Đang tải... (xem toàn văn)
Đàm phán là gì? Thế nào là đàm phán thành công, đàm phán thất bại?
Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Mục Lục Phần Mở Đầu Phần Nội Dung Phần Kết Luận Phần Mở Đầu Đàm phán là một hoạt động gắn với mọi quan hệ giữa người với người mà hàng ngày chúng ta vẫn tiến hành và nhiều khi tiến hành một cách trực giác không kịp có thời gian suy nghĩ đến. Trong lĩnh vực quản lý đàm phán là một bộ phận không thể tách rời mang lại thành công hay thất bại cho bạn cũng như doanh nghiệp. Mỗi người chúng ta có thể dễ dàng nhớ lại vô vàn tình huống trong lĩnh vực nghề nghiệp hay trong cuộc sống riêng tư đối đầu với những áp lực (cuộc chiến cân não). Trong những tình huống đó, chúng ta đều giữ lại trong người một nỗi niềm cay đắng và tự hứa sẽ không bao giờ để rơi vào tình trạng đó. Nhưng cũng từ đó dần hình thành nên một nhận thức mang tính sung đột với đàm phán và cuối cùng đưa đến một cách đối sử dựa trên sự thiếu tin cậy giữa các bên. Người ta có thể dễ dàng hình dung những tổn hại do những thái độ tương tự đối với đàm phán có thể gây ra. Vậy có thể tránh không để bị lôi cuốn vào những lệch lạc ấy không? Tránh những cạm bẫy của trực giác? và làm thể nào để đàm phán thành công Win-Win? Kỹ năng nào cần thiết? Kẻ yếu, kẻ mạnh có ngồi vào bàn thương lượng được không? Đối với mỗi người chúng ta, đó là một khả năng đem lại cuộc sống. Dù muốn hay không, những giờ phút đầu tiên trong đời và suốt một đời người chúng ta thèm muốn đạt được nguyện vọng và ước mong bằng cách thích nghi với các điều bó buộc của hoàn cảnh xã hội và vật chất chung quanh ta. Nếu chúng ta không đạt được điều chúng ta mong muốn, đó là do trật tự đã sắp đặt và chúng ta phải cải tiến không ngừng năng lực, 1 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao sự tinh thông để đàm phán, thỏa thuận với người khác làm sao để được hài lòng hơn là không thương lượng. Với sự hướng dẫn của Tiến sĩ Hoàng Trọng Sao, Khoa Quản trị kinh doanh, Đại học Công nghiệp TPHCM. Nhóm A&M sẽ nghiên cứu về đề tài “ Đàm phán là gì? Thế nào là đàm phán thành công, đàm phán thất bại?” để hiểu rõ hơn những vấn đề về đàm phán. Phần Nội Dung 1. Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm đàm phán: Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt. Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia. Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác. Nhà đàm phán giỏi cũng phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan. 1.2 Đặc điểm • Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ của một bên, mà là quá trình đôi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình. 2 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao • Đàm phán không phải là sự chọn lựa đơn giản giữa hai khái niệm “hợp tác” hay “xung đột” mà là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn đó. • Đàm phán không phải là sự thỏa mãn lợi ích của một bên một các vô hạn chế, mà sẽ có giới hạn lợi ích nhất định. Sự thành công hay thất bại của một cuộc đàm phán không phải được đánh giá dựa vào mục tiêu dự định của một bên nào đó mà phải dựa vào nhiều tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp, như: thự hiện mục tiêu, tối ưu hóa chi phí, quan hệ giữa các bên,…Vì vậy, đàm phán vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật. 1.3 Những nguyên tắc cơ bản: 1. Đàm phán là một hoạt động tự nguyện. 2. Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được. 3. Mục đích của đàm phán là thỏa thuận. 4. Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận. 5. Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt. 6. Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán. 7. Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn. 8. Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả hai bên. 9. Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên. Các nguyên tắc của T. Harv Eker. Tinh thần đàm phán: Hai bên cùng thắng Đàm phán chỉ thành công khi cả hai bên đều có được cái mình muốn và đều nghĩ rằng mình chiến thắng. Trong đàm phán, hai bên thường thực sự muốn hai điều khác nhau, ở các thời điểm khác nhau; nếu cùng một thứ (như tiền chẳng hạn) thì ở mức độ có thể dung hòa được. Hiểu và sử dụng bí quyết đầu tiên và cơ bản là hỏi Hỏi là một vũ khí mạnh mẽ trong giao tiếp của con người. Ai đặt các câu hỏi, người đó nắm quyền kiểm soát. Nếu không hỏi, câu trả lời là 100% không; nếu hỏi, thì sẽ tăng thêm 50% cơ hội chiến thắng. 3 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Nên đặt câu hỏi như thế nào / ra sao thay cho câu hỏi có / không. Tạo sự thân thiện với đối tác Nguyên tắc này dựa trên cơ sở mọi người thường sẵn sàng hợp tác, giúp đỡ những người họ thích và có thiện cảm. có thể tạo sự thân thiện bằng cách tìm và chia sẻ các điểm chung (đồng hương, đồng sở thích, đồng quan điểm,…); đưa ra ngay từ đầu phương án hợp tác thay vì tranh chấp; và không bao giờ phê phán đối tác đàm phán. Luôn biết và chuẩn bị cái đối tác muốn để đàm phán Cơ sở: Khi đàm phán, đối tác chỉ quan tâm đến cái họ muốn và cố gắng đạt được nó. Do đó, cần luôn biết đặt mình vào địa vị của đối tác để suy nghĩ và dự đoán mọi việc. Nếu chỉ quan tâm đến cái mình muốn mà không quan tâm đến điều người khác muốn, thì sẽ khó tìm ra giải pháp 2 bên cùng muốn. Henry Ford từng nói: Nếu như một người biết đặt mình vào vị trí của người khác, dùng quan điểm của họ để suy nghĩ giống như dùng quan điểm của chính mình, người đó sẽ không phải lo lắng về tương lai của mình. Đừng tỏ ra thông minh quá trong đàm phán Cơ sở: Chiến lược này dựa trên tâm lý của con người: Sẵn sàng giúp đỡ người kém hơn mình. Khi đàm phán, nếu có thể, nên càng tỏ ra ít thông minh càng tốt! Câu nói cửa miệng của chiến lược này là: Help me, please, Làm ơn giúp tôi! 1.4 Các phương thức đàm phán kinh doanh 1.4.1 Đàm phán qua điện tín Hình thức lâu đời là thư tín. Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư. Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Thực tế cho thấy phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tết trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài. Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể. Ngày nay nhiều người đã dùng hình thức điện tử để thay cho cách viết, gìn truyền thống. Tuy vậy khi tiến hành đàm phán bằng thư tín cần phải chú ý đến những vấn đề sau: bức thư cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải được tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây ra sự hiểu lầm cho đối tác. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, 4 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài. Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax . . . Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng. Nó cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc. Đây cũng là xu hướng phát triển trong tương lai. 1.4.2 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên. Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telefax. Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Sự phát triển của điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức. Điển hình là đàm phán qua Intemet. Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của Intemet đã làm thay đổi bộ mặt thế giới. Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch rất lý tưởng. Đàm phán qua mạng Intemet cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu. Qua mạng Intemet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau. Điểm hạn chế là chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực hiện được. 1.4.3 Đàm phán trực tiếp Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách 5 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên. Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt kết quả. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống. Do phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết. Công nghệ điện tử viễn thông phát triển đã đưa vào khái niệm truyền thống về gặp gỡ trực tiếp những nội dung và hình thức mới. Gặp gỡ trực tiếp truyền thống là "phải bắt được tận tay, nhìn thấy mặt nhau, đối diện nhau. Ngày nay vẫn nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối điện nhau nhưng không thể "bắt tay trong tay". Đó chính là hình thức đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp. Nhiều cuộc đấu thầu quốc tế lớn, đấu giá quốc tế. . . đã được thực hiện qua cầu truyền hình, điện thoại vô tuyến. Phương thức này rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá thành, chi phí cho cuộc đàm phán quá cao. Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp. Do đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều cách được thể hiện để đàm phán. Tập chung lại có thể chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại. Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu quả rất rõ rệt nếu doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc. 2 Thế nào là đàm phán thành công hay thất bại 2.1. Đàm phán thành công: 2.1.1 Thế nào là một đàm phán thành công 6 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Khi một cuộc đàm phán không đi đến kết quả, việc nhận sét kết quả thất bại thường đi đôi với việc người ta nhận ra đã mất những gì? Và khi sự việc đã qua, sự tức giận dịu lại người ta bắt đầu suy nghĩ, đi tìm một lối thoát, một sự thỏa hiệp cũng như những biện pháp để đạt tới. Điều này là một phần của quá trình đàm phán. Thất bại không có nghĩa là tan vỡ, có thể một biện pháp đúng đắn lúc này là tạm ngừng cuộc đàm phán khi người ta cảm thấy bế tắc, hoặc đang bị lạm dụng. Cắt đứt đàm phán là chối bỏ, một việc không dễ chịu chút nào, để lại những vết hằn không dễ xóa bỏ. Thắng, chống lại hay cùng đi tới là câu hỏi đặt ra trong cuộc đàm phán. Ai chẳng có cảm giác hài lòng sau khi đã “giành” được một khoản hạ giá đáng kể hay những sự dễ dàng phụ thêm trong cuộc thương lượng mua bán tài sản có giá trị (nhà, xe. . .) Nhưng những cuộc đàm phán ấy không lặp lại, dĩ nhiên chúng ta có xu hướng ích kỷ, chỉ muốn dành nhiều phần lợi cho mình mà thiệt thêm cho người khác. Đó là một trò chơi mà kết quả bằng không, vì trong đó điều người này thắng thì người khác thua thiệt và cũng có khi ngược lại: kẻ ngoài cười nụ, người trong khóc thầm. Nhưng chúng ta không nên quan tâm nhiều tới điều đó vì chúng ta thường không quan tâm đến đối tác sau cuộc đàm phán. Nhưng nó sẽ hoàn toàn khác đối với những cuộc đàm phán diễn ra với những người thân thiết như họ hàng, cha mẹ, hay bè bạn trong cuộc sống riêng tư cũng như các cuộc đàm phán sảy ra không ngừng trong cuộc sống nghề nghiệp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. . . Chúng ta không được phép không biết đến điều gì sảy ra với đối tác sau khi đàm phán kết thúc. Nếu họ không hài lòng, thậm chí hụt hẫng, chắc hẳn họ sẽ không sẵn sàng đến với chúng ta trong các cuộc đàm phán sau và cách cư sử của họ sẽ bị ảnh hưởng hoặc họ lẩn tránh không chịu thương lượng với ta hoặc họ sẽ tìm cách ăn miếng trả miếng. Những cuộc đàm phán thường xuyên đó sẽ nằm trong mối quan hệ mà chúng ta muốn thiết lập. Muốn củng cố, muốn làm cho tốt hơn. Trước hết đó là dịp tạo ra giá trị cung cấp các giải pháp cho các vấn đề khó khăn, cách giải quyết các cuộc sung đột hoặc tạo ra những cơ hội để phát triển. Tiếp đó là tìm ra cách hai bên tiếp nhận được để cùng nhau chia sẻ giá trị đã được tạo ra một cách không nhất thiết phải là công bằng và bình đẳng giữa các bên. Vậy nếu người ta thừa nhận rằng những người đàm phán với chúng ta hôm nay sẽ cũng là những người đàm phán sau thì đó là một cuộc đàm phán tốt, các bên tham gia đều tự coi như những người thắng cuộc. Cuối cùng thì các bên đàm phán có thể phát biểu “Tất cả chúng ta cùng tiến” hoặc “Họ đã nghe chúng ta, họ đã thông cảm những yêu cầu 7 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao của chúng ta”, “Họ là những người cứng rắn nhưng cũng là những người đúng mực”, “Không ai mất thể diện”, “Điều đó khuyến khích những lần đàm phán sau” Đây là một trong những cách đơn giản dùng để minh họa các cuộc đàm phán trong đó tất cả đều hài lòng, tuy rằng hài lòng theo các cách khác nhau. Hài lòng có thể đánh giá ở mức độ phần lớn các điều mong muốn đều đạt được trong khi bên kia kém hài lòng hơn nhưng cũng đánh giá kết quả đàm phán đã cải thiện tình cảm của họ và ấp ủ hy vọng sẽ thu được nhiều lợi hơn trong các cuộc đàm phán sau. Trên thực tế, cum từ win-win (các bên đều thắng) che dấu một tình trạng khó sử (dilemne) cha tất cả các bên tham gia đàm phán. Chúng ta không chỉ ích kỷ (muốn có lợi hơn người khác) tuy biết rằng nếu người khác không được gì thì quá trình đàm phán chấm dứt, do đó cần có một tấm lòng vị tha để tiếp tục cuộc chơi (sự trao đổi). Tài khéo léo của người đàm phán một phần ở chỗ biết cách làm chủ nghịch lý này. Người ta thấy rõ cái khó là làm sao dẫn dắt quá trình trong khi phải vượt qua vô số trở ngại, tránh được các cạm bẫy, để đưa người đối thoại tiếp nhận những đề nghị của mình đưa ra một cách không ích kỷ và cũng là để đáp ứng những nguyện vọng hoặc lợi ích của chính họ. Quá trình đàm phán là một nghệ thuật. Người đàm phán phải làm thay đổi nhận thức của người đối thoại với các vấn đề mấu chốt trong nội dung đàm phán (các vấn đề được-thua) và đối với các lợi ích tương ứng bằng cách sử dụng và các nguồn lực và kỹ thuật giao tiếp cùng với nghệ thuật thuyết phục. - Khi nào hai bên đều thắng? Những bài học kinh điển chủ yếu nêu ra ba tình huống. + Khi các bên đàm phán cùng đi đến lợi ích chung và cùng nhau chia sẻ thắng lợi một cách đúng đắn. + Khi mỗi bên đàm phán đều đánh giá rằng họ đã hài lòng và đã giành được điều quan trọng nhất đối với họ. + Cuối cùng khi một bên đàm phán đánh giá rằng điều đã giành được bằng thương lượng, dù không thỏa mãn hoàn toàn nguyện vọng của mình, cũng lớn hơn điều đã có nếu không đàm phán. Trong một cuộc đàm phán khi tạm ngừng hoặc thất bại luôn được nhìn nhận như một cuộc tạm nghỉ, và việc nối lại là không thể tránh được nếu mối quan hệ giữa hai bên không bị tan vỡ. 2.1.2 Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán: Ấn tượng ban đầu 8 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóg tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đàm phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện và cách nóiChỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói. Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn khơng tốt về chất 9 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hóa phương thức thanh toán . Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không cần quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều. Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thơng tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không". Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết. Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh 10 [...]... khi bước vào đàm phán 3.1.3 Đối tượng đàm phán với bạn Biết rõ người sẽ đàm phán với mình là việc làm đầu tiên trước khi bắt đầu công việc Lao vào đàm phán mà biết rất ít về những người sắp đàm phán với mình có thể gây nên thất vọng, đặc biệt là những đối tượng có nên văn hóa khác nhau Người đàm phán phải làm chủ được cảm súc của mình và của người đối thoại với mình Mục tiêu đầu tiên là xác lập nền... vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác: 11 Tiểu luận môn: Giao Tiếp Kinh Doanh GVHD: TS Hoàng Trọng Sao Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử nhầm người ra đàm. .. thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà cần tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác 2.2 Đàm. .. phán tiếp theo Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo 2.1.3 Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại: Nói quá nhỏ: Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn đến hiểu lầm Vì vậy cần... thức về vấn đề đang cần đàm phán Mỗi bên đều có những nhận thức khác nhau về cùng một vấn đề Và trước hết phải tìm xem phía đối tác trong đàm phán xem xét vấn đề như thế nào, họ nhận thức tình thế ra sao và đâu là những khả năng đưa đến kết quả của đàm phán Và ai cũng biết rằng đã bước vào đàm phán hay bất cứ cuộc thương lượng nào cũng phải có nhân nhượng, chiếu cố lẫn nhau Đây là những yếu tố sẽ góp... ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán: Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hồn tồn khác... Trước khi đàm phán nên suy nghĩ trước đã Trước tiên và quan trọng nhất là cần biết được điều mong muốn của mình là gì, trong cuộc đàm điều gì là quan trọng nhất Đồng thời cũng phải tìm hiểu rõ đối tượng đàm phán là ai, người như thế nào? Cần đưa ra các yếu tố năng động của một cơ chế phù hợp và dễ thuyết phục người đối thoại Khi người ta lựa chọn một giải pháp là bởi vì giải pháp đó đã chứng tỏ là tốt... Việt Nam Chưa được trang bị đầy đủ các kỹ năng đàm phán Một trong những điểm yếu của doanh nghiệp Việt Nam, đó là các đàm phán viên chưa được trang bị đầy đủ các kỹ năng đàm phán Họ thường thiếu linh hoạt trong việc tìm kiếm các giải pháp mới và thường quá tập trung vào vấn đề đang được đàm phán mà quên đi một phần rất quan trọng của quá trình đàm phán là tạo dựng được một bầu không khí mang tính hợp... tồn tại và diễn ra giai dẳng thì cách tốt nhất là nên tránh đi chỗ khác, tạm hoãn đến thời điểm dịu bớt để tiếp tục Điểm cuối cùng cần nhắc lại trong một đàm phán bền vững và phát triển là một cuộc đàm phán mà trong đó có sự nhân nhượng giữa các bên, đạt được đa số các nhu cầu chủ yếu của mỗi bên Đó mới là một đàm phán thành công 3.2 Một số ví dụ về đàm phán Nghệ thuật thương thuyết: Biết người, biết... ta thừa nhận rằng những người đàm phán với chúng ta hôm nay sẽ cũng là những người đàm phán sau thì đó là một cuộc đàm phán tốt, các bên tham gia đều tự coi như những người thắng cuộc Cuối cùng thì các bên đàm phán có thể phát biểu “Tất cả chúng ta cùng tiến” hoặc “Họ đã nghe chúng ta, họ đã thông cảm những yêu cầu của chúng ta”, “Họ là những người cứng rắn nhưng cũng là những người đúng mực”, “Không . nghiên cứu về đề tài “ Đàm phán là gì? Thế nào là đàm phán thành công, đàm phán thất bại? để hiểu rõ hơn những vấn đề về đàm phán. Phần Nội Dung 1.. chúng đúng nơi, đúng lúc. 2 Thế nào là đàm phán thành công hay thất bại 2.1. Đàm phán thành công: 2.1.1 Thế nào là một đàm phán thành công 6 Tiểu luận