó nâng cao hiệu quả thực hiện công vi? ?̣c Làm vi? ?̣c nhóm giúp nâng cao hiệu quả thực hiện công. .. phạm vi đề tài của nhóm – nghiên cứu mối quan hệ giữa phương pháp làm vi? ?̣c nhóm và hiệu quả thực hiện công vi? ?̣c - nhóm chúng xác định đối tượng nghiên cứu là nhóm